Автоматизация документооборота в Администрации района. Часть 3

Страницы: 1 2 3

1. Обоснование экономической эффективности проекта

1.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности

Создание новых программных решений, а также их последующее внедрение для автоматизации деятельности коммерческих предприятий требует больших материальных, трудовых и временных ресурсов. Для реализации проектов требуется привлекать значительные материальные и финансовые средства. Эти средства, безусловно, должны дать соответствующую отдачу. Вот из-за чего возникает необходимость определения экономической эффективности (ЭЭ) процесса разработки и внедрения АИС.

Обоснование и доказательство ЭЭ (или ее неэффективности)  нового разрабатываемого варианта компьютерной обработки данных позволяет определить необходимость и целесообразность затрат на разработку и внедрение новой АИС на конкретном объекте; определить  срок окупаемости затрат на разработку АИС и сравнить его с установленными нормами; определить степень влияния и эффекта от внедрения новых разрабатываемых продуктов на успешную деятельность администрации, в  которой происходит внедрение.

Существует несколько вариантов определения ЭЭ проектов:

• Сравнение способов создания различных систем обработки данных по рассматриваемой задачи;
• Сравнение способов организации сбора, обработки, передачи и выдачи данных с точки зрения технологического процесса;
• Сравнение способов создания информационной базы рассматриваемой задачи;
• Сравнение существующих методов и инструментов для проектирования систем обработки данных;
• Сравнение различных технологий компьютерной обработки данных.

Разработка рассматриваемого проекта предполагает, в первую очередь, перестройку системы обработки данных с ручного на компьютеризированный способ. В итоге был выбран первый вариант расчета ЭЭ.

Понятие «Экономическая эффективность» является оценкой результативности разрабатываемой АИС, определяемую отношением между затратами и получаемым от внедрения системы эффектом.

ЭЭ «ИТ — проекта» определяется показателями трудовой и стоимостной групп, дающие возможность измерить эффект  от внедрения предлагаемого проекта компьютерной обработки данных относительно базового, ручного варианта.

ЭЭ проекта суммируется из следующих составляющих:

• Косвенного эффекта, учитывающего, например, увеличением прибыли компании, привлечением более значительного числа покупателей, уменьшение уровня брака в процессе производства, уменьшение количества претензий, получаемых от покупателей, уменьшение затрат на полуфабрикаты, сырье и материалы, уменьшение сумм пени, штрафов, неустоек и т. д.
• Прямого эффекта, который характеризуется снижением стоимостных и трудовых затрат.

К группе трудовых затрат (ТЗ) относятся такие как:

• Абсолютное снижение ТЗ (DT)

, где     (1)

Т₀ – показатель ТЗ на обработку данных  по базовому (ручному) варианту;

Т₁ – показатель ТЗ на обработку данных по новому варианту;

• Коэффициент относительного уменьшения показателей ТЗ (К_Т          (2)
• Индекс снижения показателей группы ТЗ, или увеличение производительности труда (Y_Т)

Показатели стоимостных затрат (СЗ) рассчитываются по аналогичным формулам:

• Абсолютное снижение СЗ (DC)

, где                                                                (4)

C₀ — СЗ на обработку данных  по базовому (ручному)  варианту;

C₁ — СЗ на обработку информации по новому  варианту;

• Коэффициент относительного уменьшения СЗ (К_С)
• Индекс снижения СЗ (Y_C)

Помимо основных показателей логично определить срок окупаемости проекта (Т_ОК):

K_N — дополнительные расходы на разработку  проекта (затраты на его проектирование и внедрение).

Рассмотрим показатели, которые рассчитываются при ручном варианте обработки данных:

1. Трудоемкость обработки документа № I (T_Оi):
2. ТЗ в варианте ручной обработке (Т_О):
3. СЗ в варианте ручной обработке (С_О):

, , , ,  — объем символов в i-ой операции;

N – количество операций, вводимых вручную;

p – тарифная часовая ставка сотрудника;

K_g – коэффициент доп. заработной платы, отчисления на социальное страхование, накладные и косвенные расходы. K_g = 0,53÷0,85

Рассмотрим показатели, которые рассчитываются при компьютерном варианте обработки данных:

1. Трудоемкость одной операции:

(кроме ПК)                   (11)

(ПК)                              (12), где:

,  — трудоемкость операции № о и обработки на ПК соответственно;

— количество работы на операции № j;

— норма выработки на операции № j;

— длительность решения задачи на комьютере.

