Аутсорсинг на примере РЖД. Часть 3

При организации любого аутсорсинг-проекта перед компанией появляются следующие основные задачи:

 анализ возможных рисков и потерь;

 сравнение с ожидаемой прибылью;

 принятие решения о целесообразности внедрения соответствующего аутсорсинг-проекта.

Концепция Формирования системы бухгалтерского и налогового учета ОАО «РЖД» на принципах организационной и функциональной централизации [1] разработана в 2008 году с целью оптимизации и повышения эффективности учетных процессов в ОАО «РЖД». При этом были проанализированы возможные риски, возникающие при переходе на Общий центр обслуживания (таблица 3.1).

Таблица 3.1 – Риски, возникающие при переходе на Общий центр обслуживания

 

Продолжение таблицы 3.1

 

Наряду с вышеперечисленными возможными рисками Компании, в ОАО «РЖД» существуют предпосылки успешного перехода к ОЦО, а именно:

1. Поддержка проекта внедрения ОЦО руководством Компании.

2. Использование опыта централизации функций, имеющегося в Компании, в том числе:

 элементы централизации бухгалтерского и налогового учета на ряде железных дорог, внедренные в связи с нехваткой бухгалтерских работников при образовании множества структурных подразделений, а также в связи с текучестью кадров;

 централизация бухгалтерского и налогового учета доходов от перевозок;

 централизация бухгалтерского и налогового учета представительств Компании;

 передача ЦФТО функций по осуществлению расчетов с экспедиторскими организациями за перевозки грузов в международном сообщении, по информационному обслуживанию пользователей услуг железнодорожного транспорта, формированию и реализации тарифной политики в области железнодорожных перевозок.

3. Соблюдение баланса между:

 стремлением получить значительные результаты от планируемых преобразований в кратко- или среднесрочной перспективе,

 наличием необходимых ресурсов, в том числе, сотрудников с необходимым уровнем квалификации и навыками, финансовых ресурсов,

 способностью Компании осуществлять масштабные изменения в сжатые сроки;

4. Принятие во внимание интересов и вовлечение в процесс принятия решений всех заинтересованных сторон.

5. Интеграция проекта формирования ОЦО с другими смежными проектами, осуществляемыми в Компании (в том числе с формированием системы внутреннего бухгалтерского контроля, автоматизацией процесса формирования бухгалтерской отчетности, внедрением системы консультационного сопровождения бухгалтерского и налогового учета Компании, а также повышение эффективности формирования отчетности Компании в соответствии с Международными стандартами финансовой отчетности).

6. Проведение обязательной инвентаризации передаваемых первичных документов, активов и обязательств на дату передачи функций сотрудниками структурных подразделений сотрудникам ОЦО.

7. Подробная регламентация и минимизация периода передачи функций сотрудниками структурных подразделений сотрудникам ОЦО соответствующего уровня.

8. Обеспечение сохранения заработной платы и соблюдения прочих трудовых прав и гарантий работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации, коллективным договором и трудовыми договорами.

9. Ознакомление сотрудников Компании с целями, задачами и основными мероприятиями в рамках формирования ОЦО и регулярное последующее информирование о статусе и достигнутых результатах проекта;

10. привлечение внешних консультантов с опытом проведения проектов по организационным и процессным изменениям.

11. Обеспечение постоянного профессионального роста сотрудников.

12. Система мотивации сотрудников ОЦО, обеспечивающая справедливую оценку результатов работы.

13. Постоянное взаимодействие между сотрудниками ОЦО, структурными подразделениями и дочерними организациями ОАО «РЖД».

14. Детальное планирование процесса перехода к ОЦО, постоянная оценка осуществления проекта формирования ОЦО, сравнение с планом, демонстрация достигнутых результатов в согласованные сроки.

Прежде всего, речь должна идти о разработке организационной структуры и регламентов Общего центра обслуживания.

«Внедрение модели централизованной системы бухгалтерского и налогового учета в ОАО «РЖД» требует осуществления преобразований в следующих областях:

 разработка организационной структуры и регламентов ОЦО;

 адаптация кадровой политики Компании к требованиям ОЦО;

 адаптация методологической базы к требованиям ОЦО;

 адаптация системы внутреннего бухгалтерского контроля к требованиям ОЦО;

 совершенствование и модификация информационных систем Компании» [4].

В рамках разработки организационной структуры и регламентов ОЦО в области бухгалтерского и налогового учета ОАО «РЖД» необходимо осуществить следующие мероприятия:

— определить и зафиксировать во внутренних документах ОАО «РЖД» структуру, функции, полномочия, ответственность, вопросы подчинения и отчетности структурных подразделений ОЦО, а также вопросы их взаимодействия внутри ОЦО и с подразделениями Компании за рамками ОЦО;

— разработать процедуру проведения организационных преобразований, направленных на централизацию бухгалтерского и налогового учета, в частности передачи функций структурных подразделений ОАО «РЖД» формируемому ОЦО и проведения обязательной инвентаризации для обеспечения эффективного распределения ответственности при передаче функций;

— разработать регламенты и графики внутреннего документооборота ОЦО.

