1.3.Организационная структура документооборота в государственном управлении.
Электронный документооборот – это совокупность технологий, не только значительно оптимизирующих, но и существенным образом изменяющих работу органа власти. Система подобного масштаба не может быть внедрена «с нуля», поскольку, затронув почти все основные стороны деятельности, внедрение может вызвать долговременный паралич в деятельности органа власти. Причем сбои в работе возникнут не только в автоматизируемом органе власти, но и как следствие – в нижестоящих. Перед развертыванием системы электронного документооборота и делопроизводства нужно взвешенно оценить готовность всех затрагиваемых органов государственной власти и местного самоуправления к качественно новым технологиям.
Делопроизводство с применением бумажных журналов и картотек выступает несовместимым с требованиями повышения эффективности работы государственных служащих в силу нескольких причин.
Информация о документах и ходе их исполнения распределена по системе картотек организации и её структурных подразделений. Поэтому получение информации о работе с документами на предприятии требует поиска и обработки данных из разнородных и децентрализованных картотек.
Картотеки документов обычно отделены от исполнителей. Они содержат неполную и неоперативную информацию о состоянии документов.
Размножение и перемещение большого количества бумажных документов, ведение многочисленных и дублирующих друг друга журналов и картотек приводит к больших объемам трудозатрат. Однако кардинальные изменения документооборота органов государственной власти и местного самоуправления очень опасны.
Обрабатываемые органом власти документы, в том числе и переданные с применением средств вычислительной техники, имеют две формы — традиционно бумажную и электронную. Современные средства подготовки документов предусматривают электронную форму сохранения документа, а нормативная база и устоявшиеся правила обращения — бумажную. Также важнейшим аргументом в пользу сохранения бумажных носителей документов выступает непревзойденное удобство работы с ними. Правила и привычки меняются значительно медленнее чем возможности современных информационных технологий.
Одним из первых в случае перехода к безбумажным технологиям документооборота возникает вопрос, будет ли такой документооборот юридически значимым? И если так, то чем будет обеспечиваться его легитимность?
Единственным инструментом, который решает проблему, выступает электронная цифровая подпись. С правовой точки зрения это разновидность электронной подписи, по юридическому статусу приравнивается к собственноручной в случае выполнения технических условий, определенных законом. С физической же точки зрения он представляет собой уникальный электронный код, при помощи которого подтверждается целостность и юридическая сила электронного документа, а также однозначно идентифицируется лицо, которое его подписало.
Говоря доступным языком, электронная цифровая подпись подтверждает неизменность редакции документа, а в случае внесения в документ даже самых незначительных корректировок удостоверяющий, что данный документ уже не имеет юридической силы.
Говоря о телекоммуникационной инфраструктуре, необходимо обратить внимание на две её составляющие. Для внедрения внутреннего безбумажного документооборота в органе достаточно иметь развитую локальную сеть, к которой имеют доступ все его работники. Но дальнейшее развитие и распространение безбумажных технологий документооборота на всю систему органов власти требуют создания единой общегосударственной сети, которая обеспечивает внешний обмен электронными документами между органами. Кроме преодоления общих объективных предпосылок каждый орган власти должен провести индивидуальную работу для удачного перехода к безбумажному документообороту.
Воля руководителя органа. Этот фактор выступает важнейшим, поскольку сегодня руководитель органа или учреждения берет на себя всю ответственность за реализацию перехода к безбумажному документообороту и его результат. Без понимания руководителем всей важности и сложности процесса, без его личной готовности к решению целого ряда проблем, а также непосредственного участия в процессе в качестве пользователя системы электронного документооборота достичь хотя бы какого-то результата невозможно.
Принимая во внимание тот факт, что готовность любого персонала к работе в безбумажном режиме, несмотря на предварительные подготовительные мероприятия, всегда остается на недостаточном уровне, электронный документооборот целесообразно внедрять поэтапно. С одной стороны, это дает возможность постепенно отработать электронные процедуры до необходимого автоматизма. Однако, с другой стороны, на первых этапах приходится дублировать работу с документом в электронном и бумажном вариантах, что является серьезным затрудняющим фактором.
Рассматривая вопрос постепенного перехода, следует определить, какие именно документы и в какой последовательности необходимо вводить в безбумажный документооборот, поскольку рациональный подход к решению этой задачи является ключевым фактором его «безболезненной» и «без потерь» реализации.
