2.1. Новая технология выполнения выбранной функции управления
Как отмечалось выше, в рамках данной работы будет произведена разработка и реализация автоматизированной системы сотрудника по кадрам медицинского учреждения.
Таким образом, при разработке АРМ по ведению кадров предприятия ключевым вопросом является создание соответствующей базы данных.
Основными целями проектирования автоматизированной системы являются:
— Экономия времени, т.е. обеспечение доступа к данным за приемлемое время;
— Удобство формирования различных форм отчёт, необходимых в процессе работы;
— Правильность и достоверность.
Задачей процесса проектирования рассматриваемой базы данных является разработка проекта, который должен удовлетворять требованиям, вытекающим из современного этапа развития технологии БД.
В общем случае требования заключаются в следующем:
— адекватность БД предметной области «Кадры предприятия»;
— полнота;
— достоверность;
— интегрированность;
— независимость;
— минимальная избыточность данных;
— целостность, согласованность;
— безопасность данных;
— гибкость и адаптивность структуры;
— производительность;
— эффективность и надежность функционирования;
— возможность взаимодействия пользователей различных категорий и в различных режимах;
— простота и удобство эксплуатации.
Необходимость разработки и реализации БД «Кадры предприятия» обосновывается потребностью в совершенствовании и объединении существующих автоматизированных информационных систем при работе с данными о кадрах предприятия.
Совершенствование технологии работы сотрудника по кадрам связано внедрением в технологию кадрового учета разработанного АРМ и исключения из технологии работы учета документов в ручном режиме.
Разрабатываемая информационная система представляет собой интегрированное решение для работы сотрудника по кадрам.
Таким образом, модернизированная технология работы сотрудника по кадрам позволит:
— ускорить поиск кадровых данных сотрудников;
— сократить время на формирование информации сводной отчетности по кадровым данным сотрудников;
— разграничение доступа к базе данных позволит более эффективно выполнять требования законодательства в области персональных данных;
— сократить количество документации на бумажных носителях.
2.2. Описание обеспечивающих подсистем
2.2.1 Информационное обеспечение задачи
2.2.1.1 Используемые классификаторы и системы кодирования
Описание классификаторов и систем кодирования, необходимых для использования в работе информационной базы сотрудника по делопроизводству представим в таблице 2.1:
Таблица 2.1 — Описание классификаторов и систем кодирования
| Кодируемое множество объектов | Длина кода | Мощность кода | Система кодирования | Система классификации | Вид классификатора
|
| Входящий номер заявления | 5 | 1 | порядковая | отсутствует | отраслевой |
| Номер командировочного удостоверения | 5 | 1 | порядковая | отсутствует | отраслевой |
| Код отдела | 2 | 1 | порядковая | иерархическая | отраслевой |
| Код сотрудника | 4 | 1 | порядковая | иерархическая | отраслевой |
| Номер больничного листа | 8 | 1 | порядковая | отсутствует | отраслевой |
Объект «Входящий номер заявления» кодируется с помощью уникального классификатора «Входящий номер», соответствующий порядковому номеру документа в рассматриваемом периоде. Временной период может быть установлен в Положении о делопроизводстве на каждом предприятии. Объект «Номер командировочного удостоверения» кодируется с помощью уникального классификатора «Исходящий номер», соответствующий порядковому номеру документа в рассматриваемом периоде. Объект «отдел» кодируется с помощью уникального классификатора «код отдела», соответствующего установленному порядковому номеру. Объект «Сотрудник» кодируется с использованием классификатора «код отдела» и своего номера в отдела. Результирующий классификатор — «Код сотрудника».
