Страницы: 1 2
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИЯХ
1.1 Нормативно-методическая база по организации электронного документооборота
1.2 Принципы организации электронного документооборота
1.3 Современные методы и инструменты электронного документооборота в организациях
2 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ООО «ПК ВЕНТКОМПЛЕКС»
2.1 Краткая характеристика ООО «ПК Венткомплекс»
2.2 Анализ проблем и возможностей внедрения электронного документооборота в ООО «ПК Венткомплекс»
2.3 Разработка методических рекомендаций по внедрению системы электронного документооборота в ООО «ПК Венткомплекс»
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
Приложение 1
ВВЕДЕНИЕ
В процессе осуществления своей деятельности каждая организация формирует документооборот. Документооборотом называют движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Все внутренние и внешние процессы в организации отражаются в документах. Поскольку документооборот организаций представлен не только бумажными версиями документов, но и электронными, управление документооборотом включает в себя, помимо прочего, обеспечение перемещения копий документов между персоналом организации, то есть электронный документооборот.
Системы электронного документооборота (СЭД) представляют собой программное обеспечение, позволяющее осуществить организацию работы с электронными копиями документов и осуществлять взаимодействие между персоналом организации. Аналогичные зарубежные системы обозначаются аббревиатурой EDMS (Electronic Document Management Systems) — системы управления электронными документами. Электронный документ является набором данных, сохраненным на компьютере. В СЭД для каждого документа создается карточка с атрибутами, которые включают: название документа, его автора, дату создания и т.д. С помощью атрибутов пользователи системы осуществляют быстрый поиск по документам.
Электронные документы объединяет электронный документооборот, который является способом работы сотрудников с документами, при котором большая часть документов представляют собой электронные носители и хранятся централизованно. Управление документооборотом на предприятии ведется в течении всего жизненного цикла: с момента создания документа или поступления до передачи конечному адресату или уничтожению документа по истечению срока его хранения. Документы сопровождают все бизнес-процессы организации, их создают и обрабатывают с помощью информационных систем или с помощью различных приложений. Однако только СЭД основаны на едином подходе к процессу управления документооборотом на протяжении всего жизненного цикла.
С точки зрения организации документооборота в процессе жизненного цикла документа выделяют этапы, способные оказать значительное влияние на бизнес — процессы организации, которые сопровождает документ. Однако с точки зрения обработки документа в СЭД они не влияют на обработку документа в информационной системе. Поэтому их обозначают термином «управление документооборотом».
Актуальность работы заключается в повышении эффективности процесса документооборота и отчетности с помощью применения информационных систем и технологий.
Объектом исследования является электронный документооборот.
Предметом исследования являются проблемы внедрения электронного документооборота в организациях.
Целью работы является анализ внедрения системы электронного документооборота для выявления особенностей, проблем и основных направлений совершенствования этого процесса в ООО ПК «Венткомплекс».
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Рассмотреть нормативно-методическую базу по организации электронного документооборота, в том числе локальные нормативные акты.
2. Проанализировать основные принципы организации электронного документооборота.
3. Изучить особенности электронного документооборота.
4. Дать характеристику ООО ПК «Венткомплекс».
5. Проанализировать организацию документационного обеспечения ООО ПК «Венткомплекс». Выявить особенности и недостатки электронного документооборота в ООО ПК «Венткомплекс».
6. Разработать рекомендации по совершенствованию электронного документооборота в ООО ПК «Венткомплекс».
В данной работе были использованы следующие методы исследования:
• теоретические – изучение экономической и управленческой литературы, сравнение, описание;
• эмпирические – это сбор и анализ информации посредством изучения документов ООО ПК «Венткомплекс»;
• экономико-математические – расчеты абсолютных и относительных показателей;
• комплексные – определение проблем и способов их решения.
Тема работы рассматривалась Жильниковым А. Ю. и Михайловой О.С. В работе были освещены проблемы внедрения электронного документооборота (его достоинства и недостатки), сделаны выводы о необходимости его внедрения.
Также тема рассматривалась в 2018 году доктором экономических наук А. М. Могзоевым. В его работе дан анализ состояния дел в организации делопроизводства на примере администрации города Бийска, сделаны выводы о текущем состоянии электронного оборота документов, предложены рекомендации по выбору СЭД.
