Автоматизация документооборота на примере ООО «Семейная стоматология «Крокодил Гена»

1 2

---

Введение

В данной работе проведена программная реализация информационной системы для автоматизации технологии работы с документами для ООО «Семейная стоматология «Крокодил Гена». Актуальность тематики автоматизации технологий документооборота обусловлена тем, что использование информационных систем в деятельности служб делопроизводства позволяет проводить мониторинг сроков и качества отработки документов, обеспечивает возможности поиска данных о реквизитах документов, истории их отработки, а также информации об отправителях, содержании и типе корреспонденции.

Целью данной работы является автоматизация документооборота на примере ООО «Семейная стоматология «Крокодил Гена».

Задачи работы:

 изучение организационной структуры и профиля деятельности ООО «Семейная стоматология «Крокодил Гена»;

 анализ бизнес-процессов работы с документами, выявление потребностей пользователей во внедрении информационной системы;

 анализ ИТ-инфраструктуры организации;

 изучение возможностей программных решений в области автоматизации работы с документами;

 разработка структуры данных информационной системы документооборота;

 разработка требований к архитектуре приложения;

 определение требований к информационной системе по видам обеспечения;

 описание разработанной системы;

 разработка проекта внедрения системы, выбор стандарта жизненного цикла, способа автоматизации;

 расчет стоимости проектных решений, оценка получаемого экономического эффекта в денежном выражении.

Объект исследования: деятельность ООО «Семейная стоматология «Крокодил Гена».

Предмет исследования: автоматизация технологии документооборота ООО «Семейная стоматология «Крокодил Гена».

1. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»

1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

 

В рамках данной работы проведено изучение технологии работы стоматологического центра. Целью деятельности учреждений указанного профиля является оказание помощи, связанной с лечением стоматологических заболеваний, мер по профилактике их возникновения, проведение диагностических процедур, связанных с выявлением патологий, связанных с заболеваниями челюстно-лицевой области.

Стоматологические центры классифицируются [1]:

 по профилю оказания услуг;

 по финансированию: государственные, частные, что предполагает возможности получения финансирования как за счет Фонда медицинского страхования, так и собственных средств клиентов;

 по категориям: кабинеты, поликлиники, стоматологические центры.

Деятельность стоматологических центров регламентируется действующим законодательством в области здравоохранения, контролируется органами Росздравнадзора, Роспотребнадзора и др. [20].

Задачами современных стоматологических центров являются [1]:

 возможности оказания стоматологических услуг на высоком технологическом уровне, использование современных технологий лечения, диагностики и профилактики, что предполагает необходимость проведения переподготовки специалистов, закупки оборудования, позволяющего проводить процедуры, обеспечение возможности использования современных программных и аппаратных средств;

 в условиях частных стоматологических клиник необходимо обеспечить возможности привлечения клиентов, обеспечения необходимых параметров прибыльности;

 привлечение квалифицированных кадров, создание для них привлекательных условий в плане оплаты труда и условий для профессионального и карьерного роста.

Прибыль, получаемая стоматологическими клиниками, определяется качеством оказания услуг, облуживания клиентов, привлекательными ценовыми предложениями, объемом клиентской базы. Таким образом, задачи повышения эффективности стоматологических центров включают: качество оказания услуг, организации обслуживания, использование возможностей взаимодействия с клиентами с использованием современных технологий.

В таблице 1 приведены основные экономические параметры ООО «Семейная стоматология «Крокодил Гена» по состоянию на 1 квартал 2023г.

Таблица 1

Основные экономические параметры ООО «Семейная стоматология «Крокодил Гена»

 

Современная стоматология представляет собой высокотехнологичную отрасль, в которой используется современное медицинское оборудование, а также программное обеспечение, используемое для поддержки лечебного процесса, а также обеспечивающих технологий, включающих работу с клиентами, организацию приема клиентов, кадровый и бухгалтерский учет стоматологического центра [19].

