2.3. Автоматизация учета расчетов с поставщиками
Бухгалтерский учет в бухгалтерии ООО «Браво» автоматизирован и ведется с использованием средств вычислительной техники на базе бухгалтерской программы «1С: Бухгалтерия» версия 8.2. Среди достоинств этой программы можно выделить следующие:
— возможность настройки ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета применительно к потребностям конкретного предприятия по различным разделам учета фактов хозяйственной деятельности;
— возможность автоматического формирования и получение всей необходимой отчетности, включая налоговые органы и органы статистики, а также всех необходимых документов по синтетическому и аналитическому учету;
— возможность получения печатных форм первичных учетных документов, налоговых деклараций и отчетных форм, предоставляемых в орган статистики;
— полная настройка программы с целью изменения и дополнения плана счетов, системы типовых проводок, системы аналитического учета, формы первичных документов;
— имеет функцию сохранения резервной копии информационной базы и режим сохранения в архиве текстовых документов.
Для хранения базы данных предприятий и физических лиц, с которыми ООО «Браво» вступает в расчетные отношения в программе «1С: Бухгалтерия» версия 8.2 предназначен справочник «Контрагенты». Справочник «Контрагенты» доступен из меню «Предприятие» верхней панели программы. Справочник «Контрагенты» можно найти в меню «Покупка» или «Продажа» панели задач программы.
Справочник «Контрагенты» имеет многоуровневую иерархическую структуру. Для удобства использования, в справочнике «Контрагенты» можно всех контрагентов группировать по какому – общему признаку по соответствующим папкам. Например, папка «Поставщики сырья», «Поставщики прочие» и т.д. Для создания новой папки необходимо нажать на кнопку «Новая группа», указывается наименование папки, при необходимости -пишется краткий комментарий. Для сохранения созданной группы в базе данных, следует нажать на клавишу «ОК».
При необходимости с помощью кнопки «Редактировать» можно отредактировать наименование группы, определить ее принадлежность к другой группе и т. д. В одной группе может быть несколько подгрупп, каждая из которых также может иметь определенное количество подчиненных элементов.
Для создания контрагента, необходимо зайти в группу, к которой он будет принадлежать, затем в появившемся окне следует заполнить реквизиты контрагента: наименование, ИНН, КПП, расчетные счета, договоры, и т. д. Данные, занесенные в карточку контрагента, будут подставляться в печатные формы документов. Для сохранения контрагента в базе данных ООО «Браво» используется кнопка «ОК». Редактирование элемента допускается на любом периоде работы при помощи кнопки «Редактировать». Заполнять справочник «Контрагенты» можно как перед началом внесения документов либо в процессе работы с документом.
В программе «1С: Бухгалтерия» версия 8.2 при формировании типовых документов счета бухгалтерского учета проставляются автоматически, но при необходимости их можно корректировать вручную. По умолчанию счета учета расчетов с поставщиками устанавливаются следующим образом:
— счет учета расчетов с поставщиком – 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками;
— счет учета авансов выданных – 60.02 «Авансы выданные».
Вышеуказанные счета будут автоматически подставляться в документы расчетов с контрагентами. Данные счета можно изменять на этапе ввода документов, выбирая из плана счетов нужный счет.
Также можно установить собственные настройки счетов учета расчетов с контрагентами, которые впоследствии будут подставляться в документы расчетов с контрагентами, для этого в ООО «Браво» используется регистр сведений «Счета учета расчетов с контрагентами», который доступен из меню «Предприятие». Для добавления новой настройки следует воспользоваться кнопкой «Добавить».
Счета учета расчетов с контрагентами прописываются для каждого контрагента в отдельности. Для одного и того же контрагента можно установить разные счета учета расчетов в зависимости от договора и вида расчетов
В случае если поле «Договор» и «Вид расчетов» пустые, то счета учета расчетов с данным контрагентом будут распространяться на любые операции с ним и по всем договорам. Если оставить пустыми некоторые счета учета по каким-либо операциям, то по данным операциям счета учета расчетов с контрагентами подставляться не будут.
Исходя из представленного регистра сведений, можно сделать вывод, что установленные счета учета расчетов с конкретным поставщиком будут распространяться на все расчетные операции и по всем договорам этого поставщика, так как поля «Договор» и «Вид расчетов» не заполнены.
Добавлять новые позиции в регистр сведений «Счета учета расчетов с контрагентами» и изменять их можно на любом этапе работы с программой «1С: Бухгалтерия» версия 8.2.