При проведении инвентаризации сотруднику ОЦО, принимающему функции, необходимо убедиться в наличии первичных документов, подтверждающих активы и обязательства по данным бухгалтерского и налогового учета, а также в полноте отражения в учете всех передаваемых ему первичных документов.

Немаловажным фактором является адаптация кадровой политики к требованиям ОЦО.

Для осуществления централизации системы бухгалтерского и налогового учета необходимо кадровое обеспечение проводимых преобразований, что предусматривает следующие мероприятия:

— разработка системы требований к квалификации бухгалтерских работников в условиях внедрения ОЦО;

— разработка требований к должностным инструкциям сотрудников ОЦО, а также сотрудников структурных подразделений – в отношении функций подготовки первичных документов, ведения бухгалтерского учета и взаимодействия с сотрудниками ОЦО;

— разработка критериев для оценки результатов деятельности сотрудников ОЦО, системы мотивации, внесение соответствующих изменений в корпоративную систему оплаты труда;

— регулярное ознакомление всех сотрудников бухгалтерской службы Компании с разрабатываемыми в рамках формирования ОЦО методиками, регламентами и прочими внутренними документами;

— разработка образовательных стандартов и требований к программам переподготовки и повышения квалификации бухгалтеров;

— обучение сотрудников использованию ИТ-систем, новым правилам документооборота, регулярные семинары для приведения уровня квалификации сотрудников к требованиям ОЦО.

Следующим фактором является адаптация методологической базы к требованиям ОЦО.

Для осуществления централизации системы бухгалтерского и налогового учета необходимо осуществить следующие мероприятия:

— разработать регламенты и графики внутреннего документооборота ОЦО, разработать или внести необходимые изменения в формы первичных документов и инструкции по их обработке;

— разработать систему отчетных форм, предоставляемых для обслуживаемых структурных подразделений соответствующих уровней организационной структуры ОАО «РЖД»;

— внести соответствующие изменения в действующие документы по методологии и технологии ведения учета и формирования отчетных форм ОАО «РЖД».

Адаптации системы внутреннего бухгалтерского контроля к требованиям ОЦО также следует придавать немаловажное значение.

Создание эффективной системы внутреннего бухгалтерского контроля является неотъемлемой частью создания ОЦО. Мероприятия в области формирования ОЦО, в сочетании с мерами по внедрению Концепции системы внутреннего бухгалтерского контроля, призваны усилить функцию внутреннего бухгалтерского контроля в Компании.

Система внутреннего бухгалтерского контроля должна покрывать все существенные области бухгалтерского и налогового учета и подготовки бухгалтерской и налоговой отчетности, а также обеспечивать достаточную степень уверенности в достоверности бухгалтерской и налоговой отчетности Компании. Концепция системы внутреннего бухгалтерского контроля ОАО «РЖД», существующие контрольные мероприятия и процедуры их проверки должны быть приведены в соответствие с новой организационной структурой Компании.

Для этого необходимо определить основные принципы, требования и единые подходы к организации внутреннего бухгалтерского контроля для целевой модели ОЦО, в том числе:

— порядок взаимодействия ОЦО с подразделениями ОАО «РЖД», предоставляющими информацию для бухгалтерской отчетности, в том числе с ИТ-подразделением, в рамках идентификации и управления рисками в области бухгалтерского и налогового учета и подготовки бухгалтерской и налоговой отчетности;

— определение областей ответственности и контроля ОЦО и ЦБС в рамках осуществления бухгалтерского и налогового внутреннего контроля.

Затем, в соответствии с установленными принципами и требованиями, необходимо изменить существующие или разработать новые контрольные мероприятия в соответствии с новой организационной структурой и внутренними процессами Компании.

По завершении внедрения новых или доработанных контрольных мероприятий должны быть предприняты шаги для получения уверенности в том, что разработанная система соответствует целям, принципам и требованиям, предъявляемым к системе внутреннего бухгалтерского контроля в рамках модели ОЦО. Кроме того, должны быть разработаны мероприятия по ознакомлению сотрудников с требованиями и принципами осуществления внутреннего бухгалтерского контроля, проведены соответствующие обучающие семинары.

При адаптации системы внутреннего бухгалтерского контроля к модели ОЦО необходимо обеспечить участие руководителей структурных подразделений ОАО «РЖД» в анализе бухгалтерской информации соответствующего подразделения, подготовленной ОЦО.

