2.2 Состояние и динамика и дебиторской задолженности
Основная дебиторская задолженность в ООО «Интегрис-В.С.» формируется по расчетам с покупателям и заказчиками.
ООО «Интегрис-В.С.» заключает со своими покупателями договоры поставки. Согласно п. 2.4 типового договора поставки моментом перехода права собственности на товар является момент передачи товара поставщиком покупателю или перевозчику.
Учет данной задолженности ведется на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» с использованием следующих субсчетов: 1 «Расчеты с покупателями и заказчиками (в рублях)»; 2 «Расчеты по авансам полученным (в рублях)».
Аналитический учет обеспечивает возможность получения данных отдельно по суммам полученных авансов, кроме того, по каждому из субсчетов ведется аналитический учет в разрезе покупателей и заказчиков. Отражение в учете расчетов с покупателем ООО «Интегрис-В.С.» представлено в табл. 2.1.
Таблица 2.1 Записи на счетах бухгалтерского учета по расчетам с покупателями при отсрочке платежа в ООО «Интегрис-В.С.»
| Содержание факта хозяйственной жизни | Основание для записи | Корреспондирующие счета | |
| Дебет | Кредит | ||
| Отражена стоимость отгруженных товаров | Договор, товарная накладная | 62, субсчет 1 «Расчеты с покупателями и заказчиками (в рублях)» | 90 «Продажи», субсчет 1 «Выручка» |
| Начислен НДС при реализации товара | Счет-фактура | 90, субсчет 3 «НДС» | 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет 2 «Расчеты по НДС» |
| Зачислена выручка за реализованные товары на расчетный счет | Выписка банка, платежное поручение | 51 «Расчетные счета» | 62, субсчет 1 «Расчеты с покупателями и заказчиками (в рублях)» |
Рассмотрим основные показатели финансово-хозяйственной деятельности компании ООО «Интегрис-В.С.».
На конец 2012 года (2010-2012 гг.) общая балансовая стоимость имущества компании составляет 83 625 тыс. руб. За анализируемый период величина суммарных активов баланса уменьшилась на 77 098 тыс. руб. Это может свидетельствовать о сокращении масштабов деятельности компании.
На основании данных бухгалтерской отчетности проведем анализ дебиторской задолженности предприятия.
Таблица 2.2 Анализ динамики и структуры дебиторской задолженности
| Показатели | 31.12.2009 | 31.12.2010 | 31.12.2011 | 31.12.2012 | Изменение | |||||
| Тыс. руб. | % | Тыс. руб. | % | Тыс. руб. | % | Тыс. руб. | % | тыс. руб. | % | |
| Дебиторская задолженность | 95 213 | 100% | 46658 | 100% | 68235 | 100% | 19475 | 100% | -75 738 | -79,5% |
| Краткосрочная — всего | 95213 | 100% | 46658 | 100% | 68235 | 100% | 19475 | 100% | -75 738 | -79,5% |
| В т.ч. расчеты с покупателями | 83 938 | 88% | 41904 | 90% | 56958 | 83% | 17050 | 88% | -66 888 | -79,7% |
| авансы выданные | 2 168 | 2% | 1 058 | 2% | 6811 | 10% | 439 | 2% | -1 729 | -79,8% |
| прочая | 9 107 | 10% | 3 696 | 8% | 4 466 | 7% | 1 986 | 10% | -7 121 | -78,2% |
| Долгосрочная — всего | — | — | — | — | — | — | — | — | — | — |
| В том числе просроченная | 18963 | 20% | 12541 | 27% | 7825 | 11% | 2015 | 10% | -16 948 | -89,4% |
Анализируя данные таблицы 2.2 и рис. 2.5 можно сделать вывод, что дебиторская задолженность сократилась на -75 738 тыс. руб. или 79,5% за исследуемые три года, и наибольший удельный вес в ее структуре занимают расчеты с покупателями (88% на конец года).
Наибольший уровень просроченной дебиторской задолженности наблюдался в 2010 году (27%), а в 2012 году он составил 10%.
Рассмотрим темпы изменения дебиторской задолженности за период 2010-2012 гг. Сведем данные бухгалтерской отчетности по дебиторской и кредиторской задолженностей и выручки в таблицу 2.3.
Таблица 2.3. Данные для анализа темпа изменения показателей
| Показатели | 31.12.2009 | 31.12.2010 | 31.12.2011 | 31.12.2012 |
| Дебиторская задолженность: краткосрочная — всего | 95213 | 46658 | 68235 | 19475 |
| в том числе: расчеты с покупателями и заказчиками | 83938 | 41904 | 56958 | 17050 |
| Кредиторская задолженность: краткосрочная — всего | 61603 | 41368 | 45872 | 23472 |
| в том числе: расчеты с поставщиками и подрядчиками | 25506 | 15309 | 15731 | 5906 |
| Выручка | 266854 | 217946 | 223850 | 242335 |
По результатам таблицы 2.2 сформируем таблицу 2.4.