 

2. Заработная плата участвующих в процессе операторов:
3. Прочие и накладные расходы:
4. Стоимость амортизации машин и оборудования:
5. Операционные и прочие расходы:

, ,  — заработная плата оператора, накладные и прочие расходы и амортизация на операции № j;

— тарифная ставка данной операции;

— коэффициент дополнительной зар.платы,  косвенные, накладные и прочие расходы, отчисления на социальное страхование;

— часовая сумма амортизации;

,  — общие СЗ на операции № jи при обработке на ПК соответственно;

— цена машинного часа ПК;

6. ТЗ в варианте компьютерной обработки (T₁):
7. СЗ в варианте компьютерной обработки (C₁):

Показатель «Годовой экономический эффект» от внедрения АИС предназначен  для сравнения разных направлений капитальных вложений и считается по формуле:

где:

Э – годовой экономический эффект;

П –экономия за год (годовой прирост прибыли), руб.;

К_П –капитальные затраты единовременные, руб.;

Е_н –коэффициент нормативный эффективности капитальных вложений. Данный коэффициент представляет из себя минимально возможную норму эффективности капитальных вложений, ниже которой проект нецелесообразен. Значение Е_н  обычно принимается равным 0,15.

К единовременным затратам (К_П) относят затраты на создание,  программирование и тестирование решаемого  комплекса задач, а также затраты на его внедрение на конкретном предприятии.

Рассчитываемый коэффициент ЭЭ капитальных затрат (Е_Р) представляет собой отношение экономии за год (или прироста прибыли за год) к капитальным затратам на разработку и внедрение проекта:

1.2  Расчёт показателей экономической эффективности проекта

Расчет конкретных показателей ЭЭ разрабатываемого проекта представлен в таблицах данного раздела. В таблице (Таблица 3.1) представлен расчет ТЗ в варианте ручной обработки документов. Все расчеты выполнялись при следующих заданных условиях:

• Каждая операция выполняется только одним сотрудником;
• Тарифная ставка работы сотрудника составляет в среднем 500 руб в час;
• Цена одного часа работы компьютера составляет 5 руб./час.

Таблица 3.1.

Расчет ТЗ при ручном проведении операции в базовом ручном варианте

Трудоемкость выполнения одной операции по формуле (8) составит:

T₀₁ = 0,453 (человек/час);

T₀₂ = 0,453 (человек/час);

T₀₃= 0,073 (человек/час);

T₀₄ = 0,053 (человек/час);

T₀₅ = 0,064 (человек/час);

T₀₆ = 16,478 (человек/час);

T₀₇ = 13,320 (человек/час);

T₀₈ = 22,969 (человек/час);

T₀₉ = 25,021 (человек/час);

T₁₀ = 0,953 (человек/час);

T₁₁ = 0,044 (человек/час);

 

Общие  расходы за год по статье «трудовые затраты» в варианте ручной обработки данных, определенные по формуле (9) будут:

T_0Р = 3109,87 (человек/час);

Общие затраты за год по статье «стоимостные затраты» в варианте ручной обработки данных,  по формуле (10) будут:

C_0Р = 3109,871 × 500 × (1 + 0,7) = 2643390,35 (руб.);

В Таблица 3.2 приведен расчет затрат  при вводе операций при помощи компьютера в базовом ручном варианте. Все расчеты выполнены по формулам (11) – (19).

Таблица 3.2.

Расчет операционных затрат при компьютерной обработке операций в базовом (ручном) варианте

 

Таким образом, расходы по статье «трудовые затраты» за год в базовом (ручном) варианте составят:

T₀ = T_0р + T_0м = 3109,87 + 4306,33 = 7416,20 (человек/час);

Общие СЗ за год в результате расчета в базовом (ручном) варианте составят:

C₀ = C_0р + C_0м = 2643390,3 + 374406,35 = 3017796,70 (руб.);

В Таблица 3.3) приведен расчет операционных затрат  при компьютерной обработке операций в предлагаемом варианте. Расчеты проведены по формулам (11) – (19).

Таблица 3.3.

Расчет операционных затрат при компьютерной обработке операций в новом  варианте

 

Расчет затрат непосредственно на проектирование разрабатываемой АИС представлен в таблице (Таблица 3.4).

Таблица 3.4.

Расчет затрат на проектирование АИС

 

Ежегодные расходы по статье «трудовые затраты» в новом  варианте составляют:

T₁ = 2876,15 (человек/час);

Ежегодные расходы по статье «стоимостные затраты»  в новом варианте составляют:

C₁ = 245690,15 (руб.);

На основании рассчитанных данных по формулам (1) – (6) рассчитаны ТЗ и СЗ, показанные в таблице (Таблица 3.5).

Таблица 3.5.

Показатели от внедрения новой АИС

 

Срок окупаемости расходов на внедрение разрабатываемой АИС, рассчитывается по формуле (7) и составляет:

Коэффициент ЭЭ капитальных затрат, рассчитанный по формуле (21) равен:

Е_р = 1/2.2 = 0.45

Годовой экономический эффект был рассчитан по формуле (20) и составил:

На основании рассчитанных данных построены сравнительные диаграммы, представленные на рисунках (Рисунок 3.1 — Рисунок 3.4).

