Автоматизированная информационная система электронного документооборота ГБОУ «Школа №2095 Покровский квартал». Часть 2.

Страницы:   1   2   3   4

---

1.3. Автоматизация документооборота в образовательном учреждении

В современных условиях автоматизация административного управления в образовательном учреждении – объективная необходимость и является средством, с помощью которого обеспечивается выполнение функций управления: планирование, составление расписаний и отчетности, оперативное и диспетчерское управление и т.п. Эти функции объективно необходимы для обеспечения качественного учебного процесса и нормальных условий работы персонала.

Автоматизация административного управления направлена на более эффективное и качественное выполнение управляющих функций. Включение средств автоматизации в процесс управления заведением не изменяет целей системы управления, ее функций, а меняет лишь способы достижения этих целей и выполнения установленных функций. Таким образом, работы по автоматизации управления направлены на включение машин в поток работы, выполняемой системой управления, с целью повышения эффективности ее деятельности.

Разработка систем управления с использованием средств автоматизации имеет ряд особенностей. Одна из них связана с тем, что в подавляющем большинстве случаев автоматизации подлежат уже работающие системы управления и автоматизация не должна нарушать выполнение их функций. Это общее требование относится ко всем способам использования ПК. Структуры, методы работы, формы документов этих систем рассчитаны на «ручное» выполнение, то есть на возможности людей. Насколько глубоко изменения, связанные с введением ПК, коснутся существующей системы, зависит от ряда факторов – возможностей разработчиков, наличия вычислительных устройств, поставленных целей, определенных сроков, выбранного способа использования вычислительных машин.

Поскольку внедрение ПК направлено на повышение эффективности управления, поэтому независимо от выбранного способа нужно определить источник повышения эффективности. Для этого нужно определить операции, которые целесообразно выполнять с помощью ПК, что в свою очередь требует достаточно детального изучения работы существующей неавтоматизированной системы управления: определение состава подразделений системы управления (организации), связи между ними, разделение ответственности между подразделениями и выполняемую ими работу[3] .

Машинное выполнения работ требует прежде всего разработки алгоритмов и соответствующего программного обеспечения. Количество необходимых алгоритмов и программ, их сложность зависят от выбранного способа использования ПК.

Но в любом случае алгоритмическое и программное обеспечение разрабатываются постепенно, в установленной очередности для каждой подсистемы.

Перевод «ручной» системы в автоматизированную происходит постепенно, поскольку даже при небольших по масштабам работах невозможно охватить одновременно все задачи управления и автоматизировать их выполнение. Количество и объем частей работ целиком определяются имеющимися ресурсами разработчиков. При определении очередности работ используют возможность разделения системы управления на части – подсистемы.

Существуют два вида подсистем – структурные и функциональные. Структурные соответствуют организационной структуре системы управления и используют в основном для организации разработок.

Структурно АИС образовательного учреждения должна состоять из системы автоматизированных рабочих мест (АРМ) функционально увязанных между собой с помощью локальной вычислительной сети учреждения (ЛВС). ЛВС обеспечивает через ее сервер взаимодействие рабочих автоматизированных мест, имеющих разные права доступа к базам данных (рис.1.2).

 

При наличии в учреждении уже отдельных АРМ, их интеграция в общую информационную систему заведения может осуществляться путем разработки распределенной системы управления БД.

Понятно, что решение проблемы взаимодействия БД в узлах усложняется, если узлы распределенной системы управления БД основанных на различных программно-технических платформах, поддерживают различные модели данных.

Функциональные подсистемы соответствуют основным функциям управления, выполняемым системой (планирование, оперативное управление, управление кадрами и т.д.).

Подсистемы автоматизированной информационно-аналитической системы управления образовательным учреждением изображены на рис. 1.3.

 

Автоматизация управления осуществляется именно путем автоматизации выполнения отдельных функций, причем эта автоматизация также осуществляется постепенно (рис. 1.4).

