Меню Услуги

Анализ системы научно-справочного аппарата к документам архива на примере филиала ГКУСО Государственный архив документов. Часть 2.


Страницы:   1   2

Узнай стоимость написания такой работы!

Ответ в течение 5 минут! Без посредников!

1.2.5 Обзор как тип архивного справочника

Обзор архивного фонда: Справочник, содержащий систематизиро-ванные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда дополненные их источниковедческим анализом.

Видами обзора являются обзор фонда, тематический обзор фонда (фондов одного архива), тематический обзор фондов нескольких архивов (межархивный тематический обзор).

Обзор архивного фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного архивного фонда. Тематический обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного фонда, одного фонда или группы фондов одного архива по определенной теме.

Тематический обзор фондов нескольких архивов (межархивный тематический обзор) составляется для информирования о составе и содержании, а также о местах хранения отдельных документов и их групп, наиболее значимых для разработки определенной темы.

Целесообразность составления обзоров определяется актуальностью и значимостью проблемы, которой он посвящен, степенью ее изученности, а также новизной включаемых в обзор документов.

Обязательными элементами в обзоре являются: индивидуальные и/или групповые аннотации документов с указанием разновидности документов, их авторов (автора), краткого описания содержания, объема документов, их хронологических рамок и подлинности, поисковых данных документов.

Основной частью тематического обзора являются аннотации с указанием поисковых данных. Аннотации располагаются в соответствии со схемой построения обзора. Внутри самых мелких делений схемы аннотации располагаются в порядке значимости вопросов или документов, по хронологическому или географическому признакам.

Назначение обзора состоит в раскрытии содержания документов в пределах фонда по всем существенным вопросам и темам, что позволяет составлять обзоры независимо от системы построения архивного фонда.

Назначение тематических обзоров — раскрытие содержания документов по одной теме. Объектом описания в этих обзорах могут быть документы, относящиеся к конкретной теме, независимо от того, содержатся они в одном или нескольких фондах и даже нескольких архивах. В этом случае, если содержание документов ед. хранения сложное, т.е. касается нескольких не связанных между собой вопросов, единица хранения может быть логически расчленена и обозреваться в нескольких тематических обзорах.

Схема построения обзора может основываться на структурном, отраслевом (функциональном), предметно-тематическом, географическом, хронологическом, номинальном и других признаках. В ряде случаев используется сочетание разных признаков.

В состав справочного аппарата к обзору входят: титульный лист, оглавление, список сокращений; для тематических обзоров – список фондов, информация о которых включена в обзор; в необходимых случаях – библиографический список.

1.2.6 Историческая справка

Историческая справка к архивному фонду: Документ, содержа-щий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.

Особое место среди архивных справочников занимает историческая справка. Справку составляют при первом поступлении документов фонда в архив организации. В последующем по истечении 5-7 лет целесообразно составлять дополнение к исторической справке.

Историческую справку составляет и подписывает директор архива. В организациях с небольшим объемом дел, образующихся за год, историческую справку можно заменить предисловием к описи дел постоянного хранения.

Историческая справка состоит из трех разделов:

— истории фондообразователя;

— истории фонда;

— характеристики документов фонда.

Первый раздел – история фондообразователя, (в хронологической последовательности) содержит следующие сведения:

— даты, номера и заголовки распорядительных документов о создании, преобразованиях и ликвидации организации;

— крайние даты деятельности организации;

— изменения в названии и деятельности организации;

— задачи и функции организации и их изменения;

-масштаб деятельности организации и ее место в системе госуда-рственного аппарата, отрасли;

— структура организации и ее изменения (с указанием дат).

Второй раздел – история фонда, содержит следующие сведения:

— Количество дел в фонде и крайние даты дел фонда;

— состав документов фонда и крайние даты каждой группы;

— время поступления фонда в архив организации;

— степень сохранности документов;

— изменения в составе и объеме документов фонда;

— указание (если организация передает документы на государственное хранение) даты и места передачи дел на государственное хранение (наименование государственного архива; № фонда, присвоенный государственным архивом, ссылка на акт приема-передачи дел, его дату и номер).

