Бухгалтерский учет и аудит расчетов с работниками по оплате труда в организации. Часть 2.

---

Страница:   1   2   3

---

2.2. Организация учета расчетов по оплате труда с работниками

Система оплаты труда у основного производства сдельно-премиальная, оклады у сотрудников установлены от 15000 до 20000. Кроме того, применяется система премирования.

ЗАО «СТГ» при расчете заработной платы руководствуется всеми действующими нормативными документами Российской Федерации устанавливающие правоотношения между сотрудниками, порядок и расчет заработной платы, среднего заработка, порядок расчета пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, регулирующие отношения работников чей труд связан с повышенным риском и т.д.

ЗАО «Стройтрансгаз»   имеет внутренние локальные нормативные акты, такие как: Положение об оплате труда, Положение о премирование.

Обороты по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в ЗАО «Стройтрансгаз» за 6 месяцев 2012 года составляет 68 358 тыс. рублей, по счету 69 «Расчеты с внебюджетными фондами» 13 985 тыс.  руб.

Учет расчетов по оплате труда в ЗАО «Стройтрансгаз» ведется с использованием программного обеспечения 1 С 8.2 «Зарплата и управление персоналом». Аналитический учет по заработной плате ведется в программе 1 С 8.2 «Зарплата и управление персоналом» в таких документах как лицевые счета, аналитические ведомости, расчетные ведомости и так далее, а синтетический в 8.2 1С Предприятие, начисление заработной платы отражается по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», по счету 69 «Страховые взносы», в разрезе субсчета 69.01 «Расчеты по социальному страхованию», 69.02.1 «Страховая часть трудовой пенсии», 69.02.2 «Накопительная часть трудовой пенсии», 69.03.1 «Федеральный фонд ОМС», 69.03.2 «Территориальный фонд ОМС», 69.11 «Расчеты по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Синтетический учет расчетов с персоналом, как состоящим, так и не состоящим в списочном составе предприятия по оплате труда, а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данного предприятия осуществляется на пассивном счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

По кредиту данного счета отражаются начисления по оплате труда, пособий за счет отчислений на государственное социальное страхование, дивидендов и других аналогичных сумм. По дебету счета 70 фиксируются удержания из начисленной суммы оплаты труда и доходов, выплаченные суммы заработной платы, премий, пособий и другие удержания. Кредитовое сальдо счета 70 показывает задолженность предприятия перед работниками по начисленной, но не выданной заработной плате.

Рассмотрим отражение в бухгалтерском учете начисления повременно — премиальной заработной платы сотрудникам ЗАО «СТРОЙТРАНСГАЗ», которые представлены в таблицах 2.13-2.18.

Таблица 2.13. За ноябрь 2013 года начислена заработная плата водителю Гостеву А.Д.

Таблица 2.14. Записи в бухгалтерском учете

Отразим в учете заработную плату за ноябрь 2013 года для работника структурного подразделения «Департамента механизации и транспорта» механика Гордеева А.В. представленная в таблице 2.15

Таблица 2.15. За ноябрь 2013 года начислена заработная плата механику Гордееву А.В.

Гордееву А.В. при удержании НДФЛ предоставляются стандартные налоговые вычеты на 2 несовершеннолетних детей в размере 1400 рублей на каждого ребенка. В ноябре 2013 года совокупный доход работника составлял 832194,15 руб., что превышает 280000 рублей, поэтому при расчете НДФЛ вычеты на детей предоставляться не будут.

Таблица 2.16. В учете ЗАО «СТРОЙТРАНСГАЗ» отражены следующие проводки:

Рассмотрим начисление заработной платы машинисту экскаватора северного участка Сушко Н.В. за ноябрь 2013 года. Стаж работы сотрудника в районах Крайнего Севера составляет 16 лет (с 10 июля 1995 года).

Таблица 2.17. За ноябрь начислена заработная плата машинисту экскаватора

Таблица 2.18. В учете ЗАО «СТРОЙТРАНСГАЗ» сделаны хозяйственные операции:

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работникам ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. Отпуск за второй и последующие годы работы может быть предоставлен в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков.

Продолжительность очередного ежегодного отпуска составляет 28 календарных дней. При этом в период отпуска не включают праздничные дни.

Средний дневной заработок работника для оплаты отпускных определяют по формуле:

Сумму отпускных рассчитывают следующим образом:

Количество календарных дней в тех месяцах, которые отработаны не полностью, определяют по формуле:

При повышении в организации тарифных ставок, должностных окладов и ежемесячных выплат к ним работнику могут повысить зарплату. В этих случаях сумма отпускных должна быть скорректирована. Для этого рассчитывают коэффициент повышения заработной платы по формуле:

Кроме очередного ежегодного отпуска некоторые категории работников имеют также право на дополнительный оплачиваемый отпуск. К таким категориям относятся:[3]

1) работники, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда;

2) работники, имеющие особый характер работы;

3) работники с ненормированным рабочим днем;

4) работники, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;

5) работники, предоставление дополнительных отпусков которым предусмотрено федеральными законами (например, «чернобыльцы»).

Организации с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяют коллективными договорами. Продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляют в календарных днях и максимальным пределом не ограничивают. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются. При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируют с ежегодным основным оплачиваемым отпуском.

Порядок бухгалтерского учета отпускных расходов в настоящее время определяется следующим:

1) трудовой кодекс обязывает работодателей предоставлять своим сотрудникам ежегодные отпуска и оплачивать их и избежать этой обязанности организация не может;

2) для исполнения этой обязанности компания обязательно понесет расходы, то есть произойдет уменьшение ее экономических выгод;

3) величину этих расходов определить возможно,  но она для фирмы имеет неопределенные срок и объем исполнения.

Это означает, что расходы на отпуск являются оценочным обязательством. Его нужно отразить в бухгалтерском учете в виде резерва, и за счет этого резерва в отчетном периоде списывать все отпускные расходы. Формировать этот резерв — обязанность каждой организации. В бухгалтерском учете оценочный резерв на оплату отпусков создается, чтобы в достоверной форме учитывать обязательства работодателя перед работниками.

Оценочные обязательства отражаются на счете учета резервов предстоящих расходов. Следовательно, резерв на оплату отпусков учитывается на счете 96 «Резервы предстоящих расходов» на субсчете «Резерв на оплату отпусков». Начисляется резерв по кредиту счета 96. Величина резерва может относиться на расходы по обычным видам деятельности, на прочие расходы или включаться в стоимость актива (дебет 20, 08, 23, 25, 26, 29, 44).

Возможны следующие варианты определения конкретного размера отчислений в оценочный резерв на оплату отпусков:

1) исходя из фактических размеров фонда оплаты труда за месяц;

2) по каждому сотруднику отдельно;

3) по подразделениям или по категориям сотрудников.

