Страницы: 1 2
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
1 Значение, роль и функции секретаря в системе управления организацией
1.1 Роль секретаря в системе управления организацией
1.2 Основные функции секретаря организации
1.3 Особенности управления временем руководителя
2 АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ СЕКРЕТАРЯ И РУКОВОДИТЕЛЯ АО «ГАЗПРОМНЕФТЬ-АЭРО»
2.1 Характеристика филиалаа «Ульяновск» АО «ГАЗПРОМНЕФТЬ-АЭРО»
2.2 Анализ организации делопроизводства и рабочего времени секретаря и руководителя филиалаа «Ульяновск» АО «ГАЗПРОМНЕФТЬ-АЭРО»
2.3 Разработка мероприятий по оптимизации рабочего времени секретаря и руководителя филиалаа «Ульяновск» АО «ГАЗПРОМНЕФТЬ-АЭРО»
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы дипломной работы заключается в том, что в современном мире время становится самым важным и дорогим ресурсом. Причём ресурсом весьма специфическим, так как время невозможно ни ускорить, ни задержать, ни вернуть назад. В принципе, каждый человек наделён временем в равной мере, для всех оно течёт одинаково, однако эффективность его использования зависит от множества факторов, знание которых и овладение которыми определяют успех или неудачу в достижении целей в любой сфере деятельности человека.
Относительно недавно сформировавшаяся теория «Тайм-менеджмента» разрабатывает правила и принципы организации времени для достижения эффективности в любом деле. Степень научной разработанности темы достаточно обширна. Общие положения этой теории представлены в трудах многих зарубежных исследователей, среди которых: Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф.[1] и др.
За последнее десятилетие в России также появилось большое количество научных публикаций, посвящённых анализу специфики тайм–менеджмента в современной России. К ним можно отнести: Бузни А.Н., Асанова А.С.[2], Зайцева А. А.[3], Одегов Ю.Г. [4] и др.
В научной литературе по тайм-менеджменту, в частности в трудах названных авторов, рассмотрены общие принципы тайм-менеджмента как в формировании личности на основе самоменеджмента и, особенно менеджеров в системе производственных отношений, так и в сфере управления предприятием при регулировании производственных процессов в направлении эффективной организации рабочего времени на основе планирования, стратегического управления, хронометража, контроля и многого другого. В то же время ещё далеко не достаточно данные проблемы рассмотрены в разрезе конкретных отраслей, например, в многообразной сфере услуг.
Объектом исследования выступает деятельность секретаря.
Предметом исследования является организация рабочего времени секретаря.
База исследования — филиала «Ульяновск» АО «ГАЗПРОМНЕФТЬ-АЭРО».
Целью данной работы является исследование организации рабочего времени секретаря и руководителя организации и разработка путей его оптимизации.
Задачи:
— рассмотреть роль секретаря в системе управления организацией;
— изучить основные функции секретаря организации;
— выделить особенности управления временем руководителя;
— дать характеристику филиалаа «Ульяновск» АО «ГАЗПРОМНЕФТЬ-АЭРО»;
— проанализировать организацию делопроизводства и рабочего времени секретаря и руководителя филиалаа «Ульяновск» АО «ГАЗПРОМНЕФТЬ-АЭРО»;
— разработать мероприятия по оптимизации рабочего времени секретаря и руководителя филиалаа «Ульяновск» АО «ГАЗПРОМНЕФТЬ-АЭРО».
За теоритическую и методологическую основу настоящей работы взяты публикации российских и иностранных специалистов, которые смогли в своих трудах раскрыть принципы системы управления временем секретаря и руководителя, в особенности формирования кадрового потенциала для возможностей делегирования, современные формы и методы повышения квалификации персонала.
В работе были использованы материалы научных конференций и семинаров по изучаемой тематике, материалы периодических изданий, данные отчетности объекта исследования, а также информация официальных сайтов по вопросам управления кадрами.
