Проблемы ведения документооборота на предприятии. Часть 3.

---

Страницы:   1   2   3

---

3.2. Пути решения выявленных проблем

Для оценивания эффективности разных информационных технологий, которые уже реально существуют или только проектируются, необходимо правильно определять основные критерии. К последним относятся следующие:

• функциональные критерии; их значения характеризуют, в основном, степень/ранг достижения желаемых характеристик информационного процесса при использовании данной технологии. Это может быть, к примеру:
• характеристики времени или объема информационного процесса, который реализуется (скорость передачи данных или же сам объем памяти для хранения информации, др.);
• характеристики в разрезе уровня надежности реализации процесса (например, вероятность передачи/преобразования информации, уровень защиты от помех и др.);
• параметры, которые характеризуют степень или уровень достижения конечного результата информационного процесса; последний реализуется при помощи указанной технологии (например, правильность распознавания речи или же отдельного изображения, также может учитываться качество формируемой графической информации и др.).
• ресурсные критерии; их значения характеризуют как количество, так и качество разного рода ресурсов, которые необходимы для реализации определенной информационной технологии. Указанными ресурсами могут быть следующие:
• материальные ресурсы (например, инструментально-технологическое оборудование для реализации технологии;
• энергетические ресурсы (затраты энергии на реализацию информационного процесса при данной технологии);
• людские ресурсы (например, количество, а также уровень подготовки персонала, который непосредственно реализует указанную технологию);
• временные ресурсы (например, количество времени, которое необходимо для реализации информационного процесса при данной технологии его организации);
• информационные ресурсы (к примеру, состав данных и знаний для успешной/оптимальной реализации определённого информационного процесса).

Для дальнейшего активного развития электронного документооборота в рамках организации следует внедрить одну из возможных функциональных систем. Тем более, что на данный момент для учета документооборота не используются какие-либо программы специального назначения. Схема электронного документооборота в рамках организации представлена на рис.1.

В связи с этим предлагается внедрить наиболее развитую функциональную систему в рамках анализированной организации. Так, в организации для учета документооборота не используется ни одна автоматизированная программа специального назначения. В связи с этим предлагаем внедрить наиболее развитую функциональную систему. Одной из таких систем является «DocLogix». Это ведущая система электронного документооборота (СЭД), предназначенная для управления корреспонденцией, контрактами, заседаниями, закупками и другими документами или заданиями, а также для автоматизации соответствующих процессов. Специализированные решения, созданные на основании платформы «DocLogix», облегчают управление информацией и контроль организационных процессов.

Каждый день систему электронного документооборота «DocLogix» используют около 35 000 пользователей. Нашими клиентами являются 300 организаций в государственном, банковском, страховом, энергетическом, производственном и других секторах. Продукт доступен в одиннадцати странах.

Указанная система электронного документооборота предоставляет возможность исполнителям достаточно эффективно проводить контроль за движением всех документов, а также контролировать движение документов и осуществлять организацию их хранения в разных структурных подразделениях. С помощью так называемого удаленного доступа к системе электронного документооборота каждый исполнитель может в любое время, а также в любом месте получить самую новую и актуальную информацию о каждом документе.

Основные функции предложенной программы сводятся к следующим:

1. Отдел канцелярии занимается выполнением таких функций:

процессом регистрации документов любого типа в соответствии с основными требованиями государственной системы документационного обеспечения управления;

• регистрация обращений граждан;
• поддержка электронной подписи;
• удобный и простой бумажный и электронный документооборот в любой организации.

2. Подготовка всех документов в исходящей корреспонденции, в том числе:

• сортировка исходящих документов по реестрам на отправку;
• печать реестров отправки документов, конвертов и др.;
• обеспечение работы с почтой (так называемое автоматическое присвоение штрих-кода почтовым отправлениям, а также печать конвертов/реестров с присвоенными штрих-кодами).

