3.2. Проблемы в организации логистики и управления цепями поставок
В целом работа предприятия организована хорошо, но есть несколько существенных недостатков, из-за которых снижается эффективность работы. Все отделы компании контактируют друг с другом, как единая команда, но обмен информацией, а также учёт проделанной работы осуществляются либо устно, либо письменно, так как на предприятии установлено программное обеспечение (корпоративная информационная система) для этих целей не достаточно гибкое. Схема информационного потока сложная, в ней задействованы сотрудники из разных структурных подразделений, расположенных территориально обособленно.
Получается, что заявки на отгрузки менеджеры клиентского отдела в устной форме подают логисту, который в письменной форме или устной передаёт их своим помощникам. Запись заявок осуществляется посредством файла программы Excel — у каждого логиста свой файл. Информацию о машинах, поставленных на запланированные загрузки, логисты подают также в устной форме или письменной форме посредством электронной почты складским менеджерам. Часто из-за такой системы происходят спорные ситуации, уходит много времени на передачу информации, а также на оформление отчётов.
Отчёт о проделанной работе письменно собирает архивариус сначала от логистов, потом от менеджеров клиентского отдела. Собранная информация оформляется на компьютере и сдается бухгалтеру. При большом количестве заявок сбор информации отнимает половину рабочего времени. Помимо этого отчёта менеджеры и логисты также пишут отчёты о своей работе отдельно для сдачи бухгалтеру. Таким образом, одна и та же информация отображается в разных источниках, что отнимает много времени, снижает эффективность работы персонала, усложняет процесс организации перевозок и контроля заявок.
Инструменты , используемые в ходе процесса:
- Excel файл
- Телефон
Результат:
- Высокая сложность в организации работы отделов
- Много ошибок
- Отсутствие видимости
- Низкая производительность
Низкая производительность связана с тем, что большую часть операций приходится выполнять вручную и, в отсутствии полноты информации, возникает достаточно много ошибок. В ряд обязанностей транспортного координатора для обеспечения процесса поставок включается:
- Ежедневное составление планов отгрузок по складам и своевременное предоставление планов на склады
- Координация работы транспортных компаний
- Планирование перевозки:
- Выбор транспорта;
- Выбор перевозчика;
- Выбор схемы (рейса, линии) и времени;
- Предварительный расчет затрат.
- Расчет ключевых показателей эффективности (KPIs) по транспортным компаниям
- Выставление претензий на транспортные компании
- Оптимизация транспортных затрат при доставке товара клиентам
- Контроль счетов со стороны транспортных компаний и их подтверждение
- Участие в проведении тендера по выбору новых транспортных услуг
Ошибки в ходе выполнения операций сильно влияют на чувствительные стоимостные параметры транспортировки:
- Простоит транспортного средства на погрузках и разгрузках
- Задержка оплаты и выставления счетов
3.3. Внедрение информационной системы как инструмент усовершенствования организации логистических процессов компании
Одной из важных задач предприятия «Джонсон-и-Джонсон» оптимизировать рабочие процесса как внутри компании, так и при работе с контрагентами. Решением этой задачи может стать внедрение гибкой информационной системы управления цепочками поставок. Создание такой системы позволяет получить значительно большее число эффектов — как эффекты категории снижения затрат, так и эффекты другого порядка.
В таблице, приведенной ниже, описаны изменения, проводимые в рамках проекта по внедрению информационной системы управления цепочками получаемые краткосрочные и долгосрочные экономические эффекты.
| Состояние до внедрения | Изменения | Краткосрочные эффекты после внедрения | Долгосрочные эффекты после внедрения |
| Нет инструментов для управления процессами | Автоматизация бизнес-процессов | Повышение качества и скорости обслуживания клиентов | Повышение доходов компании за счет увеличения процента успешных сделок |
| Обработка контактов и заявок ведется вручную | Автоматизация обработки контактов и запросов, создание системы самообслуживания | Повышение производительности сотрудников | Повышение доходов компании за счет снижения издержек на операции; Повышение доходов компании за счет возможности увеличения количества обслуживаемых потенциальных и текущих клиентов |
| Сотрудники и клиенты имеют слабое представление о состоянии исполнения заказов | Автоматизация процесса исполнения заказов | Сокращение времени исполнения заказов | Повышение доходов за счет повышения удовлетворенности клиентов |
| Сотрудники получают информацию из разрозненных источников и тратят значительные усилия на ее получение | Ведение единой базы данных по текущим и потенциальным клиентам | Сокращение времени на поиск новых потенциальных клиентов; Сокращение времени на поиск информации по клиентам | Повышение доходов за счет возможности обслуживания большего количества клиентов Повышение доходов за счет повышения удовлетворенности сотрудников |
| Расчет основных показателей эффективности (KPI) ведется вручную | Полная автоматизация расчета показателей | Повышение производительности сотрудников | Повышение доходов компании за счет снижения издержек на операции; Повышение доходов компании за счет возможности увеличения количества обслуживаемых потенциальных и текущих клиентов |
| Выбор оптимальных транспортных средств (заказ ТС) ведется вручную | Автоматизация бизнес — процессов | Повышение производительности сотрудников; Уменьшение числа ошибок | Повышение доходов компании за счет снижения издержек на операции; Повышение доходов компании за счет возможности увеличения количества обслуживаемых потенциальных и текущих клиентов |
Рассмотрим, какие функциональные возможности внедряемой информационной системы позволяют добиться обозначенных выше эффектов.
Прежде всего, это автоматизация операций и замена ручного труда сотрудников для следующих процессов:
- прием предложений от поставщиков транспортных услуг;
- выпуск сопроводительной документации (транспортная накладная)
- расчет ключевых показателей эффективности поставщика транспортных услуг и складов
- онлайн мониторинг и контроль движения грузопотока и обработка инцидентов по средствам системы статусов
- формирование отчетов, формирование проформы счета, контроль возврата товаросопроводительных документов
- автоматизированный расчет количества паллет на отгрузку
- автоматизированный выбор транспорта на основании рассчитанного количества паллет
- автоматизированный выбор перевозчика на основании заведенных мастер данных
- автоматизированный выбор схемы (рейса, линии) и времени на основании расчетов картографических сервисов, встроенных в информационную систему
- автоматизированный предварительный расчет затрат на основании данных по тарифам и направления движения из базы даны информационной системы
Еще одной важной особенность внедряемой системы является то, что система становиться центральной точкой, в которой аккумулируется вся информация о совершенных или будущих отгрузках, собрана полная информация по клиентам, информация по ассортименту и характеристикам продуктов. Информационная система единый инструмент, в котором работаю абсолютно все участники вовлеченные в процесс, даже сторонние организации как транспортные компании. Вся информация в режиме реального времени отображена для всех участников. Исключается необходимость использование таких средств коммуникаций как телефон, сервисы.
На схеме ниже представлена упорядоченная схема информационного потока после внедрения информационной системы, которую можно сравнить со схемой до внедрения продукта см.главу 3.2 Проблемы в организации логистики и управления цепями поставок .
Правильно огранизованная схема коммуникаций участников позволяет снизить риск возникновения ошибок, которые сильно влияют на чувствительные стоимостные параметры по части транспортировки груза:
- Простоит транспортного средства на погрузках и разгрузках
- Холостые подачи транспортных средств
- Задержка оплаты и выставления счетов