 

Для выполнения любой функции необходимо выполнить n комплексов работ (n>1). Каждый комплекс в свою очередь состоит из t задач. Автоматизация выполнения функций и осуществляется переводом на машинное выполнение отдельных функциональных задач. Для них разрабатываются модели, программы, создаются информационные массивы. Введение автоматизации отдельных функциональных задачах должно осуществляться таким образом, чтобы обеспечить стыковку отдельных задач в комплексы, а комплексы – в автоматизированную функцию и т.д.

Таким образом, при автоматизации административного управления, с одной стороны, имеет место стремление создать единую законченную систему, а с другой – ограниченные возможности заставляют вести внедрение ЭВМ постепенно, наращивая количество работ, выполняемых с помощью машин. Гибкость систем административного управления, то есть возможность их адаптации к изменениям является непременным условием успешного управления.

Внедрение системы автоматизации управления документами всегда предполагает создание корпоративного хранилища документов. Логическая структура этого хранилища, иерархия хранения документов, разработка и реализация политики безопасности в рамках хранилища требуют особой тщательности и выполняются на самом раннем этапе проекта внедрения.

При этом необходимо учесть, что функция сохранения документов может быть развернута в самом начале проекта. Поэтому уже на первом этапе внедрения можно переместить все документы из существующих мест хранения (как правило, локальных или дисков сети) в единое корпоративное хранилище. Это даст возможность пользователям ознакомиться с базовыми функциями системы и постепенно освоиться с ее использованием. Повысить скорость адаптации сотрудников к внедряемой системы позволяет также использование сервисных функций, таких как оповещение об изменении документа, о появлении нового документа и т.п.

Система электронного документооборота позволяет создать единое информационное поле, в котором могут работать все сотрудники заведения. Поэтому необходимо уделить особое внимание описанию процедур доступа к информации. При этом следует найти разумный компромисс между требованиями безопасности и полнотой информации, который должен обладать каждый отдельно взятый сотрудник.

Реализация информационной модели управления общим образованием осуществляется на базе серверных баз данных: Microsoft SQL Server, Oracle, MySQL, InterBase, FireBird. При разработке базы данных предполагается создание и введение справочников подразделений, преподавательского состава, ученических (студенческих) групп, учебных дисциплин и курсов, учебных аудиторий, распределения учебной нагрузки.

1.4. Общая характеристика объекта исследования

Исследование о возможности разработки и внедрения автоматизированной системы электронного документооборота в образовательном заведения проведено на базе государственного бюджетного общеобразовательного учреждения города Москвы «Школа № 2095 «Покровский квартал».

Основной деятельностью учреждения является выполнение работ, оказание услуг в целях обеспечения реализации предусмотренных нормативно-правовыми актами РФ и города Москвы полномочий в сфере образования. Осуществляется образовательная деятельность по общеобразовательных программам начального общего, основного общего, среднего общего образования.

Учреждение создано 14 января 2014 г в порядке реорганизации в форме слияния:

• государственного бюджетного образовательного учреждения города Москвы средней общеобразовательной школы с углубленным изучением французского языка №1225,
• государственного бюджетного образовательного учреждения города Москвы средней общеобразовательной школы № 613,
• государственного бюджетного образовательного учреждения города Москвы средней общеобразовательной школы № 330,
• государственного бюджетного образовательного учреждения города Москвы детского сада комбинированного вида  № 2334,
• государственного бюджетного образовательного учреждения города Москвы детского сада комбинированного вида № 1983,
• государственного бюджетного образовательного учреждения города Москвы центра развития ребенка-детского сада № 1948,
• государственного бюджетного образовательного учреждения города Москвы детского сада общеразвивающего вида № 275.

Учредителем образовательного учреждения является Департамент образования города Москвы.

Местонахождение организации: 105064, Москва, Большой Казённый переулок д.9. Филиалов учреждения нет.

Численность сотрудников организации: специалистов (в том числе совместителей) 394 чел., постоянные (основные) сотрудники 366 чел.

1.5. Обзор существующих аналогов и разработок

В России в настоящее время наступил качественный перелом: получило общественное признание положение о том, что управление электронным документооборотом – одна из основных частей информационной системы любого предприятия. По данным CNews Analytics, рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. Основным потребителем СЭД является государственный сектор, и именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД [11].