3. Составление поручений или создание и дальнейшая работа с поручениями разного уровня сложности;

• работа с проектами поручений;
• назначение внутренних/внешних исполнителей;
• контрольные, а также неконтрольные поручения;
• процесс информирования о поступлении в кабинет новых поручений.

4. Выполнение контроля исполнения поручений в виде просмотра отчетов об исполнении и снятии с контроля всех поручений.

5. Процесс согласования, который предусматривает гибкие настройки процесса согласования, а также создание разнообразных маршрутов согласования для различных документов.

6. Бизнес-процессы – то есть документооборот организации любой сложности, а также настройка под конкретную задачу, работа бизнес-процесса по любому событию — от регистрации документа до его подписания.

7. Мобильный кабинет – это универсальное решение, которое обеспечивает доступ ко всем основным возможностям системы электронного документооборота с помощью любого мобильного устройства (например, ПК или мобильные устройства).

8. Организация полноценного взаимодействия системы электронного документооборота с контролем прохождения документов в организациях-адресатах.

9. Оповещения и уведомления, то есть проведение рассылки информационных сообщений или напоминаний, которые касаются разных событий в системе, настройка необходимых для сотрудников оповещений или уведомлений.

10. Сканирование, в том числе поточное – так называемый перевод документации в электронный вид; автоматизированная регистрация распознанных документов; распечатка, а также дальнейшее распознавание штрих-кодов.

11. Создание специальных отчетов — подготовка и печать отчетных форм; написание статистических отчетов, составление произвольных отчетов, выбор разнообразных шаблонов для печати отчетов.

12. Веб-доступ – так называемая полноценная удаленная работа с разными документами; исполнение поручений; контроль их исполнения; согласование; поиск.

13. Электронная подпись (или ЭП) – процесс подписания файлов и указанных в документах реквизитов использование при подписании и согласовании; ввод информации от руки (факсимильная подпись, комментарий или специальный отчет).

14. Юридически значимый документооборот предприятия представляет собой решение по организации юридически значимого документооборота любого масштаба. В данном случае электронная подпись (ЭП) является равнозначной собственноручной подписи. Здесь имеет место создание и дальнейшая проверка электронной подписи; шифрование сообщений; штампы времени; поддержка всех используемых в Российской Федерации крипто провайдеров.

15. Протоколы, то есть просмотр всех действий, которые совершаются в системе.

16. Интеграция — то есть описанная структура системы; наличие API.

Преимущества использования программы «DocLogix» представлены в следующем виде:

• возможность сократить все затраты на хранение, транспортировку, а также архивирование бумажных документов на 50%;
• на поиск документов тратится времени на треть меньше;
• отсутствие «пропавших» документов;
• процесс согласования и утверждения документов занимает на 80% меньше времени;
• повышение контроля в организации в несколько раз;
• ускорение всех процессов, которые связаны с документами и заданиями;
• возможность надежного контроля над несанкционированным доступом к документам;
• наличие мобильного доступа к документам и заранее составленным заданиям;
• соответствие всех процессов, которые связаны с информацией, нормам законодательства Российской Федерации.

Функциональность платформы «DocLogix» представлена совокупностью многочисленных процессов (рис. 2).

В рамках анализируемой организации будет более эффективно использовать такое решение, как «DocLogix» Канцелярия. Основные функциональные возможности данного решения:

• централизованно собирать и хранить все документы организации;
• регистрировать все внутренние, входящие и исходящие документы;
• назначать резолюции для документов и контролировать их исполнение;
• получать напоминания о сроках выполнения задач, связанных с входящими документами;
• создавать новые документы, используя утвержденные шаблоны документов;
• быстро и легко согласовывать / подтверждать документы в организации;
• подписывать документы электронной или мобильной подписью.

Проанализируем варианты для дальнейшей оценки экономической эффективности использования предложенной программы.

