Разработка автоматизированной информационной системы специалиста по кадрам. Часть 3.

---

Страницы:   1   2   3   4   5   6

---

Процесс обработки баз данных делится на:

1. Индексирование (обработка исходных адресов для получения корректной информации).

Индексирование происходит с помощью разрабатываемой программы. На этом же этапе определяются некорректные, корректные адреса и адреса дальнего зарубежья. При этом на данном этапе возможно сразу же рассчитать общую стоимость заказа, если заказчик предоставляет информацию о весе.

2. Распечатка документации на развесовку.

Данный этап позволяет определить вес посылки, выявляя при этом информацию о ее типе, неполном тираже и отсутствию тиража на складе. А также разбивку.

Стрелки входа: заказ, таблица Excel, информация о весе.

Стрелки выхода: корректные адреса, некорректные адреса, развесовка, готовый вес, документация в ОС2.

Механизмы и управление: должностные инструкции, стандарты и ГОСы.

Ресурсы: сотрудник ООБДиП, офисная техника и ПК, ЭИС.

В результате дальнейшего разбиения функция формирование отчетности получает диаграмму декомпозиции, представленную на «Рисунке 2.4».

Процесс формирования отчетности делится на:

1. Распечатка сопроводительной документации Ф-103 для всех типов посылок (распечатка стандартных документов для отправки всех видов посылок по России).
2. Распечатка сопроводительной документации для посылок дальнего зарубежья (распечатка документов для отправки посылок дальнего зарубежья).
3. Распечатка этикеток (распечатка этикеток с корректными адресами и штрих-кодами).
4. Распечатка сопроводительной документации об общей стоимости каждого заказа (документы, включающие полную стоимость всех заказов с разными типами посылок после обработки заказа).

Стрелки входа: список готовых адресов, стоимость заказов.

Стрелки выхода: отчет об общей стоимости каждого заказа, готовая сопроводительная документация.

Механизмы и управление: должностные инструкции, стандарты и ГОСы.

Ресурсы: сотрудник ООБДиП, офисная техника и ПК, ЭИС.

В результате оптимизации время для обработки и калькуляции стоимости почтовых отправлений значительно уменьшится, что в свою очередь позволить увеличить поток новых заказов. С помощью новой программы возможно будет обработать входящую информацию более точно, для того чтобы не отправлять ее на согласование в другие отделы по несколько раз. Качество поставки также улучшится, потому что фирма сможет принимать вдвое больше заказов и заключать новые договора с новыми поставщиками. Соответственно подобная оптимизация поможет увеличить прибыть фирмы в целом.

Если следовать этой разработке, то функция отправки информации о посылках на согласование должна происходить единожды, и только после того, как будет получена информация о весе посылки и ее комплектации. Информации о весе также можно получить, не проходя этапа распечатки документации на развесовку. Но это возможно лишь в том случае, если заказчик заранее оговорит вес посылки, который должен быть неизменным, согласно его требованиям. В этом случае, используя новую программу, возможно будет произвести корректировку адресатов и сразу же произвести калькуляцию стоимости почтовых отправлений, с последующим формированием сопроводительной документации и отправки этой информации на согласование в отдел ПДО.  В успешном подтверждении отправленной информации, производится распечатка документации и этикеток, с передачей их в отдел ОС№2.

Как описывалось ранее, такой подход позволит быстрее и тщательнее собрать информацию о заказе, предоставляя ее в полном виде.

