1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В настоящее время на рынке программного обеспечения РФ представлены следующие основные АИС по автоматизации процесса управления знаниями:
IBM Lotus Discovery Server 2.0.1. Пакет Discovery Server фирмы Lotus полностью автоматизирует управление знаниями и документами и является наиболее всеобъемлющим решением в этом обзоре. Программа отслеживает всю информацию, необходимую для повседневной работы пользователей [11].
Данные из многочисленных источников, таких как электронная почта, файл-серверы, базы данных и платформы коллективной работы, сохраняются автоматически без вмешательства пользователя (IBM называет эти данные «путеводными знаками»).
На основе «путеводных знаков» Discovery Server строит краткую сводку знаний и обязанностей пользователя. Более того, пакет создает профили пользователей на базе документов, которые они просматривают и пишут, а также отслеживает персональную информацию, такую как предпочтения, навыки, образование и должностные обязанности.
Все эти данные включаются в профиль пользователя, который хранится в системе и используется в качестве критериев поиска. Отслеживаются также профили, созданные с помощью продуктов других фирм, таких как ERP-система PeopleSoft и каталог Active Directory компании Microsoft [2].
Discovery Server имеет встроенный механизм для работы с метриками, который вычисляет вероятность соответствия на основе всех критериев поиска, после чего механизм поиска выводит список документов, упорядоченных по убыванию этого значения. Группирование по предмету или категориям — только часть структурирования результатов анализа.
Пакет формирует также краткое содержание документов, в которое включаются три наиболее значимых предложения из каждого документа.
Данная система установлена в ООО «Корпоративный центр ИКС 5» в 2021 году.
Пакет SmartDiscovery компании Inxight представляет собой многоуровневый сервер, который классифицирует неструктурированный текст из электронной почты, документов различных форматов, баз данных и управляет его использованием. Пакет может импортировать любую систему классификации, написанную в формате XML [14].
SmartDiscovery включает специальные модули обработки текста, способные анализировать более 25 языков в их собственном синтаксисе. К наиболее трудным языкам относятся арабский, фарси, иврит, русский и корейский. Все языковые модули можно подключать к программе без какой-либо доработки.
Используемую компанией технологию обработки запросов на естественном языке разрабатывал исследовательский центр PARC фирмы Xerox в течение более 20 лет.
Синтаксический анализатор может обрабатывать слова различных языков быстрее, чем обычные средства синтаксического анализа, имеющиеся в продаже. Он выполняет анализ слов без выделения их основы и вне зависимости от размеров разрастающейся базы знаний.
SmartDiscovery Server включает программу извлечения ключевых слов, которая сразу после установки выявляет в документах фразы определенных типов, такие как даты и географические названия. К примеру, программа может найти такие ключевые слова, как «suite», «Corp.» или «Minister», которые укажут на адрес, название компании или имя и должность человека [6].
Анализатор включает также встроенные индексы совместных вхождений существительных (т. е. тесно связанных сочетаний существительных), которые можно извлекать и связывать с ключевыми словами. К примеру, поиск по ключевому слову «масло» может извлечь названия различных видов растительного масла и привязать к результатам родственные фразы, такие как цены на масло и объемы производства.
Пакет Livelink компании Open Text включает несколько инструментов управления знаниями и платформу коллективной работы. Управление контентом, документами и записями — наиболее важные функции управления знаниями. Livelink также объединяет функции документооборота и автоматизации бизнес-процессов, интегрируя программы и корпоративные приложения других фирм.
Администратор может импортировать систему классификации из XML-файла либо создать ее «с нуля». Когда классификации или категории вводятся в программу, создается профиль, который охватывает все правила, использованные для извлечения ключевых фраз. Кроме того, правила могут быть явно заданы пользователями. Livelink обеспечивает доступ к профилям, так что правила в запросах на поиск могут формировать критерии для извлечения фраз.
Результаты поиска можно дополнять явной оценкой пользователей, чтобы помочь им точнее выбирать документы. Система оценки применяется и к тем пользователям, которые просматривают документы, так что результаты поиска включают также имена тех, кто интересовался той же темой. Таким образом, можно найти экспертов или людей с общими интересами. По сути, программа обеспечивает форму пассивной доставки неявно сформулированных знаний [13].