В рамках формирования ОЦО необходимо осуществить следующие преобразования в отношении информационных систем Компании [4]:

— провести анализ используемых ИТ-средств с целью выявления возможностей автоматизации действующих процессов обработки первичных документов и составления отчетности для стандартизации и оптимизации внутренних процессов и контрольных мероприятий Компании в области бухгалтерского и налогового учета;

— разработать методологическую и технологическую документацию по ведению учета и формированию отчетности по вертикали ОЦО в ЕК АСУФР (в разрезе подсистем);

— обеспечить технические требования к системе ЕК АСУФР в условиях функционирования ОЦО;

— доработать существующие или разработать новые регламенты работы в системе ЕК АСУФР в соответствии с требованиями ОЦО, а также регламент сопровождения функциональности бухгалтерского и налогового учета в системе ЕК АСУФР специалистами ГВЦ, ДЦВ (ИВЦ) железных дорог – филиалов ОАО «РЖД»;

— разработать регламентирующую документацию, позволяющую регулировать интеграцию с разными автоматизированными системами (не ЕК АСУФР).

В процессе работы над проектами по совершенствованию ОЦО, мы сталкиваемся с необходимостью совершенствования системы управления, оптимизации основных бизнес-процессов, снижения затрат, повышения эффективности деятельности, и, наконец – адаптации западных технологий и внедрению новых аутсорсинговых схем.

Создание и развитие ОЦО неизбежно сопряжено с рядом проблем: начиная с неполадок в работе автоматизированной системы, заканчивая сложностями в решении управленческих задач, а особенно, в период реформирования ОАО «РЖД». Реформы и реорганизации сломали привычные стереотипы бухгалтерской работы. Изменился стиль и рабочий процесс бухгалтерского работника.

Новосибирский общий центр обслуживания (Новосибирский ОЦО) – структурное подразделение Западно-Сибирского регионального общего центра обслуживания, в составе которого числится 351 работник (включая временно исполняющих обязанности), обслуживающие 44 подразделения Заказчика.

Заказчик – это территориальный/функциональный филиал ОАО «РЖД» и/или его нижестоящие подразделения. На Заказчика также возлагаются обязанности по формированию первичных документов бухгалтерского учета, их своевременному представлению в ОЦО.

В Новосибирском ОЦО существуют факторы, влияющие на операционную стратегию:

1) Кадровый фактор.

Средний возраст работников бухгалтерии (как линейных руководителей, так и специалистов) до 35 лет. Возрастной состав Новосибирского ОЦО приведен в таблице 3.2.

Таблица 3.2 – Возрастной состав Новосибирского ОЦО

 

Рисунок 3.1 – Возрастной состав Новосибирского ОЦО

В составе Новосибирского общего центра обслуживания имеется около 45 сотрудников в возрасте от 53 лет. В сложившейся ситуации в 2016-2017 годы руководство Новосибирского ОЦО усилило работу по омоложению состава узла. При приеме на работу на период отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком отдается предпочтение молодым кадрам, с целью возможного восполнения естественного оттока кадров. В период с 2015 по 2017 гг. по заключенным договорам целевой подготовки специалистов планируется поступление семи сотрудников.

По уровню образованию можно разделить работников на три категории (таблица 3.3).

Таблица 3.3 – Уровень образования Новосибирского ОЦО

 РРисунок 3.2 – Уровень образования Новосибирского ОЦО

В Новосибирском ОЦО имеется резерв молодых перспективных работников для дальнейшего карьерного роста. Данная категория сотрудников привлекается к исполнению обязанностей руководителей подразделений в случае их отсутствия, а также для обмена опытом на другие участки учета в подразделениях.

Специфика работы в Новосибирском ОЦО заключается в большом объеме достаточно сложной работы, интенсивности труда. От работника требуется высокий уровень профессиональной квалификации, самоорганизации, дисциплины, наличие сформированных навыков работы с документами, в информационной системе, общения с исполнителями, коллегами, руководством, высокая стрессоустойчивость. Такими качествами обладают имеющие богатый практический опыт профессионалы, перешедшие из категории молодых специалистов, что соответствует 30-летней возрастной границе.

Сравнительный уровень заработной платы по основным отраслям промышленности в области, на которой расположен Новосибирский ОЦО, на одного работника представлен в таблице 3.4.

Таблица 3.4 – Уровень заработной платы в Новосибирской области, руб.

Таким образом, в условиях выделения бухгалтерских работников в отдельную вертикаль планируется снизить текучесть кадров за счет улучшения мотивации труда в условиях внедрения новой системы премирования и порядка проведения профессиональной квалификации работников. На постоянной основе проводить работу по повышению уровня квалификации сотрудников с использованием информационных ресурсов, совершенствовать систему документооборота и контроль оформления первичных документов с целью более качественного оказания услуг Заказчику.

2) Автоматизация.

Автоматизированной системой, применяемой в деятельности Новосибирского ОЦО, является SAP/R3. Система SAP/R3 ориентирована в большей степени, на управленческую деятельность, имеющая сложные отношения с российским бухгалтерским и налоговым учетом. Также, реализуется опытная и промышленная эксплуатация новых функциональностей ЕК АСУФР, таких как:

 электронный документооборот с ОАО «ТрансКредитБанк» с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП);

 электронный документооборот с НПФ «Благосостояние» с использованием ЭЦП;

 автоматизированная система передачи и хранения первичных учетных документов для обеспечения деятельности общих центров обслуживания (АСДО ОЦО);

 внутрихозяйственные расчеты с имитацией ЭЦП;

 формирование отчетной формы «Расшифровка ДКЗ» в системе ЕК АСУФР (СОИ).

