Страницы: 1 2
СОДЕРЖАНИЕ
Введение…………………………
Глава 1. Теоретические основы кадрового делопроизводства …
1.1. Законодательная и нормативно-правовая база кадрового
делопроизводства …
1.2. Общий состав и виды кадровой документации ……
Глава 2. Аудит кадрового делопроизводства ООО «КВИН» ……
2.1. Общая характеристика ООО «КВИН» ………………………………
2.2. Методика аудита кадрового делопроизводства ………………………
2.3. Исследование текущего состояния кадрового делопроизводства в ООО «КВИН»
2.4. Ключевые моменты аудита кадрового делопроизводства ……
Глава 3. Мероприятия по совершенствованию кадрового делопроизводства в ООО «КВИН» …
3.1. Разработка плана мероприятий по совершенствованию кадрового делопроизводства ……
3.2. Внедрение мероприятий по совершенствованию кадрового делопроизводства
Заключение…………………………………………
Список литературы …………………………………
Приложения …………………………
ВВЕДЕНИЕ
В настоящее время особое внимание уделяется документированию информации, особенно оформлению кадровых документов, отражающих трудовые отношения между работодателем и работником. Частые изменения российского законодательства и нормативной базы, ужесточение норм трудового права, увеличение штрафных санкций надзорных органов, внедрение электронного документооборота, сложная экономическая ситуация в реальном секторе экономике — всё это обусловливает необходимость снижать риски для компании, совершенствовать работу с персоналом и документами.
В связи с этим возникает необходимость оценить текущее состояние работы с персоналом и документационное обеспечение управления. Отметим, руководитель предприятия несет персональную ответственность за документальный фонд, образующийся на предприятии, и прежде всего – за кадровые документы. И это не случайно. Кадровые документы обладают высокой социальной значимостью, в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение. Кадровые документы используется не только в работе службы персонала (в отделе кадров), но и требуются бухгалтерии для расчета заработной платы, премиальных, отпускных, социального обеспечения по старости, инвалидности, гарантий и компенсаций.
К оформлению кадровых документов предъявляются высокие требования. Сегодня кадровик должен знать не только кадровое делопроизводство, но и владеть юридическими знаниями, уметь применять их практически, знать основы бухгалтерского учёта и экономического анализа, понимать требования охраны труда.
Необходимо разбираться в результатах спецоценки рабочих мест, указывать в трудовых договорах конкретный класс условий труда, а также профессиональные риски – факторы, которые влияют на работоспособность и здоровье работников. ГИТ может обязать работодателя применить к кадровику взыскание, назначить штраф.
Кадровые документы всегда в зоне особого внимания контрольных (надзорных) органов. Проверить наличие необходимых документов и их качество позволяет процедура аудита сферы кадрового делопроизводства.
Актуальность темы дипломной работы определена потребностью ООО «КВИН» иметь достоверную информацию о реальном состоянии документационного обеспечения управления персоналом и предприятия в целом. Оформление кадровых процедур — неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы. Вместе с тем, важно не только оформлять трудовые отношения строго в соответствии с действующим трудовым законодательством, но и соблюдать установленный порядок ведения и хранения кадровой документации.
Объектом исследования является Общество с ограниченной ответственностью «Квин» г. Перми (ООО «Квин»). Основной деятельностью организации являются производство и продажа профнастила, продажа металлопроката и кабельно-проводниковой продукции. Осуществляет свою деятельность с 1993 года.
Предмет исследования – система кадрового делопроизводства ООО «Квин».
Целью данной работы является выявление «проблемных зон» в кадровом делопроизводстве в ООО «Квин» путем проведения аудита кадровой документации.
Для достижения поставленной цели были поставлены следующие задачи:
— изучить теоретические основы аудита кадрового делопроизводства;
— исследовать фактическое состояние кадрового делопроизводства ООО «Квин»;
— выявить «проблемные зоны» в работе кадровой службы в части ведения кадрового делопроизводства;
— разработать мероприятия по устранению выявленных ошибок при аудите кадрового делопроизводства.
Практическая значимость исследования заключается в оценке фактического состояния кадрового делопроизводства в ООО «Квин», выявлении нарушений и несоответствия документов требованиям и нормам законодательства, в разработке мероприятий для их устранения, определении путей совершенствования.
Структура работы. Дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.
Во введении обоснована актуальность темы исследования, сформулированы цель и задачи дипломного проекта, определены предмет и объект исследования, а также отражена его практическая значимость.
В первой главе рассмотрены теоретические основы аудита кадрового делопроизводства, раскрыты основные понятия, определена структура и место в системе управления персоналом.
Вторая глава содержит общие характеристики ООО «Квин», описано фактическое состояние кадрового делопроизводства и «проблемные зоны» этой сферы, представлены результаты проведенной работы.
