Страницы: 1 2
2 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ООО «ПК ВЕНТКОМПЛЕКС»
2.1 Краткая характеристика ООО «ПК Венткомплекс»
ООО «ПК Венткомплекс» зарегистрирована 20 февраля 2018 г. регистратором Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы № 11 по Удмуртской Республике.
Руководитель организации: генеральный директор Симанов Иван Валериянович.
Юридический адрес ООО «ПК Венткомплекс» — 427629, Удмуртская Республика, город Глазов, улица Куйбышева, дом 77 строение 1, кабинет 111.
Основным видом деятельности является «Торговля оптовая прочими машинами и оборудованием».
Компания ООО «ПК Венткомплекс» сотрудничает не только с индивидуальными заказчиками, но и с другими организациями климатических систем, поэтому зачастую ООО «ПК Венткомплекс» занимается поставкой большого количества вентиляций и кондиционеров в другие компании, а также нередко проводит техническое обслуживание в крупных организациях. Партнерами компании являются крупнейшие отечественные компании, занимающиеся производством вентиляционного и отопительного оборудования.
Так как ООО «ПК Венткомплекс» сотрудничает с поставщиками, проверенными временем и качеством, то фирма может дать стопроцентную гарантию долгого срока службы оборудования. Все климатические системы поставляются непосредственно с заводов.
Специалисты компании ООО «ПК Венткомплекс» могут найти подход к любому клиенту. С каждым заказчиком пожелания и требования оговариваются индивидуально. При поставке климатического оборудования инженеры и монтажники фирмы внимательно изучают все условия, подбирают вентиляционную систему, соответствующую помещению, и составляют проект. Помимо всех этих манипуляций, компания осуществляет технические работы на время гарантии оборудования.
Если заказчик недостаточно компетентен в вопросе климатических систем, то специалисты компании ООО «ПК Венткомплекс» предварительно консультируют, советуют наиболее подходящий вариант оборудования. В случае поломки вентиляции или какой-либо другой климатической системы, организация проводит ремонтные работы. Специалисты компании ООО «ПК Венткомплекс» выполняют технические и монтажные работы любой сложности.
Организационная структура ООО «ПК Венткомплекс» представлена в приложении 1.
В пределах своей компетенции директор ООО «ПК Венткомплекс», являясь руководителем верхнего уровня, организует всю работу и несет полную ответственность за его состояние и деятельность.
2.2 Анализ проблем и возможностей внедрения электронного документооборота в ООО «ПК Венткомплекс»
В ООО ПК «Венткомплекс» ответственным за делопроизводство является коммерческий отдел. Регламентирующими документационное обеспечение управление (в том числе с использованием системы электронного документооборота) локальными нормативными актами являются:
а) Положение о коммерческом отделе от 20.02.2015 №3523.
Положение регламентирует перечень задач и функций отдела, в которые входит:
а) обеспечение ведения документооборота;
б) документационное обеспечение работы директора организации;
в) организационно-информационное обеспечение деятельности руководителя организации.
В правах отдела закреплено, что отдел может выносить на рассмотрение директора предложения по совершенствованию методов работы Отдела.
Коммерческий отдел взаимодействует со всеми отделами и производственными подразделениями организации по вопросам, связанным с реализацией стратегии развития отдела. В отделе предусмотрено две должности — помощник руководителя и секретарь руководителя.
б) Положение об электронном документообороте (ЭДО) от 20.02.2015 №3523.
Положение об ЭДО представляет собой нормативный документ, регламентирующий основные принципы организации работы с электронными документами и непосредственно в СЭД.
Такое положение является необходимым для последующего определения путей и способов совершенствования корпоративной СЭД, для закрепления порядка доступа к системе, правил по работе с документами, определение контроля за исполнением. В организации, несмотря на функционирование СЭД, данное положение отсутствует.
В ООО ПК «Венткомплекс» обмен документами с контрагентами осуществляется с помощью система бухгалтерской и складской отчетности (СБИС). СБИС представляет собой единую систему для взаимодействия с контрагентами. Документы, отправляемые с помощью СБИС, подписываются электронной цифровой подписью. Стоит отметить, что СБИС не является единственным каналом связи организации с контрагентами, для этого также используются электронная почта, мессенджеры и пр.
Электронные документы в организации подписываются с помощью электронной подписи (ЭП). ЭП зарегистрирована на руководителя организации, доступ к которой имеют заместители директора, главный бухгалтер и другие ответственные лица. Инструкций и правил по использованию электронной подписи в ООО ПК «Венткомплекс» также разработано не было. Это приводит к тому, что любое лицо, которое имеет доступ к ЭП, может подписать любой документ от лица генерального директора, что фактически нарушает законодательство в сфере регулирование электронной подписи и такой документ не может иметь юридическую силу. С другой стороны, в электронной системе организации не фиксируется использование ЭП, что не позволяет доказать факт такого незаконного использования. В случае возникновения спорных ситуаций, ответственность за содержание подписанного документа будет нести руководитель организации. Однако такая ситуация все еще является незаконной, согласно статье 2 ФЗ «Об электронной подписи» .
в) Должностные инструкции помощника руководителя и секретаря руководителя от 20.02.2015 №3523.
В отделе представлены две должности – секретарь и помощник руководителя. Обе должности функционируют в отделе за одним автоматизированным рабочим местом, выполняя одни и те же задачи. Обратившись к их должностным инструкциям, также был сделан вывод, что на сотрудников возложены фактически идентичные обязанности. Это приводит к тому, что сотрудники выполняют одни и те же задачи, что в свою очередь приводит к дублированию задач для специалистов на разных должностях. Опираясь на профессиональный стандарт специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией , можно сделать вывод, что помощник и секретарь руководителя являются разными должностями так, как имеют разные функции и обязанности. Помощник руководителя осуществляет информационно-аналитическое сопровождение деятельности руководителя, помогая ему в формировании информационного взаимодействия с контрагентами, организуя исполнение его решений, осуществляет организацию деловых контактов. В свою очередь, секретарь руководителя осуществляет организационно-документационное сопровождение руководителя, помогает составить рабочий план, работает с посетителями, осуществляет подготовку к конференциям и собраниям, также в деятельность секретаря входит разработка ЛНА, ведение документооборота организации.