Именно на информационных документах целесообразно отрабатывать их нисходящее движение, в частности наложения электронных резолюций.
С внедрением в безбумажный документооборот внутренних документов начинается отработка процедур безбумажной подготовки и согласования электронных документов.
Постановочные документы вводятся только после того, как процедура нисходящего движения документов доведена до уровня, при котором невозможно потерять документ вследствие ошибки пользователя или несовершенства системы.
2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В КОМИТЕТЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЫ ПО КОНСТИТУЦИОННОМУ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВУ И ГОСУДАРСТВЕННОМУ СТРОИТЕЛЬСТВУ
2.1. Общая характеристика деятельности Комитета по конституционному законодательству и государственному строительству Государственной Думы Федерального Собрания РФ.
Комитет по конституционному законодательству и государственному строительству является одним из основных подразделений Государственной Думы, участвующим в законотворческом процессе. К ведению Комитета в соответствии с Регламентом Государственной Думы относятся следующие вопросы :
- Поправки к Конституции РФ
- О Конституционном Собрании
- О Конституционных правах и свободах человека и гражданина
- О государственной символике
- О статусе уполномоченного по правам человека в РФ
- О гражданстве РФ
- О правовом положении граждан и лиц без гражданства
- Об основных документах, удостоверяющих личность гражданина РФ
- О чрезвычайном положении
- О нормативных правовых актах, порядке их принятия
- О выборах
- О Президенте РФ
- О референдуме
- О Федеральном Собрании РФ
- О Конституционном суде
- О Верховном Суде РФ
Для обеспечения деятельности комитета ГД создан Аппарат комитета, являющийся самостоятельным структурным подразделением Аппарата Государственной Думы. В своей деятельности аппарат Комитета руководствуется Конституцией РФ, федеральными конституционными и федеральными законами, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, Регламентом ГД, Служебным распорядком Аппарата ГД.
Основными задачами аппарата Комитета являются правовое, организационное, документационное, аналитическое и информационное обеспечение деятельности Комитета.
В целях реализации поставленных перед ним задач Аппарат выполняет следующие функции:
1) выполнение поручений председателя Комитета и Руководителя Аппарата ГД по вопросам, отнесенным к ведению Комитета
2) подготовка и участие в реализации текущих и перспективных планов работы Комитета, подготовка и направление в установленном порядке отчетов о работе Комитета и аппарата Комитета
3) правовое, организационное, документационное и иное обеспечение рассмотрения Комитетом законопроектов, отклоненных федеральных конституционных и федеральных законов, проектов постановлений ГД и проектов документов, которые принимаются или утверждаются постановлениями ГД, и подготовка их к рассмотрению ГД Федерального Собрания РФ и Советом Федерации в соответствии с Регламентом ГД
4) подготовка предложений Комитета в проект примерной программы законопроектной работы ГД на очередную сессию.
5) участие в рассмотрении поступающих в Комитет писем и обращений граждан и организаций по вопросам, отнесенным к ведению Комитета, и подготовке проектов ответов на них.
6) участие в рассмотрении поступающих в Комитет писем и обращений граждан и организаций по вопросам, отнесенным к ведению Комитета, и подготовке ответов на них.
Аппарат Комитета формируется в соответствии со штатным расписанием Аппарата Государственной Думы. Общее руководство деятельностью аппарата Комитета осуществляет руководитель аппарата Комитета. Аппарат Комитета формируется преимущественно из лиц, имеющих высшее образование с учетом категорий и групп должностей гражданской службы.
2.2. Организация системы документооборота в Комитете по конституционному законодательству и государственному строительству Государственной Думы Федерального Собрания РФ
Правила работы с документами в Государственной Думе и в Комитете по конституционному законодательству и государственному строительству; порядок формирования дел, их хранения, использования документов и дел, находящихся на архивном хранении; порядок регистрации и прохождения обращений граждан и запросов пользователей информацией регламентирует Инструкция по работе с документами в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации.
Поступающие в Государственную Думу документы принимаются, проходят первичную обработку, регистрируются в САДД, и преобразовываются в электронную форму (создание электронного образа документа) в отделе прохождения документов и документационного обеспечения Управления информационно-технологического и документационного обеспечения (далее – отдел прохождения документов и документационного обеспечения).
