Содержание и порядок работы командира (штаба, служб) при планировании состоит из следующих элементов.
- Годовое планирование. Годовое планирование повседневной деятельности в соединении и части проводится, опираясь на сочетание методов последовательной и параллельной работы командиров и штабов различного уровня, которое заключается в том, что общий замысел командира воинской части (соединения) выдается одновременно всем уровням управления, что дает возможность начинать и вести работу параллельно. Однако окончательное оформление и утверждение планирующих документов осуществляется последовательно сверху вниз.
Основополагающим документом годового планирования является план подготовки воинской части на год. По структуре он содержит разделы, включающие: занятия и мероприятия боевой готовности; мобилизационной готовности; боевого дежурства; эксплуатации вооружения и техники; подготовки офицеров, штабов и подразделений; воспитательной и культурно-досуговой работы; организации внутренней службы и поддержания твердой воинской дисциплины работы с кадрами.
При осуществлении планирования главное свое внимание и усилия командир сосредоточивает на разработке основного планирующего документа – плана подготовки воинской части на год. Основная роль командира воинской части в разработке годового плана заключается в организации информационной подготовки планирования, т.е уяснении задач, оценке обстановки и результатов анализа состояния воинской части, выработке замысла решения на планирование, определении задач штабу и группе планирования.
Исходными данными для выработки замысла являются результаты тщательного и глубокого анализа состояния боевой готовности воинской части и ее подразделений; требования приказов и организационных указаний старших начальников, Главного командования вида войск, Министра обороны; программы боевой подготовки, положения, наставления, курсы, планы старших начальников.
Основными документами для уяснения замысла и требований старших начальников являются приказ Министра обороны о задачах на очередной год и организационные указания Главнокомандующего вида войск.
Результаты анализа состояния боевой готовности части и свои предложения командиру готовятся штабом и службами заблаговременно при подготовке к подведению итогов за текущий год. На основании глубокого изучения этих документов и материалов, предложений штаба, служб, своих заместителей командир должен уяснить требования старших начальников и основные недостатки в боевой готовности своей части, определить главные задачи и основные способы (средства, мероприятия) их достижения для поддержания и повышения боевой готовности. Свой замысел, а также указания о порядке и сроках планирования командир воинской части доводит до группы или групп планирования, созданных в управлении части, и до подчиненных командиров.
С учетом указаний командира группа планирования, основу которой составляют офицеры штаба во главе с его начальником и начальники служб, приступает к разработке вариантов годового плана. Для разработки годового плана широкое применение в войсках получил метод программно-целевого планирования, сущность которого заключена в самом названии (для каждой цели, задачи – своя программа достижения).
Допустим, что в своем решении командир определил одной из главных задач на год повышение полевой и маршевой выучки подразделений до таких параметров, которые бы обеспечили выполнение плана развертывания на позиции с сокращением нормативного времени. Рубежом выполнения задачи, проверки и совершенствования маршевой и полевой выучки назначил август месяц при полевом выходе части. Основными мероприятиями для выполнения поставленной задачи определил: полевой выход, тактические занятия и учения с основными подразделениями, тренировки по управлению на марше и при ведении противодиверсионной борьбы, длительный марш при доподготовке водителей, штабные тренировки.
Все мероприятия разделяются на группы, подлежащие включению непосредственно в план подготовки воинской части, в планы командирской подготовки, в план подготовки подразделений в планы работы служб.
Установив необходимый перечень мероприятий и занятий, штаб и начальники служб должны провести расчеты потребных материальных и финансовых затрат; сравнить их с имеющимися в наличии или нормативными; добиться баланса потребных и наличных (нормативных) ресурсов. Только после этого вырабатываются варианты плана подготовки воинской части, которые докладываются командиру.
Командир выбирает и утверждает оптимальный вариант плана подготовки на год. На основе утвержденного плана штаб организует занятия с начальниками служб, подчиненными командирами и завершает разработку всех остальных планирующих документов. Перед представлением их на утверждение командиру начальник штаба совместно с начальниками служб проводит сверку всех документов, их согласованность по цели, тематике, времени.
