Содержание
Введение
Глава 1. История войсковой части № 31895, ее цели и задачи
1.1 История части
1.2 Цели и задачи повседневной деятельности
Глава 2. Документирование деятельности войсковой части
2.1 Требования к документам , составляемым в Вооруженных Силах. Бланки
2.2 Организация и задачи несекретного делопроизводства
2.3 Распорядительные документы
2.4 Организационные документы
2.5 Плановые документы
2.6 Информационно-справочные и другие виды документов
2.7 Правила подготовки и оформления служебных документов
2.7.1 Рассмотрение и организация исполнения служебных документов
2.8 Отправка служебных документов
2.9 Хранение служебных документов , формирование и оформление дел, книг, журналов
2.9.1 Постоянная готовность несекретного делопроизводства
2.10 Контроль за исполнением служебных документов
2.11 Учет и рассылка приказов и директив
2.12 Особенности работы со служебными документами, содержащими информацию ограниченного доступа (распространения)
2.13 Особенности учета и рассылки служебных изданий
2.14 Уничтожение служебных документов, изданий , дел, книг и журналов
2.15 Другие вопросы несекретного делопроизводства
2.16 Справки выдаваемые воинской частью
2.17 Удостоверение завещаний и доверенностей
2.18 Организация работы с обращениями граждан
Глава 3 Организация кадровой деятельности
3.1 Профессионально-должностная подготовка
Заключение
Список использованных источников и литературы
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы. Одной из основных функций современного управления является документационное обеспечение, т.е. документирование процедур управления и организация работы с управленческими документами. Процесс управления базируется на операциях, имеющих в своей основе организационно-административный, аналитико-конструктивный и информационно-технический характер. Организационно-административная деятельность предполагает служебные, коммуникационные, распорядительные, координационные и контрольно-оценочные действия, свойственные, как правило, для труда руководителя.
Поэтому одним из наиболее значимых направлений изучения федерального государственного учреждения видится анализ процесса документационного обеспечения управления деятельности, так как в таких учреждениях наряду с общими нормативными требованиями регулирование деятельности осуществляется внутриведомственными нормативными документами.
Организационно-распорядительные документы создаются в любом аппарате управления, независимо от сферы деятельности и формы собственности предприятия, и обеспечивают общую для всех органов управления функцию организации системы управления и принципов управления. Это значит, что эти документы обязательны и для федеральных государственных учреждений Министерства обороны, однако их состав частично отличается от аналогичной документации гражданских государственных учреждений и организаций, т.к. определяется не только нормативными документами, касающимися УСОРД, но и законодательными актами, важнейшими из которых является Гражданский Кодекс Российской Федерации и Приказ Минобороны РФ № 170 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации».
Юридическую силу всем документам, в том числе и организационно-распорядительным, обеспечивают, в том числе, правила их составления и оформления. Используемые правила создания документов должны позволять производить обработку документов средствами современной организационной и вычислительной техники, а также обеспечивать возможность, их оперативного поиска. Поэтому так необходимо привести используемые в Министерстве обороны Российской Федерации правила составления и оформления документов в соответствие с действующими в настоящее время нормативно-правовыми документами, учитывая при этом специфику деятельности таких предприятий.
Одной из основных задач является необходимость учитывать нормы и правила по составу реквизитов документов и по их оформлению, которые содержатся и во многих законодательных и нормативных актах, действующих в Российской Федерации.
Цель данной работы — провести анализ документирования деятельности войсковой части 31895 и определить направления его совершенствования.
Для достижения цели в работе решаются следующие задачи:
1). Рассмотреть историю войсковой части № 31895, определить ее цели и задачи;
2). Изучить процесс документирования деятельности войсковой части;
3). Определить требования к документам, составляемым в Вооруженных Силах
4). Рассмотреть вопрос организации кадровой деятельности;
5). Разработать рекомендации по совершенствованию процесса документирования деятельности войсковой части 31895.
Объект исследования — войсковая часть № 31895.
Предмет исследования – процесс документирования деятельности войсковой части 31895.