2.3. Описание обеспечивающих подсистем ЭИС

Теперь обратим свое внимание непосредственно на обеспечивающие подсистемы ЭИС. Обеспечивающие подсистемы ЭИС являются общими для всей ЭИС независимо от конкретных функциональных подсистем, в которых применяются те или иные виды обеспечения. Состав обеспечивающих подсистем не зависит от выбранной предметной области. В состав обеспечивающих подсистем входят следующие виды обеспечения:

1. Информационное — комплекс методов и средств по размещению и организации информации, включающий системы классификации и кодирования документов, показателей, информационной базы.
2. Техническое — комплекс технических средств, инструктивных материалов и персонала, который обслуживает технику.
3. Программное — совокупность программных средств для реализации задач управления с использованием вычислительной техники.
4. Правовое — совокупность правовых норм, регламентирующих создание и функционирование информационных систем (договор между заказчиком и разработчиком информационной системы и т.п.).
5. Лингвистическое — совокупность языковых средств, используемых на различных уровнях создания и обработки данных для человеко-машинного взаимодействия.
6. Организационное — совокупность методов и средств, позволяющих усовершенствовать организационную структуру объектов, разработать должностные инструкции, ориентированные на новые информационные технологии.
7. Математическое — совокупность математических моделей и алгоритмов для решения задач и обработки информации с применением вычислительной техники, а также комплекс средств и методов, позволяющих строить экономико-математические модели задач управления.

В состав МО входят:

• средства МО (средства моделирования типовых задач управления, методы многокритериальной оптимизации, математической статистики, теории массового обслуживания и др.);
• техническая документация (описание задач, алгоритмы решения задач, экономико-математические модели);
• методы выбора МО (методы определения типов задач, методы оценки вычислительной сложности алгоритмов, методы оценки достоверности результатов).

8. Эргономическое — совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования ИС и ИТ, предназначено для создания оптимальных условий высококачественной, высокоэффективной и безошибочной деятельности человека в ИТ, для ее быстрейшего освоения.

Обеспечивающие подсистемы выполняют собственно информационные процессы в системе и ответственны за их подготовку и организацию. Далее рассмотрим некоторые наиболее важные подсистемы разрабатываемой ЭИС.

2.3.1. Информационное обеспечение

Информационное обеспечение ИС включает в себя два комплекса:

• внемашинное информационное обеспечение;
• внутримашинное информационное обеспечение.

Информационное обеспечение ЭИС можно определить как совокупность единой системы классификации и кодирования, унифицированной системы документации и информационной базы.

Информационное обеспечение ЭИС должно отвечать следующим требованиям:

• формы 103 документации должны отвечать требованиям ГОС стандартов Почты России;
• должна быть обеспечена совместимость с информационным обеспечением систем, взаимодействующих с разрабатываемой системой;
• приведение адресатов в стандартный вид также должно отвечать требованию почтовых отправлений.

Организация хранения файлов в информационной базе должна отвечать следующим требованиям:

• целостность хранимой информации, т.е. обеспечение непротиворечивости данных при вводе информации в базы данных;
• полнота хранимой информации для решения экономических задач;
• разграничение прав доступа, т.е. определение для каждого пользователя доступных типов записей, полей, файлов и видов операций над ними.

2.3.1.1. Информационная модель и ее описание

На основании представленных бизнес-процессов и механизмов организационного обеспечения представляется возможным построить ER-диаграмму базы данных.

ER-модель представляет собой способ логического унифицированного представления данных некоторой предметной области. Она является  графической нотацией, основанной на блоках и соединяющих их линиях, с помощью которых можно описывать объекты и отношения между ними какой-либо другой модели данных.

Вся требуемая информация была разделена на несколько сущностей:

•      объект;
•      заказ;
•      статус заказа;
•      документация;
•      индексирование;
•      дом;
•      улица;
•      город;
•      поселение;
•    район;
•    область;
•    регион;
•    страна;
•    индекс.

Для каждой сущности был разработан определённый набор атрибутов.

Центральной сущностью серверной части информационной подсистемы является «Объект», которая включает в себя следующий набор атрибутов:

• заказ;
• индексирование;
• распечатка документации;

В разработанной базе данных были использованы исключительно связи типа один-ко-многим (1:М).