Выбор программы подтверждается расчетом эффективности от внедрения программного продукта в ГУП г. Москва «Дирекция единого заказчика район Митино».

Для проведения расчетов экономической эффективности необходимо вычислить среднее время экономии при работе с документами. Для расчёта были использованы данные объема документооборота за второе полугодие 2014г. Всего с 01 июля по 31 декабря 2014г. в организации было обработано около 1550 документов разного содержания. Экономия времени на один документ после внедрения системы электронного документооборота в организации составляет около 35 минут. Таким образом, общее время экономии составило:

35 мин./док.*1550 документов = 54 250 мин. = 904,17 ч или 113 рабочих дней на восемь сотрудников, которые работают в отделе канцелярии (или около 14 рабочих дней на одного сотрудника). Проведем сравнительный анализ с такими показателями:

Теперь рассчитаем экономическую эффективность предложенных мероприятий. Так как расчет осуществляется на основе существующей в организации материальной базы, то сумма первоначальных вложений равна нулю (К=0).

Как правило, в затраты на эксплуатацию автоматизированной системы документооборота входят такие элементы:

1. заработная плата обслуживающего персонала со всеми отчислениями на социальные нужды;
2. стоимость потребляемых энергоресурсов;
3. расходы на амортизацию и текущий ремонт оборудования.

Теперь можем рассчитать вышеуказанные элементы всех эксплуатационных затрат.

Для расчета заработной платы персонала необходимо воспользоваться следующей формулой:

ЗП = 1,365 * 6 * О *Д/К                                                                       (1)

где

ЗП — заработная плата обслуживающего персонала за полгода, руб.;

О — месячный должностной оклад обслуживающего персонала, руб.;

Д — количество дней за полгода, необходимых для выполнения задачи, дн.;

К — среднее количество рабочих дней за полгода, дней

Определим заработную плату персонала за полгода, когда решение поставленной задачи требует месяца работы – в базовом варианте – согласно базовый вариант:

ЗП = 1,365* 6 * 9 000 * 130/130 = 73 710,00 руб.,

где – 130 – количество рабочих дней во втором полугодии 2014-го года.

Далее необходимо определить заработную плату одного специалиста, если он будет работать в дальнейшем в организации с новой системой электронного документооборота, а именно при количестве рабочих дней – на 8 меньше в течение полугода.

ЗП = 1,365 * 6 * 9 000 * 116/130 = 66 339 руб.

Полугодовая экономия в заработной плате (на одного сотрудника) составит:

73 710 – 66 339 = 7 371 руб.

Или на 8 сотрудников:

7 371 * 8 = 58 968 руб.

Стоимость потребляемых энергоресурсов рассчитывается по формуле:

Э = k * (A * B₁ * Ч₁ + H * B₂ * Ч₂)                                                         (2)

где

Э — стоимость потребляемой электроэнергии, руб.;

k — действующий тариф на электроэнергию, руб./кВт*ч;

А — количество энергии, потребляемое компьютером в час, кВт;

Н — количество энергии, необходимое для освещения в час, кВт;

В₁ — число дней в году, необходимых для работы на компьютере, дн.;

В₂ — число дней в году, в течение которых происходит потребление энергии за счет освещения, дн.;

Ч₁ — время работы обслуживающего персонала за компьютером в течение рабочего дня в часах;

Ч₂ — число часов использования освещения в течение рабочего дня, час.

Однако учитывая текущие тарифы на электроэнергию и энергопотребляемость компьютерного оборудования, экономия данной группы факторов будет наименьшей.

Следующий фактор – это амортизационные расходы в разрезе компьютерной техники, которая используется в процессе обработки документов. Уменьшение времени работы компьютеров обеспечит снижение издержек на ремонт всей используемой аппаратуры. Такая экономия находится в пределах 10 000 рублей в месяц (учитывая восемь оборудованных компьютером рабочих мест).

