Анализ роли делопроизводителя в управлении системой документооборота на предприятии. Часть 2

1  2

---

1.4.2. Основные должностные обязанности делопроизводителя

 

Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

Делопроизводителем принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы[1].

Делопроизводитель должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

— структуру предприятия и его подразделений;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты[2].

В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

— законодательством РФ,

— Уставом организации,

— приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно Инструкции,

— должностной инструкцией,

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации[3].

Делопроизводитель подчиняется непосредственно заведующему канцелярией, директору организации, начальнику отдела, и др.

На время отсутствия делопроизводителя (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Должностные обязанности делопроизводителя зависят от сферы деятельности и величины компании-работодателя, при этом основные функции заключаются в следующем:

— ведение документооборота компании;

— регистрация и обработка корреспонденции;

— ведение телефонных переговоров и работа с клиентами;

— контроль своевременного исполнения документов;

— ведение архива документов;

— знание основных положений ЕГСД (Единой государственной системы делопроизводства) и нормативно-правовых актов, содержащих правила ведения документации в определенной организации[4].

В некоторых компаниях делопроизводитель занимается переводом корреспонденции и документов с английского на русский и наоборот.

Делопроизводитель несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих трудовых обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации[5].

 

2. АНАЛИЗ РОЛИ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ В УПРАВЛЕНИИ СИСТЕМОЙ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ООО «АК Эйрбриджкарго»

 

Полное наименование организации: Общество с ограниченной ответственностью «Авиакомпания Эйрбриджкарго».

Сокращенное наименование: ООО «АК Эйрбриджкарго».

ООО «АК Эйрбриджкарго» зарегистрирована 21 февраля 2005 г. регистратором Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы № 46 по г. Москве.

Руководитель организации: генеральный директор Глушнёв Николай Петрович.

Юридический адрес ООО «АК Эйрбриджкарго» — 141411, город Москва, Международное шоссе, дом 28б строение 3.

Основным видом деятельности является «Перевозка воздушным грузовым транспортом, подчиняющимся расписанию».

Дополнительные виды деятельности:

— Перевозка грузов неспециализированными автотранспортными средствами;

— Перевозка воздушным пассажирским транспортом, подчиняющимся расписанию;

— Перевозка воздушным пассажирским транспортом, не подчиняющимся расписанию;

— Перевозка воздушным грузовым транспортом, не подчиняющимся расписанию;

— Аренда грузовых воздушных судов с экипажем;

— Деятельность вспомогательная прочая, связанная с воздушным транспортом.

Итак, «ЭйрБриджКарго» (АВС) – российская регулярная грузовая авиакомпания, входящая в Группу компаний «Волга-Днепр». Сегодня АВС это безусловный лидер российской авиагрузовой отрасли и один из крупнейших игроков международного рынка авиагрузовых перевозок[6].

Рассмотрим организационную структуру ООО «АК Эйрбриджкарго»  (рисунок 1).

Рисунок 1 – Организационная структура ООО «АК Эйрбриджкарго»

Организационная структура предприятия достаточно прозрачна, видны четкие связи между ее элементами. Имеет вид дивизионной структуры управления. Четкое подчинение элементов системы гарантирует качество исполнения взятых на себя обязательств.

Делопроизводители входят в Стратегический корпоративный центр ООО «АК Эйрбриджкарго».

Делопроизводитель ООО «АК Эйрбриджкарго» выполняет следующие должностные обязанности:

1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
6. Обеспечивает удобный и быстрый поиск документов.
7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
8. Принимает документы на подпись заведующего канцелярией / начальника отдела документационного обеспечения, проверяет правильность их составления и оформления.
9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Теоретически, документооборот заключается в суммировании входящей, исходящей и внутренней документации. Однако анализируя документооборот ООО «АК Эйрбриджкарго» отмечаем, что не весь документооборот организации проходит через делопроизводителя, осуществляющего регистрацию документов, т.к. некоторые отделы ООО «АК Эйрбриджкарго» являются юридическими лицами и имеют свою регистрацию документов, которая в итоге предоставляется на подпись главы ООО «АК Эйрбриджкарго».

Документооборот ООО «АК Эйрбриджкарго» представлен на рисунке 2.

