Аутсорсинг как способ минимализации затрат предприятия

Предмет: Курсовое проектирование 1

КАФЕДРА УПРАВЛЕНИЯ

Введение

На современном этапе развития рассмотрение аутсорсинга происходит с позиции современной методологии рентабельных и конкурентных субъектов рынка. Значение данной методологии стоит рассмотреть, как адаптацию управления организации к условиям рынка, которая позволяет быстро входить в новые сегменты рынка, используя все возможные преимущества и сильные стороны, а в отдельных случаях и ресурсы конкурентов.

Несмотря на то, что в экономической и юридической литературе аутсорсинг называют «феноменом 20 века» или же «величайшим открытием бизнеса в последнем десятилетии», однако практическое применение и значение, аутсорсинг получает только в конце 80-х 20 века. На данный момент аутсорсинг применяется в России в основном на крупных предприятиях, монополиях, функционирующих в различных отраслях. Однако принятие решения о применении и реализации аутсорсинга для многих субъектов хозяйствования является сложной задачей, что обуславливает актуальность выбранной темы.

Целью данной работы является исследование аутсорсинга как способа минимизации затрат предприятия на примере ОАО «РЖД».

Исходя из поставленной цели в рамках данной работы предполагается решение следующих задач:

— изучение понятия и видов аутсорсинга;

— рассмотрение опыта использования аутсорсинга как способа снижения     затрат на предприятиях;

— выявление правовых аспектов аутсорсинга;

— анализ использования аутсорсинга как способа минимизации затрат в ОАО «РЖД»;

— разработка рекомендаций по использованию аутсорсинга для сокращения издержек предприятия ОАО «РЖД».

Объектом исследования в работе выступает ОАО «РЖД».

Предметом исследования в работе является система аутсорсинга.

Исследованием методики аутсорсинга на предприятиях занимались такие экономисты как: Абрамова Э. Р., Аникин Б. А., Малахова О.Ю., Панков В. В., Погорелая О.В., Синяев В.В., Тисунин И. П., Трунина В. Ф., Ханжиян Т., Харламова Т. Н., Шанченко П. А. и др.

Для проведения исследований в работе использованы экономические, аналитические, статистические, междисциплинарные и др. методы. Методологическими приёмами исследования являлись анализ, контроль, прогнозирование, планирование в области движения денежных потоков.

В работе использовались федеральные законы, нормативно-правовые акты Российской Федерации, касающиеся деятельности коммерческих организаций, материалы научных конференций и семинаров по изучаемой тематике, материалы периодических изданий, данные публикуемой и бухгалтерской отчетности ОАО «РЖД».

Теоретические основы аутсорсинга как способа минимизации затрат предприятия

Несмотря на широкое распространение аутсорсинга в США и Европе, в России данным видом услуг начали пользоваться сравнительно недавно. Аутсорсинг представляет собой один из способов оптимизации деятельности предприятия, при котором на договорной основе происходит передача непрофильного функционала по обслуживанию деятельности организации внешнему исполнителю, специализирующемуся в данной области и обладающему необходимым техническим оснащением и соответствующим опытом.

Термин «аутсорсинг» имеет английское происхождение и составлен путем слияния двух слов: «out» — «внешний» и «resourcing» — снабжение ресурсами. Одними из самых популярных видов аутсорсинга признаны бухгалтерский, кадровый, юридический, логистический, IT аутсорсинг, аутсорсинг персонала [10].

Таким образом, аутсорсинг представляет собой эффективный способ ведения деятельности организации и одновременно, — обоюдовыгодное соглашение, результатом которого является получение компанией — аутсорсером прибыли, а организацией-заказчиком качественных услуг.

Передача функционала внешнему исполнителю несет для организации и существенные риски, основной из которых является отсутствие в Российской Федерации законодательной базы по предоставлению услуг аутсорсинга. Также среди существенных рисков значатся частичная потеря контроля над ресурсами предприятия, риск утечки конфиденциальной информации, сложности с получением сведений о фактической квалификации сотрудников организации-исполнителя, риск наступления банкротства аутсорсинговой компании.

Аналитический функционал подразумевает в себе функции контроля за соответствием операций, подлежащих отражению, разработанной учетной политике предприятия.

Расчетная функция при аутсорсинге заключается в реализации текущих расчетов с контрагентами, штатом и учредителями предприятия, а также в расчете налоговых обязательств и штрафных санкций по результатам проверок внутренних и внешних контролирующих органов.

