Автоматизация документооборота АО Система управления. Часть 3

Страницы: 1 2 3

3.   Обоснование экономической эффективности проекта

 

3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности

 

Любая коммерческая организация стремится увеличить свою прибыль. Данное увеличение достигается различными способами, одним из которых является модернизация информационно-технической базы предприятия.

Внедрение системы электронного документооборота «PayDox» во многом способствует увеличению прибыли организации за счет автоматизации процессов документооборота.

В свою очередь, это значительно снижает степень загруженности персонала выполнением рутинных операций, что приводит к сокращению временных затрат на выполнение работ каждого из сотрудников. А также сокращается степень потребления бумаги при внедрении этой системы.

Основной задачей проведения экономического исследования по внедрению СЭД «PayDox» является определение показателей экономической эффективности.

Целью проводимых расчетов является определение сроков окупаемости внедряемой системы.

 

3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта

 

К основным затратам относятся затраты, связанные с подготовительными работами на внедрение программного продукта (анализ рынка, разработка технической документации, обучение персонала), непосредственно покупка СЭД, а также пуско-наладочные работы (приведение в соответствие технических средств).

Совокупность основных затрат на внедрение СЭД «PayDox» приведена в таблице 3.1.

 

Таблица 3.1

Затраты на внедрение СЭД «PayDox»

 

Основной статьей расходов при внедрении программного продукта является покупка программного обеспечения данного продукта. Для одновременного выполнения работы с полным функционалом системы пользователями в количестве 101 человек нужно потратить 695 891,16 руб. на покупку лицензий СЭД «PayDox». Серверная часть продукта, конкурентные лицензии и техническая поддержка сроком на 1 год включаются в указанную стоимость.

Для эффективного функционирования системы также нужно приобрести дополнительное программное обеспечение MS SQL Server. Затрат на приобретение ПО не предусмотрено, поскольку у предприятия оно уже есть.

Сотрудники АО «Системы управления», прошедшие обучение по направлению «Администрирование СЭД «PayDox»» занимаются сопровождением программного продукта. Поэтому материальные средства на сопровождение системы в данном случае затрачиваются только на обучающие мероприятия сотрудников. Их сумма равна 16 400 руб. на 2-ух администраторов.

Специалисты отдела ИТТ выполняют функционал по внедрению СЭД. На это отводится срок, равный 2-ум месяцам, и материальные средства в размере 74 541,16 руб.

Заработная плата сотрудников, принимающих участие в установке и отладке системы, и сотрудников, которые проводят обучающие мероприятия, закладывается в основу затрат на оплату работников, выполняющих функционал по внедрению проектного решения.

З_ФОТВ=17000*2*(1+1/12)*(1+0,015)+ 17000*2*(1+1/12)*(1+0,015)=74 541,16 руб.

где О_Вi — оклад j-го сотрудника, участвующего во внедрении проектного решения, руб./мес.; О_Вi =17 000.

Т_ОВПji — общее время на внедрение проектного решения, затрачиваемое j-м сотрудником, мес.; Т_ОВПji= 2 мес._Д — коэффициент дополнительной заработной платы работников, занятых внедрением проекта; k_Д= 1/12._У — региональный коэффициент. k_У =15%.

Поскольку необходимость в покупке дополнительных ПК или других КТС отсутствует, материальные средства не будут потрачены, затрат в данном случае не предвидится.

Суммировав все вышеперечисленные статьи расходов, получаем, что стоимость внедрения СЭД «PayDox» составляет 695 891,16 рублей.

Внедрение системы электронного документооборота вызывает ряд предсказуемых эффектов, которые делятся на 2 группы: прямые и косвенные.

Сначала произведем оценку прямой экономии материальных средств, которая включает в себя стоимость бумаги, экономия которой была достигнута за счет внедрения ИС, и стоимость того времени сотрудников, что было сэкономлено.

Основываясь на данные по закупке офисной бумаги на предприятие, можно рассчитать максимальную стоимость бумаги, которая расходуется ежемесячно. Так, каждый месяц АО «Системы управления» осуществляет покупку 10 пачек бумаги или 2-ух коробок. В месяц из данного количества расходуется 8,4 пачки, что составляет 84%. Из расчета средней цены пачка бумаги приобретается за 140 руб. Таким образом, ежемесячные расходы АО «Системы управления»  на приобретение бумаги составят 1176 руб./мес., так как 8,4 пачки расходуется в месяц * 1 пачка бумаги стоит 140 руб.