Оценочное обязательство в виде резерва на оплату отпусков рассчитывается в ЗАО «СТРОЙТРАНСГАЗ» ежемесячно на последнее число каждого месяца исходя из фонда оплаты труда с учетом страховых взносов во внебюджетные фонды, включая взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Выплаты уволившимся в данном месяце работникам при расчете суммы отчисления в резерв не учитываются. За каждый месяц работы сотруднику полагается 2,33 дня ежегодного оплачиваемого отпуска.

При расчете размера отчислений в резерв на оплату отпусков используется формула: (ФОТ + страховые взносы) / 28 дней * 2,33 дня.

Расчет резерва на оплату отпусков в ЗАО «СТРОЙТРАСНАГЗ» приведен в таблице 2.19.

Таблица 2.19. Формирование резерва на оплату отпусков в 2013 году

Рассмотрим начисление отпускных работнику ЗАО «СТРОЙТРАНСГАЗ».

Со 2 августа 2013 года диспетчеру северного участка Федосову С.В. предоставлен очередной ежегодный отпуск на 28 календарных дней, а также дополнительный отпуск на 16 календарных дней. Кроме того, Федосову С.В. установлен ненормированный рабочий день. Продолжительность дополнительного отпуска работникам с ненормированным рабочим днем составляет 5 календарных дней.

Таким образом, отпуск предоставлен Федосову С.В. на 49 календарных дней (28 + 16 + 5).

В расчетный период включают август – декабрь 2012 года и январь – июль 2013 года. Сумма выплат Федосову С.В. за расчетный период, учитываемая при оплате отпуска, составила 652324,56 руб.

Средний дневной заработок составил:

652324,56 : 12 : 29,4 = 1848,99 руб.

Работнику начислены отпускные в сумме:

1848,99 руб. × 49 дней = 90600,51 руб.

Таблица 2.20. В бухгалтерском учете предприятия сделаны следующие записи:

Сотрудникам, совмещающим работу с обучением предоставляют определенные гарантии и компенсации. Гарантии и компенсации предоставляют только в том случае, если программы бакалавриата, специалитета или магистратуры имеют государственную аккредитацию, а работник успешно обучается по этим программам.

Гарантии и компенсации сотрудникам, совмещающим работу с обучением, предоставляют при получении образования соответствующего уровня впервые. Обучающимся сотрудникам в соответствующих случаях предоставляют дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка.

Оплате подлежат все календарные дни отпуска, включая нерабочие праздничные дни.

Дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка предоставляют при получении высшего образования по программам бакалавриата, специалитета или магистратуры:

1) для сдачи промежуточной аттестации (сессии) на 1 и 2 курсах – по 40 календарных дней, на каждом из последующих курсов – по 50 календарных дней (при освоении основных образовательных программ в сокращенные сроки на 2 курсе – 50 календарных дней);

2) для прохождения государственной итоговой аттестации — до 4 месяцев.

Рассмотрим на примере предоставление экономисту по труду ЗАО «СТРОЙТРАНСГАЗ» Петровой И.Н., обучающейся в НОУ ВПО «РосНОУ» предоставление учебного отпуска в октябре 2013 года для прохождения промежуточной аттестации на 50 дней.

В расчетный период включают октябрь – декабрь 2012 года и январь – сентябрь 2013 года.

Сумма выплат экономисту Петровой И.Н. за расчетный период, учитываемая при оплате отпуска, составила 856325,20 руб.

Средний дневной заработок составил:

856325,20 : 12 : 29,4 = 2427,23 руб.

Работнику начислены отпускные в сумме:

2427,23 руб. × 50 дней = 121361,50 руб.

Таблица 2.21. В бухгалтерском учете предприятия сделаны следующие записи:

Для организации учета заработной платы используются соответствующие учетные регистры (специально разграфленные листы бумаги, приспособленные для текущих учетных записей).

В синтетическом учете используются мемориальные ордера, оборотные ведомости, главная книга, журналы-ордера по счетам и т.д.

К документам аналитического учета заработной платы относятся: лицевой счет работника, налоговая карточка по учету доходов и подоходного налога физического лица, расчетные и расчетно-платежные ведомости и др.

На каждого работника в начале года или при приеме на работу бухгалтерия предприятия открывает лицевой счет и заводит налоговую карточку по учету доходов и налога на доходы физических лиц. Кроме того, каждому работнику присваивается табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах по учету личного состава организации.

Не полученная работниками в срок заработная плата депонируется. Аналитический учет депонированной заработной платы ведется по каждому работнику в реестре не выданной заработной платы, в специальной книге или на депонентских карточках.

Депонированная заработная плата переносится с дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам».

В таблице 2.22. отражены основные операции, связанные с начислением оплаты труда, пособий, отпускных, а так же удержаний из заработной платы.

Таблица 2.22. Проводки по начислению заработной платы, пособий,  удержаний из заработной платы и расчета по налогам в ЗАО «Стройтрансгаз»

2.3. Отражение расчетов по прочим операциям в регистрах учета и отчетности

Расчеты с персоналом по прочим операциям отражаются на счете:

73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», данный счет предназначен для обобщения информации обо всех видах расчетов с работниками организации ЗАО «Стройтрансгаз», кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчётными лицами.

К счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» открыты субсчета, такие как:

73-1 «Расчеты по предоставляемым займам»

73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

На субсчете 73-1 «Расчеты по предоставленным займам» отражаются расчеты с работниками организации по предоставленным им займам (например, на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков и благоустройство садовых участков и др.)

По дебету счета 73 отражается сумма предоставленного работнику организации займа в корреспонденции со счетом 50 или 51 .

На сумму платежей, поступивших от работника — заемщика, счет 73  кредитуется в корреспонденции со счетами 50, 51, 70  (в зависимости от принятого порядка платежа).

На субсчете 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных и товарно — материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба.

В дебет счета 73  суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, относятся с кредита счетов 94 и 98  (за недостающие товарно — материальные ценности), 28 (за потери от брака продукции) и др.

По кредиту счета 73  записи производятся в корреспонденции со счетами: учета денежных средств — на суммы внесенных платежей; 70  — на суммы удержаний из сумм по оплате труда; 94  — на суммы списанных недостач при отказе во взыскании ввиду необоснованности иска.

Аналитический учет по счету 73 ведется по каждому работнику организации.

Согласно учетной политике ЗАО «Стройтрансгаз» бухгалтерский учет расчетов с персоналом по прочим операциям ведется на счете 73. Рабочим планом счетов ЗАО «Стройтрансгаз» предусмотрено открытие к счету 73  следующих субсчетов: «Расчеты по предоставленным займам»; «Расчеты по возмещению материального ущерба»; «Расчеты за путевки».

