1 2
ВВЕДЕНИЕ
1. Роль делопроизводителя в управлении системой документооборота на предприятии
1.1. Понятие «документооборот». Основные принципы документооборота
1.2. Понятие «профессия делопроизводитель»
1.3. Организация рабочего времени и места делопроизводителя
1.4. Роль делопроизводителя в управлении системой документооборота на предприятии
1.4.1. Основные нормативно-правовые и нормативно-методические документы, регламентирующие работу делопроизводителя
1.4.2. Основные должностные обязанности делопроизводителя
2. АНАЛИЗ РОЛИ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ В УПРАВЛЕНИИ СИСТЕМОЙ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ООО «АК Эйрбриджкарго»
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
ВВЕДЕНИЕ
Тема выпускной квалификационной работы: «Анализ роли делопроизводителя в управлении системой документооборота на предприятии».
Делопроизводитель, т.е. секретарь, происходит от латинского слова «secretaries», что ранее означало «доверенное лицо». В 1840 году в России
появились первые личные секретари руководителей. Некоторое время спустя секретарь становится должностным лицом учреждения.
На сегодняшний день делопроизводитель – одна из самых часто встречаемых управленческих профессий. Невозможно представить себе ни организацию без руководителя, ни руководителя без делопроизводителя. Однако сотрудники, выполняющие обязанности секретаря, часто занимаются разнообразной работой. Одни делопроизводители занимаются чисто техническим обслуживанием руководителя. Другие выполняют функции помощника, референта. Третьи обеспечивают работу коллегиальных органов, ведут делопроизводство целого структурного подразделения фирмы, работаю в приёмной и т.д.
Так же очень важна роль делопроизводителя в управление системой документооборота в организации. Чёткая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации для работы предприятия и отдельных лиц. От ответственности делопроизводителя в этой области зависит очень многое.
Актуальность темы заключается в том, что в каждой организации для эффективной работы с документооборотом должен быть делопроизводитель, так как он является неотъемлемой частью системы документооборота на предприятии.
Цель выпускной квалификационной работы – проанализировать роль
делопроизводителя в управлении системой документооборота в организации.
Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:
- рассмотреть понятие «документооборот» и основные принципы документооборота;
- рассмотреть понятие «профессия делопроизводитель»;
- проанализировать организацию рабочего времени и места делопроизводителя;
- изучить роль делопроизводителя в управлении системой документооборота на предприятии;
Данная проблема достаточно широко освещается в работах российских специалистов. Определение роли делопроизводителя в управлении системой документооборота на предприятии рассматривали следующие авторы: Кузнецов И.Н.[1], Рыбалкина З.М.[2], Зайцева Е.В. и Гончарова Н.В.[3] и ряд других специалистов.
Объектом исследования является система документооборота на предприятии.
Предметом исследования – делопроизводитель.
В работе были использованы следующие методы исследования:
- наблюдение;
- анкетирование;
- интервьюирование/тестирование;
- изучение документов;
- анализ литературы;
- описание/сравнение/обобщённое/опрос.
Практическая значимость работы заключается в том, что анализ, представленный в практической части , можно применить для разработки инструкции по делопроизводству в ООО «АК Эйрбриджкарго».
Структура выпускной квалификационной работы выглядит следующим образом: введение, в котором показана актуальность темы, цель, задачи, степень изученности темы, объект, предмет, методы исследования, практическая значимость и структура работы; теоретическая часть, где проводится анализ роли делопроизводителя в управлении системой документооборота в организации; практическая часть, в которой представлен анализ роли делопроизводителя в управлении системой документооборота в ООО «АК Эйрбриджкарго» и заключение, в котором содержатся краткие выводы.
1. Роль делопроизводителя в управлении системой документооборота на предприятии
1.1. Понятие «документооборот». Основные принципы документооборота
Термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII в. Первоначальное значение этого термина не соответствовало современному пониманию. Слово «дело» обозначало не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. Делопроизводство (производство дела) определяло процесс решения дела. В настоящее время значение этого термина изменилось.
Современное делопроизводство означает организацию информационного сопровождения дел, т.е. ведение документации по их рассмотрению. Новое значение термина определяет главную цель делопроизводства — информационное обеспечение управления. Поэтому синонимом делопроизводства считается словосочетание ДОУ.[4]
Теоретически были установлены важнейшие положения для рациональной организации документооборота – распределение документов по исполнителям, сокращение фрагментов, направление документов прямому исполнителю, регламентирующая процедуру подписания. Литература того времени стала основой методологии изучения путей движения документов и разработала технологию их доставки (курьерская связь).