Таблица 2.4. Темпы изменения показателей
| Темпы изменения | 31.12.2010 | 31.12.2011 | 31.12.2012 |
| Дебиторской задолженности всего | 49,0% | 146,2% | 28,5% |
| покупателей | 49,9% | 135,9% | 29,9% |
| Кредиторской задолженности | 67,2% | 110,9% | 51,2% |
| поставщикам | 60,0% | 102,8% | 37,5% |
| Выручки | 81,7% | 102,7% | 108,3% |
По данным таблицы 2.4 можно сделать вывод, что темп роста дебиторской задолженности и других показателей за 2012 значительно ниже темпа роста показателей за 2011 год. Темп роста дебиторской задолженности тем не менее превышает темп роста выручки.
Управление дебиторской задолженностью предполагает, прежде всего, контроль за оборачиваемостью средств в расчетах. Увеличение периода оборачиваемости в динамике за ряд периодов рассматривается как отрицательная тенденция.
В общем случае оборачиваемость средств, вложенных в имущество, оценивается следующими основными показателями: скорость оборота (количество оборотов, которое совершают за анализируемый период капитал предприятия или его составляющие) и период оборота – средний срок, за который совершается один оборот средств.
Чем быстрее оборачиваются средства, тем больше продукции производит и продает организация при той же сумме капитала. Таким образом, основным эффектом ускорения оборачиваемости является увеличение продаж без дополнительного привлечения финансовых ресурсов. Кроме того, так как после завершения оборота капитал возвращается с приращением в виде прибыли, ускорение оборачиваемости приводит к увеличению прибыли. С другой стороны, чем ниже скорость оборота активов, прежде всего, текущих (оборотных), тем больше потребность в финансировании. Внешнее финансирование является дорогостоящим и имеет определенные ограничительные условия. Собственные источники увеличения капитала ограничены, в первую очередь, возможностью получения необходимой прибыли. Таким образом, управляя оборачиваемостью активов, организация получает возможность в меньшей степени зависеть от внешних источников средств и повысить свою ликвидность.
Анализ показателей деловой активности за анализируемый период представлен в таблице 2.5.
Таблица 2.5. Анализ показателей деловой активности
| Наименование показателя | 31.12.2009 г. | 31.12.2010 г. | 31.12.2011 г. | 31.12.2012 г. |
| Отдача активов, дней | 108,41 | 239,24 | 206,91 | 157,47 |
| Оборачиваемость оборотных активов, дней | 74,95 | 156,12 | 129,97 | 94,29 |
| Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности, дней | 64,22 | 117,17 | 92,39 | 65,15 |
| Коэффициент оборачиваемости кредиторской задолженности, дней | 41,55 | 85,04 | 70,15 | 51,51 |
| Отдача собственного капитала, дней | 55,18 | 118,16 | 105,97 | 96,19 |
| Расчет чистого цикла | ||||
| Оборачиваемость материальных запасов, дней | 9,54 | 23,09 | 21,26 | 16,51 |
| Оборачиваемость незавершенного производства, дней | 2,42 | 13,10 | 15,40 | 14,44 |
| Оборачиваемость готовой продукции, дней | 0,02 | 1,94 | 3,63 | 3,13 |
| Оборачиваемость дебиторской задолженности, дней | 64,22 | 117,17 | 92,39 | 65,15 |
| Затратный цикл, дней | 76,19 | 155,30 | 132,67 | 99,23 |
| Оборачиваемость кредиторской задолженности, дней | 17,20 | 33,71 | 24,96 | 16,07 |
| Оборачиваемость расчетов с бюджетом и персоналом, дней | 23,55 | 48,65 | 40,99 | 32,41 |
| Оборачиваемость прочих краткосрочных обязательств, дней | 0,80 | 2,69 | 4,20 | 3,03 |
| Производственный цикл, дней | 41,55 | 85,04 | 70,15 | 51,51 |
| Чистый цикл, дней | 34,64 | 70,26 | 62,52 | 47,72 |
Показатели деловой активности, представленные в табл. 2.5, показывают рост, следовательно, средства организации не стали обращаться быстрее за рассматриваемый период. Выручка от реализации за период с конца 31.12.2009 г. по конец 31.12.2012 г. снизилась на -9,2%.
Как видно из таблицы 2.5 и рис. 2.7, с конца 31.12.2009 г. по конец 31.12.2012 г., продолжительность затратного цикла увеличилась на 23,03 дн. (30,23%), что говорит об излишке средств в производственной сфере.
Производственный цикл вырос на 9,95 дн. (23,96%), что является позитивом только, если организация не создает сверхнормативных задолженностей перед поставщиками, бюджетом, персоналом.
Чистый цикл оборачиваемости вырос с 34,64 дн. на 13,08 дн. И составил на конец 2012 года 47,72 дня, что указывает на неэффективность работы финансового менеджмента, так как ему пришлось привлечь дополнительные финансовые ресурсы.