Но, несмотря на это, Россия в области управления электронными документами значительно отстает от зарубежных стран. Дело в том, что деятельность государственных органов в данной области активизировалась только в последние три-четыре года, отя история российского электронного документооборота начинается еще в 1980-х гг.[13] Нормотворческая деятельность в этой области началась намного позже.

Приведем сравнительные характеристики наиболее широко используемых сегодня в России систем электронного документооборота. Стоимость лицензий на ПО и работ по внедрению и техническому сопровождению, в каждом конкретном случае может изменяться в зависимости от «набора модулей и функционала» и поэтому для уточнения стоимости интерсуемого решения следует обращаться к разработчикам или их уполномоченным представителям.

Продукты упорядочены по возрастанию общей стоимости.

Таблица 1.1. Стоимости внедрения СЭД

 

Как видно из характеристик этих программных продуктов данные системы являются рентабельными лишь для крупных комплексов, так как цена для одного рабочего места очень высока.

При исследовании функциональности продуктов были выбраны наиболее объективные критерии функциональности: платформа для хранения информации и элементы защиты данных.

Предпочтительней, когда программа имеет клиент-серверную архитектуру, в качестве СУБД используется SQL-сервер, входящий в комплект поставки. SQL-серверная архитектура дает несравнимую масштабируемость, транзакционная модель доступа к данным гарантированную надежность всей системы в ответственные моменты, а чрезвычайно широкие возможности разграничения прав доступа позволят защитить данные.

Таблица 1.2 Функциональные характеристики СЭД

 

Среди недостатков рассмотренного программного обеспечения отметим сложность настройки и конфигурирования. Также стоимость остается достаточно высокой в условиях сегодняшней экономической нестабильности.

Многие системы управления документами имеют сложный, иногда неинтуитивный интерфейс пользователя. В нашем же случае необходимо приложение, которое позволяет вести полноценный учет документации, оптимизировать труд администратора и при этом совершенно не требует от пользователя глубоких познаний в области управления системами электронного документооборота.

1.6. Постановка задачи

Основными задачами документооборота в исследуемом учреждении являются учет нормативно-правовых актов, распорядительных документов вышестоящих органов, издаваемых внутри учреждения приказов и выдачи документов на их основании, организация архива документов. Разрабатываемая программа должна ускорить и оптимизировать работу секретаря.

В проектируемой системе решаемые задачи следует реализовать соответствующими программными модулями, каждый из которых будет иметь возможность выполнения ряда операций, таких как корректировка информации, поиск данных, формирование отчетов. Процессы заполнения, корректировки и поиска данных необходимо реализовать однотипным способом во всех модулях. При добавлении и редактировании данных применять контроль правильности ввода пользователем информации, путем ее сравнения с необходимым типом, диапазоном изменения возможных значений, маской ввода и тому подобное.

Для добавления и редактирования данных использовать экранные формы со всеми необходимыми полями ввода, а также пояснениями и управляющими элементами (например, кнопками), предназначенными для осуществления управляющих воздействий (сохранение, отмена изменений) и навигации (перемещения) по БД.

Для обеспечения поиска данных также использовать экранные формы, позволяющие задавать различные диапазоны значений необходимой информации, с контролем допустимости значений условий поиска. Поиск информации следует предусмотреть как по отдельным полям таблиц, так и по совокупности полей, на частичный или полный совпадение условий поиска, без учета регистра букв. Для удобства пользователя реализовать возможность указания диапазонов изменения значений для многочисленных полей и полей типа «дата». В каждом из программных модулей системы предусмотреть наличие всех необходимых отчетных форм для формирования и печати документов установленной формы. Все отчеты генерировать автоматически, используя выборки информации из БД.

Источником оперативной информации для реализации решения поставленной задачи должны быть входные документы секретаря учреждения. Эти данные постоянно будут меняются, поэтому отличаться большим объемом обрабатываемой информации. Постоянная же информация должна храниться в виде таблиц и реализовываться с помощью специальных справочников.