На основании представленных данных с использованием специальных средств (AllFusion Erwin Data Modeler by CA) возможно составить схему логического уровня базы данных («Рисунок 2.5»). Логическая модель данных является источником информации для последующего физического проектирования. Физическое проектирование базы данных предусматривает принятие решения о способах реализации модели на основе конкретной СУБД. Тип данных каждого столбца при переходе на физический уровень будет соответствовать типу данных, допустимому в конкретной СУБД.

2.3.1.2. Используемые классификаторы и система кодирования

В разработке любой ЭИС используется множество классификаторов различных типов. Но при анализе данного ДП было принято решение использовать иерархическую систему классификации.

Иерархическая система классификации строится следующим образом:

• исходное множество элементов составляет 0-й уровень и делится в зависимости от выбранного классификационного признака на классы (группировки), которые образуют 1-й уровень;
• каждый класс 1-го уровня в соответствии со своим, характерным для него классификационным признаком делится на подклассы, которые образуют 2-й уровень;
• каждый класс 2-го уровня аналогично делится на группы, которые образуют 3-й уровень и т.д.

Пример на «Рисунке 2.6»: иерархическая система классификации  видов посылок.

При разработке ЭИС калькуляции стоимости почтовых отправлений будет применена последовательная система кодирования.

Суть метода заключается в следующем: сначала записывается код старшей группировки 1-го уровня, затем код группировки 2-го уровня, затем код группировки 3-го уровня и т.д. В результате получается кодовая комбинация, каждый разряд которой содержит информацию о специфике выделенной группы на каждом уровне иерархической структуры.

Используя такой механизм, поддержание уникальности кодов будет происходить в автоматическом режиме, что существенно увеличит эффективность работы с базами данных и затратит меньше времени на ручную обработку.

Для большей наглядности выберем десятичную систему счисления — 10 арабских цифр. Анализ схемы показывает, что длина кода определяется 3 десятичными разрядами, а кодирование группировки на каждом уровне можно делать путем последовательной нумерации слева направо.

В общем виде код можно записать как ХХХ, где Х — значение десятичного разряда.

Рассмотрим структуру кода, начиная со старшего разряда:

1-й (старший) разряд выделен как «вид посылки» и имеет следующие значения: 1 — простые отправления; 2 — дальнее зарубежье;

2-й разряд выделен как «статус посылки» и имеет следующие значения: 1 — корректные адреса; 2 — некорректные адреса; 3 — неполный комплект; 4 — авиа отправки; 5 — железнодорожные отправки;

3-й разряд выделен как «тип посылки» и имеет следующие значения: 1 — ПП; 2 — ПБ; 3 — ЗП; 4 — ЗБ; 5 — ЗПУ; 6 — ЗБУ; 7 — БП; 8 — ЦП; 9 — ЦБ;

Принятая система кодирования позволяет легко расшифровать любой код группировки, например: 113 — простые отправления корректных адресов с заказными посылками;

Ниже приведена небольшая таблица системы кодирования некоторых значений.

Таблица 2.2 — Система кодирования

2.3.1.3. Нормативно-справочная и входная информация

Нормативно-справочная информация (НСИ) — это условно-постоянная часть всей корпоративной информации. В состав НСИ входят словари, справочники и классификаторы, данные из которых используются при формировании текущих документов. НСИ содержит стандарты, требования, положения, правила и прочие сведения, нормирующие и систематизирующие деятельность компании. В качестве данной информации в разрабатываемой ЭИС используются внутренние правила и документы компании. Справочниками являются: справочник заказчиков, статусов заказов, типов отправлений, типов клиентов и сотрудников.

Входная информация — это информация, поступающая в ЭИС извне и используемая как первичная информация для реализации экономических и расчетных функций. Входной информацией для разрабатываемой ЭИС являются сведения о: типе посылок, их весе, комплектации, оформляемых заказах, наличие или отсутствие тиража, данные о посылках на дальнее зарубежье. Данная информация заносится в информационную базу ЭИС администратором (оператором) обработки баз данных в ходе повседневной работы и обработки адресатов.

