2.1. Документальное оформление товарных операций на предприятии ООО «Сладкая жизнь НН»
Слово «документ» происходит от латинского documentum — доказательство. Под термином «документ» следует понимать письменное доказательство, свидетельство. Записи в счетах бухгалтерского учета основываются исключительно на документах. Бухгалтерский документ является письменным подтверждением права совершения или действительного совершения хозяйственной операции.
Оформление хозяйственных операций документами называется документацией. При помощи документации производится сплошное отражение хозяйственных операций в момент и на месте их совершения. Таким образом, документация — это одна из отличительных особенностей бухгалтерского учета, в котором все записи производятся только на основании полноценных документов.
Все хозяйственные операции по движению запасов (поступление, перемещение, расходование) в соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» должны оформляться первичными учетными документами. Порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности регулируются действующими техническими условиями, условиями поставки, договорами купли-продажи и инструкциями о порядке приемки товаров народного потребления по количеству, качеству и комплектности.
В магазины и распределительные центра ООО “Сладкая жизнь НН” товары поступают от производственных предприятий, оптовых организаций, от фирм, ведущих внешнюю торговлю.
Движение товара от поставщика к заказчику оформляется товаросопроводительными документами, в ООО “Сладкая жизнь НН” принимается товар по следующим документам:
1) Товарная накладная или ТТН (товаротранспортная накладная).;
2) счет–фактура;
3) Справка к ттн(при поставке алкогольной продукции).
В ТТН/ТН поставщик обязательно должен указывать:
• номер Заказа Покупателя
• дату Заказа Покупателя,
• PLU — артикулы каждого вида Товара, присвоенные Покупателем
Товар с ТТН/ТН без указания номера заказа и/или без PLU не принимается.
После приема товара с помощью RF-терминала, поставщику выдается:
• Два экземпляра Акта приема-передачи Товара на склад с подписью, расшифровкой ФИО приемщика и круглой печатью. Акты подписывают у водителя (экспедитора) поставщика с расшифровкой его подписи.
• Два экземпляра ТН/ТТН со штампом, в которых указан номер и дата Акта приема-передачи товара на склад, подпись и ФИО приемщика. Штамп заверен круглой печатью магазина. Также проставляются подпись и расшифровка подписи водителя (экспедитора) поставщика.
В ттн вычерки не делаются, весь товар по количеству принимается согласно акту приема-передачи. Цены принимаются согласно спецификациидействующей на дату заказа.
Акт приема — передачи Товара на склад – документ, удостоверяющий фактический переход права собственности на Товар.
Предоставляется поставщику после приема товара с помощью RF-терминала, также электронная версия Акта приема-передачи товара на склад отправляется поставщику в электронной версии на адрес, указанный в Договоре поставки.
Возвраты от магазинов и РЦ оформляются следующими документами:
• Доверенность
• Возвратная накладная
Поставщику выдается:
• Акт возврата
• Счет — фактура
После поступления товара от поставщика на склад в магазине или РЦ, поставщик обязуется предоставить, в течение 5 дней, в бухгалтерию ООО “Сладкая жизнь НН” счет-фактуры, для оплаты товара.
Поставщик оформляет счет-фактуру на основании Акта приема-передачи Товара на склад, согласно действующему налоговому законодательству РФ.
В графе «Грузополучатель и его адрес» указывается — Индекс, адрес и название магазина/РЦ.
В графе «Покупатель», «Адрес» указывается наименование юридическое наименование Покупателя и его юридический адрес.
Так же поставщик моет предоставить консолидированную счет-фактуру.
Поставщик оформляет одну (консолидированную) счет-фактуру на основании данных всех Актов приема-передачи Товара на склад за истекший календарный день с учетом урегулированных Сторонами вопросов, если такие возникли при приемке Товара, с приложением перечня поставок по форме Приложения № 11 к
Договору поставки.
В графе «Грузополучатель и его адрес» и в графе «Покупатель», «Адрес» указывается наименование юридическое наименование Покупателя и его юридический адрес.
В отдельной графе перечисляются номера ТН/ТТН, к которым составлена счет фактура.
Так же c 2001 года ООО “Сладкая жизнь НН”, реализует ряд франчайзинговых проектов, добившись существенных успехов на этом рынке и став одним из ведущих франчайзеров в ритейле.
Что передается партнеру в рамках обратного франчайзинга:
• Право пользования товарными знаками и коммерческим обозначением
• Торговые технологии, ноу-хау компании, стандарты магазинов, единый ассортимент, единое ценообразование, промо акции и рекламная поддержка
• IT-технологии и продукты, а также поддержка их функционирования
• Поставки товаров с Распределительных Центров (РЦ) и от поставщиков X5 Retail Group
• Помощь в подборе персонала обучение персонала в учебном центре компании
• Сопровождение магазинов на этапе запуска и работы
При формировании первичных документов на франчайзинговые магазины в графе «Грузополучатель и его адрес» указывается юридической лицо франчайзингового магазина и фактический адрес (“Фирма Интеграл”), а в графе «Покупатель», «Адрес» указывается наименование юридическое наименование Покупателя и его юридический адрес ООО “Сладкая жизнь НН”.