В теоретической основе данной дипломной работы была рассмотрена история возникновения и развития делопроизводства, отраженная в трудах Белов А. Н., Белов А. А.- «Делопроизводство и документооборот», Богатеева Р.Х. – «Основы делопроизводства», Кудреева В.А.- «История развития документооборота» и других авторов, раскрывающих проблемы документооборота в разные периоды. Так же были рассмотрены труды отечественных ученых и специалистов, внесших наиболее существенный вклад в анализ и решение проблем, исследуемых в дипломной работе: Митяева К.Г – «История и организация делопроизводства в СССР», Кузнецовой Т.В – «Секретарское дело», Бачило И.Л – «Информационное право», Банасюкевича В.Д- «Проблемы кодификации нормативно-методического обеспечения архивного дела», Илюшенко М.П. – «История делопроизводства в дореволюционной России», Андреевой В.И. – «Делопроизводство: организация и ведение», и других авторов.
В ходе написания дипломной работы использовались как общенаучные, так и специальные методы. Среди общенаучных можно выделить: метод анализа и синтеза, обобщения и другие.
Среди специальных: метод сравнения, математико-статистический, системный, метод наблюдения и анализ документов, а также многие другие.
Настоящая работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы и приложений. Во введении обосновывается актуальность выбранной темы, ее значимость, формулируются цели и задачи работы, дается обзор использованных при работе над темой источников и литературы, описывается структура работы.
Глава первая раскрывает историю изучаемой воинской части, в ней также определяются основные понятия, связанные с проблемой «Делопроизводство воинской части».
В главе второй более подробно рассмотрены содержание проблемы «Анализ организации несекретного делопроизводства в рассматриваемой войсковой части Минобороны России», а также дается заключение по состоянию организации работы с документами.
Глава третья затрагивает вопросы кадрового делопроизводства в войсковой части.
Заключение содержит обобщенное изложение вопросов, затронутых в данной работе, выводы, сделанные автором в результате проведенного исследования. В приложении даются образцы документов, создаваемых в рассматриваемой войсковой части Минобороны России
Глава 1. История войсковой части № 31895, ее цели и задачи
1.1 История части
Войсковая часть 31895 (орденов Богдана-Хмельницкого 2-й степени, Александра Невского и Красной звезды) сформирована в мае 1942 г. Формирование проходило в городе Сердобске Пензенской области из призывников молодежи Пензенской, Саратовской и Куйбышевской областей. Формировал часть: командир — полковник Сельнов И.П., комиссар части — старший политрук Сафонов В.Я., начальник штаба — капитан Кац Н.Я.
Часть была сформирована в короткие сроки, и в мае 1942 года ей было присвоено наименование отдельный полк связи, который вошел в состав 24 -1 Армии Южного Фронта. Первое боевое крещение часть получила 7 июня 1942 года в составе Южного фронта, принимая участие в обороне Северного Кавказа. С 12 августа 1942 года полк был переподчинен Северной группировке Закавказского Фронта. За короткие сроки полк развернул узлы связи в Краснодоне, Тарасовке и Мокром Логу. Уже один этот перечень населенных пунктов говорит о том, насколько сложной была обстановка.
Во второй половине августа 24 Армия заняла оборону на реке Северный Донец. Узел связи развернули на окраине города Шахты. Продержаться долго здесь не успели. На рассвете 22 августа полк получил приказ незамедлительно свернуть в Шахтах все связи и следовать на переправу через реку Дон, расположенного близ населенного пункта Батаевский. Это был тяжелый путь. Сухой паек выдавали скудный, но стремление побыстрее добраться до переправы и скрыться за донским рубежом отодвинула на задний план все другие заботы.
В ходе битвы за Кавказ в трудных условиях горной местности, полк умело обеспечивал связь штаба армии с подчиненными соединениями и частями. После победоносного завершения Сталинградской битвы и изгнания немцев из южных районов наша часть передислоцировалась в город Калач Сталинградской области. Нагрузка на узел связи возросла до высшего предела. В аппаратных и радиостанциях следили, чтобы связь была надежной со всеми механизированными корпусами и бригадами, авиасоединениями и со штабом фронта и с генеральным штабом, с соединениями армии и тыловыми частями. Приказы расположения разведки и оперативные донесения передавались без задержки. На узле неотлучно находились офицеры штаба армии, так называемые направленцы, которые курировали определенные части и соединения.