Цели автоматизации стоматологических центров включают [5]:

 управление процессом оказания стоматологических услуг, что включает использование программного и аппаратного обеспечения для 3-D моделирования состояния объектов для хирургического вмешательства, использование систем визуализации снимков, с которыми проводится работа при диагностике стоматологических заболевания и состояния ротовой полости;

 управление взаимоотношениями с клиентами, что включает: организацию записи на прием, сбор информации обратной связи, формирование отчётности по клиентской базе;

 автоматизацию процессов кадрового учета, что включает распределение нагрузки на стоматологов, учет данных о квалификации, необходимости прохождения переподготовки и аттестации;

 автоматизацию технологии работы по учету финансово-хозяйственной деятельности, что включает: учет поступлений от клиентов, Фонда медицинского страхования и др., учета расходов на оплату труда персоналу, затрат на приобретение материалов, медицинского оборудования, затраты на содержание помещений, оплату налогов;

 автоматизацию системы планирования и прогнозирования.

Таким образом, использование информационных технологий обеспечивает возможности повышения эффективности работы стоматологических центров, оптимизации бизнес-процессов, сокращения времени на распределение нагрузки на специалистов, оформление документации и отчётности [18].

В рамках разработки медицинских информационных систем необходимо обеспечивать требования к соблюдению требований по защите информации в части персональных данных пациентов, данных о состоянии здоровья, что предполагает использование систем разграничения доступа, установку средств антивирусной, криптографической защиты, систем аппаратной аутентификации [9].

1.1.2 Организационная структура управления предприятием

В рамках прохождения практики проведён анализ деятельности стоматологической клиники ООО «Семейная стоматология «Крокодил Гена».

Клиника предоставляет комплекс стоматологических услуг, включающих:

 организацию первичного приема, проведение диагностических обследований;

 выполнение лечебных процедур, включающих лечение, удаление, имплантацию, протезирование, косметические процедуры по профилю стоматологии;

 консультирование клиентов по вопросам профилактики заболеваний.

Схема организационной структуры клиники приведена на рис.1.

Рисунок 1 – Диаграмма подразделений ООО «Семейная стоматология «Крокодил Гена»

 

Перечень структурных подразделение клиники:

 Директор – руководитель ООО «Семейная стоматология «Крокодил Гена»;

 Служба координаторов, в компетенцию которой входят организационные вопросы, связанные с приемом пациентов, включающие назначение времени приема, взаимодействие с пациентами и медперсоналом по вопросам организации лечебного процесса;

 Подразделения, осуществляющие лечебный процесс (хирургическое, терапевтическое, ортодонтическое отделения);

 Экономический отдел, специалисты которого курируют вопросы учета принимаемых оплат, проведения кассовых операций, ведения бухгалтерского и налогового учета, составления аналитической отчетности;

 Административный отдел, специалисты которого курируют вопросы снабжения, организации складского учета, транспортного обслуживания, охраны зданий, эксплуатации медицинского оборудования и ИТ-инфраструктуры;

 Общий отдел, специалисты которого являются координаторами системы документооборота, а также осуществляют работу с персоналом клиники.

1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия

Техническая архитектура ООО «Семейная стоматология «Крокодил Гена» основана на использовании локальной сети, обеспечивающей возможности доступа к файловым ресурсам, содержащим материалы, используемые в работе по оказанию услуг стоматологии, а также работы обеспечивающих подразделений. На рис.2 приведена диаграмма технической архитектуры.

Рисунок 2 – Схема технической архитектуры

 

Также реализованы возможности подключения к сети компании из беспроводного сегмента. Как показано на рис.2, компонентами технической архитектуры ООО «Семейная стоматология «Крокодил Гена» являются:

 рабочие станции пользователей;

 файловый сервер;

 сетевое оборудование;

 устройства печати.

Технические характеристики используемого сервера:

 тактовая частота процессора – 3,5 ГГцx8;

 оперативная память: 64 GBDDR4;

 жесткие диски: 2 ТВ SCSI.

Технические характеристики рабочих станций:

 тактовая частота процессора – 3 ГГц x4;

 оперативная память: 4 GBDDR4;

 жесткие диски: 0,5 ТВ SSD.

Характеристики принтера Samsung ML-4020 ND:

 скорость печати – 40 стр./мин.;

 DPI: 1200×1200.

Характеристики коммутатора:

 48 портов;

 1GB/c;

 поддержка РоЕ.

На рис.3 приведена схема программной архитектуры ООО «Семейная стоматология «Крокодил Гена».