Для поиска можно использовать логические выражения, ключевые фразы, запросы на естественном языке и метаданные из документов. Кроме того, Livelink способен создать на основе фраз, извлеченных из документа, его краткое содержание, которое можно включать в поиск как отдельный элемент. Существует возможность выполнять поиск сразу по нескольким репозиториям, в том числе принадлежащим некоторым другим пакетам управления документами и контентом, в частности Documentum. Пакет позволяет использовать широкий спектр атрибутов и комбинаций поиска, поэтому нет никаких ограничений на задание правил. К примеру, для поиска можно ввести ключевую фразу вместе с именем автора документа.
Livelink включает также запатентованную функцию поиска по запросу на естественном языке, возможности которой выходят за рамки традиционных алгоритмов нечеткого поиска. Благодаря этой функции программа может определить, где в репозитории знаний следует проводить поиск. Так, если пользователь ищет документы, написанные определенным автором, то поиск будет проводиться только по документам этого автора [3].
Так как автоматизация требуется для блока задач «Подтверждение знаний», то будет также рассмотрено специализированное ПО для решения данной группы задач.
MOODLE – это среда дистанционного обучения, предназначенная для создания и проведения качественных дистанционных курсов.
MOODLE ориентирована на коллаборативные технологии обучения — позволяет организовать обучение в процессе совместного решения учебных задач, осуществлять взаимообмен знаниями.
Широкие возможности для коммуникации – одна из самых сильных сторон Moodle. Система поддерживает обмен файлами любых форматов. Сервис рассылки позволяет оперативно информировать всех участников курса или отдельные группы о текущих событиях. Форум дает возможность организовать учебное обсуждение проблем, при этом обсуждение можно проводить по группам. К сообщениям в форуме можно прикреплять файлы любых форматов. Есть функция оценки сообщений – как преподавателями, так и студентами. Чат позволяет организовать учебное обсуждение проблем в режиме реального времени. Сервисы «Обмен сообщениями», «Комментарий» предназначены для индивидуальной коммуникации преподавателя и студента: рецензирования работ, обсуждения индивидуальных учебных проблем. Сервис «Учительский форум» дает педагогам возможность обсуждать профессиональные проблемы [1].
При использовании для управления знаниями в организации MOODLE решает такие задачи как:
1 Ввод в должность новых сотрудников. Система ещё до выхода на работу аккумулирует всю информацию, которая нужна для первого рабочего дня. Компания сокращает время на инструктаж в разы.
2 Мобильный корпоративный портал. Документы, инструкции, информационные видео, курсы, опросы, презентации и многое другое – в доступны в смартфонах сотрудников, всё работает онлайн и офлайн.
3 Мотивация персонала, соревнование и геймификация. Связь обучения, бизнес-показателей и обратной связи от руководителя. Клуб привилегий, обмен баллов на подарки, мотивационные программы
4 Обучение «на лету», вне работы. Сотрудник с пользой проводит время в дороге на работу и с работы, во время обеда или дома.
5 Проверка понимания и обратная связь. Полная гарантия, что сотрудники поняли информацию правильно. Важное не попадает в спам и не игнорируется. Гибкая система уведомлений и напоминаний По опыту использования, заявляются следующие выгоды от внедрения программного продукта:
до 70% сокращаются командировочные расходы на обучение,
до 50% возрастает объём продаж новых продуктов и услуг в первую неделю запуска,
высвобождает не менее 5 рабочих дней сотрудника в годовом измерении (~ 2% ФОТ).
в 9 раз быстрее сотрудники адаптируются на новой должности,
в 2 раза меньше времени тратится на обучение.
за 1 минуту руководитель узнаёт об успехах команды,
руководитель может мгновенно давать обратную связь.
Эквио – это цифровая платформа, являющаяся единым пространством для обучения, тестирования, коммуникации, управления и мотивации персонала. Система работает онлайн и офлайн на любом устройстве.
Программная платформа Эквио (англ e. Queo) от компании Эквио позволяет проводить онлайн-презентации мобильным сотрудникам, работающим вне офиса, создавать обучающие курсы и организовывать обучение. Облачная система e. Queo имеет собственное мобильное приложение (iOS, Android) и доступна для использования в веб-браузерах. Платформа внедрена в рамках 50+ ИТ-проектов и 400+ тысяч установок на мобильные устройства [4].
Интернет-сервис Эквио позволяет решать ключевые задачи обучения и управления человеческим капиталом.
EFront – это гибкая корпоративная платформа управления обучением с открытым исходным кодом, подходящий для обучения сотрудников, партнёров и клиентов в компаниях и организациях.
