Основной источник формирования доходов ПФ — страховые платежи.
Ставка страховых платежей в пенсионные фонды различна в различных странах. Она определяется национальным законодательством и колеблется от 10 до 30%. При расчете облагаемой взносами в ПФ доходной базы предусматривается исключение некоторых доходов и выплат.
При определении доходов, облагаемых взносами в ПФ, как правило, исключаются:
- выходное пособие при прекращении трудового договора;
- денежная компенсация за неиспользованный отпуск;
- средний заработок, выплачиваемый в период трудоустройства гражданам, являющимся временно безработными;
- льготы, компенсации, материальная помощь.
Кроме государственных, в странах с развитой рыночной экономикой существует разветвленная система негосударственных пенсионных фондов (НПФ), которые формируются на добровольной коммерческой основе. За счет НПФ выплачиваются дополнительные пенсии, размеры которых могут быть значительны (рис. 36).
Основной принцип организации государственных пенсионных фондов — солидарность поколений.
Важное принципиальное отличие негосударственной пенсионной системы от государственной состоит в том, что здесь не применяется принцип солидарности поколений, а действует принцип долгосрочного индивидуального накопления пенсий.
Принцип солидарности доходов означает распределительный характер выплаты пенсий. Накопительный принцип означает, что получающий пенсию должен сам накопить ее. При наступлении пенсионного возраста участник негосударственного ПФ может сам начать получать ее сразу или по частям (по своему усмотрению). В фондах с установленными выплатами в момент заключения договора фиксируется размер будущей пенсии.
Основные переменные, которые учитываются при расчете будущей пенсии, это:
- продолжительность внесения пенсионных взносов;
- инвестирование активов ПФ на перспективу;
- экономическая политика и инвестиционная ситуация.
При организации негосударственных пенсионных фондов работает принцип долгосрочного индивидуального накопления будущей пенсии.
Негосударственные пенсионный фонды всю прибыль направляют в инвестирование, с целью роста пенсионных выплат.
Пенсионный фонд образован с целью обеспечения работников пенсиями по старости, инвалидности или в случае потери кормильца. Выплата производится за счет средств Пенсионного фонда РФ.
Страховые взносы организации составляют 28% на те виды оплаты труда, на основании которых начисляется пенсия.
Работодатели уплачивают страховые взносы один раз в месяц — в срок, установленный для получения оплаты труда за истекший месяц.
Работодатели предоставляют в банк платежные поручения на перечисление страховых взносов одновременно с платежным поручением на выплату заработной платы.
По истечении установленных сроков уплаты страховых взносов невнесенная сумма считается недоимкой и взыскивается с начислением пени.
Для учета расчетов с Пенсионным фондом организация использует пассивный счет 69 «Расчеты по социальному обеспечению», субсчет «Расчеты по пенсионному обеспечению». Суммы, начисленные в пенсионный фонд организации, включают в себестоимость.
Принципы и функции государственного управления пенсионного фонда РФ:
Пенсионный фонд образован в соответствии с постановлением Верховного Совета РСФСР от 22 декабря 1990 г. как самостоятельное финансово-кредитное учреждение, осуществляющее свою деятельность по закону в целях государственного управления пенсионным обеспечением.
Основной функцией Пенсионного фонда является солидарная ответственность поколений. Он преследует цель обеспечить заработанный человеком уровень жизненных благ путем перераспределения средств во времени (нынешние работники содержат вчерашних, завтрашние — возьмут обеспечение нынешних) и в пространстве — где бы человек ни жил (даже за границей), он своим трудом и прошлыми социальными отчислениями гарантирует себе определенный прожиточный уровень в будущем.
Трудовая пенсия — это гарантированная ежемесячная денежная выплата в целях компенсации гражданам заработной платы или иного дохода, для обеспечения граждан по достижении ими определенного законом возраста, а также в случае потери трудоспособности, потери кормильца.
В России установлены следующие виды трудовых пенсий:
- трудовая пенсия по старости (по возрасту);
- трудовая пенсия по инвалидности;
- трудовая пенсия по случаю потери кормильца.
Трудовые пенсии по старости и инвалидности состоят из следующих частей: базовой, страховой и накопительной.
Право на трудовую пенсию по старости имеют:
- мужчины, достигшие возраста 60 лет;
- женщины, достигшие возраста 55 лет.