Согласно Национальному стандарту Российской Федерации «ГОСТ
Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.[5]
В современное делопроизводство входят документирование и организация работы с документами.
Термин «документооборот» появился в литературе в 1920-е гг., и понимался как рациональное построение структуры государственного аппарата, четкое распределение функций между различными службами и исполнителями.
В настоящее время под документооборотом понимается «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки»[6].
Документирование – запись информации на носителе по установленным правилам. Средства документирования – средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.[7]
Организация документооборота – это правила, по которым происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота предусматривает рациональный документооборот, включающий как операции с документами, так и все их движения в аппарате управления (их прием, рассмотрение, передача в исполнение, организация исполнения, сертификация, регистрация и отгрузка).
Главное правило организации документооборота — оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.
Рациональная организация документооборота предусматривает учет следующих общих принципов: прямоточность, непрерывность, ритмичность, параллельность, пропорциональность.
Принцип прямоточности движения документов требует, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути, без возвратных перемещений. Для выполнения этого требования очень важно создать для всех документопотоков наиболее целесообразную технологию обработки, последовательность выполнения операций. Этому поможет построение схем документооборота, маршрутных и технологических карт на управленческую документацию.
Принцип непрерывности в документообороте предполагает, прежде всего, равномерную загрузку сотрудников в работе с документами, требует устранения или уменьшения перерывов в процессах труда и документооборота. Несвоевременное получение информации, содержащейся в документе, влечет за собой несвоевременное выполнение работы по нему, вызывает задержку всех последующих работ.[8]
Принцип ритмичности документооборота означает равномерность движения потоков документов, подчинение наиболее приемлемому ритму движения. Этот принцип тесно смыкается с принципом непрерывности: движение документопотоков не может быть ритмично, если нарушена непрерывность движения.
Принцип параллельности означает выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное назначение этого принципа состоит в сокращении времени на прохождение документа. Параллельное выполнение отдельных операций значительно ускоряет как документооборот, так и исполнение документа в целом.
Принцип пропорциональности предполагает пропорциональную, равномерную загрузку каналов движения документов. Возможности обслуживающих подразделений должны соответствовать их потребностям. Несоблюдение этого принципа приводит к появлению «узких мест» в документообороте, когда одни каналы перегружены, а другие – недогружены.[9]
Все рассмотренные принципы взаимообусловлены, хотя и имеют самостоятельное значение. Если процесс документооборота построен на основе соблюдения данных требований, имеются все предпосылки для оптимизации управленческого труда и делопроизводства.
Основными документами, регулирующими конкретные способы организации документооборота в учреждении, являются инструкция по делопроизводству и график документооборота.[10]
Инструкция по делопроизводству разрабатывается службой документационного обеспечения управления в соответствии с действующими законодательными и нормативными актами и с учетом специфики деятельности учреждения. В инструкции по делопроизводству закрепляется выбранная форма организации документооборота, определяется порядок работы с документами сотрудников организации как исполнителей документов, закрепляются функциональные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях.
В разделе «Организация документооборота» Инструкции по делопроизводству содержит положения, устанавливающие:
— прием и первичную обработку поступающих документов;
— предварительное рассмотрение документов;
— порядок регистрации поступающих документов;
— порядок рассмотрения документов руководством организации и доведения документов до исполнителей;
— порядок регистрации отправляемых документов;
— порядок отправки документов;
— порядок регистрации и прохождения внутренних документов;
— учет и анализ объемов документооборота;
— организацию работы с документами в структурных подразделениях организации и др.
Создание и обработка документов производятся в соответствии с порядком и сроками, установленными графиком документооборота организации.
График документооборота — это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех его подразделений от момента создания (получения) документа до момента его передачи в архив (в места хранения).[11]
График составляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Для каждой организации график документооборота должен разрабатываться с учетом ее конкретных особенностей: размера, вида деятельности, структуры управления и т.п.