На субсчете 1 «Расчеты по предоставленным займам» отражают расчеты с работниками ЗАО «Стройтрансгаз» по предоставленным займам.

На субсчете 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником в результате недостач и хищений денежных и товарно-материальных ценностей, а также других видов ущерба.

На субсчете 3 «Расчеты за путевки» отражаются расчеты с работниками организации за выданные им путевки.

По дебету счета 73 отражается задолженность работника перед предприятием, по кредиту – погашение задолженности.

В ЗАО «Стройтрансгаз» для получения займа работник пишет заявление о предоставлении ему займа (Приложение Ж), и передает его директору для рассмотрения данного вопроса и принятия решения. Директор рассматривает заявление сотрудника, и, в случае принятия положительного решения, заключает с ним договор займа.

Если по договору займа предполагается, что заем будет предоставлен в денежной форме, то выдача денежных средств осуществляется:

— в безналичном порядке – перечислением на зарплатную банковскую карту;

— в наличном порядке – выдачей денежных средств по расходному кассовому ордеру.

Согласно Указанию Банка России от 20 июня 2007 года N 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» выдача наличных денег из кассы предприятия по одному договору не должна превышать 100000 руб.

Согласно Коллективному договору заем  в ЗАО «Стройтрансгаз» предоставляется на срок 12 месяцев, с правом досрочного погашения. Проценты по предоставленному займу уплачиваются единовременно в размере 5% от суммы предоставленного займа.

Погашение займа осуществляется равными частями:

— внесением суммы погашения займа в кассу предприятия, что оформляется приходным кассовым ордером.

— удержанием из заработной платы работника предприятия по его письменному заявлению.

В таблице 2.23. представлена схема отражения операций, связанных с предоставлением и погашением займа в денежном выражении.

Таблица 2.23. Схема отражения операций, связанных с предоставлением и погашением займа в денежном выражении в ЗАО «Стройтрансгаз»

Если договором займа предполагается, что займ будет предоставлен в не денежной форме, то факт передачи имущества работнику должен оформляться соответствующими документами: при передаче материалов оформляется накладная на отпуск материалов на сторону.

В таблице 2.24. представлена схема отражения операций, связанных с предоставлением займа работникам предприятия в не денежной форме

Таблица 2.24. Схема отражения операций, связанных с предоставлением займа работникам ЗАО «Стройтрансгаз» в не денежной форме

Согласно учетной политике ЗАО «Стройтрансгаз» в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности проводит инвентаризацию имущества и финансовых результатов в следующие сроки:

1. основных средств — ежегодно по состоянию на 01.12;
2. нематериальных активов — ежегодно по состоянию на 01.01;
3. капитальных вложений — ежегодно по состоянию на 01.12;
4. товарно-материальных ценностей:

-МПЗ (10 счет)-ежегодно по состоянию на 01.12;

5. денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности — ежегодно по состоянию на 01.12;
6. финансовых вложений — ежегодно по состоянию на 1.01;
7. незавершенного производства — ежеквартально, по результатам года на 01.01.;
8. расходов будущих периодов — на 1.12;
9. готовой продукции-1.12;
10. ревизия главной кассы — ежегодно по состоянию на 01.01.

Согласно учетной политике по мере необходимости инвентаризация может проводится на основании отдельных решений руководителя ЗАО «Стройтрансгаз».

Инвентаризация в обязательном порядке проводится в случаях:

— передачи имущества в аренду, выкупе, продаже;

— смены материально — ответственных лиц (на день приемки передачи дел);

— стихийных бедствий, пожара, аварий и других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

— реорганизации или ликвидации ЗАО «Стройтрансгаз».

При проведении каждой инвентаризации формируется инвентаризационная комиссия, состав, которой утверждается приказом по организации. Выявленная при инвентаризации кассы недостача денежных средств отражается в акте инвентаризации наличных денежных средств форма № ИНВ-15.

Недостача денежных средств может погаситься:

— внесением денежных средств в кассу организации, что подтверждается приходным кассовым ордером;

— удержания из заработной платы по распоряжению руководителя, производимые по приказу руководителя;

— исполнения судебных документов.

В таблице 2.25. представлена схема отражения операций, связанных с недостачей денежных средств в кассе предприятия.

Таблица 2.25. Схема отражения операций, связанных с недостачей денежных средств в кассе ЗАО «Стройтрансгаз»

Аналогично отражаются проводки по недостаче материальных ценностей и объектов основных средств.

В ЗАО «Стройтрансгаз» с материально-ответственными лицами заключается договор о материальной ответственности, согласно которому материально — ответственные лица несут ответственность за наличием и сохранностью материальных ценностей.

Недостача материальных ценностей может быть выявлена в результате проведения инвентаризации, результаты которой отражаются в инвентаризационной описи и протоколе инвентаризации.

По приказу руководителя недостача материальных ценностей может быть вычтена из заработной платы работника – виновника недостачи.

В таблице 2.26. представлена схема отражения недостачи материальных ценностей.

Таблица 2.26. Схема отражения операций, связанных с недостачей материальных ценностей

ЗАО «Стройтрансгаз» согласно коллективному договору оплачивает стоимость путевок для сотрудников организации за счет прибыли, оставшейся послу уплаты налога на прибыль организации, частично оплату путевок осуществляю сами работники ЗАО «Стройтрансгаз». В таблице 2.27. представлена схема отражения операций, связанных с расчетами за путевки.

Таблица 2.27. Схема отражения операций, связанных с расчетами за путевки

Таким образом, учет расчетов с персоналом по прочим операциям в ЗАО «Стройтрансгаз» ведется в соответствии с действующим законодательством РФ. В ЗАО «Стройтрансгаз» утверждена учетная политика, отражающая порядок учета расчетов с персоналом по прочим операциям. Учет расчетов с персоналом по прочим операциям ведется на счете 73, к которому могут быть открыты субсчета: расчеты по предоставленным займам; расчеты по возмещению материального ущерба, расчеты по путевкам.

Недостатком учетной политики в отношении методики учета расчетов с персоналом по прочим операциям является отсутствие утвержденного графика документооборота, также в организации отсутствуют должностные инструкции работников бухгалтерии.

3.1. Методика аудиторской проверки расчетов по оплате труда с работниками

В данном разделе я рассмотрела основные процедуры при проведении аудита расчетов по заработной плате в ЗАО «Стройтрансгаз».

Планирование аудита регулируется ФСАД №3 «Планирование аудита».

