Разработка автоматизированной информационной системы специалиста по кадрам. Часть 2.

---

Страницы:   1   2   3   4   5   6

---

1.2. Описание экономической сущности исследуемых задач

На данный момент рассматриваемый процесс в ДП — калькуляция стоимости почтовых отправлений — прежде всего, позволит быстрее обработать поступающую информацию в отдел ООБДиП. Так как этот отдел не может самостоятельно выполнять данных процесс, он вынужден взаимодействовать с другими отделами, чтобы собрать необходимую информацию о весе для каждой посылки, что приводит к дополнительному затрату времени при сжатых сроках доставки.

При наличии этого процесса, отдел ООБДиП сможет беспрепятственно скалькулировать стоимость каждой посылки и что самое важное, вся необходимая информация будет сосредоточена в одном отделе, без необходимости запрашивания ее у других отделов.

К чему же это приведет? Явное усовершенствование — это сокращение времени на обработку информации. Ведь если одна и та же операция может быть рассчитана в два раза быстрее, то и объем работы возрастет. Выполняя в день по 30 заказов, имея в наличии разрабатываемый процесс, каждый сотрудник сможет увеличить данный показатель в два раза. То есть по 60 заказов в день. И ему не придется запрашивать необходимую информацию у других отделов, так как уже необходимая информации присутствует в базе.

Время — деньги, и для фирмы это очень важно. Чем больше она произведет, отправит, тем больший номинал приобретет. Обработка заказов, при наличии разрабатываемого процесса, будет происходить быстрее, достовернее и тщательнее, минимизируя время на согласование информации с другими отделами. При оформлении итогового отчета по заказу, он будет содержать всю необходимую информацию о статусе заказа, включая информацию о некорректных адресах, что не входят в расчет стоимости заказа.

В соответствии с этим фирма сможет увеличить поставки, тем самым заключая новые договора с новыми поставщиками, что в конечном итоге сможет увеличить прибыль фирмы. Чем качественнее выполнена работа, тем больше прибыль и доверие к фирме.

1.3. Постановка задачи на разработку ЭИС

Для того чтобы разрабатываемая программа удовлетворяла конечному результату необходимо описать требования к ее разработке.

Целью данного дипломного проекта является разработка ЭИС калькуляции стоимости почтовых отправлений ООО «ИНТЕР-ПОЧТА-СТОЛИЦА».

Основная цель внедрения такой программы — улучшение ряда экономических показателей, т.е. если в программе будет присутствовать функция калькуляции стоимости почтовых отправлений, то это значительно сократит время на обработку входящей информации и позволит быстрее произвести подсчет убытков, сокращение простоев товара на складе. А также минимизируется время обработки самого заказа. Что в свою очередь позволит фирме увеличить производительность, расширить поиск новых клиентов.

Разрабатываемая система призвана устранить следующие недостатки:

• отсутствие выполнения калькуляции стоимости почтовых отправлений в одной программе;
• отсутствие ожидания информации о стоимости заказа в зависимости от веса посылки;
• отсутствие частичной информации о заказе (без учета стоимости посылки и выявления некорректных адресов);
• отсутствие хранение информации о весе, типах, сроках доставки посылок в нескольких программах.

Разрабатываемая ЭИС обеспечит возможность выполнения функций:

• калькуляция стоимости заказов с учетом информации о статусе печатной продукции (неполных комплект, дальнее зарубежье, простые отправления);
• хранение информации о тарифах и наценках на посылку с учетом ее веса для калькуляции конечной суммы заказа;
• вывод на экран информации о заказе в целом, с расчетом стоимости, а также тех адресов, что были выявлены как некорректные или по дальнему зарубежью;
• просмотр готовой документации, а также возможность пользователю корректировать ее в режиме конструктора;
• хранение информации о заказе в одном месте, предоставляя быстрый доступ к ней;
• индексирование базы данных адресов чтобы не тратить время на ручное исправление адресов;
• печать готовой документации, отчета о стоимости посылок.