Третий раздел — характеристика документов фонда, содержит перечисление видов научно-справочного аппарата к фонду.

В третьем разделе-характеристике документов фонда, перечисляют:

— основные виды документов;

— указывают на особенности документирования данной организации;

-дают общие сведения об использовании документов основное содержание и количество справок социально-правового характера, подбора и выдачи документов в структурные подразделения, и т. п.

Состав справочников системы НСА в каждом архиве и в целом по стране создается для эффективного использования документов АФ РФ, поиска необходимой информации в возможно короткие сроки и учета, обеспечения сохранности документов, содержащих информацию.

1.3 Автоматизированный научно-справочный аппарат

Автоматизированный НСА (АНСА) архива представляет собой совокупность описаний документов, помещенных в базы данных, автоматизированных средств поиска информации и представления результатов поиска. Автоматизированный НСА реализуется в рамках интегрированной информационной системы архива и/или в виде автономных баз данных. Информационное наполнение АНСА составляют описания документов на уровне фонда, единицы хранения, единицы учета, документа, содержащиеся в информационной системе, а также файлы ключевых слов, рубрикаторы. Разновидностью АНСА являются полнотекстовые БД, содержащие тексты документов, их цифровые копии.

АНСА реализует все функции традиционной системы научно-справочного аппарата архива и предоставляет по сравнению с традиционным НСА более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов, представления его результатов (в том числе в режиме удаленного доступа).

Информационной основой для создания АНСА являются те же элементы описания различных уровней, что и для традиционной СНСА. Обязательными реквизитами баз данных НСА на уровне фонда являются элементы описания, приведенные, для уровня единицы хранения, единицы учета, для уровня документа.

Для заполнения БД НСА используются: первичная документная информация, основные и вспомогательные учетные документы, информа-ция, имеющаяся в архивных справочниках различных типов и видов.

Обязательным элементом описания для всех трех основных уров-ней в БД АНСА являются ключевые слова — термины, характеризующие в обобщенном и сжатом виде содержание объекта описания (фонда, единицы хранения, единицы учета, документа). Ключевые слова вводятся в БД в процессе описания конкретного объекта или после его завершения. Ключевое слово может состоять из одного слова или короткого словосочетания и помещается в специальный файл ключевых слов.

Обязательными видами ключевых слов являются:

-«тематика» — термины, обозначающие в краткой форме факты, события, явления, виды деятельности и т.д., отраженные в документах объекта описания;

-«персоналии» — термины, идентифицирующие лица, с которыми связаны единицы описания данного уровня. Терминами могут быть фамилии с именем и отчеством, фамилии с именем, фамилии без инициалов, с одним или двумя инициалами, псевдонимы, прозвища и т.д.

-«география» — термины, являющиеся географическими или топонимическими наименованиями (названия стран, республик, краев, областей, губерний, уездов, волостей, населенных пунктов, морей, рек и т.д.).

В случае необходимости могут создаваться другие виды ключевых слов.

Выходными формами автоматизированного НСА являются перечни фондов, единиц хранения, единиц учета, документов, отвечающие условиям сделанного запроса. На основе информации, содержащейся в АНСА архива, могут формироваться тексты справочников вместе с их внутренним справочным аппаратом (путеводители, краткие справочники, описи). При автоматизированном формировании текста справочника файлы ключевых слов используются для автоматизированного составления указателей к справочнику

Для каждого уровня описаний в БД АНСА создаются рубрикаторы (систематические, тематические) для поиска данных, автоматизированного формирования текстов справочников.

Для уровня фонда рубрикатором, предназначенным для формирования текста путеводителя по фондам архива, является схема систематизации фондов в путеводителе.