Необходимо отредактировать должностную инструкцию помощника руководителя, разведя функционал с задачами секретаря. В организации обе должности функционируют, и работники, занимающие их, выполняют свои задачи на одном компьютере, что говорит о невозможности качественного выполнения поставленных задач.
г) Инструкция по делопроизводству от 20.02.2015 №3523.
Инструкция по делопроизводству ООО ПК «Венткомплекс» основывается на типовой инструкции и описывает процессы работы с бумажными документами в организации. Описанные в инструкции процедуры соблюдаются, организация работы с электронными документами в СЭД остается без регламентации, в редких случаях, когда данная регламентация установлена, она не соблюдается.
В инструкции по делопроизводству в разделе «Общие положения» даются определения понятиям, используемых в инструкции. обозначена правовая основа документа.
Раздел «Подготовка служебных документов» представляет собой общие требования к составлению документов, описано как составляется проект документа. Представлены требования к оформлению документов предприятия, согласно которому во всех документах используется шрифт Times New Roman, 12-13 кегль и 1,5 межстрочный интервал, однако, обратившись к имеющимся в организации шаблонам, можно сделать вывод, что данным требованиям в организации не следуют. В тексте раздела прописаны приложения с бланками, однако соответствующими приложениями отсутствуют. Также для постановки регистрационного номера документов используется порядковый номер, но при использовании метода наблюдения, было отмечено, что сотрудники отдела офис директора ставят номер так, как заблагорассудится. Далее описывается утверждение и согласование документов организации, согласно инструкции, данные действия осуществляются исключительно в бумажной форме, однако в данный момент используется смешанный формат т.е. как бумажный, так и электронный. Отдельно необходимо отметить пункт «Подпись» так, как в нем описывается только собственноручная подпись руководителя, однако в организации действует электронная подпись.
Раздел «Организация документооборота на предприятии» описывает порядок обработки и регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. В пункте «порядок обработки и регистрации входящих документов» описаны документы, которые не подлежат регистрации (вся корреспонденция с надписью лично; поздравительные открытки, поздравительные письма; печатные издания; рекламные материалы, однако, после интервью с сотрудником офиса директора, было выяснено, что некоторые документы могут быть не зарегистрированы «потому, что так сказал руководитель». Также не описано как регистрируются электронные документы в СЭД.
В разделе «Порядок отправки корреспонденции через секретаря» способы отправки корреспонденции, распределение документов между структурными подразделениями. В целом, данный раздел полностью соответствует сложившейся ситуации в организации, однако не описана отправка с помощью СЭД.
В разделе «Контроль исполнения документов» описаны общие требования к контролю за исполнением поставленных задач сотрудникам. Согласно инструкции, контроль за исполнением сроков ставится на секретаря руководителя, однако в сложившейся ситуации контроль могут осуществлять сотрудники, за которыми будет закреплена эта задача руководителем. Также в данном разделе не описана действующая в организации CRM-система Мегаплан, в которой ставятся задачи и осуществляется контроль за исполнением.
Раздел «Систематизация документов» представлен требованиями к составлению и оформлению номенклатуры дел в организации. Сразу необходимо отметить о том, что нам было отказано в предоставлении номенклатуры дел организации, сославшись на конфиденциальную информацию. Причиной отказа можно предположить не конфиденциальность, а нарушение сроков составления номенклатуры так, как в инструкции описано, что номенклатура дел на следующий календарный год составляется не позднее 31 декабря текущего года. В организации же номенклатура на 2023 год составлялась в конце марта 2023 года.
В данном пункте описано, что электронная версия номенклатуры дел и шаблоны документов заносятся в СЭД организации, однако в СЭД организации номенклатура дел отсутствует и никогда туда не вносилась, а шаблоны представлены четырьмя устаревшими документами (приказ, распоряжение, письмо и служебная записка). Данные шаблоны являются устаревшими и не соответствуют ГОСТу Р 7.0.97-2016 . Так, например, в служебной записке, которая является внутренним документом, прописаны реквизиты организации. Помимо ошибок связанных с оформлением шаблонов, выявлено что данные не актуализируются, например, в шаблоне приказа, на должности директора указан предыдущий директор организации.
Стоит отметить, что в целом в инструкции по делопроизводству не упоминается, какие процессы организуются в бумажной среде, а какие в электронной. Отсутствует описание процессов документооборота в СЭД.
Инструкция по делопроизводству организации не соответствует действующей практике работы с документами. Для решения этой проблемы необходимо актуализировать инструкцию, описать работу в системе электронного документооборота в организации.
д) Альбом и Табель форм документов
Табель представляет собой перечень форм документов, подлежащих к применению в организации. Альбом форм документов является сборником форм, с указанием по их заполнению и является приложением к Табелю. Таким образом, с помощью Табеля и Альбома, формы документов закрепляются в одном локальном нормативном акте и унифицируют процесс создания документов разного вида. В организации Табель и Альбом отсутствуют.
е) Инструкции или правила по работе с СЭД
Внедрение СЭД предусматривает разработку инструкций для сотрудников и организацию корпоративного обучения по работе в системе. Инструкции подробно описывают шаги по выполнению задач внутри корпоративной СЭД с целью сокращения количества ошибок и сбоев системы по причине недостаточного количества знаний по работе в системе.
В процессе внедрения корпоративной СЭД в ООО ПК «Венткомплекс» не были созданы инструкции для сотрудников и их обучение происходило с помощью типовых инструкций, а также методом проб и ошибок — т.е., самостоятельного освоения программы каждым сотрудником. Таким образом, отсутствие инструкций приводит к снижению эффективности труда сотрудников, потому как сотрудник должен не только осваивать функционал и адаптироваться к интерфейсу в краткие сроки при трудоустройстве, но и не имеет информации по расположению необходимых для выполнения задач документов, не знает всех функциональных возможностей системы.