Для построения логической модели базы данных определим информационные объекты, с которыми будет работать информационная система сотрудника по кадрам и их свойства. Данные приведем в таблице 2.2:
Таблица 2.2 — Информационные объекты и их свойства
| Понятие | Свойства |
| Сотрудник | Код сотрудника Адрес Дата рождения ИНН Страховое свидетельство Паспортные данные Образование Год окончания ВУЗа Профессия Код должности Признак основного места работы |
| Должность | Код должности Наименование оклад |
| Параметры организации | Название ИНН Адрес ФИО директора ФИО сотрудника по кадрам |
| Отдел | Код Наименование |
| Штатное расписание | Код отдела Код должности Код сотрудника Признак вакансии |
| Журнал отпусков | Код сотрудника Тип отпуска Дата начала Дата окончания дата приказа об отпуске |
| Журнал больничных листов | Код сотрудника Номер б/л Дата начала Дата окончания |
| Журнал приема на работу | Код сотрудника Номер приказа дата приказа Дата приема на работу Код должности Кол-во ставок |
| Журнал аттестаций | Код Сотрудника Дата аттестации Результат аттестации |
Для решения задачи проектирования информационной системы для хранения информации была создана база данных в формате MSAccess.
2.2.1.2. Нормативно-справочная и входная информация
Определим структуру экономических показателей, используемых в работе сотрудников кадровой службы, выделим информационные объекты, определим их свойства.
Анализ реквизитов представим в таблице 2.3:
Таблица 2.3- Анализ реквизитов, используемых в информационной системе сотрудника по кадрам
| Основания | Признаки |
| Количество рабочих мест по должности | Наименование предприятия |
| Количество сотрудников-пенсионеров | ФИО руководителя |
| Количество вакансий | Юридический адрес |
| Количество сотрудников по уровню образования | ФИО сотрудника |
| Прогнозируемое количество вакансий | Дата рождения сотрудника |
| ИНН сотрудника | |
| Специальность сотрудника | |
| Образование сотрудника | |
| Количество детей у сотрудника | |
| Адрес сотрудника | |
| Наименование организации — контрагента | |
| Адрес организации — контрагента | |
| Количество рабочих мест общее | |
| Стаж сотрудника |
Для отображения процессов, происходящих в информационной системе сотрудника по кадровому учету построим контекстную диаграмму и диаграмму потоков данных. и проведем декомпозицию процессов, происходящих в системе. Контекстная диаграмма представляет обработку данных в системе как один процесс, связанный с внешней средой посредством использования внешних объектов, являющихся источником или приемником информации.
В качестве предметной области рассмотрим работу сотрудников отдела кадров по работе с сотрудниками
- Каждый сотрудник предприятия имеет свой уникальный код (табельный номер);
- Каждая должность, входящая в штатное расписании, имеет свой уникальный код;
- Каждая организация-контрагент имеет свой уникальный код;
- Регистрация документов о приеме на работу и увольнении происходит с использованием уникальных кодов сотрудника и самого документа;
- Регистрация командировок происходит с использованием кодов сотрудника, контрагента и кода документа.
Для выполнения декомпозиции процесса обработки данных, необходимо выявить основные процессы, которые можно рассматривать как реакцию системы на события, происходящие во внешней среде. Поведение системы можно представить в виде следующей таблицы (табл.2.4):
Таблица 2.4 — Реакция системы на события внешней среды
| Событие | Реакция системы |
| Прием на работу сотрудника | Новый элемент справочника «Сотрудники» и новый документ «Прием на работу» |
| Увольнение сотрудника | Простановка признака увольнения в справочник «Сотрудники» |
| Командировка | Формирование нового документа «Командировка», при необходимости дополнении справочника «Сотрудники» |
| Запрос справки о стаже | Формирование отчета |
| Запрос сведений об образовании сотрудников | Формирование отчета |
| … | … |
Описание структуры входных документов АРМ специалиста по кадрам приведено ниже.