Для каждого уровня описания возможно использование нескольких рубрикаторов, что позволяет вести одновременную подготовку различного вида справочников, формировать перечни фондов (документов) по различной тематике, сохранять результаты рубрицирования.

Узнай стоимость написания такой работы!

Ответ в течение 5 минут!Без посредников!

Для каждого уровня описания в базах данных НСА архива в обязательном порядке предусматривается набор процедур много-аспектного поиска информации по ключевым словам; по текстам аннотации, исторической справки; по текстам полных и сокращенных названий объекта описания, полных и сокращенных переименований фонда и/или фондообразователя; по хронологической принадлежности объекта описания (по крайним датам документов, входящих в единицу описания); по любому сочетанию перечисленных реквизитов.

Представление результатов поиска должно производиться в следующих формах:

— база данных, редуцированная в соответствии с условиями запроса;

— текстовый файл или распечатка описаний, удовлетворяющих запросу.

Справочный аппарат к базам данных по документам архива реализуется в виде базы данных (метабазы), содержащей описание имеющихся в архиве баз данных. В метабазе содержатся сведения по каждой автономной базе данных — название БД, перечень ее реквизитов, уровень (уровни) единицы (единиц) описания, текущий объем в записях и/или в мегабайтах, указание на язык программирования, использован-ных для создания базы данных.

2 Анализ системы НСА к документам филиала ГКУСО «Государственного архива документов по личному составу Свердловской области» в Горнозаводском управленческом округе

2.1 Характеристика объекта исследования

Объектом исследования является филиал Государственного казенного учреждения Свердловской области “Государственный архив документов по личному составу Свердловской области” в Горнозаводском управленческом округе (г. Кушва) (ГКУСО “ГАДЛССО”).В связи необходимостью решить вопрос по приему документов по личному составу от ликвидированных организаций в управленческих округах Свердловской области и ограниченностью свободных площадей в Государственном архиве документов по личному составу Свердловской области в городе Екатеринбурге было принято решение о создании филиалов Архива в управленческих округах Свердловской области. В соответствии с постановлением Правительства Свердловской области от 11 февраля 2003 года № 66-ПП «О создании филиалов областного государственного учреждения «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области» в управленческих округах Свердловской области» на территории Кушвинского городского округа 24 августа 2004 года был создан филиал.

Здание, где в настоящее время располагается филиал архива, построено до 1917 года и принадлежало купцу Никитину. Здание двухэтажное первый этаж занимает архивохранилище, на втором этаже располагаются служебные помещения. Общая площадь архива составляет 936,1 кв. м. До 2014 года в филиале архива имелось три архивохранилища в которых, хранилось 30926 ед. хр. За 2014 год в архиве данный показатель изменился в результате приема на хранение документов по личному составу от ликвидированных предприятий и организаций в количестве 2952 ед. хранения и установки стеллажного оборудования было создано четвертое архивохранилище. В настоящее время в архиве единиц хранения 33901 за 1933-2014гг, количество фондов 122 все документы на бумажных носителях. Состав и объем научно-справочного аппарата к документам архива составляет 195 описей: одна опись управленческая документация и 194 описи по личному составу. Кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов, видеодокументов в архиве не имеется

Архив руководствуется в своей деятельности законодательством Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Р.Ф, В частности . N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации”, N 5-ОЗ (ред. От 23.05.2011) «Об архивном деле Свердловской области, 18.01.2007 №19— Приказ «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

Филиалом ГАДЛССО оказываются следующие государственные услуги:

  1. Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним;
  2. Проведение информационных и научно- практических мероприятий;
  3. Информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов;
  4. Экспонирование архивных документов в средствах массовой информации.

Численность работающих в архиве составляет, 11 человек включая директора. Сотрудники филиала архива проводят работу по исполнению запросов организаций и граждан, связанных с обеспечением их прав и законных интересов. Ежегодно работники архива исполняют свыше 1500 запросов социально-правового характера. Организуют работу читального зала.

