Оценка и повышение эффективности менеджмента. Часть 3.

---

Страницы:   1   2   3

---

2.4 Разработка предложений по повышению эффективности менеджмента в ООО «Корк-с»

Современная система управления (менеджмента) предприятием должна быть простой и гибкой. Ее главным критерием является обеспечение эффективности и конкурентоспособности работы предприятия. Это особенно важно для предприятий малого и среднего бизнеса, где без соблюдения этих условий трудно рассчитывать на успех. При общей простоте организационно-управленческих структур средних и малых предприятий многие их них сталкиваются со сложными проблемами. Успех функционирования таких предприятий основывается не только на мастерстве и энтузиазме, но и на способности грамотно осуществлять управление предприятием с помощью созданной организационной структуры управления, форм и методов управления, основанных на стратегии предприимчивости.

Организационная структура предприятия как уже указывалось выше должна строится на определенных принципах. Их можно сформулировать в виде основных требований к организационной структуре:

Оптимальность. Структура управления признается оптимальной если между звеньями и ступенями управления на всех уровнях устанавливаются рациональные связи при наименьшем числе ступеней.

Оперативность. Суть данного требования состоит в том, чтобы все звенья структуры могли оперативно реагировать на принимаемые управленческие решения.

Надежность. Структура аппарата управления должна обеспечивать бесперебойность связей в системе управления.

Экономичность. Задача состоит в том, чтобы нужный эффект от управления достигался при минимальных затратах на управленческий аппарат.

Гибкость. Способность изменяться в соответствии с изменениями внешней среды.

Совершенство организационной структуры управления во многом зависит от того, насколько в ее построении соблюдались выше перечисленные требования.

Анализ качества и эффективности менеджмента на предприятии, проведенный с использованием двух групп показателей, позволил выявить некоторые недостатки:

Административная структура управления является действенной, но малоэффективной. Эффективным признается такое управление, при котором производственное предприятие способно увеличивать товарооборот сохраняя при этом неизменный уровень затрат (издержек обращения), либо при неизменном объеме товарооборота сокращать количество затрат.

Анализируя организационную структуру, были сделаны выводы о нецелесообразности числа звеньев управления; в организационной структуре отсутствует четкое обособление ее составных частей; выявлено дублирование подчиненности отдельных элементов организационной структуры. Для преодоления недостатков в структуре управления в целях повышения ее эффективности предлагается следующее:

сформировать рациональную организационную структуру, исключающую дублирование функциональных обязанностей. Для этого следует четко регламентировать труд управленческого персонала на основе разработки должностных инструкций.

Для небольшого предприятия вопрос распределения функциональных обязанностей между должностями является наиболее сложным. Так как на анализируемом предприятии выявлены недостатки в этом важном вопросе организации управления предлагается разработать должностные инструкции в соответствии с современными требованиями менеджмента с учетом специфики производственного предприятия. Должностная инструкция может стать действенным инструментом управления, с ее помощью модно улучшить и облегчить работу руководителя и она может стать основой при оценке качества и эффективности труда как основного персонала, так и менеджеров различного уровня. Правильно составленная должностная инструкция содержит детализированные ответы на вопросы:

• как называется должность:
• каковы задачи должности — функциональное предназначение должности на предприятии;
• каковы требования к должности с точки зрения образования, профессионального опыта, навыков и знаний;
• кому подчиняется сотрудник данной должности или кем он руководит;
• каковы конкретные функциональные обязанности должности;
• каковы права сотрудника на данной должности;
• какова ответственность сотрудника;
• каковы критерии оценки эффективности деятельности сотрудника.

Примерное распределение функциональных обязанностей менеджеров производственного предприятия:

Генеральный директор

• стратегическое планирование деятельности и развития предприятия;
• организация производства для достижения ключевых показателей эффективности;
• вопросы развития производства;
• вопросы финансирования;
• общее руководство предприятием.

Управляющий производственным процессом

• оперативное управление магазином;
• организация работы для достижения поставленных плановых показателей эффективности;
• техническое обеспечение работы (производственное оборудование, ремонт помещений и т.д.);
• анализ эффективности работы предприятия;
• работа с поставщиками;
• планирование закупок и организация работы для осуществления
• закупочной деятельности;
• планирование и анализ тенденций продаж;
• работа с персоналом.