Далее произведем оценку стоимости сбереженного рабочего времени. Согласно статистике на рутинную обработку документации сотрудники тратят около 60% своего рабочего времени (таблица 3.2). [Экономическая эффективность внедрения системы электронного документооборота PayDox].

 

Таблица 3.2

Затраты рабочего времени на обработку документов

 

При использовании «PayDox»:

— на поиск документов тратятся не часы, а секунды или минуты; ожидания документов не требуется — документы одновременно доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам

— процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в режиме реального времени

— время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще — карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам

— подготовка стандартных отчетов о движении документов делается одним нажатием кнопки.

— отсутствие ключевых сотрудников в офисе в связи с командировками не останавливает работу с документами — «PayDox» обеспечивает возможность удаленной работы с документами, как через web-браузер, так и по электронной почте.

При использовании «PayDox» на вышеописанные виды обработки документации средний % экономии времени будет равен 30% (электронный документооборот PayDox экономически эффективен). Так, в свою очередь, с применением PayDox представляется возможным сэкономить 30%*60%=18% всего рабочего времени.

До того момента, как еще не была внедрена система электронного документооборота «PayDox, функцию распространения и рассылки документации в АО «Системы управления» выполняла курьерская служба: 1 человек был прикреплен к заводоуправлению, 2 человека – к производственным цехам. Так, после внедрения системы необходимость в данных сотрудниках была исключена.

Оценим ежемесячные затраты на сотрудников, работающих курьерами. Расчет произведен по формуле (3.1):

ЗПМ=∑ЗПМ_i

ЗПМ_i=ПЗПМ_i+СВМ_i, (3.1)

где ЗПМ – затраты, которые происходят каждый месяц по причине финансирования штата сотрудников;

ЗПМ_i – затраты, которые происходят каждый месяц по причине финансирования одной ставки;

ПЗПМ – ежемесячная зарплата сотрудника в полном объеме;

СВМ – затраты, которые происходят каждый месяц по причине осуществления обязательных страховых взносов в государственные внебюджетные фонды.

Заработная плата сотрудников организации, являющаяся суммой заработной платы из основной и дополнительной категории, а также надбавки, которая производится согласно районному коэффициенту, относится к статье полная заработная плата.  По формуле (3.2) производится расчет полной заработной платы, выплачиваемой каждый месяц:

ПЗПМ=ОЗПМ+ДЗПМ+НРКМ, (3.2)

где ПЗПМ – зарплата сотрудника в полном объеме, выплачиваемая каждый месяц;

ОЗПМ – зарплата, выплачиваемая каждый месяц и являющаяся основной;

ДЗПМ – зарплата, выплачиваемая каждый месяц и являющаяся дополнительной;

НРКМ – надбавка, осуществляющаяся каждый месяц посредством районного коэффициента.

Выплаты за то время, что не было проработано, согласно законодательству РФ (например, оплата отпуска), относятся к статье дополнительная заработная плата. Поскольку оплата отпуска работнику осуществляется из расчета среднего значения основной зарплаты в период за год, то 1/12 часть от основной зарплаты приходится на ежемесячное начисление дополнительной зарплаты. Расчет дополнительной заработной платы производится по формуле (3.3).

ДЗПМ=ОЗПМ/12, (3.3).

В среднем в заводоуправлении АО «Системы управления» курьер имеет заработную плату в размере 12 000 руб., а в производственных цехах – 9000 руб. Если подставить данные в формулу (3.3), то получается следующее:

ДЗПМ₁=12 000/12=1 000 руб.;

ДЗПМ₂=9 000/12=750 руб.

Процентная надбавка к зарплате, исходя из местности, где применяется система, включена в статью «надбавка по районному коэффициенту». Расчет надбавки по районному коэффициенту производится по формуле (3.4):

НРКМ=ОЗПМ*РК, (3.4)

Где РК — районный коэффициент.

Курьер в среднем получает около 12 000 руб., а в производственных цехах немного меньше – 9 000 руб. Районный коэффициент равен 15%. Подставляя в формулу, получим:

НРКМ₁=12 000*0,15= 1 800 руб.

НРКМ₂=9 000*0,15= 1 350 руб.

Подставляя данные в формулу (3.2), находим полную ежемесячную заработную плату:

ПЗПМ₁=12000+1000+1800=14 800 руб.

ПЗПМ₂=9000+750+1350=11 100 руб.