Филиал архива обеспечивает сохранность, комплектование и учет документов по личному составу ликвидированных предприятий и организаций.

2.2 Система НСА филиала архива

Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между организациями (работодателями) и сотрудниками (работниками), которые отражают правовую, трудовую и служебную деятельность работников. К таким документам относятся: приказы (распоряжения) по личному составу; списки работников; книги (журналы) учета приема, перемещения, увольнения работников; лицевые счета и расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам; личные дела и личные карточки работников; контракты, трудовые договоры (соглашения); индивидуальные сведения о начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование работников; документы о награждении работников; невостребованные подлинные документы и др. При ликвидации организации документы по личному составу должны быть упорядочены, на них составлена опись и научно-справочный аппарат к ней. При согласовании описи экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области, документы передаются на государственное хранение.

Рассмотрим опись дел по личному составу на примере Открытого акционерного общества «Уралнефть» (Приложение А).

В научно-справочный аппарат (далее – НСА) описи дел, документов входят: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений. Научно-справочным аппаратом к фонду является историче-ская справка и справка о неполноте состава документов.

НСА к описи и к фонду необходимо составлять, используя шрифт Times New Roman, размер шрифта – 14, интервал между строками – 1,5.

Титульный лист

Титульный лист составляется один раз — в целом к описи.

На титульном листе описи дел, документов помещаются следующие реквизиты:

— название архива;

— название фонда;

— номер фонда;

— номер описи;

— название описи;

— крайние даты внесенных в опись архивных документов.

Название архива

Название архива – место будущего хранения архивных документов, указан полностью. Реквизит размещен по центру.

Филиал Государственного казенного учреждения Свердловской

области «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области» Горнозаводского управленческого округа (г. Кушва)

Название фонда

Название фонда – это название организации, которое пишется в виде официального названия организации (фондообразователя) со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности (вышестоящих организаций) и сокращенными названиями (в круглых скобках), а также дат существования под конкретным названием. Реквизит размещается по центру.

Оформлено следующим образом. Все переименования организации (фондообразователя) указаны в хронологической последовательности. При этом после каждого названия указано начальная и конечная дата существования организации (фондообразователя) под данным названием. В названии учреждения – фондообразователя также в хронологической последовательности указаны изменения подчинённости, относящиеся к периоду, за который документы включены в опись.

Акционерное общество открытого типа «Уралнефть»

(АООТ «Уралнефть»)

(28 июня 1993 г. – 21 июня 1996 г.)

Открытое акционерное общество «Уралнефть»

(ОАО «Уралнефть»)

(21 июня 1996 г. – [17 сентября 2013 года])

Крайними датами организации (фондообразователя) являются: начальная дата – дата регистрации организации 28 июня 1993 года;

конечная дата – дата ликвидации организации заключена в квадратные скобки [17 сентября 2013 года].

Даты указаны словесно-цифровым способом. Если даты примерные (не подтверждены документально), то их необходимо заключать в квадратные скобки.

Номер фонда

Номер фонда присваивается в архиве, в соответствии со списком номеров фондов архива, при первом поступлении документов на государственное хранение. Реквизит размещен по центру.

Фонд № 118

Номер и название описи

Номер описи включает указание категории документов, включённых в опись – по личному составу, постоянного хранения, название отдельных групп документов, если они выделены в самостоятельную опись, либо название филиалов (представительств), выделенных в самостоятельные описи.

При составлении нескольких описей к фонду нумерация описей присваивается в валовом порядке, независимо от категории документов, включённых в опись, названий отдельных групп документов и названий филиалов (представительств), выделенных в самостоятельные описи. Реквизит размещен по центру.

Опись № 1-Л

Дел по личному составу

Крайние даты внесенных в опись архивных документов

Если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы. Реквизит размещается справа после наименования описи.