При разработке ЭИС будут учтены следующие требования:

• понятный пользовательский интерфейс и легкость обучения персонала;
• авторизация пользователей;
• формирование отчетных документов согласно требованиям предприятия и ГОСам Почты России;
• обеспечение централизованного накопления данных.

Качество проделанной работы также зависит от хорошей и правильной работы программы. Чем меньше программных ошибок, тем быстрее возможно выполнение поставленной задачи. И чем меньше сотрудник отвлекается на дополнительные работы по заказу, тем качественнее будет сделана его задача.

Создаваемая программа позволит минимизировать время обработки адресов и приведения их в стандартный вид. Позволит намного быстрее рассчитать расходы на доставку журналов и газет. С увеличением объема работы, увеличением числа обслуживаемых клиентов и выпуска продукции, программа позволит более точно, быстро и корректно обработать поступающие данные, увеличивая прибыть компании и уменьшая штрафы за невыполнение сроков доставки.

На выходе имеется готовый результат: корректно обработанные адреса по заказу, оформление документации на отправку груза, проставление указанного почтамта, выявление некорректных адресов с последующим согласованием, выявление почтовых отправление для дальнего зарубежья и подготовкой для них накладных, расходной документации. А также проставление цен на основе данных о весе заказанной продукции.

1.4. Анализ существующих разработок

На рынке присутствует множество программ, предназначенных для обработки почтовых отправлений. Вот пример нескольких из них, со схожим функционалом как и у разрабатываемой программы в данном ДП.

“WinPost”.

Программное обеспечение  “WinPost” обеспечивает функционирование автоматизированного рабочего места оператора почтовой связи и решение всего комплекса задач операционного дня.

В информационной системе ПКТ “WinPost” реализованы следующие функции:

• приём, вручение, досыл и возврат как внутренних, так и международных почтовых отправлений;
• приём различных платежей и осуществление выплат клиентам;
• приём как внутренних, так и международных переводов, выдача переводов клиентам;
• приём телеграмм;
• оформление подписки на периодические издания;
• проведение электронных платежей;
• проведение возвратных операций;
• формирование «электронной очереди»;
• продажа товаров.

Оплата услуг в ИС ПКТ “WinPost” может быть осуществлена:

• по наличному расчету;
• по безналичному расчету;
• в счет авансового платежа;
• с расчетной пластиковой карты.

Во время выполнения различных операций и по окончании смены ИС ПКТ “WinPost” предусматривает формирование и вывод на устройство печати различных форм фискальных и нефискальных документов.

«Партионная  Почта».

Пакет программ «ПАРТИОННАЯ ПОЧТА» является одним из элементов системы ОАСУ РПО. Пакет предназначен для приема, обработки и создания информации о регистрируемых почтовых отправлениях, обработки партионной почты, проверки корректности информации и тождественности информации и отправлений и другие операции.

Состав пакета программ:

1. РПО (регистрируемые почтовые отправления) — модуль позволяет производить операции с РПО: обмен информацией с базой ПРО РФ (экспорт/импорт); сбор информации; поиск почтовых отправлений и другие операции.
2. Ручной ввод информации об РПО — позволяет производить ввод данных об РПО за объекты почтовой связи, не имеющие возможность импортировать данные в электронном виде.
3. Предпочтовая подготовка партионных отправлений — позволяет формировать всю сопроводительную документацию к партионной почте. Функции программы: Формирование и/или редактирование информации о почтовых отправлениях в соответствии с требованиями почты (проверка на корректность почтового индекса и возможность доставки, проверка на соответствие виду и категории отправления, допустимому весу, наложенному платежу и т.д.). Формирование уникального почтового идентификатора для каждого регистрируемого почтового отправления в соответствии с требованиями почты. Автоматическая тарификация отправлений, включая комбинированную доставку. Формирование списка формы 103 в электронном виде в соответствии с требованиями почты. Печать сопроводительной документации к партионной почте: ф.103, ф.16, ф.117, ф.113, ф.116, ф.10, ярлык ф.7, печать на конвертах и т.п. Ведение базы данных по отправлениям с возможностью установления отметок о прохождении почты и иных технологических отметок. Импорт замечаний и ошибок обработки информации об отправлениях на объекте почтовой связи, а так же отображение результатов обработки в наглядной форме.