Так же для удобства поставщиков существует единая бухгалтерия Сервисный Центр. Сервисный Центр – это центр финансового обслуживания X5 Retail Group N.V. Это специализированное подразделение Компании федерального значения, созданное с целью централизации бизнес-процессов по бухгалтерскому учету товародвижения и нетоварных операций, повышения качества и эффективности всего процесса бухгалтерской работы.
Полномасштабная работа по оптимизации процесса бухгалтерского учёта X5 Retail Group началась с февраля 2008 года.
Основная цель Сервисного Центра – стабилизировать и усовершенствовать процесс товарного и нетоварного учета, сократить количество ошибок и увеличить скорость работы по документообороту с коммерческими и некоммерческими контрагентами.
Задачи Сервисного центра – организовать и совершенствовать эффективное взаимодействие между всеми участниками процесса товародвижения и учёта нетоварных операций.
Сервисный Центр всегда задействован в актуальных проектах компании X5 Retail Group, среди последних можно назвать проекты «Омега» (SAP for Retail) и «Вега» (Финансы).
Повышение качества обслуживания партнеров X5 Retail Group является приоритетным направлением развития Сервисного Центра.
Единая бухгалтерия создана для того, что бы взаимодействие более понятным, простым и удобным, надежным во всех отношениях, одновременно обеспечив полное соответствие нашего документооборота действующему законодательству.
Правила документооборота с поставщиками компании.
Документальным подтверждением приемки Товара по количеству является оформленный Акт приема-передачи Товара на складе Покупателя, подписанный уполномоченными представителями Сторон, осуществляющими сдачу-приемку Товара, который является неотъемлемой частью сопровождающей поставку товара ТН/ТТН.
Для магазинов юр. лиц X5, перешедших на SAP, особенностью работы является то, что при приёмке товара на объектах X5 поставщикам выдаётся новая форма Акта, а именно, в столбцах «Цена/ед.вкл. НДС. Руб.», «ставка НДС, %», «Сумма НДС, руб.», Итого, руб.» вместо соответствующих цифровых значений стоит знак.
Цены на товар указаны в согласованном Сторонами Заказе и утверждены в Спецификации, подписанной с двух сторон по состоянию на момент отправки Заказа Поставщику.
Два документа: Акт приема-передачи и ТН/ТТН служат основанием для формирования счета-фактуры по ассортименту и количеству. Цена на товар в Счет — фактуре должна соответствовать Спецификации, действующей на момент отправки Заказа Поставщику.
Оригиналы Счета-фактур, направляются Поставщиком в Подразделения Покупателя, ведущие документальный учет товародвижения, по адресу: 603009 Россия, г. Нижний Новгород, проспект Гагарина, д. 37 «Сервисный центр Х5 Retail Group», в срок, предусмотренный действующим законодательством РФ, не позднее 5 дней со дня поставки.
Способы отправки документов: почта России или Экспресс-почта.
Оплата за Товар производится путем безналичного перечисления денежных средств на расчетный счет Поставщика. Датой исполнения Покупателем своих обязательств по оплате Товара считается дата списания денежных средств с корреспондентского счета банка Покупателя.
В случаях поставки импортных товаров Поставщик также обязуется направлять Покупателю информацию по форме Приложения № 10 к Договору поставки в электронном виде в формате Microsoft Excel по адресу электронной почты faktura_sc@x5.ru .
В Сервисном центре у Поставщика есть персональный бухгалтер по обработке счетов-фактур, с которым происходит взаимодействие по документообороту.
Каждый месяц все магазины обязаны сдать первичную документацию в единый архив.
Порядок архивации и передачи документов из магазинов
Для магазинов установлены два порядка передачи документов в архив (в зависимости от филиала). Все необходимые документы должны отправляться один раза в месяц не позднее установленных сроков.
Сроки сбора документов магазинами и передачи в Распределительный центр:
Сроки сбора документов Таблица 2
| Филиал | Сроки |
| Северо-Западный | 05-15 число |
| Южный | 03-10 число |
| Приволжский | 01-10 число |
| Средне-Волжский | 05-15 число |
| Уральский | 01-10 число |
| Екатеринбург | 05-15 число |
| Пермь | 05-15 число |
| Челябинск | 05-15 число |
| Центрально-Черноземный (только кассовые документы) | 05-15 число |
В соответствии со статьей17 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.
Пункт 1 статьти17 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает, что: «Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет»
Для этого в ООО “Сладкая Жизнь НН” создан единый архив для хранения первичной документации.
Передаче подлежат следующие документы:
• Акт приема передачи товара на складе покупателя (R) с прикрепленной ТН/ТТН поставщика;
• Возвратные документы (RTV, D);
• Документы внутреннего перемещения товара (TR, R);
• Счет-фактура магазина (SO);
• Товарная накладная (TRO);
• Кассовый отчет (Z-отчет, касса, приходные и расходные ордера, Км7, Км3, слип-чеки).
Порядок оформления первичных документов в магазине
1. В конце рабочего дня в программе необходимо сформировать и распечатать реестр по каждому типу документов за день.