В июле 1943 года полк поступает в распоряжение 4-й танковой Армии, где в составе Брянского фронта участвует в Орловской наступательной операции. Организация связи в танковой армии — дело не легкое, особые трудности встречаются при наступательных операциях.
С 7 февраля 1944 года часть в составе 4-й танковой армии переподчиняется 1 Украинскому Фронту и в период со 2 марта по 9 апреля 1944 года обеспечивает связью штабу 4-й танковой армии в Каменецк-Подольской операции. С 13 июля 1944 года полк участвовал в Львовско-Сандемировской наступательной операции 1-го Украинского Фронта. Главный узел полка развертывается в двух километрах от передовой линии противника, обеспечение связью велось под непрерывным артиллерийским огнем противника.
За время проведения Львовской операции личным составом полка было развернуто 14 узлов связи. Приказом Верховного Главнокомандующего от 10 августа 1944 года за образцовое выполнение боевых задач при освобождении войсками армии города Львова, полку было присвоено почетное наименование «Львовский».
С 12 января 1945 года части 4–й танковой армии начали Висло-Одерскую наступательную операцию. За период с 12 января по 10 февраля 1945 года личным составом полка было развернуто 17 узлов связи, положено только внутренних узлов линии 200 километров, установлено 830 телефонных аппаратов.[3] В период боев в рамках Одерской операции воинами-связистами полка во время выполнения своих прямых обязанностей по постановлению и поддержанию постоянной связи, приходилось часто сталкиваться с отдельными разрозненными группировками немцев, вести бои по их уничтожению. В полку было немало смелых и мужественных воинов-связистов, находчивость и воинское мастерство которых можно поставить в пример.
В период с февраля по март 1945 года часть участвовала Нижне-Силезской и Верхне-Силезской наступательных операциях. За умелое выполнение заданий командование и проявленное личным составом мужество и героизм 19 февраля 1945 года часть была награждена орденом «КРАСНОЙ ЗВЕЗДЫ». За отлично проведенную работу в организации связи, организованность и мужество личного состава в выполнении задания командования армии, в период напряженных боев с немецкими захватчиками партком Обороны 17 марта 1945 года присвоил полку почетное звание «ГВАРДЕЙСКИЙ».
Высокое мастерство гвардейцы связисты проявили в завершающих боях Великой Отечественной войны. 26 апреля 1945 года указом Президиума Верховного совета СССР за образцовое выполнение задания командования по обеспечении связью 4-й танковой армии в период боев в районе города Оппельн–на-Одере полк награжден орденом «АЛЕКСАНДРА НЕВСКОГО».
В стремительных наступательных действиях 4-й танковой армии на территории Германии, прорыве обороны на Нейсе, овладением городом Котбус, Любен, Лункенвальде, Требин воины-связисты сумели обеспечить надежную связь и выполнение боевых задач. Указом Президиума Верховного Совета СССР от 26 мая 1945 года части был вручен орден «БОГДАНА ХМЕЛЬНИЦКОГО ВТОРОЙ СТЕПЕНИ».
До середины апреля 1945 года полк готовился к завершающему этапу Великой Отечественной войны, проведению Берлинской операции и овладением логовом фашизма – городом Берлин.
Часть обеспечивала связь наступающим войскам западнее Берлина в районе городов Бранденбург и Кетцин. За период Берлинской операции было развернуто 16 узлов связи, проложено 1000 километров кабеля.
Приказом Верховного Главнокомандующего от 4 июля 1945 года полку было присвоено почетное наименование «БЕРЛИНСКИЙ».
7 мая 1945 года 4-я танковая армия получила новую задачу: оказать помощь восставшей Праге. В трудных условиях Судецких гор, преодолев большое расстояние от Берлина до Праги, воины связи сумели за короткое время выполнить боевую задачу: оказать помощь народу Чехословакии.
С сентября по ноябрь 1945 года полк выполнял задачу по обеспечению связью командования в районе Эйзейштадт (Австрия). Апрель – июль 1946 года — полк переброшен в Будапешт (Венгрия). В июле 1946 года полк переброшен в город Эберсвальде, где находился до 1994 года, входя в состав Группы Советских войск в Германии.
