Страницы: 1 2
Содержание
Введение
1 Система научно-справочного аппарата к документам архива
1.1 Теоретические аспекты системы НСА к документам архива.
1.2 Элементы научно-справочного аппарата
1.2.1 Архивная опись как основной элемент НСА
1.2.2 Каталог как тип архивного справочника
1.2.3 Архивный путеводитель
1.2.4 Указатель
1.2.5 Обзор как тип архивного справочника
1.2.6 Историческая справка
1.3 Автоматизированный научно-справочный аппарат
2 Анализ системы НСА к документам филиала ГКУСО «Государственного архива документов по личному составу Свердловской области» в Горнозаводском управленческом округе
2.1 Характеристика объекта исследования
2.2 Система НСА филиала архива
2.3 Описательная статья к описи
2.4 Особенности составления исторической справки
Заключение
Список используемых источников
Введение
В настоящее время архивные учреждения являются одними из важнейших центров, хранящих историко-документальное наследие страны. Среди основных функций любого архива следует выделить использование архивных источников, информирование общества об имеющихся документальных богатствах. Большое значение при этом имеет научно-справочный аппарат архива, во многом помогающий облегчить поиск необходимых источников и работу с ними
Система научно-справочного аппарата (далее НСА) архива представляет собой комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов.
Необходимым условием успешного развития научно-информацион-ной деятельности архивов является качественная система научно-справочного аппарата.
В настоящее время система НСА по типовому составу завершена (сложились основные типы и виды архивных справочников: опись, обзор, каталог, указатель, путеводитель, БД) и должна развиваться в сторону повышения качества подготовки традиционных и автоматизированных архивных справочников.
В своей повседневной работе сотрудники архивных учреждений сталкиваются с множеством проблем, влияющих на оперативность и эффективность их работы.
Из всего многообразия проблем можно выделить, наиболее суще-ственные:
— низкая оперативность поиска и предоставления информации;
-отсутствие возможности одновременной работы нескольких пользователей с одним и тем же справочным материалом;
— отсутствие единого электронного поискового аппарата;
— использование ручных технологий для описания единиц хранения и ведения картотек.
Учитывая эти факторы, вопрос создания современного единого научно-справочного аппарата в электронном виде является актуальным на современном этапе.
Цель дипломной работы заключается в том, чтобы провести анализ системы научно-справочного аппарата к документам архива по личному составу Свердловской области в Горнозаводском округе и разработать рекомендации по его совершенствованию.
Задачи дипломной работы:
— изучить теоретические аспекты системы НСА к документам архива;
— исследовать элементы НСА;
— проанализировать систему НСА к документам филиала архива по личному составу города Кушвы;
— выявить недостатки в системе НСА филиала архива и разработать рекомендации по их устранению.
Предмет исследования — анализ системы научно-справочного аппарата к документам архива.
Объект исследования — система НСА к документам филиала Государственного казенного учреждения Свердловской области «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области» Горнозаводского управленческого округа (г. Кушва) (ГКУСО « ГАДЛССО»).
При написании дипломной работы были использованы нормативно-правовые акты сферы архивного законодательства федерального, регионального и муниципального уровней, методические пособия разработанные Управлением архивами Свердловской области. Также были использованы работы таких авторов, как Е.В. Алексеева, Е.В. Булюлина, О.В Вовкотруб, Л.Р. Фионова.
Большой вклад в развитие НСА на современном этапе вносят работы Лариной В.Г. и Киселева И.Н. По мнению Киселева система традиционного научно-справочного аппарата достигла своего пика, предела и больше развиваться не может. Весь упор в развитии стоит направить на развитие автоматизированного НСА. Он говорит, что постепенно, со временем, под воздействием технических факторов автоматизированные системы вытеснят традиционные.
Дипломная работа состоит из введения, двух глав и заключения, приложений. Прилагается библиографический список.
Во введении представлены цели и задачи работы, описана ее структура.
Первая глава посвящена теоретическим основам системы НСА к документам архива.
Вторая глава носит практический характер и содержит анализ системы НСА Филиала Государственного казенного учреждения Свердловской области «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области» Горнозаводского управленческого округа.
