Введение
1.Документированная информация как ресурс управления
1.1 Понятие и характеристика документированной информации
1.2 Свойства документированной информации
1.3. характеристика материальных носителей информации
1.3.1 Носитель информации как материальная составляющая документа
1.3.2 История возникновения носителей информации
1.3.3 Классификация документов на современных носителях информации
1.3.4 Форма материального носителя электронной документированной информации
1.4. функциональная сущность современных носителей документированной информации
1.4.1 Бумажные носители информации
1.4.2 Перфорированные носители информации
1.4.3 Магнитные носители информации
1.4.4 Оптические (лазерные) носители информации
1.4.5 Микрографические носители информации
1.4.6 Магнитные карты
1.4.7 Носители на базе флэш-памяти
1.4.8 Голографические носители информации
1.4.9 Облачные технологии хранения информации
НОСИТЕЛИ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В МНОГОФУНКЦИОНАЛЬНОМ МИГРАЦИОННОМ ЦЕНТРЕ САХАРОВО
Заключение
Список использованных источников и литературы
Введение
Актуальность темы выпускной квалификационной работы заключается в том, что понятие «документированная информация» основано на двуединстве информации (сведений) и материального носителя. В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений. Информация «закрепляется» на материальном носителе или даже «привязывается» к нему и тем самым обособляется от создателя информации.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении
информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая
их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают её во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.
Современное состояние документальной среды обусловлено не только социально-экономическими преобразованиями, но и развитием информационных технологий. Большое значение в современном управлении приобретают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие на базе действующего законодательства и других правовых норм оперативность фиксации, сбора, обработки, поиска и передачи информации, надёжность её хранения, удалённый доступ, предоставление информации в нужное время, на нужном носителе и в нужной форме, с учётом психологических и эргономических требований.
Документирование информации позволяет зафиксировать её на определённом носителе, придать ей необходимую организационную форму, удостоверить подлинность и юридическую силу, снабдить необходимыми реквизитами для её идентификации в целях поиска и использования, а также осуществить
полноценную информационную поддержку управленческих процессов и накопить информационный ресурс в целях развития организации и сохранения индивидуальной памяти о ней во времени и пространстве. Исходя из этого, изучение документа как формы организации и представления информации в процессах управления имеет важное самостоятельное научное и практическое значение.[1]
Целью выпускной квалификационной работы является исследование современных носителей документированной информации. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
— изучить понятие и характеристику документированной информации;
— исследовать свойства документированной информации;
— рассмотреть понятие носителя информации как материальной составляющей документа;
— изучить историю возникновения носителей информации;
— определить классификацию документов на современных носителях
информации;
— исследовать форму материального носителя электронной документированной информации;
— изучить функциональную сущность современных носителей документированной информации.
Объект исследования – материальные носители информации. Предмет
исследования – современные носители документированной информации. [2]
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трёх глав,
заключения и списка используемой литературы.
1. ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ КАК РЕСУРС УПРАВЛЕНИЯ
1.1. Понятие и характеристика документированной информации
Современная организация трактуется как сложное, комплексное образование. Большинство организаций представляют собой открытые системы, целостные, состоящие из множества взаимосвязанных частей, тесно связанных с внешним миром. В каждой организации есть внутренняя и внешняя среда.[3]
Внешние и внутренние источники информации, влияющие на организацию, образуют её информационную среду. На его основе в процессе деятельности
организации возникает информационная инфраструктура как особая система жизнеобеспечения, предлагающая пользователям актуальную информацию.
Документированная информация играет центральную роль в этой инфраструктуре. Другими его элементами являются информационные технологии и информационный персонал. [4]
Информационная инфраструктура организации — это сложная система, объединяющая структурированную и неструктурированную информацию, информационные процессы, которые взаимодействуют с внешней средой организации и охватывают информационные потоки, предназначенные для объединения всех уровней управления, включая рабочие места, в механизм для достижения целей, которая эффективно функционирует на основе созданных информационных ресурсов организаций.[5]
Отношение к информации как к ресурсу означает, что по аналогии с другими ресурсами необходимо создать механизм управления информационными ресурсами, сформировать соответствующие структуры и разработать новые технологии. Одной из важных характеристик информационного ресурса является его качество, степень полноты для удовлетворения общих информационных потребностей организации.
Согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и защите информации» под информационными технологиями понимаются процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы применения таких процессов и методов.[6]
Таким образом, документ является основной основой информационных ресурсов. Термин «документ» используется во многих областях знаний и имеет отношение к предмету их исследования.
В делопроизводстве необходимо, прежде всего, обеспечить быстрое нахождение документа, а также проследить при необходимости его путь через органы власти, включая его создание, утверждение, исправление, выдачу виз, регистрационных номеров и т.д. Также важно убедиться, что фактическим создателем документа было учреждение или должностное лицо, указанное в качестве его автора. Поэтому особое внимание следует уделять официальным данным: бланку установленного образца, подписи, печати, регистрационным номерам. Под документом понимается в первую очередь официальная информация с деталями, позволяющими его аутентифицировать и учесть.[7]
Основные задачи архивариуса — сохранить документы в неприкосновенности и вести бухгалтерию, чтобы при необходимости выдать их пользователю (тому же историку). Содержание документа и его внешняя форма интересны архивариусу лишь постольку, поскольку представляют ценность для его клиентов. Функция бухгалтерского учёта объединяет архивариуса с клерком, но в остальном их задачи различны: архивист обязан сохранять как сам документ, так и данные неизменными в том виде, в котором они поступили в архив. Поэтому он склонен интерпретировать документ как хранимый материальный носитель с идентифицируемой информацией, представляющей ценность для пользователя.[8]
Наконец, для ИТ-специалиста информация — это продукт, который он должен доставить в пункт назначения, а также дать пользователю возможность свободно обращаться с этим продуктом, быстро и эффективно изменять его или, наоборот, обеспечивать согласованность. Сам термин «документ»
используется здесь скорее по традиции и выполняет чисто бухгалтерскую функцию. В любом случае документ предстаёт как неразделимый и переносимый сборник (часть) информации. Это понимание наиболее близко к духовному, но далеко
от историко-правового.[9]
Юридическая интерпретация документа также была проверена, поскольку информационные технологии позволяют вносить в текст изменения, не оставляющие следов на машинных носителях. Для обеспечения достоверности информации необходимы дополнительные меры: расчёт контрольных характеристик файла по определённым алгоритмам (расчёт хеш-функции) и обеспечение документа электронной цифровой подписью. Тем не менее, злоумышленник все ещё может нарушить меры безопасности. Поэтому остро встаёт вопрос о степени
их надёжности.
В документации выделяются три основных компонента раскрытия
термина «документ»:[10]
1) документ — материальный объект;
2) документ — носитель информации;
3) документ — документированная информация.
Наиболее распространённым является обозначение документа как материального объекта, и на нем записывается информация в виде текста, звука
или изображения, предназначенная для передачи во времени и пространстве для хранения и публичного использования.
Длительная трансформация толкования термина «документ», изначально совершенно несовместимого с современными технологиями хранения и передачи информации, привела к легализации информационного толкования этого понятия в Федеральном законе. Согласно ст. 2 закона документированная информация — информация, записанная на материальном носителе путём документирования сведений с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, её материальный носитель.[11]
Из юридического термина «документированная информация (документ)» можно выделить три основных характеристики документа.
Первый из них — наличие материального носителя информации. В качестве таковых в принципе можно рассматривать любые объекты материального мира, в том числе вещи и физические поля, в которых отражается определённая информация. Одна и та же информация может быть записана на разных носителях. Наиболее распространены бумажные, документы, в которых информация представлена в электронно-цифровом виде (электронные документы), видео- и звукозаписи.
Вторая особенность документированной информации — это узнаваемость информации, записанной на носителе. Это достигается за счёт добавления к содержательной части информации, называемой деталями, что позволяет установить источник и цель информации, время её документирования, а в некоторых случаях обеспечить защиту документа (электронная цифровая подпись). Подробности должны быть записаны на том же материальном носителе, что и идентифицируемая информация.
Третья характеристика документированной информации, которая не нашла отражения в анализируемом термине, – это возможность изменения форм её консолидации. Эта особенность проявляется в том, что информация, зафиксированная на материальном носителе одного типа, может быть одновременно представлена на других типах носителей без угрозы потери содержания и детализации. По сути, это возможность копировать информацию.