Таблица 2.5 – Структура документа «Заявление о приеме на работу»
| Наименование поля | Тип данных | Размер поля |
| 1 | 2 | 3 |
| ФИО специалиста | Текстовый | 50 |
| Дата рождения | Дата | |
| Адрес | Текстовый | 50 |
| СНИЛС | Текстовый | 15 |
| Должность | Текстовый | 20 |
| Дата заявления | Дата | |
| Оклад | Денежный | 20 |
| Вид трудового договора | Текстовый | 50 |
Таблица 2.6 — Структура входного документа «Заявление на отпуск»
| Наименование поля | Тип данных | Размер поля |
| 1 | 2 | 3 |
| ФИО сотрудника | Текстовый | 50 |
| Вид отпуска | Текстовый | 50 |
| начальная дата | Дата | |
| Конечная дата | Дата | |
| Дата заявления | Дата |
Таблица 2.7 — Структура входного документа «Больничный лист»
| Наименование поля | Тип данных | Размер поля |
| 1 | 2 | 3 |
| Номер больничного листа | Текстовый | 15 |
| ФИО сотрудника | Текстовый | 50 |
| начальная дата | Дата | |
| Конечная дата | Дата |
2.2.1.3 Результатная информация
В качестве результатной информации работы информационной системы сотрудника по кадрам рассматривается формирование журналов кадровых документов, табелей рабочего времени, отчетов по командировкам и отпускам сотрудников, отчета по больничным листам с последующим формированием выборок по ним.
Для выходного документа «Отчет по командировкам» необходимы реквизиты:
— Даты начала и окончания командировки;
— Код сотрудника;
— Место и цель командировки;
— Финансовая информация.
Для выходного документа «Отчет по больничным листам» необходимы реквизиты:
— Даты начала и окончания больничного листа;
— Код сотрудника;
— Номер больничного листа;
— Финансовая информация.
Для выходного документа «Отчет по отпускам» необходимы реквизиты:
— Даты начала и окончания отпуска;
— Код сотрудника;
— Вид отпуска;
— Финансовая информация.
Для формирования сводного отчета по отпускам необходимы реквизиты:
— Тип отпуска;
— количество дней отпуска сотрудников;
— Финансовая информация.
Далее рассмотрим структуру выходных документов. Структура выходных документов приведена ниже на таблице 2.8:
Таблица 2.8 — Структура выходного документа «Отчет по отпускам»
| Наименование поля | Тип данных | Размер поля |
| 1 | 2 | 3 |
| Вид отпуска | Текстовый | 15 |
| ФИО сотрудника | Текстовый | 50 |
| начальная дата | Дата | |
| Конечная дата | Дата |
Таблица 2.9 — Структура выходного документа «Отчет по больничным листам»
| Наименование поля | Тип данных | Размер поля |
| 1 | 2 | 3 |
| Номер больничного листа | Текстовый | 15 |
| ФИО сотрудника | Текстовый | 50 |
| начальная дата | Дата | |
| Конечная дата | Дата |
Таблица 2.10 — Структура выходного документа «Табель отработанного времени»
| Наименование поля | Тип данных | Размер поля |
| 1 | 2 | 3 |
| ФИО сотрудника | Текстовый | 50 |
| дата | Дата | |
| Количество отработанных часов | Числовой | Целое |
2.3. Экономические параметры разработки и внедрения АРМ
Одной из основных целей планирования любой научно-исследовательской работы является определение общей продолжительности ее проведения. При выполнении данной дипломной работы студент является участником относительно небольших по объему исследований с ограниченным числом исполнителей.
2.3.1 Технико-экономическое обоснование дипломного проекта
Наиболее удобным, простым и наглядным для представления последовательности работ является ленточный график, отражающий продолжительность каждого вида работ в виде отрезков времени. Для построения календарного плана выбрано программное средство Microsoft Project.
В стоимость разработки АРМ включаются:
- стоимость материалов;
- заработная плата исполнителей;
- страховые взносы;
- амортизационные отчисления;
- прочие расходы.
Статья «Стоимость материалов» включает в себя затраты на сырье, основные и вспомогательные материалы закупаемые полуфабрикаты и комплектующие.
Для выполнения данной работ потребуется следующие затраты:
- Программа Delphi – 28000 рублей
- бумага для принтера – 300 рублей
- канцтовары (карандаши, ручки, ластики и пр.) – 300 рублей
Итого общие затраты по данной статье составят:
Sмат = 28 600 рублей
К статье «заработная плата» относится основная заработная плата научных работников, инженерно-технических работников и рабочих, непосредственно занятых выполнением конкретной работы, а также заработная плата работников внештатного состава, привлекаемых к ее выполнению. Расчет заработной платы проводится исходя из численности различных категорий исполнителей, трудоемкости отдельных видов выполняемых ими работ и их средней заработной платы за один рабочий день.