Трудовая пенсия по старости назначается при наличии не менее пяти лет страхового стажа.
Основными функциями управления Пенсионным фондом являются:
- координация и контроль за деятельность отделений Пенсионного фонда;
- координация программ социальной защиты пожилых и нетрудоспособных граждан;
Средства Пенсионного фонда формируются по Положению о Пенсионном фонде РФ за счет следующих источников:
- страховые взносы работодателей — предприятий, учреждений, организаций и кооперативов независимо от использования форм собственности и хозяйствования;
- страховые взносы граждан, занимающихся индивидуальной трудовой деятельностью, в том числе фермеров и адвокатов;
- обязательные страховые взносы граждан;
- средства из республиканского бюджета, предназначенные для выплаты государственных пенсий и пособий военнослужащим и приравненным к ним по пенсионному обеспечению гражданам, повышения пенсий в связи с изменением индекса стоимости жизни и ростом заработанной платы, а также пособий, установленных действующим законодательством;
- средства, возмещаемые Пенсионному фонду Государственным фондом занятости населения в связи с назначением досрочных пенсий безработным;
- добровольные взносы граждан, предприятий и общественных организаций;
- доходы от коммерческих финансово-кредитных операций;
- часть средств поступает в результате капитализации (вложений в ценные бумаги) временно свободных средств.
Пенсионный фонд используется на выплату пенсий:
- по возрасту и инвалидности;
- при потере кормильца;
- за выслугу лет, военнослужащим;
- выплату пособий на детей в возрасте от полутора до шести лет;
- одиноким матерям;
- лицам, пострадавшим на Чернобыльской АЭС;
- для оказания материальной помощи престарелым и инвалидам.
В условиях рыночной экономики Пенсионный фонд призван гарантировать максимальную реализацию прав личности на достойную старость, соответствующих вкладу в общественное развитие.
2.2. Система государственных органов социального обеспечения
Социальное обеспечение — одно из фундаментальных условий, формирующих отношение современного гражданина (настоящего или будущего налогоплательщика страны) к собственному государству и обществу, в котором он живет. Уверенность, что в любой жизненной ситуации общество в лице государства или иных социальных институтов ему поможет и гарантирует относительно приемлемый, то есть близкий к среднему стереотипу, уровень социального и материального обеспечения, формируют у большинства граждан доверие к власти. Это, в свою очередь, служит фактором, активно поощряющим и поддерживающим их участие в экономической и, отчасти, общественной жизни.
Причем, пенсионные и страховые фонды, аккумулирующие сбережения относительно небогатого населения, как правило, являются активными участниками портфельного инвестирования. На мировом финансовом рынке они выступают как бы консолидированными доверительными управляющими капиталом среднего класса, то есть практически представляют очень емкий и постоянно пополняемый источник инвестиций, интересный, в первую очередь, проектам с длинным циклом оборота основного капитала.
Говоря о пенсионном обеспечении, прежде всего, следует отметить обязательность его текущей ориентации на реальные экономические обстоятельства и предпочтительно эволюционный характер перемен. Бедность, особенно прогрессирующая и расширяющаяся бедность, никогда не стимулировали проявление каждым индивидуумом гражданской ответственности. Страх перейти черту обездоленности, как правило, пересиливает моральные принципы и благие пожелания.
От политического и экономического умения власти зависит: в какой мере население осознает себя защищенным и готовым к социальным подвижкам, и, соответственно, как отнесется к пересменам, нарушающим сложившиеся представления. Как отмечает нобелевский лауреат по экономике Пол А. Самуэльсон: «Экономическая наука не может ответить на вопрос о том, до какой степени приемлема и справедлива бедность, но она может помочь в создании более эффективных программ для увеличения доходов бедных людей».
Практическое отсутствие пропагандируемых и, главное, реализуемых целевых программ, защищающих малообеспеченные семьи, в нашей. стране — один из факторов растущей социальной нестабильности. Это создает благодатную почву для политического экстремизма, что, в свою очередь, провоцирует общее тревожное ожидание, препятствуя стабилизации и, следовательно, оживлению инвестиционного цикла.