Администратор производственного помещения:

• составление плана и контроль выполнения продаж по группам товаров;
• проведение рекламно-информационных акций для стимулирования продаж;
• обеспечение достижения предприятием установленных показателей эффективности, прежде всего, товарооборота, соблюдения ассортиментной и ценовой политики и др.;
• контроль работы продавцов;
• контроль ассортимента, наличия товаров, проведение инвентаризаций,
• контроль наличия необходимых документов производственного предприятия, продавцов и сертификатов товаров;
• контроль сроков реализации товаров

Главный бухгалтер предприятия осуществляет управление финансами, и функциональные обязанности здесь четко определены.

Заведующий складом.

• оптимизация процесса товародвижения;
• оценка целесообразности заказов, ведение статистики продаж;
• прием и оприходование товаров от поставщиков;
• хранение и выдача товаров для выдачи в магазин;
• возврат товара из магазина по объективным причинам и согласовании с администратором производственного помещения;
• возврат товара поставщикам (на тех же основаниях);
• списание товара.

Четкое распределение функциональных обязанностей позволит избежать дублирования и, если предусмотреть в их составе определенные виды отчетности, то высшее руководство предприятия получит наиболее полную информацию о состоянии производственного процесса и повысить качество и эффективность менеджмента.

Кроме того, сокращение численности функциональных менеджеров и распределение полномочий позволит повысить экономичность управления.

В частности, предлагается сократить должности менеджера по закупкам, т.к. управление этими процессами в деятельности предприятия и принятие соответствующих решений относится к полномочиям управляющего.

Повышение качества и эффективности современного менеджмента может быть обеспечено также стимулированием труда персонала предприятия (мотивацией) На крупных и некоторых средних предприятиях мотивация рассматривается как одна из основных функций управленческой деятельности для побуждения работников к действиям, направленных на достижение цели организации через личную заинтересованность. Малые предприятия практически не уделяют внимания стимулированию трудовой деятельности персонала. Не создают фонд премирования и поощрения по результатам труда, поэтому предприятию рекомендуется проводить оценку качества труда персонала и по полученным результатам разработать систему награждений и поощрений работников. Это позволит повысить личную заинтересованность персонала в повышении качества и результативности труда.

Для оценки качества и эффективности менеджмента предприятию предложена система, которая может быть построена с использованием следующих критериев:

1. Планирование:

установка целей и стратегических задач;

детализация производственной деятельности;

планирование ресурсов.

2. Организация:

формирование рациональной организационной структуры;

распределение полномочий и установление зон ответственности;

выполнение основного производственного процесса;

обеспечение эффективности производства на основе создания новых ценностей для клиентов.

3. Мотивация:

формирование корпоративной культуры;

создание условий для профессионального развития персонала;

определение уровня потребностей персонала (и каждого работника).

4. Контроль:

формирование системы критериев оценки полученных результатов;

рациональное использование ресурсов;

обеспечение соответствия полученных результатов установленным целям.

5. Координация:

установление внутренних взаимосвязей;

текущий анализ отклонений, пересмотр и корректировка планов;

формирование информационного менеджмента.

Постоянный анализ управленческой деятельности на основе выше предложенных критериев позволит руководству предприятия обеспечить эффективность и действенность.

Так как в результате оценки эффективности менеджмента в ООО «Корк-с» были выявлены некоторые недостатки в системе управления, то существует необходимость разработки мероприятий по повышению эффективности менеджмента.

В соответствии с выделенными недостатками можно предложить следующие меры по повышению эффективности управления на предприятии:

— создание эффективной информационной системы;

— разработка дополнительных мотиваций персонала;

— совершенствование организационной структуры управления.

1 Создание эффективной информационной системы

Информированность сотрудников и свободное распространение информации являются важнейшими составляющими эффективной деятельности предприятия.

Так как в ООО «Корк-с» система коммуникаций характеризуется низкой эффективностью, то для ее повышения можно разработать мероприятия по следующим направлениям:

– улучшение информированности персонала о политике руководства. Особое значение для сотрудников имеет информация о социальных гарантиях, служебных продвижениях и вакансиях, системе вознаграждения и уровне оплаты труда;

– обеспечение эффективной обратной связи. Предприятию необходимо осуществлять систематическое общение высшего руководства с менеджерами и работниками, формируя у последних чувство ответственности и причастности к принятию решений;

– оглашение действующих правовых норм и инструкций (разъяснительная работа, благодаря которой сотрудники получают информацию о системе правового регулирования и законодательства, действующих на предприятии).