Вышеописанное демонстрирует, что существующая система локальных нормативных актов организации не опирается на требования, описанные в федеральных законах, Правилах и иных нормативно-правовых и методических документах. Важно отметить, что несоответствие локальных нормативных актов прослеживается и при наблюдении за организацией процесса работы с документами. Описанные в Инструкции по делопроизводству положения не характеризуют организацию электронного документооборота. Отсутствие Положения об ЭДО также демонстрирует, что существующая локальная нормативная база не совершенствуется с внедрением новых технологий работы с документами.
Должностные инструкции показывают, что в структурном подразделении задача по совершенствованию системы ДОУ не зафиксирована ни за одной должностью, однако, Положением Офиса директора такая функция предусматривается.
Для решения выявленных проблем необходимо назначить ответственного или группу ответственных за актуализацию ЛНА организации в сфере ДОУ. В ЛНА необходимо отразить сложившиеся практики по работе с документами, внести правила работы с электронными документами, регламентировать работу с помощью СЭД, также создать положение об ЭДО.
В 2014 году увеличился объем документооборота ООО ПК «Венткомплекс», связанный с масштабированием компании. Это повлекло увеличение количества обрабатываемых документов разных видов, существующая бумажная система документооборота, по мнению руководства, не позволяла эффективно реализовывать текущие задачи производства.
В связи с этим руководство приняло решение о необходимости автоматизации существующей системы документационного обеспечения управления и производства посредством внедрения системы электронного документооборота.
В 2016 году ООО ПК «Венткомплекс» обратился в компанию «АйТи Инлайн». Данная организация была выбрана по причине самых выгодных с экономической точки зрения из предложенных условий среди конкурентов. Главной причиной выбора аутсайдерского метода являлось отсутствие компетентных сотрудников для внедрения своими силами. Опираясь на запросы руководства организации, аутсорс-специалисты предложили к внедрению систему 1С Предприятие, которая была одной из наиболее популярных систем и экономически выгодных для организации систем.
Интервью со специалистом показывает, что важный этап процесса внедрения СЭД — предпроектное обследование и рационализация делопроизводственных и других процессов, фактически был упущен, что привело к тому, что на сегодняшний день в организации процесс работы с документами как в бумажной, так и в электронной среде остается бессистемным и не регламентированным.
В дополнении к этому стоит отметить, что компания-интегратор, на которую была возложена задача по внедрению СЭД, не погружены в специфику работы организации и не ориентированы на рационализацию документационного обеспечения управления.
Обучение сотрудников проходило самостоятельно с помощью типовых инструкций, которые включаются в сопроводительную документацию к с СЭД от компанииинтегратора. Инструкции более углубленные и понятные, для сотрудников, ранее не работавших и не разбирающихся в СЭД, не создавались и отсутствуют до сих пор. Начальник отдела ИТ отмечает, что «погружение в СЭД происходит методом научного тыка».
В период адаптации к внедренной СЭД организация мер по обеспечению контроля за исполнением регламентов и инструкций не предпринималось, таким образом сотрудниками внедренная система стала восприниматься как необязательная, скорее информационная среда, что привело к проблемам, которые будут описаны далее.
После внедрения СЭД в организацию было решено отказаться от услуг «АйТиИнлайн» и руководство для обеспечения сопровождения действующей системы обратилось к компании «ПоларисСофт», которая осуществляет сопровождение текущей СЭД и занимается внедрением новой системы 1С: ERP в ООО ПК «Венткомплекс». Этап «Сопровождение» характеризуется доработкой внедренной системы, добавлением новых функций, расширяющих возможности СЭД. Стоит отметить, что такой этап был упущен и многие проблемы системы до сих пор не решены.
В 2020 году руководством было принято решение о внедрении дополнительной системы для работы с документами и проектами — Мегаплан. Начальник отдела ИТ отмечает, что «по решению акционера, который увидел в действии Мегаплан, было решено его и нам установить, мол удобная система». Мегаплан – это CRM система, с помощью которой ставятся задачи, осуществляется контроль за их исполнением, также функционал системы позволяет осуществлять аудио и видеозвонки и конференции, формировать единое пространство для размещения файлов к проектам и задачам с разным уровнем доступа.
Мегаплан позволяет также проследить взаимодействия между конкретными сотрудниками внутри и между отделами. Однако после внедрения Мегаплана, сотрудники пользовались им крайне редко. Начальник отдела ИТ прокомментировал: «как только акционер поднимал вопрос «Почему никто не работает в Мегаплане?» — сразу же все начинали в нем работать, но такая работа возникла кратковременно».
Еще одной проблемой организации работы с использованием CRM-системы было невыполнение поставленных руководством задач. Для решения данной проблемы, был издан приказ, который приравнял Мегаплан к ЭДО. В приказе описаны санкционные меры к сотрудникам в виде дисциплинарной ответственности за просроченный дедлайн к поставленной задаче.
Однако содержание приказа не решает системную проблему нормативной и методической незакрепленности использования СЭД в документационном обеспечении управления ООО ПК «Венткомплекс». Например, использованный в приказе понятие «дедлайн» не определяется и не содержится ни в одном локальном нормативном акте организации. А само понятие и содержание ЭДО не описано локальной системой актов и методических рекомендаций организации. Таким образом, термины, которые используются организацией в ходе своей деятельности, считаются руководством «условно понятными» для всех и не закрепляются ни в одном документе.
Для внутрикорпоративных неформальных коммуникаций используются дополнительные программные продукты — мессенджеры, такие как Телеграмм и MyChat. Обилие мессенджеров и количества чатов в них для обмена информацией создает дублирование поступающей информации, влечет за собой возникновение отвлекающего фактора, что приводит к снижению эффективности труда сотрудников.
Таким образом, внедрение СЭД в ООО ПК «Венткомплекс» проходило с рядом допущенных ошибок, что повлияло на ее текущее состояние. Руководство организации не видит проблем действующей системы и считает ее эффективной в достаточной мере, что на сегодняшний день является наибольшей проблемой, чем состояние системы.