Само понятие о пенсии, возникнув на заре современной цивилизации, еще в древних Греции и Риме, претерпело к нынешним временам существенные перемены. Энциклопедический словарь5 определяет пенсию как «…пожизненное содержание, выдаваемое отставным чиновникам за долговременное и беспорочное прохождение службы». Такая же возможность, как правило, сохранялась также за вдовами и детьми чиновников, причем расчет ее величины в данном случае базировался на величине возможной пенсии кормильца в том случае, если бы он до нее дослужился.
Пенсия прежде всегда и везде рассматривалась как акт награды, поощрения. Свой более подходящий к современным понятиям правовой статус — компенсация за исполнение гражданского долга она первоначально обрела в законодательстве французской революции (22 августа 1790 г.). Здесь впервые сформулированы ныне считающиеся базовыми принципы ответственности власти перед гражданами: на государстве лежит обязанность вознаграждать оказанные ему услуги. Нация обязана оплачивать жертвы, приносимые гражданами ради общественного блага; только те услуги должны быть вознаграждены, которые представляют интерес для всего общества (по это не должны быть услуги человека человеку); всякий, кто служил своему отечеству, защищал, просвещал или прославлял его, дал пример личной преданности общественному благу вправе требовать от нации признательности и претендовать на вознаграждение, соответствующее характеру и продолжительности оказанных им услуг. При Бисмарке в период организации сильного и управляемого немецкого государства общеимперскими законами (31 марта 1873 и 21 апреля 1.886 гг,) было установлено, что основанием для перехода и права на пенсию служит медицинские документирование и неспособность конкретного лица исполнять свои обязанности. Кроме того, вводилось правило (правда, не всегда выполнявшееся строго) в соответствии с которым требовалось прослужить на данном месте определенное число лет: минимально — десять.
Русское законодательство относило пенсию к разряду служебных привилегий и наград. Источником выплат всегда являлось государственное казначейство, и суммарные выплаты вносились в реестр расходов казны. Например, для основных получателей по военному и морскому ведомствам существовало два различных фонда; казначейский, из которого оплачивались выходящие на пенсию после окончания срока службы, и инвалидный, из которого оплачивались выходящие на пенсию по болезни или ранению. Оба фонда формировались за счет государственной казны, хотя регламент начисления пенсий, их размер и порядок выдачи были различны.
Большая советская энциклопедия определяла пенсию в СССР как «„.денежное обеспечение, получаемое гражданами из общественных фондов потребления, в старости, а также в случае болезни и потери кормильца». Правила, действовавшие до революции, а также виды социального обеспечения были отменены декретом в 1919 году- Лишь в 1928 т. были установлены права па пенсии по старости для рабочих отдельных отраслей промышленности, которые законом 1937 г. были распространены (частично) также и на служащих; закон о пенсиях 1956 г. повысил уровень пенсионных выплат и расширил круг лиц, которым они полагались. Наконец в 1964 г. был принят закон о пенсиях и пособиях членам колхозов. Все оказались охваченными, но непременным условием начисления пенсии являлся фиксированный минимальный рабочий стаж. На конец 1974 г. в СССР существовало почти 44 миллиона пенсионеров, получение пособий которыми обеспечивалось «без каких-либо выплат из заработной платы за счет средств общесоюзных общественных фондов». Правда, ничего не говорится об источниках наполнения последних.
Большой экономический словарь, вышедший уже R постсоветский период определяет пенсию как «регулярные денежные выплаты, предоставляемый гражданам при достижении определенного возраста, наступления инвалидности, в случае потери кормильца» а также за выслугу лет и особые заслуги перед государством». То есть, по сути, воспроизводится упомянутая версия Большой Советской Энциклопедии.
Вместе с тем, создание в современной России пенсионной и (в более широком смысле) эффективной страховой системы — вопрос непростой и давно актуальный. Прежде всего, потому, что без уверенности в надежности и сохранности своих не слишком обильных сбережений население, наученное опытом финансовых пирамид и лопающихся банков, не отдаст их никаким новым финансовым институтам. Отсутствие же доверительных отношений потенциальных кредиторов (населения, страховых компаний) и пользователей финансовых ресурсов не обещает стране реального экономического оздоровления при любой персональной власти.