Существуют следующие виды графиков документооборота: типовые, унифицированные и индивидуальные. Применение типовых и унифицированных графиков практикуется в основном на предприятиях, подчиняющихся одному органу управления. Индивидуальные графики разрабатываются для отдельно функционирующего предприятия.[12]
Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово- экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.
Кроме того, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документов внутри организаций. Эти маршруты закрепляются в схемах, утверждаемых руководством организаций. В подобные схемы должны быть включены все, в том числе и компьютерные пункты обработки документной информации и, если они поддаются нормированию, сроки прохождения и обработки документов.[13]
Самостоятельные схемы разрабатываются для различных категорий документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности и т.д. В эти схемы включаются, как правило, все этапы создания документов — от момента написания черновика до завершения исполнения документа. В случае утверждения схем движения документов руководством организации они приобретают нормативную силу.[14]
Методическую базу организации документооборота составляют также:
— различные классификаторы (справочники, перечни) управленческой документации (документных систем, справочной информации и др. объектов);
— табель и альбом форм документов;
— номенклатура дел;
— регламент или инструкция по организации работы с документами в автоматизированной системе делопроизводства и электронного документооборота (АСДЭД) и др.
Таким образом, документооборот- это регламентированная технологическая схема движения документов по установленным пунктам обработки для выполнения необходимых творческих, формально-логических и технических операций с документами[15]. Число таких пунктов, быстрота перемещения между ними документов и оперативность выполнения в каждом пункте набора операций с документами определяют степень совершенства этой технологической схемы и эффективность обеспечения аппарата управления полезной и достоверной информацией.
Выделяют следующие основные принципы документооборота:
— Четкая маршрутизация. Установленные для разных типов документов схемы движения, обеспечивающие быстрое и беспрепятственное прохождение документов в нужном направлении.
— Непрерывность. Она достигается за счёт контроля времени, отводимого на обработку документов исполнителями, и равномерного распределения нагрузки между ними.
— Регламентация всех процедур исполнения документа. Все процедуры создания или получения, регистрации и дальнейшей обработки документов регламентированы. Это обеспечит необходимый темп и непрерывность.
— Исключение дублирования. Это разработка оптимальных путей, исключающих дублирование операций при обработке и исполнении документов[16].
1.2. Понятие «профессия делопроизводитель»
Развитие мирового бизнеса изменило не только экономическое положение стран мира, но и активно повлияло на изменение в профессиональной сфере, создав спрос на ранее непопулярные профессии. Одной из них оказалась профессия делопроизводителя, то есть специалиста по работе с различной документацией в сфере делопроизводства.[17]
Исторически профессия делопроизводителя создавалась из родственных специальностей, а именно писаря, секретаря, личного помощника и представителя официального лица. Социальная значимость профессии делопроизводителя состоит в фиксировании, систематизации и хранении важных документов различного уровня важности. Наибольшая ответственность лежит на делопроизводителях, работающих непосредственно в министерствах и ведомствах в должности руководителя федерального архивного агентства или директора государственного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела.
Важно также отметить, что одной из сфер применения профессии делопроизводителя является подготовка документов для руководства государственного правительства и самого президента[18].
Итак, делопроизводитель – служащий, ответственный за ведение документооборота организации. Делопроизводитель чаще всего является сотрудником структурного подразделения офиса и выполняет офисную работу в соответствии с требованиями действующего законодательства и внутренних нормативных документов организации. В небольших организациях должности делопроизводителя и секретаря обычно объединены и выполняются одним человеком. В крупных организациях делопроизводителями являются специалисты, имеющие соответствующее образование.[19]
Если говорить о личностных качествах, то делопроизводителю, в первую очередь, необходимы способности к долгой концентрации внимания, отличная память, спокойствие и эмоциональная устойчивость, навыки делового общения, а также нормальное восприятие конструктивной критики в собственный адрес.
Квалификационные требования к делопроизводителю также весьма серьезны. Например, представитель этой профессии должен получить высшее образование, в редких случаях для работы по специальности хватит среднего профильного образования, опыт работы, как правило, необязателен. Делопроизводитель обязан знать основы ведения деловой переписки, а также составления грамотных деловых писем.
Если говорить о плюсах «профессии производитель», то следует отметить, что специалист в данной сфере может получить работу в крупных организациях и государственных учреждениях, которые ведут прием посетителей и имеют крупный документооборот. Здесь открываются перспективы для карьерного роста, которые во многом зависят от профессиональных качеств делопроизводителя и успешности его деятельности.[20]
Что касается минусов, то тут можно отметить сидячий характер работы с присущей ей профессиональными заболеваниями, а также средний или ниже среднего уровень оплаты труда в начальный период карьеры.