Практическая значимость работы состоит в разработке комплекса мероприятий по оптимизации рабочего времени секретаря и руководителя филиалаа «Ульяновск» АО «ГАЗПРОМНЕФТЬ-АЭРО».
В работе использовались следующие общенаучные методы: метод анализа литературы, нормативно-правовой документации, анализ документов, метод обобщения, метод сравнения показателей, а также методы экономического анализа, методы социологических исследований: метод наблюдения, анкетирования.
Структура работы представлена введением, двумя главами, заключением, списком использованных источников и приложениями к работе.
Введение раскрывает актуальность, определяет степень научной разработки темы, объект, предмет, цель, задачи и методы исследования, раскрывает теоретическую и практическую значимость работы.
В первой главе рассматриваются значение, роль и функции секретаря в системе управления организацией.
Вторая глава посвящена анализу организации рабочего времени секретаря и руководителя АО «ГАЗПРОМНЕФТЬ-АЭРО». Так же во второй главе разработаны мероприятия по оптимизации рабочего времени секретаря и руководителя филиалаа «Ульяновск» АО «ГАЗПРОМНЕФТЬ-АЭРО».
В заключении подводятся итоги исследования, формируются окончательные выводы по рассматриваемой теме.
1 Значение, роль и функции секретаря в системе управления организацией
Роль секретаря в системе управления организацией
Должностные обязанности секретаря руководителя — это тот функционал, который выполняют в рамках трудового договора как личные ассистенты топ-менеджеров, так и офис-менеджеры: ведение реестров входящих документов, подготовка писем директора, организация совещаний и многое другое. Кроме того, эти специалисты являются «лицом» фирмы.
Секретарь (офис-менеджер, референт, делопроизводитель) — это специалист, занимающийся делопроизводством и помогающий организовать работу руководителя компании. Он является «правой рукой» директора и «лицом фирмы». Это незаменимый сотрудник, который поддерживает порядок в документах, согласовывает и организует встречи, ведет деловую переписку.
Профстандарт «Секретаря руководителя» был утвержден в июне 2015 года, одна на сегодняшний день действующим документом в этой области является его новая редакция, которая была утверждена приказом Минтруда России № 333н[5]. В нем установлен исчерпывающий перечень требований к сотрудникам, работающим в административно-управленческой области.
Таким образом, сюда относятся все работники, в чьи обязанности входит работа с документами, обработка телефонных звонков и входящей корреспонденции, а также прием посетителей[6].
В профстандарте определены потенциальные наименования для тех специалистов, исполняющих различный функционал. Таким образом, данный документ содержит требования относительно следующих должностей:
— Помощник руководителя;
— Секретарь руководителя;
— Делопроизводитель;
— Секретарь-администратор.
Таблица 1 — Уровни квалификации специалистов по ДОУ и их трудовые функции
| Возможные наименования должностей | Обобщенная трудовая функция | Трудовые функции |
| Секретарь-администратор | Организационное обеспечение деятельности компании | — Принимает и распределяет звонки; — Работает с посетителями; — Выполняет функции по координации и обеспечению работы компании; |
| Делопроизводитель | Документационное обеспечение деятельности компании | — Работает с документацией; — Осуществляет хранение документов; — Обрабатывает дела для их последующего хранения. |
| Секретарь руководителя | Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя
| — Оказывает руководителю помощь при планировании рабочего времени; — Планирует рабочий день секретаря; — Организует переговоры; — Организует командировки, в которые руководитель планирует отправиться; — Работает с посетителями, которые обращаются в приемную руководителя; — Подготавливает, проводит и обслуживает мероприятия, в которых принимает участие руководитель; — Контролирует выполнение поручений от руководителя; — Организует и поддерживает рабочее пространство кабинета руководителя и его приемной; — Разрабатывает нормативную документацию, которая регламентирует деятельность секретаря; — Составляет и оформляет управленческие документы; — Работает с документами, которые поступают в приемную руководителя; — Организует в приемной руководителя хранение документации; — Обеспечивает руководителя необходимой информацией |
| Помощник руководителя | Информационно-аналитическая работа, а также оказание руководителю организационно-административной помощи | — Организует информационное взаимодействие между руководителем и организациями; — Организует мероприятия и деловые контакты; — Анализирует информацию и подготавливает руководителю аналитические данные; — Организует выполнение решений, которые вынес руководитель. |
Именно в общем профстандарте прописываются должностные обязанности и инструкции для упомянутых специалистов. В профстандарте указаны:
— Требования, которые предъявляются к уровню образования.