2.3. Правовые основы государственной системы социального обеспечения
В 2002 году Правительство Российской Федерации, по примеру многих других государств, провело реформу обязательной государственной системы социального обеспечения. Государственная пенсия, известная как «трудовая пенсия», состояла из трех частей: базовой пенсии, страхового пособия, основанного на условных накоплениях (УНС), и накопительной части, основанной на фиксированных взносах.
Базовая пенсия и условно-накопительная система:
С 1 января 2010 года базовая пенсия была включена в состав страховой части трудовой пенсии. Подобная фиксированная пенсия предоставлялась тем лицам, которые, по крайней мере, в течение 5 лет до достижения ими пенсионного возраста, составляющего 60 лет для мужчин и 55 лет для женщин, уплачивали взносы в пенсионный фонд. Поскольку большинство из тех, кто сейчас уходит на пенсию, работали в советское время, почти все они получают подобную пенсию. Размер базовой пенсии одинаков для всех, однако более крупные пособия выплачиваются различным категориям лиц, например, тем, чей возраст превышает 79 лет, инвалидам со сниженной работоспособностью, лицам, осуществляющим уход и лицам, жившим или работавшим в тундре. В 2012 году базовое ежемесячное фиксированное пособие для пенсионеров, не имеющих иждивенцев, составляло 2 963 рубля (96 долларов США)63 и 5 926 рублей (196 долларов США) для пенсионеров, имеющих трех или более иждивенцев. Для сравнения, размер базового ежемесячного фиксированного пособия для пенсионеров от 80 лет, не имеющих иждивенцев, составляло 5 926 рублей (192 доллара США), и 8 889 рублей (228 долларов США) для тех, у кого есть трое или более иждивенцев.
Базовая пенсия индексируется ежегодно с учетом среднемесячной заработной платы, однако ее размер в расчете на каждого пенсионера зависит от объемов ежегодного дохода Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР). Особые положения применяются в случае, если инфляция превышает 6%. В остальных случаях размер базовой пенсии увеличивается по усмотрению Государственной Думы.
В настоящее время, самым важным фактором, влияющим на размер базовой части пенсии, является возраст лица. Тем не менее, начиная с 2015 года размер базовой фиксированной части трудовой пенсии будет зависеть от срока уплаты взносов, и будет увеличиваться на 6% каждый год по истечению 25-летнего срока уплаты взносов для женщин и 30-летнего срока для мужчин.
Базовая часть пенсии представляет фиксированное пособие, которое складывается из частей единого социального налога, выплачиваемого сотрудниками предприятий в государственный бюджет, откуда он перенаправляется в бюджет Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР). С 2010 года базовая часть пенсии финансировалась за счет страховых взносов в систему обязательного пенсионного страхования. Ставка страхового взноса для базовой части пенсии упала с 14% в 2005 году до 6% в 2009 году для родившихся в 1967 году или позднее. С тех пор этот взнос суммируется с условными накоплениями страховой части трудовой пенсии.
Вторая часть пенсии является страховой, или зависящей от дохода. Она представляет собой сумму условных накоплений (№DC). В 2013 году ставка страхового взноса в эту часть пенсии составляла 22% от заработной платы для лиц, рожденных до 1967 года, и 16% от заработной платы для лиц, рожденных после 1967 года, максимальный годовой доход которых составлял 568 000 рублей (18 773 долларов США). Лица, имеющие годовой доход выше этого уровня, должны отдавать дополнительные 10% от суммы своего дохода на взносы. Процентная ставка данных взносов представляет собой соотношение показателей роста ставки накопительного дохода в расчете на одного пенсионера и показателей увеличения средней ставки заработной платы .
По выходу на пенсию в возрасте 60 лет для мужчин и 55 лет для женщин сумма, находящаяся на пенсионном счете, выплачивается с учетом коэффициента, основанного на показателях средней продолжительность жизни. Данная модель напоминает системы, применяемые в Польше и Швеции, в которых сумма условных накоплений также объединяется с финансируемой частью. Тем не менее, не все особенности условно-накопительной пенсионной системы были использованы в России. В отличие от вышеупомянутых стран, в России при выплате пособий не столь явно учитываются показатели средней продолжительности жизни. В отношении пенсий мужчин и женщин используется один и тот же коэффициент выплат. На момент запуска реформы он составлял 144. Он был утвержден с условием его дальнейшего повышения каждые шесть месяцев до истечения 228 месяцев (19 лет), т.е. данный период закончился в 2013 году. Подобный рост коэффициента выплат в значительной степени компенсирует недостаточные показатели ожидаемой продолжительности жизни, вычисленные ранее.