Процесс записи информации, то есть создание документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на разные носители (документация) должна производиться по установленным правилам. [12]
В последнее время смысловая нагрузка в определении документа перенесена с материальной составляющей на информационную.
Законодательное введение в практику термина «документированная информация (документ)», по мнению В.А. Копылова, основана на двойном единстве информации (информации) и материального носителя (в виде символов, знаков, букв, волн и т.д.). В результате документирования происходит своего рода материализация и материализация информации. В результате документирования происходит своего рода материализация и переаттестация информации. Информация «закреплена» на материальном носителе или даже «привязана» к нему и, таким образом, изолирована от создателя информации. В результате мы получаем книгу, журнальную статью, сборник статей, фонд документов, банк данных или другой массив документов (данных) на бумажных, машиночитаемых и других носителях в качестве документированной информации.
Не менее важна для управленческой документации проблема с носителем информации, который претерпевает изменения в ходе исторического развития. Научно-технический прогресс привёл к появлению так называемой электронной документации. Его специфика заключается в том, что человек не может воспринимать электронный документ в том физическом виде, в котором он закреплён на носителе.
Кроме того, электронные документы напрямую зависят от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию меняться и устаревать
по мере научно-технического прогресса в технологиях и программном обеспечении. В связи с этим велик риск потерять доступ к таким документам через определённый промежуток времени.
В концепции электронного документа можно выделить три хорошо известных компонента: записанная информация, носитель, идентификационные данные, которые не выходят за рамки существующего определения документа. [13]
Таким образом, понятие «документированная информация» существенно отличается от понятия «информация». Феномен документированной информации заключается в двойном единстве носителя информации и материала, что во многом определяет его правовой режим. Документированная информация в приведённом выше определении, по сути, является существенным объектом, и это даёт основание при определённых условиях отнести её к категории вещей и расширить институт права собственности на неё. Однако следует отметить, что документированная информация носит особый характер. Его главное отличие от прочего заключается в двойном единстве информации и материального носителя, на котором она записана, в связи с чем к правовому режиму такой информации предъявляются особые требования.[14]
1.2. Свойства документированной информации
Документированная информация имеет большинство тех же свойств, что и информация в целом. Эти свойства также можно разделить на внешние и внутренние, а среди внешних свойств можно выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источник информации, её получатель и объект или явление, которое она отражает. [15]
Однако, помимо общих свойств, документированная информация имеет ряд специфических свойств, которые отличают её от всех других типов и разновидностей информации. Они должны включать, прежде всего, фиксированный характер документированной информации, который вытекает из самой концепции документа.
Обобщённой характеристикой, свидетельствующей о степени полезности информации для пользователя, является её качество. Наиболее важными показателями качества и, в то же время, свойств документированной информации являются: актуальность, полнота, полезность, своевременность, надёжность, новизна, доступность, безопасность, ценность, эргономичность.
Актуальность – это способность информации удовлетворять потребности, требования, требования пользователя.
Ещё одно важное свойство документированной информации тесно связано с актуальностью — её ценность, т.е. потребительская ценность, которая обычно выражается в соответствии с предполагаемой информацией. В этом случае ценность информации может быть реализована только в рамках определённой информационной системы, как элемента этой системы, связанного с другими её структурными элементами и блоками.
Ценность документированной информации можно измерить степенью подхода к цели или количеством сэкономленных ресурсов. В менеджменте ценность информации определяется степенью влияния на результат, уровнем достижения цели.
В свою очередь, эффективность информации может быть краткосрочной или долгосрочной, иметь материальное или духовно-нравственное измерение. Дезинформация также может быть ценна, но только для её источника. Для пользователя дезинформация имеет отрицательное значение, поскольку увеличивает исходную неопределённость и снижает вероятность достижения цели.
Важной особенностью документированной информации является её полнота, которая обычно определяется как оптимальный баланс между требуемой и полученной информацией. Качество управления или других решений, основанных на нем, зависит от полноты информации. В то же время следует
отметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на физических носителях даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Кроме того, невозможно получить полную информацию о прошедших эпохах. Поэтому всегда можно
говорить только о степени полноты информации.[16]
Следует различать полноту и избыток информации. Избыточная информация — это повторяющаяся, повторяющаяся информация. Это требует времени для пользователя и отрицательно сказывается на эффективности управления. По имеющимся данным, в среднем около трети всего объёма информации, предназначенной для потребления в управленческих отделах разных уровней, является избыточной. Подсчитано, что в среднем 60% научных и административных документов не обязательно полностью читать потребителю. Более того, он просто не успеет все прочитать для выполнения своих профессиональных обязанностей, если он все прочитает.[17]
Однако ситуация с избыточной информацией далеко не так проста, как может показаться на первый взгляд. Было обнаружено, что во многих случаях избыточная информация даже полезна. Кроме того, необходимость редукции доказана эволюционным развитием.
