Оглавление
Введение
I Аналитическая часть
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области ООО «Техторг»
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности
1.1.2 Организационная структура управления предприятием
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации комплекса задач
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
1.4.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению
II Проектная часть
2.1 Разработка проекта автоматизации
2.1.1 Этапы Жизненного Цикла проекта автоматизации
2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание
2.1.3 Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации
2.2 Информационное обеспечение задачи
2.2.1 Информационная модель и её описание
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации
2.2.3 Характеристика результатной информации
2.3 Программное обеспечение задачи
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
2.3.2 Характеристика базы данных
Заключение
Список литературы
Введение
Не для кого не секрет, что одним из обязательных условий развития бизнеса является постоянная оптимизация бизнес процессов. В сфере ИТ особенно популярно внедрять разного рода информационные системы для полной автоматизации деятельности как одного отдела, так и всего предприятия в целом. Но, к сожалению, большинство систем такого класса имеют общий функционал и небольшой довесок в виде дополнительных модулей для определенной специализации компании. В наше время очень часто предприятия сталкиваются с проблемой улучшения управляемости компании: улучшение контроля и ускорение бизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания, оптимизация рабочего времени, экономия трудозатрат, повышение производительности труда и так далее. Единственным способом реализации подобных задач является внедрение автоматизированной системы.
В данном дипломном проекте будет исследоваться деятельность компании ООО «Техторг». Данная компания уже давно на рынке России и занимается продажей различной техники, компьютеров и ПО, а также оказывает услуги в сфере дальнейшего сервиса и ремонта.
В рамках снижения ставки рефинансирования, которая падает уже в течении нескольких месяцев, управляющие компанией акционеры приняли решение о сокращении затрат на малоприбыльные направления и оптимизацию ключевых бизнес процессов.
Целью данной дипломной работы является разработка программной информационной системы автоматизации документооборота компании, способной всегда иметь точнейшие сведения о количестве заявок, их видах, сократить время на создание аналитических отчетов и передачу документов в электронном виде, а также иметь возможность составления отчетности на предприятие и выявление задолженности.
Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:
- осуществить поиск информации по тематике дипломной работы и провести ее анализ и исследования;
- охарактеризовать исследуемую организацию и вид ее деятельности;
- дать краткую характеристику организационной структуры и программно-технической архитектуры ИС предприятия;
- провести обоснование необходимости автоматизации и выбрать комплекс задач автоматизации;
- выполнить анализ существующих разработок для автоматизации задачи;
- обосновать проектные решения по информационному и программному обеспечению;
- описать этапы жизненного цикла проекта автоматизации и определить риски, а так же обеспечить информационную безопасность и защиту информации;
- описать информационную модель предприятия;
- провести характеристику нормативно-справочной, входной и оперативной информации и результатной информации;
- описать характеристику базы данных;
- выбрать и обосновать методику расчета экономической эффективности;
- провести расчёт показателей экономической эффективности проекта.
В первой главе данного дипломного проекта будет проведен анализ существующей системы обработки документов, будут выявлены слабые места для их более глубокой автоматизации. В компании ООО «Техторг», на данный момент, внедрена система 1С: Предприятие.
Во второй главе будет выбран способ доработки системы для сокращения человеческих ресурсов, используемых компанией. Также в данной главе формируется проект автоматизации задачи на основе данных полученных в первой главе. Выбирается стандарт жизненного цикла, по которому в дальнейшем будет осуществляться проект, описывается информационная модель проекта, входная и выходная информация, используемая в системе, а также процессы преобразования этой информации, рассматриваются программное и технологическое обеспечение задачи. Так же во второй главе рассматривается структура базы данных, необходимой для проекта и рассматривается реализация задачи на контрольном примере.
В третьей главе выбирается методика расчета экономической эффективности проекта, а также производится сам расчет, который показывает положительный результат, что свидетельствует о достижении поставленных в проекте целей. Рассматриваются затрачиваемые ресурсы до автоматизации и после, а также просчитывается срок окупаемости данного проекта автоматизации.