3) Клиентоориентированность.

Заказчики не редко сталкиваются с низким качеством услуг и плохим обслуживанием, растет недовольство с тем, как построена работа с их организацией. При этом Заказчики практически лишены права выбирать обслуживающую организацию, поэтому начинают сомневаться в успешности реализации аутсорсинговых схем. С целью исключения отрицательных факторов с Заказчиком взаимоотношения строятся в соответствии с типовым регламентом ОАО «РЖД».

На первом этапе выделения бухгалтерских работников в отдельную структуру были составлены и подписаны временные регламенты взаимодействия, на сегодняшний день, подписаны регламенты между сторонами без ограничения срока действия. Документооборот упорядочен графиками согласованными двумя сторонами. На постоянной основе осуществляется анализ исполнения сроков предоставления первичных документов. С целью оперативного исполнения поставленных задач информация о нарушении сроков доводится до руководителей Заказчика. В целях исключения нарушения составления первичной учетной документации и нарушения сроков бухгалтерскими работниками ведется постоянное консультирование представителей Заказчика по вопросам оформления первичной документации, организации документооборота, подготовки проектов договоров.

В 2016 г. на удаленных станциях в г. Барабинске и г. Чулыме в целях обеспечения качественного ведения бухгалтерского учета и составления отчетности обслуживаемых подразделений за счет более эффективного распределения нагрузки между бухгалтерами, осуществляющими ведение бухгалтерского учета однотипных хозяйственных операций, созданы отделы учета хозяйственных операций.

Для обеспечения централизации учетных функций на станциях в г. Барабинске и г. Чулыме выделены помещения, соответствующие требованиям и нормативам полезной площади на одного работника, и необходимое оборудование, включая программное обеспечение сканирования и передачи данных. Внесены изменения в штатное расписание.

Вновь созданные отделы обеспечены необходимым оборудованием для выполнения функций по электронному документообороту и сканированию первичных документов по программе АСДО ОЦО. Совместно с Заказчиком разработаны графики документооборота с целью обеспечения своевременности предоставления в ОЦО первичных документов, их контроля и обработки в системе учета.

При данной реорганизации Новосибирского общего центра обслуживания руководство Компании добилось следующих положительных результатов:

 разработана единая технология приема и контроля правильности составления первичных документов Заказчиками;

 сформирован единый подход к отражению хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета и формированию отчетности;

 обеспечена квалифицированная взаимозаменяемость специалистов по функциональным направлениям учета, а также, равномерное распределение нагрузки на бухгалтеров;

 усилены функции контроля документооборотом и исполнительской дисциплиной бухгалтерских работников;

 улучшено качество обслуживания Заказчиков (клиентоориентированность), что подтверждается при ежегодном анализе проведения анкетирования Заказчика;

 повышена оперативность принятия управленческих решений Заказчика и ОЦО.

Данная организационная структура Новосибирского ОЦО адаптирована для дальнейшего реформирования Компании в целом. На основании полученного опыта, начиная с 4 квартала 2012 года, в Новосибирском ОЦО начались изменения по территориальному размещению с формированием секторов по функциональным направлениям.

Целевая модель организации бухгалтерской и налоговой служб ОАО «РЖД» при создании Общего центра обслуживания в 2009 году представлена следующим образом:

 Рисунок 3.3 – Модель организации бухгалтерской и налоговой служб в ОАО «РЖД»

Согласно представленной модели функции бухгалтерского и налогового учета переданы ОЦО-Центру Желдоручет – филиалу ОАО «РЖД».

Под ОЦО-Центром Желдоручет – филиалом ОАО «РЖД» понимается филиал Компании, оказывающий услуги в области ведения бухгалтерского и налогового учета и составления бухгалтерской и налоговой отчетности филиалам и другим структурным подразделениям ОАО «РЖД».

В ходе преобразований бухгалтерские службы филиалов ОАО «РЖД» переведены из структуры филиалов в созданный ОЦО-Центр Желдоручет.

Функциональное руководство деятельностью ОЦО-Центра осуществляется Бухгалтерской службой ОАО «РЖД» (ЦБС). При этом за ЦБС сохраняются функции разработки и поддержания в актуальном состоянии методологии бухгалтерского и налогового учета, внутренних стандартов в области ведения бухгалтерского и налогового учета, организации процесса автоматизации информационных систем, задействованных при ведении учета, осуществление мониторингового бухгалтерского контроля.

ОЦО-Центром ОАО «РЖД» выполняются функции по ведению бухгалтерского и налогового учета подразделений ОАО «РЖД» и, при принятии соответствующего решения, составлению бухгалтерской и налоговой отчетности Компании в разрезе следующих уровней организационной структуры [10]:

1) ОЦО-Центр – подразделение, выполняющее функции управления. Кроме того, в функции ОЦО-Центра входит сбор и консолидация данных по всем обслуживаемым подразделениям ОАО «РЖД» и передача их в ЦБС.