Заключение содержит обобщающие выводы.
1 Система научно-справочного аппарата к документам архива
1.1 Теоретические аспекты системы НСА к документам архива.
Научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива. Совокупность описаний архивных документов.
Система научно-справочного аппарата к документам архива: Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива.
Каждый архив создает систему НСА исходя из состава и количества хранимых документов, их сохранности, ценности и интенсивности использования, своих материально-технических возможностей. При этом важно, чтобы архив располагал такой системой справочников, которая бы обеспечивала рациональное выполнение всех видов работ с документами, гарантировала их сохранность и интенсивное использование, а также содержала независимо от профиля архива информацию на всех уровнях входа в систему
Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц необходимой документной информацией. Документная информация — это сведения, различные данные, содержащи-еся в документе.
В практике информационной работы архивные документы, являющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной действительности и мыслительной деятельности человека, получили название носителей первичной документной информации.
Различные сообщения о документах, состоящие из описаний,
специальных шифров и кодов, называются информацией об информации, или вторичной документной информацией.
Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную документную информацию, в совокупности составляют архивную информационную среду.
Все архивные справочники, описывающие документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные справочники существуют во всех государственных архивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги.
Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически (поступившие на постоянное хранение делопроизводственные картотеки, картотеки и перечни документов, выявленных для публикации). К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги.
Принципы построения системы НСА. Основными принципами построения системы НСА являются:
— взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;
— неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;
— Преемственность НСА ведомственных, государственных и муниципальных архивов.
Первые два принципа необходимо соблюдать для того, чтобы сделать поиск более эффективным и избегать затрат труда архивиста на дублирование информации.
Если описание и каталогизация фонда проведены в соответствии с принципом взаимосвязи и взаимодополняемости информации, исследователь, ознакомившись с описью фонда и выписав из ее номера единиц хранения по интересующей его теме, обращается затем к соответствующему разделу каталога для более углубленного поиска. В каталоге он находит не только названия единиц хранения, но и заголовки документов и более подробную информацию с указанием на листы единицы хранения, на которых эту информацию можно найти.
Третий принцип очень важен для организации поисковой работы. Он означает, что к созданию всех типов справочников в ведомственных, государственных и муниципальных архивах применяются единые требования и единые методы. Так, описи дел составляются еще в делопроизводстве учреждений под контролем ведомственного архива. Сводные описи (годовые разделы) описей дел постоянного хранения ведомственного архива обязательно утверждаются ЭПК государственного архива и хранятся в государственном архиве как контрольные экземпляры до передачи дел на постоянное хранение. Такой же контроль должен осуществляться за составом ведомственных картотек и других справочников. Все элементы описания, все вспомогательные элементы справочного аппарата к описи должны находиться в строгом соответствии с основными правилами работы ведомственных и государственных архивов.
Перспективы развития СНСА. Разработка перспектив дальнейшего оптимального развития системы НСА опирается на решение следующих основных проблем:
— оптимизация системы НСА АФ РФ в целом как подсистемы в общегосударственной системе научно-технической информации (НТИ);
— оптимизация отдельных подсистем и элементов системы НСА АФ РФ на различных уровнях организации документов: архив — фонд — дело — документ — это уровни «входа» в систему НСА; а также оптимизация системы НСА каждого архива;
— всестороннее обеспечение преемственности НСА государственных архивов и архивов учреждений;
— дальнейшее совершенствование методики создания отдельных типов справочников с учетом их взаимодействия и взаимодополняемости в системе НСА архива.
Система НСА должна строиться на основе единства методов учета и описания документов и на едином нормативно-методическом обеспечении, что определяют следующие требования, предъявляемые к ней:
— удовлетворять все потребности общества в ретроспективной информации по мере возникновения и поступления запросов в архивы;
— ориентироваться в основном на тематический поиск информации;
— быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность документов АФ РФ (текстовых, КФФД, технических и др.), независимо от способа закрепления информации;
-иметь единую методику составления всех типов и видов справочников;
— отличаться взаимосвязью, взаимодополняемостью справочников;
— развиваться с учетом дальнейших перспектив применения новейших достижений науки и техники, т. е. автоматизированного ввода и поиска информации.