Уничтожение архивных дел, закончивших срок хранения

Рисунок 2. Документооборот ООО «АК Эйрбриджкарго»

В таблице 1 приведен расчет относительных и абсолютных показателей документооборота ООО «АК Эйрбриджкарго» за 3 года.

Таблица 1 — Анализ документооборота ООО «АК Эйрбриджкарго»

 

На рисунке 3 наглядно показано увеличение объемов документации.

Рисунок 3. Объемы документооборота  ООО «АК Эйрбриджкарго»

Анализируя таблицу 1 и рисунок 3, можно сказать, что в целом документооборот возрос. С 2017 по 2019 год количество документов увеличилось на 4255 экземпляров (14,4%).

Анализируя документооборот ООО «АК Эйрбриджкарго», конкретно остановимся на работе с обращениями населения, так как это является одной из проблем деятельности организации. Данные обращения подлежат контролю в соответствии с законом № 59, принятым 2 мая 2006 года[7].

Основной частью документооборота является контроль исполнения документов и решений по ним. Контроль состоит из нескольких этапов:

• постановка документов на контроль;
• контроль своевременности доведения   документов до исполнителей;
• предварительная проверку и контроль хода исполнения;
• учет и       обобщение результатов         контроля    исполнения документов.

Рассмотрим организацию работы по обращениям граждан за 2019 год: всего в администрацию поступило 3010 обращений граждан по разным вопросам. На рисунке 4 представлены в процентах обращения граждан по темам.

Рисунок 4. Обращения граждан в ООО «АК Эйрбриджкарго»

Анализ диаграммы показывает, что основные вопросы, задаваемые гражданами, касаются перевозки грузов (30%) и пассажиров (35%), это и понятно, ведь авиакомпании чаще всего производит чартерные рейсы, и в случае повреждения груза или задержки рейса лицо, имеющее право на доставку и перевозку, должно подать жалобу в авиакомпанию. В течение 2018 — 2019 года отмечается ухудшение исполнительской дисциплины. Причиной является ослабление организационной работы в этом направлении со стороны руководителей структурных подразделений ООО «АК Эйрбриджкарго».

Недочетом существующего порядка контроля за исполнением документов можно считать то, что формируемые базы не объединены друг с другом и во всех подразделениях ведется своя база.

Делопроизводитель ООО «АК Эйрбриджкарго» ведет регистрацию обращения граждан в программе «LotusDomino», но из-за отсутствия дополнительного обслуживания и обновления данной системы контроль документов производится не в полном объеме. Остальные входящие и исходящие документы проходят через книги регистрации. В связи с этим возникают проблемы утери, дублирования и невозможность своевременно осуществлять контроль документов.

Контроль исполнения документов не соответствует установленным требованиям, потому что итоги выполнения не отмечаются в документе, как это требуется, а отмечаются только в базах регистрации. Еще одним недостатком является то, что база данных не ведется для контроля, а составляется только в процессе регистрации, в связи с этим происходит дублирование информации. Анализ документооборота проводится с целью исключения возврата, потери и задержки документации, а следовательно и улучшения качества и увеличения скорости исполнения определенного документа.

По       итогам       анализа        документооборота ООО «АК Эйрбриджкарго», выявлены следующие проблемы:

1. Увеличение общего числа документооборота в связи с:
2. Невозможность отследить движение документов из-за отсутствия единой электронной системы;
3. Утеря документов в связи с большим документопотоком и сложной структурой организации;
4. Дублирование документов т.к. регистрация производится через книги входящей корреспонденции.
5. Невозможность надлежащего контроля исполнения документов по причине, что регистрация проводится в разных системах в онлайн приемной ООО «АК Эйрбриджкарго», а ставятся документы на контроль в административно-правовом отделе;
6. Недостаточный профессионализм служащих при работе с ПК;
7. Слишком затянутая процедура согласования, что приводит к нарушению сроков предоставления необходимых документов.
8. Нарушение трудового законодательства на 8 часовой рабочий день, в связи с большим документопотоком и очень сокращенным временем предоставления информации сотрудникам приходится оставаться после окончания рабочего времени для изготовления необходимых документов.

Главной проблемой в организации документооборота в ООО «АК Эйрбриджкарго» является отсутствие современной системы электронного документооборота. Существующая СЭД «LotusDomino» устарела и охватывает не все подразделения организации, она нуждается в обновлении.