В рамках данного исследования была проведена оценка эффективности корпоративной системы электронного документооборота ООО ПК «Венткомплекс». На основании проведенной оценки разработаны соответствующие рекомендации по ликвидации выявленных проблемных ситуаций
а) Информационные ресурсы
С помощью СЭД 1С: Документооборот в организации регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы. Проведенное интервью с секретарем руководителя, продемонстрировало, что не все документы регистрируются в 1С. Это замедляет поиск необходимого документа, появляется вероятность дублирования регистрации документом, что приводит к снижению эффективности работы сотрудника и повышению риска утери документов.
С января по апрель 2023 года в системе 1С зарегистрировано 413 входящих и 70 исходящих документов. В 2022 году общее количество зарегистрированных через 1С составило 1437 из которых 1217 составили входящие документы, а 220 — исходящие. В организации отсутствует список нерегистрируемых видов документов, служебные записки регистрируются выборочно и бессистемно. Не подлежат регистрации в 1С бухгалтерские документы — они регистрируются в отдельном документе формата .xls. С января по апрель 2023 года в данном документе зарегистрировано 550 бухгалтерских документов.
Таким образом, процент регистрируемых документов через 1С составляет 39,9% от общего числа зарегистрированных документов.
Стоит отметить, что сотрудниками организации не создается и не сохраняется ежегодная справка об объеме документооборота, что не позволяет проследить тенденцию изменения объема документооборота в организации. Подсчитать количество нерегистрируемых документов не представляется возможным.
Следующим показателем, который необходимо учесть в ходе оценки эффективности корпоративной СЭД, является количество и качество фиксации метаданных. В 1С: Документооборот у зарегистрированных документов сохраняются следующие метаданные: вид и название документа; сведения об адресанте; сведения об адресате; регистрационный номер и дата.
Не сохраняются следующие сведения: об ответственном лице; срок исполнения; состояние документа; реквизиты документа; резолюция.
Ни в одной из систем (1С или Мегаплан) не организовано хранение проектов документов, над которыми работает сотрудник. Не сохраняются данные о внесении правок в документ.
Одной из проблем является отсутствие сохранения связей входящих и исходящих документов. Так, например, в случае появления спорной ситуации, организация не сможет доказать свою правоту в краткие сроки из-за отсутствия зафиксированной информации о ходе работы с документом. На поиск информации потребуется дополнительное время.
Несохранение метаданных и связей приводит к тому, что компания теряет основное преимущество работы в СЭД – это репрезентативность процессов, которые протекают в организации, действий сотрудников и снижение общей эффективности труда в электронной среде.
Использование полного функционала СЭД и CRM-системы хотя бы с целью соблюдения необходимых условий работы с документами в электронной среде исключило бы необходимость предоставления отчетов о проделанной работе на еженедельных планерках, а также позволило бы увидеть слабые места в работе организации.
Оценкой данного раздела является 4, поставленной по двум критериям: объем документооборота регистрируемый в СЭД и количество и качество фиксируемых метаданных.
б) Техническое обеспечение рабочих мест АРМ, функционирующие в организации, полностью соответствуют рекомендованным требованиям СЭД.
АРМ имеют следующие характеристики:
а) Процессор — Intel Core i5-9500E с частотой 4200 МГЦ, со встроенным графическим ядром, что позволяет сэкономить на видеокарте. На АРМ сотрудников, которые занимаются графическим моделированием продукции ООО ПК «Венткомплекс», устанавливаются современные видеокарты Nvidia RTX 2060.
б) Оперативная память — ОЗУ устанавливается во все АРМ с объемом не менее 16 Гб.
в) Основной накопитель — все нововведенные АРМ оснащаются SSD, с объемом не менее 256 Гб, для быстродействия системы. На SSD устанавливаются операционная система, соответствующее ей ПО и ярлык с доступом к клиенту СЭД. Помимо SSD устанавливаются жесткие диски HDD, с памятью не менее 1 Тб, для тех файлов и ПО, что не требуют более быстрой работы с ними.
Начальник отдела ИТ стремится заменять имеющиеся и внедрять новые АРМ так, чтобы они имели идентичные характеристики, что позволяет стандартизировать обслуживание таких АРМ.
В данном разделе средняя оценка составила 8 из 10 и производилась на основе следующих критериев: оснащенность АРМ, технические возможности для совершенствования системы. Причиной снижения оценки является выявленная проблема, замедляющая быстродействие СЭД и заключается она в том, что клиент СЭД находится на сервере, из-за чего при многократном обращении к нему СЭД может замедлить свою работу или выдать критическую ошибку и сбросить процесс.
в) Нормативно-методическая база регулирования СЭД
Нормативная-методическая база регулирования СЭД в организации отсутствует. Это является очень важной проблемой, поскольку может привести к тому, что сотрудники организации будут работать так, как знают или считают нужным, что и происходит на сегодняшний день.
Соответственно, регламенты по таким процессам как порядок подключения пользователей к системе, заполнение данных об информационном объекте в систему, соблюдение требований к использованию отдельных режимов работы, внесение информации в справочники системы не разработаны в организации. Не представлен и перечень требований по работе с документами как внутри СЭД, так и вне ПО.
Данный раздел оценивался по следующим критериям: наличие локальных нормативных актов, регулирующих СЭД и регламенты, по организации процессов работы в СЭД. Средняя оценка по данным критериям стала 0 из 10, по причине отсутствия соответствующих ЛНА и регламентов.
г) Степень вовлеченности и качества работы пользователей в СЭД
На апрель 2023 года в ООО ПК «Венткомплекс» официально трудоустроено 400 сотрудников, 60 из них имеют учетные записи в корпоративной системе 1С. Это составляет 15% процентов от общего числа сотрудников.
В текущей ситуации, в организации наблюдаются проблемы с использованием 1С, частые ошибки пользователей во время работы с системой, что говорит о недостаточной обученности и об отсутствии инструкций пользования.