Контрольный функционал аутсорсинговой компании может содержать следующие функции: контроль за соблюдением порядка документооборота предприятия, реализация контроля на стадиях сбора, фиксации и обработки информации, текущий контроль за наличием и передвижением имущества предприятия, организация комплекса мер по предупреждению служебных злоупотреблений и нарушений, недостач, обеспечению законных оснований для списания со счетов предприятия потерь, недостач и безнадежной дебиторской и кредиторской задолженностей  [13].

Отчетная функция включает в себя услуги по формированию бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности, процедуры декларирования в контролирующих органах налоговых обязательств, предоставление отчетности предприятия в контролирующие органы и внесение исправлений и изменений по актам проверок.

Архивный функционал, предоставляемый аутсорсинговой компанией, включает в себя обеспечение хранения бухгалтерской и налоговой документации предприятия и бухгалтерского архива в установленном порядке в полном соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел.

Таким образом, при привлечении внешнего исполнителя к реализации ведения компании, на аутсорсинг может быть передан как весь функционал по ведению, так и отдельные функции, что делает услугу аутсорсинга гибким и удобным инструментом, способным удовлетворить широкий спектр потребностей предприятия — заказчика.

Однако на практике целесообразнее прибегать к услугам аутсорсинговых организаций, имеющих достаточный штат сотрудников для выполнения поставленных заказчиком задач.

Российский опыт использования аутсорсинга как способа снижения затрат на предприятиях.

Аутсорсинг можно рассматривать как один из современных способов повышения эффективности бизнеса, так как он позволяет сконцентрировать внимание на основной деятельности предприятия, не отвлекаясь на второстепенные функции. Предоставляет доступ к ресурсам и фондам, которых у предприятия нет в наличии, позволяет снизить затраты и тем самым повысить финансовые результаты деятельности предприятия.

Таким образом, можно отметить наличие положительного эффекта от применения различных видов аутсорсинга на предприятии. Однако целью данного исследования является оценка основных тенденций и особенностей использования финансового аутсорсинга [14].

Организация управления финансами предприятий с использованием аутсорсинга в мировой практике относится к аутсорсингу бизнес-процессов (BusinessProcessOutsourcing — ВРО) и называется финансовым аутсорсингом.

Также используется при управлении дебиторской задолженностью, кредиторской задолженностью, управлении денежными потоками, финансовыми рисками, а также в области бюджетирования [6].

Как показали исследования научной литературы, финансовый аутсорсинг имеет ряд преимуществ, позволяющих использовать его для оптимизации бизнес-процессов предприятия:

• возможность сконцентрировать внимание на основной деятельности предприятия, не отвлекаясь на выполнение финансовых функций;
• доступ к ресурсам аутсорсера, которых у предприятия нет в наличии;
• возможность сокращения количества сотрудников предприятия;
• сокращение расходов на содержание, обучение и подбор персонала;
• высокое качество предоставляемых услуг в области финансов;
• использование передового опыта и технологий в управлении финансами;
• возможность передачи ответственности за выполнение функций [12].

Исследования показали, что существуют различные точки зрения по поводу целесообразности внедрения аутсорсинга финансовых функций на предприятии. Ряд экспертов полагают, что финансовый аутсорсинг имеет много преимуществ и его необходимо более широко использовать на практике.

Другие считают, что наиболее полезен аутсорсинг для малых предприятий. Однако многие руководители придерживаются мнения о том, что применение аутсорсинга в финансовой сфере затруднено в связи с теми недостатками, которые он имеет. Обычно отмечают следующие основные недостатки аутсорсинга:

• потерю конфиденциальности информации, контроля над переданными функциями;
• зависимость от внешних исполнителей;
• финансовые риски; снижение оперативности в предоставлении данных;
• высокую стоимость услуг; отсутствие законодательной базы.

Каждый из недостатков является существенным при принятии решения об отказе от аутсорсинга. Однако рассмотрим каждый из них.

Как правило, наиболее требовательно клиенты аутсорсинговых компаний относятся к гарантиям сохранения конфиденциальности предоставленных данных, ведь финансовая информация является коммерческой тайной предприятия. Потеря конфиденциальности возможна, однако, чтобы этого не произошло, необходимо тщательно выбирать компанию – аутсорсера [3].

Нужно изучить отзывы компаний, уже воспользовавшихся подобными услугами, условия предоставления услуг, а также в контракте должна быть указана ответственность партнера за разглашение конфиденциальной информации. Все условия использования финансовой информации необходимо жестко регламентировать. Помимо соответствующего пункта в основном договоре с аутсорсером необходимо заключить соглашение о неразглашении информации и четко определить штрафные санкции за его нарушение [11].