На основе проведенного анализа документооборота ООО «АК Эйрбриджкарго» и выявленных проблем предложен план мероприятий для совершенствования документооборота рассматриваемого муниципального учреждения и упрощения деятельности делопроизводителя. План разработан в связи с тем, что это процедура последовательных действий для достижения главной цели организации в ближайшей перспективе. Главной целью для решения проблемы совершенствования документооборота в ООО «АК Эйрбриджкарго» является внедрение системы электронного документооборота (СЭД), которая решит наибольшее количество возникших проблем. Отметим, что для внедрения СЭД необходимы ряд подготовительных мероприятий, которые описаны в таблице 3.

Обучение сотрудников работе с новой СЭД является неотъемлемой частью перехода на электронный оборот документов. Обучение может осуществляться как в очной форме, так и в форме дистанционного обучения [37]. В таблице 2 представлен расчет стоимости обучения для сотрудников ООО «АК Эйрбриджкарго».

Таблица 3  — Расходы на обучение сотрудников

 

Необходимо обратить внимание, что процедура внедрения электронного документооборота это достаточно дорогостоящая и небыстрая процедура, в связи с этим план мероприятий поделен по годам.

Таблица 3 — План мероприятий по совершенствованию документооборота в ООО «АК Эйрбриджкарго»

 

Всего на реализацию мероприятий будет затрачено: 774 000 рублей.

Рассмотрим каждое мероприятие конкретно:

• Разработать новую инструкцию по делопроизводству, которая будет отвечать требованиям современного законодательства. Старая инструкция по делопроизводству потеряла свою актуальность в связи с меняющейся нормативно-правовой базой. Утверждение новой инструкции приведет к единому оформлению документов, что сократит время создания документов и ускорит документопоток.
• Утвердить распоряжение генерального директора ООО «АК Эйрбриджкарго» о назначении ответственного лица за осуществлением контроля исполнения документов и обязательном обучении по качественному пользованию ПК в структурных подразделениях.

Автоматизация электронного документооборота дает организациям следующие тактические привилегии:

— Физическое освобождение пространства

— Минимизация издержек на копирование

— Уменьшение издержек на доставку информации в бумажном виде

— Сокращение издержек на ресурсы: люди и оборудование

— Снижение издержек на бумагу

— Улучшение продуктивности работы: увеличение скорости выполнения работ, общего количества выполняемых работ, совершенствование работы с данными/ электронными записями (документами, имеющими правовые  обязательства), вероятность выполнения новых видов работ или выполнения работ иным способом.

Соответственно, автоматизация управления документами необходима:

— для формирования целостной картины     деятельности организации;

— повышения   эффективности    работы       сотрудников (автоматизации рутинных операций);

— координирования работ структурных подразделений в рамках единого управленческого процесса;

— мониторинга движения документов;

— оперативной обработки информации, поддержки ее актуальности, достоверности и непротиворечивости;

— коллективной работы с документами;

— контроля исполнения;

— организации поиска, хранения и архивирования документов.

Решение этих задач благодаря внедрению системы электронного документооборота возможно и необходимо.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Организация документооборота в организациях является важной частью процесса управления и принятия стратегических решений, которая непосредственно влияет на быстроту и качество управления в целом.

Поэтому автоматизированный оборот документов важен для:

— формирования   целостной картины;

— повышения        эффективности    работы       сотрудников  (автоматизации рутинных операций);

— координирования действий структурных подразделений в рамках единого управленческого процесса;

— мониторинга движения документов;

— оперативной обработки информации, поддержки ее актуальности, достоверности и непротиворечивости;

— коллективной работы с документами;

— контроля исполнения;

— организации поиска, хранения и архивирования документов;

— эффективного использования людских, коммуникационных, технических и информационных ресурсов.

На основе проведенного анализа документооборота ООО «АК Эйрбриджкарго» и выявленных проблем предложен план мероприятий  для улучшения документооборота  и совершенствования деятельности производителя организации. Внедрение электронного оборота документов в ООО «АК Эйрбриджкарго» позволит решить наибольшее количество возникших проблем. Это положительно отразится на документационном обеспечении учреждения в целом и всех его подразделениях в частности, а также заметно уменьшит работу делопроизводителям.