На этом славный путь полка не был закончен. В послевоенные годы часть до 1994 года входила в состав 20-й армии Западной группы войск. В рамках вывода российских войск с территории Германии в 1994 году, летом полк был переведен к месту дислокации в город Воронеж, где выполнял учебно-боевые задачи по обеспечению связью командованию с частями 20 Армии. С 1 декабря 2010 года часть дислоцировалась в поселке Мулино Володарского района Нижегородской области, с 1 января 2015 года по настоящее время часть дислоцируется в городе Воронеж и входит в состав частей 20-й армии Западного военного округа, и является частью постоянной боевой готовности.
1.2. Цели и задачи повседневной деятельности части
Исходя из боевого предназначения части с учётом особенностей организационно – штатной структуры, дислокации и тех задач, которые она решает повседневной деятельности формируется организационное управление. С течением времени они должны совершенствоваться.
Цели и задачи повседневной деятельности корректируются из-за меняющейся военно-политической обстановки. Также постоянно меняется обстановка в организационно-штатной структуре войск и системах вооружений. Вызванные ими изменения в способах и формах подготовки и ведения боевых действий требуют периодического уточнения задач повседневной деятельности.
В штабе Вооружённых Сил периодически производится мониторинг и анализ изменений, которые происходят в войсках, определяется достигнутый уровень подготовки войск и соответствие современным требованиям и текущей обстановке. Необходимо также учитывать перспективы развития вооружённых сил потенциального противника. После анализа полученных данных начальники определяют и ставят задачи войскам на год, сформулированные в приказах и организационно-методических указаниях, уточняют их на период обучения, а в звене дивизия – полк – на каждый месяц.
Командир, штаб и другие органы управления постоянно уясняют задачи и оценивают обстановку. Это необходимо для изменения задач повседневной деятельности на каждый период строго определенного времени.
Процесс управления войсками представляет собой сложное и многогранное явление, поэтому отметим лишь, что условно, в упрощенном виде, его можно разбить на четыре повторяющихся цикла (стадии):
– сбор и анализ информации;
– принятие управленческого решения и, при необходимости, его юридического оформления (издание правового документа);
– доведение решения до исполнителей;
– контроль исполнения решения.
Сбор и анализ поступившей информации – это необходимый этап управленческой деятельности, без которого невозможно обойтись, поскольку для принятия командиром (начальником) правильного, всесторонне взвешенного управленческого решения ему необходимо владеть обстановкой (по вопросу, по которому необходимо принятие такого решения), иметь полную, достоверную информацию о состоянии дел во вверенной организации.
Большую помощь руководителям в решении этого вопроса призвана оказывать надлежащим образом организованная система делопроизводства, которая согласно п. 1 Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (приказ Министра обороны Российской Федерации 1999 г. № 010) определяет порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения, использования и отправки служебных документов в органах военного управления, объединениях, соединениях, воинских частях и организациях Вооруженных Сил Российской Федерации.
При этом следует учитывать, что, кроме указанной Инструкции, отдельные вопросы в области ведения делопроизводства регламентируются также и другими нормативными правовыми актами, в частности особенности ведения делопроизводства определяются:
– при подготовке проектов документов для представления Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации, а также при подготовке проектов правовых актов Министерства обороны Российской Федерации и Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации – соответствующими инструкциями, утвержденными приказом Министра обороны Российской Федерации 1997 г. № 000 (с учетом изменений, внесенных приказом Министра обороны Российской Федерации 1999 г. № 000);
– при рассмотрении предложений, заявлений, жалоб и писем – гл. 5 Дисциплинарного устава Вооруженных Сил Российской Федерации и Инструкцией по этому вопросу, утвержденной приказом Министра обороны Российской Федерации 2000 г. № 000;
– по секретной переписке и правилам ведения секретного делопроизводства – Наставлением по защите государственных секретов в Вооруженных Силах (приказ Министра обороны 1990 г.).
Глава 2. Документирование деятельности войсковой части
2.1 Требования к документам, составляемым в Вооруженных Силах. Бланки
Делопроизводство воинской части является крайне важным и достаточно мощным правовым средством, направленным на обеспечение управления военными организациями и решения стоящих перед ними задач по защите Отечества, повышение боеготовности Вооруженных Сил. В настоящее время сложно себе представить, как можно управлять многомиллионными массами людей, особенно в условиях войны, без надлежащим образом организованного делопроизводства, документооборота, служебной переписки.