В третьей главе представлена программа мероприятий по устранению и доработке проблем, выявленных при аудите кадрового делопроизводства.
В заключении приводятся основные выводы и результаты проделанной работы.
Работа содержит список используемой литературы и приложения.
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Кадровое делопроизводство – деятельность по организации работы с документами, которые касаются кадровых вопросов. Одной из наиболее важных функций кадровой службы является документирование трудовых правоотношений.
В состав кадровой документации входят документы различного функционального назначения: первичные учетные документы, распорядительные, личные и другие.
Деятельность по ведению кадрового делопроизводства включает в себя:
— составление локально-нормативных документов;
— разработку и ведение унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты;
— документальное оформление кадровых процедур.
1.1. Законодательная и нормативно-правовая база кадрового делопроизводства
Правовой основой деятельности кадровой службы служат нормативно-правовые акты, основными из которых являются: Конституция Российской Федерации, Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ), федеральные законы, постановления Правительства, регулирующие деятельность в сфере труда и трудовых отношений, а также национальный стандарт по оформлению документов ГОСТ Р 7.0.97-2016 (указаны в Списке литературы).
Особенность современного периода – колоссальные изменения правовой и нормативной базы. За короткое время внесено множество поправок в Трудовой кодекс — законодательный акт, который регулирует трудовые отношения и является основным документом для организации и ведения кадрового делопроизводства. Именно в ТК РФ содержится перечень обязательных для всех организаций документов, а также требования к их содержанию.
Реформирование российского законодательства не завершено. Оно обусловлено необходимостью решать приоритетные стратегические задачи нашей страны: обеспечение конкурентоспособности российских предприятий и ускоренное технологическое развитие.
Использование цифровых технологий и платформенных решений формирует целый блок стратегических преимуществ для любой компании, подразделений и бизнес-процессов.
Тренд последних лет – применение цифровых технологий в управлении персоналом: не просто автоматизация систем, а новое мышление, новый подход ко всем процессам взаимодействия с сотрудниками. Автоматизация первичного отбора соискателей, применение в информационных системах управления кадрами искусственного интеллекта на базе нейронных сетей и даже интервью с ботами – это уже реальность.
В работу специалистов активно внедряют современные технологии электронного документооборота (далее – ЭДО). Значительная часть предприятий в настоящее время использует своё Положение о порядке ведения электронного документооборота, ст. 22.2 ТК РФ. В нём указывают: в какой срок работники должны подписывать документы, как будут проводиться инструктажи по вопросам ЭДО для работников и др. Но переход на ЭДО по-прежнему имеет свои минусы для работодателя, потому что не все работники согласны на цифровые документы: это их право, а не обязанность. Кадровым службам приходится делать двойную работу: оформлять документы в бумажном виде для тех, кто не согласен на цифровой формат, и работать в электронном виде с теми, кто не против.
Наладить ЭДО можно через платформу «Работа в России» и через собственную информационную систему (ст. 22.1 ТК РФ). Работодатель несёт расходы на создание и (или) эксплуатацию своей информационной системы, а также создание, использование и хранение электронных документов. Требования к содержанию и формату электронных документов чиновники установят только к марту 2023 года (ч.7 ст. 22.1 ТК РФ). Специалисты по управлению персонала должны отслеживать эти процессы.
Новеллой российского законодательства является и то, что компания и работник могут обмениваться документами по e-mail, факсу или при помощи иных электронных и технических средств, например, мессенджеров. Компании все чаще прописывают в трудовых договорах и в своих ЛНА (например, в ПВТР) положения об этом формате обмена информацией в рабочих целях, ст. 312.3 ТК РФ. Мобильные приложения помогают быстро довести информацию до персонала в рабочем чате, обсудить план работы или текущие проблемы.
В последнее время такую переписку с работниками часто используют, чтобы доказать какой-либо факт из трудовых отношений. Суды нередко принимают в качестве дополнительных доказательств скриншоты электронных писем, даже если электронный документооборот в компании не вводили. Важное условие при этом — из скриншота судье должно быть ясно, что адрес электронной почты, на который письмо отправили, принадлежит именно сотруднику, а отправитель — работодатель. Необходимо сохранять деловую переписку, и это тоже предмет заботы службы персонала.
В 2021 году чиновники Роскомнадзора обновили правила проверок, которые проводят специалисты этой службы. Теперь они могут вызывать полицию в компанию и фотографировать документы, а еще будут узнавать, как организация оберегает персданные работников.
Роскомнадзор может проверить по плану и вне плана. Проверки могут быть документарными либо выездными. Выездную проверку инспектор может заменить на новый вид проверок — инспекционный визит, который проходит за один рабочий день. Новые виды проверок, которые не предполагают взаимодействие с работодателем, в отличие от ГИТ, Роскомнадзор проводить не будет, п. 6 Положения № 1046.