2. Проверить передаваемые документы на соответствие реестру по количеству.
3. Поставить в реестре свою подпись и фамилию.
4. Документы и реестр по каждому типу должны быть либо скреплены либо находиться в одном файле. Документы должны быть подобраны строго в порядке, перечисленном в реестре.
5. Все документы необходимо складывать в коробки (например, из-под «Русского стандарта»).
6. На коробку прикрепляется опись с обязательным указанием следующих реквизитов:
— регион: Москва
— наименование юридического лица: например, ЗАО «ТД Перекресток»;
— наименование объекта: полное название магазина;
— дата, за которую передаются документы: за 18 февраля 2008г.
— ФИО, подпись, должность составителя описи, дата: опись составил директор магазина Иванова О.Ю. (подпись, дата).
7. Коробка с документами передается в Распределительный центр ежемесячно.
8. Документы внутреннего перемещения передаются строго не реже одного раза в месяц согласно срокам сбора документов магазинами. Реестр по документам внутреннего перемещения необходимо формировать за отчетный месяц, сортируя по возрастанию номеров.
9. При передаче документов водителю создается акт отправки документов.
Порядок хранения документов
Согласно статьей 13 Закона № 125-ФЗ организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности документов.
Статья 15 Закона № 125-ФЗ отмечает, что организации «обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов».
В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете говорится, что документы текущего отчетного периода «должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером» (п. 6.2. Положения). В установленные самой организацией сроки первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность подлежат передаче в архив организации.
Обработанные первичные документы текущего месяца должны комплектоваться в хронологическом порядке по признаку отношения к определенному учетному регистру и сопровождаться справкой для архива.
В соответствии с пунктом 6.4. Положения «Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка, с относящимися к ним документами, должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены».
Сохранность документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.
2.2. Бухгалтерский учет товарных операций на предприятии ООО «Сладкая жизнь НН»
Синтетические счета — счета дающие обобщенную информацию об объектах в стоимостном выражении.
Аналитические — счета детализирующие информацию синтетических счетов, на которых указывается не только в стоимостном выражении, но и в натуральном.
Так как основным видом деятельности организации является розничная реализация продуктов питания, бытовой техники, промтоваров, данный пункт будет рассмотрен в разрезе 3 статей:
— Учет приемки товара;
— Учет реализации товаров;
— Списание (потери).
1) Учет приемки товара
Особенностью учета товаров в ООО “Сладкая жизнь НН” является использование 15 счета «Заготовление и приобретение материальных ценностей». Это связанно с использование учетной программы используемой на предприятии. Так как при поступлении товара, как было сказано выше, счет-фактура не принимается, 60 счет “ Расчеты с поставщиками и подрядчиками ” возникает только при поступлении счет-фактуры и отражении ее в книге покупок.
Счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» предназначен для обобщения информации о заготовлении и приобретении материально-производственных запасов, относящихся к средствам в обороте.
В дебет счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» относится покупная стоимость материально-производственных запасов, по которым в организацию поступили расчетные документы поставщиков. При этом записи производятся в корреспонденции со счетами 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и т.п. в зависимости от того, откуда поступили те или иные ценности, и от характера расходов по заготовке и доставке материально-производственных запасов в организации.
В кредит счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» в корреспонденции со счетом 10 «Материалы» относится стоимость фактически поступивших в организацию и оприходованных материально-производственных запасов.
Сумма разницы в стоимости приобретенных материально-производственных запасов, исчисленной в фактической себестоимости приобретения (заготовления), и учетных ценах списывается со счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» на счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». Остаток по счету 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» на конец месяца показывает наличие материально-производственных запасов в пути.
Преимущество данного способа учета товаров состоит является сближение налогового учета с бухгалтерским. В связи с тем, что расчетные документы по всем услугам на покупку товаров поступают на фирму в разное время, это очень затрудняет их учет обычным способом. А при данном подходе главное – иметь на руках приходную накладную. Остальные затраты можно учитывать по мере поступления документов.
В ней наряду с экономией налогов важную роль играет единство бухгалтерского и налогового учета. К сожалению, поставить между ними знак равенства можно далеко не всегда. Но, например, учесть одинаково товары – вполне реально.
Цены, которые указаны в накладной, включаются в себестоимость товаров как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. Сложности создают прочие затраты по заготовке и доставке товаров. К ним относятся ввозные таможенные пошлины, транспортные расходы (если они не включены в цену приобретения товаров), комиссионные вознаграждения посредникам, страховка, проценты по кредитам банка или поставщика. Если сотрудник ездил за товарами в другой регион, то и его командировочные надо учесть в стоимости товаров.
В бухгалтерском учете подобные затраты включаются в фактическую себестоимость товаров. Таковы требования пунктов 5 и 6 Положения по ведению бухгалтерского учета «Учет товарно-материальных ценностей» ПБУ 5/01, утвержденного приказом Минфина от 9 июня 2001 г. № 44н.