Программный продукт eFront (рус. еФронт) от компании Epignosis предназначен для полноценной организации виртуальной обучающей среды и образовательных данных в любой компании. Система, созданная компанией-разработчиком из США, позиционируется как наиболее адаптируемая корпоративная LMS в отрасли. Программное решение сочетается с множеством вариантов окружающей ИТ-инфраструктурой и обладает способностью расти по мере роста компании-клиента [7].
Следует отметить следующие особенности сервиса eFront [5]:
1 Современность: система основанна на технологиях HTML5, имеет адаптивный интерфейс, оптимизирована для взаимодействия на различных устройствах (ПК, планшетах, мобильных устройствах).
2 Масштабируемость: продукт без труда линейно масштабируется для удовлетворения быстрого удовлетворения растущей базы пользователей и спроса.
3 Интегрируемость: использует технологию единого входа (англ. Single Sign On) в систему с помощью служб Active Directory, OpenLDAP и SAML 2.
Сравним различные типы систем автоматизации управления знаниями, обладающие различными характеристиками, представленными в таблице 10.
Таблица 10
Типы систем автоматизации процесса управления знаниями
| Критерий | Степень значимости | Удельный вес |
| Стоимость решения | 3 | 0,14 |
| История продаж решения в России | 2 | 0,09 |
| История продаж решения за рубежом | 1 | 0,05 |
| Широта функционала | 4 | 0,18 |
| Адаптируемость | 3 | 0,14 |
| Соответствие условиям и бизнес-процессам | 5 | 0,23 |
| Лёгкость обучения персонала | 4 | 0,18 |
Представим в таблице 1 приложения 1 сравнение выбранных вариантов автоматизации.
Из таблицы следует вывод, что наиболее важным критерием является соответствие предлагаемых решений условиям и бизнес-процессам, а также на выбор влияет такой критерий как широта функционала и легкость обучения персонала. Согласно данному критерию выбирается MOODLE.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
На основании проведенного исследования нами был выделены следующие проблемы управления информационными процессами в ООО «Корпоративный центр ИКС 5».
1 Отсутствие специализированной информационной системы для группы задач «Подтверждение знаний» в рамках процесса управления знаниями, которая учитывала бы многочисленность структурных подразделений компании, сложность функциональных связей между ними.
- Запаздывание информации по горизонтали. Данная проблема является одной из наиболее значительных для предприятия, так как замедление документооборота в ООО «Корпоративный центр ИКС 5» приводит к снижению производительности персонала.
На основе выше указанных выводов сформулируем цель развития АИС и задачи новой АИС.
Согласно данным ООО «Корпоративный центр ИКС 5» цель развития АИС:
- Увеличить финансовые результаты, за счет сокращения затрат на управление знаниями на 25% от имеющегося уровняв в ООО «Корпоративный центр ИКС 5».
- Ускорить и упростить на 20% работу с персоналом, благодаря увеличению доступности и скорости обработки данных, за счет уменьшения количества используемых приложений.
- Ускорить обучение персонала на 15% от имеющегося уровня.
Задачи новой АИС:
- Осуществление расширенного поиска по всему архиву документов (по ключевым атрибутам);
- Создание архива документов с возможностью ограничения прав доступа;
- Наполнение архива новыми документами с возможностью присвоения им грифа в зависимости от грифа конфиденциальности вносимой информации. Настройка прав доступа для групп пользователей и отдельных ролей в зависимости от присвоенного грифа конфиденциальности документа.
- Создание системы распределения и контроля исполнения задач: контроль загрузки, оценка сложности решаемых работ и проектов, оптимизация системы отчетности по работе за месяц, год и т.д.;
- Возможность хранения и защиты информации в системе управления знаниями в зависимости от следующих грифов конфиденциальности: открытая информация, информация, составляющая коммерческую тайну и информация, составляющая служебную тайну;
- Эффективное использование базы знаний, обеспечивающее использование опыта работы по предыдущим проектам, вне зависимости от специфики проектов, с использованием выработанных (в том числе, прецедентных) решений, разработанных схем, заключений и соглашений, структурированных описаний предметной области, форумов обсуждений и т.д.
Стратегия автоматизации управления знаниями в ООО «Корпоративный центр ИКС 5» будет включать:
1 Анализ бизнеса ООО «Корпоративный центр ИКС 5».
2 Анализ стратегии развития бизнеса ООО «Корпоративный центр ИКС 5» как торговой организации.
3 Определение стратегических свойств ИС по автоматизации управления знаниями.
4 Определение функциональности ИС по автоматизации управления знаниями.