Для выполнения данного дипломного проекта были привлечены:
- руководитель исследования;
- консультант (программист) – наемный сотрудник-программист;
- студент-дипломник.
В Таблице 13 приведен расчет заработной платы для каждого участника.
Таблица 13 — Расчет заработной платы
| Оклад в месяц (руб.) | Оклад в час (руб./час) | Кол-во часов | Заработная плата (руб.) | |
| Руководитель | 24000 | 100 | 47,2 | 4720 |
| Консультант | 12000 | 50 | 37,2 | 1860 |
| Студент-дипломник | 7200 | 30 | 368,8 | 11064 |
| Итого | 453,2 | 17644 |
Итого после проведения общего подсчета заработная плата всех исполнителей (Зп) составила 17 644 руб.
Следующая статья – «Страховые взносы» — включает в себя отчисления в ПФР, ФСС, ФОМС. Законом установлены следующие тарифы:
в 2013 году – 30% (Пенсионный фонд (ПФ) 22%; Фонд социального страхования (ФСС) 2,9%; Федеральный фонд обязательного медицинского страхования (ФФОМС) 5,1%);
Социальные отчисления от стипендии студента не исчисляются и не выплачиваются.
Итого затраты по данной статье для нашего случая составят:
С отч = 0,30 * Зп = 0,30 * 17644 = 5 293 (руб.)
В статью «Амортизационные отчисления» включают расходы на амортизацию оборудования (в данном случае на компьютер и оргтехнику).
где Ао – амортизационные отчисления за период;
Соб – стоимость оборудования;
На – норма амортизации. Затраты на использование компьютеров и оргтехники списываются по ускоренной амортизации. На = 0,2;
Т – время на разработку АРМ, мес.
Ао = (40000 * 0,2) * 2/12 = 1 333 (руб.)
В статью «Прочие расходы» включают прочие расходы на управление и хозяйственное обслуживание, которые в равной степени относятся ко всем операциям данной работы. Величина прочих расходов может быть определена в процентах от основной заработной платы. Допускается рассчитывать затраты по этой статье по следующей формуле:
где Zпр – прочие расходы;
R – коэффициент учета прочих расходов (0,3).
При 0,3 Zпр = 17644 * 0,3 = 5293
На основании полученных данных по отдельным статьям затрат составляем таблицу 2.3., показывающую общую смету затрат для выполнения данного дипломного проекта.
Таблица 2.12 — Общая сумма затрат
| Статья затрат | Сумма, руб. | |
| Заработная плата исполнителей | 17644 | |
| Стоимость материалов | 28 600 | |
| Отчисления на соц. нужды | 5293 | |
| Амортизационные отчисления | 1333 | |
| Прочие расходы | 5293 | |
| ИТОГО | 58 163 |
2.3.2 Расчет экономии от внедрения АРМ
Специалист, для которого разрабатывается АРМ, выполняет следующие виды работ:
- прием на работу и увольнение сотрудников;
- прием заявлений на отпуск;
- составление табеля рабочего времени;
- учет больничных листов.
Таблица 2.13 — Время на выполнение данных работ без использования АРМ
| Название работы | Время на выполнение данных работ без использования АРМ, мин. | Количество операций в день, |
| прием заявок | 30 | 5 |
| расчет стоимости услуг и выставление счета | 20 | 5 |
| составление договора на обслуживание | 30 | 5 |
| составление отчетности | 60 | 1 |
Подсчитаем время на выполнения задач с использованием АРМ:
Таблица 2.14- Время на выполнение данных работ с использованием АРМ
| Название работы | Время на выполнение данных работ с использованием АРМ, мин. | Количество операций в день, |
| прием заявок | 15 | 5 |
| расчет стоимости услуг и выставление счета | 10 | 5 |
| составление договора на обслуживание | 15 | 5 |
| составление акта выполнения работ | 5 | 2 |
| составление отчетности | 20 | 1 |