Весьма распространено мнение, что в налоговом учете себестоимость товаров складывается точно так же. Ведь согласно пункту 2 статьи 254 Налогового кодекса, стоимость товарно-материальных ценностей определяется исходя из цен их приобретения. Она включает комиссионные вознаграждения, ввозные таможенные пошлины и сборы, расходы на транспортировку и иные затраты, связанные с их покупкой.
На самом деле это правило относится только к материалам и основным средствам. О том, как учитывать товары, сказано в подпункте 3 пункта 1 статьи 268 кодекса. Он разрешает уменьшать доходы от реализации товаров на стоимость их приобретения.
Порядок формирования этой стоимости определен статьей 320 Налогового кодекса. Но и здесь прямого определения ее вы не найдете. А вот расходы по хранению, обслуживанию и транспортировке товаров кодекс однозначно относит к издержкам обращения. Причем их покупная стоимость сюда не входит. Окончательно точку в этом вопросе поставило МНС. В письме от 5 сентября 2003 года № ВГ-6-02/945 чиновники еще раз уточнили, что для налогового учета покупная стоимость товаров равна контрактной (договорной) цене их приобретения.
Налоговый кодекс делит все затраты на прямые и косвенные. К первой группе относятся покупная стоимость товаров и расходы на их доставку до склада, если они не включены в цену покупки. Обратите внимание, что транспортные расходы списываются по среднему проценту пропорционально списанию товаров.
Помимо транспортных и внереализационных все остальные затраты в налоговом учете считаются косвенными и полностью относятся на расходы текущего месяца.
Избежать двойного стандарта в учете товаров можно, если по бухгалтерии тоже оценивать их в контрактных ценах. Для прочих расходов придется использовать балансовые счета 15 и 16.
В дебет счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» в этом случае списываются все расходы по приобретению товаров: стоимость по накладной, ввозные таможенные пошлины, транспортные расходы и прочие. Таким образом, будет сформирована фактическая себестоимость товаров в соответствии с ПБУ 5/01.
С кредита счета 15 стоимость по учетным (контрактным) ценам списывается в дебет счета 41 «Товары». При таком подходе и в бухгалтерском, и в налоговом учете они будут числиться в одинаковой оценке.
В бухучете при оприходовании товаров используются следующие проводки:
Дебет 41 Кредит 15 – оприходованы на склад товары по учетной (контрактной) цене;
Дебет 15 Кредит 60, 71, 76 – отражена фактическая себестоимость товаров на основании документов поставщика, транспортной организации, подотчетного лица, посредника, таможни и т. д.;
Дебет 19 Кредит 60, 71, 76 – принят к учету НДС по товарам, а также работам и услугам, связанным с их приобретением;
Дебет 16 Кредит 15 – списано превышение фактической себестоимости товаров над их учетной ценой;
Дебет 44 (90-2) Кредит 16 – списано отклонение в стоимости проданных товаров.
Если сальдо по счету 16 кредитовое, то оно списывается сторнировочной проводкой:
Дебет 44 (90-2) Кредит 16
В учете ООО “Сладкая жизнь НН” отражается следующим образом:
В октябре были оприходованны товары. По накладным поставщика их договорная стоимость составила 108 000 руб. (в том числе НДС – 18 000 руб.). Транспортная компания доставила товары за 12 000 руб. (включая НДС – 2000 руб.). В октябре реализовано товаров на сумму 120 000 руб. в учетных ценах.
В учете бухгалтер фирмы делает следующие проводки:
Таблица 3 Журнал регистрации хоз. фактов.
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Д-т | К-т | Сумма |
| 1 | приняты к учету товары по договорным ценам; | 41 | 15 | 90000 руб. |
| 2 | оприходованы товары в ценах поставщика | 15 | 60 | 90000 руб. |
| 3 | учтен НДС по оприходованным товарам; | 19 | 60 | 18000 руб. |
| 4 | получены транспортные услуги по доставке товаров | 15 | 76 | 10000 руб. |
| 5 | учтен НДС по транспортным услугам | 19 | 76 | 2000 руб. |
| 6 | отражено отклонение в стоимости товаров; | 16 | 15 | 10000 руб. |
| 7 | списана себестоимость проданных товаров. | 44 | 41 | 120000 руб. |
| 8 | списано отклонение в стоимости товаров. | 44 | 16 | 13846,15 руб. |
Преимущество данного способа учета товаров состоит не только в сближении налогового учета с бухгалтерским. В связи с тем, что расчетные документы по всем услугам на покупку товаров поступают на фирму в разное время, это очень затрудняет их учет обычным способом. А при данном подходе главное – иметь на руках приходную накладную. Остальные затраты можно учитывать по мере поступления документов.
2) Реализация товаров
Главной деятельностью организации является продажа товаров его конечному потребителю.
Реализация товаров — по общему правилу реализацией товаров, работ или услуг организацией или индивидуальным предпринимателем признается соответственно передача на возмездной основе (в том числе обмен товарами, работами или услугами) права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, возмездное оказание услуг одним лицом другому лицу, а в случаях, предусмотренных НК России, передача права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, оказание услуг одним лицом другому лицу — на безвозмездной основе.
