Автоматизация документооборота организации АО Система управления

Страницы: 1 2 3 4

Содержание

Введение
1. Аналитическая часть
1.1 Технико–экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности
1.1.2 Организационная структура управления предприятие
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес-процессов
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
1.4.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению
1.4.3 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению
2.1 Разработка проекта автоматизации
2.1.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации
2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание
2.1.3 Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации
2.2 Информационное обеспечение задачи
2.2.1 Характеристика нормативно–справочной, входной и оперативной информации
2.2.2 Характеристика результатной информации
2.3 Программное обеспечение задачи
2.3.1 Сценарий диалога
2.3.2 Характеристика базы данных
2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)
2.4 Испытание разработанного решения
2.4.1 Описание программных модулей
2.4.2 Методы проведения испытаний
2.4.3 Проведение проверочных испытаний и их результаты
3. Обоснование экономической эффективности проекта
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта
Заключение
Список использованных источников
Приложение

Введение

В процессе осуществления своей деятельности каждая организация формирует документооборот. Документооборотом называют движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Все внутренние и внешние процессы в организации отражаются в документах. Документ представляет собой письменное свидетельство о чем-либо. В документах отражаются:
1. Движение денежных средств.
2. Учет персонала.
3. Движение товарно-материальных ценностей.
4. Управление организацией.
5. Отчеты по итогам направлений деятельности.
Когда бизнес-процессы организаций стали осуществляться с применением компьютерной техники, документы стали создаваться и обрабатываться в электронном виде. Редактирование документов осуществляется с помощью текстовых редакторов и процессоров. Входящий поток документов организации представляет собой бумажные документы. Для повышения эффективности хранения и обработки их оцифровывают и в дальнейшем обращаются к ним с помощью компьютеров. От масштаба предприятий зависит объем документооборота. С повышением количества документов, повышается сложность их обработки. В связи с этим появляется необходимость в управлении документооборотом.
Поскольку документооборот организаций представлен не только бумажными версиями документов, но и электронными, управление документооборотом включает в себя, помимо прочего, обеспечение перемещения копий документов между персоналом организации, то есть электронный документооборот.
Организовать электронный документооборот на предприятии можно разными способами. Например, с помощью создания файловых хранилищ на сервере организации или с использованием внутренних каналов передачи информации. Однако, такая организация электронного документооборота будет оптимальной при низком объеме документооборота и масштабе деятельности организации. При дальнейшем развитии появляется необходимость во внедрении схемы, позволяющей провести упорядочивание и бумажных, и электронных носителей документов. Для этого применяются различные виды систем электронного документооборота.
Системы электронного документооборота (СЭД) представляют собой программное обеспечение, позволяющее осуществить организацию работы с электронными копиями документов и осуществлять взаимодействие между персоналом организации. Аналогичные зарубежные системы обозначаются аббревиатурой EDMS (Electronic Document Management Systems) — системы управления электронными документами.
Электронный документ является набором данных, сохраненным на компьютере. В СЭД для каждого документа создается карточка с атрибутами, которые включают: название документа, его автора, дату создания и т.д. С помощью атрибутов пользователи системы осуществляют быстрый поиск по документам.
Электронные документы объединяет электронный документооборот, который является способом работы сотрудников с документами, при котором большая часть документов представляют собой электронные носители и хранятся централизованно.
Управление документооборотом на предприятии ведется в течении всего жизненного цикла: с момента создания документа или поступления до передачи конечному адресату или уничтожению документа по истечению срока его хранения. Документы сопровождают все бизнес-процессы организации, их создают и обрабатывают с помощью информационных систем или с помощью различных приложений. Однако только СЭД основаны на едином подходе к процессу управления документооборотом на протяжении всего жизненного цикла.
С точки зрения организации документооборота в процессе жизненного цикла документа выделяют этапы, способные оказать значительное влияние на бизнес- процессы организации, которые сопровождает документ. Однако с точки зрения обработки документа в СЭД они не влияют на обработку документа в информационной системе. Поэтому их обозначают термином «управление документооборотом».
Согласно исследованиям, проведенным компанией «Gartner», системами электронного документооборота можно назвать те системы, которые поддерживают не менее трех из перечисленных ниже функций:
управление документом, включая контроль перемещения документа, его истории изменений, безопасности;
организации одновременной работы нескольких сотрудников с одним документом;
• хранение и обработки сканированных копий документов;
• формирование архива электронных документов, создание правил хранения;
• контроль за исполнением документов.
По функциональному принципу СЭД можно разделить на следующие категории:
• системы управления делопроизводством;
• системы формирования электронного архива;
• комплексные СЭД, которые включают перечисленные выше функции.
СЭД применяются не только в коммерческих организациях. Государственные структуры также обладают документооборотом, который может проходить несколько стадий согласования и должен быть утвержден рядом ответственных лиц. Поэтому внедрение СЭД в государственные организации позволит добиться следующих преимуществ:
1. Прозрачность процессов – в СЭД у пользователей есть возможность отслеживать этапы обработки документа для того, чтобы сделать бизнес-процессы предприятия прозрачными и контролируемыми.
2. Повысить контроль за исполнением документов благодаря прозрачности движения документооборота на всех этапах обработки.
Сокращение временных затрат на выполнение рутинных процессов обработки документов.
4. Обеспечение конфиденциальности информации за счет обеспечения доступа к документу в соответствии с назначенными правами пользователей и протоколирования их действий.
5. Соответствие требованиям стандарта ISO 9000 за счет обеспечения прозрачности документооборота и информационного взаимодействия.
6. Простой процесс внедрения программного обеспечения и организации обучения за счет системы оповещений, с помощью которой можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников. Снижение временных затрат на сроки обучения новых сотрудников обеспечиваются с помощью быстрого поиска необходимой для работы информации. Также легко изменить маршрут прохождения и шаблоны документа.
7. Совершенствование корпоративной культуры, которое достигается благодаря оптимизации взаимодействия сотрудников и развитию горизонтальных связей, что способствует сплочению команды.
8. Рост конкурентных преимуществ за счет повышения скорости. Улучшение работы с клиентами достигается за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов.
Актуальность работы заключается в повышении эффективности процесса документооборота и отчетности с помощью применения информационных систем и технологий.
Объектом исследования является компания АО «Системы управления».
Предметом исследования является процесс документации и отчетности.
Целью работы является автоматизация процесса документации и отчетности предприятия.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Дать технико-экономическое описание организации.
2. Охарактеризовать комплекс задач и обосновать необходимость автоматизации.
3. Проанализировать программные продукты и выбрать стратегию автоматизации.
4. Провести обоснование проектных решений.
5. Разработать проект автоматизации.
6. Дать описание информационному обеспечению задачи.
7. Описать программное обеспечение задачи.
8. Описать контрольный пример реализации проекта.
9. Обосновать выбор методики расчёта экономической эффективности проекта.
10. Рассчитать показатели экономической эффективности проекта.