Оборачиваемость дебиторской задолженности в работе была сопоставлена с оборачиваемостью кредиторской задолженности. Была выявлена негативная ситуация, так как период оборачиваемости дебиторской задолженности на конец 2012 года (65,15дн.) аналогичного с кредиторами (32,41 дн.) (таблица 2.5, рис. 2.8). Подобная ситуация отражает как неэффективность использование оборотных средств, так и необходимость пересмотра политики выбора своих контрагентов.
Период обращения дебиторской задолженности в 2 раза превышает период обращения кредиторской задолженности и составляет 65,15дн. день. Среднегодовой период обращения авансов выданных 10 дней, а авансов полученных в 2012 году не было. Инвестиционная деятельность требует значительного авансирования, в том числе для снижения собственных издержек в будущем. При отсутствии со стороны ООО «Интегрис-В.С.» авансирования в необходимом размере, контрагенты (в т.ч. лизингодатели) под давлением рыночных условий вынуждены привлекать платные кредитные ресурсы и тем самым значительно увеличивать стоимость работ и услуг для организации, что, в свою очередь, потребует от ООО «Интегрис-В.С.» дополнительных источников покрытия данных расходов.
2.3 Анализ системы контроля за состоянием дебиторской задолженности
Тестирование системы внутреннего контроля поможет представить возможные уязвимости для предприятия в будущем. Для оценки системы внутреннего контроля дебиторской задолженности оценим информацию о последовательности операций с дебиторами организации и применяемых процедурах контроля дебиторской задолженности. В табл. 2. приведен тест системы внутреннего контроля (СВК).
При оценке системы внутреннего контроля произведен выборочный анализ договоров на продажу и анализ их соответствия условиям продаж, действующим на тот момент в организации, прейскурантам и стандартным условиям оплаты.
Таблица 2.6 Тесты проверки состояния системы внутреннего контроля за дебиторской задолженностью на предприятии ООО «Интегрис-В.С.»
| N п/п | Содержание вопроса или объект исследования | Содержание ответа (результат проверки) | Уровень риска | Выводы и решения |
| 1 | Каким образом осуществляется прием заказов от покупателей (заказчиков) | Путем регистрации каждого заказа на покупку продукции и услуг | У1 | Низкий уровень риска — сильная сторона СВК |
| 2 | Документируются ли принятые заказы на поставку продукции (выполнение работ, оказание услуг) | Да | У1 | Договоры отвечают предъявляемым требованиям |
| 3 | Каким образом определяются цены на проданную продукцию (работы, услуги) и условия оплаты | На основании утвержденного периодически обновляемого прейскуранта цен | У1 | Низкий уровень риска — сильная сторона СВК |
| 4 | Кто санкционирует продажу продукции (выполнение работ, оказание услуг) покупателям | Визирование уполномоченными лицами договоров на продажу продукции (работ, услуг), счетов-фактур, накладных на отгрузку продукции | У1 | Низкий уровень риска — сильная сторона СВК |
| 5 | Ограничен ли круг лиц, имеющих доступ к бланкам счетов-фактур | Нет | У2 | Необходимо ввести ограничения |
| 6 | Осуществляется ли предварительная последовательная нумерация счетов-фактур | Да | У1 | Риск контроля низкий |
| 7 | Разделены ли обязанности по выписке счетов-фактур и бухгалтерскому учету дебиторской задолженности | Не разделены | У2 | Слабая сторона контроля. Вероятность искажения дебиторской задолженности в бухгалтерском учете и отчетности есть |
| 8 | Проводится ли регулярный финансовый анализ состояния и динамики дебиторской задолженности | Проводится нерегулярно | У2 | Возможна утрата контроля |
| 9 | Существует ли разработанная и утвержденная руководством кредитная политика в отношении дебиторов | Нет | У3 | Необходимо разработать и утвердить |
| 10 | Существует ли система оценки дебиторов | Нет | У3 | Необходимо создать |
Тестирование системы внутреннего контроля позволило выявить важнейшие ключевые моменты:
- Не ограничен круг лиц, имеющих доступ к бланкам счетов-фактур;
- Не разделены обязанности по выписке счетов-фактур и бухгалтерскому учету дебиторской задолженности;
- Слабо контролируется последующая отгрузка продукции по выписанным счетам-фактурам, нерегулярно сверяются ли данные выписанных счетов-фактур с данными накладных на отгрузку продукции;
- Отсутствует система оценки дебиторов;
- Не сформирована последовательная кредитная политика в отношении дебиторов, отдельные скидки предоставляются спонтанно по решению руководства;
- Редко проводится финансовый анализ дебиторской задолженности.
Примененные процедуры позволяют понять, что работающая система внутреннего контроля дебиторской задолженности недостаточно эффективна и требует совершенствования.
Помимо этого существующая организационная структура во многом влияет на организацию системы внутреннего контроля, поскольку подразделения не имеют четко предписанного круга обязанностей и ответственности в отношении контроля дебиторской задолженности.