Реализация товаров отражается по кредиту счета 90 «Продажи» в корреспонденции со счетом 41 «Товары». Расходы на приобретение, хранение и продажу товаров учитываются на счете 44 «Расходы на продажу».
По реализованным товарам списание торговой наценки (если учет ведется по продажным ценам) производится следующим образом:
Д 90-2 «Себестоимость продаж» К42 «Торговая наценка» (сторно) — сторнирована торговая наценка.
Пример:
Магазин приобрел для перепродажи 10 единиц продукции по цене 1180 тыс.руб. за штуку (в т.ч. НДС — 180 тыс. руб.) на сумму 11 800 тыс. руб..
Магазин установил наценку в 30% (в т.ч. НДС 18%) на единицу продукции. Сумма наценки на партию = 10 000 тыс.руб. * 30% = 3000 тыс. руб.
Таблица 4 Журнал регистрации хоз. фактов.
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Д-т | К-т | Сумма |
| 1 | оприходовано поступившее оборудование | 41 | 60 | 10 000 тыс. руб. |
| 2 | учтен «входящий» НДС | 19 | 60 | 1 180 тыс. руб. |
| 3 | отражена наценка на оборудование | 41 | 42 | 3000 тыс. руб |
Через некоторое время магазин реализовал купленные ранее компьютеры:
Таблица 5 Журнал регистрации хоз. фактов.
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Д-т | К-т | Сумма |
| 1 | учтена выручка за реализованное оборудование | 50 | 91-1 | 13 000 тыс. руб. |
| 2 | начислен НДС с продажи | 90-3 | 68 | 1800 тыс. руб. |
| 3 | списана стоимость реализованного оборудования | 90-2 | 41 | 13 000 тыс. руб. |
| 4 | списана торговая наценка | 90-2 | 41 | 3000 тыс. руб. |
Если товары используются для собственных нужд, то сначала отражается перемещение товаров проводкой Д 44 «Расходы на продажу» К 41 «Товары», потом торговая наценка сторнируется со счета 42 «Торговая наценка» в корреспонденции со счетом 44 «Расходы на продажу».
Возврат некачественного товара
Фирма может вернуть товар поставщику, отказавшись от договора купли-продажи, в одном из следующих случаев:
– товар поставлен не в том количестве, которое предусмотрено договором (ст. 466 ГК РФ);
– нарушены условия договора об ассортименте (ст. 468 ГК РФ);
– поставлен неукомплектованный товар, причем продавец в разумный срок не выполнил требований покупателя о доукомплектации товара (ст. 480 ГК РФ);
– поставлен некачественный товар, причем недостатки товара существенны, то есть не могут быть устранены или для этого нужны несоразмерные расходы, затраты времени и т. п. (ст. 475 ГК РФ).
Надо сказать, что в первых трех из перечисленных случаев возврат товара не является единственным выходом из ситуации. К примеру, получив продукцию не в том количестве, которое предусмотрено в договоре купли-продажи, фирма-покупатель может просто-напросто потребовать от поставщика допоставки. А если получен товар не того ассортимента – выставить поставщику требование заменить товар.
Возврат товара от покупателя.
Все случаи возвращения продукции можно разделить на два вида:
-возврат поставщику качественного товара по дополнительному соглашению;
-возврат некачественного товара из-за брака, некомплекта или иных причин, предусмотренных Гражданским кодексом РФ или договором поставки.
Возврат качественного товара.
Когда продавец не допустил никаких нарушений условий договора поставки, право собственности на товар переходит к покупателю. Соответственно возврат товара бывшему продавцу (например, при невозможности его дальнейшей продажи) следует рассматривать как его реализацию.
Проводки в бухгалтерском учете у бывшего покупателя.
Дебет 62 Кредит 90 субсчет «Выручка» возвращен поставщику нереализованный товар;
Дебет 90 субсчет «Себестоимость продаж» Кредит 41 списана фактическая себестоимость возвращенного товара;
Дебет 90 субсчет «Налог на добавленную стоимость» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС» начислен НДС;
Дебет 60 Кредит 62 кредиторская задолженность по оплате товара частично погашается зачетом задолженности поставщика.
Проводки в бухгалтерском учете у продавца.
Дебет 41 Кредит 60 оприходован товар;
Дебет 19 Кредит 60 выделен НДС;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 НДС к возмещению.
Возврат некачественного товара.
Если возврат товара осуществлен в течение одного налогового периода, тогда продавец корректирует счет 90 «Продажи».
Дебет 62, Кредит 90-1 сторнирована выручка от реализации товаров, возвращенных покупателем;
Дебет 90-2, Кредит 41 сторнирована себестоимость возвращенного товара;
Дебет 90-3, Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДС» сторнирована сумма НДС по возвращенному товару.
Если возврат товара осуществлен в календарном году, следующем за годом, в котором был получен товар, тогда в соответствии с пунктом 12 ПБУ 10/99 «Расходы организации» стоимость возвращаемого товара необходимо учитывать в составе прочих расходов как убыток по операциям прошлых лет, выявленный в отчетном году (на счете 91 «Прочие доходы и расходы»).
Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 76 отражен убыток прошлых лет, выявленный в отчетном году;
Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 68 субсчет «Расчеты с бюджетом» сторнирована сумма НДС, ранее начисленная при реализации некачественного товара;
Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 41 сторнирована ранее списанная себестоимость товара.
3) Списание (потери)
Сети магазинов ООО “Сладкая жизнь НН” являются очень крупными на территории Нижнего Новгорода, по этому тема списания актуальна да данном участке рассмотрения товародвижения. Зачастую товары не успевают раскупаться, в связи с этим истекает срок годности, очень часто покупателями, или продавцами магазинов просто напросто портится товарный вид, данные продукты не подлежат реализации. Такие случаи оформляются списанием товаров. Документально оформляется акт о списании товаров (форма «Торг-16»).
В соответствии с п.5 ст.5 Закона РФ от 07.02.92 N 2300-1 «О защите прав потребителей» продажа товара по истечении установленного срока годности, а также товара, на который должен быть установлен срок годности, но он не установлен, запрещается (см. также п.18 письма Комитета РФ по торговле от 17.03.94 N 1-314/32-9 «О примерных правилах работы предприятия розничной торговли и основных требованиях к работе мелкорозничной торговой сети»).
Товары с истекшим сроком реализации подлежат списанию на основании приказа руководителя предприятия с указанием причины списания. При этом оформляется акт о списании товаров, который подписывается членами комиссии, уполномоченной на это руководителем организации (форма N ТОРГ-16, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132). В случае необходимости акт составляется с участием представителя санитарного или иного надзора.
Расходы, связанные со списанием товаров в связи с истекшим сроком их реализации, могут быть отнесены к прочим операционным расходам, поскольку состав указанных расходов не является закрытым (п.11 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина РФ от 06.05.99 N 33н). Указанные расходы подлежат зачислению на счет 80 «Прибыли и убытки» — по старому Плану счетов или 91 «Прочие доходы и расходы» — по новому Плану счетов организации в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности) (пункты 15, 18 ПБУ 10/99).
Таким образом, бухгалтерией предприятия на основании акта о списании товаров, утвержденного руководителем, производятся следующие записи:
— при применении нового Плана счетов, утвержденного Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н):
1) Дебет 41 Кредит 42 — сторнируется (проводка красным) ранее начисленная торговая наценка по товарам с истекшим сроком реализации;
2) Дебет 91/2 «Прочие расходы» Кредит 41 — списана покупная стоимость товаров с истекшим сроком реализации;
3) Дебет 91/9 «Сальдо прочих доходов и расходов» Кредит 91/2 «Прочие расходы» — в конце месяца определено сальдо прочих доходов и расходов, соответствующее убытку от списания товаров с истекшим сроком реализации (при отсутствии прочих доходов);
4) Дебет 99 «Прибыли и убытки» Кредит 91/9 — сальдо прочих доходов и расходов за отчетный месяц списано на убытки.
Наиболее оптимальным способом списания испорченных товаров для цели минимизации налога на прибыль является списание в пределах норм естественной убыли. Это связано прежде всего с тем, что расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль и одновременно не возникает претензий к поставщику (транспортной компании. Данные операции отражаются на счетах бухгалтерского учета следующим образом:
Д 94 К 60 — отражена стоимость потерь в пределах норм естественной убыли;
Д 44 (16) К 94 — списана сумма потерь товаров в пределах норм естественной убыли.
Сумма сверхнормативных потерь складывается из покупной стоимости испорченных товаров с учетом НДС, а также приходящейся на них части транспортно-заготовительных расходов по данной поставке. Если обнаружен виновник пропажи (порчи) (например, поставщик или перевозчик), то сверхнормативные потери отражаются как его задолженность следующей проводкой:
Д 76-2 К 60 — отражена задолженность виновника сверхнормативной порчи товаров.
Если на основании решения суда организации отказано в возмещении сумм ущерба с поставщиков или перевозчиков, сумма, ранее учтенная на счете 76, списывается на счет 94:
Д 94 К 76-2 — списана сумма, не подлежащая взысканию с виновных лиц.
Если же причиной порчи товаров стали форс-мажорные обстоятельства, то стоимость испорченных товаров учитывается в составе убытков отчетного года, при этом делаются проводки:
Д 94 К 60 — отражена сумма потерь (недостачи, порчи) по причине форс-мажорных обстоятельств;
Д 91-2 К 94 — списан убыток от порчи товаров, возникшей в результате форс-мажорных обстоятельств.
При отражении факта порчи товаров в бухучете делаются следующие проводки:
Д 94 К 41 — отражена порча товаров;
Д 94 К 42 — сторнирована торговая наценка, приходящаяся на испорченный товар (если учет товаров ведется по продажным ценам).
Потери от порчи ценностей в пределах норм естественной убыли списываются проводкой:
Д 44 К 94 — списана стоимость испорченных товаров в пределах норм естественной убыли.
Порчу товаров сверх норм естественной убыли необходимо отнести на виновных лиц при этом в учете делается проводка:
Д 73 (76, 60) К 94 — отнесена на виновных лиц сумма потерь от порчи товаров сверх норм естественной убыли.
Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании суммы причиненного ущерба с них, то порчу товаров списывают на финансовые результаты организации, при этом сумму порчи относят к прочим расходам. Документом, которым можно подтвердить отсутствие виновных лиц, может быть, например, оправдательный приговор суда, постановление о приостановлении уголовного дела и т.д. В этом случае сумма убытка определяется исходя из стоимости испорченного товара по данным бухучета, и делается проводка:
Д 91-2 К 94 — списан убыток от порчи товаров в связи с отсутствием виновного лица (отказом во взыскании ущерба).
Если же причиной порчи товаров стали форс-мажорные обстоятельства, то стоимость испорченных товаров учитывается в составе убытков отчетного года по балансовой (учетной) стоимости. При этом делается проводка:
Д 91-2 К 94 — списан убыток от порчи товаров, возникшей в результате форс-мажорных обстоятельств.
2.3. Бухгалтерский учет инвентаризации товаров
Инвентаризация магазина (небольшого склада), также как и супермаркета, больших складов и иных промышленных объектов хозяйственной деятельности необходима для того, чтобы убедиться в том, что данные бухучета и бухотчетности в отношении имущества и обязательств данного объекта достоверны, не имеют ошибок и умышленных нарушений.
В ходе проведения инвентаризации товаров магазина или инвентаризации склада убеждаются и документально фиксируют наличие товаров, оценку их состояния.
Инвентаризация представляет собой регламентную операцию, которую всякий раз в обязательном порядке следует производить, если имущество магазина (склада) передается в аренду, выкупается или продается. А также когда эти объекты ликвидируются, реорганизуются, или в том случае, когда они подверглись воздействию стихийного воздействия, пожара или иных экстремальных событий.
Обычная практика проведения инвентаризации магазина наблюдается в случаях смены материально ответственных лиц, появления сигналов и обнаружении негативных фактов в отношении товаров, их хищения или порчи.
В понятие инвентаризация (inventarium по-латински опись имущества)
собственно и входит сверка фактического присутствия имущества (товара) на складе или в магазине, а также оценка некоторых показателей бухучета товаров, с последующим на основании проведения инвентаризации
уменьшением их стоимости (уценки) и пр.
Данные бухучета должны строго соответствовать фактическому состоянию дел и действительность этого удостоверяет комиссионная проверка, называемая инвентаризацией.
Кроме перечисленных обязательных инвентаризаций главный менеджер магазина (склада) может назначать дополнительно инвентаризации, как по завершении отчетного года, так и по определенному графику с конкретикой проверяемого перечня запасов.
Это может быть связано и с тем, что инвентаризация является инструментом и важным элементом учетной политики. Положение о том, что, формируя учетную политику, предприятие утверждает порядок выполнения инвентаризаций, четко прописано в статье 6 федерального закона №129 «О бухучете».
В магазинах и на складах при наличии большой номенклатуры товаров по инициативе руководителя могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии и проводиться выборочные проверки наличия и состояния материальных ценностей.
Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Обязательная инвентаризация проводится в следующих случаях:
— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
— в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
— при реорганизации или ликвидации организации;
— в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.
В магазинах ООО «Сладкая жизнь НН» инвентаризация проводится три или четыре раза в год, в зависимости формата магазина. Основными задачами инвентаризации товаров являются:
- выявление фактического наличия товаров;
- контроль за сохранностью товаров, путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;
- выявление товаров, потерявших свои первоначальные качества, залежавшихся и не нужных организации;
- проверка соблюдения правил и условий хранения товаров;
- при смене материально-ответственных лиц;
- проверка полноты отражения в учете.
Инвентаризация проводится в несколько этапов:
Первый этап– подготовительный.
– подготовка товаров к проведению инвентаризации;
–подготовка документов, необходимых для проведения инвентаризации;
– формирование списка сотрудников для проведения инвентаризации;
– определение сроков проведения и видов инвентаризуемых товаров;
В день, предшествующий инвентаризации, сотрудники магазина приводят в порядок товарные группы, подлежащие инвентаризации. Для сканирования ТСД товары должны иметь этикетки со штрих-кодом. В торговом зале и местах хранения производят расстановку товара по ассортименту. Директор магазина после снятия отчётов отделов о продажах создаёт в учётной программе документы «Инвентаризационная опись» отдельно по каждой группе или сводный. (Инвентаризационная опись по форме ИНВ-3 от 18 августа 1998г) За отделом, производящим инвентаризацию закрепляется опытный продавец или менеджер по группе товаров. Определяются сотрудники магазина, проводящие инвентаризацию. Директор магазина проверяет по базе данных, все ли приходно-расходные документы, касающиеся проверяемой товарной группы или конкретного товара закрыты.
Второй этап –выявление и проверка фактического наличия товаров, а также составление инвентаризационных описей.
Продавцам ставится задача посчитать количество единиц товара вручную или путем сканирования на ТСД. Сотрудник, работающий с учётной программой принимает информацию о товаре на ТСД или документ «Сверка наличия», заполненный вручную и вводит данные фактического остатка в учетную программу.
Во время инвентаризации все операции по приему и отпуску товаров по инвентаризуемой группе должны быть прекращены. Товары, фактически поступившие после начала инвентаризации, – оприходованы после даты инвентаризации.