Рассмотрим более подробно организацию рабочего времени и места делопроизводителя.
1.3. Организация рабочего времени и места делопроизводителя
Рабочий день делопроизводителя по времени проходит как обычный день офисного работника: с 9:00 до 18:00 с перерывами на обед с 13:00 до 14:00.
Все обязанности должны быть распланированы для того, чтобы успеть сделать все намеченные дела, встречи, приёмы посетителей на день. Планирование проходит следующим образом:
- Раз в день (обычно это делается утром/вечером. Обсуждаются
и составляются плана на сегодняшний день/завтрашний день). - Раз в неделю (план работы на следующую неделю).
- Раз в месяц (особо важные события, которые известны заранее).
- Раз в год (намечаются глобальные планы и цели организации
на наступающий год).
Самые простые дела планируются в основном на начало рабочего дня или на самый его конец. Все остальные дела планируются на время до и после обеда, так как это самое продуктивное время для работы.[21]
От правильной организации рабочих мест зависит продуктивность труда, здоровье, коммуникабельность и мобильность работников, задействованных при выполнении трудовых функций.
При размещении в учреждении подразделений службы делопроизводства должны учитываться их взаимосвязи, а также последовательность прохождения документов. Целесообразно размещать службу делопроизводства рядом с кабинетами руководства и на одинаковом расстоянии от других структурных подразделений. Помещение с множительной и копировальной техникой, оборудованием для переплетных работ должны быть изолированы от других служебных комнат. Для шумных устройств, которые постоянно эксплуатируются, следует также предусмотреть отдельные помещения, отделаны звуконепроницаемыми материалами[22].
Наиболее рациональными являются помещения прямоугольной формы с соотношением 1:1,5 (но не более 1:2). Ширина рабочей комнаты должна быть не меньше 2,5 м, а высота — 3,25 м. При определении размера помещений для службы делопроизводства следует учитывать, что согласно действующих нормативов на каждого работника, который пользуется компьютером, должно приходиться не менее шести квадратных метров площади[23].
Важное значение имеет правильное освещение. В рабочих помещениях наиболее желательным является естественное освещение. Рабочие места располагают так, чтобы свет падал слева и спереди. Искусственное освещение может быть общим (светильники монтируют в потолок) и местным (на каждом рабочем месте устанавливают настольную лампу).
В служебных комнатах рекомендуется поддерживать температуру 20-22° С в холодный период года и 22-25° С в теплый период года, влажность должна составлять 50-60 %, скорость движения воздуха на рабочем месте — 0,1 м/с, допустимый уровень шумов — 50 дцб, максимальная запыленность воздуха в помещении при размере частиц не более 3 мкт — 0,75 мг/ куб. м.
Повышению производительности труда персонала способствует надлежащее оформление интерьера рабочих комнат.
Цветовая гамма для окраски стен подбирается с учетом наибольшего коэффициента отражения света и степени освещенности помещения. Следует уделять внимание и озеленению помещений, поскольку растения не только выполняют декоративную функцию, но и улучшают состав воздуха, снижающие нервную и зрительную усталость.
Рабочее место каждого работника службы делопроизводства должно быть организовано таким образом, чтобы не возникало препятствий и неудобств во время выполнения им служебных обязанностей[24].
В комплект мебели для оборудования рабочих мест входят письменные столы (обычные или специальные для компьютеров), вспомогательные столы и тумбочки для хранения справочного материала и размещения оргтехники, удобные кресла или стулья (подъемно-поворотные), шкафы обычного типа и специальные — для вертикального хранения документов, металлические сейфы. При определении габаритов мебели должны учитываться общие размеры служебных комнат и площадь, выделенная для каждого рабочего места.
В помещениях службы делопроизводства желательно установить машину для уничтожения документов, а также переплетно-брошюровочные, бумагорезальные машины. Для первичной обработки входных и выходных документов должны применяться машины для раскрытия и заклеивания конвертов, фальцевальные и маркировочные машины, ламинатор, штемпельный аппарат и т.д[25].