— Требования относительно опыта работы.
— Необходимые навыки и знания.
— Должностные обязанности.
Однако стоит сказать о том, что должность секретаря объединяет в себе достаточно большой функционал. Так, например, в крупных компаниях введены отдельные штатные единицы – делопроизводитель, секретарь-администратор, помощник руководителя и тому подобное, но в небольших организациях на практике вся эта работа ложится на одного сотрудника.
Помимо прочего, даже не смотря на то, что тот или иной сотрудник числится на определенной должности, например, является секретарем директора, перечень его обязанностей невозможно в полном объеме описать в профстандарте. Это объясняется тем, что его функционал может напрямую зависеть от множества факторов, которые не могут учитываться в регламентирующих документах подобного рода. Выполняемые помощником руководителя функции зависят от деятельности организации, ее специфики, от корпоративной культуры и ценностей компании, а также, в частности от руководителя непосредственно[7].
Секретарю руководителя обязательно надо иметь высшее, а также дополнительное профессиональное образование. Помимо образования, к опыту работу также предъявлено конкретное требование: необходимо иметь не менее 2 лет стажа в области документационного и организационного обеспечения деятельности руководителя, если специалист имеет среднее профессиональное образование.
Перечень обязанностей секретаря руководителя представлен на рисунке 1.
Рисунок 1 — Перечень обязанностей секретаря руководителя[8]
К секретарю, который оказывает руководителю основную помощь в работе, предъявлены достаточно высокие требования. Например, для эффективного выполнения порученных задач, специалисту необходимо иметь следующие профессиональные и личностные качества, навыки и умения, а именно:
— Эффективно планировать рабочее время.
— Уметь поставить и определить цель согласно иерархии.
— Установить приоритеты исполнения тех или иных задач, чтобы рабочее время было использовано наиболее оптимальным образом.
— Иметь достаточно высокие навыки владения компьютерной техникой и программным обеспечением для того чтобы ускорить обмен документацией и сведениями.
— Уметь определить и проанализировать, какие причины мешают эффективному взаимодействию между отдельными сотрудниками или подразделениями в целом.
— Осуществлять за сотрудниками контроль в вопросах соблюдения правил информационной безопасности.
— Лично участвовать в предотвращении всевозможных конфликтных ситуаций, имеющих место в компании.
— Демонстрировать высокую степень соблюдения этикета.
1.2 Основные функции секретаря организации
Деятельность любой организации связана с большим документооборотом, без референта легко скатиться в хаос, вплоть до того, что работа будет парализована, важные договоры потеряются, предприятие понесет убытки. В обычных компаниях за порядок в бумагах отвечают один-два делопроизводителя. Но в крупных холдингах этой работой может заниматься целый отдел (секретариат). В любом случае обязанности секретариата будут похожи на должностные обязанности секретаря руководителя.
Ниже представлена функциональная модель деятельности секретаря по документационному обслуживанию.
Система документационного обеспечения включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными данным учреждением и полученными извне: приём, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, её отправка; приём документов на рассмотрение и подписание администрацией; распределение рассмотренных администрацией документов между структурными подразделениями и сотрудниками для исполнения, ознакомление сотрудников с директивными актами администрации. Учет стадий прохождения и исполнения документов с обеспечением их сохранности; сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения.