Данный стандарт гласит, что аудиторы обязаны планировать свою работу так, что бы проверка была эффективно проведена.  Согласно данному стандарту составим план аудиторской проверки по участку расчет заработной платы организации ЗАО «Стройтрансгаз».

При планировании аудита важно учитывать существенность и риск, а правильно произведенная выборка необходимых элементов — основа для эффективной аудиторской работы. Понятие существенности важно потому, что ни один аудитор не в состоянии гарантировать точность финансовой отчетности.

Существует два основных метода оценки существенности — оценочный и расчетный. Оценочный метод заключается в том, что специалист, исходя из собственного опыта и знаний о деятельности клиента, определяет, что является существенным.

Полагаем, что с помощью оценочного метода определяют абсолютную величину существенности, представляющую собой размер допустимой ошибки в конкретной статье бухгалтерской отчетности или обороте по счету, которая, по мнению специалиста, может считаться существенной вне зависимости от других обстоятельств. Очевидно, что практическая реализация данного метода крайне затруднена, так как непонятно, какими факторами должен руководствоваться специалист, устанавливая размер допустимой ошибки.

Таблица 3.1. Программа аудита для ЗАО «Стройтрансгаз»

Расчетный метод заключается в количественном определении величины уровня существенности. При определении количественного значения уровня существенности используются относительные величины, устанавливаемые в процентном отношении к соответствующей принятой базовой величине. Относительные величины могут устанавливаться как в виде точечных, так и в виде диапазонных значений.

После составления плана аудиторской проверки необходимо рассчитать уровень существенности и аудиторского риска по участку заработная плата в организации ЗАО «Стройтрансгаз».

Критерии для определения уровня существенности устанавливаются в процентах от величины базовых показателей бухгалтерской отчетности. Обычно аудиторские фирмы для базовых показателей принимают показатели бухгалтерской (финансовой) отчетности:

• прибыль до налогообложения;
• выручка (нетто) от продажи товаров, продукции, работ, услуг (за минусом НДС, акцизов и аналогичных обязательных платежей),
• капитал и резервы,
• сумма активов.

Установленные аудитором критерии для определения уровня существенности для коммерческих организаций представлены в таблице 3.2.

Таблица 3.2. Критерии для определения уровня существенности

Для определения уровня существенности при планировании и проведении аудита аудиторская фирма должна основываться на внутрифирменных стандартах, если нормативные акты, регулирующие аудиторскую деятельность в Российской Федерации, не устанавливают более жесткие требования.

В таблице 3.3. представлено определение уровня существенности организации, на основании бухгалтерского баланса (Приложение К) и отчета о прибылях и убытках (Приложение Л).

Таблица 3.3. Определение уровня существенности  ЗАО «Стройтрансгаз»

Значение уровня существенности составит: (123189,65+41221,44+90765,85+267376,20)/4=130638,29 тыс. руб.

Наименьшее значение отличается от среднего на:

(130638,29 –41221,44 ) / 130638,29 х 100% = 68,45 %.

Наибольшее значение отличается от среднего на:

(267376,20 – 130638,29) / 130638,29 х 100% = 104,67%.

Поскольку и в том и в другом случаях  отклонение  наибольшего  и наименьшего  показателей от  среднего  и  от всех остальных является значительным, принимаем решение  отбросить значения 41221,44 тыс. руб. и 267376,20 тыс. руб. и не использовать их  при  дальнейшем  усреднении.   Находим новую среднюю величину:

(123189,65+90765,85) / 2 = 106977,75 тыс. руб.

Согласно бухгалтерскому балансу на 31.12.2012г. ЗАО «Стройтрансгаз»  кредиторская задолженность 6384890 тыс. руб. и ее удельный вес в  валюте баланса 45%, по статье задолженность перед персоналом организации 0% (по бухгалтерскому балансу она отсутствует).

Процедуры нахождения уровней существенности, все математические расчеты и причины, на основании которых аудитор применял какие-либо значения в расчетах, должны быть отражены в рабочей документации проверки. Выполняя аудиторские процедуры по каждому разделу, аудитор регистрирует все обнаруженные ошибки. Если совокупность неисправленных искажений, выявленных аудитором, приближается к уровню существенности, то аудитору следует определить, существует ли вероятность того, что необнаруженные искажения, рассматриваемые вместе с обнаруженными, но неисправленными искажениями, могут превысить уровень существенности. Следовательно, аудитор рассматривает вопрос о снижении риска посредством проведения дополнительных аудиторских процедур или требует от руководства аудируемого лица внесения поправок в финансовую отчетность с учетом выявленных искажений. К окончанию работы аудитор должен быть уверен в том, что суммарные ошибки по всем счетам не превышают оценку уровня существенности по финансовой (бухгалтерской) отчетности в целом.

На основании выше рассчитанного  показателя доля риска не обнаружения ошибки по участку заработная плата велика.

Подтверждение достоверности произведенных начислений осуществляется, как правило, выборочно. Выборка строится на основании ФСАД № 16 «Аудиторская выборка». При проведении аудита заработной платы в ЗАО «Стройтрансгаз» аудитор руководствовался правилом (стандартом) аудиторской деятельности N 16 «Аудиторская выборка».

— выбор показателей с наибольшей суммой (проверку провел по 10 сотрудникам);

— выбор показателей, характеризующихся наибольшей вероятностью появления в них ошибок — метод ключевых по риску показателей (20 сотрудников);

— выбор показателей, ошибки или нарушения в которых могут вызывать существенные последствия, — метод ключевых по последствиям показателей (30 сотрудников «основного производства» ЗАО «Стройтрансгаз».  В объем выборки включаются различные категории работающих или уволенных (руководители, специалисты, рабочие, служащие и др.), разные временные периоды (обычно один месяц квартала) и основные виды начислений. При этом изучаются первичные документы, которые являются основанием для начисления заработной платы.

Согласно программе аудита ЗАО «Стройтрансгаз» начало проверки осуществляется с аудита оформления первичных документов (таблица 3.1.).

1. Определение степени унификации первичных учетных документов по учету персонала. Нарушений при применении унифицированных форм не выявлено. Были проверены следующие документы:

Приказ о приеме на работу (Форма № Т-1, Приложение Б) — в ЗАО «Стройтрансгаз» применяется при приеме сотрудника в организацию.

Личные карточки (Форма № Т-2, Приложение М) — заполняются работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1a); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

№ Т-3 «Штатное расписание»  применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит такие данные как структура подразделений, наименование должностей, специальностей, сведения о штатных единицах и так далее .

№ Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»;

№ Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» (Приложение Н)  применяется для оформления и учета отпусков сотрудников. N Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»;

№ T-7 «График отпусков»;

№ Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) применяется для учета увольнения работников. №T-8a «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)» (Приложение Г);

№ Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»;

№ Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»;

№ Т-13 «Табель учета рабочего времени» применяется для учета фактически отработанного и неотработанного времени, так же применяется для контроля за соблюдением установленного режима рабочего времени;

№ Т-49 «Расчетно-платежная ведомость» применяется для расчета и выплаты заработной платы (Приложение А);

№ Т-51 «Расчетная ведомость»;

№ Т-53 «Платежная ведомость»;

№ Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»;

№ Т-54 (Т-54а)  «Лицевой счет» применяется для ежемесячного отражения сведений о выплаченной и начисленной заработной плате, заполнятся в течении года;

№ Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» применяется для расчета причитающихся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого отпуска;

Листы временной нетрудоспособности медицинских учреждений.

Таблица 3.4. Проверка организационно-технической части учетной политики в ЗАО «Стройтрансгаз» за 2012 г.

Особое внимание обращается на правильность заполнения, соответствие требованиям нормативных документов по начислению и выплате заработной платы. При проверке должностной инструкции офис – менеджера было выявлено, что данный сотрудник занимается организацией хозяйственной деятельность офиса. При беседе с офис менеджером выявлено, что данный сотрудник занимается еще и частично кадровой работой, сбор документов у вновь принятых сотрудников, оформление приказов на прием, так же частичное исполнение курьерской работы, в должностной инструкции такие обязанности не прописаны. Соответственно необходимо дополнить должностную инструкцию офис-менеджера.

Процедура проверки законности начисления заработной платы проверка платежных ведомостей и данных табельного учета кадров и рабочего времени представлена в таблице 3.5. Цель: проверить, не имеется ли расхождений данных по учету рабочего времени, начислению и получению заработной платы. Средства: для проведения процедуры потребуются табели учета рабочего времени  «Табель учета рабочего времени» и расчетно-платежные ведомости «Расчетно-платежная ведомость». Для исполнения проверки необходимо просмотреть фамилии работающих в табеле и расчетно-платежных ведомостях, обращая особое внимание на однофамильцев, уточняя их имя и отчество.

Таблица 3.5. Проверка существенных реквизитов в документах по оплате труда в ЗАО «Стройтрансгаз»  за 2012 г.

Учет рабочего времени в ЗАО «Стройтрансгаз» ведется с использованием программного обеспечения 1 С «Зарплата и управление Персоналом» (1 С ЗУП).  Документ, подтверждающий ведение  учета рабочего времени является «Табель учета рабочего времени» (Форма №Т-13). Выявлены такие нарушения как, сотрудник находился на больничном, а в табеле стоит отметка «НН» — неявка по невыясненной причине».

При проверке графиков отпусков (Форма № Т-7), выявлено, что такой график не ведется, и не велся ранее. Так же при проверке уведомлений сотрудников за две недели о начале отпуска отсутствуют.

Следующий этап по программе аудита сверка правильности оформления расчетно — платежных ведомостей с табелем учета рабочего времени».

Расхождения в показателях в табеле рабочего времени и расчетных ведомостях не выявлены.

Следующая процедура проверки расчетно-платежных ведомостей и документов по начислению заработной платы.

Расхождений не выявлено. Цель: проверить случайность ошибки или преднамеренное искажение данных в платежных ведомостях. Средства: для выполнения процедуры потребуются: при повременной оплате труда, где заработная плата рассчитывается исходя из установленной тарифной ставки или оклада за фактически отработанное время, проверяется личная карточка работника (форма №Т-2), раздел 3 «Прием на работу, назначения, перемещения». Техника исполнения: последовательно просматриваются ведомости начисления заработной платы, графу «Начислено по окладу» сверяется с личной карточкой работника, обращая особое внимание на изменения в разделе, где указываются перемещения на другую работу, а также выписываются номера приказов об изменениях в окладах. При проверке ведомости отклонений не выявлено, что представлено в таблице 3.6.

Таблица 3.6. Сверка соответствия показателей в табеле и расчетно-платежной ведомости

Расхождения данных в личных карточках и ведомостях начисления представлены в таблице 3.7. В личной карточке у сотрудника указан оклад в размере 12320-00 руб., начислено было 10600-00 руб., из-за того, что пять дней в месяце сотрудник находился на больничном. Во втором случае сотрудник был в отпуске, поэтому оклад платится пропорционально отработанным дням.

Таблица 3.7. Расхождения данных в личных карточках и ведомостях начисления заработной платы

Процедура проверки правильности оплаты работ в выходные и праздничные дни. Цель: проверить, соблюдается ли ст. 153 ТК РФ в части оплаты работ в выходные и праздничные дни в двойном размере, не предоставляются ли за такие работы два дня отгула. Средства: табель учета рабочего времени, приказы (распоряжения) руководителя предприятия

Техника исполнения: сверить даты проведения работ в приказах (распоряжениях) руководителя организации с днями, отмеченными в табелях как рабочие. Затем проверяется у работника, осуществляющего учет рабочего времени, наличие заявлений  с  разрешением   руководителя на предоставление отгулов за работу в выходные и праздничные дни. («Заявление о предоставлении отгулов за работу в праздничные дни» (Приложение П). Выявлено: отсутствует журнал учета регистрирующий предоставление отгулов за работу в праздничные дни.

Следующий этап аудита обоснованность начислений за особые условия труда.

Для данного этапа аудита проверялось расчетно-платежная ведомость с данными личной карточки (в данной карточке видно принадлежность сотрудника к тому или иному региону).

Нарушений не выявлено. Сотрудники находящиеся в обособленных подразделениях приравненных к районам крайнего севера и являющиеся районами крайнего севера, при начислении заработной платы вся заработная плата этих сотрудников увеличенная на районный коэффициент и северную надбавку, установленные в данном регионе.

В приказе по организации № 26 от 19.01.12 г. написано, что рабочими днями должны считаться 8,9,15,16,29,30 января 2012 г., по табелю фактически отработано 27,28 марта 2012 года, следовательно, и оплата была произведена за фактически отработанные два выходных дня. Выявлено что приказ на работу в выходные дни 27,28 марта 2012 года отсутствует, начисления произведены правильно, данные представлены в таблице 3.8.

Таблица 3.8. Проверка правильности оплат в выходные и праздничные дни

При проверке правильности исчисления среднего заработка для очередного ежегодного отпуска выявлено: Сотрудник Шмырина Л.А. период отпуска 25.03.2012-28.03.2012, является сотрудником обособленного подразделения ЗАО «Стройтрансгаз»  г. Томск, в данном регионе установлен районный коэффициент 15%, при расчете среднего заработка Шмыриной Л.А. средний заработок увеличен на районный коэффициент 25%, что привело к ошибкам:

1. В расчет среднего заработка уже должен быть включен районный коэффициент.
2. Средний заработок не увеличивают на районный коэффициент.