5 Выбор стратегии автоматизации:
– хаотичная;
– по участкам;
– по направлениям;
– полная;
6 Формирование комплексного проекта.
7 Определение архитектуры.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи
Определив факторы снижения эффективности деятельности ООО «Корпоративный центр ИКС 5» и изучив опыт других торговых компаний сопоставимых масштабов деятельности, приведем ряд возможных решений имеющейся проблемы:
- приобрести готовое программное средство;
- разработать принципиально новую АИС.
Для принятия управленческого решения и выбора одного из выше указанных вариантов необходимо указать критерии создания (модернизации) АИС и ограничения на создания (модернизацию) АИС.
Ограничения на создание (модернизацию) новой АИС:
- стоимость на создание новой информационной системы не должна превышать 150 тысяч рублей и 800 рублей в месяц на сопровождение информационной системы;
- новая автоматизированная информационная система должна полностью поддерживать бизнес-процессы компании;
- продолжительность разработки новой информационной системы не должна превышать трех лет;
- новая АИС должна сохранить корпоративную культуру, а не способствовать ее уничтожению;
- новая АИС должна быть простой в эксплуатации;
- новая АИС должна быть легко адаптируемой и модернизируемой.
Критерии создания (модернизации) новой АИС:
- должна учитывать все протекающие в организации бизнес-процессы, т. е. при все бизнес-процессы компании должны быть реализованные при помощи одного средства;
- должна быть легкой для понимания и обучения;
- должна содержать простой и понятный интерфейс;
- должна подлежать модернизации, т. е. при изменении бизнес-процессов компании не должно сложиться такой ситуации, при которой придется опять покупать или разрабатывать новое средство;
- должна содержать хотя бы элементарные средства защиты (пароли);
- проектирование и внедрение не должны превысить временных интервалов и денежных средств, которые были выделены для данной цели;
- должна сохранить корпоративную культуру.
После описания ограничений на создание (модернизацию) АИС и указания критериев создания (модернизации) АИС опишем более подробно каждый из вариантов решения проблемы, что позволит выбрать наиболее подходящий для ООО «Корпоративный центр ИКС 5».
Достоинством первого варианта решения является то, что существующая проблема в фирме будет разрешена в кратчайшие сроки. Недостатком же первого варианта решения проблемы, является то, что новое средство (существующие решения на рынке) не будет учитывать специфики данной компании, что может привести к утрате корпоративной культуры, либо появлению дополнительных приложений для отдельных видов работ, которые не будет поддерживать новая АИС. Таким образом, приобретаемый программный продукт не будет выполнять всех требуемых функций и, следовательно, придется использовать дополнительные приложения, что отрицательным образом отразится на скорости и качестве работы персонала, т. е. фирма опять вернется к исходной проблеме (в случае покупки дешевого средства автоматизации, например неполный пакет программ 1С составляет 3500 рублей, аналогичные программные средства от 5000 до 15000 рублей). В случае покупки полноценных программных продуктов, которые будут поддерживать все бизнес-процессы компании, их стоимость составит:
- 1С – 68000 рублей, с учетом доработки и создания некоторых модулей фирмой распространителем;
- IFS Поставки – 280000 рублей;
- WMS – 320000 рублей, что значительно превышает выделенные средства на разрешение проблемы.
Достоинством второго варианта является сохранение корпоративной культуры. Недостатком второго варианта является то, что используемое программное обеспечение написано внешней организацией без учета особенностей конкретной компании. Третий вариант является наиболее затратным по ресурсам времени и места.
Для удобства принятия управленческого решения обобщим полученные данные в таблицу 11.
Таблица 11
Варианты решения проблемы
| Критерий оценки | Купить АИС | Разработать АИС сторонней фирмой | Разработать АИС сотрудником компании |
| Поддержка всех бизнес-процессов компании | +/- | + | + |
| Легкость понимания | – | + | + |
| Простота интерфейса | + | + | + |
| Модернизация | + | + | + |
| Защищенность | + | + | + |
| Срок внедрения | + | + | +/- |
| Стоимость внедрения | + | + | + |
Таким образом, получается, что наиболее соответствующим предъявленным критериям оценки является первый вариант.
Задачи новой АИС:
- должна поддерживать все операции, проводимые фирмой с клиентами, контрагентами, бухгалтерий;
- должна позволять модернизировать имеющиеся модули при изменении бизнес-процессов компании;
- должна позволять добавлять дополнительные модули, то есть должна быть возможность модернизация информационной системы без серьезных изменений для представлений пользователей.