Информация может быть полезной или бесполезной. Полезность информации — ещё одно её свойство. Полезность — это не что иное, как ценность информации при определённых условиях. Граница между понятиями полезности и бесполезности относительна, субъективна, поэтому мы можем говорить только о степени полезности, которая выявляется в процессе обновления информации. [18]
Достоверность информации зависит от её полноты. Он отражает степень объективности в процессе записи и передачи информации. По мере увеличения полноты увеличивается надёжность. Однако это происходит только до тех пор, пока нет избыточного предложения информации, которое больше не влияет
на степень её надёжности.
Надёжность зависит от источника информации, в основном от уровня его компетентности, от субъективности в процессе сбора, обработки и обработки информации. Поскольку документ создаётся человеком, содержащаяся в нем информация всегда субъективна. Каждый конкретный документ имеет свою большую или меньшую степень субъективности.[19]
Проблема достоверности информации часто связана с её умышленным искажением — дезинформацией (фальсификацией). Это может выражаться в предоставлении заведомо неверной или неполной информации, в заведомо искажённом толковании каких-либо фактов.
Таким образом, надёжность — одно из важнейших свойств документированной информации, поскольку любые отклонения от неё могут отрицательно казаться на качестве управленческих решений. Со временем информация, даже самая полезная, устаревает. Поэтому самое главное его свойство — новизна. Понятие новизны относительное. Та же самая информация, которая потеряла свою новизну в операционной среде, может быть новой при восстановлении прошлых событий, т.е. в процессе реализации функции документа как исторического источника. [20]
Актуальность информации связана с новизной, т.е. его способность удовлетворить потребности пользователя в нужное время. Одним из свойств документированной информации является её доступность, т.е. возможность получения пользователем. [21]
Безопасность – свойство документированной информации, которое характеризует невозможность несанкционированного доступа и изменения, искажения её другими лицами.
Ещё одним свойством информации является её эргономичность, т.е. оптимальность формы или объёма информации для конкретного пользователя.[22]
Наконец, важным свойством документированной информации является её адекватность (безопасность), т.е. соответствие фактов, событий, показателей,
отражённых в документе, самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Очевидно, речь может идти только о степени адекватности,
так как любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информацию о будущем (планы, прогнозы). Помимо внешних, есть ещё и внутренние свойства документированной информации. Они находят своё выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.
Таким образом, свойства документированной информации — это качества, свойства, присущие документу, независимо от того, распознаются они человеком или нет. Свойства тесно связаны с содержанием концепции документа и его основными функциями.
1.3. характеристика материальных носителей информации
1.3.1. Носитель информации как материальная составляющая документа
Материальная составляющая документа — это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить
и передавать информацию в пространстве и времени. Материальную составляющую документа определяет материальный носитель информации — материальные объекты, в которых сведения (данные) находят своё отражение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов.[23]
Носитель документированной информации – это “материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде”. Предназначенность документа для хранения и передачи информации в пространстве и времени обусловливает его специфическую материальную конструкцию, представленную в виде книг, газет, буклетов, микрофиш, фильмов, дисков, дискет и т. п.
Эта специальная конструкция обеспечивает выполнение документами их главной функции, давая возможность быть удобными для перемещения в пространстве, устойчивыми для хранения информации во времени, приспособленными для физиологических возможностей чтения сообщения.[24]
Информация, содержащаяся в документе, обязательно закреплена на каком-то специальном материале, имеющем определённую форму носителя (лента, лист, карточка, барабан, диск и т. п.). Кроме того, информация всегда фиксируется каким-либо способом записи, предусматривающим наличие средств (краска, тушь, чернила, красители, клей и т п.) и инструментов (ручка, печатный станок, видеокамера, принтер и т. п.).[25]
Материальная основа документа – совокупность материалов, использованных для записи сообщения (текста, звука, изображения) и составляющих носитель информации. В зависимости от материальной основы документы делятся на две большие группы: естественные и искусственные. Искусственные в свою очередь подразделяются на бумажные документы и документы на небумажной основе – полимерные документы (полимерно-плёночные и полимерно-пластиночные).[26]
Наиболее массовым типом являются носители на бумажной основе. Большинство современных документов, функционирующих в обществе, выполнены на бумажной основе или заменителях бумаги. Их называют бумажными, т. е. имеющими бумажный носитель. В этих носителях информация отображается в виде символов и образов. Такая информация отнесена к разряду документированной информации и представляет собой различные виды документов.