Необходимо в учет ввести корректирующую запись:

Д 20 К 70 -924,25 (сторнированные неправомерно начисленные суммы)

Так как из — за этого база по НДФЛ уменьшится соответственно необходимо сделать корректирующую проводку по НДФЛ, страховым взносам.

Д 70  К 68 — 120 руб.

Д 20  К 69 — 314,24

Процедура проверки правильности расчета пособий, выплаченных за счет средств работодателя и ФСС. При проверке правильности исчисления расчета больничных листов выявлено следующее:

Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет рассчитано правильно исходя из заработка за последние 2 года деленное на 730 дней, но сумма пособия меньше, если рассчитать по старым правилам расчета действующих в 2011 году. Пособие Петрова И.И. п рассчитано ниже МРОТА.

Плятова И.В. менеджер информационно аналитического отдела, пособие по временной нетрудоспособности рассчитано по правилам, действующим в 2011 года, отсутствует заявление сотрудника с просьбой при расчете пособия применить старые правила.

Следующая процедура — проверка правильности удержаний из заработной платы. Из-за большой разницы в удержанных суммах проверена правильность удержания по исполнительному листу за январь месяц. Размер удержания получился равен 12 637,22 руб. в виду того, что были начислены отпускные, а с них тоже удерживаются алименты. По таблице 3.9. выявлено отклонение в размере 1 102,95 копеек, необходимо сделать исправительную запись.

Таблица 3.9. Проверка удержаний по исполнительным листам

При проверке правильности исчисления налога на доходы аудитор должен руководствоваться Налоговым кодексом ч.2. Необходимо уточнить величину вычетов, статус работника (штатный или совместитель), величину налогооблагаемой базы, проверить правильность расчета налога на доходы. Полнота удержаний представлена в таблице 3.10.

Таблица 3.10. Полнота удержаний НДФЛ

У сотрудника Хрущева В.А. была удержана заниженная сумма налога из-за того, что ему не было предоставлено льготы на ребенка, и не удерживался налог с суммы районного коэффициента, следует сделать исправительные проводки (Д-т 70 К-т 68 5922 руб.; Д-т 68 К-т 51 5922 руб.)

Суммы налога на доходы физических лиц, удержанные из заработной платы работников предприятия, должны соответствовать суммам, перечисленным в государственный бюджет по выпискам банка из расчетного счета.

При проверке правильности исчисления расчета при увольнении выявлено, что при увольнении Агарковой Е.С. дата увольнения 20.04.2012 неверно рассчитаны неиспользованные дни отпуска. Должно быть, 20 дней не отгулянного отпуска, рассчитано 17 дней.  Что привело к недоплате в размере 3 684,65 рублей.

При проверке правомерности предоставления социальных вычетов отсутствуют заявление и подтверждающие документы сотрудников, которым предоставляются данные вычеты.

При выплате материальной помощи Логинову А.М. в связи со смертью родственника, отсутствует заявление сотрудника на выплату материальной помощи.

Все вышеперечисленные ошибки не являются существенными и не несут аудиторского риска.

После проведения проверки, можно смело сказать о том, что ЗАО «Стройтрансгаз»  при расчете заработной платы руководствуется всеми действующими нормативными документами Российской Федерации устанавливающие правоотношения между сотрудниками, порядок и расчет заработной платы, среднего заработка, порядок расчета пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, регулирующие отношения работников, чей труд связан с повышенным риском и т.д.

Расчетов с персоналом по прочим операциям отражаются на счете:

73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», данный счет предназначен для обобщения информации обо всех видах расчетов с работниками организации ЗАО «Стройтрансгаз», кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчётными лицами.

После составления плана аудиторской проверки был рассчитан уровень существенности и аудиторского риска по участку заработная плата в организации ЗАО «Стройтрансгаз». Согласно программе аудита  ЗАО «Стройтрансгаз» начало проверки осуществляется с аудита оформления первичных документов.

3.2. Ошибки, выявленные в учете в ходе аудиторской проверки

Аудиторами рассмотрено состояние расчетов с сотрудниками исключительно для того, чтобы определить уровень ошибок влияющих на достоверность отчетности, необходимых для формирования аудиторского заключения о достоверности отражения в бухгалтерской отчетности оплаты труда. Проделанная в процессе аудита работа не означает проведения полной и всеобъемлющей проверки расчетов по оплате труда  ЗАО «Стройтрансгаз» с целью выявления всех возможных недостатков.

В процессе аудита не были обнаружены никакие факты, из которых можно было бы сделать вывод о несоответствии отчетности ЗАО «Стройтрансгаз» масштабам и характеру его деятельности.

В процессе проведении процедур по существу были обнаружены расхождения:

1. Учетной политикой установлено, что Общество не создает специальных резервов по сомнительным долгам, по гарантийному ремонту, по ремонту основных средств, по отпускам.
2. В соответствии с ПБУ 8/2010 организации, за исключением кредитных, обязаны создавать на каждую отчетную дату оценочное обязательство в виде оплаты отпусков.

Так же были выявлены некоторые ошибки и неточности:

1. Расхождения личных карточек с ведомостью по начислению заработной платы, несвоевременное отражение изменений по окладу в личной карточке привело аудитора под сомнения о правильности начисления заработной платы в расчетную ведомость.
2. Выявлены ошибки при расчете среднего заработка для отпускных.

При аудите кадровых документов, выявлено, что отсутствует ряд дополнительных соглашений, и в части документов отсутствуют некоторые обязательные реквизиты, такие как подпись генерального директора, в приказе об увольнении, в приказе на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска во многих заявлениях отсутствует подпись сотрудника. Данные ошибки могут привести к тому, что все эти расходы, на оплату труда включенные в состав расходов ЗАО «Стройтрансгаз» приняты не обоснованно, и могут послужить как завышение расходов по налогу на прибыль, что влечет налоговые риски.

При аудите удержаний из заработной платы выявлено, что при предоставлении сотруднику отпуска с суммы отпуска не удержано по исполнительному листу.

Все ошибки были непреднамеренны. Нами не были обнаружены никакие серьезные нарушения установленного порядка ведения бухгалтерского учета, которые могли бы существенно повлиять на достоверность данных по оплате труда, отраженных в бухгалтерской отчетности.