Рисунок 3 – Схема программной архитектуры

В качестве офисного программного обеспечения в рамках программ внедрения отечественного ПО внедрена система «Мой офис».

 1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации

1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес-процессов

В условиях исследуемой компании технологии документооборота включают: работу с документами в рамках обслуживания пациентов, что предполагает учет процесса оказания стоматологических услуг, работу с платежными документами. Данный сегмент документооборота автоматизирован в медицинской информационной системе. Технология документооборота, предполагающая учет данных по входящим документам, запросам и обращениям, их регистрацию в общем отделе с последующей отработкой сотрудниками и передачей информации в архив. Данный сегмент документооборота в настоящее время не автоматизирован и предполагается в рамках данной работы как предмет автоматизации.

На рисунке 4 приведена контекстная диаграмма технологии документооборота в компании в сегменте работы сотрудников общего отдела с входящими документами и процессом их отработки.

Рисунок 4 — Контекстная диаграмма

 

Входящие информационные потоки в систему включают: данные о реквизитах входящих документов, требования к номенклатуре делопроизводства в контексте законодательства об архивном деле и порядке хранения и запросы отчетности. Результирующие информационные потоки включают отчетность об исполнении документов и документы, отправленные в архив. Диаграмма декомпозиции основного бизнес-процесса показана на рисунке 5.

Как показано на рисунке 5, технология документооборота включает в себя:

 регистрацию поступающей документации;

 регистрацию отправленной документации;

 распределение документов в соответствии с утвержденным положением о ведении делопроизводства;

 формирование сводных данных по контролю исполнения документов.

На рис.5-7 приведены диаграммы подпроцессов указанной технологии.

Рисунок 5 — Диаграмма контроля исполнения документов

1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание

 

Диаграмма процесса «Учет входящих документов» приведена на рис.6. Показано, что этапами контроля документов являются:

 мониторинг документов на исполнении;

 мониторинг сроков исполнения;

 анализ качества подготовки документов;

 составление отчётности для руководства.

Рисунок 6 — Диаграмма ведения учета входящих документов

 

Регистрация корреспонденции в условиях компании в настоящее время производится в журнале учета входящих документов в бумажном варианте, не используются системы автоматизации, позволяющие систематизировать технологию документооборота.

  Перечень недостатков обработки информации в отсутствии системы автоматизации:

 отсутствие возможности мониторинга сроков исполнения документов, что потенциально может привести к просрочкам исполнения решений;

 отсутствие защиты от пропуска регистрации документа;

 сложности в распределении ответственности при выполнении поручений руководства;

 невозможность формирования аналитической отчетности о состоянии документооборота в компании.

На рисунке 7 приведена ARIS-диаграмма бизнес-процесса документооборота в ООО «Семейная стоматология «Крокодил Гена».

Рисунок 7 – ARIS-диаграмма модернизированного бизнес-процесса

 

Специфика деятельности компании связана с необходимостью соблюдения сроков исполнения распорядительной документации, для обеспечения возможности своевременного принятия решений в соответствии с существующими административными регламентами. Оптимизация технологии документооборота связана с внедрением программного продукта для автоматизации.

Изменения в бизнес-процессе связаны с внедрением информационной системы автоматизации документооборота.

В таблице 2 приведен перечень функциональных требований к системе.

Таблица 2

Перечень функциональных требований к системе

 

Неавтоматизированный режим работы с документами в условиях исследуемой компании предполагает повышенные временные затраты при обработке данных по входящим документам, поиску данных об отработке документов. Совершенствование технологии документооборота связано с внедрением информационных технологий, основными задачами автоматизации которых являются:

 ведение картотеки отправителей и организационной структуры;

 автоматизация поиска данных по результатам отработки документов;

 учет резолюций;

 формирование итоговой отчетности по управленческому документообороту.

1.2.3. Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи

 

В ходе исследования было выявлено, что в технологии работы делопроизводителей возникает необходимость учета корреспонденции, формирования отчетных форм, а также выходных документов, в которых фигурируют данные из информационной базы. Схема документооборота приведена на рисунке 8.

 

Рисунок 8 — Схема документооборота

Сопоставим временные затраты на основные технологические процессы в сравнении существующей и автоматизированной технологий. Результаты приведены в таблице 3.