Выводы по второй главе.
На конец 2012 года общая балансовая стоимость имущества компании составляет 83 625 тыс. руб. За 2010-2012 гг. величина суммарных активов баланса уменьшилась на 77 098 тыс. руб. Это может свидетельствовать о сокращении масштабов деятельности компании.
В структуре активов произошло изменение за счет сокращения суммы вне оборотных активов на 9 212 тыс. руб. (-18,6%) и оборотных активов на 67 886 тыс. руб. (-61,1%). С финансовой точки зрения это свидетельствует о сокращении маневренности компании.
На конец 2012 года чистый оборотный капитал компании составляет 19 724 тыс. руб. За период 2010-2012 гг. чистый оборотный капитал уменьшился на -13 471 тыс. руб.
Объем дебиторской задолженности уменьшился с 95 213 тыс. руб. до 19 475 тыс. руб. или на 79,5%. В связи с тем что объем выручки сократился менее значительно (-9,2%) – это является положительным фактором в деятельности организации.
Однако в последний год тенденции не очень обнадеживающие. Темп роста дебиторской задолженности и других показателей за 2012 значительно ниже темпа роста показателей за 2011 год. Темп роста дебиторской задолженности тем не менее превышает темп роста выручки.
Большинство показателей оборачиваемости, в том числе и дебиторской задолженности, за анализируемый период выросло.
Увеличение периода оборачиваемости говорит об отрицательной тенденции. Отрицательную тенденцию подтверждает то, что при увеличении периода оборачиваемости выручка от реализации за период с конца 31.12.2009 г. по конец 31.12.2012 г. снизилась на -9,2%.
Отмечается превышение периода оборачиваемости дебиторской задолженности над кредиторской задолженностью
Подобная тенденция отражает как неэффективность использование оборотных средств, так и недостаток взвешенного подхода на предприятии к выбору своих контрагентов.
Тестирование системы внутреннего контроля позволило выявить недостатки и уязвимости в части контроля дебиторской задолженности.
Глава 3. Совершенствование системы управления дебиторской задолженностью в ООО «Интегрис-В.С.»
3.1 Предложения по совершенствованию политики управления дебиторской задолженностью на предприятии
Работа с дебиторской задолженностью требует планирования и четко выстроенного процесса управления риском неплатежей. Она включает организацию правильного и своевременного документооборота внутри компании и с контрагентами.
ООО Интегрис-В.С. собирается увеличить долю рынка за счет увеличения объема реализации товаров. Объем реализации продукции можно увеличить, смягчая условия кредитования. Таким образом, предприятие ведет агрессивную политику кредитования, которая реализуется за счет пролонгации кредита с 14 до 21 дня. Но при этом организации необходимо контролировать дебиторскую задолженность, возможно увеличение ее уровня примерно на 60%. Для того чтобы добиться такого результата предприятия одновременно при смягчении некоторых условий кредитования должна ужесточить способы инкассации просроченной задолженности и условия отпуска кредита. В частности будет введен процент за невыплату задолженности в неустановленный срок в размере 11%.
Таблица 3.1 Исходные данные для разработки кредитной политики
| Показатели | ОАО «Интегрис-В.С.» |
| Просроченная ДЗср. покупателей, тыс. руб. | 2015,0 |
| Безнадежная ДЗср., тыс. руб. | Форма №2 |
| Ср. отсрочка платежа, дн. | 14 |
| Стратегия предприятия | Увеличение доли рынка |
| Изменение кредитных условий, в соответствии с выбранной кредитной политикой (сокращение или увеличение), дн. | На 7 |
| Доп. затраты на инкассирование, тыс. руб. | 50,0 |
| % за кредит | 11,0 |
| Новая система инкассации Результаты: Снижение просроченной ДЗ, % Затраты, тыс.руб. | На 60% 50,0 |
Рассмотрим механизм реализации выбранной кредитной политики.
Инкассация дебиторской задолженности является основным источником денежных поступлений фирме. Процедура инкассации будет реализовываться, так как показано в таблице 3.2. В кредитном договоре с кредитором должен быть введен пункт, согласно которому предприятие-дебитор обязано выплатить денежную компенсацию в размере 11% от суммы просроченной задолженности.
Не менее значимым этапом кредитной политики является этап, связанный с разработкой системы кредитных лимитов, в процессе его реализации фактически определяется размер возможной дебиторской задолженности предприятия.
Лимит конкретного дебитора должен определяться на основе накопленной статистики среднемесячных поступлений денежных средств. Максимальный размер кредитного лимита не должен превышать чистой прибыли, полученной от конкретного дебитора за период от 3 до 6 мес. Наряду с этим, при выставлении лимита необходимо учитывать, что доля дебиторской задолженности данного клиента в общем портфеле долгов предприятия должна соответствовать его доле в суммарной выручке.
