3.2 Входные и выходные данные
Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения является система документации. Документ – определенная совокупность сведений, используемая при решении экономических задач, расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной формой. Первичные документы предназначены для отражения процессов в материальной сфере и поставляют всю постоянную и оперативную информацию, необходимую для решения экономических задач. Вся первичная информация находится на бумажных носителях.
Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера.
От рациональной организации входной информации предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления.
Входной информацией для разрабатываемой в дипломном проекте автоматизированной системы является:
- данные по контактам;
- используемые категории;
- данные по проектам;
- данные пользователей;
- используемые в организации степени важности.
Данные по справочникам для разработки указаны в таблице 1:
Таблица 1 – Данные по справочникам для разработки
| Название справочника | Ответственный | Средний объём | Частота актуализации | Средний объем актуализации |
| Важности | Администратор системы | 1 | низкая | 1 |
| Категории | Администратор системы | 1 | низкая | 1 |
| Пользователи | Администратор системы | 2 | низкая | 2 |
| Проекты | Администратор системы | 3 | средняя | 3 |
| Контакты | Оператор | 50 | высокая | 100 |
В системе автоматизации обработки задач IT-отдела присутствует только один документ «Задача», который благодаря различным реквизитам может иметь различные смысловые нагрузки. В документе присутствуют три табличные части: «Исполнители», «Контакты» и «Подзадачи». Табличная часть «Исполнители» содержит данные по исполнителям текущей задачи, проценту их участия, даты исполнения задачи. Табличная часть «Контакты» содержит данные по контактам для данной задачи. Табличная часть «Подзадачи» содержит данные по подзадачам, которые необходимо выполнить для выполнения текущей задачи, т.е. табличная часть содержит ссылки на другие документы «Задача».
Частота возникновения документов зависит от объема задач IT-отдела и может варьироваться от нескольких в неделю до нескольких десятков в день, показанные в таблице 2.
Таблица 2 – Данные по документам
| Название документа | Ответственный | Средний объём | Частота актуализации | Средний объем актуализации |
| Задача | Может быть любое подразделение организации | 10 | высокая | 300 |
Результатами автоматизации обработки задач отделом IT являются:
— Заполненные справочники;
— Поиск и фильтрация по справочникам;
— Введенные документы;
— Поиск и фильтрация по документам;
— Печать отчетов.
В результате внесения данных пользователей, рисунок 5, и проектов, рисунок 6, мы можем начать внесение документов «Задача».
При помощи документа «Задача», рисунок 7, можнооформить факт постановки задачи конкретному исполнителю и процесс её исполнения.
Отчеты по результатам деятельности фирмы можно увидеть, выбрав пункт главного меню «Отчеты». В программе предусмотрены такие отчеты как: «Выполнение»и «Реестр», рисунок 8. Форма настройки отчета «Реестр» представлена на рисунке 9.
Результат работы отчета представлен на рисунке
Структурно-функциональная методика разработки информационной модели предполагает моделирование:
- взаимосвязей входных, промежуточных и результатных информационных потоков и функций предметной области (структурно-функциональной диаграммы).
- данных информационной базы необходимых для функционирования автоматизированной системы (диаграммы “сущность-связь” — инфологической модели и диаграммы взаимосвязей файлов — дата логической модели).
Цель инфологического моделирования – обеспечение наиболее естественных для человека способов сбора и представления той информации, которую предполагается хранить в создаваемой базе данных. Поэтому инфологическую модель данных пытаются строить по аналогии с естественным языком (последний не может быть использован в чистом виде из-за сложности компьютерной обработки текстов и неоднозначности любого естественного языка).
Инфологическое проектирование необходимо для представления семантики предметной области. Данная модель отражает в соответствии с выбранной задачей часть реального мира и строится в независимости от конкретной СУБД.
Программу автоматизации обработки задач в ИТ-отделе условно можно разделить на три блока, представленных на рисунке в приложении 1:
- Заполнение справочников;
- Заполнение документов и движение регистров;
- Формирование отчетов.
Для более удобного представления словесное описание инфологической модели было сведено к виду ER-диаграммы. При этом сущности ER-диаграммы соответствуют объектам предметной области.