Практическая значимость работы заключается в снижении трудовых и временных затрат за счет автоматизации управленческих процессов.
Работа состоит из введения, раскрывающего актуальность темы дипломной работы; двух глав: первая глава «Теоретические аспекты внедрения систем электронного документооборота в организациях», вторая глава «Проблемы внедрения электронного документооборота в ООО «ПК Венткомплекс»; заключения, содержащего основные выводы. Работа содержит: 13 таблиц, 5 рисунков и список литературы, состоящий из 36 источников.
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИЯХ
1.1 Нормативно-методическая база по организации электронного документооборота
Использование информационных технологий в процессе управления – это не только тренд, которому следуют многие компании, но и необходимость, так как многие процессы внутреннего и внешнего взаимодействия организации сегодня протекают в цифровой среде. Процесс проектирования, внедрения и использования системы электронного документооборота и системы электронного хранения документов коммерческими организациями регулируется системой нормативно-правовых и нормативно-методических документов, а также системой локальных нормативных актов организации.
Основополагающим нормативно-правовым актом является Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» . Данный закон регулирует отношения при осуществлении права на поиск, получение, производство, передачу и распространение информации. Вводит определения ключевым понятиям, связанным с информационными технологиями, в том числе «электронный документ». Согласно данного закона электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах . Приведенное определение не только подчеркивает читаемую форму электронного документа, но и определяет основные задачи, для которых такой документ создается: передача информации и ее обработка.
Немаловажным является Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» . Законом обеспечиваются правовые условия использования электронной подписи в электронных документах в качестве альтернативы собственноручной подписи.
Приказом Росархива от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» устанавливаются правила, направленные на совершенствование документооборота и повышение эффективности работы с документами в органах государственной власти и местного самоуправления. Такие правила организация может рассматривать как типовые или примерные для проектирования собственной системы процедур работы с электронными документами.
Так же следует отметить:
— Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает, что электронные документы также могут рассматриваться как архивные документы, подлежащие хранению и использованию в соответствии с установленными правилами.
— Федеральный закон от 27.07.2006 « 152-ФЗ «О персональных данных» устанавливает правила сбора, использования, распространения и защиты персональных данных в России. В соответствии с этим законом, электронные документы, содержащие персональные данные, также подлежат защите и обработке в соответствии с установленными правилами.
— Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 регламентируют порядок хранения электронных документов, передачу их в архив организации, а так же формирование описи электронных дел .
— Приказ Росархива от 15.06.2020 № 69 «Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов» . Необходимость разработки данных Правил была «объективно обусловлена произошед¬шими изменениями нормативно-правового поля, широким рас пространением информационно-телекоммуникационных техно¬логий в сфере делопроизводства и архивного дела» . Кроме того, потребовалась «гармонизация» Правил с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ в органах государственной власти, органах местного само¬управления и организациях 2015 г. «в целях обеспечения их взаимосвязи, согласованности и преемственности». В новых Правилах в большей степени уделено внимание организации хранения ауди¬овизуальных, электронных на физически обособленных носителях и электронных документов, что отвечает вызовам времени и со¬временным реалиям.
— Приказ Росархива от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» . Пункт 5.15 данного документа уточняет, что «электронные документы, поступившие по информационно-телекоммуника¬ционным каналам и подписанные усиленной квалифицирован¬ной подписью, включаются в СЭД после проверки электронной подписи и подтверждения ее действительности, а электронные документы, поступившие от других организаций по электронной почте и подписанные усиленной неквалифицированной подписью или простой электронной подписью, проходят предварительное рассмотрение и включаются в СЭД при наличии между организа¬цией-отправителем и организацией-получателем соглашения об обмене электронными документами, подписанными соответству¬ющей подписью. Ответственность за обработку таких документов несет служба делопроизводства организации.
В то же время между организацией и контролирующими органами государственной власти осуществляется обмен электронными документами. Для того чтобы документ, исходящий от организации, сохранял свою юридическую силу, достоверность и аутентичность, необходимо соблюдение правил, инструкций и регламентов по организации систем электронного документооборота, которые приняты в государственных учреждениях. Например, Письмом ФНС России от 08.10.2020 № ЕА-3-26/6827@ «О формах представления налоговой отчетности (расчетов) и обязательного экземпляра годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности в налоговые органы; об удаленном получении электронной подписи.» устанавливается обязанность представления налоговой отчетности с помощью оператора ЭДО. Таким образом, вышеописанные требования должны быть зафиксированы в локальных нормативных актах организации. Соответственно должны быть разработаны шаблоны документов, представляемых в контролирующие органы государственное власти, определены ответственные за предоставление отчетности, а также описан порядок организации хранения таких документов как в оперативной среде, так и в архивной.