Обязательные отчисления на социальные нужды, которые устанавливаются на законодательном уровне РФ, относятся к статье «страховые взносы в государственные внебюджетные фонды».

Страховые взносы определяются в процентном отношении по затратам на оплату труда персонала. Расчет страховых взносов производится по формуле (3.5).

СВМ=ПЗПМ*ССВ, (3.5)

где СВМ — страховые взносы;

ССВ — ставка страховых взносов.

Величина ставки страховых взносов составляет 34%.

Подставляя значения в формулу (3.5), получим:

СВМ₁=14800*0,34=5 032 руб.

СВМ₂=11100*0,34=3 774 руб.

Подставляя в формулу (3.1), получим:

ЗПМ₁=14800+5032=19 832 руб.

ЗПМ₂=11100+3774=14 874 руб., тогда

ЗПМ=19832+14874+14874=49 580 руб.

Ежемесячная экономия, равная 49 580 руб., получается из-за того, что курьеры перестают быть нужными, т.к. внедряется СЭД.

Также сложив экономию денежных средств на бумагу в размере 1176 руб. и на оплату работы курьеров, равную 49 580 руб., мы получаем сумму в 50 756 руб., что является ежемесячной экономией из-за внедрения СЭД.

Заключение

 

Использование информационных технологий для управления предприятием делает компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Целью дипломной работы является внедрение системы ведения документации и отчетности АО «Системы управления».

Так, в рамках проделанной работы удалось выполнить ряд задач:

Был проанализирован рынок имеющихся программных продуктов, которые используются для создания автоматического документооборота.

Выполнен анализ процессов документооборота на предприятии АО «Системы управления». В результате чего выявлены проблемы существующих процессов работы с документами. Для того, чтобы эти проблемные моменты были устранены, был создан регламент и инструкция, где описаны правила обработки и согласования документации, требования, согласно которым должна осуществлять свою работу СЭД на базе АО «Системы управления». На основе этих требований проведено сравнение систем автоматизации документооборота.

В ходе сравнения систем электронного документооборота было установлено, что самой оптимальной системой для эффективной работы АО «Системы управления» является СЭД «PayDox».

Стратегия перехода на новую систему оперативного управления деятельностью выбрана для осуществления процесса внедрения системы. Также происходила разработка порядка внедрения, основанного на определенных поэтапных действиях: сначала происходила установка той системы, что была выбрана; затем осуществлялась настройка системы, ее доработка и приспособление к требованиям, предъявляемым АО «Системы управления»; обучающие мероприятия для сотрудников. В процессе доработки системы были выполнены программные настройки ASP-файлов.

Проведен расчет экономической эффективности внедрения СЭД «PayDox». Так, исходя из расчетов, можно выделить такие показатели эффективности инвестиционного проекта, как:

— дисконтированный доход в чистом виде, равный 719015,51 руб.;

— индекс доходности, равный 1,03;

— окупаемость системы сроком 14,2 месяца.

Полученные показатели говорят о том, что инвестиционный проект рентабелен (ЧДД > 0 и ИД> 1) при сроке эксплуатации не менее 18 месяцев.

К результатам проведенной работы можно отнести: для автоматизации единого учета документов и контроля исполнения поручений запущено 20 мест СЭД «PayDox», в базе данных СЭД «PayDox» собрано больше, чем 150 сведений о зарегистрированной документации (их электронных копиях и истории исполнения) за период с апреля по май 2022 г.

В дальнейшем планируется приобретение 100 лицензий СЭД «PayDox» и внедрение системы в промышленную эксплуатацию.

Таким образом, цель дипломной работы достигнута.

Список использованных источников

 