К конкретным мероприятиям по созданию эффективной информационной системы в ООО «Корк-с» относятся следующие действия:

• Организация выпуска небольших информационных листов, содержащих информацию о текущей деятельности предприятия, а также новости о каких-либо изменениях в компании. Для новых сотрудников можно выпускать специальную информационную литературу, которая будет содержать описание истории компании, основных направлений ее деятельности, структуры управления и функций менеджмента.
• Создание ящиков для предложений и замечаний для того, чтобы сотрудники могли активно высказывать свои пожелания по совершенствованию работы, услуг, технологии и т.д.
• Внедрение метода «открытых дверей». Суть этого метода заключается в том, все сотрудники предприятия могут беспрепятственно общаться с руководителями, открыто высказывая при этом свои идеи, предложения и замечания по поводу любого элемента деятельности организации. Это способствует осознанию сотрудниками своей значимости для руководства, и как следствие, формированию благоприятной, дружеской обстановки в коллективе.
• Организация возможности доступа сотрудников предприятия к информационным базам данных, отчетам и иным материалам, связанных с деятельностью фирмы в различных областях, для повышения уровня информированности.
• Частая организация совместных мероприятий для персонала (празднование дней рождения). Это приводит к сближению коллектива, созданию благоприятной психологической атмосферы, что оказывает положительный эффект на результатах деятельности организации.

2 Разработка дополнительных мотиваций персонала

Как было отмечено выше, для сотрудников ООО «Корк-с» не хватает материальных (экономических) стимулов. Поэтому предлагается добавить в систему мотиваций следующие изменения:

• Разработать четкую систему премий и надбавок к заработной плате. Помимо заработной платы на предприятии должны быть денежные выплаты (премии) по результатам работы или специальные индивидуальные вознаграждения в качестве признания ценности того или иного сотрудника, например, за сверхурочные часы работы, за перевыполнение производственного плана, повышение квалификации и т.д. Для этого руководству фирмы необходимо разработать «Приложение о премировании», которое будет оформлено как отдельный документ или в качестве дополнения к трудовому договору. В этом документе указываются категории сотрудников, которые будут получать премии, виды выплат, условия, источники, цели и другие критерии определения размера поощрения.
• Разработать систему бонусов и дополнительных выплат. Бонусы и дополнительные выплаты могут осуществляться за стаж работы, получение дополнительной квалификации, в качестве компенсации расходов, прямо или косвенно связанных с предприятием и т.д.
• Разработать систему подарков. Подарки сотрудникам за какие-либо заслуги или по случаю праздников, а может быть просто так являются отличной мотивацией к эффективной работе, так как работники чувствуют себя значимыми, нужными организации, видят, что руководство заботиться о них.
• Создать систему бесплатных обедов и доставки работников вечерней смены автотранспортом предприятия. Данные предложения в значительной степени должны повлиять на результативность деятельности предприятия, так как сотрудники будут стремиться хорошо, работать в компании, которая способствует созданию благоприятных и комфортных условий для труда и отдыха.

3 Совершенствование организационной структуры управления

Линейно-функциональная структура управления, которая существует в ООО «Корк-с» является устаревшей, так как рынок постоянно развивается, предприятие привлекает новых потребителей, ищет пути для увеличения номенклатуры выпуска товаров. Поэтому необходимо внести изменения в существующую организационную структуру управления.

Наиболее рациональной на данном этапе развития предприятия будет организационная структура управления, сформированная по региональному принципу, смотрите рисунок Ж.1 Приложения Ж.

Преимущества данной структуры заключаются в том, что все функции предприятия будут ориентированы на определенный регион (рынок); все разрабатываемые программы исследования, продажи и сервиса, контроля за продвижением продукции будут привязаны к местным условиям.

Рассчитать экономическую эффективность предложенных мероприятий довольно сложно, но социальные преимущества таких мероприятий бесспорны: благодаря созданию информационной системы на предприятии повысится уровень информированности сотрудников, появятся предпосылки для формирования благоприятной психологической обстановки в коллективе, а также для активного развития инновационной деятельности в организации. Будут преодолены психологические барьеры между руководителями и подчиненными, благодаря чему повысится эффективность управления человеческими ресурсами на предприятии.

Разработка системы мотиваций позволит не только повысить эффективность управления и общую результативность деятельности, но и улучшить условия труда и отдыха на предприятии, повысить уверенность каждого отдельного сотрудника в своей значимости для фирмы, создать хорошие взаимоотношения между менеджерами и подчиненными.