Чтобы лучше понять, как должно работать делопроизводство в военной организации, необходимо уяснить сущность этого правового средства, его цель и предназначение.
Сущность делопроизводства можно выявить в определении этого термина, установленного государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ 2013 г. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Согласно указанному государственному стандарту делопроизводство (документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Сущность и предназначение делопроизводства изложены в п. 1.1 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, определяющем, для чего предназначены эта Типовая инструкция, а следовательно, и само делопроизводство. Согласно названной норме Типовая инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Таким образом, можно сделать вывод, что делопроизводство – это правовое средство (так как предусмотрено действующими нормативными правовыми документами), направленное на всестороннее обеспечение управленческой деятельности, а также целая отрасль деятельности, обеспечивающая для указанных целей документирование и организацию работы с официальными документами.
Данный вывод представляется чрезвычайно важным, поскольку в целом позволяет понять, насколько значимым в деятельности любой организации является вопрос правильной организации делопроизводства. Вместе с тем следует отметить, что на фоне кризиса, переживаемого Вооруженными Силами, внимание многих командиров к этому участку их повседневной служебной деятельности постепенно ослабевает, что приводит зачастую к низкой культуре работы со служебными документами, и как результат ухудшается в целом процесс управления войсками.
Поскольку, как отмечено выше, делопроизводство по своей сути есть правовое средство управления войсками, постольку для правильной и рациональной его организации и ведения необходимо глубокое понимание роли и места делопроизводства в управленческой деятельности на всех уровнях руководства войсками, на всех этапах процесса управления.
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих юридическую силу документов, способствующих оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных и научно-исторических целях, а также создающих предпосылки для машинной обработки информации, а именно:
— документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам;
— в документе не должно быть помарок и исправлений;
— документ должен быть оформлен в соответствии с существующими ГОСТами и требованиями ведомственных инструкций;
— содержание документа должно быть строго последовательным, изложение точным и кратким.
В деятельности Вооруженных сил РФ используются следующие основные виды документов: федеральные конституционные законы, федеральные законы, кодексы, указы и распоряжения Президента РФ, постановления Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральные целевые программы, международные договоры РФ и иные договоренности с зарубежными партнерами, нормативные правовые акты ВС РФ, протоколы, акты, заключения, докладные записки, справки, обзоры, сводки, письма, доклады, пояснительные записки, планы, телеграммы, телефонограммы.
Каждый документ, как правило, оформляется на бланках и должен иметь строго определенный комплект реквизитов (составных элементов), также стабильный порядок их расположения. Отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы.
К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный (фирменный) бланк документа.
Для документов временного срока хранения допускается использовать ксерокопии бланков, а также бланки, создаваемые вместе с текстом и другими реквизитами документа на персональном компьютере.
Требования к оформлению и месту расположения реквизитов установлены ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Формы документов также должны соответствовать требованиям ГОСТа. На его основе проектируются бланки документов. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает три вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов:
— общий бланк;
— бланк письма;
— бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк используется при изготовлении любых документов, кроме писем. Такой бланк включает наименование организации, к которому могут добавляться: герб, эмблема, наименование вышестоящей организации.
Особое выделение письма как вида документа и разработка специального бланка для писем связаны со спецификой письма, предназначенного для отправки в другие организации и содержащего в связи с этим адресные данные предприятия. Другие виды ОРД являются, как правило, внутренними документами и не требуют адресной информации в составе бланка.
Командиры воинских частей несут ответственность за организацию делопроизводства и обязаны:
а) определять порядок работы со служебными документами и изданиями в воинской части;
б) знать фактическое состояние делопроизводства и принимать необходимые меры по сокращению служебной переписки, предотвращать ведение переписки по вопросам, которые могут быть разрешены путем личного общения или переговоров по средствам связи информационным системам, если законодательными, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации или правовыми. актами Министерства обороны не предусмотрено составление письменного документа.