Рисунок 3.1. Диаграмма сравнения изменения ТЗ

 

Рисунок 3.2. Диаграмма сравнения изменения СЗ

Следует упомянуть, что кроме прямого эффекта от внедрения разрабатываемой АИС, присутствует также и косвенный эффект. Он выражается в том, что с точки зрения сотрудников работа с АИС становится в разы проще и понятнее, вследствие чего повышается эффективность работы сотрудников и снижается вероятность допущения ими ошибок.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе работы была всесторонне рассмотрена деятельность администрации Воротынского муниципального района, изучена ее структура, особенности функционирования и особенности построения ее документооборота.

Задачи автоматизации документооборота в Администрация Воротынского муниципального района Нижегородской области была рассмотрена всесторонне и подробно изучена. Обоснована необходимость автоматизации этой части работы администрации.

Сделан вывод о том, что степень удовлетворенности посетителями работой администрации и качество работы зависит от организации процесса документооборота. В значительной мере увеличить лояльность посетителей (заявителей)  администрации и их удовлетворенность можно путем внедрения в администрации системы электронного документооборота. Был сделан вывод о необходимости разработки и внедрения такой системы.

Был проведен анализ методов ведения учета и существующих АИС документооборота и сделан вывод о необходимости разработки новой АИС собственной разработки. Разработана система требований  на АИС документооборота для администрации. Определены требования к системе, разработана ее функциональная структура и функции каждой подсистемы.

Для системы разработки выбран язык программирования PHP и СУБД MySQL. Выбор обоснован надежностью, прочной связью с ОС, гибкостью платформы, являющейся основой ПП, значительным перечнем возможностей, предоставляемых ПП для решения самого обширного круга задач.

Разработанная АИС функционирует в ОС «MS Windows 7» или в более новых ОС данного семейства.

Выбрана стратегия проведения автоматизации и определены  шаги автоматизации и применяемые информационные системы.

Далее было выполнено проектирование БД и проектирование информационной модели разрабатываемой системы. Были разработаны дерево функций и сценарий диалога АИС документооборота. В результате проектирования системы сформирована информационная модель, определены входные и выходные данные.

Проведенное тестирование показывает, что разработанная АИС полностью выполняет поставленную задачу, работает стабильно, обладает гибкой функциональностью и продуманным интерфейсом.

Далее была проведена оценка проекта с точки зрения экономической эффективности. Расчеты показали, что проект имеет положительную экономическую эффективность и окупает затраты на его разработку.

Внедрение разработанной системы в администрации Воротынского муниципального района должно резко увеличить эффективность процесса оказания услуг  посетителям, повысить производительность труда сотрудников.

Список использованных источников

1. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)
2. Басаков, Замыцкова: Делопроизводство (документационное обеспечение управления),2017.- 375 с.
3. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие
4. Мухачева Э.А., Рубинштейн Г.Ш. «Математическое программирование», Новосибирск, Наука, 2017
5. Кириллов, В.В. Введение в реляционные базы данных. Введение в реляционные базы данных / В.В. Кириллов, Г.Ю. Громов. — СПб.: БХВ-Петербург, 2016. — 464 c.
6. Кренке Д. Теория и практика построения баз данных. – Питер, 2016. –206 С.
7. Немнюгин С.А. Программирование – М.: Питер, 2017.
8. Угринович Н. Информатика и информационные технологии. Набор базовых знаний. М., Радио и связь, 2016
9. Вендров А.М. CASE технологии Современные методы и средства проектирования информационных систем  М.: Финансы и статистика, 2018. — 176 с.: ил.
10. Изучение SQL с помощью phpMyAdmin https://php-myadmin.ru/learning/
11. Стадии и этапы создания информационных систем. http://lektsii.org/9- 50154.html.
12. Понятие жизненного цикла и модели жизненного цикла. http://5fan.ru/wievjob.php?id=19269/.
13. Информационная модель и её описание. http://infopedia.su.
14. Информационное обеспечение. http://infopedia.su/18xcfa1.html.
15. http://www.phpmyadmin.net/home_page/
16. Optima-workflow. http://www.boss-referent.ru/
17. Документация по MySQL http://www.mysql.ru/docs/
18. Информационная безопасность автоматизированных систем 2010. 336 с.
19. Дэвис М., Филлипс Д. Изучаем PHP и MySQL 2018. 448 с.
20. Живаева О. В. Управление информационными потоками промышленных предприятий на основе оптимизации документооборота http://www.smartcat.ru/Management/Zscore.shtml
21. Бреусенко В.И. Мухгалиев А.Р. Основы служебного делопроизводства, 2016г.

Страницы: 1 2 3