Таблица 3

Частота формирования отчетных документов

 

Согласно расчетам, проведённым в таблице 4, внедрение информационной системы для автоматизации контроля выполнения документов, позволит значительно сократить временные затраты на мониторинг отработки резолюций на 3598 чел*час в год, получение информации о процессе работы над документами, проводить оценку нагрузки на специалистов.

 1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации

 

Компонентами системы обеспечения информационной безопасности в рамках использования технологии автоматизации контроля исполнения документов являются:

 организационное обеспечение, включающее комплект разработанной документации, в которой регламентируются процессы работы с конфиденциальными данными: определён перечень защищаемых информационных ресурсов, разработаны приказы на допуск специалистов к работе с конфиденциальными информационными ресурсам, приказы, регламентирующие правила использования средств электронного документооборота, регламентированы правила внутреннего распорядка;

 программное обеспечение, включающее комплекс антивирусного, криптографического программного обеспечения, систем защиты от сетевых угроз, систем администрирования, посредством которых осуществляется защита от угроз, связанных с эксплуатацией системного и прикладного ПО;

 системы инженерно-технической защиты, включающие технологии контроля управления доступом сотрудников на объекты, системы видеонаблюдения и сигнализации.

 Аудит защищённости информационной системы проводится с привлечением внешней организации, специалисты которой проводят классификацию по уровню защищенности. Разрабатывают рекомендации по обеспечению защиты информации.

1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»

1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи

 

Далее проведён обзор аналогов разрабатываемой системы.

Приоритетными направлениями в анализе функционала являются:

1. СЭД Тезис

Функционал системы включает:

 ведение учета входящих и исходящих документов;

 поддержка жизненного цикла документа по полному циклу;

 формирование оповещений при наступлении срока окончания отработки документа;

 поддержка работы с архивом документов и номенклатурой дел предприятий.

Система поставляется в формате облачного сервиса, что не требует проведения работ по настройке и развертыванию программного обеспечения, защите и резервному копированию базы данных. Также реализован графический интерфейс, позволяющий проводить анализ существующего состояния отработки документов. На рис.10 приведен интерфейс работы с документами в СЭД Тезис.

Рисунок 10 – Интерфейс работы с документами в СЭД Тезис

 

2. DocWebService

Данная система помимо регистрации документа, учета состояния его отработки обеспечивает возможности работы с текстовой частью документа как в индивидуальном, так и совместном режимах. В системе реализована интеграция с почтовыми сервисами и мессенджерами, настройка системы отчетности по контролю исполнения документов.

В системе поддерживаются возможности сдачи отчетности в формате типизированных файлов (XML)в государственные органы, возможности документооборота с банковскими учреждениями и контрагентами. На рис.11 приведён интерфейс системы DocWebService.

Рисунок 11 — Интерфейс системы DocWebService

3. Lotus Domino

Данная система обеспечивает возможности ведения управленческого документооборота, контроля исполнения управленческих решений. Реализованы возможности:

 файлового обмена в рамках ведения внутреннего документооборота;

 работы с корпоративными форумами;

 возможности работы с системой автоматизации сбора отчетных форм (настроенные администратором отчеты заполняются пользователями, и система выдает сводную информацию).

В таблице 4 приведена сравнительная характеристика рассмотренных программных продуктов.

 

Таблица 4

Сравнительная характеристика продуктов автоматизации технологии документооборота

 

По итогам проведённого анализа рассмотренных систем было показано, что указанные программные решения частично позволяют решать задачи автоматизации системы документооборота. При этом облачная архитектура решений создает риски зависимости от поставщика услуг, а использование LotusDomino создает риски блокировок лицензий вследствие санкций, а также имеет большой объем функционала, который не предполагается использовать в условиях исследуемой компании.

 1.3.2 Выбор стратегии автоматизации. Постановка задач автоматизации

 

Проведем обоснование стратегии внедрения информационной системы контроля исполнения документов в условиях ООО «Семейная стоматология «Крокодил Гена».

Для обоснования стратегии автоматизации необходимо выбрать стратегию из следующих вариантов [13]:

 хаотичной автоматизации, предполагающей использование различных платформпо отдельности для каждойприкладной задачи;

 автоматизации по участкам, при использовании которой для каждого участка работы проводится разработка собственного программного решения;

 автоматизации по направлениям, при использовании которой для каждого из направлений работы проводится разработка собственного программного решения;

 внедрение интегрированнойплатформы для автоматизации деятельности организации.