Глава I. Аналитическая часть
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области ООО «Техторг»
Компания с ограниченной ответственностью (ООО) — это бизнес-структура, разрешенная в соответствии с государственными законами, регулирующими положения, касающиеся ООО. Владельцы ООО обычно называются учредителями.
Многие не ограничивают право собственности, то есть любой может быть членом, включая частных лиц, корпорации, иностранцев и иностранных юридических лиц, и даже другие ООО. Однако некоторые организации не могут создавать ООО, в том числе банки и страховые компании.
ООО является более формальным партнерским соглашением, которое требует, чтобы устав организации был представлен государству. ООО гораздо проще настроить, чем корпорацию, и она обеспечивает большую гибкость и защиту.
ООО не платят налоги сами. Вместо этого прибыль и убытки перечислены в личных налоговых декларациях владельца (владельцев). Если обнаружено мошенничество или если компания не выполнила требования законодательства и требований к отчетности, кредиторы могут быть в состоянии преследовать участников.
Предприятие ООО «Техторг» занимается продажей и ремонтом компьютерной и бытовой техники. ООО «Техторг» предоставляет своим покупателям возможность широкого выбора товаров и инструментов для самых различных нужд. Вся продукция в магазинах представлена авторитетными российскими и зарубежными производителями.
Несомненным преимуществом магазинов является оказание квалифицированных консультационных услуг. Квалифицированные консультанты помогут подобрать необходимую продукцию, исходя из конкретных задач. Также в магазинах есть возможность проконсультироваться у опытных ИТ-специалистов, которые научат и объяснят как правильно подобрать компьютер для определенных целей, нужных покупателям, либо проконсультируют по поводу возможного ремонта либо апгрейда уже имеющегося у клиента ПК.
Предприятие «Техторг» представляет на рынке следующие виды продукции:
- компьютеры;
- ноутбуки;
- телевизоры;
- бытовая техника;
- инструменты и оборудование;
- оргтехника;
- автотовары.
Вся выпускаемая продукция соответствует государственным стандартам и заложенным техническим требованиям.
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности
В компании «Техторг» есть простой девиз: «Наша репутация основана на обслуживании клиентов». Вот почему она делает все возможное, чтобы клиенты получали персональное внимание, квалифицированную помощь и послепродажное обслуживание, которого они заслуживают.
Сеть «Техторг» осуществляет свою деятельность с 2007 года. Более 50 магазинов сети работает в 35 городах России.
За это время магазин понял, что продажа самых лучших брендов — таких как QUMO, Hansa, Smarbuy, IRBIS и Indesit — по низким конкурентоспособным ценам является важной частью успеха. Кроме того, узнали, что хорошая устная реклама — самый ценный актив. Вот почему прилагает все усилия, чтобы обеспечить превосходное качество обслуживания клиентов. Помимо эффективного формата розничной торговли, ориентированной на покупателя концепции магазина, компания предлагает своим клиентам высококлассную сервисную поддержку под брендом «Техторг.Сервис».
Также «Техторг» активно развивает стратегию интегрированных продаж для унификации товарного ассортимента и создания бесшовного покупательского опыта как в обычных гипермаркетах, так и в интернете.
К тому же осуществление ремонта и сервиса в самой компании значительно повышает доверие клиентов к организации. Гораздо проще обращаться в те же структуры, в которых была произведена покупка или же осуществить обращение, в случае если потребовался какой-либо ремонт, чем бегать и искать сервис который примет ваш заказ. Также можно получить квалифицированную консультацию по различным вопросам, которые входят в компетенцию данной организации.
Благодаря всем этим показателям, компания приобрела многолетний опыт, высококлассных специалистов и множество верных клиентов, которые ценят ее деятельность, качество обслуживания и товаров, ежедневно пользуются ее услугами сервиса и ремонта оборудования.