Основанием, при котором у ООО «Браво» возникают отношения по расчетам с поставщиками является приобретение у них товаров, работ, услуг, которые оформляются на основании первичных документов, предъявленных поставщиком. Для оформления приобретения предприятием товаров, работ, услуг в программе «1С: Бухгалтерия» версия 8.2. предназначены закладка «Покупка» в панели задач и меню «Покупка».
Для оформления поступление товаров, работ, услуг следует использовать документ «Поступление товаров и услуг», который можно найти в выше указанных закладках. Данным документом приходуются как товары, материалы, оборудование, так и полученные услуги.
Для того чтобы зарегистрировать поступление товаров или материалов используется вид операции «Покупка, комиссия». Для того чтобы принять материалы в переработку – «в переработку». Для покупки основных средств – «Оборудование». Для отражения в учете оказанных ООО «Браво» работ, услуг – «Услуги».
В табличной части документа на соответствующей закладке (например, «Товары») следует занести информацию о поступивших товарах: их количестве, цене, порядке учета НДС, а также счетах учета номенклатуры.
На закладке «Счета расчетов» отражаются счета учета расчетов с контрагентом и по авансам выданным. Эти счета подставляются в документ из регистра сведений «Счета учета расчетов с контрагентами».
На закладке «Счет-фактура» можно внести сведения о полученном счете-фактуре. При таком способе заполнения сведений о полученном счете-фактуре данная операция автоматически попадает в Книгу покупок.
После проведения документа делаются необходимые бухгалтерские записи.
Для просмотра результата проведения документа используется кнопка «ДтКт».
Оплата за поступившие в ООО «Браво» товары, работы, услуги оформляется с помощью документа «Списание с расчетного счета», который можно ввести на основании платежного поручения либо на основании «Поступления товаров и услуг».
При проведении документа «Списание с расчетного счета» задолженность перед поставщиком уменьшается, и денежные средства на расчетном счете тоже уменьшаются. При авансовой форме оплаты сначала проводится банковская выписка, а потом оформляется поступление товаров, работ, услуг. В этом случае расчеты с поставщиками будут проходить с использованием счета 60.02 «Авансы выданные».
В ООО «Браво» при расчетах с поставщиками в основном применяется безналичная форма расчетов. Учет денежных средств в обслуживающих банках ведется на счете 51. Для обособленного учета по каждому расчетному счету в программе «1С: Бухгалтерия» версия 8.2. используется справочник «Банковские счета».
В справочнике «Статьи движения денежных средств» содержится дополнительный аналитический разрез к счету для формирования показателей отчета о движении денежных средств.
Справочник предназначен для хранения списка статей движения денежных средств по видам и группам.
Перечисление денежных средств поставщику за товар, работы, услуги осуществляется платежным поручением. Для работы с документами этого вида через список платежных поручений в программе «1С: Бухгалтерия» версия 8.2 нужно зайти в меню «Банк – Платежное поручение». При создании нового платежного, поручения программа автоматически заполняет отдельные поля значениями по умолчанию, беря необходимые данные из соответствующих справочников «Банковский счет», «Получатель». Программа задает дату и время создания платежного поручения, при записи присваивает ему номер.
Нумерация проходит автоматически в порядке возрастания. Если перечисляемая сумма включает НДС, то указывается ставка налога.
При проведении платежного поручения не предусмотрено формирование каких либо бухгалтерских записей, т.к. этот вид документа предназначен только для подготовки поручения банку. Выполнение поручения в программе «1С: Бухгалтерия» версия 8.2 регистрируется другим документом «Списание с расчетного счета». Ввести этот документ можно на основании документа «Платежное поручение».
При выборе варианта создания документа, состав реквизитов, для заполнения, зависит от выбранной операции. Для операции «Оплата поставщику» указывается договор; ставка НДС; корреспондирующие счета проставляются автоматически. При отражении списания с расчетного счета для данной операции договор с контрагентом должен иметь вид «С поставщиком».
Для просмотра банковских проводок, которые были сформированы при проведении документа «Списание с расчетного счета», его делают текущим в журнале «Банковские выписки», затем в появившейся форме отражаются результаты проведения документа, те бухгалтерские записи, которые сформированы при проведении документа.