2) ОЦО-Регион – подразделение ОЦО-Центра, созданное на основе бухгалтерских и налоговых служб одного или более железных дорог и бухгалтерий функциональных филиалов. В функции ОЦО-Региона входит сбор, обработка, хранение, контроль своевременности и правильности составления и предоставления первичных документов, формирование сводных регистров бухгалтерского и налогового учета, в том числе, на основании данных регистров, сформированных в ОЦО-Узлах и ОЦО-СП, и предоставление сводных учетных регистров в ОЦО-Центр для формирования сводной отчетности ОАО «РЖД»; формирование налоговой отчетности (на основе данных налоговой отчетности подразделений ОАО «РЖД», обслуживаемых в ОЦО-Узлах, и налоговой отчетности подразделений ОАО «РЖД», обслуживаемых в ОЦО-Регион) для представления в налоговые органы и для дальнейшей передачи в ЦБС или ОЦО-Центр.

3) ОЦО-Узел – подразделение ОЦО-Региона, представляющее собой объединение ОЦО-СП, сгруппированных по территориальному принципу и с учетом возможностей автоматизации и документооборота. ОЦО-Узлы созданы на основе бухгалтерий, в основном, Отделений железных дорог. В функции ОЦО-Узла входит сбор, обработка, хранение, контроль своевременности и правильности составления и предоставления первичных документов, формирование сводных регистров бухгалтерского и налогового учета, включающих информацию по входящим в узел структурным подразделениям; формирование налоговой отчетности как для представления ее в налоговые органы, так и для дальнейшей передачи ее в ОЦО-Регион.

4) ОЦО-СП – подразделение ОЦО-Узла, может быть подразделением ОЦО-Региона. В функции ОЦО-СП входит сбор, обработка, хранение, а также контроль своевременности и правильности составления и предоставления первичных документов.

Схема единого центра представлена на рисунке 3.4

Схема документооборота с Заказчиком представлена на рисунке 3.5. на примере Омского центра обслуживания.

Рисунок 3.5 – Схема документооборота ОЦО и Заказчика

Для соответствия целям и задачам Компании перед ОЦО-Центром также стоят вопросы по централизации ведения учета на территориях по функциональному признаку.

Данная модель организации ведения бухгалтерского и налогового учета представлена на рисунке 3.6.

Рисунок 3.6 – Модель организации бухгалтерского и налогового учета ОАО «РЖД»

Данные структурные преобразования на территории Новосибирской области планируется завершить к 2015 году. Тем не менее, ОЦО-Центр не останавливается на достигнутом и движется вперед.

На сегодняшний день в ОЦО-Центре Желдоручет разработан Проект «Удаленного учета хозяйственных операций Заказчиков», пилотный полигон осуществляется на базе Горьковского и Приволжского ОЦО-Регионов.

При этом планируется достигнуть следующих положительных эффектов:

 повышение качества обслуживания;

 обеспечение стабильного уровня загруженности работников ОЦО-Узла за счет перераспределения обязанностей;

 уменьшение давления со стороны представителей Заказчика на отражение операций в бухгалтерском и налоговом учете;

 возможность решения проблем с набором квалифицированного персонала;

 апробации и аккумулирование инновационных подходов в организации бухгалтерского учета;

 получение экономического эффекта.

Модель организации бухгалтерского и налогового учета в ОАО «РЖД», представленная на рисунке 3.6, в настоящее время претерпевает серьезные изменения.

Руководством Компании принято решение провести специализацию учетных работ по разделам учета, так называемый Проект «Удаленного учета хозяйственных операций Заказчиков».

С 2011 года в рамках Горьковского ОЦО-Региона был выделен Владимирский ОЦО-Узел, которому были переданы полномочия по ведению бухгалтерского и налогового учета расчетов с персоналом структурных подразделений Центра корпоративного учета и отчетности «Желдоручет» – филиала ОАО «РЖД» и структурных подразделений дочерних обществ ОАО «РЖД» на Западном полигоне.

Эти мероприятия, а также вывод отдельных функций по обработке информации и документов в специализированные дочерние общества ОАО «РЖД», проводятся в рамках программы по функциональной централизации бухгалтерского и налогового учета.

Соответственно модель организации бухгалтерского и налогового учета в Компании в рамках реализуемого Проекта будет представлена следующим образом (рисунок 3.7):

Рисунок 3.7 – Модель организации бухгалтерского и налогового учета ОАО «РЖД» в рамках Проекта «Удаленного учета хозяйственных операций Заказчиков»

В 2013 году, обобщив опыт организации ведения бухгалтерского и налогового учета основных средств и заработной платы Заказчика при наделении полномочиями территориально удаленного ОЦО-Узла, руководством Компании было принято решение об организации дополнительного центра компетенции по учету расчетов с персоналом структурных подразделений Центра корпоративного учета и отчетности «Желдоручет» – филиала ОАО «РЖД» и структурных подразделений дочерних обществ ОАО «РЖД» на Восточном полигоне (начиная с полигонов Свердловской и Южно-Уральской железных дорог).