Следующий фактор – это экономия расходуемых материалов (например, бумаги для печати различных документов). При стоимости одного листа 0,25 руб, экономия на бумагу для 100 распечатанных документов за месяц составит (при затратах — десять листов бумаги на один документ) 250 руб. за год экономия будет составлять 3000 руб. Учитывая, что в 2014г. организацией было обработано 3394 документов, потенциальная экономия за год составляет около 8485 руб.

Таким образом, с помощью данных подсчетов выяснилось, что внедрение данной системы экономически выгодно, так как уменьшается трудоемкость выполнения работ специалистом, а также снижаются текущие затраты, прежде всего, на оплату труда сотрудников.

Помимо этого, внедряемая система электронного документооборота также может  способствовать проявлению так называемого социального эффекта. Он, как правило, достигается за счет того, что система предоставляет следующие возможности:

• облегчение труда всего персонала;
• уменьшение суммарного времени работы над всеми документами в бумажном виде;
• возможность отказаться от разнообразных бумажных технологий.

На основании предложенного проекта была произведена оценка эффективности от реализации данного проекта. Исходя из приведенных расчетов, был сделан вывод, что мероприятия по созданию и внедрению автоматизированной системы документооборота являются достаточно эффективными. А использование системы электронного документооборота с использованием трафаретизации или унификации документов может позволить реализовать новые возможности управления документооборотом в организации.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе написания дипломной работы мы пришли к таким выводам. В целом документ представляет собой зафиксированную на материальном носителе определенную информацию с указанием реквизитов, которые позволяют ее идентифицировать. На сегодняшний день документы в организациях используются в разных областях деятельности. Таким образом, содержание данного понятия, как правило, зависит о того, в какой отрасли, а также с какой целью используется.

Как правило, различают три основных потока документации в организациях государственного и муниципального управления, а именно:

1) документы, которые поступают, как правило, из других организаций (так называемые, входящие);

2) документы, которые отправляются в другие организации (или исходящие);

3) документы, которые создаются на предприятии и используются работниками предприятия в управленческом процессе (так называемые внутренние документы).

В работе представлен анализ деятельности организации Государственное унитарное предприятие города Москвы Дирекция единого заказчика района «Митино». Организационная структура предприятия – линейно-функциональная.

Основными документами, которые  регламентируют всю работу ГУП  г. Москва Дирекции единого заказчика района Митино, являются: распоряжения Правительства, а также постановления Правительства г. Москвы, которые касаются работы с многоквартирными домами, численности сотрудников, а также оплаты их труда.

На данный момент в рамках анализированного предприятия нет четко налаженной системы электронного документооборота. В то же время следует отметить, что электронный документооборот является более эффективным, нежели традиционный (когда доминируют бумажные документы). Поэтому все больше и больше организаций приобретает системы электронного документооборота. Обычно они начинают с решений для управления простыми офисными документами и процессами. «DocLogix Канцелярия» — один из вариантов внедрения электронного документооборота в рамках анализируемой организации.

Запуск системы электронного документооборота в рамках рассмотренной организации государственного управления может позволить сэкономить на оплате персонала 7 371 руб в месяц или 58 968 руб. за полгода. Также следующие факторы экономии – это уменьшение расходов на электроэнергию, амортизационные отчисления, расходные материалы. Также предлагаемый вариант электронного документооборота может способствовать проявлению так называемого социального эффекта. Он, как правило, достигается за счет того, что система предоставляет следующие возможности:

• облегчение труда всего персонала;
• уменьшение суммарного времени работы над всеми документами в бумажном виде;
• возможность отказаться от разнообразных бумажных технологий.

Таким образом, внедрение системы DocLogix в рамках анализируемой организации является целесообразным и эффективным.