Финансовые риски, наоборот, могут быть снижены. В частности при аутсорсинге учетных функций, компания — аутсорсер несет ответственность за качество учетных процессов и их соответствие нормам законодательства, это уменьшает административные и финансовые риски заказчика. Речь идет о различных санкциях контролирующих органов при выявлении нарушений в учетных процессах. Если учет ведется собственными силами, то компания обычно не может компенсировать штрафы.

Нередко сумма штрафа превышает размер зарплаты сотрудника, допустившего ошибки, и работодатель не может компенсировать потери. А когда учет передается на аутсорсинг, то ответственность за ошибки или недостатки ведения учетных операций несет аутсорсер — он как юридическое лицо обязан возместить убытки клиента. Чтобы избежать проблем при предъявлении претензий и взыскании убытков, стоит привлекать аутсорсера, ответственность которого застрахована. Кроме того, условие о материальной ответственности необходимо детально прописать в договоре.

Что касается высокой стоимости услуг аутсорсера, то этот недостаток часто компенсируется качеством полученных услуг, более эффективной организацией бизнес-процессов, а также при правильном расчете затрат (учете не только прямых, но и накладных) и их сравнении часто оказывается, что затраты на аутсорсинг ниже, чем собственные. Например, при аутсорсинге бухгалтерского учета экономия может составить от 20 до 50%.

Правовые аспекты аутсорсинга

Аутсорсинг как универсальный инструмент повышения конкурентоспособности организаций в законодательстве Российской Федерации недостаточно изучен. В трудовом законодательстве РФ отсутствуют нормы, регулирующие отношения аутсорсинга.

Апелляция к гражданскому законодательству РФ допустима, однако и здесь встречаются противоречия дефиниций.

Принятый 5 мая 2014 г. Федеральный закон № 116-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», вступающий в силу с 1 января 2016 г., позволит доктринально изменить подход к понятию аутсорсинга в РФ [2].

В современной науке существует несколько точек зрения, характеризующих правовую природу договора аутсорсинга.

Например, по мнению И.С. Шиткиной, аутсорсинг состоит в том, что «сторонняя организация выполняет определенные задачи, которые обычно не являются частью основнойдеятельности компании, но необходимы для ее полноценного функционирования», тогда как «предоставление («лизинг», «аренда») персонала – разновидность аутсорсинга, заключающегося в отказе компании от осуществления части своих функций силами персонала» [17].

При многообразии точек зрения на правовые аспекты аутсорсинга, необходимо подчеркнуть следующее:

Договор аутсорсинга не представляет собой самостоятельный вид договора, так как у него отсутствует видовой признак и он является общим понятием, охватывающим различные известные законодательству договоры – выполнения работ, оказания услуг, и под договором аутсорсинга всегда скрывается один из указанных договоров.

Поскольку предметом договора аутсорсинга является предоставление заказчику возможности использовать труд работников исполнителя в своих интересах, этот договор по своей правовой природе является договором возмездного оказания услуг (ст. 779 ГК РФ).

Следовательно, к нему применяются правила главы 39 ГК РФ. Отношения по этому договору регулируютсянормами части первой ГК РФ о сделках,об обязательствах и о договоре (соответственно ст. 153-181, 307-419 и 420-453 ГК РФ) [1]

Договор аутстаффинга является разновидностью договора аутсорсинга, но в отличие от него предметом договора являются предоставление услуг по предоставлению труда работников (персонала).

В юридической литературе сформировалось и стало общепринятым мнение, что предметом договора о предоставлении персонала (договора аутстаффинга) являются услуги по предоставлению персонала, но при этом не раскрывается, что именно представляют собой услуги по предоставлению персонала и какие действия обязан совершить исполнитель по договору [5]. Данная точка зрения находит поддержку в обширной судебной практике на уровне судов всех инстанций, включая ВАС РФ, которые не видят ничего предосудительного в заключении договоров о предоставлении персонала при условии наличия формулировки о том, что исполнителем по договору оказываются именно услуги по предоставлению персонала.

Таким образом, можно заключить, что в России среди направлений финансового аутсорсинга наибольшее развитие получил аутсорсинг в сфере бухгалтерского и налогового учета.

Другие направления финансового аутсорсинга используются в настоящее время редко. При этом наблюдается субъективное отношение руководителей предприятий к финансовому аутсорсингу, он вызывает недоверие и неприятие в связи с недостатками и рисками, которые имеет. Однако было выявлено, что многие недостатки аутсорсинга можно нивелировать при грамотном подходе к выбору партнера и заключению договора, а преимущества этого инструмента позволяют использовать аутсорсинг для повышения эффективности финансового управления на предприятии.