В таблице 1.1 приведены основные экономические показатели последних двух лет работы предприятия и их сравнение. Из таблицы видно, что организация является прибыльной и рентабельной.
Таблица 1.1. Основные экономические показатели ООО «Техторг».
1.1.2 Организационная структура управления предприятием
Организационная структура ООО «Техторг» показана на рис. 1.1, в ней выделяются функциональные подразделения, а также подразделение по управлению магазинами сети. Такая структура создана вследствие увеличения размеров предприятий, усложнения технологических процессов в условиях динамически меняющегося окружения. Головной офис осуществляет реализацию всех процессов управления объектами в едином органе управления, который осуществляет сбор и обработку информации об управляемых объектах и на основе их анализа в соответствии с критериями системы вырабатывает управляющие сигналы.
Рисунок 1.1 — Организационная структура ООО «Техторг»
Отдел по развитию – осуществляет поиск новых объектов. Ведение проектов по открытию новых магазинов. Организацию строительно-ремонтных работ и документации.
Отдел информационных технологий – занимается обеспечением правильной эксплуатации и бесперебойной работы, а также технического обслуживания компьютеров, организационной, вычислительной техники, серверного оборудования учреждений и программного обеспечения.
Отдел по управлению персоналом – производит расчет заработной платы. Разработку систем мотивации и премирования персонала.
Директор кадров – выполняет управление кадрами.
Отдел кадров – осуществляет процесс подбора персонала.
Отдел подготовки кадров – обеспечивает развитие и обучение персонала.
Бухгалтерия – выполняет учет товаров, подготовку налоговых отчетов, распределение зарплаты.
Отдел продаж — развитие структуры продаж розницы. Управление сетью розничных магазинов. Обеспечение достижения ключевых показателей: оборот, прибыль, уровень сервиса и т.д.
Склад – осуществляет хранение, прием и отгрузку товаров. Проводит тестирование, распаковку и упаковку продукции.
Отдел маркетинга – управление группами по маркетингу.
Группа анализа информации – изучение мнений потребителей о товаре компании.
Группа по рекламе – планирование, разработка и проведение рекламных мероприятий.
Группа по марке-исследований – разработка маркетинговых мероприятий с целью привлечения новых покупателей в магазины.
Отдел по логистике — координация взаимодействия отделов в цепочке поставок товара. Оптимизация бизнес-процессов логистических служб. Повышение эффективности использования складских мощностей. Взаимодействие с представителями сертификационных и таможенных органов.
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
Техническая архитектура «Техторг» представляет собой сервер баз данных (БД), почтового сервера, файлового сервера, принтеров и компьютеров на рабочих местах сотрудников. Рабочие места сотрудников предприятия оснащены необходимым набором оборудования.
Технические характеристики оборудования, используемого на предприятии, показаны в таблице 1.2
Таблица № 1.2. Технические характеристики оборудования, используемого в «Техторг»
Существующая архитектура ИС, используемая на предприятии, показана на рис.1.2
Рисунок 1.2 – Техническая архитектура ООО «Техторг»
Так как электронный документооборот очень мал, используется один главный сервер и три промежуточных базы данных (дополнительных) для обеспечения безопасности, обмена сообщениями для совместной работы и сервер базы 1С: Предприятие, которые своевременно и при необходимости обновляют. Это необходимо для удобства, гибкости и большей безопасности общей системы в целом.
На предприятии на компьютерах сотрудников используется набор офисных приложений (пакет MS Office 2007, Google Сhrome web-browser) и ПО 1С: Предприятие, работающих под операционной системой Windows 7.
Имеющаяся ИС для работы использует систему управления базами данных (СУБД) MS SQL Server 2017 установленная на ОС Microsoft Windows Server 2008 R2, которая позволяет создавать резервные копии данных и, в случае необходимости, восстанавливать их.