С марта 2021 года передавать персданные нужно по-новому. Общедоступных персональных данных больше нет, зато в законе появилось новое понятие — персональные данные, которые сотрудник разрешил к распространению. Для передачи данных неограниченному кругу лиц теперь необходимо получить согласие на распространение персональных данных. Сотрудник вправе указать в согласии на распространение, какие данные он запрещает передавать неограниченному кругу лиц. Раньше сведения, которые сотрудник публиковал на открытой страничке в соцсетях, можно было использовать без его согласия. Например, фотографию из открытых источников взять для пропуска или опубликовать на сайте компании. Считалось, что сведения и так в общем доступе. Значит, в охране уже не нуждаются и их можно хранить у себя или передавать третьим лицам без согласия работника. Теперь за это штрафуют на сумму до 150 000 руб., Закон от 24.02.2021 № 19-ФЗ.
В компании должен быть разработан локальный акт об уничтожении персональных данных. В нём прописывают, в каких случаях уничтожают личные данные, определяются способы уничтожения (с помощью шредера и др.).
В настоящее время специалисты кадровой службы должны учесть и изменения в правилах индексации заработной платы. Ещё недавно вместо индексации можно было установить доплаты или выплатить премии. Теперь такой подход применять рискованно. Судьи считают, что индексация — обязанность любого работодателя. Причем заменить ее на другие выплаты нельзя. Ст.134 ТК РФ гласит: Обеспечение повышения уровня реального содержания заработной платы включает индексацию заработной платы в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги.
1 марта 2022 года вступили в силу поправки к разделу Х Трудового кодекса (Федеральный закон от 02.07.2021 № 311-ФЗ).
Новая редакция ввела новые обязанности для работодателей – вести учёт микротравм, выдавать работникам средства индивидуальной защиты (далее – СИЗ) по новым типовым нормам, организовывать безопасные рабочие места для сотрудников. Работодателям разрешили отстранять от работы тех, кто не использует СИЗ, и вести документы по охране труда в электронном виде. Все эти нововведения нужно учесть кадровым специалистам. Рассмотрим подробнее.
Запретили работу в опасных условиях труда. Так, если по результатам спецоценки работу признают опасной – 4-й класс условий труда, то работодателю придется приостановить работу на таких рабочих местах. На время приостановки работы за работниками нужно будет сохранить место работы и средний заработок. Работника с его согласия можно перевести на другую работу с оплатой труда по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе (ст.216 ТК РФ).
Ввели новые права и обязанности. Работодателям разрешат дистанционно следить за производством работ, в том числе с помощью видеооборудования. Если решение будет принято, об этом нужно уведомить работников (абз.4 ст.214.2 ТК РФ).
Ввели новую обязанность для работодателей – вести учёт и рассматривать обстоятельства и причины, которые привели к микротравмам работников (ст.226 ТК РФ). Основанием для того, чтобы начать расследование, будет заявление пострадавшего к руководству.
Новая обязанность появилась и у работников. Они обязаны сообщать непосредственному руководителю или вышестоящему руководству о любой известной им ситуации, которая угрожает жизни и здоровью людей. Теперь известить нужно даже о нарушениях других работников и лиц, которые участвуют в производственной деятельности работодателя (абз. 8 ст. 215 ТК РФ).
Изменили требования к инструкциям по охране труда. Минтруд утвердил новые правила, как нужно разрабатывать инструкции по охране труда и что нужно включать в документ (приказ Минтруда от 29.10.2021 № 772н). В частности, при пересмотре инструкций по охране труда необходимо анализировать профстандарты тех профессий, по которым составляют документ.
Ввели новый документ – правила по охране труда. Служба персонала составляет проект приказа о назначении ответственных за разработку сотрудников из службы охраны труда. Ответственный сотрудник должен исследовать состояние и причины производственного травматизма и профессиональных заболеваний, результаты спецоценки и производственного контроля.
Разрешили вести документы в электронном виде (абз.3 ст. 214.2, ст. 216.2 ТК РФ). Правила электронного документа в сфере охраны труда те же, что и у электронного кадрового документооборота. Поэтому нужно будет провести те же процедуры, что и для перехода на ЭКДО.
Утвердили требования к безопасному рабочему месту. С 1 марта 2022 года работодатель обязан соблюдать общие требования к организации безопасного рабочего места (ч.7 ст.209 ТК РФ). Вероятность травмирования определяют во время оценки профрисков с участием службы персонала.
Ввели новые требования к СИЗ. Если работодатель не обеспечил работника СИЗ или средствами коллективной защиты, он не имеет права требовать от работника исполнять должностные обязанности. В таком случае придется оформить работнику простой с оплатой в размере средней заработной платы (ч.6 ст.216.1 ТК РФ). Кроме того, в Трудовом кодексе появилось новое основание, чтобы отстранить сотрудника от работы. Если сотрудник не применяет СИЗ, которые для него обязательны, то работодатель обязан его отстранить от работы без сохранения заработной платы (ч.1 ст.76 ТК РФ).