Обязательная накопительная пенсионная программа с УВ:
Третью часть трудовой пенсии составляет обязательная накопительная пенсия, основанная на фиксированных взносах, которая вводилась в оборот в два этапа. Первый этап был недолгим и продолжался в течение двух лет, когда данная система действовала в отношении мужчин, рожденных между 1953 и 1966 годом, и женщин, рожденных между 1957 и 1966 годом, участвовавших в финансировании накопительной части пенсии. В 2004 году такая схема была отменена. Таким образом, только лица, рожденные, позднее 1 января 1967 года стали участвовать в накопительной системе. Изначально все накопительные взносы вносились в ПФР.
Начиная с 1 января 2004 года, застрахованное лицо получило право отказаться от получения накопительной части своего пенсионного пособия из ПФР и перевести пенсионные накопления в негосударственные пенсионные фонды, НПФ. Один раз в год служащие могут делать следующее: (1) вкладывать свои накопления в один из частных фондов (2) оставлять свои средства в ПФР под управлением компании «Внешэкономбанк» (ВЭБ), являющейся государственной компанией по управлению активами или (3) оставлять средства на хранение в ПФР под управлением частной управляющей компанией.
Как правило, отдельные лица не могут влиять на процесс распределения инвестиций из портфеля фонда по различным категориям активов. Большинство фондов предлагает «стандартный» вариант пенсионного портфеля, хотя в настоящее время увеличивается разнообразие инвестиционных возможностей. В большинстве стран, применяющих обязательную систему накопительной пенсии, изначально использовались монопортфели, однако во многих из них, например, в Австралии, Чили, Венгрии, Мексике, Польше и Словацкой Республике, пенсионные фонды предлагают на выбор различные виды портфелей. Эти портфели были разработаны с учетом различной степени риска и возможной прибыли от вложений.
Один раз в год участники обязательной накопительной системы в России могут выбирать, кто будет управлять их пенсионными накоплениями и распределять их. Идея заключается в том, чтобы стимулировать у отдельных лиц активный интерес в накоплении будущей пенсии, при этом ограничивая возможность затратных переходов от фонда к фонду, имеющих место во многих странах Латинской Америки, использующих накопительные пенсионные системы. Тем не менее, негосударственные пенсионные компании не имеют права активно конкурировать друг с другом или с государственными компаниями за первенство на рынке, например, посредством рекламных мероприятий.
В настоящий момент 6 % заработной платы сотрудника отдается в накопительную часть пенсии, хотя в 2012 году Государственная Дума приняла закон, направленный на сокращение накопительной части некоторых участников программ до 2%. Этот закон должен вступить в силу с января 2015 года.
Добровольные пенсионные накопления:
С 31 декабря 2012 года в системе добровольных пенсионных накоплений участвуют около 6,8 млн. человек. В основном, данной системой руководят НПФ. Некоторые страховые компании предоставляют ряд пенсионных продуктов. НПФ выплачивают пенсионные пособия почти 1,1 миллиону вкладчиков в соответствии с договорами о добровольных накоплениях. Примерно в 90% случаев система добровольных пенсионных накоплений действует в рамках программ, финансируемых компанией-работодателем.
На 30 сентября 2013 года в стране числилось 137 НПФ, 107 из которых работали в системе обязательного пенсионного страхования. По состоянию на 31 декабря 2012 года НПФ распоряжались активами стоимостью около 1 427 млрд. рублей (45 млрд. долларов США), из которых 758 млрд. рублей (24 млрд. долларов США) вращались в системе добровольных пенсионных накоплений и 669 млрд. рублей (21 млрд. долларов США) находились в системе обязательного социального обеспечения.64
Взносы могут уплачиваться как самими сотрудниками предприятий, так и их работодателями, при этом большинство российских пенсионных программ функционируют по принципу уплаты фиксированных взносов. В странах-членах ОЭСР в качестве пенсионных программ добровольного обеспечения, финансируемых предприятиями, обычно использовались программы с заранее определенными выплатами, но сегодня наблюдается сдвиг в сторону использования программ с УВ. Некоторые программы добровольного социального обеспечения в России предусматривают предоставление гарантий минимального дохода. Эти гарантии, как правило, распространяются и на внешнего распорядителя активами. Защита от распорядителей активов, потерпевших банкротство и не имеющих возможности выполнить свои обязательства по начислению дохода от вложений, была слабой, а общественное отношение к НПФ, согласно неофициальным данным, отличалось недоверием.