Вопрос о нормативном регулировании такой части документооборота как кадровые документы с каждым годом становился все более актуальным, т.к. многие процессы, непосредственно связанные с кадровым составом (отчетности в Социальный фонд России, ФНС, больничные и др.) перешли в цифровую среду. В марте 2022 года вступила в силу новая редакция Трудового кодекса РФ. В статьях 22.1, 22.2 и 22.3 приводится определение понятия «электронный документооборот» — создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Такое определение предполагает, что создаваемый электронный документ не переводится в бумажную среду, соответственно электронный документооборот в сфере отношений работника и работодателя должен осуществляться исключительно с применением ЭП с обеих сторон.
Помимо этого, в вышеуказанных статьях описаны виды документов, разрешенных к обмену с помощью ЭДО, описан процесс внедрения ЭДО в организацию, отмечая что внедрение ЭДО это право руководства и работник может отказаться от такого формата информационно-документационного обмена.
Вышеперечисленные нормативно-правовые акты представляют собой федеральные законы, Приказы и Письма федеральных органов, Кодексы Российской Федерации. Их можно разделить на следующие группы:
а) определяющие основные принципы работы с информацией в организации;
б) регламентирующие порядок создания информационно — документационной базы организации в электронной среде;
в) устанавливающие технические и технологические требования к электронной системе работы с документами в организации, в том числе, вопросы информационной безопасности.
Данные акты постоянно дополняются и актуализируются параллельно развитию информационных технологий.
1.2 Принципы организации электронного документооборота
Как уже было отмечено ранее система электронного документооборота – это компьютерная программа (программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.) . Любая система электронного документооборота, в первую очередь, должна удовлетворять определенные потребности организации. Чтобы этого добиться «разработчиками создаются такие СЭД, которые будут направлены на достижение следующих целей» :
1. Обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;
2. Снижение трудозатрат на рутинные операции;
3. Обеспечение повышения качества документов, создаваемых в организации;
4. Обеспечение контроля прохождения документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или оформления в дело;
5. Сокращение сроков прохождения и исполнения документов;
6. Централизованное хранение текстов документов, подготовленных в электронной форме и их графических образов;
7. Возможность организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу и оперативного поиска документов по тематическому набору реквизитов.
Для достижения выше названных целей системы электронного документооборота должны обладать рядом определенных особенностей. Таковыми являются: наличие справочников, возможность интеграции с другими программными продуктами, применение системы управления базами данных.
Понятие «справочник» дано на официальном сайте компании 1С . Итак, Справочники – это прикладные объекты конфигурации, т.е. они позволяют хранить в информационной базе данные, имеющие одинаковую структуру и списочный характер. Это может быть, например, список сотрудников, перечень товаров, список поставщиков или покупателей.
Справочники предназначены для хранения и упорядочивания различной справочной информации. Их использование позволяет избежать разного рода ошибок, например, при наборе каких-либо реквизитов документа. Они регулярно обновляются, позволяя пользователю работать с наиболее актуальной на момент обращения информацией.
Справочники используются для упрощения заполнения полей диалогов. Удобнее и надежнее не заполнять поля вручную, а там, где это можно, подставить данные из соответствующего справочника.
Одной из самых важных и актуальных задач при внедрении СЭД является задача интеграции системы электронного документооборота с другими информационными системами. Отметим, что интеграция – это процесс объединения нескольких объектов в одно целое . Любая СЭД должна интегрировать с иными программами, системами, так как именно это позволяет ей иметь более обширный набор функциональных возможностей. СЭД, не имеющая возможности интеграции с другими IT-системами – неконкурентоспособна на рынке.
Неразрывно связана с интеграцией еще одна актуальная задача внедрения СЭД – миграция данных из ранее используемых систем электронного документооборота, причем не только при переходе с устаревших СЭД, но и при миграции по каким-либо причинам с платформы, на которой был ранее реализован электронный документооборот.