Уменьшили норму нагрузок для женщин. С 1 марта 2022 года действуют новые предельно допустимые нормы нагрузок для женщин (приказ Минтруда от 14.09.2021 № 629н).
Ввели новые правила по обучению пожарной безопасности. Новые программы обучения мерам пожарной безопасности действуют с 1 марта 2022 года. Программы утвердило МЧС приказом от 05.09.2021 № 596. Порядок, виды, сроки обучения, требования к содержанию программ и категории работников, которых нужно обучить, определили в приказе МЧС от 18.11.2021 № 806. Кадровик должен знать кого направлять на обучение по пожарной безопасности в учебный центр, кто может проводить обучение сотрудников внутри компании по обновленным инструктажам по пожарной безопасности. Необходимо проверить и соответствие специалиста по пожарной профилактике квалификационным требованиям. Новые обязанности следует прописать в его должностной инструкции. Требования к специалисту и обязанности берут из нового профстандарта «Специалист по пожарной профилактике», утвержденного приказом Минтруда России от 11.10.2021 № 696н.
Работодатели будут оценивать профриски. С марта 2022 года для работодателей ввели новую обязанность – систематически выявлять опасности, оценивать и управлять ими (абз. 5,6 ч.3 ст.214 ТК РФ). Профессиональные риски разделили на риск травмирования работника и риск получения им профзаболевания.
Вышеизложенное позволяет сделать вывод о том, что кадровая работа, эффективный документооборот обеспечивается уровнем компетентности HR-специалистов, их знаниями и навыками работы с информацией, умением практически применять обязательные правила и нормы.
1.2. Общий состав и виды кадровой документации
Кадровую документацию условно можно разделить на несколько групп:
1. По функциональному назначению:
— Организационные — внутренние локальные нормативные акты.
Локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, принимаются работодателем в виде положений, правил, инструкций.
— организационно-распорядительные: приказы по личному составу и основной деятельности, распоряжения, постановления, указания;
— документы, касающиеся трудовой деятельности сотрудников: трудовая книжка, трудовой договор, справка о трудовой деятельности, договор о полной индивидуальной материальной ответственности и другие;
— информационно-расчетные: табель учета рабочего времени, личные карточки формы № Т-2, личные дела сотрудников;
— информационно-справочные: служебное письмо, уведомление, справка и другие;
— журналы контроля и учета: журналы (книги) регистрации трудовых договоров, приказов о приеме и увольнении работников, о предоставлении отпуска и другие.
2. По степени обязательности:
— обязательные документы.
Данные документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе.
— рекомендательные документы.
Документы, носящие рекомендательный характер, например, должностная инструкция, положение о повышении квалификации, подготовке и переподготовке кадров.
Отдельным блоком в ведении кадрового делопроизводства, имеющим рекомендательный характер, является ведение унифицированных форм, разработанных и рекомендованных для большинства кадровых процедур.
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Если для оформления кадровых процедур не предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, работодатель вправе разработать форму документа самостоятельно с учетом обязательных требований к реквизитам с последующим утверждением альбома унифицированных форм в учреждении.
— Специализированные документы.
Документы, которые зависят от специфики конкретной организации, имеют рекомендованный характер.
Трудовой кодекс не содержит полного перечня локальных актов, которые нужно утвердить в организации. Но есть обязательные для всех компаний документы, которые запрашивают при проверке. К обязательным локальным актам относят: Правила внутреннего трудового распорядка, положение о работе с персональными данными, положение об оплате труда, положение об охране труда, инструкции по охране труда, штатное расписание. Эти документы должны быть в каждой организации. В своей работе мы уделяем особое внимание именно обязательным локальным нормативным документам.
В зависимости от специфики деятельности организации возможно дополнение перечня обязательных локальных нормативных актов, действующих в организации.
Обязательные локальные нормативные акты часто формируют целый ряд обязательных документов для конкретных направлений работы.
Например, для работы с персональными данными обязательными документами являются: Положение о работе с персональными данными работников, Регламент допуска работников к обработке персональных данных, Согласие сотрудника на обработку персональных данных, Согласие соискателя на обработку персональных данных, Согласие сотрудника на распространение его персональных данных.
При документировании кадровых процедур запись информации на бумаге или ином носителе строго регламентирована. Основной смысл кадровой документации — в придании большей прозрачности трудовому процессу. Вся система кадровой документации устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация повышает управляемость персонала. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач: документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя; построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства; регламентировать взаимоотношения работника и работодателя; создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя; разрешить трудовые споры.
Страницы: 1 2