в) правильно организовать ведение делопроизводства, постоянно содержать его в готовности к выполнению поставленных задач в повседневной деятельности, в боевых (полевых) условиях и на учениях, контролировать работу подчиненных органов и должностных лиц, отвечающих за ведение делопроизводства;
г) обеспечить учет поступающих служебных документов и изданий, их своевременное доведение до личного состава и контроль за исполнением;
д) требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных служебных документов (поручений, указаний);
е) обеспечивать готовность к спасению служебных документов и изданий в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций;
ж) организовывать и систематически проводить с личным составом воинских частей занятия по изучению правил делопроизводства, обеспечивать необходимые условия для его правильной организации и ведения, выделять и оборудовать для этого необходимые помещения и материально-технические средства;
з) принимать меры по совершенствованию делопроизводства, качественному подбору личного состава для работы со служебными документами и изданиями, обеспечению книгами, журналами, бланками, предусмотренными настоящей Временной инструкцией, оргтехникой и переходу на автоматизированные (компьютерные) технологии обработки служебной информации;
и) обеспечивать правильное применение действительных и условных наименований воинских частей при составлении и отправке служебных документов и изданий, обращая особое внимание на правильность ведения переписки со сторонними организациями, гражданами;
к) своевременно организовывать работу по отбору и уничтожению служебных документов с истекшими сроками хранения, утративших значение для практической работы, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности, и освобождать от этих документов делопроизводства воинских частей;) обеспечивать своевременную сдачу в архивы служебных документов с постоянными и временными (свыше 10 лет) сроками хранения. Не допускать уничтожения служебных документов, подлежащих сдаче в архивы.
Запрещается требовать от подчиненных представления сведений
и документов, не предусмотренных табелями срочных донесений.
Военнослужащие и лица гражданского персонала, работающие со служебными документами и изданиями, обязаны:
а) знать и выполнять требования, установленные инструкцией;
б) быть бдительными, не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате служебных документов и изданий, а также пресекать действия(бездействие) других лиц, могущие привести к таким последствиям;
в) знакомить со служебными документами других лиц и передавать служебные документы другим исполнителям только с разрешения своего непосредственного командира (начальника);
г) передавать служебные документы из одного подразделения воинской части в другое только через делопроизводство. Допускается передача служебных документов военнослужащим и лицам гражданского персонала для временного пользования (для работы) под расписку в реестре. В этом случае исполнитель обязан получить служебные документы обратно под расписку в этом же реестре. Подписи за получение служебных документов необходимо расшифровывать;
д) давать справки по служебным документам и сообщать сведения, содержащиеся в них, лицам, не имеющим отношения к этим документам, только с разрешения командира воинской части или начальника штаба воинской части;
е) немедленно сообщать своему непосредственному командиру(начальнику) об утрате или недостаче служебных документов (изданий),удостоверений, пропусков, ключей от помещений, хранилищ, сейфов, в которых хранятся служебные документы (издания), личных печатей, штампов, а также об обнаружении излишних и неучтенных служебных документов и изданий;
ж) при убытии из воинской части в связи с освобождением от занимаемой должности (увольнением с военной службы или работы(службы), переводом к новому месту военной службы), при убытии в отпуск, служебную командировку, на лечение, учебу по указанию непосредственного командира (начальника) в установленном порядке своевременно передать все числящиеся за ними служебные документы(издания) другим лицам или сдать в делопроизводство;
з) своевременно сдавать в делопроизводство служебные документы и издания, надобность в которых миновала;
и) предъявлять все числящиеся за ними служебные документы и издания сотрудникам делопроизводства по их требованию.
Лицам, работающим со служебными документами и изданиями, запрещается:
а) сообщать устно или письменно служебные сведения о характере выполняемой работы, проводимых воинской частью мероприятиях, действительные наименования и пункты дислокации воинских частей лицам, не имеющим по роду военной службы (работы) отношения к этим сведениям;
б) излагать личные просьбы на бланках с наименованием воинской части;
в) самовольно провозить и пересылать за границу служебные документы и издания, не подлежащие опубликованию в открытой печати. В необходимых случаях эти документы (издания) могут быть высланы через соответствующие воинские части в установленном порядке;
г) изготавливать не предусмотренные настоящей инструкцией блокноты, записные книжки, тетради, бланки, визитные карточки и т.п. с наименованием воинской части или должности командира части;
д) вести разговоры, связанные с содержанием служебных документов, в присутствии посторонних лиц.