Инструкция по документированию управленческой деятельности – нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приёмы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении с учетом условий и специфики его деятельности. Приступая к работе с документами в любой организации секретарь обязательно знакомится с инструкцией по документированию и управленческой деятельности данного учреждения. Все операции документирования должны соответствовать установленным государственным и отраслевым нормативом. [9].
Специфика работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только выполнять операции с документами, с современной оргтехникой и работа на ПК, но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами; подготовка заседаний и совещаний и т. п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя, оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Эта задача подразумевает выполнение таких работ, как:
- Работа с документами. Этот вид деятельности включает весь комплекс работ, связанных с делопроизводством: оформление документов, направление документов в структурные подразделения, контроль за сроками исполнения документов, прием документов на подпись руководителю и контроль за правильностью их оформления, организация хранения документов;
- Работа со средствами связи. Ведение телефонных переговоров (при отсутствии руководителя на рабочем месте секретарь записывает фамилию и телефон звонившего абонента и, по возможности, интересующий его вопрос), прием и отправка факсов, сообщений по электронной почте. Секретарь обязан также следить за исправностью всех находящихся в его ведении средств связи и немедленно вызывать ремонтные службы в случаи их неисправности;
- Работа с посетителями. Включает в себя прием и помощь, как обратившихся к секретарю сотрудников предприятия, так и помощь командированным (направление в нужное подразделение, помощь с устройством в гостиницу). Секретарь организует прием сотрудников и других посетителей в установленные часы приема (предварительная запись на прием к руководителю)[10].
- Подготовка и проведение совещаний. Секретарь должен проинформировать приглашенных на совещание по распоряжению руководителя, подготовить список участников, оформить доклад руководителя. Во время проведения совещания секретарь ведет его протокол;
- Работа хозяйственного характера. В обязанности секретаря входит еще и большой круг вопросов хозяйственного характера. Это проверка качества уборки кабинета руководителя, а также обеспечение исправности всех технических средств, находящихся в кабинете. Это обеспечение руководителя всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями.
Условно обязанности секретаря можно разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. К документному обслуживанию относятся такие операции, как составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подготовка в дела и передача на хранение документов. Остальные обязанности – выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка совещаний и заседаний, прием посетителей, телефонные переговоры, подготовка командировок, планирование своей работы – бездокументное обслуживание руководителя. [11].
Все функции, права, обязанности и ответственность секретаря в определенной форме должны быть перечислены в должностной инструкции, утвержденной директором учреждения. Важнейшая функция секретаря – оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Эта задача подразумевает выполнение следующих должностных обязанностей:
- Работа с документами. Это комплекс работ, связанных с делопроизводством: оформление документов, направление их в структурные подразделения, контроль за сроками их исполнения, прием документов на подпись руководителю и контроль за правильностью их оформления, хранение исполненных документов.
- Работа со средствами связи. Прием и отправка факсов, сообщений по электронной почте. Ведение телефонных переговоров. При отсутствии руководителя на рабочем месте секретарь записывает фамилию и телефон звонившего абонента и, по возможности, интересующий его вопрос. Секретарь обязан также следить за исправностью средств связи, находящихся в его ведении, в случаи их неисправности немедленно вызывать ремонтные службы.
- Работа с посетителями. Секретарь организует прием сотрудников и других посетителей в установленные часы приема (предварительная запись на прием к руководителю). Прием и помощь обратившимся к секретарю сотрудникам предприятия и помощь командированным (направление в нужное подразделение, помощь с устройством в гостиницу).
- Подготовка и проведение совещаний. Секретарь должен подготовить список участников совещания, оформить доклад руководителя, проинформировать приглашенных на совещание по распоряжению руководителя. Во время проведения совещания секретарь ведет его протокол.
- Работы хозяйственного характера. В обязанности секретаря входит большой круг вопросов хозяйственного характера: проверка качества уборки кабинета руководителя, обеспечение исправности всех технических средств, находящихся в кабинете, обеспечение руководителя всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями.