«Коллеги часто совершают типовые ошибки при работе в 1С или не могут найти, где и какую кнопку нажать и обращаются за консультацией ко мне» — резюмирует начальник отдела ИТ. К вопросам, связанным с навигацией по 1С, относятся, например такие как сотрудник не может найти, где в 1С находятся в какой вкладке, находится необходимый ему раздел. Ошибки, в первую очередь, связаны с недостаточными знаниями функционала и интерфейса программы, например, сотрудник «куда-то» нажал и «всё» исчезло.
Все это говорит о том, что сотрудникам тяжело самостоятельно осваивать СЭД и необходимы соответствующие инструкции, консультации или же другой способ повышения уровня знаний по данному вопросу. В целом в организации прослеживается низкий уровень владения информационными технологиями и ПК. Во многом это объясняется тем, что большинство сотрудников, которые работают в данной системе — лица предпенсионного и пенсионного возраста, которым тяжело осваивать технологии самостоятельно. Функционал программного обеспечения и ПК в целом используется на начальном уровне.
Данный раздел оценивался по таким критериям как: количество сотрудников, присоединенных к СЭД и качество их работы в ней. Средней оценкой является 3,5 из 10 так, как в СЭД работает преимущественно административно-управленческий аппарат организации и сотрудники часто совершают типовые ошибки и имеют низкий уровень владения информационными технологиями.
д) Управление и совершенствование корпоративной СЭД
В данный момент в организации внедряется 1С: ERP, которая объединяет в себе функционал Предприятия и Документооборота и множество других блоков. Это позволяет создавать единую информационно-документационную корпоративную среду и выполнять задачи, не перемещаясь между программами и клиентами. Однако, по мнению начальника отдела ИТ, повторяются все те же проблемы внедрения СЭД.
В данный момент руководство организации видит необходимость создания единого пространства, которое будет в себя включать функционал всех имеющихся ПО, но выбирает для этого путь ликвидации сложившейся системы и внедрения новой. Такой способ чреват тем, что есть риск утери данных или доступа к ним. На сегодняшний день система взаимосвязей документов фактически отсутствует, потому как часть задач реализуется в одной системе, а часть в другой.
Как отмечалось ранее, в организации нет ответственного или рабочей группы по вопросам совершенствования ДОУ и СЭД, в частности. Часть обязанностей взял на себя главный бухгалтер, недостаточность компетенций которого зачастую тормозит текущие процессы работы в 1С.
Критериями, по которым оценивался данный раздел, являются: наличие специального структурного подразделения по вопросам СЭД, техническое сопровождение СЭД и информационная поддержка пользователей системы. Средней оценкой стала 3 балла из 10. Причина такой оценки: отсутствие ответственного за СЭД и соответственно отсутствие структурного подразделения, отсутствуют мастер-классы, лекции или иные формы обучения сотрудников организации по работе с различными ПО и СЭД, что приводит к частным консультациям по типовым вопросам к сотрудникам отдела информационных технологий, у которых консультирование не входит в их обязанности и недостаточно для этого компетентности. Техническое сопровождение СЭД оценено высшим баллом так, как осуществляется ежемесячное резервное копирование информации, высокий уровень устойчивости системы (время ликвидации сбоев не более 30 минут) и регулярное обновление ПО, по мере выхода новых обновлений.
Исходя из выставленных оценок и выведенной средней оценке 4.3 балла из 10, можно сделать вывод что СЭД организации является неэффективной. Главной причиной этому является отсутствие проработанной нормативно-методической базы по работе в СЭД и ее регулированию, также низкий уровень качества работы сотрудников в СЭД. Для решения выявленных проблем, будут предложены соответствующие рекомендации по их устранению. Результаты проведенной оценки эффективности представлены на рис. 2.1. Лепестковая диаграмма демонстрирует слабые и сильные зоны СЭД ООО ПК «Венткомплекс».
К сильным местам можно отнести только зону Техническое обеспечение рабочих мест — рекомендуется отказаться от использования удаленного доступа к серверу и использование локальной сети для размещения документов и установку клиента 1С на каждый АРМ.
К слабым местам относятся остальные зоны. Наиболее слабой зоной является Нормативно-методическое обеспечение СЭД и Управление и совершенствование корпоративной СЭД.
Степень вовлеченности и качество работы сотрудников на достаточно низком уровне для такого временного промежутка с момента внедрения (внедрение 1С началось в 2016 году).
Проведенный анализ системы позволяет определить, что СЭД ООО ПК «Венткомплекс» можно отнести к первому уровню – в организации соблюдаются не все условия данного уровня: отсутствуют регламенты по работе в СЭД, нет обязательства работать в ней, также отсутствуют инструкции по работе в системе. Общий процент сотрудников, работающих с помощью СЭД 15% (60 сотрудников из 400).
2.3 Разработка методических рекомендаций по внедрению системы электронного документооборота в ООО «ПК Венткомплекс»
Проведенный анализ корпоративной СЭД ООО ПК «Венткомплекс» позволил выявить совокупность проблем, связанных с техническим, нормативно-методическим и кадровым обеспечением системы. Исходя из необходимости разработки наиболее эффективных в условиях ограниченности ресурсов решений по совершенствованию СЭД составлена система рекомендаций.
Нормативно-методический блок
Организация начала внедрение новой системы — 1С: ERP в 2020 году, и допускает прежние ошибки внедрения корпоративной СЭД. Для организации правильного процесса совершенствования корпоративной СЭД является необходимым фиксация ответственных лиц, а также создание постоянно действующей рабочей группы по совершенствованию корпоративной СЭД.
Организационная структура ООО ПК «Венткомплекс» имеет линейно-функциональную форму, что ограничивает возможности сотрудников на нормативно-закрепленное право создания регулярных команд, отвечающих за определенный вопрос вне уже сформированной системы соподчинения.
Создание горизонтальных рабочих групп для реализации проекта на текущем этапе создаст ситуацию двойного подчинения, что в целом будет разобщать систему корпоративного взаимодействия в ООО ПК «Венткомплекс», которая из без этого имеет достаточно проблемных мест.