Программа «1С: Бухгалтерия» версия 8.2 позволяет вести расширенный аналитический учет расчетов с поставщиками, используя различные отчеты из меню «Отчеты» по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» («Анализ счета», «Анализ счета по субконто»; оборотно-сальдовые ведомости по объектам аналитического учета; карточка счета; карточка счета по одному объекту аналитического учета; карточка объекта аналитического учета по всем счетам и т.д.) Программа «1С: Бухгалтерия» версия 8.2 позволяет вести аналитический учет в разрезе каждого поставщика: по каждому договору, по каждому документу и т.д.
Чтобы сделать анализ по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в программе «1С: Бухгалтерия 8.2» используется оборотная ведомость. Оборотная ведомость по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в программе «1С: Бухгалтерия 8.2» можно сформировать из стандартных отчетов, которые находятся в верхней части всех закладок программы.
Выбирается «Оборотно — сальдовая ведомость по счету», затем в открывшемся окне указывается период, за который будет формироваться оборотная ведомость, счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и наименование предприятия. Для того, чтобы отчет сформировался нужно нажать на кнопку с зеленой стрелкой «Сформировать отчет». При необходимости можно сделать дополнительные настройки отчета.
Панель с настройками отчета расположена справа и состоит из двух закладок: «Основные настройки» и «Дополнительные настройки».
С помощью опции «Основные настройки» выбираются показатели, на основании которых будет формироваться оборотная ведомость. В программе «1С: Бухгалтерия 8.2» это могут быть данные бухгалтерского учета, налогового учета, постоянные и временные разницы, их контроль либо развернутое сальдо.
Затем в группировке указывается, по каким именно субконто будет формироваться отчет: по умолчанию это «Контрагенты», «Договоры» и «Документы расчеты с контрагентами». При снятии галочек с них данные по этим субконто указываться не будут. Здесь же можно поставить галочку, чтобы отчет формировался по субсчетам. Также в основных настройках можно указывать нужные отборы.
На закладке «Дополнительные настройки» можно выбрать дополнительные данные для отчета и порядок их размещения: в одной или в отдельных колонках. Здесь же можно указать сортировку и выбрать вариант оформления.
В случае если в ООО «Браво» оборотная ведомость по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» будет распечатываться и использоваться как регистр бухгалтерского учета, в программе «1С: Бухгалтерия 8.2» предусмотрено — в самой нижней части дополнительных настроек можно поставить галочку, чтобы выводился заголовок и подписи.
При необходимости настройки оборотной ведомости сохраняются, для этого нажимаем на кнопку «Сохранить настройки», которая расположена в виде пиктограммы справа над закладками с настройками. Рядом находится пиктограмма выбора настроек из уже сохраненных.
Из оборотной ведомости можно попасть и в более детальный отчет «Карточка счета», для этого нужно щелкнуть два раз левой клавишей мыши на сумме, которую нужно детализировать.
Для обеспечения достоверности бухгалтерской отчетности и для контроля за состоянием взаиморасчетов с поставщиками и подрядчиками в программе «1С: Бухгалтерия 8.2» предусмотрен документ «Акт сверки взаиморасчетов». Акт сверки в программе «1С: Бухгалтерия 8.2» — это типовой документ, с помощью которого можно провести сверку взаиморасчетов с контрагентами ООО «Браво» документ «Акт сверки расчетов с контрагентом» находится на закладке «Покупки и продажи» в разделе «Расчеты с контрагентами».
Для создания нового документа «Акт сверки» необходимо нажать на кнопку с зеленым плюсом «Создать». В открывшемся документе выбирается контрагент, с которым будет производиться сверка, название договора, проставляется начало и конец периода сверки.
«Документ акт сверки» в программе «1С: Бухгалтерия 8.2» имеет четыре закладки. Первая закладка – «По данным организации». Здесь указываются документы со стороны вашего предприятия. Заполнение закладки происходит автоматически при помощи кнопки «Заполнить» или вручную. Суммы в этом разделе могут попадать в колонку дебет или колонку кредит. Сумма по дебету означает дебиторскую задолженность, то есть задолженность перед ООО «Браво». Сумма по кредиту означает кредиторскую задолженность, то есть задолженность ООО «Браво» перед сверяемой организацией.
Вторая закладка называется «По данным контрагента». Ее также можно заполнить автоматически или вручную, при этом данные на второй закладке будут зеркальны первой, то есть при отражении суммы в дебете на первой закладке, на второй закладке данная сумма отразится в кредит и наоборот. Однако обычно закладка «По данным контрагента» в ООО «Браво» не заполняется. Данные контрагента потом вписывает сам контрагент при утверждении акта сверки.