В 2010 году в России была введена система совместного финансирования или вливания дополнительных государственных взносов в программу обязательного накопительного обеспечения. Программа финансируется за счет дохода от инвестиций Фонда национального благосостояния, который является суверенным фондом государственного имущества, основанным в 2001 году на поступления от продажи нефти. С начала 2013 года было получено свыше 10 млн. запросов на участие в пенсионной программе, из них около 2,5 млн. было удовлетворено в конце 2012 года.65 Таким образом, государственные субсидии могут использоваться в качестве полезного инструмента для увеличения размера пенсионных накоплений, а значит и для обеспечения достаточного пенсионного дохода в будущем, при условии, что данная программа будет действовать в течение достаточно продолжительного периода времени. Система, подобная вышеуказанной, действует в таких странах, как Австралия, Германия и Новая Зеландия, хотя в Германии и Новой Зеландии большая часть государственных субсидий идет на обеспечение дохода лицам с низким заработком, из-за чего у служащих данной категории имеются повышенные стимулы для участия в этой программе.
В программах софинансирования пенсии в Российской Федерации могут принять участие лица, зарегистрированные в системе обязательного пенсионного страхования, однако первый взнос должен быть сделан до 1 октября 2013 года. Государство будет софинансировать пенсионные накопления в течение 10-летнего периода, при этом внесенные суммы нельзя будет снимать со счета. Участник пенсионной системы должен выбрать размер дополнительных взносов от 2 000 до 12 000 рублей, которые будут выплачиваться государством. Участник программы имеет право устанавливать и изменять размер взносов, а также отменить или возобновить выплаты в любое время.
Учитывая вышеуказанные условия, период накопления в рамках данной программы с УВ будет непродолжительным. Тем не менее, чтобы избежать неопределенных ситуаций, связанных с использованием накопительных программ с УВ, и в целях достижения оптимального уровня пенсионного дохода, участник должен выбрать более крупные взносы, которые будут выплачиваться в течение долгого периода времени. Чем продолжительнее период накопления, тем больше будет размер пенсионного дохода от заданного уровня взносов. Продолжительность периода накопления определяет продолжительность получения выгоды от аккумулируемых средств в результате начисления процентов. Соответственно, чем дольше длится период накопления, тем больший процент дохода образуется от накопленных средств, и тем меньше причин остается для постоянного откладывания средств.
В современной России проблемы социального обеспечения, в первую очередь, воспринимаются как проблемы бедности. По данным Российского статистического агентства, не менее 80% неработающих пенсионеров имеют доходы ниже прожиточного уровня, то есть находятся за чертой бедности при постоянном сокращении бесплатных или частично оплачиваемых государством социальных услуг (прежде всего — медицинских). Статистика отмечает и общее ухудшение здоровья населения притом, что ожидаемая продолжительность жизни мужчин (60,8 лет) практически сравнялась с возрастом получения пенсии, а число работающих, приходящихся на одного пенсионера, неуклонно уменьшается. Этот социально-демографический аспект проблемы наиболее актуален для самих пенсионеров, которые составляют около 30% населения.
3 глава. Понятие системы и способы хранения личных дел граждан обратившихся в органы социальной защиты
3.1. Особенности пенсионного делопроизводства
Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР) – крупнейшая и самая эффективная система оказания социальных услуг в Российской Федерации. В результате колоссальной ежедневной работы Фонд обеспечивает своевременную выплату пенсии каждому гражданину России в полном соответствии с его пенсионными правами. ПФР был образован 22 декабря 1990 г. Постановлением Верховного Совета РСФСР для государственного управления финансами пенсионного обеспечения, которые было необходимо выделить в самостоятельный внебюджетный фонд. С созданием Пенсионного фонда в России появился принципиально новый механизм финансирования и выплаты пенсий и пособий.
Средства для финансирования выплаты пенсий стали формироваться за счет поступления обязательных страховых взносов работодателей и граждан.