Существует возможность создания рабочей группы, которая предполагает разработку положения о рабочей группе и определению факта постоянного характера функционирования рабочей группы. Это предполагает распределение сфер ответственности, проработку краткосрочных и долгосрочных планов (стратегий) развития СЭД, а также возможность провести необходимое предпроектное обследование для внедрения 1С: ERP. Это соответствует принципам построения механистических, четко регламентируемых и бюрократизированных корпоративных структур и в целом представляет наиболее релевантное решение данной проблемы.
При создании рабочей группы необходимо разработать следующий пакет документов: Положение о создании постоянной рабочей/проектной группы по вопросам развития корпоративной СЭД; Стратегия корпоративного развития СЭД в ООО ПК «Венткомплекс»; Рабочий план мероприятий по совершенствованию корпоративной СЭД на 2023- 2024 гг.
Данная мера позволит обеспечить выполнение поставленных задач на высоком уровне, закрепив права и ответственность сотрудников в этой группе, а также гарантировать регулярное выполнение комплекса мероприятий по совершенствованию ДОУ через реализацию планирования.
Стратегия развития определяет направление и принципы совершенствования, которые должны преобразовать существующие несогласованные практики в систему.
Однако разработка стратегии имеет и недостатки. Ключевой проблемой для организации может стать правовая ответственность, которая потенциально может наступить в ходе невыполнения указанных в стратегии процедур.
Разработка Положения об ЭДО с описанием функций, прав и ответственных должностей за совершенствование электронного обмена. Это позволит дополнительно закрепить права и обязанности рабочей группы по вопросам организации ЭДО. Также стоит отразить требования к фиксации метаданных.
Разработка Регламента использования электронной подписи позволит определить правила пользования ЭЦП, закрепить права, обязанности и ответственность владельцев ЭЦП. Необходимо определить ответственное лицо, контролирующее вопросы обеспечения юридически значимого документооборота в организации.
Переработка Инструкции по делопроизводству и должностной инструкции секретаря руководителя с описанием в них специальных требований по работе в СЭД, а также переработка должностной инструкции помощника руководителя с целью конкретизации задач, которые решает специалист и исключения дублирования задач, возложенных на секретаря руководителя. Такое решение является оптимальным и позволит сосредоточить задачи по обеспечению документооборота на конкретном специалисте.
Разработка комплекта инструкций по работе в СЭД и CRM системе в качестве приложений к Инструкции по делопроизводству.
Аппаратно-технический блок
В организации существует проблема отсутствия связей между информационными объектами в корпоративной СЭД, в результате чего зарегистрированные в 1С документы, на основе которых ставится задача в Мегаплан, в него не загружаются. Это приводит к тому, что в 1С не сохраняется часть информации, связанной с решением поставленной по документу задачи, а в Мегаплане не сохраняются данные о поступлении документа, а также о предоставлении ответа на письмо или обращение. Решением данной проблемы может послужить интеграция Мегаплана в 1С.
Интеграция Мегаплана в 1С позволит:
а) загружать и выгружать документы из Мегаплана в 1С и наоборот. Например, можно создать задачу, которая будет опираться на входящий документ или письмо;
б) синхронизировать контрагентов в «Мегаплане» с контрагентами в 1С в обе стороны. Это позволяет сократить временные затраты на создание документов так, как нет необходимости в создании дополнительной базы для 1С;
в) загружать закрывающие документы1 из 1С в «Мегаплан».
Есть два варианта интеграции CRM-системы в 1С:
а) Приобретение коробочного варианта, то есть разработанного компаниейинтегратором кода, в данном случае речь идет о коде на языке программирования 1С, через который будет создаваться дополнительная обработка в виде синхронизации с Мегапланом;
б) Самостоятельная разработка программного кода на языке программирования 1С, что требует соответствующих знаний.
К интеграции рекомендуется первый вариант так, как покупка готового решения позволит избежать ошибок, которые могут быть допущены при самостоятельном внедрении. Также такой вариант является выгодным с точки зрения экономически и временных затрат. В процессе пользования пакетом будет осуществляться техническое сопровождение компании разработчика.
Кадровый блок
Руководству организации необходимо назначить ответственное лицо или создать группу ответственных за проведение консультаций или мастер-классов по общему повышению цифровой грамотности сотрудников, деловому общению, а также комплекса встреч по обучению работе в 1С и Мегаплан. Альтернативным вариантом проведения встреч могут записанные обучающие видео, с работой в СЭД.
Консультации должны осуществляться постоянно, для этого должны быть закреплены соответствующие обязанности и ответственность, а также разработан план мероприятий. Проведение встреч или обеспечение контроль за просмотром обучающих видео должны проводиться ежемесячно путем организации контрольных точек по темам.
По итогу реализации такого комплекса мероприятий должен повыситься общий уровень цифровых компетенций сотрудников, в том числе по работе в СЭД организации, уменьшится количество ошибок, совершаемых сотрудниками, возрасти скорость обработки документов. Предложенный перечень рекомендаций направлен на решение текущих задач по вопросам совершенствования корпоративной СЭД, но не способен решить глобальную проблему в организации, которая заключается в отсутствии культуры принятия управленческих решений руководством. Примером этому является принятое акционером решение о внедрении Мегаплан в организацию без проведения оценки необходимых для компании функций и предлагаемого функционала, потенциальной экономической выгоды и др. Несмотря на эту проблему, выполнение предложенного программного минимума по реабилитации существующей корпоративной СЭД поможет выстроить процессы движения документов и управления бизнес-процессами. Идеальным вариантом стала бы разработка процесса движения документа с нуля, однако руководство не считает это приоритетным направлением и не видит проблем в функционировании текущей системы. Также в организации отсутствуют инициативные кадры, которые смогли бы реализовать такое перепроектирование информационно-документационных процессов.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Система электронного документооборота – современная тенденция, позволяющая при правильном внедрении упростить работу сотрудникам отдела ДОУ.