Все названные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, постоянное желание самосовершенствования, ответственная и настойчивая подготовка к работе в избранной профессии.
Секретарь может внести большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия, т. к. значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средств оргтехники.
Именно секретарь может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.
1.3 Особенности управления временем руководителя
Нельзя не согласиться с одним из идеологов отечественной системы научной организации труда А.К. Гастевым, рассматривавшим эффективность организации в тесной связи с личной эффективностью отдельного человека на своем рабочем месте. Вопрос эффективности руководителя в связи с этим приобретает особое звучание, ибо «безумен тот, кто, не умея управлять собой, хочет управлять другим и»[12]. В современном мире с быстро меняющимися факторами внешней и внутренней среды умение быть эффективным руководителем становится все более значимым. При этом нельзя забывать базовый принцип производительности (эффективности), который изложил более ста лет один из основоположников научного управления Г. Эмерсон: «Напряжение и производительность – это не только не одно и то же, но и вещи прямо противоположные. Работать напряженно – значит прилагать к делу максимальные усилия; работать производительно – значит прилагать к делу усилия минимальные»[13].
Работать эффективно – значит достичь поставленную цель с минимальными (оптимальными) затратами ресурсов (человеческих, финансовых, материальных, временных и т.п.).
Известный американский специалист, один из основоположников современного управления Питер Друкер (Дракер) предложил пять слагаемых эффективности руководителя, которым можно и нужно научиться, чтобы качественно достигать поставленные цели 1:
1) знать, на что расходуется время, так как умение контролировать свое время является важнейшим элементом производительной работы;
2) быть нацеленным не на выполнение работы как таковой (сам процесс работы и ее методы отходят на второй план), а на конечный результат деятельности;
3) строить свою деятельность на преимущественных, сильных качествах как собственных, так и руководителей, коллег и подчиненных, а также отыскивать положительные моменты в конкретных ситуациях;
4) концентрировать свое внимание на нескольких важнейших участках, в которых исполнение поставленных заданий принесет наиболее ощутимые результаты;
5) принимать эффективные решения (при этом руководствоваться верной стратегией, а не сию минутными тактическими соображениями)[14].
Планирование и организация рабочего времени руководителя — процесс сложный, которые учитывает сразу много параметров и факторов. Результат правильно завершенного процесса — не только экономия времени, но и появление в рабочем расписании пустых клеток — периодов, которые ничем не заняты и которые можно посвятить решению задач, отложенных «на потом», а можно — обдумыванию предстоящих дел и планированию. Первое, что нужно сделать руководителю, приступая к выполнению своих управленческих обязанностей, — определить перечень задач и сопоставить ему ресурс имеющегося в наличии времени. Количество времени в сутках увеличить нельзя, поэтому задачи, на которые явно не будет хватать времени нужно делегировать подчиненным. В целом, всю совокупность имеющегося в распоряжении руководителя времени можно сегментировать следующим образом.
Секретарь может помочь руководителю правильно распланировать рабочий день. Дня начала, определить список важных задач на конкретный период и их приоритетность. Потом, провести хронометраж — фиксировать, сколько времени было потрачено на выполнение разных задач. По началу это потребует дисциплины — и от секретаря, и от руководителя. Результатом будет следующее: выполнение действительно важных дел занимает не так много времени, а больше всего времени «съедает» не сама задача, а переход от одного дела к другому: руководитель закончил одно дело, решил сделать перерыв — пройтись, попить кофе, поговорить с подчиненными и подготовиться к следующей работе. Этот перерыв может растянутся на час, в то время, как на само дело ушло всего полчаса.
Специалисты в области тайм-менеджмента во всем мире предлагают разнообразные способы совершенствования процесса личного планирования. Например, один из известных отечественных авторов в данной области Г. Архангельский в своих трудах описывает частные приемы оптимизации рабочего времени («проглотить с утра лягушку», т.е. прежде всего сделать самое неприятное из списка дел, «съесть слона», т.е. осуществляя большое по объему мероприятие, разделить его на части и т.д.).