Управление Пенсионного фонда Российской Федерации по городу Москве и Московской области создано по решению Правления Пенсионного фонда РФ в соответствии с постановлением Главы администрации Московской области. Количество штатных единиц с момента образования Управления увеличилось на 43 % и составляет 91 чел.
Управление является территориальным органом ПФР. В своей деятельности Управление непосредственно подчиняется Отделению Пенсионного фонда Российской Федерации по Московской области и руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, решениями Правления ПФР, Исполнительной дирекции ПФР и Отделения, а также Положением об управлении. В структуру Управления Пенсионного фонда РФ по г. Москве входят: – начальник Управления; – 2 заместителя начальника Управления; – экономическая группа; – отдел учета поступления и расходования средств (бухгалтерия); – юридическая группа; – специалист по кадрам; – специалист по ведению делопроизводства; – клиентская служба; – отдел назначения и перерасчета пенсий; – отдел выплаты пенсий; – отдел оценки пенсионных прав застрахованных лиц; – группа социальных выплат; – отдел персонифицированного учета и взаимодействия со страхователями и застрахованными лицами; – отдел автоматизации.
Работа Управления в Московской области направлена на обеспечение финансовой устойчивости, стабильности пенсионной системы, улучшение качества жизни населения города и района, качества обслуживания застрахованных лиц, обеспечение своевременного финансирования и выплаты пенсий, внедрение современного информационного взаимодействия, реализацию социальных программ и выполнение государственных программ, поставленных Правительством и Президентом Российской Федерации.
Документационное обеспечение деятельности Управления Пенсионного фонда РФ в г. Москве Московской области, методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях управления, организацию документооборота осуществляет специалист по ведению делопроизводства. Документооборот в учреждении осуществляется в виде трех традиционных документопотоков: входящий, исходящий и внутренний.
В Управлении потоки входящей и исходящей документации образуют документы организаций, таких как Отделение ПФР по Московской области, Отделения ПФР Российской Федерации, Администрация г. Москвы и, Межрайонная ИФНС, предприятия города и района, а также граждан. Документы регистрируются один раз: поступающие – в день их поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Организация систематического учета всех входящих, исходящих, внутренних документов Управления и обеспечение комплексного контроля над прохождением и исполнением поручений по документам осуществляется в автоматизированной системе на основе использования регистрационно-контрольных карточек в базах данных «Регистрация документов» программного обеспечения «Система электронного документооборота УПФР». Программное обеспечение «Система электронного документооборота УПФР» разработано на основе использования платформы Lotus №otes/Domi№o и обеспечивает цикл работы с документами от момента получения (подготовки) документа, регистрации, отправки на согласование или ознакомление, формирования поручений и до его полного исполнения и направления в дело.
Регистрация поступающих в Управление документов, а также контроль прохождения и исполнения поручений по документам осуществляется в базе данных «Регистрация входящих документов» на регистрационно-контрольных карточках (РКК). РКК входящего документа, вкладка «Реквизиты». На документы, подлежащие регистрации, проставляется регистрационный штамп, реквизитами которого являются: регистрационный (входящий) номер, дата поступления документа. Все основные листы документа и приложения к нему, сканируются. Экземпляр карточки резолюции (КР) распечатывается, прикрепляется к зарегистрированному документу на бумажном носителе и передается для рассмотрения и принятия решения руководителю.
Руководитель определяет в резолюции по документу порядок, характер и срок исполнения, а также ответственного исполнителя и должностных лиц, участвующих в работе с документом. Рассмотренные начальником документы возвращаются специалисту по делопроизводству. Данные с КР на бумажном носителе с клавиатуры вносятся в РКК документа. Специалистом по делопроизводству по электронной почте РКК направляется исполнителю вместе с электронным (отсканированным) образом документа. При необходимости работы с подлинниками, документы регистрируются в системе электронного документооборота в общем порядке, но подлинники передаются исполнителю, а подтверждением доставки служит отправка исполнителю электронных образов документов, то есть при получении подлинников, исполнитель может сверить количество (содержание) электронных документов с их оригиналами. Передача зарегистрированного и рассмотренного руководителем документа непосредственно исполнителям, минуя специалиста по делопроизводству, не допускается. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки (по корреспондентам, видам документов, авторам документов, и др.), используемые для организации документооборота, контроля исполнения, анализа исполнительской дисциплины в УПФР.