Открытое акционерное общество «Уралнефть» (ОАО «Уралнефть») было создано в 1993 году, в 2013 ликвидировано. Документы по личному составу, включенные в опись за весь период деятельности Общества, на титульном листе указывается:

за 1993-2014 годы

Оглавление

Оглавление необходимо для быстрого поиска дел по описи, закрепления схемы систематизации дел в описи. Помещается оглавление в начале описи, после титульного листа.

В оглавлении (Приложение Б) перечисляются: предисловие, список сокращений, названия всех разделов и подразделов описи, указатели (если имеются). Напротив каждого названия проставлены номера листов, на которых они расположены.

Узнай стоимость написания такой работы!

Ответ в течение 5 минут!Без посредников!

Если опись дел небольшая и расположена на одном листе, то допускается оглавление к описи не составлять.

Предисловие

Обязательным элементом НСА к описи является предисловие.

Предисловие (Приложение В) составляется к каждой отдельной описи фонда, чтобы отметить особенности построения описи и состава документов, а также их описания.

В предисловии к описи история фондообразователя и история фонда изложено кратко, сжато, так как помимо предисловия составлена историческая справка к фонду за период соответствующий документам в описи, в которой подробно рассмотрены эти вопросы.

В предисловии освещены следующие вопросы:

— дата возникновения, реорганизации, ликвидации организации со ссылкой на номера и даты распорядительных документов, его подчиненность.

— компетенция, структура, функции учреждения — фондообразователя, сеть подведомственных организаций;

— дата и основание поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты.

Акционерное общество открытого типа «Уралнефть» (АООТ «Уралнефть», далее Общество) учреждено на основании решения собрания учредителей, состоявшегося 1 июня 1993 года в соответствии с Законом РФ от 25 декабря 1990 года «О предприятиях и предпринимательской деятельности» и «Положения об акционерных обществах» от 25 декабря 1990 года № 601.

Решением Арбитражного суда Свердловской области от 17 сентября 2013 года, дело № А60-4400/2013 (Д. 1. Л. 88-94) Общество было признано несостоятельным (банкротом), в отношении него было открыто конкурсное производство сроком на шесть месяцев до 16 марта 2014 года. Конкурсным управляющим назначен Блынских М. А

Основной целью деятельности Общества является создание и развитие нефтяной промышленности Свердловской области.

В связи с ликвидацией Общества в 2014 году было проведено упорядочение документов по личному составу Общества, в результате которого была составлена опись № 1-Л дел по личному составу за 1993-2014 годы в количестве 529 дел с №1 по № 529.

Опись составлена по хронологии. Заголовки дел достаточно информативны и имеют в се необходимые элементы.

Трудовые договоры, а также договоры подряда (с актами выполнен-ных работ) систематизированы по алфавиту фамилий работников. Личные карточки работников сформированы по году увольнения, внутри года по алфавиту фамилий.

При отсутствии ряда документов по личному составу в описи, в предисловии указаны конкретные виды отсутствующих документов, и дается объяснение причин этого (не составлялись, утрачены и др.).

В переданной конкурсному управляющему ОАО «Уралнефть» бухгалтерской и иной документации, отсутствовали следующие документы:

— штатные расписания общества на 2000 год

— трудовые договоры с работниками общества за 2010-2011 годы

Данные документы утрачены обществом, восстановление их невозможно.

В заключении предисловия к описи дается характеристика НСА к описи, основные принципы его составления и указания о порядке пользования НСА.

Физическое состояние и полнота комплекса документов удовлетворительные.

К описи составлен научно-справочный аппарат: титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращенных слов. К фонду – историческая справка, справка о неполноте состава документов.

Опись составлена и оформлена в соответствии с требованиями «Основных правил работы ведомственных архивов»

Предисловие к описи ликвидированных организаций, передающим документы по личному составу в государственный архив подписывается руководителем организации (председателем ликвидационной комиссии, конкурсным управляющим) или составителем и заверяется печатью и помещается в начале описи после оглавления (содержания).