Таблица 3.2 Регламент действия предприятия по инкассации дебиторской задолженности
| Период | Действие | Подразделение |
| 3 дня до срока оплаты | Звонок с напоминанием о сроке платежа | Финансовая служба |
| Просрочка до 5 дней
| Звонок или факс с напоминанием о сроке платежа | Коммерческий отдел
|
| Просрочка до 10 дней | Звонок с выяснением причин задержки оплаты Согласование графика оплаты | Коммерческий отдел
|
| Просрочка от 10 до 20 дней | Переговоры с ответственными лицами. Отправка предупредительного письма о начислении штрафа | Коммерческий отдел
|
| Просрочка от 20 до 30 дней | Начисление штрафа | Финансовая служба |
| Просрочка от 40 дней | Командировка менеджера и принятие попыток досудебного урегулирования. Досудебное предупреждение | Юридическая служба |
| Просрочка от 50 дней | Отправка официальных претензий | Юридическая служба |
| Просрочка от 60 дней | Обращение в официальные организации по взысканию задолженности. Подача иска в суд | Юридическая служба |
Таблица 3.3 Показатели для расчета размера скидки покупателям с цены товара
| Показатель | Значение |
| Средний период погашения дебиторской задолженности, дни (плановый) | 20 |
| Прогнозируемый ежемесячный темп инфляции, % | 2,0 |
| Процент банковской ссуды, % | 14 |
| Опцион на получение скидки с отпускной цены, % | 3 |
| Косвенные потери с каждой тысячи рублей денежных средств | 147 |
Определим также льготные условия предоставления кредита при покупке товара.
Произведем расчет максимального размера скидки в четырех рассматриваемых ситуациях.
- Если денежные средства поступают за 10 дней до фактической отгрузки, то на каждую тысячу рублей отгруженной продукции покупатель получит скидку:
- Если денежные средства поступают в момент фактической отгрузки, то на каждую тысячу рублей отгруженной продукции покупатель получит скидку:
- Если денежные средства поступают через 10 дней после фактической отгрузки, то на каждую тысячу рублей отгруженной продукции покупатель получит скидку:
- Если денежные средства поступают через 10 дней после окончания среднего периода погашения дебиторской задолженности, то на каждую тысячу рублей отгруженной продукции покупатель получит скидку:
Для ООО «Интегрис-В.С.» важно введение системы штрафов за просрочку погашение задолженности. Штрафы служат методом снижения риска возникновения просроченной дебиторской задолженности.
Целью разработки системы штрафных санкций является определение размера штрафа по каждому клиенту.
Таблица 3.4. Таблица для расчета штрафа за просрочку погашение задолженности
| Сумма просрочки в % долга | ||||||
| До 5% | 6 — 20% | 21 — 50% | 51 — 100% | 100% | ||
| Срок просрочки, дни | 0 — 30 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 31 — 60 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
| 61 — 90 | 2 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
| 91 — 180 | 2 | 3 | 4 | 4 | 5 | |
| 181 — 365 | 3 | 3 | 4 | 5 | 5 | |
| 365 — 3 года | 4 | 4 | 4 | 5 | 5 | |
| Свыше 3 лет | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | |
Особенности определения рейтинга клиента и отнесение его к соответствующей категории будут рассмотрены в следующем пункте дипломной работы. Для того чтобы рассчитать поправочный коэффициент, составляется сводная таблица по рассмотренным выше элементам (табл. 3.5).
Таблица 3.5 Сводная таблица для определения размера штрафа
| Платежная дисциплина (ПД) | Категория клиента (КК) | Рейтинг дебитора (РД) | Баллы |
| 1 | 1 | 1 | 1 |
| 2 | 2 | 2 | 8 |
| 3 | 3 | 3 | 27 |
| 4 | 4 | 4 | 64 |
| 5 | 5 | 5 | 125 |
В связи с тем что максимальная сумма баллов, которую может набрать клиент, в соответствии с представленными условиями составляет 125 баллов, поправочный коэффициент для 1 балла будет составлять 0,8:
Попр. коэфф-т = 100 / 125 баллов = 0,8.
Таким образом, рассмотрев алгоритм всех необходимых параметров для определения размера штрафа, представим формулу для его расчета:
Размер штрафа = ПД x КК x РД x Попр. коэфф-т x ДЗпросроч_i,
где ДЗпросроч_i — суммарный размер просроченной дебиторской задолженности конкретного клиента.
3.2 Предложения по организационному контролю дебиторской задолженности
Распределение функций структурных подразделений по управлению дебиторской задолженностью должно быть основано на процессном подходе. Предлагается следующая схема распределения полномочий (рис.3.2):
- Экономист формирует прогноз выручки и объемов продаж, условия реализации, а также составляет план, используя прогноз дебиторской задолженности.
- Бухгалтер сверяет расчеты с клиентами и производит анализ поступления платежей.
- Заместитель директора по финансам контролирует объем и поток дебиторской задолженности, создает, по необходимости, резервы по сомнительным долгам.
- Специалист планово-экономического отдела занимается производит анализом эффективности кредитной политики, следит инкассацией дебиторской задолженности, принимает решение об изменении отсрочки платежей.
