СОДЕРЖАНИЕ
- Список использованных сокращение и обозначений
- Введение
- Глава 1. Аналитическая часть
- 1.1. Основные понятия документооборота
- 1.2. Классификация систем документооборота
- 1.3. Автоматизация документооборота в образовательном учреждении
- 1.4. Общая характеристика объекта исследования
- 1.5. Обзор существующих аналогов и разработок
- 1.6. Постановка задачи
- Глава 2. Проектная часть
- 2.1. Обоснование выбора обеспечения реализации проекта
- 2.2. Проектирование БД
- 2.3. Разработка структуры программы
- 2.4. Разработка алгоритмов работы программы
- 2.5. Руководство пользователя программного обеспечения
- Глава 3. Обоснование экономической эффективности проекта
- 3.1. Выбор и обоснование методики расчета
- 3.2. Расчет затрат и окупаемости реализации проекта
- 3.3. Расчет экономических результатов внедрения ПО
- Глава 4. Экология и безопасность жизнедеятельности
- Заключение
- Список использованных источников
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ СОКРАЩЕНИЕ И ОБОЗНАЧЕНИЙ
АРМ – Автоматизированное рабочее место
АСУ – Автоматизированная система управления
ИС – Информационная система
КБД – Корпоративная база данных
ЛВС – Локальная вычислительная сеть
МТБ – Материально-техническая база
МН – Магнитный носитель
НД – Набор данных
НПД – Нормативно-правовые документы
ООП – Объектно-ориентированное программирование
ПО – Предметная область
ПК – Персональный компьютер
СУБД – Система управления базами данных
СУЭД – Система управления электронными документами
СЭД – Система электронного документооборота
ЭА – Электронные архивы
ЭД – Электронный документ
CRM – Customer Relation Management (Управления связями с клиентами)
ВВЕДЕНИЕ
Для любой современной организации важны возможности современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией.
Когда речь заходит об автоматизации документооборота, то часто в эту сферу попадает множество программ, не имеющих прямого отношения к решаемой проблеме – текстовые редакторы, программы распознавания символов, системы электронной почты. Однако все это не является системой электронного документооборота. А учитывая нынешнее положение в мире, внедрение оптимально подходящей для организации системы документооборота, является чрезвычайно важной задачей.
Автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы и оптимизации внутренних процессов. Автоматизация документооборота позволяет организациям существенно упростить проблемы, связанные с поиском, доступом и хранением документов, и как следствие избежать многих проблем, возникающих в процессе ведения документооборота.
Система автоматизации документооборота достаточно сложный механизм и включает в себя множество подсистем, построенных с помощью программных различных продуктов.
Отсутствие оптимально структурированного документооборота и отсутствие возможности эффективно отслеживать движение и исполнение документов, приводит к снижению эффективности работы и увеличению ошибок.
Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, сократить объем вводимой информации в ручную, что дает выигрыш во времени и обеспечить их эффективное функционирование.
Актуальность дипломной работы: Выбранная тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов.
Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров – и самой информации.
Целью данного дипломного проекта является разработка системы электронного документооборота.
В качестве поля исследования выбрано государственное бюджетное общеобразовательное учреждение города Москвы «Школа № 2095 «Покровский квартал»
Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- исследовать концепцию электронного документооборота;
- проанализировать структуру современного рынка ПО в области электронного управления документацией, классификацию, сравнение и характеристику данных продуктов;
- обосновать использование вычислительной техники и инструментальных средств разработки;
- охарактеризовать входную, постоянную, промежуточную и результатную информацию;
- формализовать расчеты и построить инфологическую модель;
- разработать структурную часть корпоративной системы электронного управления документацией в рамках рассматриваемой организации.
Разрабатываемая СЭД должна быть реализованной как автоматизированное рабочее место руководителя образовательного учреждения и его секретаря и должна предполагать расширение исполняющих функций.
Информация для исследования была получена по результатам практики, из нормативной, учебно-методической литературы, периодических изданий, Интернет-источников.