Список сокращений

Список сокращений (Приложение Г) составляется в тех случаях, если в тексте описи применяются сокращения слов.

Назначение списка сокращений – унифицировать приемы описания в описи и справочного аппарата к ней и уменьшить ее объем.

В список внесены все сокращения слов и понятий употребляемых в описи, а также сокращенные обозначения названий организаций. В список не включаются общеприняты е сокращения слов («г.» — год, «гор.» — город и т.п.).

Сокращения в списке помещены слева, затем через тире следует полное написание сокращенных слов. Сокращения расположены в списке в алфавитном порядке.

Список сокращений помещен после предисловия к описи.

2.3 Описательная статья к описи

Описательная статья описи — это совокупность сведений о деле. Обязательным требованием, предъявляемым к описи, является полнота её описательных статей.

Описательная статья описи дел по личному составу (Приложение Д) включает в себя следующие элементы:

графа 1 — порядковый номер;

графа 2 — индекс дела;

графа 3 — заголовок дела (тома, части);

графа 4 – дата дела (тома, части);

графа 5 – срок хранения дела (тома, части);

графа 6 — количество листов в деле (томе, части);

графа 7 – примечание.

2.3.1 Элементы описательной статьи

Порядковый номер

Каждое дело вносится в опись под своим самостоятельным номером. Нумерация происходит в валовом порядке независимо от годовых разделов или других заголовков.

Индекс дела

Данный элемент описания присваивается в делопроизводстве согласно утвержденной номенклатуре дел.

Графа № 2 в описи организации ОАО «Уралнефть» не заполнена значит номенклатура дел отсутствовала.

Заголовок дела (тома, части)

Заголовок является основным элементом описательной статьи. Грамотно составленный заголовок четко отражает состав документов в конкретном деле, что облегчает поиск необходимой информации в описи. Состав элементов заголовка регламентирован и унифицирован, описание документов упорядоченное.

Заголовки дел с однородным содержанием и одинаковыми формулировками обозначены словами «то же», а другие элементы описательной статьи внесены в опись полностью (Приложение Е). Заголовок воспроизведен полностью, если начинается новый годовой раздел и новый лист описи. При наличии сведений, уточняющих содержание первого заголовка, они вннесены в графу описи «Заголовок дела (тома, части)» полностью.

Дата дела (тома, части)

Степень полноты датировки зависит от характера документов. Полная дата (число, месяц, год), указывается при описании документов, для которых датировка имеет важное значение, например: приказы, распоряжения, трудовые договоры. Начальной датой дела является дата составления (регистрации) самого раннего документа дела, конечной – дата составления (регистрации) самого позднего документа. Дата указана в графах «Дата дела (тома, части)» описей дел по личному составу, «Крайние даты» описей дел постоянного хранения.

Крайние даты дела размещены строго раздельно на двух строках: на первой – начальная дата, на второй конечна я дата.

Личные дела, личные карточки, невостребованные трудовые книжки систематизированы по году увольнения работников.

Датой дел, содержащих организационно-распорядительную доку-ментацию (приказы, распоряжения и т.д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) издания (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначены арабскими цифрами, название месяца написано словами.

Срок хранения

Срок хранения дел указывается в графе 5 описи. Срок хранения внесены согласно сроку хранения, указанному перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Приказом Министерства культуры Российской Федерации 25 августа 2010 года №558).

Для документов по личному составу, подлежащих длительному хранению установлены следующие сроки хранения: 75 лет, 75 лет ЭПК.

75 лет – данный срок хранения подразумевает, что дела хранятся указанный срок, по истечении которого выделяются к уничтожению;

75 лет ЭПК – при указании данного срока хранения, дела хранятся указанный срок, по истечении которого дела могут быть переведены на постоянный срок хранения.

Количество листов в деле (томе, части)

Количество листов в деле указано на основании листа заверителя к делу. В описи указано в графе 6 арабскими цифрами.

Примечание

Данная графа описи используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о наличии копий и т.п.