Сущности и связи представляются в виде реляционной таблицы (отношения). Отношение, соответствующее сущности, содержит атрибуты (столбцы), являющиеся атрибутами сущности и описывающие сущность (объект). Атрибут или множество атрибутов, которые однозначно определяют объект, называются ключом.
Структура базы данных представлена ER-диаграмме на рисунке 10.
Одним из основных справочников программы автоматизации учета заявок является справочник «Контакты». Для подробногоописания контактов предназначены следующие реквизиты, описанные в приложении 2.
Справочник «Контакты» имеет табличные части; «Телефоны», «Адреса EMail», «Адреса», «Web страницы», «ICQ» и «Владение языками».
Реквизиты табличной части «Телефоны» описаны в таблице 3.
Таблица 3Состав реквизитов табличной части «Телефоны»
| Наименование реквизита | Тип реквизита | Описание |
| НомерТелефона | Строка (12) | Номер телефона |
| Описание | Строка (50) | Описание |
| ЯвляетсяОсновным | Булево | Признак основного телефона |
Реквизиты табличной части «Адреса EMail» описаны в таблице 4.
Таблица 4 -Состав реквизитов табличной части «Адреса EMail»
| Наименование реквизита | Тип реквизита | Описание |
| Строка (30) | ||
| Описание | Строка (50) | Описание |
| Копия | Булево | Помещается в поле «Копия» |
| Является Основным | Булево | Признак основного |
Реквизиты табличной части «Адрес» описаны в таблице 5.
Таблица 5- Состав реквизитов табличной части «Адреса»
| Наименование реквизита | Тип реквизита | Описание |
| Адрес | Неограниченная строка | Адрес |
| Описание | Строка (50) | Описание |
| Является Основным | Булево | Признак основного |
Реквизиты табличной части «Web страницы» описаны в таблице 6.
Таблица 6 — Состав реквизитов табличной части «Web страницы»
| Наименование реквизита | Тип реквизита | Описание |
| WebАдрес | Неограниченная строка | Web адрес |
| Описание | Строка (50) | Описание |
| Является Основным | Булево | Признак основного |
Реквизиты табличной части «ICQ» описаны в таблице 7.
Таблица 7 Состав реквизитов табличной части «ICQ»
| Наименование реквизита | Тип реквизита | Описание |
| ICQАдрес | Неограниченная строка | ICQ адрес |
| Описание | Строка (50) | Описание |
| Является Основным | Булево | Признак основного |
Реквизиты табличной части «Владение языками» описаны в таблице 8.
Таблица 8Состав реквизитов табличной части «Владение языками»
| Наименование реквизита | Тип реквизита | Описание |
| Язык | Строка (25) | Язык |
| Описание | Строка (50) | Описание |
| Является Основным | Булево | Признак основного |
Справочник «Контакты» является иерархическим, что позволяет группировать его элементы по логическим группам.
Справочник «Проекты» предназначен для хранения информации по проектам, которые ведутся в ИТ-отделе. Реквизиты справочника «Проекты» описаны в таблице9.
Таблица 9 — Состав реквизитов справочника «Проекты»
| Наименование реквизита | Тип реквизита | Описание |
| Код | Строка (5) | Код |
| Наименование | Строка (25) | Наименование |
| Описание | Строка (50) | Описание |
У справочника «Проекты» нет табличной части. Ссылки на элементы данного справочника выбираются в реквизитах документа «Задача», а так же присутствуют в регистре накопления «Выполнение».
Справочник «Категории» предназначен для хранения информации по категориям обрабатываемых задач. Реквизиты справочника описаны в таблице 10.
Таблица 10 — Состав реквизитов справочника «Категории»
| Наименование реквизита | Тип реквизита | Описание |
| Код | Строка (5) | Код |
| Наименование | Строка (25) | Наименование |
У справочника «Категории» нет табличной части. Справочник «Категории» не является иерархическим.
Справочник «Важности» предназначен для хранения информации о степенях важности обрабатываемых задач. Реквизиты справочника «Важности» описаны в таблице 11.
Таблица 11 — Состав реквизитов справочника «Важности»
| Наименование реквизита | Тип реквизита | Описание |
| Код | Строка (5) | Код |
| Наименование | Строка (25) | Наименование |
У справочника «Важности» нет табличной части.