- Месячное планирование. Организованность и ритмичность повседневной деятельности обеспечиваются в первую очередь качеством месячного планирования. Основным документом месячного планирования повседневной деятельности воинской части является календарный план основных мероприятий. Планирование, подготовка к подведению итогов и постановке задач проводится в воинской части, как правило, в последнюю декаду месяца. Командир начинает эту работу, на три-пять дней раньше. Содержание и порядок работы командира, его заместителей и начальников служб, штаба при месячном планировании, последовательность и взаимодействие между ними.
В плане личной работы командира на каждый месяц, как правило, в последние дни второй декады он предусматривает время на подготовку указаний штабу для планирования повседневной деятельности части на следующий месяц. Для подготовки указаний командир использует следующие исходные данные: из плана подготовки воинской части на год – мероприятия и занятия на следующий месяц, рассматривает какие мероприятия последующих одного-двух месяцев могут требовать начала их заблаговременной подготовки; фактическое выполнение планов текущего и предыдущих месяцев, прогноз на выполнение оставшихся мероприятий текущего месяца; требования приказов, директив и указаний старших начальников, подлежащих исполнению в следующем месяце, внезапно возникшие задачи; состояние внутренних (воинской части) и внешних (внешней среды) факторов обстановки, влияющих на выполнение задач.
Анализируя и обобщая эту исходную информацию, командир определяет главные задачи на месяц. Их должно быть немного: для части три-четыре, а для соединения – четыре-пять. Они должны быть конкретными и указывать, что следует сделать, подготовить и обеспечить. Зачастую задачами месяца становятся подготовка и проведение основных мероприятий годового плана, например, качественно подготовить и провести очередной этап боевого слаживания, подготовить и провести тактическое учение (регламент) и т.д.
Определив главные задачи, командир внимательно продумывает и выбирает основные мероприятия, проведение которых позволяет выполнить главные задачи. Например, для подготовки очередного этапа боевого слаживания, основным содержанием которого будут тактико-строевые занятия и групповые упражнения, необходимо будет обеспечить хорошую подготовку руководителей занятий и учебной материально-технической базы. Для этого, по-видимому, целесообразно будет провести одно или несколько показных и инструкторско-методических занятий, провести качественное планирование и подготовку занятий их руководителями, организовать целенаправленную подготовку учебной материально –технической базы. В случае проведения тактического учения необходимо будет организовать подготовку посреднического аппарата, маршрутов и полевых позиций, техники и т. д. Таким образом, он составляет перечень основных мероприятий. Опыт показывает, что для большинства главных задач на месяц достаточно проведения двух-трех подготовительных мероприятий, иногда и меньше.
Затем, исходя из принятой в части организации, с учетом типового месяца, другой имеющейся у него информации командир ориентировочно распределяет основные мероприятия по неделям, назначает руководителей, ответственных за их подготовку и проведение, и в удобной для него форме дает указание начальнику штаба на планирование.
К этому времени штаб совместно с начальниками служб готовит исходные данные для планирования на следующий месяц, которые они составляют на основе анализа годовых планов подготовки и работы служб, текущей обстановки. Получив указания командира, штаб разрабатывает уже по установленной форме проект календарного плана основных мероприятий, в котором отражаются главные задачи, основные мероприятия привязываются к календарю и составляют разделы – боевая и мобилизационная готовность, боевое дежурство, командирская подготовка, подготовка штаба, подготовка подразделений, воспитательная и культурно-досуговая работа, внутренняя служба и поддержание воинской дисциплины. Вырабатываются предложения по назначению руководителей подготовки и проведения мероприятий. Подготовив проект плана, начальник штаба представляет его командиру, если есть необходимость – вносит изменения по его указанию и доводит его до начальников служб и командиров подразделений для параллельной работы по составлению расписаний, планов работы служб на месяц.
Командир обязан свой личный план работы на месяц разрабатывать на основе утвержденного календарного плана основных мероприятий на месяц.
Постановкой задач на следующий месяц и проведением итогов за текущий месяц занимается штаб совместно с заместителями командира и начальниками служб. Командир, в предусмотренный день календарным планом на текущий месяц, собирает своих заместителей и начальников служб, командиров подчиненных частей (подразделений) и других лиц (по необходимости). Это необходимо для подведения итогов выполнения плана за текущий месяц и доведения главных задач, основных мероприятий и порядка их выполнения. Также оценивается личный план работы.
Только после этого все основные должностные лица полка представляют командиру на утверждение планы работы служб, расписания занятий (календарные планы основных мероприятий) и составляют собственные личные планы работы.