При регистрации документов, направляемых адресатам в Государственной Думе и в Аппарате Государственной Думы в соответствии с утвержденными указателями рассылки, регистрационный штамп не проставляется.
На зарегистрированный документ оформляется реестр передачи документа.
Гражданские служащие, ответственные за делопроизводство
в структурном подразделении, осуществляют:
- прием, проверку соответствия поступивших и зарегистрированных в САДД документов;
- регистрацию незарегистрированных в САДД документов, поступивших непосредственно в структурное подразделение и относящихся к направлениям деятельности данного структурного подразделения;
- установление связок в ЭРК документов;
- передачу (переадресацию) документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения;
- внесение резолюции в САДД и передача документов исполнителю;
- проверку правильности оформления документов;
- регистрацию внутренних и исходящих документов в САДД и передачу их для доставки адресатам;
- контроль сроков исполнения документов;
- списание в дела исполненных документов;
- организацию справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;
- подготовку номенклатуры дел структурного подразделения, в том числе в СЭА;
- формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности и использования, участие в проведении экспертизы ценности документов;
- подготовку и передачу дел на архивное хранение, в том числе в СЭА;
- анализ состояния исполнения документов и поручений и информирование руководителя структурного подразделения;
Резолюция – это решение, принятое и подписанное должностным лицом по исполнению документа.
Резолюция может быть представлена на бланке установленного образца, на отдельном листе бумаги или на документе.
Резолюция включает следующие элементы: инициалы и фамилию (фамилии) исполнителя (исполнителей), содержание поручения, подпись должностного лица и дату. При необходимости в резолюции указывается срок исполнения. Если исполнителей поручения несколько, то фамилия ответственного исполнителя указывается первой или помечается сокращением «отв.».
На бланках резолюций, относящихся к зарегистрированным в САДД документам, проставляются регистрационные номера этих документов.
Если резолюция относится к документу, незарегистрированному в САДД, то этот документ подлежит регистрации в САДД в структурном подразделении как входящий (с индексом «вх»), далее резолюция вводится в ЭРК. Документ с резолюцией Председателя Государственной Думы, незарегистрированный в САДД, подлежит регистрации в САДД в отделе прохождения документов и документационного обеспечения, а резолюция вводится в ЭРК в Секретариате Председателя Государственной Думы.
Если в резолюции к документу на бумажном носителе указано несколько исполнителей, то копии резолюции и документа направляются всем исполнителям. Подлинник направляется ответственному исполнителю.
Отсканированный документ и резолюция могут направляться исполнителям средствами САДД в виде электронного образа документа и электронного образа резолюции без дублирования их на бумажном носителе. При этом подлинник документа хранится в деле адресата, которому первично направлен документ.
Резолюция к электронному документу, подписанному электронной подписью, оформляется на электронном бланке, подписывается электронной подписью и передается исполнителям средствами САДД.
Оформление и ввод резолюции в ЭРК осуществляют гражданские служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях.
Документы на бумажном носителе с резолюциями руководства Государственной Думы или руководства Аппарата Государственной Думы направляются исполнителям через отдел прохождения документов и документационного обеспечения, а электронные документы – средствами САДД.
Электронные документы с резолюциями, в которых ошибочно указаны исполнители, подлежат возврату средствами САДД в секретариат руководителя, подписавшего резолюцию. Возврат документов на бумажном носителе осуществляется через отдел прохождения документов и документационного обеспечения.
Резолюции руководителей структурных подразделений передаются исполнителям данных структурных подразделений через гражданского служащего, ответственного за делопроизводство, о чем в ЭРК делаются соответствующие отметки.
Исходящие документы оформляются на бланках установленных образцов с угловым или продольным расположением реквизитов.
В случае направления исходящих документов в государственные органы полные почтовые адреса могут не указываться.
При оформлении других исходящих документов исполнителями документов указывается полный почтовый адрес, включающий почтовый индекс.
В случае направления исходящего документа одного и того же содержания более чем в четыре адреса к нему прилагается подписанный исполнителем указатель рассылки.