Просчитанный товар, не подлежит продаже с момента начала его пересчета до особого разрешения директора магазина.
В ходе инвентаризации в учётной программе составляются документы «Инвентаризационная опись», в которые заносятся сведения о фактическом наличии и реальности остатков товаров. Документы «Инвентаризационная опись» являются первичными учетными документами для бухгалтерского учета. Поэтому задача сотрудников на этом этапе – наиболее полно и точно внести данные, а затем правильно и своевременно оформить материалы инвентаризации. Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки, так и с использованием средств компьютерной техники. В любом случае, в них не должно быть помарок и подчисток. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, количества и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку, после которой подписываются все материально ответственные лица отдела. Кроме того, в конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку товаров в их присутствии, об отсутствии претензий и принятии перечисленного в описи товара на ответственное хранение. Если инвентаризация имущества происходит в связи со сменой материально ответственных лиц, работник, принявший имущество, расписывается в получении, а работник, сдавший это имущество, – в его сдаче.
Третий этап– это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета:
Выявляются расхождения в учетной программе с фактическими остатками . Директор магазина совместно с сотрудниками, проводившими инвентаризацию определяются причины расхождений, при необходимости сверяется движение ТМЦ за период с момента предыдущей инвентаризации.
Четвертый этап – оформление результатов инвентаризации.
На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации. Лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности, материально ответственные лица привлекаются к материальной ответственности согласно коллективного договора о материальной ответственности.
Результат инвентаризации:
• 2 экз. – «Сверка наличия», с подсчетом количества товаров продавцами. При подсчёте с помощью ТСД (терминала сбора данных) документ не оформляется. Заверяется подписями сотрудников проводивших инвентаризацию. Оригинал – в бухгалтерию. Ксерокопия в магазин.
• 2 экз. – Итоговый документ «Инвентаризационная опись» с подписями материально ответственных лиц. Заверен подписями сотрудников проводившихинвентаризацию.
• 2 экз. – Документ «Списание ТМЦ». Прилагается к «Инвентаризационной описи» . Заверен подписями сотрудников проводивших инвентаризацию.
• 2 экз. – Документ «Оприходование ТМЦ». Прилагается к «Инвентаризационной описи» Заверен подписями сотрудников проводивших инвентаризацию.
• 2 экз. – Приложение: Реестр документов «Инвентаризационная опись», «Оприходование ТМЦ», «Списание ТМЦ». Составляется в случае полной инвентаризации.
Пятый этап – сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета
Выявленные суммы излишков и недостач ТМЦ в сличительных ведомостях указываются в количественном и стоимостном выражении по розничным ценам, сложившимся на дату инвентаризации. При составлении документов списания и ввода остатков ТМЦ необходимо учитывать пересортицу ТМЦ, а также суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Бухгалтерия учитывает разницу в стоимости товаров и взыскивает с материально ответственных лиц согласно договору о коллективной материальной ответственности.
Недостачи или излишки, выявленные в результате инвентаризации товаров, должны быть отражены в бухгалтерском учете организации отражаются следующим образом:
Таблица 5 Журнал регистрации недостач и излишков
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| Отражаем результаты инвентаризации | ||||
| 41 | 91.1 | Выявлены излишки товаров | Сумма излишков | Инвентаризационная опись по форме ИНВ-3 |
| Сличительная ведомость по форме ИНВ-19 | ||||
| Бухгалтерская справка-расчет | ||||
| 94 | 41 | Выявлены недостачи товаров | Сумма недостачи | Инвентаризационная опись по форме ИНВ-3 |
| Сличительная ведомость по форме ИНВ-19 | ||||
| Бухгалтерская справка-расчет | ||||
| Отражаем списание недостачи в пределах норм | ||||
| 96 | 94 | При наличии в организации резерва на списание нормируемых потерь | Сумма недостачи в пределах нормы | Бухгалтерская справка-расчет |
| 44 | 94 | При отсутствии в организации резерва на списание нормируемых потерь | Сумма недостачи в пределах нормы | Бухгалтерская справка-расчет |
| Отражаем списание недостачи в сверх норм за счет виновного лица | ||||
| 73.2 | 94 | Списание недостачи товаров за счет виновного лица в пределах балансовой стоимости недостающего имущества | Сумма недостачи сверх нормы в пределах балансовой стоимости недостающих товаров | Бухгалтерская справка-расчет |
| 73.2 | 91.1 | Если сумма взыскания с виновных лиц, больше балансовой стоимости недостающего имущества | Разница между балансовой стоимостью недостающих товаров и суммой взыскания | Бухгалтерская справка-расчет |
Таким образом, инвентаризация товаров — это проверка их наличия в натуральном виде. Целью инвентаризации является обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета.
Во второй главе «Бухгалтерский учет товарных операций в ООО «Сладкая жизнь НН»» определен порядок документооборота товарных операций, отражен синтетический и аналитический учет, применяемый в исследуемой организации. Рассмотрены практические навыки ведения бухгалтерского учета в ООО “Сладкая жизнь НН”.