Практическая ценность данной работы заключается в разработке автоматизированного рабочего места административного работника учебного заведения, позволяющее фиксировать входные документы согласно принятой классификации, контролировать их движение, осуществлять быстрый поиск, вывод на печать и передачу в архив. Внедрение ПО обеспечит снижение количества тривиальных ошибок типа дублирования информации и освободит сотрудников от рутинной повседневной работы с фиксации выписок и копий документов, значительно сократив время, затрачиваемого на эту работу.
В основе разработки должна быть использована клиент-серверная архитектура хранения данных.
ГЛАВА 1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1. Основные понятия документооборота
Документы – это основные информационные ресурсы каждой организации, обеспечивающие информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождающие ее бизнес-процессы.
Документооборот – движение документов в организации от момента их создания или получения и до завершения исполнения или отправки, комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение, использование документации, справочная работа. Тысячи листов документов, длительный поиск нужного, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях – полностью парализовать работу организации.
Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Это непрерывный процесс, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.
Автоматизация документооборота позволяет существенно повысить управляемость хранением и движением практически любых типов информации в организации, обеспечить прозрачность и управляемость процессами организации и вывести на качественно новый уровень контроль их выполнения сотрудниками.
Система электронного документооборота позволяет организовать любое взаимодействие между сотрудниками учреждения на основе документов. Она обеспечивает создание документов, их движение по организации, контроль исполнения документов и процессов, описываемых с их помощью, а также сохранения документов.
Электронный документ (ЭД) – документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Электронный документооборот (ЭДО) – единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Каждый документ в системе электронного документооборота имеет набор однозначно характеризующих его реквизитов (часто этот набор называют карточкой документа). Карта может включать тип документа, имя автора, даты формирования и изменения документа, отдел, в котором должен храниться документ и тому подобное. Хранение и поиск документов осуществляется также в соответствии с реквизитами, указанными в карточке.
Независимо от размера учреждения, системы документооборота позволяют оперативно изменять формы документов, находящихся в обращении этого заведения. Например, чтобы изменить форму заявки необходимо просто внести соответствующие изменения в ее шаблон, который хранится в системе. Сотрудники, заполняющие такие заявки, не могут подать документ устаревшей формы, поскольку заполнение и передача заявки также осуществляется в системе.
Каждый документ, который создается и обрабатывается в организации, должен пройти несколько установленных стадий (этапов). Например, корпоративный бюджет должен быть составлен, утвержден и выполнен в срок. После этого план и фактические показатели этого бюджета анализируются и направляются в архив. Системы электронного документооборота позволяют жестко контролировать жизненный цикл документов с учетом требований корпоративной среды, а также отраслевых стандартов и законодательства.
С помощью системы электронного документооборота можно организовать коллективную работу над документом. Причем в ней могут принимать участие специалисты, которые находятся в разных отделениях и даже в разных городах.
Системы документооборота позволяют хранить множество версий одного документа. Кроме прямого изменения документов, системы электронного документооборота позволяют аннотировать документы, то есть вставлять примечания и комментарии к ним без изменения самого документа.
Важной особенностью систем электронного документооборота является возможность подписывать документы с помощью электронной подписи и зашифровывать их. Это позволяет не только подтверждать действительность документа и однозначно определять его автора, но и обеспечить безопасность хранения корпоративной информации [1].
Если при отсутствии системы электронного документооборота сотрудник, участвующий в формировании того или иного документа, обязан четко знать, кому этот документ должен быть передан (его маршрут), то при использовании такой системы документ автоматически передается нужному лицу. Маршрутизация документов бывает жесткой и свободной. При свободной маршрутизации сотрудник может направить документ всем адресатам. При жесткой маршрутизации пути документов регламентированы, но в особых случаях действие заранее определенных в системе правил движения документа может приостанавливаться (например, при необходимости отправки проекта документа на рецензию внешнему эксперту).