Миграция данных является отдельным организационным проектом и включает в себя все основные стадии: анализ, проектирование, разработка, тестирование. «Откладывание миграции на «последний момент» недопустимо, так как это влечет за собой задержки сдачи целевого проекта и непредвиденные расходы».
Еще одной особенностью СЭД является наличие в них системы управления базами данных (СУБД). СУБД – это хранилище данных и метаданных системы. Такое определение приводит в своей работе Е.В. Романченко .
СУБД – это совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного использования баз данных многими пользователями . Отметим, что система управления базами данных является посредником между базой данных и ее пользователями.
Основными функциями СУБД являются: управление данными во внешней памяти (на дисках); управление данными в оперативной памяти; журнализация изменений, резервное копирование и восстановление базы данных после сбоев.
Таким образом, система управления базами данных имеет сложную структуру и является неотъемлемой частью систем электронного документооборота.
Отметим, что это универсальный документ, содержащий функциональные требования к управлению электронными документами в рамках систем электронного документооборота. Областью применения данного стандарта являются как частные, так и государственные учреждения, желающие внедрить СЭД.
Итак, основными функциями систем электронного документооборота являются:
1. Управление доступом и безопасность – заключается в поддержании контроля и управления, связанных с обеспечением безопасности документов.
2. Функция резервного копирования и восстановления – используется для обеспечения безопасности.
3. Управление сроками хранения документов, их передачей и уничтожением.
4. Обеспечение ввода и регистрации документов.
5. Возможность поиска информации.
6. Создание отчетов.
Работа с электронными документами имеет свои особенности по сравнению с бумажным документооборотом. Для регистрации, согласования и подписания электронных документов используются специальные программы и сервисы, которые позволяют автоматизировать процессы и ускорить работу с документами. Кроме того, электронные документы обычно имеют цифровую подпись, что обеспечивает их юридическую значимость и защиту от подделки.
Кроме того, электронный документооборот имеет ряд преимуществ перед бумажным:
— во-первых он отличается быстротой и эффективностью. Обработка электронных документов происходит значительно быстрее, чем бумажных. Это позволяет сократить время на согласование и ускорить процессы внутри компании.
— во-вторых экономятся ресурсы. Использование электронных документов позволяет снизить затраты на бумагу, печать, доставку и хранение документов.
— в-третьих он более удобен и доступен. Электронные документы легко хранятся и передаются по электронной почте или с помощью специальных программ. Это делает их доступными для работы в любом месте и в любое время.
— в-четвертых он более безопасен и контролируем. Электронные документы обеспечивают высокий уровень безопасности и контроля за доступом к информации. Возможность цифровой подписи позволяет подтвердить авторство и подлинность документа.
— в-пятых он более экологичный. Использование электронных документов способствует сокращению загрязнения окружающей среды, так как не требует использования бумаги и других ресурсов, которые могут быть опасными для окружающей среды.
Таким образом, под СЭД понимается программа, в которой можно создавать документы, изменять их, а также использовать и хранить. Основными особенностями СЭД являются наличие справочников, возможность интеграции и миграции, а также наличие системы управления базами данных. Данные особенности являются универсальными, то есть они должны быть в любой системе, что же касается функций СЭД, отметим, что приведенный список функций систем электронного документооборота не является исчерпывающим, здесь были приведены основные, реализуемые в любой системе электронного документооборота. Рассмотренные функции обеспечивают адекватное ведение делопроизводства в организации с использованием СЭД. Одним из главных требований функционирования, предъявляемых к разработчикам современной СЭД, – предложить адекватное по качеству, цене и срокам, за которые осуществляется внедрение, решение независимо от индивидуальных особенностей работы заказчика, иными словами, СЭД должна удовлетворять потребности абсолютно любой по специфике деятельности и по размеру организации. Именно в этом и состоит главная задача при внедрении – СЭД должны иметь такие функции, с помощью которых рабочая группа по внедрению сможет адаптировать систему под конкретную организацию.
1.3 Современные методы и инструменты электронного документооборота в организациях
Современный рынок РФ насыщен различными вариантами подобных программ. Наиболее яркими примерами электронного документооборота являются:
• «Практика». С 2012 года данный вариант позиционировался Минкомсвязи в качестве основного. Охват составил порядка 4 тысяч клиентов. Именно эту систему применяют многие госучреждения Москвы и по сей день. При этом есть два варианта: серверная и облачная версии. Преимуществом является приемлемая стоимость абонплаты. За каждого дополнительного пользователя понадобится доплатить.