Исходя из этих требований, основу системы НСА должно составлять «двойное единство»:
единство организации документов, которое достигается единством научно-методических основ классификации документов (единая система НСА закрепляет организацию документов и их учет по единицам хранения, фондам, комплексам фондов, архивам);
единство описания документов, которое достигается единством методики составления справочников.
В настоящее время создание и усовершенствование НСА в каждом архиве происходит дифференцированно. Это означает, что архивисты поразному подходят к созданию и усовершенствованию справочников к фондам различной информативности.
1.2 Элементы научно-справочного аппарата
1.2.1 Архивная опись как основной элемент НСА
Архивная опись является базовым архивным справочником. Опись одновременно представляет собой учетный документ и основной элемент научно-справочного аппарата, обеспечивает оперативный поиск дел. На основании описи создаются другие справочники системы научно-справочного аппарата архивов (государственных, муниципальных, ведомственных). Составление описи начинается в делопроизводстве. Создание описи является завершающим этапом работы с документами в делопроизводстве, подлежащими передаче на хранение в ведомственные и государственные архивы.
Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.
Опись дел, документов: Справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/ единиц учета архивного Фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.
Функции описи:
информационная, раскрывающая состав и содержание документов; учетная, учитывающая количество дел внутри фонда; классификационная, закрепляющая систематизацию дел внутри фонда в соответствии со структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.
Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя, справочного аппарата. Объектом описания является единица хранения.
Описи составляются:
— на дела постоянного хранения;
— дела временного (свыше 10 лет) хранения;
— дела личного состава;
— документы на спецносителях;
— входящие в архив ведомственные и служебные издания.
При составлении описи первичным документом является делопроизводственная номенклатура дел. Пред составлением описи необходимо проверить соответствие заголовка дела по номенклатуре находящимся в нем документам, правильность оформления дела, правильность оформления документов деле.
Правила (основные требования) оформления описи:
— нумерацию единиц хранения в описи производят по систематизации дел, при этом, в случае многотомности дел, каждое дело или его том заносится в опись собственным номером единицы хранения;
— систематизация единиц хранения в описи должна соответствовать систематизации дел в номенклатуре;
— описательные статьи описи заполняются в точном соответствии с заголовками включаемых в нее дел;
— на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью даже в случае продолжения однородного названия дела;
— графа описи «примечание» используется для отметки о выбытии или физическом состоянии дела;
— опись в архиве организации составляется на основе описей структурных подразделений учреждения в соответствии с их значимо-стью на основе систематизационной структуры единого фонда учреждения;
— документы за ряд лет, включенные в одно дело, заносятся в опись по дате заведения дела;
— нумерация дел по описи не должна превышать четырехзначной цифры, крайний номер – 9999;
— систематизация дел в описи предпочтительно по хронологии, а внутри ее по структуре учреждения;
— каждая законченная опись получает свой номер по листу фонда и реестру описей.
При составлении описи учреждения на основании описей его структурных подразделений оформляются: 2 экземпляра описи структурного подразделения, 4 экземпляра годовой сводной описи, составляемой в архиве организации, 2 экземпляра описи долговременного (свыше 20 лет) хранения, 3 экземпляра описи личного состава.
При составлении описи личного состава (л/с) документы в ней располагаются в следующей последовательности: сначала идут приказы по л/с, затем – списки л/с, далее следуют карточки учета л/с, формы Т-2, личные дела, лицевые счета и расчетные ведомости по зарплате, трудовые книжки, акты о несчастных случаях.
Личные дела систематизируются по алфавиту и заносятся в опись по году увольнения владельца. Описи постоянного, долговременного хранения и по личному составу хранятся раздельно в соответствии со своими номерами.
Структура составления описи учреждения:
— годовая структурная опись составляется в структурном подразделении;
— годовая сводная опись составляется ведомственным архивом
на ее основе в госархиве после передачи туда документов и описи составляется сводная опись учреждения – раздельно постоянного хранения и личного состава.