Все графы описи заполнены в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Итоговая запись к описи

В конце описи вслед за последней описательной статьей сделана итоговая запись (Приложение Ж), в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговарены особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).

Указатели

В данной описи указатели отсутствуют. Указатели составляются, как правило, к сложным по структуре и содержанию описям дел для облегчения пользования ими и более полного раскрытия содержания документов, содержащихся в них.

Справка о неполноте состава документов

Справка о неполноте состава документов составляется в случае неполного состава документов (в случае утраты, порчи и др.), передаваемых на хранение в государственный архив.

Справка составляется и подписывается конкурсным управляющим и заверяется печатью (Приложение И).

2.4 Особенности составления исторической справки

Особое место среди архивных справочников занимает историческая справка. Историческая справка составляется к фонду (Приложение И). Историческая справка состоит из информации по истории фондо-образователя и истории архивного фонда.

В сведения по истории фондообразователя включены: даты его образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру и функции, названия организации- предшественника и правопреемника.

Сведения по истории архивного фонда включают дату его поступления в архив, объем и крайние даты архивных документов, степень их сохранности; особенности формирования, описания и систематизации; информацию об изменениях в составе и объеме архивного фонда и их причинах, о наличии архивных документов других организаций или лиц (фондовые включения); о составе научно-справочного аппарата к архивному фонду.

Историческая справка к фонду корректируется при изменении объема архивного фонда (при дополнительном поступлении дел на хранение).

При написании исторической справки даны ссылки (внутри-текстовые) на источники информации.

Историческая справка состоит из трех разделов, текст написан в официально-деловом стиле:

— истории организации (фондообразователя);

— истории фонда;

— характеристики документов фонда.

Первый раздел — история организации (фондообразователя), (в хронологической последовательности) содержит следующие сведения:

— полное и сокращенное название организации;

— сведения о создании, преобразовании, реорганизации, ликвидации организации, изменении ее названия с указанием точных дат и названий организационно-распорядительных документов;

— сфера деятельности (задачи и функции организации); — состав системы подведомственных организаций, филиалов, отделений и т.п.;

— структура организации и ее изменения;

— адрес организации (юридический и фактический);

— индивидуальный номер налогоплательщика;

— основной государственный регистрационный номер;

Данный раздел описи написан на основании информации, изложен-ной в документах о регистрации (перерегистрации) и ликвидации юридического лица. При написании первого раздела сделаны ссылки на источники информации.

Второй раздел – история фонда, содержит следующие сведения:

— количество дел в фонде и их крайние даты;

— степень сохранности документов.

Третий раздел – характеристика фонда, содержит:

— виды документов, вошедших в состав фонда;

— научно-справочный аппарат к фонду.

В филиале архива состав и объем научно-справочного аппарата составляет 195 описей: 194 описи по личному составу и одна опись управленческая. К каждому фонду составлена историческая справка. В базу данных «Архивный фонд» (3 версия) архива входит: название фонда (полное и сокращенное), даты документов, в каком году поступили документы, объем единиц хранения. Состав документов: историческая справка, аннотация в ней указывается, что входит в опись это приказы, записки о приеме, перемещения, увольнения и т.д. Дальше идет раздел «описи» по каждой описи расписывается объем, даты документов, аннотация. Следующий раздел «движения документов» включает в себя год поступления документов, в каком объеме поступили, даты документов, номер и дата акта.

Так же в архиве составлен сводный аннотированный перечень поступлений в справочно-информационный фонд за 2015 год в него включены: справочные издания, энциклопедии, учебники, научно-популярная литература, информационные бюллетени, вестники, периодические издания.

Научно-справочный аппарат архива состоит из описи, исторической справки к фонду и перечня. Такие справочники как каталог, обзор, путеводитель в архиве не ведутся.