1. Аналитическая часть

1.1 Технико–экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

 

Интегрированная структура «Системы управления» была создана указом Президента Российской Федерации от 3 ноября 2010 № 1324 и распоряжением Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2010 № 2293.

Миссия компании — сохранение и развитие научно-производственного и технологического потенциала предприятий оборонно-промышленного комплекса в области автоматизации систем управления и связи в интересах обеспечения обороноспособности, безопасности и социально-экономического развития государства.

Основная задача АО «Системы управления» — обеспечение потребностей государства и Вооруженных сил Российской Федерации в современных системах, комплексах и средствах управления (включая объекты управления, средства управления, автоматизации и связи, специальные системы).

Деятельность организации направлена на совершенствование научно-технического и экономического потенциала радиоэлектронной отрасли страны в интересах формирования эффективной системы государственного и военного управления с учетом задач по развитию современных средств разведки, управления и связи, IT – технологий.

В таблице 1.1 можно увидеть основные технико-экономические показатели, характеризующие деятельность АО «Системы управления».

Таблица 1.1

Основные технико-экономические показатели, характеризующие деятельность АО «Системы управления»

 

Как показывают данные таблицы 1.1, АО «Системы управления» является достаточно рентабельным предприятием. В анализируемом периоде отмечается рост прибыли от продаж, а также увеличение рентабельности продукции и продаж организации.