Для ввода информации о клиентах во внутреннюю базу данных компании используется интерфейс СУБД MS Access 2017 со связью с базой данных в MS SQL Server.
Обеспечение безопасности осуществляется с помощью последних антивирусных приложений фирмы Kaspersky (антивирус, firewall, анти-спам), который дает полную защиту предприятия от виртуальных взломщиков и позволяет сохранять всю нужную информацию для служебного пользования.
Для управления почтовыми сообщениями на предприятии служит MS Exchange Server.
Существующая схема программной архитектуры используемая на предприятии, показана на рис. 1.3
Рисунок 1.3 – Схема программной архитектуры ООО «Техторг»
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов
Существующие бизнес-процессы «Техторг» вытекают из набора деловых связей, обозначенных в организационной структуре компании. На рис. 1.4 показан процесс работы компании
Рисунок 1.4 – IDEF0Техторг А-0
Декомпозиция DEF0 Техторг показана на рис. 1.5
Рисунок 1.5 – Декомпозиция IDEF0 Техторг А0
На рисунке видно, что работа фирмы заключается в том, что клиент обращается к персоналу, после этого идет обработка заявки и сборка товара и подготовляется документация по товару, и производится выдача товара. На рис. 1.6 декомпозиция процесса обработки заявки.
Рисунок 1.6 – Обработка заявки клиента А1.1
На рисунке более подробно видно, что клиент может подать заявку на ремонт или покупку товара. И после идет обработка заявки. На рис. 1.7 декомпозиция процесса сборки товара на складе.
Рисунок 1.7 – Сборка товара на складе А2
На рисунке видно, что при сборке товара персонал отслеживает товар и после обрабатывает заказ. На рис. 1.8 показана выдача товара.
Рисунок 1.8 – Выдача товара А4
На рисунке показана выдача товара, при наличии чеков сотрудники принимают и подготавливают товар к выдаче. [1]
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
Из всего комплекса задач по автоматизации работы «Техторг» мною будет исследоваться работа по обработке документов. Документы составляет менеджер по работе. По зарплате сотрудников, по учету заказов, по ремонту, по работе персонала, по товарам.
Входными данными для обработки всех документов являются:
- ФИО сотрудника;
- ФИО клиента;
- заказы;
- склад;
- товары;
- поставщики;
- поставка;
- филиал;
- ремонт.
Выходными информационными потоками в данном процессе являются:
- отчет по работе;
- отчет по заказам;
- отчет по поставке;
- доход;
- расход;
- чистый доход.
На рис. 1.9 показан процесс подготовки документации.
Рисунок 1.9 – Подготовка документации А3.1
На рисунке видно, что при получении заявки от клиента, идет оформление документов или изменение, при правильном оформлении идет формирование и составление отчетов.
Регламент работы задействованных специалистов:
На первом рубеже инженер выбирает задание реализации плана автоматизации и согласовывает её с системным админом.
На втором рубеже уже наличествует точное представление о том, чего желаем получить от доработки по автоматизации ИС. ТЗ передаётся разработчику программного обеспечения и сообщает программный код, а системный админ делает среду и сервисы для сопоставимости модуля и ИС. [2]
На третьем рубеже случается испытание перечня возможностей и лишь только впоследствии сего случается пилотное внедрение модуля. В ходе данной стадии выявляются промахи и вырабатываются свежие запросы или же советы.
Конечный четвёртый период предполагает возврат на 2 период, доработку перечня возможностей и поправка промахов в программном модуле и проведение финишного внедрения с извещением управления и всех юзеров системы. По мере надобности свежие функции ИС станут дорабатываться, применяя итерационный расклад. [2]
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи
Внедрение вычислительной техники при решениях комплекса задач, описываемого в предоставленной работе, обуславливается такими моментами. Размер и качество выходной информации не позволит решать задачи без применения вычислительной техники проворно и, собственно, что принципиально, тактично. Необходимость постоянной связи с различными юридическими базами данных, возможность использования локальной вычислительной сети, средств телекоммуникации и другие факторы, определяющие методы решения поставленных задач с использованием вычислительной техники.