Далее проведён обзор особенностей использования указанных стратегий.

Применение хаотичной стратегии предполагает отсутствие единых подходов к автоматизации деятельности подразделений компании. При возникновении потребностей во внедрении программных решений в деятельность специалистов проводится анализ соответствия внедряемого ПО автоматизируемому функционалу без проведения проверки на эффективность работы в ИТ-инфраструктуре компании, необходимости разработки дополнительных решений для обмена информацией. Как правило, при использовании данной стратегии, необходимо дублирование ввода идентичной информации.

При использовании стратегии автоматизации «По участкам» предполагается внедрение информационных систем в деятельность в области автоматизации определенного участка работы. Предполагается исключение дублирования ввода данных, но не учитывается специфика использования программных решений внутри отдела, что создает необходимость решения дополнительных задач, предполагающих операции обмена данными между подсистемами.

В случае выбора стратегии, связанной с автоматизацией направления деятельности информационные системы внедряются в работу целостных технологических процессов в деятельности организации, что предполагает необходимость использования интегрированных решений для основных направлений деятельности компании.

Внедрение интегрированных решений для автоматизации деятельности компаний связано с использованием единого программного решения для всех направлений деятельности. Указный подход эффективен в условиях компаний с развитой филиальной сетью и множеством подразделений, что требует координации деятельности из единого центра.

Основываясь на том, что в рамках данного проекта предполагается автоматизация бизнес-процесса по автоматизации документооборота, выбрана стратегия автоматизации «по направлению».

 1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИСдля автоматизации комплекса задач

 

Определим способ приобретения информационной системы для автоматизации технологии документооборота в исследуемой компании. Приобретение программного решения возможно через [24]:

− покупку программного продукта от разработчика;

− приобретение платформы с возможностью внесения изменений в функционал;

− собственную разработку информационной системы.

Выбор способа автоматизации зависит от решаемых задач, рынка существующих программных решений, наличия специалистов, которые могут проводить разработку или доработку программных решений.

Способ приобретения готовых решений эффективен при необходимости автоматизации типовых задач, предполагающих необходимость работы с формализованными документами, расчета отчётных показателей в соответствии с действующим законодательством.

Приобретение программных решений с внесением в них изменений возможен в случаях наличия технологических особенностей обработки информации в условиях конкретной компании.

Создание программных продуктов специалистами организации производится в случаях, когда имеется возможность проведения создания ПО и при невозможности использования готовых решений (вследствие высокой стоимости готового ПО, рисков зависимости от разработчика, обработки конфиденциальной информации).

Специфика исследуемой компании и задачи автоматизации документооборота обеспечивает возможности самостоятельной разработки программного обеспечения.

1.4. Обоснование проектных решений

1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

 

Информационное обеспечение – совокупность проектных решений по объемам, размещению, формам организации информации (единой системы классификации и кодирования информации унифицированных систем документации, схем информационных потоков), циркулирующей в организации, а также методология построения баз данных [9].

В рамках технологии контроля исполнения документов информационное обеспечение включает [23]:

 формализованные документы по учету номенклатуры дел;

 формализованные документы по постановке документов на контроль;

 карточку исполнения документов;

 бланки карточек регистрации полученной и отправленной корреспонденции.

Формализованные документы утверждаются в стандартах по ведению делопроизводства.

Название входных документов: входящая корреспонденция, исходящий документ, резолюция.

Название выходных документов: список документов в работе, список документов по исполнителям, наполняемость номенклатуры дел, список просроченных документов.

Название классификаторов: номенклатура дел, сотрудники, должности, организации.

Обрабатываемые типы данных в системе автоматизации делопроизводства включают:

 реквизиты входящих документов, включающие информацию о типе документа, сроке исполнения, дате поступления, отправителе, признаке конфиденциальности;

 реквизиты отправляемых документах, включающие данные об исполнителе, дате отправки, содержании, получателе, признаке конфиденциальности.

Поступление и отправка документов возможны как в бумажном, так и в электронном форматах.

Для автоматизации технологии документооборота предполагается использование реляционной модели базы данных.