Третья закладка документа «Акт сверки» в программе «1С: Бухгалтерия 8.2» называется «Счета учета расчетов». Здесь отображены счета бухгалтерского учета. Для того, чтобы сформировать акт сверки по расчетам с поставщиками необходимо выбрать счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и акт сверки будет сформирован в разрезе контрагента только по этому счету.
Последняя закладка называется «Дополнительно». На ней выбираются наименование должности и фамилии представителей ООО «Браво», которые будут подписывать акт. Здесь же настраиваются параметры для печати документа: указывается, что нужно выводить полные названия документов, по которым производится сверка или сделать акт с разбивкой по договорам, если акт сверки взаиморасчетов с поставщиками формируется по всем договорам сразу.
Бухгалтерских проводок по данному документу не формируется. Его можно только сохранить и распечатать. После того как сверка с контрагентом проведена, в документе можно поставить галочку «Сверка согласована». После этого все данные документа, кроме сведений о представителях сторон и ответственном, будут защищены от каких-либо изменений.
В программе «1С: Бухгалтерия 8.2» предусмотрено возможность формирования и распечатывания «Реестра созданных актов сверок». Для этого задается временной интервал за который делается реестр актов сверки. ООО «Браво» с помощью фильтра можно создать реестр сформированных актов по конкретному поставщику.
Подводя итог вышесказанному, можно отметить, что организация учета на предприятии находится на высоком уровне. Об этом говорит и наличие квалифицированных работников, и использование автоматизированных технологий, то есть использование программы «1С: Бухгалтерия 8.2» позволяет проводить систематический контроль и анализ взаиморасчетов с поставщиками в ООО «Браво».
Организация контроля за состоянием расчетов способствует укреплению договорной и расчетной дисциплины, выполнению обязательств, повышению ответственности за соблюдение платежной дисциплины. Рассмотрим основные направления и процедуры внутреннего контроля в ООО «Браво».
ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОСТАВЩИКАМИ В ООО «БРАВО»
3.1. Основные направления внутреннего контроля расчетов с поставщиками
Значение наличия эффективного внутреннего контроля за расчетами с поставщиками для любого предприятия трудно переоценить. В ООО «Браво» отсутствует специальное подразделение внутреннего контроля, поэтому основные функции контроля за расчетами с поставщиками возложены на директора и главного бухгалтера.
В ООО «Браво» основной целью внутреннего контроля расчетов с поставщиками является установление соответствия отражения совершенных хозяйственных операций по расчетам с поставщиками действующему законодательству Российской Федерации и достоверности последующего отражения этих операций в регистрах учета и в бухгалтерской отчетности предприятия.
В процессе внутреннего контроля расчетов с поставщиками и подрядчиками, исходя из выше указанной цели, в ООО «Браво» решаются следующие задачи:
— проверка обоснованности возникновения кредиторской задолженности путем проверки правильности оформления первичных учетных документов, отражающих поступление товарно — материальных ценностей и получение услуг;
— установление правильности отражения хозяйственных операций, по отражению кредиторской задолженности на счетах бухгалтерского учета;
— подтверждение своевременности погашения возникшей кредиторской задолженностей и правильности отражения этих задолженностей на счетах бухгалтерского учета;
— подтверждение соответствия данных по взаиморасчетам с поставщиками данным, отраженным в бухгалтерской (финансовой) отчетности предприятия. Это необходимо для принятия правильных управленческих решений руководством и собственниками предприятия.
Исходя из поставленных задач, можно выделить несколько направлений внутреннего контроля расчетов с поставщиками в ООО «Браво».
Прежде всего — это правовая оценка договоров с поставщиками. Проверка договоров ООО «Браво» осуществляется с позиций действующего законодательства, на соответствие формы и содержания договора экономическому смыслу соответствующей сделки. Это направление внутреннего контроля главный бухгалтер осуществляет совместно с юридическим отделом.
К договору (или к проекту договора) с поставщиком прикрепляется так называемый лист согласования в табличной форме, где в первой графе указываются заинтересованные лица (исполнитель, главных бухгалтер, юрист, руководитель), во второй графе — они пишут свои пожелания и замечания, если таковые имеются, а в третьей графе ставят свою подпись и дату. Директор подписывает договор после устранения всех замечаний и недочетов.