3.3. Пути устранения ошибок

По результатам проверки можно сделать следующие предложения:

1. Ввести систему внутреннего контроля. Экономически целесообразно ввести новую штатную единицу, так как внутренний контроль своевременно будет отслеживать ошибки, которые могут повлечь начисление штрафов со стороны внебюджетных фондов и налоговой инспекции, так же переплата сотрудникам заработной платы в связи со счетной ошибкой. Отсутствие в штате организации должности ревизора свидетельствует о невнимательном отношении руководства к правильной организации учетного процесса, в результате чего уменьшается возможность получения достоверной отчетности, повышается возможность штрафных санкций со стороны контролирующих органов и увеличивается количество ошибок.
2. Наладить документооборот между подразделениями.
3. Создать на предприятии локальную вычислительную сеть для взаимодействия бухгалтерской и кадровой служб.
4. Разработать для системы внутреннего контроля план ежемесячной проверки, после начисления и выплаты заработной платы, а положением об оплате труда в ЗАО «Стройтрансгаз» установлено, что выплата заработной платы происходит каждое 1-ое число календарного месяца. После выплаты заработной платы отдел внутреннего контроля в срок до 10-ого числа календарного месяца проверят начисления по заработной плате, удержания из заработной платы, начисление страховых взносов, соответствие начислений с приказами, установленными в ЗАО «Стройтрансгаз».
5. Учетной политикой предусмотреть внедрение в рабочий план счетов счет 69 субсчет для отражения переплаты в ФСС.
6. Оформлять исправления в первичной документации в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.12.2011. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Постановления Госкомстата РФ от 24.03.1999. № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации».
7. Повысить квалификацию работников.
8. В ЗАО «Стройтрансгаз» с целью оптимизации расходов необходимо составлять бюджет на отчетную дату, четко следовать данному бюджету.
9. Составление оценки трудового потенциала сотрудников компании (кадровый аудит).
10. Организовать для сотрудников бухгалтерской службы регулярное посещение семинаров по рассмотрению текущих изменений действующего законодательства.

3.4. Экономическая эффективность предлагаемых мероприятий

Внедрение системы «1С: — Предприятие 8» в типовой конфигурации «Зарплата и управление персоналом» — это сложный процесс, предполагающий проведение целого ряда организационно-технических мероприятий, выполняемых совместно специалистами корпорации и предприятием заказчика.

Услуги по внедрению системы включают в себя:

• обследование предприятия;
• пуско-наладочные работы по вводу системы в эксплуатацию;
• консультации по тематике эксплуатации системы;
• прочие затраты.

В связи с существующими особенностями производственно-хозяйственной деятельности и организационно-функциональной структуры на  ЗАО «СТРОЙТРАНСГАЗ» необходимо внедрить систему  со следующими контурами и модулями:

• контур бухгалтерского учета для усовершенствованной автоматизации бухгалтерского учета и сокращения времени на выполняемую работу;
• модуль управление персоналом, который автоматизирует кадровый учет и отчетность;
• модуль заработная плата, производящий начисление и расчет заработной платы.

 

Для удобства использования эти сведения должны быть разделены в информационной базе на следующие две категории:

• сведения о физических лицах,
• служебная информация о работниках предприятия.

Конфигурация позволит вести штатное расписание предприятия, учитывая список подразделений и должностной состав каждого подразделения.

Для автоматического начисления заработной платы предусмотрен документ «Начисление заработной платы». Расчетные и платежные ведомости формируются автоматически.

При начислении заработной платы в «1С» сразу же проставляется корреспонденция счетов затрат, которые заранее выбраны из плана счетов. Таким образом, это облегчит работу бухгалтера, учитывающего себестоимость услуг и работ, так как журнал хозяйственных операций будет формироваться с учетом сумм начисленной заработной платы, а не заноситься из другой программы вручную.

Поскольку расчет заработной платы будет проводиться в программе «1С», это позволит получать необходимую информацию иным пользователям прямо из базы данных, а не на бумажных носителях. Таким образом, видны значительные преимущества использования программы «1С» при расчете заработной платы.

После внедрения системной автоматизации бухгалтерского учета, будут автоматизироваться все участки учета. Учет на всех рабочих местах будет выполняется с использованием одного программного продукта, установленного в локальной компьютерной сети. Данные, введенные на одном участке, записываются в единую базу данных. Подобная технология автоматизации разрешает избежать двойного ввода одних и тех же данных.

Для внедрения программного комплекса заключается договор с поставщиком, который определяет этапы работ и на основании которого составляются конкретные планы проведения работ на предприятии, а именно:

— план внедрения программного комплекса 1С;

— план–график проведения пуско-наладочных работ.

В состав затрат предприятия на внедрение программного комплекса включаются капитальные (единовременные) и текущие затраты. Общие капитальные затраты включают в себя следующие:

— на приобретение и освоение программного обеспечения;

— на обучение персонала.

Общая сумма затрат на приобретение программного обеспечения составит 10 750 тыс. руб.. Затраты на пуско-наладочные работы составят 1100 тыс. руб.. Проект внедрения программного комплекса автоматизации управления будет проходиться в течении определенного периода времени и за это время необходимо будет обеспечить подготовку группы специалистов ( произвести их обучение работе с программным продуктом ) ЗАО «СТРОЙТРАНСГАЗ» в количестве 50 человек и их обучение входит в стоимость приобретения комплекса.

В таблице 3.11.  представлены затраты (капитальные) на приобретение и запуск системы.

Таблица 3.11. Капитальные затраты на проект

Текущие затраты представляют собой сумму затрат, связанных с эксплуатацией программного комплекса 1С. Они включают амортизационные отчисления и непредвиденные расходы.

Срок полезного действия 1С определим равным пяти годам. Ежегодная норма амортизации будет равна 20%. Непредвиденные расходы на дополнительные консультации и вызов специалистов составят 300 тыс. руб.

Результаты прогнозирования текущих затрат приведены в таблице 3.12.

Таблица 3.12. Результаты прогнозирования дополнительных текущих затрат в год

При оценке экономической эффективности инноваций первоначально необходимо произвести расчет чистого дохода (ЧД). ЧД характеризует накопленный эффект за расчетный период. Суммарный ЧД за весь расчетный период представляет собой сумму эффектов за каждый шаг расчета (временной период) и определяется на основе расчета финансовых потоков.

Главный экономический эффект от внедрения средств автоматизации заключается в улучшении экономических и хозяйственных показателей работы предприятия, в первую очередь за счет повышения оперативности управления и снижения трудозатрат на реализацию процесса управления, то есть сокращения расходов на управление. Для ЗАО «СТРОЙТРАНСГАЗ» экономический эффект выступает в виде экономии трудовых и финансовых ресурсов, получаемой от:

— снижения трудоемкости расчетов;

— снижение трудозатрат на поиск и подготовку документов;

— сокращения служащих предприятия.