Непосредственная ответственность за организацию делопроизводства и контроль за его ведением возлагаются на начальника штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, -на командира (начальника) воинской части или одного из его заместителей.
Общее методическое руководство организацией ведения служебной переписки и делопроизводства в Вооруженных Силах осуществляется Управлением делами Министерства обороны. Работа со служебными документами и изданиями в воинских частях в нерабочее время допускается только с разрешения командира воинской части или начальника штаба воинской части.
Работа со служебными документами и изданиями, их хранение за пределами служебных помещений воинских частей, как правило, запрещаются. Такую работу вправе разрешить командир воинской части или начальник штаба воинской части. Военнослужащие при переписке со сторонними организациями, гражданами, при записях в книгах заявлений (отзывов) и предложений указывают почтовые адреса по месту жительства или пребывания без указания принадлежности к Вооруженным Силам. При этом военнослужащие, проходящие военную службу по призыву, указывают почтовые (телеграфные) адреса, устанавливаемые командирами(начальниками) воинских частей по согласованию с объектами почтовой связи Федерального агентства связи.
Военнослужащие и лица гражданского персонала воинских частей, дислоцированных за пределами Российской Федерации, при переписке указывают условные наименования воинских частей без пунктов дислокации.
2.2 Организация и задачи не секретного делопроизводства
В зависимости от объема служебных документов ведение делопроизводства возлагается на отдельное структурное подразделение, предназначенное только для этих целей, или на строевой, общий, административно-хозяйственный отдел, отделение (часть), а там, где штатами они не предусмотрены, приказом командира воинской части назначаются лица, ответственные за ведение делопроизводства.
В воинской части могут быть организованы делопроизводства и в соответствующих отделах (службах) в зависимости от характера выполняемых работ. Ведение этих делопроизводств возлагается на штатный личный состав этих отделов (служб), а особенности учета, хранения и обращения с некоторыми служебными документами определяются специальными наставлениями, руководствами, инструкциями.
Службы делопроизводства воинских частей должны размещаться в изолированных помещениях, оборудованных тамбуром с окном для выдачи документов или барьером. Двери помещений должны надежно запираться и иметь охранную сигнализацию. Ведение делопроизводства в отделах (службах) разрешается в общих рабочих комнатах этих отделов (служб). Служебные документы хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах или ящиках. По окончании рабочего дня помещения делопроизводства закрываются, опечатываются и сдаются под охрану дежурному по воинской части (оперативному дежурному, начальнику караула) под расписку в книге приема и сдачи служебных помещений и находящихся в
них сейфов и ключей от них, предусмотренной Инструкцией по режиму
секретности в Вооруженных Силах Российской Федерации.
Для ведения делопроизводства назначаются лица, способные обеспечить сохранность служебных документов и изданий. Они обязаны твердо знать и выполнять требования настоящей инструкции, а с прибытием представителя службы делопроизводства передает всю полученную корреспонденцию в службу делопроизводства под расписку в этой книге, не вскрывая пакеты, бандероли, посылки и т.п. О получении срочных пакетов дежурный докладывает командиру воинской части или начальнику штаба воинской части.
Принимаемые и передаваемые телефонограммы записываются дежурным по штабу воинской части в ведущуюся у него книгу учета телефонограмм. Принятые телефонограммы дежурный докладывает должностным лицам, которым они адресованы. Об ознакомлении с телефонограммами должностные лица расписываются в указанной книге. В конце текста телефонограммы указываются время приема (передачи) и фамилии принявшего и передавшего телефонограмму. Порядковая нумерация передаваемых телефонограмм ведется с начала года. Если дежурный по штабу воинской части не назначается, то поступающая корреспонденция в нерабочее время принимается дежурным по воинской части.
Лицо, принимающее поступающую корреспонденцию, обязано проверить правильность ее доставки, сверить номера на пакетах с номерами, указанными в реестре (расписке), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указать прописью их количество, дату и время получения. Расписка заверяется мастичной печатью «Для пакетов».