Одно из самых трудоемких и важных направлений внутреннего контроля расчетов с поставщиками в ООО «Браво» является контроль за первичной документацией предприятия. Особую значимость этому направлению придает тот факт, что в случае несвоевременности и неправильности оформления первичных документов, а также их некомплектности они могут быть не признаны в качестве подтверждения сумм задолженностей перед поставщиками, а, следовательно, будут ими оспариваться.
Необходимо помнить и о том, что отсутствие или неправильное оформление первичных учетных документов может привести (или говорит) о разного рода злоупотреблениях или хищениях, что дополнительно обусловливает актуальность этого направления внутреннего контроля расчетов с поставщиками. Наконец, существуют еще и налоговые риски, связанные с непризнанием в налоговом учете неправильно оформленных первичных документов.
Первичные учетные документы проверяются главным бухгалтером ООО «Браво» в момент их поступления на соответствие договору — основанию, своевременности составления и сдачи в бухгалтерию, правомерности визирования, а также арифметически, логически и соответствию законодательству Российской Федерации и т.п. Бухгалтерия контролирует полноту предоставления первичных учетных документов.
Следующим направлением внутреннего контроля расчетов с поставщиками в ООО «Браво» является контроль за правильностью отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций по расчетам с поставщиками, а также контроль за соответствием данных аналитического учета расчетов с поставщиками данным синтетического учета.
Главный бухгалтер ООО «Браво» следит за соответствием отражения хозяйственных операций на тех счетах бухгалтерского учета, которые соответствуют экономическому смыслу совершенным операциям, а также, чтобы хозяйственные операции отражались своевременно и в полном объеме.
Главный бухгалтер осуществляет контроль за соответствием сальдо по расчетам с поставщиками аналитического учета данным синтетического учета и данным бухгалтерской отчетности организации.
Осуществляет контроль за правильностью исчисленного сальдо по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (по каждому договору поставщика), так как сальдо расчетов с поставщиками, согласно правилам ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности должно быть «развернутым». Свернутое сальдо ведет к искажению бухгалтерской отчетности и является грубой ошибкой.
Еще одним немаловажным направлением внутреннего контроля расчетов с поставщиками в ООО «Браво» является проверка реальности кредиторской задолженности, а также подтверждение идентичности состояния взаиморасчетов с контрагентами. Это необходимо для подтверждения правильности данных регистров бухгалтерской учета расчетов с поставщиками, а, следовательно, и достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности организации.
В качестве еще одного трудоемкого и очень важного направления внутреннего контроля расчетов с поставщиками, требующего постоянного внимания, в ООО «Браво» можно назвать анализ имеющейся кредиторской задолженности с целью выявления сомнительной задолженности, «зависшей» задолженности и задолженности с истекшим сроком исковой давности.
Контроль осуществляется путем изучения причин и сроков возникновения задолженностей. В ходе такого анализа выявляются, суммы, нереальные для взыскания, или по которым истекают сроки исковой давности.
Если имеется такая задолженность, то в бухгалтерии ООО «Браво» срочно принимаются меры к ее взысканию, а в случае невозможности взыскания (например, в связи с истечением срока исковой давности) – такая задолженность списывается.
В ООО «Браво» проводится анализ кредиторской задолженности с целью выявления поставщиков с просроченными суммами кредиторской задолженности, выясняются причины их возникновения (обычно это вовремя неоплаченные счета поставщиков за поставленную продукцию, работы, услуги).
Своевременно не погашенная дебиторская задолженность, возникшая в результате перечисления поставщику аванса за будущую поставку продукции, работ, услуг, ведет к отвлечению денежных средств из оборота предприятия, что негативно сказывается на его работе и может привести к возможным финансовым потерям, поэтому это направление внутреннего контроля за состоянием расчетов с поставщиками очень важно для руководства и собственников ООО «Браво».
Своевременно не погашенная кредиторская задолженность может привести к получению от контрагентов штрафных санкций за неисполнение условий договора (нарушения сроков оплаты за продукцию, работы, услуги), что тоже ведет к определенным финансовым потерям.
Другим немаловажным и очень ответственным направлением внутреннего контроля учета расчетов с поставщиками в ООО «Браво» выступает контроль за выполнением своих должностных обязанностей сотрудников организации по отношению к товарно – материальным ценностями и денежным средствам. Это прежде всего кладовщики, то есть лица, осуществляющие прием товарно – материальных ценностей. В штате ООО «Браво» находится два кладовщика и с ними заключены договоры об ограниченной материальной ответственности.