В рамках выполнения Типового регламента организации документооборота и распределения обязанностей при наделении территориально удаленного ОЦО-Узла полномочиями по учету расчетов с персоналом Заказчиков ОАО «РЖД» [8] формирование отчетности в Фонд социального страхования и Пенсионный фонд Российской Федерации должно осуществляться в Барнаульском ОЦО-Узле; взаимодействия с Заказчиком, государственными органами и внебюджетными фондами, налоговыми органами при проведении выездных и камеральных проверок – региональными общими центрами обслуживания, по месту нахождения структурных подразделений ОАО «РЖД».

Начальникам региональных общих центров обслуживания поручено осуществлять передачу первичных учетных документов, а также иной информации, содержащей персональные данные и коммерческую тайну, в Центры компетенции исключительно с использованием системы АСДО ОЦО. [5].

На базе Барнаульского территориального общего центра обслуживания создан отдел учета операций по расчетам с персоналом по оплате труда, обслуживающий подразделения Заказчика, расположенные в границах г. Барнаул.

В связи с объединением бухгалтерских работников по территориальному признаку обеспечено более рациональное распределение производственной загрузки работников, единообразие в учете и документообороте, улучшение качества контроля за работой с первичными учетными документами, отсутствие претензий со стороны заказчика по предоставляемым услугам, улучшение системы консультирования и обучения Заказчика, контроль на всех стадиях формирования отчетности по всем участкам учета, гарантированная взаимозаменяемость работников, ориентированная на один раздел учета.

Так как в планах Компании стоят задачи по выведению отдельных разделов учета на Центры корпоративных компетенций, то существенно изменится схема организации бухгалтерского и налогового учета отрасли. За ОЦО-Регионами останутся функции взаимодействия с Заказчиком, сбора и проверки первичных документов, что позволит оптимизировать численность общих региональных центров обслуживания и изменит структуру выполняемой ими работы в сторону увеличения доли работ, требующих высокой квалификации.

Пользуясь данными по созданию Центра корпоративных компетенций в г. Барнаул, можно говорить о том, что проведенные мероприятия позволили снизить штатную численность на 5,5 штатных единиц, что составляет 2 926,18 тыс. руб. фонда заработной платы ежегодно. Расчет экономии затрат на организацию рабочих мест, повышение квалификации работников и других затрат представлен в таблице 3.5.

Таблица 3.5 – Расчет экономии при наделении полномочиями территориально удаленного ОЦО-узла в г. Барнаул

Подготовлен проект штатного расписания Западно-Сибирского регионального общего центра обслуживания на 2018 г. Соотношение численности ОЦОР-собственно к общей численности Западно-Сибирского регионального общего центра обслуживания составляет 18 %, количество отделов – 22, что не превышает нормативные показатели.

По Барнаульскому территориальному общему центру обслуживания планируется создать отдел по учету основных средств с местом расположения в г. Барнаул, по обслуживанию структурных подразделений – ЭЧ-Барнаул, ШЧ-Барнаул, ПЧ-Барнаул, НГЧ-Барнаул, МЧ-Барнаул, РЦС-4, База 45, ОМТО-Барнаул, ДЦС-4, ТЧЭ, ТЧР, ЛВЧД-1. Количество объектов основных средств, используемых Заказчиком в своей деятельности, составляет 11506 единиц. В настоящее время учет основных средств вышеуказанных подразделений осуществляют 11 бухгалтеров, отдел планируется создать в количестве 10 человек. Функции отдела – бухгалтерский и налоговый учет основных средств.

Схема организации работы в отделе приема, контроля, сканирования и хранения первичных документов представлена на рисунке 3.8.

Рисунок 3.8 – Схема организации работы в отделе приема, контроля, сканирования и хранения первичных документов

По сути дела, все проводимые в последние два года мероприятия являются последовательными шагами к выводу отдельных функций учета на аутсорсинг.

В качестве пилотного проекта в ОАО «РЖД» принят Астраханский территориальный общий центр облуживания Приволжского регионального общего центра обслуживания. Там операции с основными средствами, капитальными вложениями, нематериальными активами и НИОКР, учитываемыми на балансах структурных подразделений дочерних обществ ОАО «РЖД» и структурных подразделений ОАО «РЖД» (далее – Подразделения), передаются ОАО «ТрансУчетСервис» на основании договора от 01.11.2012 г. № 611/ЖДУ об оказании услуг по внесению информации в ЕК АСУФР, ее обработке и проверке правильности заполнения учетных документов.

«Для этого из региональных общих центров обеспечивается:

— формирование и сдача бухгалтерской и налоговой отчетности по РСБУ и МСФО в части учета основных средств, капитальных вложений, нематериальных активов и НИОКР, учитываемых на балансах Подразделений;

— представление сканированных образов первичных учетных документов, необходимых для ведения бухгалтерского и налогового учета основных средств, капитальных вложений, нематериальных активов и НИОКР, учитываемых на балансах Подразделений, в Астраханский ОЦО-узел исключительно по системе АСДО ОЦО для дальнейшей передачи в ОАО «ТрансУчетСервис» [7].