Заключение

История создания, прогресса и дальнейшего развития научно- справочного аппарата неразрывно связаны с развитием общества, с его возрастающими потребностями, и с развитием технологий. За столетия элементы НСА в процессе исторического развития и возрастающих потребностей в документах и информации прошлого, подвергались различным изменениям, усовершенствованиям, модификации, но в конечном итоге сложились в устойчивую систему научно справочного аппарата.

Основными архивными справочниками в архиве являются описи дел, документов, исторические справки к фонду и база данных.. Основу НСА архива как и прежде составляют именно архивные описи и в основном основные усилия развития НСА направлены на усовершенствование описей: создание предисловий к описям фондов, титульных листов, оглавлений. Архивная опись представляет собой базовый архивный справочник, к которому в первую очередь обращаются исследователи

Считаю, что целесообразным является создание картотек по лич-ному составу для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера. Карточки должны содержать фамилию, имя, отчество сотрудника организации и поисковые данные (номер фонда, описи, дела и листов) документов, в которых имеются сведения о нем. Карточки систематизируют по фамилиям в порядке алфавита в пределах одинаковых фамилий по алфавиту имен и отчеств.

При создании электронного НСА с использованием современных программных средств, будет достигнут эффект мобильности т.е. появится возможность оперативного использования в отделах и службах архива, а при использовании в сетях и интернет технологиях будет достигнут эф-фект публичности, т.е. доступности информации для большого коли-чества пользователей.

Предлагаю перевести описи в электронный формат, это позволит получать оцифрованные изображения документов с корректировкой качества, восстановление угасающего текста, обеспечить возможность многократной выдачи и многократного копирования документов без обращения к подлинникам; в конечном итоге приведет к более оперативному информационному обеспечению заявителей. В филиале архива идет подготовка к начальному этапу по оцифровке описей.

Развитие и совершенствование научно-справочного аппарата тесно связано с активным и подавляющим использованием информационных технологий. Их применение позволяет улучшить состояние научно- справочного аппарата, сделать его гибким, точным и удобным в использовании. А так же упростить поиск нужных документов.

Система научно-справочного аппарата, основываясь на принципах историзма, всесторонности и комплексности, должна строиться с учетом системного подхода, и целостный сложноорганизованный объект, включа-ющий необходимые подсистемы учета и описания документов на едином нормативно-методическом обеспечении.

Список используемых источников

Нормативно-правовые акты

  1. ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
  2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 18.01.2007 № 19.
  3. Памятка по составлению исторических справок к фондам Государственного казенного учреждения Свердловской области «Государственный архив административных органов Свердловской области» Екатеринбург 2012
  4. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
  5. Федеральная архивная служба Российской Федерации Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода Методическое пособие Москва – 2002 г.

Учебная литература

  1. Алексеева Е.В.. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В.Алексеева, Л .П.Афанасьева, Е.М.Бурова; Под ред. В.П.Козлова. — 3-е изд., доп. — М.: Издательский центр «Академия». — 272 с., 2005
  2. Булюлина.Е.В. Актуальные проблемы архивоведения: учебное пособие ВолГу, Фак. Филологии и журналистики, Каф. Документной лингвистики и документоведения.- Волгоград: Изд-во ВолГу, 2008.-92 с.
  3. Вовкотруб,О.В. Л.Р.Фионова АРХИВОВЕДЕНИЕ Учебное пособие ПЕНЗА 2005.-113 с.
  4. Тельчаров А.Д. Архивоведение (конспект лекций)/А.Д. Тельчаров.- М.: Приор-издат, 2004.-160 с.

Периодические издания

  1. Киселев И.Н, Нежданова О.Ю Состояние и тенденции в развитии научно-справочного аппарата к документам государственных и муниципальных архивов//Тенденции и перспективы развития НСА к документам государственных и муниципальных архивов Материалы Всероссийской научно-практической конференции 22-23 апреля 2003 г М, 2003 10-24 с.

11. Киселев И.Н Архивные информационные технологии на современном этапе//Отечественные архивы 2008 №4 24-31 с.


Страницы:   1   2