Также осуществляется контроль за своевременностью сдачи имеющихся у кладовщиков первичных учетных документов на полученные товарно – материальных ценностей, а также на соответствие содержащихся в них данных условиям соответствующего договора – поставки.
В сроки утвержденные учетной политикой предприятия и приказами руководителя ООО «Браво» проводятся инвентаризации расчетов с поставщиками. Инвентаризация расчетов проводится перед составлением годового бухгалтерского баланса.
Из всего выше перечисленного можно сделать вывод, о том, что направления внутреннего контроля расчетов с поставщиками в ООО «Браво» затрагивают все стороны учета расчетов и направлены на снижение рисков злоупотреблений и хищений, способствуют досудебному урегулированию претензий поставщиков, позволяют эффективно использовать финансовые ресурсы предприятия.
Организация эффективного внутреннего контроля расчетов с поставщиками способствует повышению надежности бухгалтерского учета и как следствие – гарантирует достоверность бухгалтерской (финансовой) отчетности ООО «Браво».
Выделив основные направления внутреннего контроля расчетов с поставщиками в ООО «Браво», рассмотрим процедуры внутреннего контроля.
3.2. Процедуры внутреннего контроля расчетов с поставщиками ООО «Браво»
Процедуры, осуществляемые в ходе внутреннего контроля расчетов с поставщиками в ООО «Браво» направлены на определение сложных мест учета, выявление скрытых резервов (отвлеченные денежные средства из оборота предприятия) и на обеспечение всей необходимой и достоверной информацией для принятия управленческих решений.
К процедурам внутреннего контроля, применяемым в организации для решения поставленных задач относятся:
— проверка наличия и оформления первичных учётных документов при принятии их к учёту;
— проверка документального подтверждения и санкционирования всех бухгалтерских записей;
— проверка правильности отражения в бухгалтерском учете операций по поступления ТМЦ от поставщиков;
— проверка состояния расчетов по взаимосвязанными операциями (к ним относятся, например, операция по перечислению денежных средств за продукцию и операция по принятию этой продукции на баланс организации);
— проверка полноты и своевременности внесения бухгалтерских записей в компьютер;
— проверка соответствия данных аналитического учета данным, отраженным на регистрах синтетического учета расчетов с поставщиками;
— проверка состояния взаиморасчетов с поставщиками путем регулярной сверки расчётов с контрагентами;
— проверка соответствия данных бухгалтерской отчетности предприятия аналогичным показателям регистров бухгалтерского учета;
— проверка реальности дебиторской и кредиторской задолженности.
В ООО «Браво» отсутствует специальная служба внутреннего аудита. Функции внутреннего контроля возложены в основном на главного бухгалтера организации.
Прежде всего — это правовая оценка договоров с поставщиками. Проверка договоров ООО «Браво» осуществляется с позиций действующего законодательства, на соответствие формы и содержания договора экономическому смыслу соответствующей сделки. Это направление внутреннего контроля бухгалтерия осуществляет совместно с юридическим отделом.
В ходе исследования была произведена выборочная проверка наличия (согласно реестру) и оформления договоров, а также на соответствие их законодательству РФ. Результаты представим в таблице 9.
Таблица 9. Результаты выборочной проверки договоров с поставщиками ООО «Браво»
| Наименование поставщика | Номер и дата документа | Сумма, руб. | Фактическое наличие | Выявленные нарушения |
| 1.ООО «Увериус» | б/н от 02.11.12 | 1542.50 | + | нет |
| 2.ООО «Заречная» | № 125 от 05.12.12 | 20450,60 | + | нет |
| 3.ООО «Верес» | № 6/1 от 23.11.12 | 17111,20 | + | отсутствует расчетный счет поставщика |
| 4.ИП Агеенко А.А. | б/н от 15.12.12 | 5552,90 | — | — |
| 5.ООО «В-Ветекс» | № 21 от 28.12.12 | 9140,50 | + | нет |
Результаты выборочной проверки договоров с поставщиками показали, что в ООО «Браво» отсутствует договор с ИП Агеенко А.А., хотя в реестре договоров он есть.
Договор не вернулся от контрагента. В договоре с ООО «Верес» не указан расчетный счет поставщика, это незначительная ошибка, оплата в ООО «Браво» осуществляется только на основании выставленного счета.
Можно сделать вывод, что в ООО «Браво» все договоры с поставщиками оформлены в соответствии с действующим законодательством, соблюдена форма договоров, договор заключен на определенную поставку продукции, оформлению договоров не нарушены, форма договоров соответствует экономическому характеру хозяйственной операции.