2.6 Информационно-справочные и другие виды документов
Отчет, доклад — служебные документы, содержащие сведения о выполнении планов, заданий, проведении мероприятий и другие сведения, представляемые вышестоящему командиру (начальнику).
Донесение — служебный документ, разрабатываемый в целях представления определенных сведений вышестоящему командиру (начальнику) по оперативным и мобилизационным вопросам, службе войск, состоянию воинской дисциплины, обеспеченности вооружением, военной техникой, другими видами снабжения войск (сил) и иным вопросам.
Договор, контракт — документы, фиксирующие соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующие эти отношения.
Рапорт — служебный документ, докладываемый командиру (начальнику) по устанавливаемой форме. В рапорте излагаются вопросы, связанные с выполнением служебных обязанностей, несением службы и др. В виде рапорта оформляются также заявления, предложения и личные просьбы военнослужащих.
Перечень — систематизированное перечисление документов или иных предметов, объектов или работ, составленное в целях распространения на них определенных норм или требований.
Протокол — служебный документ, фиксирующий ход проведения каких-либо действий, мероприятий, принятые решения (протокол собрания, заседания; протокол осмотра и т.д.).
Акт — служебный документ, подтверждающий установленные факты и события. Акт составляется, как правило, в ходе проверки, инвентаризации, приема-передачи дел и должности и т.д. и подлежит утверждению должностным лицом в пределах полномочий.
Справка — служебный документ, описывающий или подтверждающий те или иные действия, факты, события, содержащий выводы.
Служебное письмо — обобщенное название различных по содержанию служебных документов.
Телеграмма — служебный документ для передачи распоряжений и сообщений срочного характера по техническим средствам связи.
2.7 Правила подготовки и оформления служебных документов
Служебный документ должен отвечать следующим требованиям:
а) соответствовать законодательным, иным нормативным правовым актам Российской Федерации, приказам, директивам и другим служебным документам вышестоящих командиров (начальников);
б) основываться на фактах и содержать достоверную и аргументированную информацию, конкретные и реальные для исполнения указания или предложения;
в) не дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, быть увязан с ними, а при необходимости иметь ссылки на них;
г) обеспечивать возможность его обработки, размножения и копирования при помощи оргтехники;
д) соответствовать утвержденной (установленному) форме (образцу), если таковая предусмотрена.
Составлению проекта служебного документа должно предшествовать изучение существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующих по этому вопросу законодательных и иных правовых актов, справочного и другого материала.
Служебный документ должен быть написан служебно-деловым
стилем с соблюдением правил русской орфографии и пунктуации, кратко и ясно, обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Применяемые термины должны соответствовать терминологии, принятой в Вооруженных Силах, и употребляться в одном и том же значении. При составлении служебных документов рекомендуется: пользоваться простыми предложениями; не употреблять лишних слов, не вносящих ничего нового в смысл фразы, предложения. Текст телеграммы излагается без союзов, предлогов и знаков препинания, если при этом не искажается ее содержание. В телеграмме не допускаются переносы слов и исправления, подпись пишется с новой строки. Исходящие телеграммы пишутся (печатаются) на лицевой стороне телеграфного бланка или на отдельных листах и заверяются печатью «Для телеграмм» .
Служебные документы, разрабатываемые на основании указов, постановлений, распоряжений, приказов, директив, приказаний и указаний, должны содержать в тексте документа ссылку на них или иметь в конце приписку: «Основание: с указанием наименования, даты и номера документа.
При подготовке служебных документов учитывается методика проведения экспертизы проектов нормативных правовых актов и иных документов в целях выявления в них положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции. Если служебный документ готовится взамен ранее изданных, то в разрабатываемом документе необходимо предусмотреть отмену ранее изданных служебных документов.
Изменения в служебные документы вносятся путем объявления новой редакции разделов, глав, частей, пунктов, подпунктов, абзацев, статей, их исключения или признания утратившими силу, а также путем замены предложений (слов) другими предложениями (словами) или исключения их.
Издание распорядительных служебных документов в виде служебных писем и телеграмм не допускается.