Данные представлены в виде файлов (в случае базы данных адресатов) или документов (информация о проставленном весе после развесовки).

Макет создания данных о заказе:

Макет импорта документа (базы):

Макет главного экрана:

2.3.1.4. Результатная информация

Результатная информация получается в процессе обработки первичной и нормативно-справочной информации и используется для выработки управленческих решений. Наиболее часто выходная информация оформляется в виде документов, отчетов.

Результатная информация в разработанной ЭИС подразделяется на несколько групп: распечатка предварительной развесовки, отчётность по стоимости каждой посылки и распечатка стандартной сопроводительной документации по всем типам посылок.

Макет этикеток:

Макет сопроводительной документации (развесовка):

Макет сопроводительной документации для ДЗ:

Макет сопроводительной документации об общей стоимости заказа:

Форма-103 для отправки обычных посылок на почтамты (форма общепринятая по ГОСТу для всех простых отправлений в почтовых службах):

2.3.2. Математическое обеспечение

Разработка математического обеспечения ЭИС включает комплектацию методов и алгоритмов решения функциональных задач.

Чем точнее математическое описание задачи, тем выше возможности компьютерной обработки данных и тем меньше степень участия человека в процессе ее решения. Это и определяет степень автоматизации задачи.

При разработке ЭИС калькуляции стоимости почтовых отправлений использовались следующие формулы:

1. Конечная формула расчёта калькуляции стоимости почтовых отправлений:

S = ∑TipPR + ∑TipDZ        (2.1)

где S — конечная стоимость заказа;

TipPR — сумма заказа с разным типом простых посылок;

TipDZ — сумма заказа с разным типом отправлений по дальнему зарубежью.

2. Формула для подсчета суммы разного типа простых отправлений:

∑TipPR = ∑ПП + ∑ПБ + ∑ЗП + ∑ЗБ + ∑ЗПУ + ∑ЗБУ + ∑БП + ∑ЦП + ∑ЦБ               (2.2)

где:

• ПП — простое письмо;
• ПБ — простая бандероль;
• ЗП — заказное письмо;
• ЗБ — заказная бандероль;
• ЗПУ — заказное письмо с уведомлением;
• ЗБУ — заказная бандероль с уведомлением;
• БП — бесценная посылка;
• ЦП — ценная посылка;
• ЦБ — ценная бандероль.

3. Формула для подсчета суммы каждого из типов простых отправлений:

∑ПП = Kol + Tip                 (2.3)

Где Kol — количество вложений в посылке;

Tip — тип посылок;

4. Формула для подсчета суммы типа отправлений для дальнего зарубежья:

∑TipDZ = ∑А + ∑Ж            (2.4)

где А — авиа отправки, Ж — железнодорожные отправки

5. Формула для подсчета суммы каждого из типов отправлений для дальнего зарубежья:

∑А = Kol + Tip                      (2.5)

где Kol — количество вложений в посылке;

Tip — тип посылок;

2.3.3. Техническое обеспечение

Для того чтобы начать разработку программы необходимо использовать хотя бы минимальные требования к ее созданию, а именно наличие персонального компьютера и принтера, так как помимо расчетной части, программа производит распечатку документации, что необходимо в правильной и корректной работе. При разработке программы придется работать с базами данных большую часть времени, поэтому ПО должно быть отлажено и иметь среднюю комплектацию. Требования к той комплектации будут описаны ниже в небольшой таблице.

Таблица 2.3  — Техническое обеспечение

 

Разрабатываемая программа должна подходить под стандарты современных операционных систем, потому как сейчас уже многие фирмы использую последние версии Windows систем. Помимо этого обязательно наличие таких редакторов как Microsoft Word, Excel, Access, Delphi (желательно версии 2007).

Поскольку персональный компьютер, принтер и рекомендуемое ПО уже имеются в наличие, затраты на их покупку не рассчитываются.