В почту начальника Управления не передаются документы, рассмотрение которых входит в исключительную компетенцию заместителя начальника и руководителей структурных подразделений в соответствии с распределением обязанностей. Входящая корреспонденция, адресованная непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам, и не требующая резолюции начальника, регистрируется и передается по назначению. Руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль качественного исполнения документов по существу вопроса.
Объем входящих документов за 2013–2015 гг. На регистрацию исходящие документы, подготовленные в структурных подразделениях, передаются специалисту по ведению делопроизводства полностью оформленными в соответствии с требованиями к оформлению документов, изложенными в Инструкции по делопроизводству в УПФР, не допускается сшивка документа канцелярской скобой при помощи степлера. Исходящие документы для регистрации и рассылки представляются специалисту по ведению делопроизводства в двух экземплярах: первый экземпляр с оригиналом подписи отправляется адресату, второй экземпляр с визами согласования, основаниями, регистрационным номером и датой возвращается в структурное подразделение, подготовившее документ. Документы, отправляемые электронной почтой или факсом, представляются специалисту по ведению делопроизводства в одном экземпляре, и после регистрации возвращаются в структурное подразделение. При регистрации документу присваивается порядковой номер, индекс по номенклатуре дел, проставляется дата, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Регистрация документов, исходящих из Управления, осуществляется в базе данных (БД) автоматизированной системы на регистрационно-контрольных карточках (РКК).
РКК исходящего документа, вкладка «Реквизиты» Подписанный и зарегистрированный документ сканируется специалистом по делопроизводству, электронный образ документа прикрепляется к РКК. В основном данный вид документации составляют специальные документы. Регистрация внутренних документов УПФР, а также контроль прохождения и исполнения поручений по документам осуществляется в базе данных «Регистрация внутренних документов» на РКК.
Движение внутренних документов Управления на стадии подготовки и оформления организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения – аналогично движению поступающих документов. Преимущественно в Управлении это приказы руководства и служебные записки. Ответственным за исполнение служебного документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей или исполнитель может один подготовить ответ с визами соисполнителей. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность представленной информации. Контроль своевременности исполнения документов осуществляет заместитель начальника Управления или ответственный исполнитель в соответствии с резолюцией начальника, приказом начальника руководитель, на которого возложен контроль за исполнением данного приказа.
Оперативная работа по контролю исполнения документов выполняется специалистом по делопроизводству. По первому его требованию исполнители обязаны давать исчерпывающий ответ о ходе исполнения находящегося на контроле документа. Контроль прохождения и исполнения поручений по документам осуществляется в базе данных автоматизированной системы на РКК в базе данных «Регистрация документов». Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело.
Следовательно, можно говорить о сравнительно небольшом увеличении документов для учреждения с достаточно большим документооборотом. Тем не менее, увеличение документов происходит за счет изменений в законодательстве и расширении сферы деятельности ПФР.
Наиболее типичным случаем является входящий документ, который практически всегда порождает соответствующий ему исходящий. Без связей как таковых могут появляться только внутренние и входящие документы. Причем входящие документы могут иметь связи как на исходящие, которые вызывают их появление, так и на другие входящие. Все документы связаны как в системе управления документами, так и в системе контроля исполнения (как принадлежащие одной работе). В этом смысле здесь наблюдается некоторое дублирование связей. Связи в большинстве случаев направленные по принципу: «главный-подчиненный». Так же в деятельности УПФР встречаются ненаправленные связи, которые объединяют родственные документы (документы, посвященные одному вопросу), это объясняется большей часть особенностью деятельности учреждения.
Таким образом, документооборот в УПФР осуществляет специалист по ведению делопроизводства, атак же сотрудники ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях в пределах своей компетенции на основе Инструкции по ведению делопроизводства в Управлении.
Комплексную автоматизацию учрежденческой деятельности обеспечивает программное обеспечение «Система электронного документооборота УПФР», с помощью которого регистрация и контроль работы сотрудников с документами становится более контролируемым.
Грамотно организованная работа с документами в УПФР, строго регламентируемое хранение образуют систему отлаженного документационного обеспечения, позволяющего поддерживать жизнедеятельность управления.