Объем оборота документов и работы с ними с каждым годом растет и обычно слишком велик, поэтому загораживает, заменяет основную деятельность. Следовательно, автоматизация документооборота позволит существенно повысить эффективность работы делопроизводителей и организации в целом. Не следует забывать, что бумажный оборот документов вряд ли полностью перестанет быть актуальным. Важные документы по-прежнему будут издаваться в бумажном виде.

Однако имеются интегрированные бумажно-электронные технологии, в них работа с документом производится непосредственно в электронном виде, а бумажная копия просто передается в указанную организацию. Принятие закона об электронной подписи гарантирует ее юридическую значимость и полностью приравнивает ее к обычной подписи, дает возможность обмениваться документами в электронном виде, не требуя их дублирования бумажной копией. Это позволяет ощутимо уменьшить затраты на документацию. При разработке систем по работе с электронными документами можно столкнуться с разного рода трудностями, однако уже сейчас становится ясно, что документооборот в различных компаниях и учреждениях в будущем будет в большей степени автоматизированным.

 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ  ИСТОЧНИКОВ И  ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение / В.И. Андреева. — М.: КноРус, 2016. — 234 c.
2. Асалиев А. М., Миронова И. И. и др. Основы делопроизводства. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2017. 148 с.
3. Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учебник / М.И. Басаков. — Рн/Д: Феникс, 2019. — 83 c.
4. Быкова, Т.А. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.В. Санкина, Л.М. Вялова. — М.: Инфра-М, 2018. — 83 c.
5. «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». [Электронный ресурс] URL: http://www.consultant.ru/ (дата обращения: 16.09.2020).
6. Грозова О.С. Делопроизводство: учебное пособие. г. Йошкар-Ола, 2020. [Электронный ресурс] URL: https://urait.ru/viewer/deloproizvodstvo-453970#page/1 (дата обращения: 17.09.2020).
7. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии». [Электронный ресурс] URL: https://www.sekretariat.ru (дата обращения: 16.09.2020).
8. Зайцева Е.В., Гончарова Н.В. Делопроизводство и документооборот в системе государственного и муниципального управления: учебно-методическое пособие. Екатеринбург: Издательство Уральского университета, 2017.
9. Иванова А.Ю., Шувалова Н.Н. Основы делопроизводства. Учебник и практикум / отв. ред. Шувалова Н.Н. М.: Юрайт. 2017. 376 с.
10. Иванова Н.П. Документационное обеспечение управления. Методическое пособие. М., 2020. – С.10.
11. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих [Электрон-ный ресурс]: 4-е издание, дополненное (утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37). — Режим доступа: [КонсультантПлюс]. — Загл. с экрана.
12. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2017. 256 с.
13. Книжникова А. Н. Делопроизводство и режим секретности. М.: Юстиция, 2019. 168 с.
14. Корнеева А. П., Амелина А. М., Загребельный А. П. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. М.: Проспект, 2019. 480 с.
15. Кугушева, Т.В. Делопроизводство: учебное пособие / Т.В. Кугушева. — РнД: Феникс, 2017. — 296 c.
16. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: учеб-ник и практика для прикладного бакалавриата / И.Н. Кузнецов. 3-е издание, перераб. и доп. М.: Издательство Юрайт, 2017.
17. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. — М.: Дашков и К, 2016. — 520 c.
18. Новиков, Е.А. Делопроизводство в службе персонала. / Е.А. Новиков. — М.: Омега-Л, 2018. — 79 c.
19. Панасенко, Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учебное пособие / Ю.А. Панасенко. — М.: Риор, 2016. — 32 c.
20. Пожникова, Н.М. Практикум по предмету «Документы, корреспонденция и делопроизводство»: Учебное пособие / Н.М. Пожникова. — М.: Academia, 2019. — 208 c.
21. Рогожин, М. Настольная книга ответственного за делопроизводство / М. Рогожин. — М.: Проспект, 2019. — 128 c.
22. Рыбалкина З.М. Документооборот и делопроизводство: курс лекций. Пенза: 2014.
23. Сологуб, О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие. / О.П. Сологуб. — М.: Омега-Л, 2017. — 64 c.
24. Статья «Документооборот на предприятии: правила и принципы». [Электронный ресурс] URL: https://www.secretariat.ru (дата обращения: 17.09.2020).
25. Шувалова Н. Н., Иванова А. Ю. Основы делопроизводства. Язык служебного документа. Учебник. М.: Юрайт, 2018. 376 с.

---

1  2