Опись содержит:
— титульный лист;
— оглавление;
— предисловие;
— собственную опись;
— список сокращений;
— указатели;
— переводные таблицы;
— библиографию;
— терминологический словарь;
— лист-заверитель.
Титульный лист состоит из полного названия архива, названия фондообразователя, названия фонда, номеров фонда, описи, названия описи, крайних дат внесенных в опись документов.
В оглавлении перечисляются разделы описи с указанием их листов по валовой нумерации.
В предисловии сообщаются сведения о фондообразователе, фонде, приводится аннотация состава и содержания его документов, состав справочного аппарата к описи.
Основной текст описи содержит ее описательная статья. В ней указываются порядковый номер единицы хранения, единицы учета, делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер, заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения, язык, подлинность/копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. При наличии особо ценных документов возможно ведение в описательную статью их аннотаций.
Список сокращений вводится в случае наличия в описи специфических, присущих только конкретному учреждению, сокращений слов и терминов.
Указатели раскрывают предметные понятия описи с необходимыми пояснениями и указанием единиц хранения. Возможны предметный, именной, географический, хронологический, другие указатели. В зависимости от необходимости они могут быть глухие или аннотированные.
Переводные таблицы используются при переработке описи для перевода новых номеров единиц хранения на старые. В них параллельно указываются номера новой и старой описи, облегчая тем самым работу с новой описью.
Библиография определяет степень использования документов фонда, сообщая сведения об их публикации, упоминании их в печатных и непечатных материалах, в том числе научно-справочном аппарате.
Терминологический словарь вводится в случае специальных для фондообразователя терминов, упоминающихся в описи содержащихся в ней документах.
Таким образом, архивная опись была и остается в настоящее время основным звеном НСА архивов, базовым архивным справочником. На основе описи составляются многие другие типы и виды архивных справочников, поэтому качественный уровень описи, в конечном счете, влияет на качество системы НСА архивов в целом.
Описи на базе ПЭВМ могут создаваться в архивах разных рангов, оснащенных современной техникой. Опись содержит универсальный набор элементов описания, что позволяет формировать из описей полноценные базы данных в архивах и осуществлять поиск информации как по любому из элементов описания, по группе элементов описания одновременно, контекстный поиск. БД-опись, оснащенная системой указателей, и в будущем останется базовым внутриархивным справочником для поиска информации на уровне дела. Применение автоматизированных технологий при составлении БД-описи значительно расширяет поисковые возможности этого типа архивного справочника и, очевидно, сделает излишней необходимость помещать информацию на уровне дела в системе каталогов.
1.2.2 Каталог как тип архивного справочника
Архивный каталог: Справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей) расположены в соответствии с выбранной схемой классификации.
Каталогизация архивных документов — совокупность работ по подготовке, созданию, ведению каталогов, которая состоит из:
— определения вида каталога;
— разработки схемы классификации в нем документной информации;
— выявления и отбора документной информации для каталогизации;
— описания документной информации на каталожных карточках;
— индексирования каталожных карточек;
— систематизации карточек и ведения каталога.
При каталогизации осуществляется дифференцированный подход:
— определяется очередность выбора архивных фондов и их структурных частей по степени их значимости;
— отбираются необходимые дела, документы, сведения из них;
— в зависимости от формирующегося каталога применяются различные приемы описания документной информации.
При определении вида каталога учитываются:
— уровень и профиль архива;
— структура, состав, содержание, степень разработанности фондов;
— интенсивность и задачи использования документов;
— наличие и качество других архивных справочников;
— кадровые и материально-технические возможности архива.
Каталог должен наиболее полно отражать документный состав архива, служить ключом к поиску наиболее востребованных документов. В основе архивной картотеки может лежать делопроизводственная картотека, подвергшаяся в архиве переработке с целью разделения ее на картотеки постоянных, долговременных (свыше 10 лет), кратковременных (до 10 лет) дел и документов личного состава.
Каталоги могут строиться на основе логической или алфавитной структуры. К первым относятся систематические тематические, хроно-логические. Ко вторым предметные именной и географический.