Чтобы обеспечить целостность информации, находящейся в обороте внутри организации, системы электронного документооборота, как правило, должны и могут быть интегрированы с другими системами управления заведением – бухгалтерскими, учебными, производственными, финансовыми, аналитическими и тому подобное.
Документы из всех систем, которые логически связанные с данным документом, называются контекстом. Контекст может включать содержание электронной и бумажной переписки, аудио- и видеозаписи, факсы, протоколы заседаний, платежные документы и т.д. Контекст может присоединяться к документу вручную или автоматически.
Пользователь, работающий с документами, при необходимости может открыть и просмотреть различные документы непосредственно в системе.
Существует несколько вариантов разграничения полномочий сотрудников компании и контроля доступа к документам. Так, сотрудник может иметь следующие права:
- полный контроль документа;
- создание новых версий документа, но не редактирования;
- аннотирования документ;
- просмотр документа.
Таким образом, сформулируем основные принципы электронного документооборота:
- однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы;
- возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения;
- непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса);
- единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;
- эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём;
- развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
Основные преимущества внедрения электронного документооборота:
- сокращение финансовых и временных издержек по созданию и обработке документов;
- эффективная организация документооборота дает повышение оперативности деятельности подразделений и служб компании;
- интеграция информации, содержащей данные в различных документах, для принятия руководством оперативных и обоснованных управленческих решений;
- создание условий для перехода от рутинного бумажного документооборота к перспективной безбумажной (электронной) технологии;
- оптимизацию бизнес-процессов связанных с делопроизводством и документооборотом на предприятии.
Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.
1.2. Классификация систем документооборота
Системы управления электронными документами могут быть классифицированы по следующим признакам (рис. 1.1):
- масштаб;
- архитектура;
- преобладающий принцип работы с электронными документами;
- разработчик используемой системы управления базами данных.
По масштабу различают корпоративные СУД, СУД для средних предприятий и СУД для организации персонального документооборота. Для корпоративных СУД характерно привлечение фирм-системных интеграторов для адаптации СУД на предприятии, высокие требования к аппаратным и программным средствам, широкий диапазон выполняемых функций, реализация информационных технологий, составляющих основу СУД на «промышленном» уровне, высокая производительность и цена. Поэтому приобретение корпоративной СУД могут позволить себе только крупные предприятия. Корпоративные системы являются мощным инструментом автоматизации делопроизводства и в наибольшей мере способствуют переходу на безбумажный документооборот. Затраты на внедрение корпоративной СУД достигают большой величины [1].
По архитектуре различают системы-конструкторы, системы, функционирующие на платформе мощных программ, системы-приложения.
Системы-конструкторы содержат средства, позволяющие автоматизировать документооборот любого предприятия независимо от профиля его деятельности. Подобные СУД построены на основе принципов модульности, масштабируемости и открытости. Корпоративная система является, как правило, и системой-конструктором.
Системы, работающие на платформе мощных программ, позволяют использовать их функционал в контексте автоматизации документооборота. В качестве платформы могут выступать корпоративная СУД или комплекс интегрированных программ, предназначенный для автоматизации управления предприятием в целом. Особенность систем данного класса состоит в том, что для их работы требуется установить комплекс программ, составляющих соответствующую платформу, что требует дополнительных затрат. То есть стоимость такой СУД складывается из стоимости самой программы и ее «платформы». В данном случае к проблеме выбора системы добавляется проблема выбора программной платформы. Преимущества и недостатки такого решения частично схожи с первым пунктом классификации – с одной стороны, – мощность, с другой, – возможная избыточность и высокая цена.
Системы-приложения представляют собой самостоятельный продукт, не требующий специальных программных средств. Обычно такие продукты относительно просты в установке и освоении.
Классификация СУД по преобладающему принципу работы с электронными документами связана с разделением комплекса работ с документами на две части: хранение документов и организация движения документа от одного субъекта к другому. Поэтому СУД могут быть разделены на системы управления документами и системы управления деловыми процессами. Первые – реализуют функции электронного архива и организации совместной работы над документом (groupware), вторые – прохождение документов-заданий между сотрудниками по заранее определенному маршруту. Документы-задания инициируют деловые процессы, связанные с их выполнением, поэтому данные системы называют системами управления деловыми процессами (workflow).