1.4.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

 

Программное обеспечение — совокупность программ системы обработки информации и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ. [11]

Разрабатываемая система предназначена для работы в операционной системе Windows. Эта операционная система имеет очень большой набор утилит и служебных программ, предназначенных для администрирования, управления и диагностики системы, а также прикладных приложений. Кроме того, она поддерживает обширный программный интерфейс для написания собственных приложений для работы в этой операционной среде [22].

В таблице 6 приведено обоснование выбора системы разработки приложения для автоматизации поставленных задач. В качестве платформ для создания приложений рассмотрены: MS Visual Studio, PyCharm, режим конфигуратора системы «1С: Предприятие» (рассматривается не использование готовых решений на данной платформе, а собственная разработка системы в формате конфигурации 1С).

Таблица 5

Обоснование выбора системы разработки приложения для автоматизации поставленных задач

Таким образом, по большей части критериев оптимальное решение для программной реализации системы – среда разработки «1С: Предприятие» (режим Конфигуратора, а не готовой системы).

Таким образом, при расчете требований к параметрам технического обеспечения необходимо учитывать системные требования для обеспечения функционирования всего комплекса программного обеспечения, используемого в условиях исследуемой компании.

Выбор средства разработки производится с учетом множества факторов, включающих совместимость с архитектурой существующей системы, наличия лицензий на соответствующее программное обеспечение, а также с учетом максимального соответствия среды разработки специфике решаемой прикладной задачи [21].

В таблице 6 приведен перечень проектных решений по видам программного обеспечения, используемых в данной работе.

Таблица 6

Перечень программного обеспечения, используемого в проекте

автоматизации документооборота

Также выбор инструментария разработки должен производиться с учетом соответствия современным тенденциям развития ИТ-технологий, поддерживаться производителями и иметь расширения для обеспечения совместимости с программным и аппаратным обеспечением. Необходимо использования языка программирования, работающего с сервером напрямую [20].

Для построения моделирования диаграмм предметных областей и баз данных использовалось ПО: MS Visio, ERWin Data Modeler, ER Win Process Modeler.

 1.4.3 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению

 

Техническое (аппаратное) обеспечение информационных систем включает комплекс аппаратного обеспечения, входящего в состав вычислительного и коммуникационного оборудования, оборудования для печати [16]. При выборе технических средств для автоматизации поставленных задач производится оценка необходимой вычислительной мощности, объемов хранилищ данных, требования к пропускной способности сети.

В таблице 7 приведены параметры аппаратного обеспечения, используемого в работе системы.

Таблица 7

Технические характеристики оборудования для работы системы

 

Выбор технического обеспечения для оборудования рабочих мест сотрудников должен осуществляться в соответствии с требуемой вычислительной мощностью оборудования.

Параметры аппаратного обеспечения серверной части определены согласно требованиям к СУБД, требования к рабочей станции – по оценке нагрузки на рабочую станцию приложения для автоматизации системы документооборота.

Анализ аппаратных требований дает основание утверждать, что существующих средств технического обеспечения для функционирования создаваемой информационной системы автоматизации документооборота сотрудников достаточно, приобретения дополнительных аппаратных компонентов не требуется.

Рабочее место специалиста также должно быть укомплектовано принтером или МФУ для обеспечения возможности печати отчётности по анализу технологий документооборота [14].

Выводы по главе 1

В рамках проведённого анализа системы документооборота было показано, что в существующих условиях с принятием административных регламентов необходим контроль сроков и качества отработки обращений граждан. В рамках анализа предметной области изучена специфика работы компании ООО «Семейная стоматология «Крокодил Гена». По итогам анализа бизнес-процессов документооборота были выявлены недостатки, связанные с потерей оперативности при передаче зарегистрированных документов для простановки резолюций, отправке исполнителям, контроле сроков отправки отчетов и формированию отчетности по работе с документацией, что может приводить к санкциям, связанным с нарушением административных регламентов работы с документами. Изучение возможностей систем документооборота показало их неполное соответствие специфике работы компании.