На срочных документах, доставляемых местным адресатам через экспедиторов (посыльных, нарочных, фельдъегерей) воинских частей, ставится надпись: «Срочно — доставить к» (указывается время, которому необходимо доставить документ). Во всех служебных документах при определении времени суток следует исходить из 24-часового исчисления, не употребляя слов «утра», «дня», «вечера» и «ночи». При определении времени года целесообразно указывать его период (например, в зимнем периоде обучения), применять слова «зима», «весна», «лето», «осень» не рекомендуется.
В тексте служебных документов действительные наименования воинских частей пишутся без указания почетных наименований (кроме наименования «гвардейский» или «гвардейская») и государственных наград. Запрещается указывать в несекретных служебных документах действительные наименования воинских частей, которым присвоены условные наименования. Полные действительные наименования воинских частей, включая почетные наименования и государственные награды, пишутся только в адресах служебных документов, когда это необходимо по содержанию документа.
При изготовлении служебных документов машинописным способом или с помощью других технических средств рекомендуется применять текстовый редактор WinWord или другой совместимый с ним формат с использованием шрифта Times New Roman Суг размером № 12-16 через 1-2 межстрочных интервала (для оформления табличных материалов допускается использование шрифта размером № 12). Документы, представляемые Министру обороны Российской Федерации, подготавливаются с применением шрифта размером № 16. В автоматизированных системах военного назначения могут применяться иные текстовые редакторы, предусматриваемые этими системами. Отдельные документы (заявление, анкета, объяснительная записка, рапорт и т.п.) разрешается писать от руки.
Служебные документы составляются в рабочих тетрадях или на отдельных листах бумаги белого и светлого тонов и оформляются, как правило, на бланках, на стандартных листах формата А4 (210×297 мм) или А5 (148×210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Состав реквизитов служебного документа определяется его видом и назначением.
Резолюции командиров (начальников) могут оформляться на листах формата А6 (105×148 мм) и меньшего формата.
При оформлении отдельных служебных документов (расписания занятий, план-календарь и т.п.) допускается использование бумаги формата A3 (297×420 мм) и большего формата. Служебные документы, подлежащие сдаче в архивы, исполняются на бумаге не ниже первого сорта.
В Вооруженных Силах для ведения служебной переписки применяются угловые штампы или бланки с угловыми штампами. Служебные документы, подготавливаемые от имени одной воинской части, оформляются на бланке с угловым штампом, а от имени двух и более организаций — на стандартных листах бумаги. Бланки разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
При создании служебных документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Каждое приложение к основному документу, за исключением распорядительных служебных документов, должно иметь самостоятельную нумерацию.
Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без знака точки.
При необходимости на проекте служебного документа может быть проставлена пометка «Проект». При проставлении она располагается в правом верхнем углу первой страницы проекта документа и ограничивается его правым полем.
2.7.1 Рассмотрение и организация исполнения служебных документов
Зарегистрированные служебные документы передаются на рассмотрение командиру (начальнику) воинской части или по его решению другим должностным лицам, как правило, в день поступления, а телеграммы и документы с пометкой «Вручить немедленно», «Срочно» и т.п. — незамедлительно.
Рассмотренные служебные документы из службы делопроизводства передаются не позднее следующего дня, а телеграммы и документы с пометкой «Вручить немедленно», «Срочно» и т.п. — в тот же день исполнителям под роспись. Передача служебных документов между подразделения воинской части осуществляется через службу делопроизводства. Допускается передача документов для временного пользования другим исполнителям воинской части под роспись в реестре. В этом случае исполнитель обязан получить документы обратно под роспись в том же реестре.
В центральных органах военного управления, в штабах и управлениях военных округов, флотов, армий и флотилий документы для согласования могут передаваться в таком же порядке в другие штабы, управления, направления, отделы, службы.
В случаях, когда командир (начальник), которому адресован документ, дает ответ на поставленные в нем вопросы на самом документе в виде краткой резолюции, такой документ считается исполненным и подлежит возвращению отправителю за регистрационным номером (входящим) без сопроводительного письма. Если командир (начальник), которому адресован документ, не имеет прав на решение поставленного вопроса, он направляет документ по команде или должностному лицу, в компетенцию которого входит решение этого вопроса.
Если в служебном документе наряду с вопросами, относящимися к компетенции должностного лица, которому адресован служебный документ, затрагиваются вопросы, подлежащие разрешению в другой организации, то из него делается выписка (снимается копия), которая направляется по принадлежности, о чем уведомляется должностное лицо, представившее служебный документ.