- Менеджер отдела сбыта работает с клиентами: исходя из существующей кредитной политики он информирует клиента о возможностях взять товар с отсрочкой, дает сведения о скидках за досрочную оплату и своевременно сообщает обо всех переменах в кредитной политике. На этого специалиста также возлагается обязанность напомнить клиенту о необходимости погасить просроченную задолженность.
- Заместитель директора по финансам после выявления случаев просрочки принимает решение о способе взыскания или списания дебиторской задолженности.
- Юрист консультирует всех участников этого процесса и при необходимости направляет клиенту-должнику письма-напоминания, претензию.
Для выполнения задач по управлению дебиторской задолженностью надо создать информационную базу данных и наполнить ее актуальной информацией. База данных должна содержать отчеты о выставленных счетах на оплату, о периодах просрочки платежа (в днях), о размере безнадежной и сомнительной дебиторской задолженности, статистике платежной дисциплины каждого покупателя (средний период просрочки, средняя сумма предоставленного кредита) и др.
Для эффективного функционирования системы управления дебиторской задолженностью необходимо правильно распределить обязанности и ответственность между коммерческим, финансовым, юридическим и другими подразделениями, а порядок взаимодействия участников процесса управления дебиторской задолженностью должен быть строго регламентирован, особенно это касается моментов возникновения просроченной дебиторской задолженности.
В общем виде распределение функций показано в табл. 3.6.
Таблица 3.6 Распределение функций в процессе управления дебиторской задолженностью
| Этапы управления ДЗ/функции | Ответственность |
| Этап подготовки к сотрудничеству | |
| Сбор информации о контрагенте | Коммерческая служба |
| Проверка информации о контрагенте | Служба безопасности |
| Удостоверение сделки | Юридическая служба |
| Заключение сделки | Коммерческая служба |
| Этап отсутствия просроченной задолженности | |
| Осуществление продаж и отгрузок | Коммерческая служба |
| Выставление счетов | Коммерческая служба |
| Учет поступающей оплаты | Финансовая служба |
| Текущий контроль за ДЗ | Коммерческая служба |
| Техническая просрочка платежа (до 7 дней) | |
| Напоминание об оплате | Коммерческая служба |
| Предупреждение о прекращении оказания услуг и отгрузки товаров | Коммерческая служба |
| Предупреждение о начислении штрафа | Финансовая служба |
| Фактическая просрочка платежа (от 7 до 30 дней) | |
| Напоминание об оплате | Коммерческая служба |
| Прекращение отгрузок | Коммерческая служба |
| Начисление штрафа | Финансовая служба |
| Пред арбитражное уведомление | Юридическая служба |
| Рискованная просрочка платежа (от 30 до 60 дней) | |
| Личные переговоры с ответственными лицами | Коммерческая служба |
| Официальная претензия | Юридическая служба |
| Высоко рискованная просрочка платежа (от 60 дней) | |
| Подача иска в суд | Юридическая служба |
В случае если срок оплаты дебиторской задолженности уже истек, то должна быть запущена процедура претензионной работы, которая состоит из следующих этапов (табл. 3.7 ниже). Но прежде чем ее начинать, нужно убедиться в том, что причиной нарушения условий оплаты не являются действия самой организации, в частности:
- клиент полностью осведомлен об имеющейся у него задолженности;
- менеджер оформил все документы правильно и отправил их в срок.
Таблица 3.7 Последовательность действий компании при проведении претензионной работы
| Этап | Действия компании | Ответственное подразделение компании |
| Срок оплаты долга не наступил | Заключение договора | Коммерческая служба |
| Контроль отгрузки | Коммерческая служба | |
| Выставление счета | Финансовая служба | |
| Уведомление об отгрузке | ||
| Уведомление о сумме и сроках погашения дебиторской задолженности | ||
| За несколько дней до срока оплаты — напоминание об окончании периода отсрочки по электронной почте. В случае отсутствия реакции — личный звонок | ||
| Дебиторская задолженность со сроком от 15 до 30 дней | При неоплате в срок — уведомление по электронной почте с отчетом о доставке и прочтении (возможно, с копией руководителю сотрудника, ответственного за формирование графика платежей). При отсутствии реакции — звонок с выяснением причин | Коммерческая служба |
| Официальное письмо-уведомление о конкретных мерах, которые будут предприняты в случае неоплаты | Коммерческая служба | |
| Приостановка продаж, оплаты встречных требований | Коммерческая служба | |
| Дебиторская задолженность со сроком от 30 до 60 дней | Предарбитражное предупреждение | Юридическая служба |
| Ежедневные звонки с напоминанием | Коммерческая служба | |
| Переговоры с ответственными лицами | ||
| Дебиторская задолженность со сроком свыше 60 дней | Личный визит менеджера, принятие мер к досудебному урегулированию | Коммерческая служба |
| Официальная претензия-уведомление о начале процедуры взыскания (заказным письмом) | Юридическая служба | |
| Подача искового заявления в суд | Юридическая служба |
Звонки-напоминания. Первое, что должен сделать менеджер, просто позвонить и напомнить. Часто этого бывает вполне достаточно, чтобы обеспечить оплату. В любом случае звонки более эффективны, так как от них сложнее уклониться, чем от писем. Кроме того, непосредственное общение скорее даст желаемый результат. Однако звонки требуют больших трудозатрат, чем напоминания посредством электронной почты.