В службе делопроизводства вскрываются все полученные пакеты, за исключением пакетов с пометкой «Лично», изымаются все вложения, проверяются правильность адресования документов, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера, проставленные на документах с номерами, указанными на пакетах (конвертах). При обнаружении повреждений, недостачи документов (листов) или приложений к ним, а также несоответствий номеров, указанных на пакетах, номерам вложенных документов об этом составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.
Конверты от поступившей корреспонденции после проверки уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения служебного документа. Ошибочно присланные пакеты и служебные документы передаются или пересылаются по принадлежности за теми же номерами, а излишние возвращаются отправителю или по его просьбе высылаются в другую воинскую часть.
Поступившие в воинскую часть служебные документы (в том числе распорядительные служебные документы), а также служебные документы, подготовленные в воинской части, регистрируются в журнале учета служебных документов (приложение № 4). В штабах объединений и выше, а также в военных комиссариатах субъектов Российской Федерации приказы (директивы, распоряжения, приказания и указания), полученные из вышестоящих инстанций для рассылки подчиненным воинским частям, регистрируются, кроме того, в книге учета приказов и директив (приложение № 5).
Обращения граждан регистрируются отдельно от других поступивших документов. Пакеты с пометкой «Лично» регистрируются в журнале учета служебных документов без вскрытия путем записи реквизитов, указанных на пакете. При наличии на пакете нескольких номеров каждый номер регистрируется отдельно. Запись о содержании этих документов может не производиться или же производится по возвращении их в службу делопроизводства. Если запись о содержании такого документа не производится, то в графе «Наименование или краткое содержание документа» делается пометка «Вручен лично». В отдельных случаях пакеты с пометкой «Лично» могут быть вскрыты с разрешения адресата уполномоченным им лицом.
Служебные документы, поступающие в воинские части, секретариаты и канцелярии для временного пользования и не подлежащие постоянному хранению, регистрируются в журнале учета переходящих служебных документов (приложение № 6) и передаются по принадлежности под расписку в этом же журнале или по реестру (приложение № 7) с последующей отметкой об этом в журнале учета переходящих служебных документов.
Регистрация в воинской части поступивших служебных документов осуществляется, как правило, в день поступления, разработанных — в день утверждения или подписания либо на следующий рабочий день.
При регистрации служебных документов на оборотной стороне
последнего листа поступившего документа в левом нижнем углу ставится штамп. При наличии приложений к документу на оборотной стороне последнего листа каждого приложения также ставится предусмотренный для этой цели штамп.
На служебных документах, которые получены с сопроводительными письмами и подлежат учету в других книгах, журналах, штамп не ставится, а на сопроводительных письмах к этим документам делается отметка, в каких книгах, журналах за какими порядковыми номерами они учтены. До регистрации служебные документы для доклада и исполнения передавать запрещается.
Рабочие тетради, служебные издания и другие подобные документы, пересылаемые без сопроводительных писем, регистрируются в соответствующих книгах и журналах учета. Служебные документы, подготовленные для пользования внутри воинской части и подлежащие хранению в делах, после подписи учитываются в журнале учета служебных документов.
Служебные документы, подготовленные для временного пользования (справки, планы, графики, расписания и т.п.), в журнале учета служебных документов не регистрируются и уничтожаются в службе делопроизводства по миновании надобности. По указанию командира воинской части один экземпляр таких документов может быть оставлен для пользования и учтен в делопроизводстве.
Командир воинской части в зависимости от объема переписки и количества исполнителей устанавливает, каким должностным лицам поступившие служебные документы докладываются (передаются) службой делопроизводства. Остальной личный состав служебные документы на исполнение получает в службе делопроизводства.
Служебные документы могут регистрироваться при помощи средств вычислительной техники или машинописного заполнения форм в зависимости от наличия технических средств. При автоматизированной обработке служебных документов и обеспечении полного учета сведений о них, предусмотренного журналами учета служебных документов, допускается не вести журналы учета при условии гарантированной сохранности всей вносимой в средства вычислительной техники информации не менее срока хранения, предусмотренного для этих журналов. В этом случае передача исполнителям поступивших служебных документов осуществляется по бумажным распискам, которые подлежат хранению в службе делопроизводства до окончания работы комиссии по проверке делопроизводства за истекший год.