Правильно внедренная и эффективная СЭД позволяет полностью автоматизировать электронное делопроизводство, находить любой документ, контролировать маршрут его движения, создать прозрачную и понятную систему ответственности и выполнения поставленных руководством задач. Такая система позволяет автоматизировать корпоративный документооборот внутри организации и с ее контрагентами. В СЭД сохраняется и редактируется номенклатура дел организации, доступ к которой имеется у всех сотрудников. В эффективной СЭД создается форма отчетности по различным статусам и атрибутам документа. Корпоративная СЭД должна быть адаптивной и масштабируемой.
В ООО ПК «Венткомплекс» внедрена и действует автоматизированная система 1С. Данная система была выбрана организацией так, как она соответствует их требованиям, является экономически выгодной для руководства, удобной и легко изучаемой системой для сотрудников.
Структура СЭД ООО ПК «Венткомплекс» представлена клиентом СЭД (1С), установленным на сервер, непосредственном сервером и его back-up, CRM-системой Мегаплан и программным обеспечением для внутрикорпоративной связи (MyChat), не интегрированным в систему, автоматизированными рабочими местами и дополнительными оборудованиями.
1С в организации представлена пятью продуктами: 1С Предприятие, 1С Документооборот, 1С Бухгалтерия, 1С Зарплата и управление персоналом, 1С Кадры. Системы Бухгалтерия, ЗУП и Кадры установлены на автоматизированные рабочие места соответствующих сотрудников. Предприятие и Документооборот установлены на серверы организации, сотрудники работают с ними с помощью удаленного доступа к этому серверу.
Нормативно-методическая база организации, регламентирующая сферу ДОУ представлена положением об отделе Офис директора, выполняющего функции отдела ДОУ, должностными инструкциями секретаря и помощника руководителя, Инструкцией по делопроизводству. Представленные локальные нормативные акты организации являются неактуальными так, в Инструкции по делопроизводству отсутствуют правила по работе с электронными документами и в СЭД, должностные инструкции секретаря и помощника руководителя дублируют функции друг друга и в обеих отсутствуют требования к знаниям и обязанности, связанные с обеспечением СЭД, в Положении отдела Офис директора также не закреплена технология организации документооборота.
В организации отсутствует нормативно-методическая база, регламентирующая работу в СЭД и с электронными документами. Для оценки эффективности действующей СЭД был использован метод оценки уровня зрелости СЭД.
Данный метод включает в себя 6 уровней:
а) Уровень 0 – нулевой – выделяется в организациях с достаточно развитой организационной структурой, в которых СЭД внедряется в подразделение постепенно;
б) Уровень 1 – начальный – на этом этапе СЭД внедрена во всех подразделениях и применяется обязательно, число пользователей составляет 10% от общего числа сотрудников;
в) Уровень 2 – распространяющийся – число пользователей системы составляет 20-25% от общего числа сотрудников. Круг пользователей расширяется за счет специалистов, использующих СЭД в справочно-информационных целях при выполнении своих обязанностей;
г) Уровень 3 – продвинутый – число пользователей СЭД составляет 50% от общего числа сотрудников. Активно используется внутренний электронный документооборот.
д) Уровень 4 – стандартизованный – число пользователей СЭД составляет более 50%, охватывая всех специалистов и руководителей подразделений. Документооборот на 50% электронный.
е) Уровень 5 – стратегический – в число пользователей входят все сотрудники организации, включая руководство. Все функциональные возможности СЭД используются в полную меру.
По результатам оценивая эффективности СЭД ООО ПК «Венткомплекс» была выставлена средняя оценка 4.3 из 10, а уровень зрелости определен как первый. При анализе по показателям были выявлены следующие проблемы:
а) объем документооборота, регистрируемый в СЭД — отсутствие перечня нерегистрируемых видов документов; часть документов (бухгалтерские документы) регистрируются вне системы; внутренняя документация регистрируется выборочно.
б) количество и качество фиксируемых метаданных — несохранение большинства метаданных документа (об ответственном лице, о сроке исполнения, о состоянии документа, о реквизитах документа, о резолюции); отсутствие фиксированных связей между документами и сохранения версий документа.
в) технические возможности для совершенствования системы — клиент СЭД установлен на сервер, что замедляет работу в системе;
г) отсутствие интеграции CRMсистемы и СЭД. Это необходимо, так как организация использует Мегаплан только для внутрикорпоративных взаимодействий
д) наличие локальных нормативных актов, регулирующих СЭД — полное отсутствие системы ЛНА, регулирующих СЭД в организации.
е) регламенты, по организации процессов работы в СЭД — отсутствие регламентов по ключевым вопросам работы в системе.
ж) количество сотрудников, работающих с помощью СЭД — к СЭД присоединен только административно-управленческий аппарат организации (15% от общего числа сотрудников).
з) качество работы сотрудников в системе — отсутствие инструкций по работе в системе; обилие типовых ошибок при работе в СЭД и с ПК;
и) низкий уровень владения информационными технологиями.
к) наличие специального структурного подразделения по вопросам СЭД — отсутствие ответственного лица за СЭД организации; нет фиксации обязанностей, связанных с решением проблем и совершенствованием СЭД и ДОУ в целом. Сотрудники отдела Офис директора ориентированы только на выполнение организационноинформационных функций по сопровождению деятельности руководителя, а также делопроизводственных задач.
л) информационная поддержка пользователей системы — отсутствие инструкций, мастер-классов, лекций или иных форм обучения сотрудников организации.
Данное оценивание позволило выявить неэффективность действующей СЭД в ООО ПК «Венткомплекс», на основание чего были разработаны рекомендации, которые позволят решить выявленные проблемы.
Рекомендации представлены следующими блоками:
а) Нормативно-методический блок (создание рабочей группы, разработка Положения об ЭДО, разработка регламента использования ЭП, переработка Инструкции по делопроизводству, разработка инструкций по работе в СЭД);
б) Аппаратно-технический (интеграция CRM-системы в 1С, отказ от использования технологии удаленного доступа);
в) Кадровый блок (организация консультаций для сотрудников по работе в 1С, проведение мастер-классов по работе в 1С и по развитию цифровых компетенций).