Личные визиты. Это крайняя мера мягкого воздействия на должника. Практика показывает, что применять ее целесообразнее только в отношении важных клиентов.
Отправка напоминаний по электронной почте. Письма отправляются конкретным людям, ответственным за вопросы урегулирования задолженности и оплаты, с уведомлением о доставке и прочтении. На практике такие письма приходится повторять несколько раз. После чего отправляется последнее письмо, уведомляющее о том, что в случае неоплаты будут предприняты конкретные действия (например, отказ от дальнейших продаж, неоплата встречных требований). Причем это письмо уже отправляется в бумажном виде курьером или почтой с уведомлением о вручении.
Направление контрагенту акта сверки взаиморасчетов. Компания составляет акт сверки взаиморасчетов, который подписывают обе стороны. Если контрагент подписывает акт сверки взаиморасчетов, по которому за ним числится долг, то это означает, что он признает имеющуюся задолженность. При этом срок исковой давности прерывается и начинает течь заново (ст. 203 ГК РФ).
Уведомление о взыскании. Должника уведомляют о начале процедуры взыскания, то есть передаче дела в юридический отдел для подачи искового заявления в суд.
Выводы по третьей главе.
Модель оптимизации дебиторской задолженности обеспечивает снижение ее уровня путем регулирования размера скидки с цены товара.
Предложенный алгоритм вызовет активную заинтересованность покупателей в ускорении взаиморасчетов, что способствует улучшению управления дебиторской задолженности ООО «Интегрис-В.С.».
Предложен алгоритм оценки клиента перед установлением им кредитного лимита. В основу оценки надежности покупателей заложен риск-ориентированный подход, позволяющий учитывать как общие (систематические), так и индивидуальные (несистематические) риски конкретного дебитора.
Реализация предлагаемых мероприятий приведет к укреплению финансового положения предприятия, повысит его конкурентоспособность и рентабельность, обеспечит более динамичное развитие.
Заключение
Управление дебиторской задолженностью предполагает прежде всего контроль за оборачиваемостью средств в расчетах. Ускорение оборачиваемости в динамике рассматривается как положительная тенденция. Большое значение имеют отбор потенциальных покупателей и определение условий оплаты товаров, предусматриваемых в контрактах.
Отбор осуществляется с помощью неформальных критериев: соблюдение платежной дисциплины в прошлом, прогнозные финансовые возможности покупателя по оплате запрашиваемого им объема товаров, уровень текущей платежеспособности, уровень финансовой устойчивости, экономические и финансовые условия предприятия-продавца. Необходимая для анализа информация может быть получена из публикуемой финансовой отчетности, от специализированных информационных агентств, из неформальных источников.
Контроль за дебиторской задолженностью включает ранжирование дебиторской задолженности по срокам ее возникновения; наиболее распространенная классификация предусматривает следующую группировку (в днях): 0 — 30; 31 — 60; 61 — 90; 91 — 120; свыше 120. Возможны и иные группировки. Кроме того, необходим контроль безнадежных долгов с целью образования необходимого резерва.
Для того чтобы повысить эффективность работы с дебиторами можно пользоваться традиционными приемами работы с дебиторами, но и применять современные методы, такие как факторинг и т.д.
В работе проведено изучение состояния работы с дебиторской задолженностью на примере ООО «Интегрис-В.С.», работающего в сфере поставки товаров в строительстве.
Анализ внешнего окружения компании показал, что несмотря на некоторое улучшение экономической активности после прохождения острой фазы финансового кризиса проблемы управления дебиторской задолженностью все еще актуальны.
Продолжается рост дебиторской задолженности предприятий, а ее объем значительно превышает объем кредиторской задолженности, что ставит вопрос о нарастании проблем платежной дисциплины.
Объем дебиторской задолженности уменьшился с 95 213 тыс. руб. до 19 475 тыс. руб. или на 79,5%. В связи с тем что объем выручки сократился менее значительно (-9,2%) – это является положительным фактором в деятельности организации.
Однако в последний год тенденции не очень обнадеживающие. Темп роста дебиторской задолженности и других показателей за 2012 значительно ниже темпа роста показателей за 2011 год. Темп роста дебиторской задолженности тем не менее превышает темп роста выручки.
Большинство показателей оборачиваемости, в том числе и дебиторской задолженности, за анализируемый период выросло.
Увеличение периода оборачиваемости говорит об отрицательной тенденции. Отрицательную тенденцию подтверждает то, что при увеличении периода оборачиваемости выручка от реализации за период с конца 31.12.2009 г. по конец 31.12.2012 г. снизилась на -9,2%.