Таким образом, через Астраханский ОЦО-узел будет проходить весь документооборот на ОАО «ТрансУчетСервис», которое по сути, является холдингом-аутсорсером.

Расчет экономии затрат при реализации данного Проекта приведен в таблице 3.6.

Таблица 3.6 – Расчет экономии при передаче операций по ведению бухгалтерского и налогового учета основных средств ОАО «ТрансУчетСервис»

 

 

Руководством Компании была поставлена задача сэкономить на расходах до 35 %. Следовательно, мы можем прогнозировать, что экономия составит примерно 20 млн. руб. ежегодно.

Настоящий период в нашей стране характеризуется значительными изменениями экономической и политической ситуации. Роль железнодорожного транспорта приобретает исключительно важное значение. Его развитие и бесперебойное функционирование в условиях ограниченных инвестиций возможны лишь на базе всемерного сокращения непроизводственных расходов и максимального ресурсосбережения основных материальных ценностей во всех его отраслях.

Создание общих центров обслуживания является устойчивым трендом на российском рынке и ОАО «РЖД» – не исключение. ОЦО позволяют оптимизировать управление бизнес-единицами, повысить прозрачность и достоверность информации об их деятельности, снизить затраты.

При расширении бизнеса, реформировании или образовании новых предприятий технология Новосибирского ОЦО позволяет максимально быстро интегрировать новые звенья в уже действующую технологическую и управленческую инфраструктуру компании. Эффективность и прозрачность финансового управления дает возможность повысить инвестиционную привлекательность как компании в целом, так и ее отдельных предприятий, перешедших на обслуживание ОЦО.

При проведенном исследовании и анализе организационных изменений бухгалтерского и налогового учета в ОАО «РЖД» можно сделать следующие выводы:

 проводимые организационные изменения эффективны, как для отдельных подразделений, так и для Компании в целом (повышение производительности труда путем перераспределения нагрузки, оперативности принятия управленческих решений, оптимизация затрат);

 выявлены положительных результаты реорганизации (разработана единая технология приема и контроля правильности составления первичных документов Заказчиками);

 сформирован единый подход к отражению хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета и формированию отчетности;

 обеспечена квалифицированная взаимозаменяемость специалистов по функциональным направлениям учета;

 усилены функции контроля документооборотом и исполнительской дисциплиной бухгалтерских работников; улучшено качество обслуживания Заказчиков.

Большая часть целей централизации бухгалтерского и налогового учета ОЦО соответствуют задачам корпоративного управления и задачам реформирования ОАО «РЖД», являются важными для выполнения стратегии Компании, что обусловливает ее общую стратегическую направленность.

Руководством Компании принято решение провести специализацию учетных работ по разделам учета, так называемый Проект «Удаленного учета хозяйственных операций Заказчиков».

С 2011 года в рамках Горьковского ОЦО-Региона был выделен Владимирский ОЦО-узел.

В 2018 году, обобщив опыт организации ведения бухгалтерского и налогового учета основных средств и заработной платы Заказчика при наделении полномочиями территориально удаленного ОЦО-узла, было принято решение об организации дополнительного центра компетенции по учету расчетов с персоналом структурных в г. Барнаул.

По сути дела, все проводимые в последние два года мероприятия являются последовательными шагами к выводу отдельных функций учета на аутсорсинг.

В качестве пилотного проекта в ОАО «РЖД» принят Астраханский территориальный общий центр облуживания приволжского регионального общего центра обслуживания, где операции с основными средствами передаются ОАО «ТрансУчетСервис».

Руководством Компании была поставлена задача сэкономить на расходах до 35 % при организации данной аутсорсинговой схемы. Следовательно, мы можем прогнозировать, что экономия составит примерно 20 млн. руб. ежегодно.

На основании выше изложенного можно сделать вывод, что решение об обособлении функций бухгалтерского и налогового учета было принято своевременно и правильно, обособление функций учета позволяет снизить риски Компании на этапе реформирования и организационных преобразований. Системные преобразования в Компании такого масштаба как ОАО «РЖД» требуют практической отработки новых технологий на опытных полигонах, так как, на этапе подготовки проекта невозможно предусмотреть всех возможных проблем.

1. Концепция Формирования системы бухгалтерского и налогового учета ОАО «РЖД» на принципах организационной и функциональной централизации от 04.04.2007 г. № 361.

2. Положение о порядке использования сетевого аутсорсинга в ОАО «РЖД» от 31.10.2006 г. № 2164р.

3. Положение об использовании аутсорсинга филиалами ОАО «РЖД» от 27.04.2006 г. № 530.

4. План мероприятий по переходу на централизованную систему бухгалтерского и налогового учета и формирования бухгалтерской и налоговой отчетности в ОАО «РЖД» от 30.09.2006 г. № 1159.