Наиболее распространенными видами каталогов являются:
— систематический по отраслям знаний и практической деятельности общества;
— тематический — по темам, под темам, рубрикам, подрубрикам;
— по истории учреждений — по отраслям, подведомственности, типам учреждений в алфавитном порядке;
— по истории административно-территориального деления — по видам административно-территориальных единиц, а внутри их — по алфавиту наименований;
— хронологический — по хронологии событий, либо по датировке документов, либо по времени освещаемых событий;
— именной — по алфавиту лиц, упоминаемых в документах, либо по авторам документов;
— географический — по алфавиту географических и топографических объектов;
— ведомственный по личному составу — данные о трудовом стаже, зарплате, других показателях для начисления пенсий, при передаче в архив может использоваться для составления именного каталога;
— названий фондов при большом количестве фондов может использоваться для первичного знакомства с фондами, их названиями, номерами, крайними датами.
Все каталоги объединяются в единую архивную систему каталогов. При их классификации можно использовать Схему единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов.
Выбор схемы классификации определяется составом документов архива и задачами их использования. Они взаимосвязаны системой отсылок, в которую входят полные отсылки (от понятия без индекса к понятию с индексом) и частичные отсылки (дополняющие) для связи родственных понятий. Возможен переход от внутри к межархивным каталогам, более полно отражающим состав архивной документации по той или иной проблеме, тому или иному вопросу.
Вживление и отбор документной информации для каталогизации происходит как при тематической разработке архивных фондов, так и при попутной каталогизации, связанной с другими видами работ по выявлению и описанию документов. Выявленная информация описывается на каталожных карточках на уровне подокументного, поединичного, группового описания. При подокументном описании сообщается информация об одном документе, при поединичном — единице хранения, при групповом — связанной между собой тематически, логически, хронологически группе единиц хранения или документов.
В результате возможно описание на уровне части документа, документа, группы документов, единицы хранения, группы единиц хранения.
Каталожная карточка включает следующие атрибуты:
— индекс классификационного деления;
— наименование рубрики и подрубрики;
— обозначение даты и места события;
— информационные сведения (описание содержания);
— название архива;
— название фонда;
— архивный шифр документа (номер фонда, описи, единицы хранения, листа);
— язык;
— способ воспроизведения;
— фамилия составителя;
— дата составления;
— в отдельных случаях на оборотной стороне карточки может помешаться аннотация.
Архивные каталоги постоянно пополняются новыми данными. Одной из связанных с ними работ является ведение каталога, которое включает:
— научно-методическое обеспечение работы;
— индексирование карточек;
— систематизацию их по индексам и рубрикам;
— составление отсылочного аппарата к каталогу;
— усовершенствование каталога;
— ведение учетных форм работы по каталогизации и использованию каталогов.
Включаемые в каталог карточки должны быть индексированы, на них должен проставляться индекс — условное обозначение, элемент языка, букв, цифр, условных знаков, целью которого является передача содержании информации, зафиксированной в документах, закрепление места делений в классификационной схеме и определение связи между этими делениями.
Индексы могут быть:
— буквенными;
— цифровыми;
— комбинированными.
Они служат для определения места карточек в каталоге. Систематизация их проводится в соответствии с индексами в порядке расположения букв и цифр.
Постоянное усовершенствование каталогов включает в себя совершенствование схемы классификации, проверку их содержания и оформления, совершенствование описаний.
В результате каталоги должны быть вторым, после описи, по значимости архивным справочником.
Каталог является обязательным элементом системы НСА госархива. Каталог — это единственный справочник, который может обеспечить внутриархивный сквозной поиск информации по всем фондам архива в предметно-аспектном разрезе. По своей архитектонике каталог в наибольшей степени среди других типов архивных справочников приспособлен для отражения всего многообразия информации архивных фондов с необходимой степенью ее детализации. Совокупность различных по назначению и структуре каталогов представляет собой систему каталогов госархива.