Следующим этапом внутреннего контроля расчетов с поставщиками является проверка первичных учетных документов на своевременность составления, соответствие формы документа экономическому содержанию хозяйственной операции, на соответствие условиям договора, арифметически, визуально на наличие помарок, исправлений, наличие всех реквизитов документа и соответствие его законодательству Российской Федерации.
Это процедура внутреннего контроля осуществляется главным бухгалтером. В ходе исследования выборочно осуществлялась проверка первичных учетных документов. Результаты проверки представлены в таблице 10.
Таблица 10. Результаты выборочной проверки приходных первичных документов от поставщиков.
| Наименование поставщика | Номер и дата документа | Фактическое наличие | Выявленные нарушения |
| 1.ООО «Увериус» | ТОРГ-12 № 256 от 03.12.12г | + | нет |
| 2.ООО «Заречная» | Акт № 2569 от 05.12.12 | + | нет |
| 3.ООО «Верес» | ТОРГ-12 № 2257 от 17.12.12 | + | нет |
| 4.ИП Агеенко А.А. | Акт № 16 от 15.12.12 | + | нет |
| 5.ООО «В-Ветекс» | ТОРГ-12 № 312 от 29.12.12 | + | нет |
В ходе проведения выборочной проверки первичных документов нарушений выявлено не было. Все документы оформлены в полном соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
Наличие правильно оформленных счетов — фактур поставщиков — это необходимое условие для налогового вычета по НДС. В ООО «Браво» осуществляется выборочная проверка полученных счетов- фактур. Результаты представлены в таблице 11.
Таблица 11. Результаты выборочной проверки полученных счетов-фактур
| Наименование поставщика | Номер и дата счета-фактуры | Фактическое наличие | Выявленные нарушения |
| 1.ООО «Увериус» | № 256 от 03.12.12г | + | нет |
| 2.ООО «Заречная» | № 2569 от 05.12.12 | + | нет |
| 3.ООО «Верес» | № 2257 от 17.12.12 | + | нет |
| 4.ИП Агеенко А.А. | № 16 от 15.12.12 | + | нет |
| 5.ООО «В-Ветекс» | № 312 от 29.12.12 | + | нет |
В ходе исследования было установлено, что все счета — фактуры поставщиков имеются в наличии, нарушений в их заполнении не обнаружено.
Они все могут использоваться для получения налогового вычета. Сплошной метод проверки показал, что все они зарегистрированы в журнале счетов — фактур своевременно.
Далее проведем выборочную проверку отражения полученных счетов — фактур в книге покупок. Результаты проверки представим в таблице 12.
Таблица 12. Результаты проверки отражения полученных счетов-фактур в Книге покупок ООО «Браво»
| Номер и дата полученной счета-фактуры | Сумма по счету-фактуре, руб. | Сумма в книге покупок, руб. | Отклонения |
| 1. № 256 от 03.12.12г | 25 001,00 | 25 001,00 | Нет
|
| 2. № 2569 от 05.12.12 | 235,09 | 235,09 | нет |
| 3. № 2257 от 17.12.12 | 13 069,00 | 13 069,00 | нет |
| 4. № 16 от 15.12.12 | 4 500,00 | 4 500,00 | нет |
| 5. № 312 от 29.12.12 | 2 100,00 | 2 100,00 | нет |
При проведении выборочной проверки отражения полученных счетов-фактур в книге покупок ООО «Браво» нарушений выявлено не было.
В ООО «Браво» также осуществляется проверка правильности отражения выделенных в полученных счетах — фактурах сумм НДС в книге покупок ООО «Браво» для этого проведем выборочную проверку, результаты представим в таблице 13.
Таблица 13. Результаты проверки правильности отражения представленных сумм НДС в Книге покупок ООО «Браво»
| Номер и дата полученной счета-фактуры | Стоимость услуг без НДС, отраженная в Книге покупок, руб. | Налоговая ставка, % | Сума налога, отраженная в Книге покупок | Стоимость услуг с учетом налога, руб. | Выявленные расхождения |
| 1. № 256 от 03.12.12г | 21 187,29 | 18 | 3 813,71 | 25 001,00 | Нет |
| 2. № 2569 от 05.12.12 | 199,23 | Без НДС | 35,86 | 235,09 | Неправомерно заявлен НДС к вычету |
| 3. № 2257 от 17.12.12 | 11 075,42 | 18 | 1 993,58 | 13 069,00 | Нет |
| 4. № 16 от 15.12.12 | 4 500,00 | Без НДС | — | 4 500,00 | Нет |
| 5. № 312 от 29.12.12 | 1 779,66 | 18 | 320,34 | 2 100,00 | нет |
В ходе исследования было установлено, что в ООО «Браво» имеются нарушения в принятии к вычету НДС. Это может привести к доначислению НДС и выплате штрафных санкций и пеней.