Но при всем многообразии этих рекомендаций, необходимо помнить, что все они должны быть адаптированы под особенности личности планирующего для достижения максимальной эффективности и гармонии.
Создание сбалансированной и гармоничной системы управления временем потребует от руководителя умения «отделять зерна от плевел», т.е. выделять приоритетные цели и отсекать второстепенные. Такое разделение целей поможет не только грамотно спланировать последовательность действий, но и послужит дополнительным мотивирующим фактором: все усилия будут посвящены действительно важным задачам.
Провести диверсификацию целей поможет метод S.M.A.R.T. Согласно данной методике, любая цель должна быть:
— Конкретной;
— Измеримой;
— Достижимой;
— Реалистичной;
— Ограниченной во времени (см. рисунок 2).
Конечно, определение целей и расстановка их по приоритету — это только первый шаг организации рабочего времени. Вторым шагом станет трансформация списка целей в план действий.
Рисунок 2 — Пример разбора цели проекта по SMART для планирования рабочего времени секретаря
Еще одним значимым слагаемым оптимизации рабочего времени руководителя является навык делегирования им своих полномочий подчиненным. Делегирование полномочий — передача части прав и обязанностей одних должностных лиц другим, которая может осуществляться на заранее оговоренные сроки. Передавая дела, которые могут успешно реализовать подчиненные, руководитель высвобождает время для дел, которые кроме него никто не сможет выполнить (по организации деятельности подразделения, а также категория важных и срочных дел по Эйзенхауэру)[15].
Таким образом, создается возможность для рассмотрения руководителем вопросов стратегического управления. Кроме того, через доверие руководителя запускается процесс мотивации сотрудников, ориентированных на карьеру, а также овладение ими начальными управленческими навыками.
Существует опасение, что «традиционный смысл, вкладываемый в понятие «делегирование” прав и полномочий, придает самому процессу неверную окраску.
Рациональное распределение нагрузок — это отнюдь не «делегирование», не перекладывание своих функций на других, а частичное высвобождение своего времени для концентрирования сил и внимания на наиболее важных участках работы и предоставление своим коллегам и подчиненным возможности проявить свои способности».
Поэтому делегирование только тогда имеет смысл, когда ориентиром деятельности является достижение целей организации с наименьшими затратами.
Грамотное делегирование подразумевает органичное соединение его основных элементов: во-первых, это руководитель и его полномочия, которые можно и необходимо в конкретной ситуации делегировать (при этом крайне важно знать, какие полномочия не делегируются, и «решение, каких задач повлечет за собой потерю контроля и власти в организации»); во-вторых, это подчиненный, который мотивирован в принятии дополнительных полномочий и ответственности за достижение результата. В процессе делегирования необходимо обучать подчиненного и поддерживать его готовность и в дальнейшем принимать на себя дополнительные права и обязанность. Таким образом, правильная организация делегирования позволяет высвободить время руководителя для решения особо важных задач, стоящих перед организацией, а значит, более рационально использовать рабочее время[16].
Как справедливо заметил Питер Друкер, «неправильная организация работы — еще один фактор потери времени. Ее симптом — невероятное количество заседаний и совещаний»[17]. Действительно, «поглощают время» не только большое количество совещаний, но и ошибки в их организации. Напротив, правильная организация совещательной работы поможет создать резерв времени, который можно направить на более эффективное решение задач, стоящих перед системой.
Экономисты считают, что формулу эффективности совещаний можно вывести по логике расчета основного показателя в мире бизнеса — ROI (return on investment), т.е. финансовый показатель рентабельности вложений или «коэффициент возврата инвестиций». В общем смысле — отношение затраченных ресурсов к полученному полезному результату. Для расчета эффективности совещания (ЭС) предлагается следующая формула:
ЭС = полезный эффект / количество участников х время совещания х средняя заработная плата его участников.