Состав этой системы определяется потребностями архива. Дифференцированный подход при каталогизации означает не только правильный выбор видов каталогов, очередность выбора архивных фондов, их структурных частей, отбор дел и сведений на них, но и применение комплекса приемов описания для определенных групп документов фонда: подокументное, поединичное, групповое.
Перспективы развития структуры и информационных качеств каталогов связаны с внедрением ААТ. Широкое распространение тематических и именных каталогов в электронном формате в госархивах свидетельствует о перспективности БД-каталогов на базе их унификации и внедрения стандартизированных форматов описания.
1.2.3 Архивный путеводитель
Архивный путеводитель: Справочник, содержащий систематизиро-ванные сведения о фондах архива (архивов) и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.
В зависимости от уровня содержащейся в путеводителе информации он может быть внутри и межархивным. Путеводители охватывают информацию на уровне Архивного фонда РФ, группы архивов, архива, ряда архивных фондов. В зависимости от этого путеводители подразделяются:
— на путеводитель по фондам архива;
— краткий справочник по фондам архива;
— тематический путеводитель по фондам архива;
— путеводитель по архивам.
Путеводитель по фондам архива определяет состав архива на уровне фонда. Он содержит систематизированный перечень характеристик архивных фондов, включающий название, номер, объем фонда, его крайние даты, историческую справку, аннотации, библиографию.
Краткий справочник по фондам архива сообщает сведения об архивных фондах более общего или более узкотематического, чем путеводитель по фондам, характера. В нем указываются названия фондов и краткие сведения о них. К ним относятся номер, объем, крайние даты фондов. Справочники могут быть аннотированными и не аннотированными.
Тематический путеводитель по фондам архива сообщает сведения о фондах, определяемые к онкретной темой. В нем, в соответствии с темами, указываются название, номер фонда, крайние его даты, номера описей, содержащих документы по теме, научно-справочный аппарат к фонду, аннотации, библиография. Дополнительно могут быть указаны сведения по истории фондообразователя и условия доступа и использования документов.
Путеводитель по архивам включает сведения о ряде архивов, начиная с Архивного фонда РФ и продолжая группой архивов. Он определяет состав архива, группы архивов, состав Архивного фонда РФ по хранилищам его всего или отдельных его частей. Характеристика архива в этом путеводителе содержит название и адрес архива, справочные данные по видам документации, историческую справку и аннотацию. Дополнительно может сообщаться библиография по архиву. В зависимости от задач, стоящих перед таким путеводителем, он может быть общим или тематическим.
Путеводитель состоит из основной части, в которой дается характеристика фондов и документов, и справочного аппарата, включающего титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели.
При составлении путеводителей главным требованием к ним является полнота отражаемых сведений, наличие справочных данных (архив, фонд, опись, единица хранения), при необходимости аннотации к документам. Путеводители помимо сведений об основных архивных фондах могут содержать сведения о не аннотируемых фондах. Путеводители по архивам могут содержать развернутую библиографию, в которой указываются не только данные общей библиографии, но и публикации документов архива или сообщений о них.
Путеводитель — это традиционная, апробированная временем форма представления архивной документной информации пользователю до его обращения в архив. Путеводитель нацелен на использование, в основном, за пределами архива, во внешней среде. Путеводитель является обязательным элементом НСА архива и широко распространен как в архивной отрасли, так и за ее пределами. Путеводитель — базовый структурный справочник архива. Стандартизированные форматы описания, разработанные для каждого вида и разновидности путеводителей, позволяют унифицировать описания в рамках БД-путеводителей и делают возможным на этой основе включение БД-путеводителей в единое информационное пространство архивной отрасли, в другие, в том числе, глобальные информационные системы.
1.2.4 Указатель
Архивный указатель: Справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметных понятий упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.
Указатели могут быть межархивными, межфондовыми, внутрифондовыми.
Указатели универсальны и выполняют свою функцию, вне зависимости от видов документов и носителе й информации.
В системе НСА архива указатели взаимосвязаны с другими типами и видами архивных справочников и дополняют и/или уточняют предметно-понятийную информацию других справочников, предоставляя возможность многоаспектного поиска информации.