Для анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия АО «Системы управления» рассмотрим динамику товарооборота АО «Системы управления», представленную на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 – Динамика товарооборота АО «Системы управления» за 2019-2021 год, тыс. руб.

 

Данные рисунка 5 наглядно отражают тенденцию к снижению в величине товарооборота в анализируемом периоде: темп снижения за рассмотренный период составил 11,94%.

Далее рассмотрим показатели эффективности использования основных средств АО «Системы управления», представленные в таблице 1.2.

Таблица 1.2

Показатели эффективности использования основных средств предприятия АО «Системы управления»

 

Показатели таблицы 1.2 свидетельствуют об эффективности использования основных средств АО «Системы управления» в анализируемом периоде. Так, показатели фондоотдачи более 100, что говорит о том, что на 1 рубль стоимости основных средств предприятия приходится более 100 рублей выручки. Тот же вывод подтверждают низкие значения обратного показателя фондоотдачи – фондоемкости.

Далее проанализируем эффективность использования трудовых ресурсов предприятия АО «Системы управления» (см. таблицу 1.3).

Таблица 1.3

Показатели эффективности использования трудовых ресурсов предприятия АО «Системы управления»

 

Данные таблицы 1.3 показывают, что труд на предприятии АО «Системы управления» используется достаточно эффективно, при этом значение показателя выработки снижается в анализируемом периоде. Так же необходимо отметить несложность процесса закупки и продаж – основных, о чем свидетельствуют низкие значения показателя трудоемкости.

Анализ себестоимости АО «Системы управления» за 2020–2021 гг. представлен в таблице 1.4.

Таблица 1.4

Оценка динамики затрат АО «Системы управления»

 

Графическое представление распределения затрат АО «Системы управления» за 2021 год представлена на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2 – Структура затрат АО «Системы управления» за 2021 год

 

Данные таблицы 1.4 и рисунка 1.2 показывают, что в структуре затрат компании наибольшая доля представлена материальными затратами – 44%, что обусловлено спецификой деятельности предприятия. Величина затрат на оплату труда по результатам 2021 года снизилась на 5,17%.

В таблице 1.5 представлен анализ имущества АО «Системы управления» за период с 2019 по 2021 гг.

Таблица 1.5

Анализ имущества АО «Системы управления» за период с 2019 по 2021 гг.

 

Анализ имущества предприятия АО «Системы управления» показывает, что внеоборотные активы представлены исключительно основными средствами, объем которых в 2020 году значительно сократился: на 19,46% в сравнении с 2019 годом. В динамике оборотных активов отмечается увеличение: в 2020 году на 16,11% в сравнении с 2019 годом, в 2021 году отмечается снижение на 1,87% в сравнении с 2020 годом. Наибольший рост отмечен в величине запасов, что обусловлено спецификой деятельности предприятия.

Далее рассмотрим результаты анализа финансовой устойчивости АО «Системы управления» (см. таблицу 1.6).

Таблица 1.6

Анализ финансовой устойчивости предприятия АО «Системы управления» за период с 2019 по 2021 гг.

 

Анализ финансовой устойчивости АО «Системы управления» показал, что в 2019 году положение предприятия характеризовалось как неустойчивое в силу отсутствия собственного капитала по причине полученных убытков.  В 2020-2021 годах показатели финансовой устойчивости низкие: коэффициент автономии показывает недостаточность собственного капитала, коэффициент финансового левериджа демонстрирует превышение величины заемного капитала над собственным капиталом. Анализ коэффициента краткосрочной задолженности показывает, что в 2019-2020 году заемный капитал предприятия представлен исключительно краткосрочными обязательствами, что свидетельствует о финансовой независимости предприятия от внешних кредиторов. В 2021 году положение с обязательствами изменилось: доля краткосрочной задолженности составила 67% от общей величины заемного капитала.

1.2 Организационная структура управления предприятие

Организационная структура АО «Системы управления» приведена на рисунке 1.3.

Рисунок 1.3 – Организационная структура управления АО «Системы управления»

 

Организационная структура АО «Системы управления» линейно-функциональная.