Предложенные рекомендации, по мнению автора, способны повысить эффективность действующей системы и заложить основы для внедрения новой, более масштабной — 1С: ERP. Также рекомендации предполагают решение текущих проблем организации наиболее экономически выгодным способом: без привлечения сторонних экспертов и с сокращением ПО, функционал которого не полностью используется организацией, однако, оплачивается ежегодно.
Руководство ООО ПК «Венткомплекс» заинтересовано в изучении имеющихся проблем организации в сфере ДОУ и непосредственно с СЭД. Предложенные рекомендации позволят повысить эффективность действующей СЭД организации и не допустить повторения ошибок и проблем, которые были допущены на всех этапах внедрения и функционирования корпоративной СЭД.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
Нормативно-правовые акты
1. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 № 51-ФЗ (ред. от 29.12.2020) (с изм. и доп. от 06.08.2021) [Электронный ресурс] // // КонсультантПлюс: справочно-правовая система [Офиц. сайт]. URL: http://www.consultant.ru/ (дата обращения: 05.05.2023)
2. Кодекс административного судопроизводства Российской Федерации от 08.03.2015 N 21-ФЗ (ред. от 02.12.2021) // // КонсультантПлюс: справочно-правовая система [Офиц. сайт]. URL: http://www.consultant.ru/ (дата обращения: 05.05.2023)
3. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 02.08.2020) // // КонсультантПлюс: справочно-правовая система [Офиц. сайт]. URL: http://www.consultant.ru/(дата обращения: 05.05.2023)
Литература
4. Абуладзе Д. Г. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство. — М.: Юрайт, 2020. — 300 с.
5. Аладин, Н.А. Электронный документооборот для всех и для всего / Н.А. Аладин // Банковские технологии: справочник. – М., 2018. – С. 57-59.
6. Белая, Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ / Т.Р. Белая // Делопроизводство: учебное пособие. – М., 2017. – С. 40-47.
7. Беленькая, М.Н. Администрирование в информационных системах / М.Н. Беленькая, С.Т. Малиновский, Н.В. Яковенко. – М., 2021. – 400 c.
8. Васильков, А.В. Безопасность и управление доступом в информационных системах / А.В. Васильков, И.А. Васильков. – М., 2019. – 368 c.
9. Вдовенко, Л.А. Информационная система предприятия / Л.А. Вдовенко. – М., Инфра-М 2021. – 240 c.
10. Грекул, В.И. Автоматизация деятельности предприятия розничной торговли с использованием информационной системы Microsoft Dynamics NAV / В.И. Грекул. – М.: Бином. Лаборатория знаний, 2020. – 511 c.
11. Грошев, А. В. Правила организации хранения, комплектова-ния, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, научных организациях: к выходу в свет / А.В. Грошев, Е.А. Романова // Отечественные архивы. – 2020. – № 4. – С. 3.
12. Доронина Л. А. Организация и технология документационного обеспечения управления. — М.: Юрайт, 2020. — 234 с.
13. Журавлева, Н. Распознавание отсканированного документа как необходимый этап организации работы с документами в СЭД / Н. Журавлева // Секретарское дело. – 2018. – № 9. – С. 92-95.
14. Ивлев В.А. ABIS. Информационные системы на основе действий / В.А. Ивлев, Т.В. Попова. – М.: 1С-Паблишинг, 2017. – 248 c.
15. Избачков, Ю. П. Информационные системы / Ю. Избачков, В. Петров. – М.: СИНТЕГ, 2020. – 656 c.
16. Информационные системы – миф и действительность. – М.: Знание, 2016. – 986 c.
17. Информационные системы в экономике. – М., 2018. – 416 c.
18. Информационные системы в экономике. – М: Юнити-Дана, 2018. – л464 c.
19. Исаев, Г.Н. Информационные системы в экономике / Г.Н. Исаев. – М.: Омега-Л, 2020. – 464 c.
20. Корюкин, Ю.А. Сказка о потерянном времени / Ю.А. Корюкин. – М.: Проф-Пресс, 2019. – 64 с.
21. Краус, М.А. Измерительные информационные системы / М. Краус, Э. Вошни. – М., 2020. – 310 c.
22. Криницкий, Н.А. Автоматизированные информационные системы / Н.А. Криницкий, Г.А. Миронов, Г.Д. Фролов. – М.: Наука, 2017. – 382 c.
23. Кузнецов, С.Л. Международные требования к системам автоматизации делопроизводства / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. – М., 2016. – С. 63-69.
24. Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления персоналом: учебник и практикум для СПО / И. Н. Кузнецов. — М.: Юрайт, 2019. — 521 с.
25. Любарский, Ю.Я. Интеллектуальные информационные системы / Ю.Я. Любарский. – М.: Наука, 2018. – 232 c.
26. Маглинец, Ю.А. Анализ требований к автоматизированным информационным системам / Ю.А. Маглинец. – М., 2020. – 742 c.
27. Мезенцев, К.Н. Автоматизированные информационные системы / К.Н. Мезенцев. – М.: Академия, 2015. – 176 c.
28. Персианов, В.В. Информационные системы (Специальность Доу) / В.В. Персианов, Е.И. Логвинова. – М., 2021. – 197 c.
29. Подолина, О.А. Автоматизация подготовки организационно- распорядительного документа: работа с его шаблоном / О.А. Подолина // Секретарское дело. – М., 2018. – С. 20-21.
30. Подолина, О.А. Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота / О.А. Подолина // Секретарское дело. – М.: 2018. – С. 26-27.
31. Подолина, О.А. Жизненный цикл исходящих документов / О.А. Подолина // Секретарское дело. – М., 2018. – С. 44-46.
32. Путькина Л.В. Интеллектуальные информационные системы / Л.В. Путькина, Т.Г. Пискунова. – М., 2017. – 228 c.
33. Раннев, Г.Г. Измерительные информационные системы / Г.Г. Раннев. – М.: Academia, 2018. – 336 c.
34. Редько, В.Н. Базы данных и информационные системы / В.Н. Редько, И.А. Басараб. – М.: Знание, 2019. – 717 c.
Страницы: 1 2