5. Протокол выездного совещания у директора Центра корпоративного учета и отчетности «Желдоручет» А. В. Пряхина от 25.04.2013 г.

6. Распоряжение от 29.12.2007 г. № 2504р «Порядок передачи функций по ведению бухгалтерского и налогового учета и формированию отчетности филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД» в общие центры обслуживания» (дополнение от 10.05.2007 г. № 849).

7. Распоряжение от 19.04.2013 г. № ЖДУ-36/р «О передаче обязанностей по ведению учета основных средств, капитальных вложений, нематериальных активов и НИОКР, учитываемых на балансах структурных подразделений дочерних обществ ОАО «РЖД» и структурных подразделений ОАО «РЖД».

8. Типовой регламент организации документооборота и распределения обязанностей при наделении территориально удаленного ОЦО-Узла полномочиями по учету расчетов с персоналом Заказчиков ОАО «РЖД», утвержденный Главным бухгалтером ОАО «РЖД» от 01.11.2011 г. № 59.

9. Устав ОАО «РЖД», утвержденный Правительством РФ от 18.09.2003 г. № 585.

10. Устав проекта «Переход на централизованную систему бухгалтерского и налогового учета и формирования бухгалтерской и налоговой отчетности ОАО «РЖД» – М., 2008.

11. Абчук, В.А. Риски в бизнесе, менеджменте и маркетинге // В.А. Абчук. (/116.: Изд-во Михайлова В.А., 2017. 476 с.

12. Аверченков, В.И. Инновационный менеджмент: учебное пособие / В.И. Аверченков. М.: Флинта: МПСИ, 2016. — 280 с.

13. Агарков, А. П., Теория и практика повышения эффективности управления подготовкой машиностроительного производства и его инфраструктурой // А.П. Агарков. Диссертация на соискание ученой степени доктора экономических наук, научный консультант – д.э.н., профессор, Заслуженный деятель науки РФ Грузинов В. П. – Москва, 2017.

14. Аксенов, Е. Аутсорсинг: 10 заповедей и 21 инструмент / Е. Аксенов, И. Альтшулер. Москва: Питер, 2017. — 464 с.

15. Алдерс, Р. ИТ аутсорсинг — практическое руководство Текст.: пер. с англ. — М.: Альпина БизнесБук, 2015.

16. Балабанов, И.Т. Риск менеджмент //И.Т. Балабанов. — М: Финансы и статистика, 2016.-280 с

17. Бравар, Ж.-Л. Эффективный аутсорсинг. Понимание, планирование и использование успешных аутсорсинговых отношений // Ж.-Л. Бравар, Р. Морган; пер. с англ. Днепропетровск: Баланс Бизнес Букс, 2017. — 288 с.

18. Бахрушина, М.А. Бухгалтерское дело: учебник // М.А. Бахрушина, Ж.А. Кеворкова, Е.Е Листопад. М.: «Бухгалтерский учет» 2015. — 304 с.

19. Варламова В.В. Организация бухгалтерского учета аутсорсинговой деятельности: теория и практика // В.В. Варламова автореферат дисс. кандидата экономических наук : Орел, 2008.

20.

21. Ильенкова, С.Д. Инновационный менеджмент: учебное пособие // С.Д. Ильенкова. -М.: «ЮНИТИ-ДАНА», 2017. -335 с.

22. Овсийчук, М.Ф. Контроль и ревизия // М.Ф. Овсийчук. М.: КНОРУС, 2016.-224 с.

23. Орлова, Е.В. Передача бухгалтерии на аутсорсинг: проблемы документального оформления и налогообложения // Е.В. Орлова Финансовый вестник: финансы, налоги, страхование бухгалтерский учет. 2008. — № 8.

24. Рогуленко, Т.М. Влияние глобализационных тенденций развития бизнеса на информационную миссию бухгалтерского учета и отчетности // Вестник Университета (ГУУ). 2014. №4. С.181-185.

25. Рудая, И. Л. Методология управления в экономических системах на основе аутсорсинга// И.Л. Рудая – Диссертация на соискание ученой степени доктора экономических наук, научный руководитель – д.э.н., профессор Аникин Б. А. – Москва, 2016.

26. Султангужиева, А. Ж. Особенности ведения учета на условиях дистанционного аутсорсинга / А.Ж. Султангужиева // Вестник ГУУ (Государственный Университет Управления).-2015. — № 10.-с. 173-198.

27. Панкова, C.B. Международные стандарты аудита: учебник // C.B. Панкова, Н.И. Панкова. -М.: Магистр, 2008.

28. Петрова, Ю.В. Система внутреннего контроля предприятия в условиях предпринимательских рисков // Ю.В. Петрова Аудиторские ведомости. 1998.

29. Цветкова, В.И. Методы аутсорсинга в управлении конкурентоспособностью предприятий автосервиса // В.И. Цветкова автореферат дис. кандидата экономических наук : Санкт-Петербург, 2007.

Страницы: 1  2 3