Отмечается превышение периода оборачиваемости дебиторской задолженности над кредиторской задолженностью
Подобная тенденция отражает как неэффективность использование оборотных средств, так и недостаток взвешенного подхода на предприятии к выбору своих контрагентов.
Тестирование системы внутреннего контроля позволило выявить недостатки и уязвимости в части контроля дебиторской задолженности.
Для предприятия ООО «Интегрис-В.С.» в рамках дипломной работы предложена методика управления дебиторской задолженностью, учитывающая рыночные условия, в каких работает данной предприятие, тип производимой продукции, сложившиеся традиции делового общения с контрагентами, существующие наработки в области оптимизации уровня дебиторской задолженности и т.д.
Библиография
- Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 02.11.2013) // Собрание законодательства РФ, 05.12.1994, N 32, ст. 3301.
- Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от 28.12.2013) (с изм. и доп.) // Собрание законодательства РФ, 07.08.2000, N 32, ст. 3340
- Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 28.12.2013) «О бухгалтерском учете» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2014) // Собрание законодательства РФ, 12.12.2011, N 50, ст. 7344.
- Приказ Минфина России от 06.05.1999 N 32н (ред. от 27.04.2012) «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99» (Зарегистрировано в Минюсте России 31.05.1999 N 1791) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 26, 28.06.1999.
- Приказ Минфина России от 06.05.1999 N 33н (ред. от 27.04.2012) «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99» (Зарегистрировано в Минюсте России 31.05.1999 N 1790) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 26, 28.06.1999.
- Приказ Минфина России от 06.10.2008 N 106н (ред. от 18.12.2012) «Об утверждении положений по бухгалтерскому учету» (вместе с «Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008)», «Положением по бухгалтерскому учету «Изменения оценочных значений» (ПБУ 21/2008)») (Зарегистрировано в Минюсте России 27.10.2008 N 12522) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 44, 03.11.2008.
- Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н (ред. от 24.12.2010) «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 27.08.1998 N 1598) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 23, 14.09.1998,
- Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению» // Экономика и жизнь, N 46, 2000.
- Брунгильд С.Г. Управление дебиторской задолженностью. М.: АСТ: Астрель, 2012.
- Булаев С.В. Дебиторская задолженность: правовые и налоговые аспекты // Услуги связи: бухгалтерский учет и налогообложение, 2012, N 1.
- Волнин В.А. Кредитная политика предприятия: переход к системному управлению // Финансовый вестник: финансы, налоги, страхование, бухгалтерский учет. 2010. N 5.
- Горбулин В.Д., Фокина О.Н. Дебиторская и кредиторская задолженность. Особенности бухгалтерского и налогового учета. -М.: ГроссМедиа Ферлаг, РОСБУХ, 2011.
- Динамика дебиторской задолженности организаций URL: http://www.gks.ru/free_doc/new_site/finans/dindz.htm
- Евсеева И.В. Некоторые вопросы практики расчетов с контрагентами // Современный бухучет. 2011. N 8.
- Ичкитидзе Ю., Хазанова В. Методы оценки и снижения кредитных рисков предприятий // Финансовый директор. 2012.
- Кольцова И.В., Рябых Д.А. Практика финансовой диагностики и оценки проектов. М.: Вильямс, 2010.
- Мау В. Глобальный кризис: опыт прошлого и вызовы будущего // www.iet.ru/files/text/policy/2012_4/mau.pdf
- Мельникова Л.А., Рубцова Ю.В. Учет и анализ дебиторской задолженности // Современный бухучет. 2013. N 5.
- Обзор макроэкономической ситуации URL: http://www.icss.ac.ru/userfiles/file/public_pdf1594.pdf
- Опарина Н.И. Управление оборотным капиталом и анализ оборачиваемости предприятия-заемщика // Банковское кредитование. 2010. N 2.
- Ремизова О.Н. Формирование дебиторской задолженности и ее учет на предприятии // Современный бухучет. 2011. N 8.
- Россия в цифрах, 2013 г. –М., Росстат, 2013.
- Семенихин В.В. Дебиторская задолженность в бухгалтерском учете // Все для бухгалтера. 2010. N 3.
- Солдатова А.О. Кризисная дебиторская задолженность: собственное управление или аутсорсинг // Управление финансами и рисками в лизинговой компании. 2011. N 3.
- Тарасова Е.Ю. Механизм образования и ликвидации дебиторской задолженности // Аудиторские ведомости, 2011, N 7.
- Твердохлебов В.В. Эффективное управление дебиторской задолженностью — залог финансового благополучия компании // Российский налоговый курьер. 2013. N 18.
- Финансовый менеджмент: Учебное пособие/Под ред. проф. Е.И. Шохина.- М.: ИД ФБК-ПРЕСС, 2012.
- Экономический анализ / Под ред. Л.Т. Гиляровской, -М., Юнити, 2011.