Направляемые вместе с исходящим документом приложения (кроме приложений, полученных от организаций или граждан и возвращаемых
с данным документом) должны быть подписаны или завизированы. При направлении в качестве приложения документов, представляющих ценность (удостоверения, паспорта, дипломы, свидетельства, судебные повестки и так далее), исходящий документ отправляется как заказное письмо или как бандероль с объявленной ценностью.
На лицевой либо оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу указываются фамилия, инициалы и номер служебного телефона исполнителя. Допускается указывать фамилию, имя, отчество исполнителя полностью, а также адрес его электронной почты.
Данные об исполнителе на лицевой стороне последнего листа документа оформляются только печатным способом и шрифтом меньшего размера, чем шрифт текста письма.
Проекты исходящих документов визируются в соответствии с требованиями, изложенными в Инструкции.
Копии исходящих документов (за исключением ксерокопий), остающиеся в деле, заверяются гражданским служащим, ответственным
за делопроизводство в структурном подразделении, проставлением надписи «Верно», даты и личной подписи заверяющего.
подготовку предложений по совершенствованию работы с документами;
ввод информации о ходе и результатах исполнения документов и поручений в САДД;
служащим, ответственным за делопроизводство, руководителю.
В соответствии с резолюцией руководителя документы направляются исполнителям. Гражданские служащие, ознакомившиеся с документом, проставляют свою подпись и дату ознакомления в нижней части оборотной стороны последнего листа документа либо на специальном листе ознакомления.
Отсканированные документы и резолюции к ним могут направляться исполнителям средствами САДД в виде электронного образа документа и электронного образа резолюции без дублирования их на бумажном носителе. При этом оригинал документа хранится в деле адресата, которому первично направлен документ.
Контроль исполнения документов и поручений, осуществляемый в структурных подразделениях, направлен на своевременное их исполнение и включает в себя постановку на контроль, анализ хода и результатов исполнения документов и поручений, снятие их с контроля, направление исполненного документа в дело, информирование руководителей о результатах исполнения.
Исполнение поручений Государственной Думы и поступление ответов на парламентские запросы контролируется отделом организационного обеспечения заседаний Государственной Думы.
Исполнение отдельных поручений и решений Совета Государственной Думы контролируется Секретариатом Совета Государственной Думы.
Исполнение поручений (перечней поручений) Председателя Государственной Думы, а также поручений, содержащихся в распоряжениях и резолюциях Председателя Государственной Думы (за исключением вопросов, связанных с деятельностью Аппарата Государственной Думы), резолюциях первых заместителей Председателя Государственной Думы и заместителей Председателя Государственной Думы, контролируется соответствующими секретариатами, если в распоряжении или резолюции не определено иное.
Исполнение распоряжений и поручений (перечней поручений) Председателя Государственной Думы по вопросам деятельности Аппарата Государственной Думы, распоряжений и поручений (перечней поручений) Руководителя Аппарата Государственной Думы, поручений (перечней поручений) первого заместителя Руководителя Аппарата Государственной Думы контролируется Секретариатом Руководителя Аппарата Государственной Думы.
Сроки исполнения поручений руководителей структурных подразделений контролируют гражданские служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях.
Документы и поручения исполняются в сроки, установленные законодательством Российской Федерации, постановлениями Государственной Думы и нормативными документами, утверждаемыми распоряжениями Председателя Государственной Думы или Руководителя Аппарата Государственной Думы. Сроки исполнения могут быть определены также в резолюции (поручении) руководителя.
Поручения Государственной Думы подлежат исполнению не позднее чем через 15 дней со дня получения исполнителем поручения или в иной установленный Государственной Думой срок. В случае необходимости срок исполнения поручения Государственной Думы может быть продлен Председателем Государственной Думы.
Решения Совета Государственной Думы исполняются в сроки, указанные в решениях, а при отсутствии таких указаний – в течение одного месяца.
При передаче на исполнение документов с пометкой «Срочно» или «Оперативно» используются ярлыки-сигналы, прикрепленные к этим документам. Документы с пометкой «Срочно» исполняются в трехдневный срок, с пометкой «Оперативно» – в 10-дневный срок, без указания
срока – в течение одного месяца. Срок исполнения исчисляется в календарных днях с даты поступления документа исполнителю. Для обращений и запросов граждан срок исполнения исчисляется с даты регистрации обращений или запросов граждан в САДД.
Срок исполнения поручений исчисляется в календарных днях с даты подписания резолюций (поручений).