Решения и поручения (в дальнейшем именуются — поручения) по исполнению служебных документов пишутся на свободных от текста полях этих документов. Поручение по исполнению служебного документа дается в форме резолюции командира (начальника).
В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись автора резолюции, дата.
При установлении срока исполнения служебного документа командир (начальник) должен учитывать время, необходимое на доставку и исполнение служебного документа.
Резолюция может быть написана на бланке или на отдельном листе, приложенном к служебному документу. На нижнем поле этого листа (бланка) указываются дата и номер документа, к которому относится резолюция. В необходимых случаях для написания поручения, а также для ознакомления со служебными документами прилагаются специальные листы (приложения № 8 и 9), которые после исполнения служебного документа скрепляются с ним.
2.8. Отправка служебных документов
Служебные документы после их подписи командиром (начальником) передаются в службу делопроизводства для регистрации в журнале учета служебных документов и отправки. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров расчету рассылки, который оформляется на экземпляре, остающемся в деле. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
Служебные документы подлежат отправке в день их регистрации
или на следующий рабочий день. Телеграммы и срочные документы отправляются немедленно. Отправка служебных документов без регистрации их в журнале учета запрещается.
Расчет рассылки подписывается командиром (начальником) подразделения, подготовившего служебный документ. Присвоенный воинской части цифровой индекс проставляется впереди исходящего номера и отделяется от него дробной чертой. Например: 205/456.
Если служебный документ составлен на бланке с угловым штампом, то исходящий номер проставляется в угловом штампе. Если служебный документ составлен на листе без углового штампа, то исходящий номер проставляется под датой подписанного служебного документа.
Каждый исходящий служебный документ, как правило, должен иметь копию, которая изготавливается машинописным способом и заверяется подписью исполнителя (его командира (начальника) или изготавливается на копировально-множительном аппарате. Копия подшивается в дело вместе с исполненным документом. Если копия исходящего служебного документа требуется для работы, она выдается исполнителю под роспись. В тех случаях, когда оставлять в делах копии отправляемых служебных документов нет надобности, разрешается исполнение исходящих служебных документов по количеству адресатов без копии.
Отчеты, доклады, акты, списки и тому подобные служебные документы, если к ним не требуется пояснений и указаний, направляются адресатам без сопроводительных писем. Дата на этих служебных документах, если они составлены не на бланках с угловым штампом (без углового штампа), проставляется ниже подписей должностных лиц в левом нижнем углу. В тех случаях, когда к исходящему служебному документу прилагается служебный документ, имеющий входящий, инвентарный или другой номер, в соответствующем журнале учета указывается наименование адресата, которому отправляется этот документ, а также номер и дата исходящего служебного документа, при котором он отправлен.
При необходимости отправки входящих (инвентарных) служебных документов в другие воинские части они могут пересылаться за присвоенными им входящими (инвентарными) номерами. В журнале учета служебных документов указываются, кому отправляется служебный документ, порядковый номер по книге реестров (разносной книге) и дата отправки.
Разрешается давать ответы (поручения) непосредственно на поступивших служебных документах с последующим возвращением их за входящими номерами. В этих случаях в журнале учета служебных документов производится пометка об отправке: «Возвращен отправителю» и указываются порядковый номер по реестру и дата возвращения. Краткое содержание ответов и поручений, данных на возвращаемом служебном документе, записывается в журнале учета служебных документов (регистрационной базе данных).
Рабочие тетради и служебные издания разрешается отправлять за их учетными номерами без сопроводительных писем.
Наряды, накладные и другие приходно-расходные служебные документы на вооружение, военную технику и другие материальные средства в журнале учета служебных документов не регистрируются и пересылаются за присвоенными им номерами по соответствующим книгам учета.
2.9. Хранение служебных документов, формирование и оформление дел, книг, журналов
Все исполненные служебные документы подшиваются в дела, которые формируются по предметному (тематическому) и другим признакам в зависимости от содержания и разновидности документов с учетом установленных сроков хранения. Дела, как правило, заводятся на один год.