 

ГЛАВА 2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1 Обоснование выбора обеспечения реализации проекта

2.1.1 Информационное обеспечение

Рассмотрим основные типы документов, используемых в работе учреждения и их характеристики. Типов документов достаточно много (на отдельных предприятиях их число доходит до 500-600). В то же время, с точки зрения канцелярии основных видов документов бывает очень небольшое количество, а именно всего 3 вида:

• Входящие. Это документы, которые поступили в учреждение от внешних источников. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие выходные, причем в заранее установленный срок. Сроки устанавливаются нормативными актами, указывающие время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

• Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов может готовиться на основе внутренних документов учреждения. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в сторонние организации типа: «Прошу дать справку по вопросу … в срок до …»).
• Внутренние. Данные документы используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка крупнейших структурных подразделений учреждения (особенно если они территориально разнесены) и приказы его руководства. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие выходные. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию это направить внутренний документ в канцелярию, где его превратят в выходной и отправят в стороннюю организацию.

Прежде всего все документы, проходящие через общий отдел обладают уникальным регистрационным номером (могут быть свои алгоритмы построения номеров для каждого из типов документов). Бумага не имеющий регистрационного номера – это просто бумага, а не документ. Документом его делает именно наличие регистрационного номера.

Детализируем атрибуты документов:

1. Регистрационный номер документа однозначно позволяет сослаться на документ, прошедший через канцелярию. Структура регистрационного номера может быть различна для исходящих, входящих и внутренних документов. Структура регистрационного номера определяется в каждой организации самостоятельно.
2. Источник документа (контрагент) указывает откуда получен документ. Для входящих документов это организация, для внутренних и исходящих документов это подразделение или конкретное лицо из руководства предприятия.
3. Ответственный исполнитель документа – сотрудник учреждения, которому поручено выполнение данного документа. Исполнитель документа всегда один и только один. Иногда встречаются два исполнителя документа (для документов длительного выполнения при изменении кадрового состава предприятия).
4. Код документа по номенклатуре дел предприятия относит документ к тому или иному кругу типичных вопросов, решаемых учреждением в своей деятельности. Номенклатура дел – это формальный список дел, который утверждается заранее на определенный период времени (обычно на год). Ранее данная номенклатура была достаточно статична, в современных условиях номенклатура дел является высокодинамичным документом, который может обновляться несколько раз в год.

Далее в документах могут быть атрибуты, специфичные для данного типа документа.

Входящие документы имеют кроме базовых атрибутов еще:

• контрольный срок исполнения. Данный атрибут берется непосредственно из входного документа (где он может быть указан);
• Контролирующий лицо. Обычно это директор или завуч школы, назначающий конкретного исполнителя документа, он же ставит резолюцию «О выполнении доложить».

Внутренние документы помимо стандартных атрибутов могут иметь еще и следующие:

• список подразделений учреждения для ознакомления.
• контрольный срок ознакомления или исполнения.
• список исполнителей документа.

Выходные документы имеют следующие дополнительные атрибуты:

• документ-основание. Этот атрибут указывается всегда, поскольку что исходный документ всегда порождается на основе входящего или внутреннего.
• список рассылки.

Канцелярия отвечает за сроки выполнения входящих документов, точнее выполняет фискальные функции: кто и когда задержал исполнение документа. При этом существует два основных маршрута прохождения документа:

1. непосредственно исполнителю;

2. на принятия решения в администрацию.

Второй маршрут означает, что почти наверняка этот документ будет поставлен на контроль. Для документов, проходящих по второму маршруту, ответственным исполнителем является кто-то из руководителей среднего звена, а директорат осуществляет контроль по результатам работы.

2.1.2. Выбор средств разработки

Выбор программных средств для реализации БД и информационной системы в целом зависит от предметной области и решаемых задач пользователя. Одним из основных критериев выбора СУБД является оценка того, насколько эффективно внутренняя модель данных, поддерживаемая системой, способна описать концептуальную схему. Также как преимущество будем рассматривать сравнительно низкую стоимость, или открытость СУБД.

На текущий момент наиболее распространенными промышленными серверами являются следующие: InterBase и Firebird, Oracle, PostgreSQL, MS SQL 2005, MySQL [8].