Изменение организационной структуры управления по региональному признаку позволит предприятию ориентироваться на постоянно меняющиеся условия рынка, а также определять политику фирмы в зависимости от конкретного рынка и региона, что дает большие маркетинговые преимущества.

Расчет эффективности предлагаемых мероприятий по совершенствованию методов управления

Для оценки усовершенствованной системы управления предприятием ООО “Корс-с” была использована методика «результативность-эффективность». Далее представлен отчет о применении данной методики.

Проверка на результативность заключается в том, чтобы оценить, достигнуты ли цели, поставленные перед внедрением обновленной и расширенной системы. Проведенное исследование существующей системы управления на предприятии ООО “Корс-с” позволило выявить основные проблемы и, в соответствие с ними, определить цели совершенствования. Первая цель — повысить эффективность системы управления применительно к достижению целей предприятия (экономическая эффективность). Вторая цель – достигнуть более высокой удовлетворенности менеджеров существующими механизмами стимулирования (социальная эффективность).

Начнем со второй цели. Чтобы выяснить, достигнута ли она, вновь было проведено анкетирование по уже использовавшейся на этапе исследования методике. Цель вне всяких сомнений была достигнута: удовлетворенность персонала подразделения продаж выросла на 24,7 %.

Учитывая полученный результат, вернемся к первой цели, для определения степени достижения которой, была проанализирована динамика основных показателей работы ООО «Корк-с». Смотрите таблицу 1 приложения Л.

По данным таблицы можно сделать следующий вывод: за период, отведенный на апробацию разработанного и внедренного проекта мероприятий по совершенствованию управления предприятием, абсолютно все показатели продемонстрировали весьма неплохой рост.

Но было бы некорректно ограничиться только радостной констатацией факта, что все поставленные цели достигнуты. Хотя, на первый взгляд, показатели внушают небывалый оптимизм. Достижение любой цели имеет свою стоимость. Эффективностью как раз и является отношение полученного результата к затраченным усилиям.

Повышение показателя удовлетворенности персонала на 24,7 % стало причиной роста всех показателей работы отдела. Основным из них была определена прибыль от продаж, которая увеличилась на 57%, а в денежном выражении на 285 тысяч рублей – ведь именно на получение прибыли (краткосрочной или долгосрочной) в конечном итоге направлена любая коммерческая деятельность, несмотря на то, что в последнее время наметилась повальная тенденция прикрывать эту цель разными красиво звучащими лозунгами про ориентацию на клиента как самоцель.

По данным, предоставленным бухгалтерией ООО «Корк-с», общая сумма затрат на претворение в жизнь предложенного проекта мероприятий по совершенствованию управления составила 254 789,00 рублей. Рассчитаем эффективность, разделив полученную прибыль 285 000 рублей на 254 789,00 рублей — общую сумму затрат.

Именно это число, равное 1,12, и будет являться показателем эффективности предложенного проекта мероприятий по совершенствованию управления предприятием.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что разработанная на основе проведенного диагностирующего исследования программа по совершенствованию системы управления ООО «Корк-с», была успешно реализована на предприятии в период с 01.11.2012 по 01.03.2013 гг. Эффективность проекта составила 12 копеек прибыли на каждый вложенный рубль, то есть эффект от внедрения = 12 %.

Предложенные мероприятия будут также учтены на предприятии и в дальнейшей работе по регулярной актуализации системы управления. Таким образом, цель и задачи, поставленные в настоящей дипломной работе, достигнуты.

Заключение

Таким образом, эффективность управления – сложная экономическая категория, изучение которой предполагает учет различных факторов, прямо или косвенно влияющих на управленческий процесс. Эффективность менеджмента зависит от профессионализма и личных качеств руководителя, от обеспеченности предприятия ресурсами, системы коммуникаций на предприятии, организационной структуры управления, системы подбора персонала и много другого.

В общем виде эффективность менеджмента предполагает результативность управленческой деятельности (сопоставление потребленных ресурсов с полученными результатами). Но определение результатов управленческой деятельности – одна из основных проблем, которые возникают при оценке управления.