В каждой воинской части до 15 ноября текущего года службой делопроизводства составляются номенклатура дел (приложение № 11) и перечень книг и журналов (приложение № 12), которые вводятся в действие с 1 января следующего года. Номенклатура дел составляется с учетом важности, однотипности поступающих в дела документов и сроков их хранения. Номера формируемых дел по возможности должны сохраняться из года в год; для переходящих дел номера сохраняются. В номенклатуру дел вносятся все вновь заводимые дела воинской части, а также дела, не законченные ведением в прошлом году.
При составлении номенклатуры дел следует исходить из задач, возлагаемых на воинскую часть, планов и отчетов о работе, Перечня документов со сроками их хранения , номенклатур дел за предшествующие годы.
Номенклатура дел и перечень книг и журналов подписываются начальником (уполномоченным сотрудником) службы делопроизводства, утверждаются начальником штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, — командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей. Номенклатура дел и перечень книг и журналов учитываются в журнале учета служебных документов, а после годовой проверки наличия служебных документов и перерегистрации переходящих дел, книг и журналов подшиваются в дела. В номенклатуре дел и перечне книг и журналов производятся все необходимые отметки в графах и итоговая запись о количестве дел, книг и журналов, заведенных в течение года и переходящих в номенклатуру и перечень следующего года.
Подразделениям воинской части выдаются выписки из номенклатуры дел и перечня книг и журналов. Выдача дел, книг и журналов в подразделения воинской части производится под расписку в карточках выдачи (приложение № 13).
Изменения в номенклатуру дел и перечень книг и журналов вносятся с разрешения должностного лица, утвердившего их. Внесенные изменения заверяются подписью начальника службы делопроизводства.
Учетные карточки на вооружение, военную технику и другие материальные средства оформляются в картотеках, размещаемых в картонных коробках или деревянных ящиках длиною 38 см. Высота и ширина ящиков должны соответствовать размерам карточек.
На лицевую сторону каждого картотечного ящика наклеивается титульный лист, на котором указываются данные применительно к приложению № 13.
Заверительные надписи в картотеках оформляются на листе формата карточки, помещаемом за последней карточкой.
Коробки и ящики с карточками, если они не убираются в шкафы, должны запираться и опечатываться. Учетные карточки (картотека) на вооружение, военную технику и другие материальные средства подлежат учету по перечню книг и журналов.
При реорганизации воинской части, влекущей за собой изменение рода войск, действительного или условного наименования, ведение дел, книг и журналов прекращается и в порядке, установленном настоящей Временной инструкцией, составляются новые номенклатуры дел и перечни книг и журналов, в которые вносятся вновь заводимые дела, книги и журналы.
Вновь сформированные воинские части утверждают номенклатуры и перечни в течение месяца со дня сформирования.
Если воинская часть будет только переименована (присвоено почетное наименование), ведение дел продолжается. В этом случае на обложках под старым наименованием указывается новое наименование воинской части. Журналы, рабочие тетради и книги учета делопроизводства и исполнителей, магнитные носители информации, которые ведутся в течение нескольких лет, могут учитываться по книге учета рабочих тетрадей (приложение № 14). Эта книга вносится в перечень книг и журналов и переучитывается из года в год.
По окончании года все дела со сроком хранения 10 лет и более учитываются в инвентарном журнале (приложение № 15 к настоящей Временной инструкции).
При небольшом объеме служебной переписки журнал учета служебных документов может вестись на протяжении нескольких лет. В этом случае регистрация документов должна ежегодно начинаться с первого номера.
Вся переписка по одному и тому же вопросу подшивается вместе в одно дело в порядке поступления и исполнения служебных документов. Приказы и директивы подшиваются (брошюруются) в порядке их номеров в отдельные папки по годам издания. При этом приказы подшиваются (брошюруются) отдельно от директив. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Как исключение, некоторые служебные документы по одному и тому же вопросу, исполненные в новом году, могут подшиваться в дела прошлого года (и наоборот, служебные документы прошлого года — в дела нового года) без их перерегистрации. В этих случаях в книгах и журналах учета указывается, в дело какого года подшиты эти документы.
Исполненные и законченные делопроизводством служебные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем в службу делопроизводства для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит служебный документ, определяет исполнитель или его командир (начальник) в соответствии с имеющейся выпиской из номенклатуры дел. На документе проставляется пометка: «В дело
Подшивка служебных документов в дело производится так, чтобы сохранилась полная возможность чтения текста, который не должен подходить к линии подшивки ближе 2 см, а листы не выступали за края обложки. Подшивка должна производиться периодически, по мере поступления исполненных документов. Не допускается накапливание и длительное хранение не подшитых служебных документов.