К бумажным относятся деловые документы, научно-техническая документация, книги, журналы, газеты, рукописи, карты, ноты, изоиздания, перфоленты, перфокарты и др. Бумага соответствует многим требованиям: относительно проста в изготовлении, доступна, в меру прочна, достаточно долго хранится и позволяет легко фиксировать информацию. Самое ценное качество бумаги – она позволяет тиражировать информацию. Массовое распространение информации с помощью книгопечатания стало возможным лишь в результате промышленного изготовления бумаги.
Появление искусственных носителей на полимерной основе пополнило видовое разнообразие документов, способных нести звуковую речь, музыку, движущееся и объёмное изображение. Были созданы грампластинки, магнитные плёнки, фото- и киноплёнки, магнитные и оптические диски – материальные носители такой информации, которая не может быть зафиксирована на бумаге.[27]
К полимерно-плёночным документам относятся: кинодокументы (кино-, видеофильм), фотодокументы (диапозитив, микрофильм, микрокарта, микрофиша), фонодокументы (магнитные фонограммы для записи изображения и звука), документы для использования в ЭВМ (перфоленты). Группу полимерно-пластиночных документов составляют: гибкий магнитный диск, магнитная карта, гибкая и жёсткая грампластинка, оптический диск – как жёсткий, так и мягкий.
Передача документированной информации во времени и пространстве непосредственно связана с физическими характеристиками её материального
носителя. Документы, будучи массовым общественным продуктом, отличаются сравнительно низкой долговечностью. Во время своего функционирования в оперативной среде и особенно при хранении они подвергаются многочисленным негативным воздействиям, вследствие перепадов температуры, влажности, под влиянием света, биологических процессов и т.д. [28]
Поэтому не случайно проблема долговечности материальных носителей информации во все времена привлекала внимание участников процесса документирования. Уже в древности наблюдается стремление зафиксировать наиболее важную информацию на таких сравнительно долговечных материалах,
как камень, металл. В процессе документирования наблюдалось стремление использовать качественные, стойкие краски, чернила.
Однако, решая проблему долговечности, человек сразу же вынужден был заниматься и другой проблемой, заключавшейся в том, что долговечные носители информации были, как правило, и более дорогостоящими. Поэтому постоянно приходилось искать оптимальное соотношение между долговечностью материального носителя информации и его стоимостью. Эта проблема до сих пор остаётся весьма важной и актуальной.
Наиболее распространённый в настоящее время материальный носитель документированной информации — бумага — обладает относительной дешевизной, доступностью, удовлетворяет необходимым требованиям по своему качеству и т.д. Однако в то же время бумага является горючим материалом, боится излишней влажности, плесени, солнечных лучей, нуждается в определённых санитарно-биологических условиях. Использование недостаточно качественных чернил, краски приводят к постепенному угасанию текста на бумаге.[29]
В конце 20-го века с развитием компьютерных технологий и использованием принтеров для вывода информации на бумажный носитель вновь возникла проблема долговечности бумажных документов. Дело в том, что многие современные распечатки текстов на принтерах водорастворимы и выцветают. Более долговечные краски, в частности, для струйных принтеров, естественно, являются и более дорогими, а значит — менее доступными для массового потребителя. Материальные носители документированной информации требуют, таким образом, соответствующих условий для их хранения.[30]
Таким образом, под материальной составляющей документа имеют в виду: 1) материальную основу документа; 2) форму носителя информации и 3) способ документирования или записи информации. Носители информации самым тесным образом связаны не только со способами и средствами документирования,
но и с развитием технической мысли. Отсюда — непрерывная эволюция типов и видов материальных носителей.[31]