Системы управления деловыми процессами предназначены для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов в процессе осуществления конкретных бизнес-процессов. Документальные потоки на предприятии привязываются к существующим бизнес-процессам и регламенту их взаимодействия. При жесткой маршрутизации документа заранее прописывается движение документа по всем рабочим местам. Определяются права пользователей на документ в каждой точке маршрута. При свободной маршрутизации исполнитель может определить дальнейший путь движения документа, обычно на одном уровне.
Основу СУД составляют базы данных, в которых хранятся документы, значения их реквизитов, индексированные тексты документов, необходимые для организации контекстного поиска, информация о настройках пользователей, информация, необходимая для администрирования системы.
СУД может содержать собственную систему управления базами данных. То есть ее разработчиком является производитель данной СУД. Может оказаться, что мощности встроенной СУБД недостаточно, чтобы эффективно управлять хранением большого объема данных.
СУД, ориентированные на обработку большого количества документов, используют для хранения информации промышленные СУБД типа MS SQL Server, Oracle, Sybase, Informix.
В соответствии с количеством реализуемых функций СЭД делятся на:
– Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы – ЭА). Электронный архив – это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т.д., другие – за счет эффективной организации хранения: HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т.д.
– Системы с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая «жесткая маршрутизация»). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом «работа» (work). Системы такого типа называют системами workflow – «поток работ» (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.
– Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти «гибридные» системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как «жесткая», так и «свободная» маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель («расписывает» входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение.
При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т.д.
– Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения «только самое нужное», без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача – обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции «порталов». Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в intranet, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах.
Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM – Customer Relation Management), управления проектами, биллинга, электронной почты и пр. (Отметим, что по сложности функций система документооборота и, например, сервис CRM могут иметь различные пропорции в зависимости от организации. Но в контексте этой статьи функциональность CRM является дополнительной). Типовые требования к СЭД
Если следовать букве стандарта на составление технического задания, требования, которые типовой пользователь может предъявить к типовой системе электронного документооборота, можно описать следующим образом.
Система электронного документооборота должна:
- обеспечивать надежное хранение документов и их описаний;
- обеспечивать жизненный цикл документа (его создание, хранение версий, публикация, блокировка доступа к изъятому документу, передача документа для хранения в архиве);
- допускать задание пользователем различных типов документов, создания и редактирования карточек для них;
- поддерживать иерархию категорий для эффективного поиска документа;
- осуществлять поиск документов на основе информации из карточки, а также полного текста;
- обеспечивать разделение доступа к документам на уровне отдельных пользователей, по ролевому принципу, и на основе иерархической структуры организации;
- поддерживать технологию HSM;
- протоколировать все события, связанные с работой пользователей и самой системы; необходимо наличие развитых средств администрирования;
- поддерживать удаленный доступ к информации.
Продвинутые системы должны поддерживать:
- кластерные технологии для обеспечения бесперебойной работы;
- территориально распределенные организации;
- алгоритмы шифрования при хранении и передаче данных;
- цифровую подпись.
Требования к архитектуре:
- наличие выделенного сервера приложений;
- наличие тонкого клиента; поддержка доступа к документам с использованием браузера.
- многоплатформенность для обеспечения масштабируемости;
Требования к открытости и интеграции с другими системами:
- интеграция со средствами потокового ввода документов;
- интеграция с офисными приложениями;
- интеграция с электронной почтой;
- наличие развитого программного интерфейса (API);
- интеграция со стандартными службами каталогов (к примеру, LDAP) для ведения и синхронизации списка пользователей системы;
- возможность адаптации пользовательского интерфейса под конкретные задачи;
- возможность дополнения системы собственными специализи-рованными компонентами;
В случае использования внешней базы данных для хранения атрибутов документов необходимо наличие подробного описания структуры данных и средств работы с разными СУБД.