Подлинные личные документы военнослужащих и лиц гражданского персонала (свидетельства о рождении, о браке, документы об образовании и т.п.) в дела не подшиваются. При необходимости в дела подшиваются только заверенные в воинской части копии этих документов.
При формировании дел необходимо соблюдать состав служебных документов, которые должны подшиваться в данное дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, лишних экземпляров размноженных копий не допускается. Не разрешается подшивать в дела неисполненные служебные документы.
В журналах учета служебных документов (входящих и исходящих) делаются отметки, в какое дело подшит служебный документ, и указываются номера листов подшитого служебного документа.
Дела формируются и оформляются с учетом требований Наставления по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации, а Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти — в части, не противоречащей указанному Наставлению.
Одновременно с заведением дела заполняется карточка его выдачи, которая хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки дела, и вместе с ним сдается в архив или уничтожается. Если карточка заполнена полностью, заполняется новая карточка, которая приобщается к заполненной. Заполненная карточка во внутреннюю опись дела не вносится, не нумеруется и листом дела не считается.
Записи в книгах и журналах учета производятся чернилами или пастой фиолетового, синего, черного цветов. Всякое исправление должно быть оговорено и заверено подписью исправлявшего. Подчистки не допускаются. Надписи на обложках дел, книг и журналов производятся чернилами, разборчиво, без сокращений.
Дела, книги и журналы учета, а также служебные документы, не подшитые в дела, подлежат хранению в запирающихся на замок сейфах, шкафах или ящиках, которые опечатываются личной печатью сотрудника службы делопроизводства, ответственного за их хранение. Место и порядок хранения ключей устанавливает начальник штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, — командир (начальник) воинской части или один из его заместителей.
Изъятие из дела служебного документа производится с разрешения начальника штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, — командира (начальника) воинской части или одного из его заместителей. При изъятии служебного документа на его место подшивается справка-заместитель (приложение № 16). Справка-заместитель подписывается начальником (уполномоченным сотрудником) службы делопроизводства и заверяется мастичной печатью «Для пакетов». Исправление общего количества листов в этом случае не производится, а оговаривается в заверительной надписи. Изменение состава служебных документов отражается во внутренней описи.
Временное изъятие служебных документов из текущих дел производится службой делопроизводства. По возвращении служебного документа в дело справка-заместитель уничтожается.
После завершения ведения в текущем году дел, книг и журналов делаются соответствующие отметки в номенклатуре дел и перечне книг и журналов. Законченные делопроизводством дела, книги и журналы хранятся в делопроизводстве и составляют архивный фонд воинской части.
О сданных на хранение в архив и уничтоженных делах, книгах и журналах делаются отметки в номенклатуре дел и перечне книг и журналов с проставлением даты и номеров сдаточных описей или актов.
Порядок оформления законченных делопроизводством дел, книг и журналов, подлежащих сдаче в архивы в воинских частях, их хранения, подготовки и сдачи в центральные архивы, архивы военных округов, флотов и флотилий, а также правила фондирования документов определены Наставлением по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации.
2.9. Постоянная готовность несекретного делопроизводства
Служба делопроизводства находится в постоянной готовности для работы в условиях перехода войск с мирного на военное время.
Основные задачи службы делопроизводства: обеспечение вывоза и сохранности служебных документов, бесперебойная работа с ними, своевременная сдача в архив и уничтожение ненужных служебных документов. В службе делопроизводства должна быть инструкция личному составу службы делопроизводства по действиям при переводе Вооруженных Сил с мирного на военное время, которая утверждается командиром (начальником) воинской части. К инструкции должны прилагаться описи служебных документов, вывозимых по боевой тревоге, и описи служебных документов, сдаваемых в архив. Для хранения не секретных документов, вывозимых по боевой тревоге, служба делопроизводства должна иметь запираемые ящики, а для доставки архивных материалов к месту сдачи — мешки и бирки с приспособлениями для опечатывания.
По боевой тревоге вывозится минимально необходимое количество не секретных служебных документов, изданий, дел, книг и журналов. Перечень их определяет начальник штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, — командир (начальник) воинской части или один из его заместителей.