В отсутствии автоматизации технологии документооборота невозможно отслеживать состояние отработки документов, сроки исполнения, нагрузку на специалистов. Внедрение информационной системы для автоматизации указанных задач обеспечивает возможности выполнения требования законодательства, повышает качество системы управления. Приобретение программного решения предполагается через собственную разработку, так как специфика ООО «Семейная стоматология «Крокодил Гена» имеет ограничения на использование сторонних программных решений, а также предполагает необходимость ведения классификаторов, соответствующих специфике ООО «Семейная стоматология «Крокодил Гена».

2. Проектная часть

2.1 Разработка проекта автоматизации

2.1.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации

 

Далее в рамках проектирования информационной системы документооборота необходимо провести планирование процесса разработки, выбрать модель жизненного цикла [2].

На этапе создания и внедрения информационных систем производятся работы по планированию, разработке (программной реализации), тестированию, использованию в деятельности специалистов, поддержке эксплуатации, актуализации с последующим выводом из эксплуатации [11].

Разработка планов по реализации проекта автоматизации производится с учетом специфики решаемых задач. Первоначально проводится создание планов по каждому из этапов, их продолжительности, учет запросов заинтересованных сторон, специалистов по защите информации и сотрудников профильных отделов.

Выбор модели жизненного цикла проводится из следующих стандартов [15]:

 каскадной модели, предполагающей поочередную реализацию всех запланированных работ по каждой из стадий. Открытие нового этапа проводится только при завершении всех работ по предыдущему этапу.

 итерационной модели, стандарт которой предполагает разделение на определенную последовательность действий, каждое из которых может рассматриваться как «мини-проект», для которого также проводится декомпозиция на участки работы. Целью каждой итерации является получение программного решения, функции которого выполняются в соответствии с заданными задачами в соответствующей итерации.

 спиральная модель, включающая последовательность этапов, в рамках которых проводится реализация подзадачи и осуществляется мониторинг текущего состояния реализованного функционала. При обнаружении ошибок проводится откат к предыдущему состоянию на тех участках, где обнаружена ошибка и проводится корректировка программных модулей. При этом модули, в которых не обнаружены ошибки, продолжают развиваться по плану. Недостатки использования каскадной модели связаны с высокой вероятностью затягивания сроков реализации проекта, так как для перехода к последующей стадии необходимо ожидание полного завершения всех предыдущих работ.

Недостатком итерационной модели является затягивание сроков проекта, так как в рамках него предполагаются возможности постоянного возврата к предыдущим этапам при обнаружении ошибок.

Для разработки системы автоматизации контроля исполнения документов выбрана спиральная модель.

Стандарт жизненного цикла ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-2010.

Далее проведено обоснование стратегии внедрения программного продукта из вариантов параллельной стратегии, стратегии одномоментного перехода (скачка), опытной эксплуатации.

Параллельная стратегия предполагает одновременное использование внедряемого решения и существующей технологии. При этом выявляются ошибки, которые исправляются разработчиком. Полный переход к новой технологии и отказ от существующей производится при отсутствии выявления ошибок и формировании навыков специалистов, позволяющих полноценно работать с новой системой. При этом параллельный режим работы в двух системах значительно увеличивает трудоемкость выполнения операций, продолжительность и стоимость процесса перехода к новой технологии.

Стратегия одномоментного перехода к новой технологии («скачок») предполагает отказ в заданный момент времени от используемой технологии (после изучения пользовательской документации и проведения организационных мероприятий). Данная стратегия сокращает сроки внедрения и стоимости данного процесса, но при этом в случае наличия ошибок в программном обеспечении вероятна остановка работы специалистов до устранения ошибок, что приводит к потерям, связанным с простоями рабочих мест. Также высока вероятность ошибок, связанных с некорректными действиями пользователей.

Стратегия опытной эксплуатации предполагает установку нового программного продукта на тестовые рабочие места, привлечение специалистов, участвующих в тестировании новой технологии. В рамках опытной эксплуатации тестируются основные режимы на наличие ошибок, но при этом остановки работы специалистов не производится, так как большая часть сотрудников продолжает использовать существующую технологию. Переход к новой технологии производится при исправлении всех выявленных ошибок. Недостаток указанной стратегии связан с увеличением нагрузки на специалистов, не участвующих в опытной эксплуатации вследствие отвлечения части сотрудников на тестирование внедряемой технологии.

В рамках данной работы выбрана стратегия внедрения «Опытная эксплуатация».

---

1 2