Для всех подобных систем используется вполне среднее оборудование для сервера – процессор на уровне 3 ГГц, от 1 до 4 ГБ памяти. Разумеется, производительность конкретной системы зависит от качества приложений. Для информационной модели разрабатываемой системы предполагается использовать СУБД FireBird 2.5.

СУБД FireBird является одной из самых популярных в мире бесплатных, кроссплатформенных систем управления базами данных с открытым исходным кодом. Она была разработана на основе исходного кода СУБД Interbase и развивается сегодня независимым международным сообществом. По надёжности, производительности и функциональным возможностям эта система мало в чём уступает признанным лидерам своего класса – Oracle и Microsoft SQL Server.

Firebird полностью поддерживает стандартны ANSI в синтаксисе языка SQL и может работать под управлением многих операционных систем – Windows, Linux, MacOS, Solaris и различных Unix-платформах. Среди достоинств этой системы использование очень развитого языка для хранимых процедур и триггеров. Также следует отметить, что Firebird полностью бесплатный сервер – не требует ни регистрации, ни оплаты за поддержку.

В качестве преимуществ Firebird можно отметить многоверсионную архитектуру, обеспечивающую параллельную обработку оперативных и аналитических запросов (это возможно потому, что читающие пользователи не блокируют пишущих), компактность (дистрибутив 5Mb), высокую эффективность и мощную языковую поддержку для хранимых процедур и триггеров.

Для разработки информационной системы предложено использовать визуальную среду Borland Delphi 6. Выбор обусловлен тем, что данная версия продукта обладает функционалом, обеспечивающим решения поставленной задачи является стабильной версией в линейке ИСР разработчика. Последние версии продукта (семейство ХЕ) ориентированы в первую очередь на разработку ПО для мобильных устройств, при этом эти ИСР имеют значительную стоимость, что в нашем случае имеет решающее значение.

Выбор языка программирования основывается на следующем: он даёт полномасштабное средство разработки для почти всех известных СУБД, совместимое со стандартами ODBC, IDAPI и к тому же генерируют компактные и легко переносимые исполняемые файлы [4].

Среда визуального программирования Delphi совместима со всеми прикладными алгоритмами, написанными до сих пор на Pascal. Не будет лишним знание интерфейса Windows.

Основные характеристики выбранного языка программирования:

• высокопроизводительный компилятор в машинный код;
• объектно-ориентированная модель компонент;
• визуальное (а значит и быстрое) построение приложений из программных прототипов;
• масштабируемые средства для построения баз данных.

Интегрированная среда разработки IDE Delphi предоставляет всевозможные средства для создания, тестирования и редактирования проекта.

Среда Delphi является одной из наиболее популярных систем разработки приложений. Программа проста в использовании, не требует специальных навыков, кроме знаний основ работы в системе Microsoft Windows. Программа широко использует стандартные элементы управления, что обеспечивает единство интерфейса системы и программного средства, а, следовательно, и удобство использования.

Преимуществами Delphi 6 является то, что для работы с различными данными создается наиболее подходящий для каждого конкретного случая графический интерфейс, содержащий всевозможные меню, множество управляемых окон и разнотипных элементов управления.

2.1.3. Технология доступа к данным

В Delphi есть ряд компонентов, которые предназначены только для работы с Interbase (Firebird), эти компоненты находятся во вкладке INTERBASE. Чтобы обрабатывать некоторую структуру данных для нее должна быть написана программа, поставщик этих данных в соответствии с системными требованиями, такая программа называется Provider. Такие поставщики сегодня реализованы для разных структур данных и различных СУБД. С помощью технологии OLE DB можно однотипным образом обрабатывать сложную и специфическую информацию. Однако работа с OLE DB достаточно сложна, поэтому фирма Borland разработала новую технологию IBExpress (IBX), представляющая собой набор простых компонентов.

Если планируется создать новое приложение, ориентированное на работу с данными и независимой ни от конкретной СУБД и не от способа хранения информации, то лучше использовать соответствующие технологии доступа.