Во главе АО «Системы управления» стоит генеральный директор, который осуществляет все руководящие процессы согласно действующему законодательству производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности предприятия. На него возлагается ответственность за все принимаемые решения, объективное и целесообразное распоряжение имуществом АО «Системы управления» и его финансово-хозяйственные результаты.

В непосредственном подчинении генерального директора находятся: центр информационных технологий, центр А, сервисный центр, центр системы управления жизненным циклом изделия, администрация, отдел внутреннего аудита. Генеральный директор организует работу и эффективное взаимодействие всех перечисленных структурных подразделений.

К функциям отдела маркетинга АО «Системы управления» относятся следующие:

1. Исследование рынков фирмы. Построение информационной системы маркетинга в компании;
2. Формирование ценностного предложения целевым клиентам;
3. Конкурентное позиционирование компании и ее продуктов на целевых рынках;
4. Организация обратной связи с клиентами, оценка уровня их удовлетворенности;
5. Формирование лояльности клиентов к компании, развитие маркетинга партнерских отношений.

Общие функции маркетинга осуществляет руководитель отдела маркетинга — это управление, организация, планирование, прогнозирование и целеполагание, анализ, оценка, учет и контроль за осуществлением проводимой маркетинговой политики.

Кроме того, в непосредственно подчинении генерального директора находятся начальники каждого из отделов, перечисленных на рисунке 1.3.

 

1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия

 

Программно-аппаратный комплекс – это набор технических и программных средств, работающих совместно для выполнения одной или нескольких сходных задач [31].

С помощью различного набора конструкций визуализируем нашу сеть, тогда результат будет виден на рисунок 1.4.

Для получения карточки инвентаризации необходимо выполнить подключение по WMI. Все происходит автоматически, если сеть настроена правильно.

В больших организациях с наличием IP-телефонии, большим количеством компьютеров, планшетов, ноутбуков, периферийного оборудования, серверного оборудования контролировать всю инфраструктуру сложно. Algorius Net Viewer в этом может помочь, в него можно импортировать начерченную в MS Visio схему предприятия для более наглядного представления инфраструктуры.

Располагаем и настраиваем все имеющиеся оборудование в соответствии с нашей гипотетической организацией, вымышленная виртуальная инфраструктура изображена на рисунок 2. Вполне очевидно, что так намного легче ориентироваться в сети предприятия.

Кроме того, так же есть возможность разбить все по слоям, чтобы видеть только самое необходимое, например возникли неполадки в сети в N кабинете, оставим только необходимый и логически связанный с этим кабинетом слой и получим следующее (рисунок 1.5). Далее уже администратор сети анализирует доступность устройств, используя различные механизмы опроса.

 

Рисунок 1.6 ­ Отключение слоев

Также, есть возможность включить автоматический периодический опрос устройства и тогда, когда оно станет по какой-либо причине недоступным, администратору придёт уведомление на экран. Предусмотрена возможность отправки сообщения на почту, SMS на телефон и сообщение в Telegram. Также можно задать автоматические действия при появлении тех или иных инцидентов, например, в данному случае, можем вывести сотруднику на экран сообщение с просьбой сохранить рабочую сессию и выполнить перезагрузку или же перезапустить АРМ без уведомления сотрудника, но это не всегда приемлемо.

Такая картина — «прямо перед глазами» позволяет увидеть вектор инцидента, из-за которого возникла проблема. В нашем случае, пропал доступ к АРМ. Видно, что коммутатор работает, следовательно, проблема со стороны АРМа. Главный плюс в том, что большая часть администрирования и контроля находится у администратора под рукой и не возникает необходимости куда-либо ходить и проверять все вручную.

Администратор сети может в несколько кликов получить информацию об устройстве: узнать состояние TCP соединений по протоколам, вывести на экран все содержимое таблицы IP-маршрутизации, осуществить локальное подключение к удалённому компьютеру, просмотреть его файловую систему, выполнить сканирование портов и т.д.. На основе этой информации можно принять решение о защищённости сети в организации и предпринять соответствующие меры.

Страницы: 1 2 3 4