В результате исследования критериев и методов оценки эффективности управления было выяснено, что пока не существует единой системы такой оценки. Эффективность менеджмента можно анализировать, используя экономические и социальные критерии, общие и частные показатели эффективности. Важно при этом учитывать состав затрат на управление и показатели прибыли и рентабельности предприятия. Более достоверная оценка эффективности менеджмента может быть получена только совокупностью различных показателей, учитывающих влияние различных факторов и рассчитанных за несколько лет работы организации для анализа их динамики. Каждое предприятие самостоятельно решает вопрос о выборе методов оценки эффективности управленческой деятельности.

Были рассмотрены различные пути повышения эффективности менеджмента с учетом всех элементов деятельности предприятия. Они, направлены в основном на усовершенствование профессионализма, уровня квалификации, личных и деловых качеств самого руководителя или на изменение стратегии предприятия, ее организационной структуры, технологий производства, условий труда и отдыха, коммуникационные процессы и т.д. Предприятие также самостоятельно выбирает пути и методы повышения эффективности менеджмента, исходя из специфики своей деятельности, сложившейся организационной структуры управления, экономических и социальных результатов деятельности, финансовых ресурсов и многого другого.

В работе была проанализирована деятельность ООО «Корк-с» за 2011-2013 гг. Предприятие уже много лет занимается выпуском швейных изделий, имеет сложившийся рынок потребителей, поставщиков, сотрудничает как с российскими, так и иностранными партнерами. Особенность деятельности данной организации заключается в том, что она занимается производством форменной и специальной одежды. Данная продукция не относится к товарам широкого потребления и ее продажа осуществляется только по заказам.

В результате анализа основных организационно-экономических показателей деятельности предприятия было выяснено, что 2011 год характеризуется более высокими показателями, чем 2012 и 2013 года. В 2012 году показатели сильно уменьшились, в том числе величина основных и оборотных средств предприятия, выпуск продукции, а также среднесписочная численность работников. В 2013 году предприятие вновь начало набирать обороты своей деятельности, немного увеличив показатели. Основной проблемой организации является превышение себестоимости продукции над выручкой от ее реализации в течение нескольких лет. Ее необходимо устранить, выработав определенную стратегию безубыточного производства, что требует грамотных менеджерских решений.

Оценка эффективности управления в ООО «Корк-с» была произведена с учетом экономической и социальной эффективности. Расчет количественных показателей на основе затрат предприятия на управленческую деятельность и прибыльности деятельности показал, что с 2011 по 2013 года наблюдается динамика роста этих показателей, то есть эффективность менеджмента в 2013 году самая высокая.

Также были рассмотрены основные аспекты деятельности предприятия, по которым оценивается социальная эффективность управления. «Слабыми местами» оказались плохая организация коммуникационных связей на предприятии, отсутствие инновационной деятельности, неполная система мотиваций сотрудников, а также устаревшая организационная структура управления.

Среди преимуществ, положительно влияющих на эффективность управления можно отметить профессионализм и квалифицированность менеджеров, хорошую систему подбора персонала, благодаря которой структура штата работников состоит из большого количества высококвалифицированных специалистов.

Комплексный анализ всех показателей ООО «Корк-с» показал, что предприятию необходимо повышать эффективность менеджмента.

Мероприятия по усовершенствованию управленческой деятельности в организации и пути повышения эффективности менеджмента были предложены, исходя из выявленных недостатков в системе управления.

Предложение по организации эффективной информационной системы направлено на развитие коммуникаций на предприятии, преодоление психологических барьеров между руководителями и подчиненными, установлению благоприятных, дружеских отношений в коллективе, развитие новаторской деятельности.

Дополнение системы мотиваций экономическими методами стимулирования требует больших финансовых затрат, чем предыдущий способ, но это себя оправдывает, поскольку сотрудники будут стремиться работать эффективнее в компании, где созданы хорошие условия труда и отдыха, где работников ценят и признают их значимость для организации.

Предложение по изменению организационной структуры управления является эффективным для предприятия, так как оно сотрудничает с разными географическими рынками потребителей. Построение по региональному принципу повысит концентрацию внимания руководителей на каждом регионе, что будет способствовать повышению эффективности реализации и продвижения продукции, а также общей результативности деятельности предприятия.

Таким образом, эффективное управление влияет на все аспекты деятельности организации. Поэтому каждому предприятию необходимо периодически проводить оценку эффективности менеджмента, а также разрабатывать различные мероприятия по ее повышению. Это будет способствовать увеличению эффективности и результативности деятельности предприятия в целом.

Список использованных источников

Нормативные правовые акты

Основная литература

 

---

Страницы:   1   2   3

---