Полезный эффект совещания — категория оценочная и сложно поддающаяся денежному выражению, особенно, если речь идет о деятельности в социальной сфере (государственная служба, образование, медицина и т.д.), где экономическую ценность решения можно будет определить только через определенное время, а порой вообще определить невозможно (сколько стоит в денежном эквиваленте состояние безопасности в обществе, высокий уровень образованности населения и длительная продолжительность жизни?). Думается, что полезный эффект совещания определяется ценностью принятых в процессе него решений в контексте достижения целей и решения задач, стоящих перед организацией.
Но над оптимизацией расходов руководитель должен думать постоянно. В данном вопросе с позиции сокращения потерь служебного времени особый интерес представляют два параметра: количество участников и время проведения совещания.
Прежде всего, следует помнить, что проведение совещания — очень ресурсоёмкое мероприятие, организовывать такой вид деятельности следует только тогда, когда необходимо выработать управленческое решение, иным способом это сделать невозможно. Совещания, преследующие иные цели, не оправдывают затраченных на него ресурсов и должны быть трансформированы в иные организационные формы деятельности (например, доведение уже принятых решений, как и передачу иной информации можно осуществить менее затратными способами)[18].
При организации совещания необходимо осуществить оптимизацию численности и качественный отбор его участников. Количество сотрудников, приглашенных на совещание, должно быть минимально, но достаточно по своему качественному составу, чтобы выработать управленческое решение. «Качественным составом» в данном случае следует считать сотрудников, имеющих отношение к рассматриваемому на совещании вопросу и желающих внести свои предложения.
Оптимизировать время, которые сотрудники проводят на совещаниях, можно за счет проработки следующих проблемных аспектов. Во-первых, необходима правильная организация подготовительной работы (отраслевое подразделение, т.е. сотрудник, закрепленный за соответствующим направлением, готовит материал по обсуждаемому вопросу, возможна подготовка и проекта решения; подготовленные материалы заранее рассылаются участникам совещания для обсуждения и внесения предложений; если поступают принципиальные обоснованные возражения, руководитель выносит вопрос на очное обсуждение или отправляет на доработку; если поступают редакционные предложения и уточнения на совещание выносится уточненный текст проекта решения). Во-вторых, на совещании докладчику рекомендуется доводить лишь информацию о поступивших предложениях, не зачитывая весь доклад (если подготовительный этап проведен правильно, что с существом рассматриваемого вопроса и проектом решения участники уже ознакомлены, поэтому нет смысла тратить на это время), приводить свою аргументацию о принятии предложений или об их отводе. После обсуждения предлагается проголосовать. В-третьих, важно строгое соблюдение регламента (независимо от занимаемой должности сотрудники должны излагать свои предложения в рамках времени определенного для выступлений (доклад, прения); если вопрос вызывает непримиримые споры, его необходимо после определения позиций снять для дальнейшей проработки)[19].
Безусловно, эффективность руководителя складывается не только из рассмотренных навыков управления временем (личного планирования, делегирования полномочий и организации проведения совещаний), но совершенствуя свою деятельность в данных сферах, руководитель сможет решать задачи, стоящие перед организацией, на более высоком уровне. Поэтому формирование данных навыков — одна из приоритетных задач подготовки руководителей всех уровней.
Таким образом, мониторинг затрат рабочего времени включает комплекс мер по наблюдению и контролю протекания технологических процессов и функционирования оборудования и систем, позволяющих своевременно проводить мероприятия по защите от негативных последствий или снижать их отрицательное влияние на деятельность организации. Нерациональное использование личного и рабочего времени приводит к снижению результативности труда работника и общих показателей хозяйственной деятельности организации, что, несомненно, отрицательно отразится на величине прибыли. Именно, грамотное управление рабочим временем позволит персоналу организации повысить производительность труда и продуктивно достигать собственных и корпоративных целей.
В качестве наиболее популярных методов управления рабочим временем руководителя в работе рассмотрены: делегирование полномочий; правильная организация совещательной работы.
Страницы: 1 2