По степени свертывания информации (по структуре рубрик) указатели делятся на глухие и аннотированные. По объему аннотации или пояснительной части аннотированные указатели могут быть краткими и развернутыми.
По типу организации информации указатели можно разделить на предметно-тематические и структурные. По типу описательной статьи, отражающей сведения об объекте описания в виде предметных понятий, указатели подразделяются внутри предметно-тематической и структурной групп на виды и разновидности. К основным видам указателей предметно-тематической группы относятся систематический, тематический, хронологический, предметный и его разновидности географический, именной и др.
К основным видам указателей структурной группы следует отнести структурный, отраслевой и функционально-производственный.
Самым распространенным указателем предметно-тематической группы является предметный. Предметный указатель вид указателя, в котором все наименования предметов расположены в алфавитном порядке. Предметный указатель может быть общим и специальным.
Общий указатель включает в описательные статьи предметные понятия разнородного характера. Специальный указатель состоит из однородных предметных понятий (личные имена, названия учреждений, названия видов документов и др.). К специальным предметным указателям относятся указатели видов документов, авторский, учреждений, географический, именной и др.
Назначение общих и специальных предметных указателей интенсификация поиска документной информации по различным аспектам, сформулированным в предметных понятиях описательных статей справочника. Наиболее распространенными являются разновидности специального предметного указателя: именной и географический.
Географический указатель разновидность предметного указателя, содержащая топонимы (то есть имена собственные географических или топографических объектов). Информация в нем представлена по названиям географических объектов, по которым и проводится поиск на основании отсылочных данных.
Именной указатель разновидность предметного указателя, содержащего фамилии, имена, псевдонимы, прозвища, клички.
Группировка понятий внутри указателей и общих, и специальных, как правило, алфавитная, хотя при наличии сложных, разнородных понятий в общих указателях может использоваться систематический принцип группировки понятий, а алфавитное расположение используется на последнем этапе систематизации.
Тематический указатель является разновидностью предметного. Тема, составляющая главную особенность этих указателей, это совокупность предметных понятий, раскрываемых или представляемых в логической (систематической) последовательности через группу (ряд) предметных понятий, расположенных согласно принятой схеме классификации и взаимосвязанных причинно-следственными и системными связями. К таким понятиям относятся исторические факты, события, явления, названия учреждений и пр., связанные с этими фактами и событиями.
Систематический указатель вид указателя, в котором все наименования предметов расположены согласно определенной схеме классификации.
Хронологический указатель вид указателя, в котором даты событий или даты документов расположены в хронологическом порядке.
Структурный указатель вид указателя, в котором в качестве предметного понятия используются названия структурных частей описываемого объекта.
Отраслевой указатель вид указателя, состоящий из наименований отраслей (подотраслей) народного хозяйства и управления, различных направлений, как правило, со схемой ведомственного или типового перечня документов.
Указатели структурной группы обычно составляются к описям фондов, имеющих сложную структуру, которая не отражает функции (направления деятельности) учреждений фондообразователей.
Указатель как тип архивного справочника занимает устойчивое и иерархически строго определенное место, традиционно закрепленное в составе системы НСА архива. Взаимосвязанный с другими типами и видами справочных средств указатель выполняет свою функцию в составе системы НСА: дополняет и уточняет информацию документов и других справочников в форме предметных понятий, обеспечивая ее многоаспектный поиск.
В условиях активного внедрения автоматизированных архивных технологий указатель, роль и место которого в системе НСА остались неизменными, стал более востребованным, в связи с относительно меньшими затратами времени и ресурсов на его подготовку, с одной стороны, и в связи с быстротой широкого и объемного поиска многоаспектной информации, — с другой.
Указатель – легко формализуемый тип архивного справочника, весьма перспективный при составлении БД-указателей. Компактность, поливариантность и гибкость указателя позволяют использовать его как самостоятельный справочник и как вспомогательное справочное средство в сочетании со всеми остальными типами архивных справоч-ников: описями, путеводителями, каталогами, обзорами. Все это делает указатель неотъемлемой частью системы НСА любого государственного архива.
Страницы: 1 2