При обустройстве рабочих мест необходимо заботиться, чтобы каждый работник был обеспечен набором канцелярских принадлежностей (многоярусные лотки для бумаг, календарь-ежедневник, настольный органайзер с ручками и карандашами, блокноты, разнообразные папки для текущего хранения документов)[26].
На рабочем столе должно быть достаточно места для размещения документации, канцелярских приборов.
В случае применения в учреждении традиционных форм регистрации документов и контроля их выполнения необходимо иметь настольные картотеки.
Сейчас почти каждое рабочее место в службе делопроизводства оснащенное компьютером и телефоном (внутренней связи или с выходом на городскую сеть). Кроме того, следует предусматривать место для сканеров, принтеров, факсов и т.д. Все используемое оборудование должно размещаться в непосредственной близости от пользователя. Работники службы делопроизводства должны быть обеспечены техническими средствами согласно их функциональных обязанностей.
Размещение на рабочем месте мониторов и вспомогательных устройств не должно препятствовать работнику работать в оптимальной рабочей позе. Параметры основного оборудования должны обеспечивать работнику возможность регулирования высоты клавиатуры и наклона рабочей поверхности, поворота — расстояние дисплея, а также высоты рабочего кресла, положение его спинки, угла наклона[27].
Подставка для ног должна служить дополнительной опорой, что обеспечивает удобный угол наклона между ногами и средствами изменения рабочей позы. Наклон поверхности подставки для ног должна регулироваться.
Рекомендуется использовать рабочие кресла с самоориентированными колесами, что позволяет пользователю легко и безопасно двигаться на короткие расстояния в пределах рабочего места[28]. Поверхность сиденья и спинки стула должна быть мягкой, с нескользящим, воздухонепроницаемым покрытием, легко чистится и не электризуется.
Средства управления для установки параметров рабочего места должны быть простыми и удобными в применении.
Расстояние между глазами работающего и экраном компьютера должно быть не меньше, чем полторы длины диагонали монитора; дисплей следует располагать ниже уровня глаз на 15 градусов, высота клавиатуры составит 70-85 см от пола, центр экрана — 90-115 см от пола. Запястья должны размещаться на одном уровне с предплечьями. Экран дисплея должен располагаться таким образом, чтобы солнечный свет и свет ламп не отражались от него и не ослепляли работающего. Нежелательно устанавливать экран дисплея напротив окна, а работнику — сидеть лицом к окну. Желательно, чтобы уровень яркости экрана отвечал яркости света в помещении, чего можно добиться путем налаживания монитора.
Рабочие места с мониторами располагают на расстоянии не менее полутора метров друг от друга.
При печатании текстов с бумажного документа желательно применять держатель для документов, регулируемый по высоте, углом и расстоянием. Держатель для документов уменьшает количество движений головы, шеи и глаз во время просмотра документов[29].
Для работников, которые вводят информацию в компьютер, предусматривается перерыв через два часа после начала работы и через полтора-два часа после перерыва на обед продолжительностью по 15 минут каждый или через каждый час работы за компьютером по 10 минут в течение рабочего дня[30].
1.4. Роль делопроизводителя в управлении системой документооборота на предприятии
1.4.1. Основные нормативно-правовые и нормативно-методические документы, регламентирующие работу делопроизводителя
Нормативные документы по делопроизводству регламентируют этот важный вид организационной деятельности предприятия. Ими устанавливаются порядок обработки, учета и хранения документов, а также стандарты их оформления. Важно, чтобы на предприятии нормативная документация делопроизводства в 2020 году постоянно актуализировалась, поскольку это позволит обеспечить юридическую силу, аутентичность и подлинность всех документов, разработанных в организации[31].
В государственном стандарте ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дается определение термину «делопроизводство» как виду деятельности, направленной на обеспечение документирования, документооборота, оперативного хранения и использования документов.
Документ — это юридически значимая информация на бумажном или электронном носителе, достоверность которой подтверждается наличием установленных реквизитов. Поэтому делопроизводство, в свою очередь, регламентируется нормативными документами, которыми устанавливаются общие правила и принципы его ведения.
Нормативно-правовые документы в делопроизводстве — это правовые акты многократного применения: законы, постановления, приказы, стандарты, инструкции и пр., которые изданы в соответствующей форме теми правотворческими органами, в компетенции которых находятся эти вопросы[32].