2.4. Экономические параметры разработки и внедрения ЭИС

2.4.1. Планирование и контроль выполнения работ

В современных технологиях проектирования и разработки программных средств предполагается поэтапное решение сопутствующих задач. С целью повышения эффективности проектирования ЭИС, то есть обеспечения качества проекта в нужный срок с наименьшими стоимостными и трудовыми затратами, необходимо разработать систему управления проектом.

Система управления проектами представляет собой организационно технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектом.

Система управления проектами содержит набор функциональных средств, которые помогают сотруднику планировать свой объем работы, временные, ресурсные и стоимостные оценки выполнения этой работы,  а затем,  в процессе выполнения, отслеживать ход работ и корректировать поставленные задачи.

Функциональных средства, реализующие взаимосвязанные методы, являются основой для информационных систем, которые моделируют комплекс работ и потребности в ресурсах. Эти методы используют оценки требуемых объемов работ, и позволяют сотруднику регулировать выполнение работ по времени,  стоимости,  составу работ, качеству и организационной структуре исполнения.

Основные преимущества использования информационной системы для управления проектами включают:

• централизованное хранение информации по графику работ,  ресурсам и стоимостям;
• возможности быстрого анализа влияния изменений в графике, ресурсном обеспечении и финансировании на план проекта.

Существует несколько способов формализованного представления выполняемой совокупности работ, применяемых для целей планирования и управления ими. Широкое распространение при построении моделей систем управления комплексом операций получили графические методы, как наиболее универсальные и дающие обозримую информацию о ходе работ, к основным из которых относятся метод построения линейного графика Гантта и метод, основанный на использовании теории графов  —  метод сетевого планирования и управления (СПУ).

Диаграмма Гантта,  или циклограмма  —   горизонтальная линейная диаграмма,  на которой работы проекта представляются протяженными во времени отрезками,  характеризующимися датами начала и окончания, задержками и возможно другими временными параметрами.

Проектирование и разработка программных продуктов, в том числе ЭИС — логически сложная, трудоемкая и длительная работа, требующая высокой квалификации участвующих в ней специалистов. Нередко проектирование системы выполняется на интуитивном уровне методами, включающими в себя элементы искусства, практический опыт, экспертные оценки и экспериментальные проверки функционирования самой ЭИС и ее отдельных модулей.

В процессе создания и эксплуатации ЭИС потребности и требования пользователей могут изменяться или уточняться, что усложняет разработку и сопровождение таких систем, требует их модернизации и развития.

В результате создается штатное расписание группы специалистов-разработчиков. К разработке ЭИС калькуляции стоимости почтовых отправлений  в фирме ООО «ИНТЕР-ПОЧТА-СТОЛИЦА»  привлечено 3 человека:

1. Руководитель дипломного проекта.
2. Руководитель фирмы.
3. Специалист-дипломник.

Ниже будет представлена небольшая таблица участия специалистов в разработке ЭИС. Помимо представленных задач, руководитель осуществляет контроль за ходом выполнения работ по проекту разработки ЭИС на всех ее этапах.

Таблица 2.4  —  Перечень работ

Теперь же представим еще одну таблица участия специалистов в разработке ЭИС, но с расчетом фактического участия в разработки программы.

Таблица 2.5  —  Перечень работ по факту

 

На основании сведений, представленных в «Таблице 2.4 и 2.5», видно, что имеются этапы разработки, на которых задействованы не все специалисты, что делает целесообразным использование повременного способа оплаты их труда на основании фактического количества отработанных дней.

Графическое представление сроков проведения этапов работ представлено на «Рисунке 2.14».

По результатам планирования срок выполнения работ по проектированию и разработке программного продукта  —  98 дней. Далее, на основании предполагаемой продолжительности этапов разработки ЭИС и состава задействованных на них исполнителей, будут определены прогнозируемые затраты на оплату труда привлеченных специалистов.

---

Страницы:   1   2   3   4   5   6

---