 

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Федеральный закон от 27.07.2006г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».  Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=171283
2. Федеральный закон от 6 декабря 2011 г.402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
3. Федеральный закон от 30.11.1994г. «Гражданский Кодекс Российской Федерации» (в ред. от 11.02.2013). Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=177647
4. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 13.05.2008). Режим доступа: http://base.garant.ru/12137300/
5. Федеральный закон от 24.07.1998 № 126-ФЗ «О языках народов Российской Федерации» (ред. от 11.12.2002 № 165-ФЗ)Режим доступа: http://www.minnac.ru/minnac/info/13877.html
6. Федеральный закон «О системе государственной службы Российской Федерации» от 27.05.2003 № 58-ФЗ (в ред. от 02.07.2013). Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_148884/
7. Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (с изменениями от 11 декабря 1997 г., 6 ноября 1998 г., 11 февраля 1999 г., 30 сентября 2002 г.).
8. Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 11.11.2003 № 5219)
9. Делопроизводство: Учебник для вузов/ под общ. ред. Проф. Т.В. Кузнецовой, 2014 г.
10. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010.
11. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом». – 2003
12. ГБУ «Жилищник района Митино». URL: http://dezmitino.ru/
13. ГУП г. Москвы ДЕЗ района «Митино». Сообщества жителей нашего города. URL: http://dom-i-dvor.info/hsc_179_99
14. Документооборот для госучреждений и органов власти. Softline Company. URL: http://www.softline.kiev.ua/ru/elektronnyj-dokumentooborot/megapolisdokumentooborot.html
15. Как организовать эффективный документооборот// Финансовый директор. URL: http://fd.ru/articles/15913-kak-organizovat-effektivnyy-dokumentooborot
16. Как эффективно «оптимизировать» документооборот? Фабрика решений Webolla. URL: http://webolla.com/Kak-effektivno-optimizirovat-dokumentooborot
17. Макаревич Л. М., Делопроизводство и документооборот в компании.URL:http://www.elitarium.ru/2008/07/04/deloproizvodstvo_dokumentooborot.html
18. Общая информация об управляющей организации ГУП ДЕЗ района «Митино». URL: http://mitino.mos.ru/information/gup-dez/information/
19. Официальный сайт ГКУ «ИС района Покровско — Стрешнево» URL: http://pokr-str.ru/Default.aspx?tabid=876
20. Официальный сайт журнала Секретарское дело. URL: http:www.sekretarskoe-delo.ru/
21. Официальный сайт журнала Секретарь-референт. URL: http:www.sekretar-info.ru
22. Официальный сайт компании «ИнтерТраст» — лидера в разработке и внедрении информационных систем. URL: http://www.intertrust.ru/about/
23. Официальный сайт электронных офисных систем URL: http:www.eos.ru
24. Похило Е., Как наилучшим образом организовать документооборот в компании? // Вестникао.Ру. URL: http://www.vestnikao.ru/article/kak-nailuchshim-obrazom-organizovat-dokumentooborot-v-kompanii.html
25. Регламентация современного делопроизводства в России. URL: http://www.delcomp.ru/002_4.html
26. Системы электронного документооборота (СЭД) « Дело». URL: http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/
27. Химич Ю.В., Документооборот в территориально-распределенной компании// Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» – сентябрь 2006г. URL: http://delo-press.ru/articles.php?n=5142
28. Что тормозит развитие электронного документооборота в России? Расчетный центр «Практик». URL: http://habrahabr.ru/company/a-practic/blog/232065/
29. Электронный документооборот для компаний с холдинговой структурой. NAUMEN. URL: http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/
30. Электронный документооборот. Softline Company. URL: http://www.softline.kiev.ua/ru/elektronnyj-dokumentooborot.html
31. Электронный документооборот. Work’s Organizer. URL: http://akrossoft.com/
32. Что такое Doc Logix. URL: http://www.doclogix.ru/ru/produkt/chto-takoe-doclogix/
33. Преимущества Doc Logix. URL: http://www.doclogix.ru/ru/produkt/preimusestva-doclogix/

---

Страницы:   1   2   3

---