Основная регулирующая деятельность в сфере делопроизводства осуществляется Федеральным архивным агентством. В его функции входит контроль организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти, но, кроме этого, оно занимается методическими разработками и обеспечивает общее развитие общероссийской системы делопроизводства[33].
Вопросами унификации и стандартизации в сфере делопроизводства занимается Госстандарт , а в ведении Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) находятся научно-исследовательские и методические разработки в области архивного дела и документоведения. В этой организации разрабатываются многие нормативно-методические документы по делопроизводству.
Нормотворчеством в сфере делопроизводства также занимается Правительство РФ, федеральные и муниципальные органы исполнительной власти, ведомства, комитеты, службы, агентства, а также учреждения, организации и предприятия, разрабатывающие локальные нормативные акты, адаптирующие федеральное и отраслевое законодательство к реалиям и специфике производственной и организационной деятельности конкретной компании[34].
Руководствоваться в своей работе нормативными документами, регулирующими сферу делопроизводства, должны не только делопроизводители, но и исполнители, люди, которые разрабатывают документы организации и работают с теми, которые получены из внешних источников[35].
Нормативная документация делопроизводства в 2020 году должна использоваться, прежде всего, чтобы были четко соблюдены все правила и требования к содержанию и оформлению документов, поскольку именно это обеспечивает их юридическую значимость. Поэтому желательно, чтобы в организации были правовые акты, входящие в данный перечень нормативных документов по делопроизводству:
— Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации»;
— Федеральный закон № 53-ФЗ от 01.06.2005 «О государственном языке Российской Федерации»;
— Федеральный закон № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи»;
— Федеральный закон № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
— Федеральный закон № 184-ФЗ от 24.12.2002 «О техническом регулировании»;
— Постановление Правительства Российской Федерации № 477 от 15.06.2009 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
— Постановление Правительства Российской Федерации № 1268 от 27.12.1995 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»;
— Приказ Росархива №76 от 23.12.2009 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;
— ГОСТ Р 50922–2006. Защита информации. Основные термины и определения;
— ГОСТ 6.10.5–87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;
— ГОСТ 17914–72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования;
ГОСТ 9327–60. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.
Кроме упомянутого ГОСТ Р 7.0.8–2013 к числу основных нормативных документов можно отнести следующие:
— Федеральный закон № 59-ФЗ от 02.05.2006 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
— ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
— Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003; Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 23.12.2010;
— Постановление Госкомстата России №1 от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
В кадровой службе каждого предприятия должны быть такие нормативные документы, регламентирующие кадровое делопроизводство [14, c.210]:
— Постановление Правительства Российской Федерации № 225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках»;
— Приказ Минфина России №117н от 2.12.2003 «О трудовых книжках»;
— Постановление Минтруда России №69 от 10.10.2003 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
К числу основных относятся и те нормативные документы по делопроизводству, которые регламентируют порядок архивного хранения документации предприятия и используются для определения сроков хранения разного вида документов при составлении номенклатуры дел:
— Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 25.08.2010;
— Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;
— Приказ Росархива № 2 о 19.01.1995 № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия»;
— Основные правила работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002;
— Приказ Росархива № 176 от 18.08.1992 «О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия».
Как и всякая нормативно-правовая документация, нормативные документы по делопроизводству в 2020 году могут изменяться — правотворческие органы приводят их в соответствие с реалиями сегодняшнего дня и требованиями действующего законодательства. В частности, большая часть изменений нормативных документов по делопроизводству обусловлена активным внедрением в практику электронных документов, как на уровне государственного управления, так и в деятельности коммерческих структур.
Поэтому вопросы обеспечения правового статуса, подлинности и юридической значимости электронных документов, порядка их оперативного и архивного хранения сегодня особенно актуальны. Работа в направлении и совершенствовании нормативной базы делопроизводства также ведется с учетом повсеместного внедрения СЭД[36].
В задачу лиц, которые в своей работе руководствуются нормативной документацией делопроизводства, входит отслеживание вносимых в нее изменений и актуализация базы данных нормативных документов по делопроизводству.
Итак, нормативно-правовые документы в делопроизводстве имеют важное значение, поскольку регламентируют все процессы создания, обработки и хранения документов в организации. С помощью правил, устанавливаемых нормативными документами по делопроизводству, обеспечивается юридическая значимость и подлинность документации предприятия.
1 2