Эффективность использования системы электронного документооборота достаточно высока и более очевидна, чем для других корпоративных систем — именно потому, что системы электронного документооборота созданы для повышения эффективности использования рабочего времени сотрудников. Расчет эффективности основан на существенном уменьшении времени обработки документов. Суммарное среднее время, которое сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов — более 60%. При этом некоторая часть сотрудников практически все свое рабочее время тратить на эти операции. В таблице 3.13. приведен расчет эффективности внедрения новой программы электронного документооборота.

Таблица 3.13. Расчёт эффективности введения электронного документооборота

После внедрения данного программного комплекса рабочий день бухгалтера составит 6 часов.

Количество календарных дней работы предприятия определяется по формуле:

К= Д – В, (дн)                                                                                       (1)

где Д – количество дней в году (366), дней;

В – количество выходных и праздничных дней (114), дней.

К = 366 – 109 = 257 дня

Годовой фонд рабочего времени одного работника до внедрения комплекса определим следующим образом:

Фрв до = К*Т, (ч)                                                                                 (2)

где К – количество календарных дней в году (257), дней;

Т – протяженность рабочего дня (8), часов.

Фрв до=257*8=2056 часов

Тогда величина трудозатрат на поиск и подготовку документов за год определяется:

Тз до=Фрв * Ч,                                                                                              (3)

где Фрв – годовой фонд рабочего времени одного работника, часов;

Ч- количество работников, человек.

Трудозатраты пяти работников бухгалтерии составят:

Тз бух. до =2056*5=10280 человеко-часов

После внедрения комплекса рабочий день работника бухгалтерии составит 6 часов и тогда годовой фонд рабочего времени будет равен:

Фрв после = 257*6=1542 часов

Тз бух. после = 1542 * 5 = 7710 человеко-часов

Снижение трудозатрат на поиск и подготовку документов определяется по формуле:

Стз = Тз до – Тз после,                                                                         (4)

где  Т_Здо, Т_Зпосле — соответственно величины трудозатрат работников до внедрения программного комплекса и после, человеко-часов.

Для бухгалтерии общее снижение трудозатрат составит:

Стз бух.=10280-7710=2570 человеко-часов

Такое снижение трудозатрат создает предпосылки для условного высвобождения одного работника бухгалтерии, т.к. со всеми этими операциями смогут справится за свой восьмичасовой рабочий день 4 работника бухгалтерии.

По данным фотографии рабочего времени работника отдела кадров было выявлено, что:

— составление протоколов о непрерывном стаже занимает 1 час и 50 минут рабочего времени;

— на формирование отчета о численности работников №6ф. уходит 1 час 10 минут;

— составление табеля рабочего времени администрации и линейного персонала занимает 1 час;

— составление графика очередных отпусков – 1 час 40 минут;

— формирование приказа по отпускам – 30 минут;

— формирование приказа по личному составу – 35 минут;

— формирование приказа об увольнении – 15 минут;

— формирование документов к назначению пенсий и пособий – 1 час.

В результате применения нового комплекса работник отдела кадров может выполнять эту же работу, затрачивая при этом следующее время:

— на составление протоколов о непрерывном стаже — 30 минут;

— на формирование отчета о численности работников. — 25 минут;

— составление табеля рабочего времени администрации и линейного персонала занимает 1 час;

— составление графика очередных отпусков – 1 час 10 минут;

— формирование приказа по отпускам – 10 минут;

— формирование приказа по личному составу – 15 минут;

— формирование приказа об увольнении – 15 минут;

— формирование документов к назначению пенсий и пособий – 15 минут.

Трудозатраты на поиск и подготовку документов в отделе кадров за год:

Тз о. к. до =2056*3=6168 человеко-часов

После внедрения системы работник отдела кадров может выполнять весь перечень тех же операций уже за 4 часа.

Данные по расчету экономии затрат на поиск и подготовку документов приведены в таблице 3.14.

Таблица 3.14. Данные для расчета экономии затрат

Общее снижение трудозатрат на поиск и подготовку документов определяется по формуле

С_Т = Т_Зпосле –Т_Здо,                                                                                    (5)

где  Т_Здо, Т_Зпосле — соответственно величины трудозатрат работников до внедрения программного комплекса и после, человеко-часов.

С_Т = 18504-13266 = 5238 человеко-часов

Таким образом можно спрогнозировать сокращение затрат от основной деятельности на 6126,0 тыс. руб. за счет :

снижения трудозатрат на поиск и подготовку документов;

снижения затрат на расходные материалы;

сокращения бухгалтера;

сокращения работника производственно-коммерческого отдела;

сокращения работника отдела главного механика;

сокращения работника отдела кадров.

Результаты прогнозирования приведены в таблице 3.15.

Таблица 3.15. Результаты прогнозирования сокращения затрат за год

Расчет экономического эффекта приведен в таблице 3.16.

Таблица 3.16. Расчет экономического эффекта

В процессе использования «1С: — Предприятие 8» в типовой конфигурации «Зарплата и управление персоналом» полученный эффект составит 9360,0 тыс. руб. Текущие затраты в результате функционирования системы составят дополнительные расходы амортизационные отчисления и непредвиденные расходы (2450 тыс. руб.). ЧД в конечном итоге возмещает капитальные затраты. Однако, полученные при этом суммы результатов (прибыли) и затрат (капитальных вложений) по годам приводят к единому времени — расчетному году (за расчетный год принят 2014 год) путем умножения результатов и затрат за каждый год на коэффициент приведения (a_t), который рассчитывается по формуле:

a_t = (1 / (1+Ен)) ^t

где Ен — норматив приведения разновременных затрат и результатов;

t — номер года, результаты и затраты которого приводятся к расчетному (2014-0; 2015-1; 2016-2).

Норматив приведения разновременных затрат и результатов Ен для программных средств в существующей практике принимается равным 0,3. Расчет эффективности проекта приведен в таблице 3.17.

Таблица 3.17. Расчет эффективности проекта

Таким образом, в период приобретения, адаптации и освоения новой конфигурации «1С: — Предприятие 8» в типовой конфигурации «Зарплата и управление персоналом» понесет расходы в размере 11800 тыс. руб.. Но в 2016 году предприятие получит чистую прибыль равную 9060 тыс. руб. При этом данное капиталовложение окупиться уже в 2016 году.

Вышеперечисленные замечания и предложения по совершенствованию учета расчетов с персоналом по оплате труда позволят  вести учет в соответствии с требованиями нормативных документов.

Очевидно, что внедрение и использование предложенных мероприятий, а также программы «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8» позволит ЗАО «СТРОЙТРАНСГАЗ» оптимизировать расчеты с персоналом по оплате труда и предотвратить допущение ошибок и искажений на данном участке бухгалтерского учета.

---

Страница:   1   2   3

---