• Director. Здесь приоритет отдан принципам коллективного взаимодействия. Достоинством является удобство схемы построения баз материалов.
• «Дело». Этот пример СЭД также популярен на отечественном рынке. Именно им пользуются многие крупные компании: Сбербанк, Центробанк РФ, Ростелеком и пр.
• Naumen DMS. Данный продукт разработан на базе NauDoc, однако сюда внесены многочисленные дополнения и усовершенствования.
• CompanyMedia. Продукт, ориентированный на персонификацию. Эта система позволяет формировать персональные рабочие места с последующей поддержкой их функционирования.
• Directum. Данная программа используется фирмами, организациями и образовательными учреждениями и предназначена для автоматизации основных операций, выполняемых в ходе обработки документов и взаимодействия между руководством и сотрудниками фирмы или организации.
• 1С: Документооборот. Отечественная СЭД на базе платформы 1С. Разработчик предлагает как готовые маршруты документооборота, затрагивающие весь жизненный цикл документа, так и инструменты для коммуникации между сотрудниками. Предусмотрено несколько тарифных планов, которые подойдут компаниям разного размера.
Платформы кадровой СЭД:
• СБИС Кадровый электронный документооборот от ООО «Тензор». Данная СЭД — это надежная система для подготовки, хранения и подписания кадровых документов.
• TESSA. Система от компании Syntellect. Основными преимуществами программы являются скорость, не перегруженные интерфейсы, удобные визуальные отчеты и довольно низкая стоимость.
• ТЕЗИС. Система создана российской компанией Haulmont с центром разработки в Самаре, в основе всех продуктов этого разработчика лежит собственная платформа CUBA. ТЕЗИС ECM особенно любит государственный сектор благодаря готовому модулю для учета обращений от граждан. Это полноценная система для ЭДО с электронной канцелярией, бизнес-процессами, конструктором отчетов и контролем исполнительской дисциплины.
• DOCSVISION СЭД/ECM. Разработчик: компания ДоксВижн, Россия. Предлагает платформу, на базе которой разрабатываются специализированные решения, в том числе для кадрового документооборота и делопроизводства.
• ELMA365 КЭДО — решение для комплексной автоматизации кадрового документооборота, а не просто электронного подписания.
При выборе подходящего варианта нужно учитывать параметры зрелости исходной схемы документооборота на предприятии, цели внедрения системы, имеющиеся резервы, требуемые ресурсы. Нужно понимать возможности дальнейшего развития и стоимость установки, последующего использования решения. При этом второй параметр измеряется как с позиции времени, так и денежных средств. Важно брать во внимание стоимость ПО и непосредственно владения им. Из дополнительных расходов следует выделить последующий апгрейд, переобучение персонала и пр. Многие современные продукты поддерживают мобильные устройства и могут быть интегрированы с уже существующими информплатформами компании. Все описанные примеры систем электронного документооборота в полной мере отвечают законодательным и нормативно-методическим требованиям. При этом большинство из них включено в реестр отечественного софта, что делает их рекомендованным для применения в госведомствах и организациях РФ.
Таким образом, нормативно-методическую базу по организации электронного документооборота составляют Федеральные законы, Постановления, Приказы, Инструкции и прочие документы. Эти документы содержат требования к организации электронного документооборота, включая требования к электронной подписи, защите информации, управлению информационной безопасностью, а также к порядку документооборота в электронной форме. Системы электронного документооборота сегодня очень востребованы и играют важную роль в современном бизнесе и организациях. СЭД позволяют ускорить процессы обработки и передачи документов, обеспечивают их надёжное хранение, позволяют контролировать доступ к информации, особенно конфиденциальной, улучшают взаимодействие между потребителями информации, снижают нагрузку на персонал, в обязанности которого входит ручная обработка документов. Таким образом, системы электронного документооборота являются необходимым инструментом для оптимизации бизнес-процессов, повышения эффективности работы и защиты информации.
Чтобы лучше сформировать представление об электронном документообороте требуется детально рассмотреть проблемы внедрения электронного документооборота в ООО «ПК Венткомплекс», что и будет сделано в следующей главе работы.
Страницы: 1 2