Так же в состав пакета программ входит ряд утилит:

1. Расположение базы данных.
2. Резервные копии.
3. Управление доступом.
4. Перенос данных.
5. Калькулятор тарифов.

ПК «СБСОФТ-ОПС» — Электронные дневники.

ПК «СБСОФТ-ОПС» позволяет расширить возможность формирования и представления в электронном виде данных отчетности ОПС.

Основные задачи модуля:

• реализация на уровне ОПС рабочего места начальника отделения связи и автоматизированного режима формирования данных отчетности, включая данные, получаемые от “WinPost”, и данные, вводимые в режиме «занемех»;
• формирование на уровне ОПС в автоматизированном режиме данных отчетности в полном объеме, предусмотренном регламентирующими документами ФГУП «Почта России»;
• передача данных отчетности из ОПС на Почтамт в автоматизированном режиме или на сменных носителях;
• обработка данных отчетности ОПС на Почтамте с формированием сводных данных по форме 130.

Реализованы следующие процессы:

• настройка строк дневника формы 130 и их привязка к услугам программного обеспечения “WinPost”;
• режим расчета сводных данных дневника формы-130;
• формирование отчетных форм, в соответствии с требованиями учетной политики предприятия ФГУП «Почта России»;
• формирование печатной формы отчетов с возможностью вывода на бумажный носитель и на экран для предварительного просмотра;
• формирование файла сводных данных по ОПС для передачи в Почтамт на сменных носителях или по каналам электронной связи;
• информационное сопряжение ПК «СБСОФТ-ОПС» с “WinPost”. Реализован режим закачки данных из БД ККТ в ПК и дополнительный ввод данные в режиме «ЗАНЕМЕХ». При этом автоматически отслеживаются остатки, лимита кассы.

ИС «Почтамт — Сортировочный узел».

Данный комплекс задач разработан в соответствии с приказом Генерального директора ФГУП «Почта России» №409 от 04.10.2004г. «О введении в действие Временного порядка обработки исходящих и транзитных почтовых отправлений и почтовых емкостей». ИС «Почтамт — Сортировочный узел» должен заменить программно-технологические комплексы АРМ СУ и АРМ «Заказная почта», которые ранее эксплуатировались на почтовой сети.

Функции ИС «Почтамт — Сортировочный узел».

В базовой версии 1.0.1.23 ИС «Почтамт — Сортировочный узел» реализованы следующие функции обработки почтовых отправлений и емкостей:

1. Регистрация принятых почтовых емкостей.
2. Формирование накладных ф.16 и ф.23 при заделке почтовых емкостей.
3. Формирование накладных на отправку в адрес ОПС сдачи, а также на участок данного сортировочного узла.
4. Формирование общей накладной ф.23-а и маршрутной накладной ф.24.
5. Формирование накладной на передачу почты по смене.
6. Нанесение на все формируемые накладные штрихкодовых идентификаторов в соответствии с РТМ 0008.01-03.
7. Формирование отчетных документов: ведомостей учета поступления и отправки почтовых отправлений и емкостей, учета обработанных РПО и сформированных емкостей, справки о сменном движении почты и т.п.

ИС «Почтамт — Почтовые отправления».

Программное обеспечение предназначено для создания системы сбора информации о регистрируемых почтовых отправлений.

ПО обеспечивает реализацию следующих функций:

• создание информации о регистрируемых почтовых отправлениях (п/о) на пересылку внутренних и международных почтовых отправлений, (осуществляя контроль тарификации платы за вес, уведомление, доставку ПО, проверку вложения по описи) за немеханизированные отделения связи;
• ввод данных о регистрируемых почтовых отправлениях за механизированные отделения связи;
• ввод данных с участка сортировки;
• ввод информации о входящих п/о из УФПС (ИВЦ ОАСУ РПО);
• ввод информации о внутренних посылках от корпоративных клиентов без проверки тарификации;
• формирование общего файла данных о регистрируемых почтовых отправлениях;
• получение итогов по регистрируемым почтовым отправлениям за заданный интервал времени или по ОПС текущего или предыдущего месяцев.