Технология IBХ обеспечивает универсальный доступ к источникам данных из приложений БД Firebird. Такую возможность предоставляют функции набора интерфейсов, созданные на основе общей модели объектов СОМ и описанные в спецификации OLE DB.

Обработка запросов SQL – это основная обязанность сервера. IBX представляет собой набор специализированных объектов СОМ, стандартных функций обработки данных и специализированных функции конкретных источников данных и интерфейсов, обеспечивающих передачу данных между объектами.

Согласно терминологии IBX, любой источник данных (база данных, электронная таблица, файл) называется хранилищем данных, с которым с помощью провайдера данных взаимодействует приложение.

Минимальный набор компонентов приложения может включать объект соединения, объект набора данных, объект процессора запросов.

Механизм доступа к данным через IBX: многочисленные объекты, и интерфейсы реализованы в VCL Delphi в виде набора компонентов, расположенных на странице INTERBASE.

Поскольку технология IBX основана на стандартных интерфейсах СОМ, которые являются системным механизмом Windows, это сокращает общий объем работающего программного кода и позволяет распространять приложения управления БД без вспомогательных программ и библиотек.

Компоненты доступа к данным является невизуальными компонентами. Таблицы БД располагаются на диске и являются физическими объектами. Набор данных является логической таблицей, из которой можно работать при выполнении приложения. Взаимодействие таблицы и набора данных напоминает взаимодействие физического файла и файловой переменной.

В целом технологию IBX можно охарактеризовать как наиболее современную технологию разработки приложении для работы с распределенными БД по технологии клиент-сервер.

Передача и прием сообщений в виде рассматриваемых пакетов осуществлялась с помощью компонентов – сокетов: TСlientSocket и TServerSocket.

Сокет – интерфейс прикладного программирования для сетевых приложений TCP/IP.

По методу работы сокеты делятся на три основных типа:

– Клиентские сокеты. Соединения устанавливаются между клиентским сокетом и серверным сокетом на удаленной машине. Соединения этого типа инициализируются со стороны клиента. Для того, чтобы открыть соединение, клиентский сокет должен “знать” имя или IP-адрес удаленной машины и номер порта, используемый серверным сокетом. Итак, клиент посылает серверу запрос на соединение. Сервер ставит эти запросы в очередь и обслуживает их по мере возможности.

– Слушающие сокеты. Серверные сокеты сами не занимаются установлением связи с клиентскими сокетами. Эту задачу выполняют слушающие сокеты, встроенные в серверный компонент TServerSocket. Когда поступает запрос от нового клиента на подключение, его получает слушающий сокет и ставит в очередь. После того, как серверный сокет освободится от текущей работы, он обрабатывает запрос из очереди и создает новый сокет для нового соединения. Таким образом, слушающий сокет всегда готов к получению нового запроса на соединение.

– Серверные сокеты. Серверный сокет устанавливает соединение с клиентским сокетом в ответ на его запрос, полученный слушающим сокетом. При этом клиентский сокет получает описание серверного сокета, после чего соединение считается установленным.

При установке связи между двумя приложениями, эти приложения, сокеты являются конечными точками сетевого соединения. Перед открытием соединения двух сокетов необходимо описать обе конечные точки. Для слушающего сокета достаточно указать номер порта, который он слушает. Клиентскому сокету нужно указать имя сервера или его IP-адрес и номер порта серверного сокета. Задавать компьютер по имени проще, чем использовать IP-адрес.

События, возникающие при работе с сокетами, можно условно разделить на четыре группы: события закрытия и открытия соединения, события чтения и записи, и события сообщающие об ошибке.

Обмен данными – это очевидно основная задача установленного соединения сокетов. Приложениями используются неблокирующий тип сокетов (у клиентского сокета свойство СlientType имеет значение ctNoneBlocking, а у серверного сокета свойству ServerType присвоено значение stNoneBlocking), то есть операции чтения/записи происходят асинхронно и не блокируют выполнение программного кода [2].

Поскольку все теоретические аспекты создания требуемой информационной системы рассмотрены, перейдем к реализации проекта.

---

Страницы:   1   2   3   4