В настоящее время роль компьютерной техники в деятельности предприятий продажи различной техники невозможно переоценить. На замену большим книгам записи приходят резвые и необъёмные базы данных. Вместо выписки счета в несколько позиций вручную, документ оформляется компьютером в несколько секунд. Компьютер способен контролировать все денежные процессы и делать это намного лучше человека. Естественно, что для функционирования компьютера необходимо программное обеспечение. И если системное программное обеспечение на сегодняшний день не имеет особо широкого разнообразия для конечного пользователя, то на рынке прикладного программного обеспечения наблюдается довольно жесткая конкуренция. На фоне борьбы крупных программных корпораций за конечного пользователя единичные программные продукты просто незаметны. [3]
На сегодняшний день на предприятии уже существует комплекс вычислительной техники, предназначенный для обработки прихода и расхода товаров, оформления документов и прочей информации. Имеющаяся база данных дает информацию для принятия решений, но она не полная или не сгруппированная, что приводит в свою очередь к определенным трудностям в принятии стратегических решений.
Исходной первичной информацией в данном случае будут являться документы, предоставляющие количественно-стоимостную информацию (счета, расходные накладные, договора на поставку товара) и денежную информацию (платежное требование, счета, счета фактуры).
Сотрудник в своей работе использует программные продукты Microsoft Office. Для оформления договоров, приказов Microsoft Word, для работы с базой данных, складом Microsoft Excel. Использование этих программных средств не отвечает требованиям.
– Ручной ввод данных приводил к тому, что небольшая ошибка приводила к неверным расчетам, и ее приходится искать, просматривая огромное количество материала.
– Сложность поиска продукции. При заполнении расходных, приходных накладных и других документов, приходится искать в огромном списке товаров, которые есть на складе.
Все эти недостатки приводят к необоснованным затратам времени и ресурсов. Учет реализации товаров осуществляется по мере его отгрузки и предъявления покупателям расчетных документов. Оформление документов по заказам и продаже товаров показаны на рисунке 1.10
Рисунок 1.10 – Документооборот предприятия
Существующий способ получения заказов и метод учета связан с большой сложностью, фрагментарностью информации, что, скорее всего, приведет к их утрате или неправильному толкованию. На сегодняшний день невозможно получить информацию об общем количестве заказов, проанализировать основные причины возникновения проблемных вопросов у клиентов и проанализировать причины обращения.
Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 1.3
Таким образом, каждый день, в среднем, 240 минут или 4 часа, сотрудник занят занесением различных сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском нужных данных. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, мы приходим к выводу, что на выполнение остальных обязанностей (то есть непосредственную работу по решению проблем клиента и выработке необходимых мероприятии) остается около 40 % рабочего времени, что крайне неэффективно.
В связи с этим, результатом проводимой автоматизации предполагается всегда иметь точнейшие сведения о количестве заявок, их видах, сократить время на создание аналитических отчетов и передачу документов в электронном виде. Очевидно, что для автоматизации требуется использовать такие средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специализированное программное обеспечение и, возможно, локальную вычислительную сеть.
Проведем расчетный тест ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации. В данном случае при использовании вычислительной техники весь процесс значительно ускоряется, все необходимые данные будут внесены в общую БД и поиск нужной информации будет производиться при вводе необходимых параметров. В таблице 1.4 произведены расчеты эффекта внедрения.
Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 3 часов ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы сотрудников ООО «Техторг».
Также при использовании данного ПО будет иметься возможность составления отчетности на предприятие, выявление задолженности. К тому же информационные системы способствуют повышению производительности труда работников. Такое расширенное сотрудничество обеспечивает бесперебойное выполнение и реализацию различных задач и поставленных целей.