Как видно выше из описания, существует множество программ на рынке с уже готовыми функциями, подходящими для рассматриваемого предприятия в ДП, поэтому необходимо произвести сравнительный анализ и понять, насколько целесообразно разрабатывать новую программу для предприятия.

Ниже будет приведена небольшая таблица с кратким описание достоинств и недостатков существующих программ на рынке.

Таблица 1.1 — Сравнительная характеристика существующих программ на рынке

 

Как видно программы имеют одну общую черту — полную защиту данных. Но в остальном они многим различаются.

Программа “WinPost” кажется самой привлекательной для фирмы, но ее покупка и эксплуатация могут занимать много времени и дополнительного обучения. Помимо этого программа не обладает функциями редактирования и распечатки сопроводительной документации. Программа не имеет базы данных по адресам, и в ней нет функции автоматического распознавания корректности адресатов. Также она не способна произвести калькуляцию стоимости почтовых отправлений, и сложна в обучении.

Партионная почта — также довольно затратная. Но в ней есть функции редактирования и распечатки документации. Но также как и в предыдущей программе, в ней отсутствуют функции автоматизированного распознавания корректности адресатов и калькуляции стоимости почтовых отправлений.

ПК «СБСОФТ-ОПС» — Электронные дневники — выполняет больше функций, чем все предыдущие программы, но в ней не присутствует функция выявление адресов дальнего зарубежья, а также некорректных данных.

ИС «Почтамт — Сортировочный узел», ИС «Почтамт — Почтовые отправления» — являются дополнениями к какой либо из основных программ, используемых в почтовых фирмах, и они не могут в полной мере реализовать все возможности, необходимые в работе на почте.

В итоге можно прийти к выводу, что разработка новой программы, которая могла бы содержать в себе те требования, которые рассматриваются в ДП, являлась бы целесообразной.

 

РАЗДЕЛ 2. СПЕЦИАЛЬНЫЙ РАЗДЕЛ

2.1. Описание функциональных подсистем ЭИС

Одним из основных средств ЭИС является делимость на подсистемы, которые обеспечивают ряд достоинств:

• упрощение разработки и модернизации ЭИС в результате специализации групп проектировщиков по подсистемам;
• упрощение внедрения и поставки готовых подсистем в соответствии с очередностью работ;
• упрощение эксплуатации ЭИС вследствие специализации работников предметной области.

Обычно выделяют обеспечивающие и функциональные подсистемы, но в данном разделе обратим внимание именно на функциональные подсистемы.

Функциональные подсистемы ЭИС представляет собой комплекс экономических задач с высокой степенью информационных обменов (связей) между задачами.  Под задачей понимается процесс обработки информации с четко определенным множеством входной и выходной информации.

Функциональные подсистемы могут строиться по различным принципам, пример которых будет описан ниже.

По предметному принципу — с учетом предметной направленности использования рассматриваемого в ДП ЭИС выделяются подсистемы, которые соответствуют управлению отдельными ресурсами:

• управление общей информации о заказе;
• управление выявленных адресатов с некорректными данными и неполным комплектом;
• управление подсчета общей стоимости заказа;
• управление документации на оформление посылок дальнего зарубежья.

По функциональному принципу:

• планирование — функция, определяющая цель функционирования экономической системы на различные периоды времени (стратегическое, тактическое, оперативное планирование);
• регулирование (оперативное направление) — функция, осуществляющая регулирование всех процессов с целью исключения возникающих отклонений учетных данных;
• учет — функция, отображающая состояние объекта управления в результате выполнения процессов;
• анализ — функция, определяющая тенденции в работе экономической системы и резервы, которые учитываются при планировании на следующий временной период.

По проблемному принципу — этот принцип формирования подсистем отображает необходимость гибкого и оперативного принятия управленческих решений по отдельным проблемам, возникающим в результате обработки заказа. Такие подсистемы могут реализовываться в виде локальных ИС, импортирующих данные из корпоративной ИС, или в виде специальных подсистем в рамках корпоративной ЭИС.