1. Аладин, Н.А. Электронный документооборот для всех и для всего / Н.А. Аладин // Банковские технологии: справочник. – М., 2018. – С. 57-59.
2. Белая, Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ / Т.Р. Белая // Делопроизводство: учебное пособие. – М., – С. 40-47.
3. Беленькая, М.Н. Администрирование в информационных системах / М.Н. Беленькая, С.Т. Малиновский, Н.В. Яковенко. – М., 2021. – 400 c.
4. Васильков, А.В. Безопасность и управление доступом в информационных системах / А.В. Васильков, И.А. Васильков. – М., 2019. – 368 c.
5. Вдовенко, Л.А. Информационная система предприятия / Л.А. Вдовенко. – М., Инфра-М 2021. – 240 c.
6. Грекул, В.И. Автоматизация деятельности предприятия розничной торговли с использованием информационной системы Microsoft Dynamics NAV / В.И. Грекул. – М.: Бином. Лаборатория знаний, 2020. – 511 c.
7. Журавлева, Н. Распознавание отсканированного документа как необходимый этап организации работы с документами в СЭД / Н. Журавлева // Секретарское дело. – 2018. – № 9. – С. 92-95.
8. Ивлев В.А. ABIS. Информационные системы на основе действий / В.А. Ивлев, Т.В. Попова. – М.: 1С-Паблишинг, 2017. – 248 c.
9. Избачков, Ю. Информационные системы / Ю. Избачков, В. Петров. – М.: СИНТЕГ, 2020. – 656 c.
10. Информационные системы – миф и действительность. – М.: Знание, 2016. – 986 c.
11. Информационные системы в экономике. – М., 2018. – 416 c.
12. Информационные системы в экономике. – М: Юнити-Дана, 2018. – л464 c.
13. Исаев, Г.Н. Информационные системы в экономике / Г.Н. Исаев. – М.: Омега-Л, 2020. – 464 c.
14. Корюкин, Ю.А. Сказка о потерянном времени / Ю.А. Корюкин. – М.: Проф-Пресс, 2019. – 64 с.
15. Краус, М. Измерительные информационные системы / М. Краус, Э. Вошни. – М., 2020. – 310 c.
16. Криницкий, Н.А. Автоматизированные информационные системы / Н.А. Криницкий, Г.А. Миронов, Г.Д. Фролов. – М.: Наука, 2017. – 382 c.
17. Кузнецов, С.Л. Международные требования к системам автоматизации делопроизводства / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. – М., – С. 63-69.
18. Любарский, Ю.Я. Интеллектуальные информационные системы / Ю.Я. Любарский. – М.: Наука, 2018. – 232 c.
19. Маглинец, Ю.А. Анализ требований к автоматизированным информационным системам / Ю.А. Маглинец. – М., 2020. – 742 c.
20. Мезенцев, К.Н. Автоматизированные информационные системы / К.Н. Мезенцев. – М.: Академия, 2015. – 176 c.
21. Персианов, В.В. Информационные системы (Специальность Доу) / В.В. Персианов, Е.И. Логвинова. – М., 2021. – 197 c.
22. Подолина, О.А. Автоматизация подготовки организационно- распорядительного документа: работа с его шаблоном / О.А. Подолина // Секретарское дело. – М., – С. 20-21.
23. Подолина, О.А. Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота / О.А. Подолина // Секретарское дело. – М.: – С. 26-27.
24. Подолина, О.А. Жизненный цикл исходящих документов / О.А. Подолина // Секретарское дело. – М., – С. 44-46.
25. Путькина Л.В. Интеллектуальные информационные системы / Л.В. Путькина, Т.Г. Пискунова. – М., 2017. – 228 c.
26. Раннев, Г.Г. Измерительные информационные системы / Г.Г. Раннев. – М.: Academia, 2018. – 336 c.
27. Редько, В.Н. Базы данных и информационные системы / В.Н. Редько, И.А. Басараб. – М.: Знание, 2019. – 717 c.
28. Романов, Д.А. Роль документооборота в организации предприятия / Д.А. Романов // Правда об электронном документообороте. – М., 2014. – С. 144-157.
29. Рубичев, Н.А. Измерительные информационные системы / Н.А. Рубичев. – М.: Дрофа, 2018. – 336 c.
30. Сенкевич, Г.Е. Информационная система малого предприятия «с нуля». Самое необходимое / Г.Е. Сенкевич. – М., 2020. – 400 c.
31. Серова, Г.В. Основные объекты и принципы автоматизации / Г.В. Серова // Секретарское дело. – 2018. – № 1. – С. 30-43.
32. Хубаев Г.Н. Информатика. Информационные системы. Информационные технологии. Тестирование. Подготовка к интернет-экзамену / Г.Н. Хубаев. – М.: Феникс, 2015. – 117 c.
33. Цапенко, М.П. Измерительные информационные системы / М.П. Цапенко. – М., 2017. – 440 c.
34. Якобсон, И. «Локальное» решение электронного документооборота / И. Якобсон // Банковские технологии. – М., 2018. – С. 17-24.
35. PayDox [Электронный ресурс]: виды документооборота // Справочная система. Москва, 2019. – Режим доступа: http://www.paydox.ru/Help/DoTour.asp?do=tour&l=ru

 

Страницы: 1 2 3