После выборочных проверок правильности заполнения, фактического наличия и полноты отражения первичных учетных документов в бухгалтерском учете ООО «Браво» необходимо осуществить проверку правильности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций.
По результатам проверки правильности отражения бухгалтерских записей в регистрах учета составим таблицу 14.
Таблица 14. Проверка правильности отражения бухгалтерских записей в регистрах учета ООО «Браво» за декабрь 2012г.
| Бухгалтерские записи | Отклонения | |||||||
| По данным карточки счета 60 | По данным проверки | |||||||
| дебет | кредит | Сумма, руб. | дебет | кредит | Сумма | дебет | кредит | Сумма, руб. |
| 10 | 60 | 34 042,37 | 10 | 60 | 34 042,37 | — | — | — |
| 44 | 60 | 4 699,23 | 44 | 60 | 4 735,09 | 44 | 60 | — 35,86 |
| 19 | 60 | 6 163,49 | 19 | 60 | 6 127,63 | 19 | 60 | + 35,86 |
| 68.2 | 19 | 6 163,49 | 68.2 | 19 | 6 127,63 | 68.2 | 19 | +35,86 |
| 90.2 | 44 | 4 699,23 | 90.2 | 44 | 4 735,09 | 90.2 | 44 | -35,86 |
Таким образом, из — за неправомерности учета НДС по счет — фактуре № 2569 от 05.12.12 от ООО «Заречная» произошло занижение суммы оборота по счету 44 «Расходы на продажу» на 35,86 руб., а значит неверно и сальдо по этому счету.
Оборот по счету 19 «НДС по приобретенным ценностям был завышен на 35,86 руб. Эта ошибка привела к завышению суммы НДС к возмещению и занижению величины расходов от продаж. Это недопустимо и может привести к налоговым последствиям (штраф пеня), особенно это касается НДС.
Частые ошибки в бухгалтерском учете расчетов с поставщиками связаны с неправомерным зачетом сумм авансов, выданных поставщикам при принятии к учету полученных продукции, работ, услуг. Из — за такого рода ошибок в учете сальдо расчетов с поставщиками, указанное в бухгалтерской отчетности предприятия может оказаться несоответствующим действительности.
За достоверность бухгалтерской отчетности ООО «Браво» отвечает главный бухгалтер организации на нем лежит функция контроля за правильностью исчисления сальдо расчетов по каждому поставщику. В организации осуществляются выборочные проверки соответствия сальдо расчетов, представленному в регистрах бухгалтерского учета фактическим данным. Результаты представлены в таблице 15.
Таблица 15. Результаты проверки правильности отражения сальдо расчетов с поставщиками в бухгалтерской отчетности ООО «Браво»
| Наименование контрагента | Договор контрагента | Сальдо расчетов, указанное в бухгалтерской отчетности, руб. | Сальдо расчетов фактическое, руб. | Выявленные нарушения | ||
| дебет | кредит | дебет | кредит | |||
| 1.ООО «Увериус» | № 256 от 03.12.12г | — | — | — | — | Нет |
| 2.ООО «Заречная» | № 2569 от 05.12.12 | — | 4 256,00 | — | 4 256,00 | Нет |
| 3.ООО «Верес» | № 1256 от 06.11.11 | — | — | 456,00 | — | Не указана в отчетности дебиторская задолженность |
| № 2257 от 17.12.12 | — | — | — | 1 456,00
| Не указана в отчетности кредиторская задолженность | |
| 4.ИП Агеенко А.А. | № 16 от 15.12.12 | — | 16 025,26 | — | 16 025,26 | Нет |
| 5.ООО «В-Ветекс» | № 312 от 29.12.12 | — | — | — | — | — |
Выборочная проверка правильности отображения сальдо расчетов с поставщиками в бухгалтерской отчетности ООО «Браво» показала следующее: в ООО «Браво» неправомерно было свернуто сальдо по контрагенту ООО «Верес», что привело искажение данных в годовой бухгалтерской отчетности организации.