Если окончание срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, окончанием срока исполнения поручения является рабочий день, следующий за этим нерабочим днем.
При необходимости продления срока исполнения поручения на имя должностного лица, давшего поручение, до истечения срока (с учетом времени для принятия решения должностным лицом, давшим поручение) представляется мотивированная просьба о продлении срока исполнения, но не более чем на один месяц.
Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует должностное лицо, указанное в поручении первым – ответственный исполнитель, если не указано иное.
Поручение ставится на контроль руководителем, давшим поручение. Информация о постановке на контроль поручения в обязательном порядке отражается в САДД.
Руководители структурных подразделений определяют из числа гражданских служащих лицо, ответственное за исполнение поручения, и контролируют его исполнение.
Поручения направляются исполнителям гражданскими служащими, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, в день их подписания, а поручения с пометкой «Срочно» или «Оперативно» – незамедлительно.
Руководители структурных подразделений систематически проверяют ход исполнения поручений и принимают меры по обеспечению их исполнения.
Если руководитель сочтет поручение неисполненным, исполнитель обязан доработать представленный результат в соответствии с требованиями руководителя.
Исполнитель, имеющий особое мнение по существу исполняемого поручения в пределах своей компетенции, обязан доложить о наличии такого мнения своему непосредственному руководителю и аргументировать свое особое мнение ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, документы, аналитические, информационные и иные материалы.
Если непосредственный руководитель полностью или частично отклонит аргументацию исполнителя, последний обязан исполнить поручение. При этом, если исполнитель настаивает на своем особом мнении, он вправе при визировании результатов исполнения поручения (проектов документов) сделать ссылку на наличие у него особого мнения, приложив письменное обоснование.
Руководитель обязан доложить руководителю, давшему поручение,
о наличии особого мнения исполнителя.
Ответственный исполнитель обеспечивает во исполнение поручения сбор, обработку и обобщение поступившей информации, подготовку аналитических, экспертных, информационных материалов, необходимых проектов документов, а также проекта доклада о ходе и результатах исполнения руководителю, давшему поручение, с учетом времени, необходимого
для доклада руководителю и доработки проектов документов в случае наличия замечаний.
Соисполнители поручения представляют ответственному исполнителю свои предложения (результаты исполнения поручения) до истечения половины срока, установленного для исполнения поручения.
Непредставление соисполнителем поручения в установленный срок информации по проекту документа ответственный исполнитель вправе рассматривать как согласование данного проекта документа. При этом визирование проекта документа данным соисполнителем поручения
не требуется, о чем ответственный исполнитель информирует руководителя, давшего поручение.
Ответственный исполнитель по истечении половины срока, отведенного на исполнение поручения, информирует руководителя, давшего поручение, о ходе его исполнения.
Ответственный исполнитель представляет доклад руководителю, давшему поручение, о ходе и результатах исполнения поручения, в котором должны быть отражены конкретные результаты исполнения поручения.
К докладу прилагаются подлинники поручения и необходимые документы,
на которые есть ссылки в докладе.
Доклад, не отвечающий установленным требованиям, возвращается
на доработку для повторного представления.
Если результатом исполнения поручения должен быть проект документа за подписью Председателя Государственной Думы, Руководителя Аппарата Государственной Думы или первого заместителя Руководителя Аппарата Государственной Думы, то ответственный исполнитель поручения представляет в Секретариат Руководителя Аппарата Государственной Думы проект документа за два дня до установленного срока исполнения поручения.
Поручение считается исполненным, если установленное в нем задание выполнено, представленный доклад о его исполнении рассмотрен руководителем, давшим поручение, и им принято решение о снятии с контроля поручения.
Если по результатам исполнения поручения даны новые поручения, дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.
Исполнение документов и поручений контролируется с использованием САДД.
Решение о снятии с контроля или продлении срока исполнения поручения принимается руководителем, давшим поручение. По указанию руководителя эти полномочия могут быть возложены на руководителей структурных подразделений, осуществляющих контроль.
Информация о выполнении поручений (документов), снятии с контроля и списании в дело вносится гражданским служащим, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, в ЭРК только при наличии резолюции руководителя, давшего поручение. При этом в поле «Отчет исполнителя» делается краткая запись о результатах исполнения с указанием даты исполнения.