По смешанному (предметно-функциональному) принципу — на практике чаще всего применяется смешанный предметно-функциональный подход, согласно которому построение функциональной структуры ЭИС — это ее разделение на подсистемы по характеру деятельности, которое должно соответствовать структуре объекта и системе управления, а также характеру выполняемых функций управления.

На основе приведенных данных возможно разработать решение поставленных задач функциональных подсистем. Для этого приведем небольшую таблицу для наглядного представления полученной информации.

Таблица 2.1 — Решение задач функциональных подсистем

 

2.2. Новая технология выполнения выбранной функции управления

Как ранее было описано в первом разделе ДП, в пункте 1.1.4, для отдела ООБДиП необходимо разработать новую программу, чтобы она включала в себя функцию калькуляции стоимости почтовых отправлений.

Мы уже выяснили, что программа, используемая в отделе в настоящее время, не включает в себя такую функцию и тем самым время на получение всей информации о посылке и ее стоимости увеличивается вдвое. На основе этих недостатков были построены структурно-функциональные диаграммы по методологии SADT(IDEF0), с помощью которых визуально можно определить какими недостатками обладает существующая программа и как разработка новой программы может устранить эти недостатки. А также дополнить выполнение работы новыми, более удобными функциями, открывая и расширяя возможности сотрудников в фирме.

Для анализа разрабатываемой технологии ниже будут приведены структурно-функциональные диаграммы по методологии SADT(IDEF0)

Прежде всего, необходимо определить точку зрения на модель. Единственным претендентом является сотрудник отдела ООБДиП, который является непосредственным пользователем разрабатываемой программы, соответственно его точка зрения является самой оптимальной для данного проекта, потому как он лучше всего ориентируется в области своей деятельности.

Границы же модели включают в себя деятельность отдела ООБДиП по вопросам калькуляции стоимости почтовых отправлений.

Взаимодействие системы с окружающей средой описывается в терминах, необходимых для нормального функционирования поставленной задачи:

Теперь, после описания контекстной диаграммы необходимо провести декомпозицию, для более подробного описания производимых функций в программе. Результаты такого разбиения будут представлены ниже на «Рисунке 2.2».

Итак, как видно из диаграммы, весь процесс калькуляции стоимости почтовых отправлений делится на:

1. Формирование заявки (создание заказа, ввод данных заказчика и сроки отправления посылок по адресам в присланной таблице).
2. Обработка баз данных (получение первичной информации от заказчиков для обработки информации в базе данных).

На данном этапе сотрудник получает все необходимые данные для начала обработки баз данных. Для этого эму необходимо обработать исходные данные и произвести индексирование адресов в базе данных, для последующего выявления некорректных адресов и адресов дальнего зарубежья, а также приведение информации в стандартный вид и предоставление предварительной документации для определения веса посылок. Сотрудник также должен знать сроки начала проведения работы и ее окончания, сколько адресов в базе данных, информацию о вложениях. На этом этапе информация о некорректных адресах сразу предоставляется другому отделу и не учитывается в формировании готовой отчетности. Распечатка документации в отдел ОС2 также не требует дополнительных расчетов.

После выполнения этих требований, можно приступать к следующему этапу.

3. Расчет стоимости заказов (подсчет стоимости каждой посылки, учитывая всю информацию о весе посылки).

На этом этапе при подсчете стоимости отправлений учитывается информация о неполном тираже. Вес для адресов дальнего зарубежья рассчитывается отдельно.

4. Формирование отчетности (распечатка готовой сопроводительной документации, для передачи ее на склад).

Стрелки входа: заказ, таблица Excel, информация о весе.

Стрелки выхода: отчет об общей стоимости каждого заказа, готовая сопроводительная документация, некорректные адреса, документация в ОС2.

Механизмы и управление: должностные инструкции, стандарты и ГОСы.

Ресурсы: сотрудник ООБДиП, офисная техника и ПК, ЭИС.

В результате дальнейшего разбиения функция обработки баз данных получает диаграмму декомпозиции, представленную на «Рисунке 2.3».

---

Страницы:   1   2   3   4   5   6

---