Справочник «Пользователи» предназначен для хранения информации по исполнителям. Реквизиты справочника «Пользователи» описаны в таблице 12.
Таблица 12 — Состав реквизитов справочника «Пользователи»
| Наименование реквизита | Тип реквизита | Описание |
| Код | Строка (25) | Наименование пользователя |
| Наименование | Строка (50) | Полное наименование |
| Имеет Подчиненных | Булево | Имеет право редактировать задачи подчиненных |
У справочника «Пользователи» нет табличной части. Справочник «Пользователи» является иерархическим, что позволяет группировать его данные по логическим группам. Ссылки на элементы данного справочника используются в документе «Задача», а также в регистре накопления «Выполнение».
В программе автоматизации обработки задач ИТ-отдела присутствует документ «Задача». Структура документа представлена в приложении 3.
У документа «Задача» имеются табличные части; «Исполнители», «Контакты» и «Подзадачи».
Табличная часть «Исполнители» содержит список исполнителей задачи, процент от задачи для каждого исполнителя и даты ознакомления и исполнения. Реквизиты табличной части «Исполнители» представлены в таблице 13.
Таблица 13 — Состав реквизитов табличной части «Исполнители»
| Наименование реквизита | Тип реквизита | Описание |
| Исполнитель | СправочникСсылка.Пользователи | Исполнитель задачи |
| Процент | Число (5,2) | Процент выполнения задачи |
| Исполнено | Булево | Признак исполнения |
| ДатаИсполнения | Дата | Дата исполнения |
| Комментарий | Неограниченная строка | Комментарий |
| Ознакомлен | Булево | Признак ознакомления исполнителя с задачей |
| ДатаОзнакомления | Дата | Дата ознакомления |
Первоначальные данные по исполнителям заносит заказчик задачи. Исполнители выставляют признак ознакомления с задачей.
Табличная часть «Контакты» содержит список контактов по данной задаче. Реквизиты табличной части «Контакты» представлены в таблице 14.
Таблица 14 — Состав реквизитов табличной части «Контакты»
| Наименование реквизита | Тип реквизита | Описание |
| Контакт | СправочникСсылка.Контакты | Контакт |
| ТемаКонтакта | Строка (50) | Тема контакта |
Табличная часть «Подзадачи» содержит данные по подзадачам, которые необходимо выполнить для выполнения текущей задачи, т.е. табличная часть содержит ссылки на другие документы «Задача». Реквизиты табличной части «Подзадачи» представлены в таблице15.
Таблица 15 -Состав реквизитов табличной части «Подзадачи»
| Наименование реквизита | Тип реквизита | Описание |
| Подзадача | ДокументСсылка.Задача | Подзадача |
| Описание | Неограниченная строка | Описание |
Документ «Задача» при проведении производит движения регистра сведений «Продление» и регистра накопления «Выполнение».
Регистра сведений «Продление» содержит историю изменения даты окончания выполнения задачи. Реквизиты регистра сведений «Продление» представлены в таблице16.
Таблица 16 — Состав реквизитов регистра сведений «Продление»
| Наименование реквизита | Тип реквизита | Описание |
| Задача | Документ Ссылка.Задача | Измерение регистра, задача |
| Дата Окончания | Дата | Ресурс регистра, дата окончания задачи |
Регистр накопления «Выполнение» содержит количество (в часах) задач в разрезе автора, исполнителя, проекта и задачи. Реквизиты регистра накопления «Выполнение» представлены в таблице 17.
Таблица 17 — Состав реквизитов регистра накопления «Выполнение»
| Наименование реквизита | Тип реквизита | Описание |
| Автор | Справочник Ссылка.Пользователи | Измерение регистра, автор задачи |
| Исполнитель | Справочник Ссылка.Пользователи | Измерение регистра, исполнитель задачи |
| Проект | Справочник Ссылка.Проекты | Измерение регистра, проект по которому проходит задача |
| Задача | Документ Ссылка.Задача | Измерение регистра, документ «Задача» |
| Количество | Число (15,3) | Ресурс регистра, количество часов |