Автоматизация документооборота в ООО Кристалл-ПО. Часть 3

Страницы: 1 2 3 4

2.2  Информационное обеспечение задачи

2.2.1   Информационная модель и её описание

 

Целью подсистемы информационного обеспечения является своевременное формирование и предоставление достоверной информации для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение — совокупность унифицированных систем классификации и кодирования информации, унифицированных систем документооборота, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Для создания информационной поддержки необходимо:

* четкое понимание целей, задач и функций всей системы управления организацией;

* выявление движения информации от момента ее возникновения до ее использования на различных уровнях управления, представленных для анализа в виде диаграмм информационных потоков;;

* совершенствование системы документооборота;

* наличие и использование системы классификации и кодирования;

* знание методологии создания концептуальных информационных и логических моделей, отражающих взаимосвязь информации;

* создание массивов информации в машиночитаемом виде, что требует современной технической поддержки.

Информационное обеспечение представляет собой важнейший элемент автоматизированных информационных систем [18]. Информационные объекты, необходимые для работы системы состоят из ее пользователей, входных и результатных документов, экранных форм.

Информационная модель включает в себя четыре области: область справочников системы; область входной информации, область обработки информации, область выходной информации.

Схематически информационная модель приведена на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 Информационная модель системы учета заявок   

2.2.2    Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Справочники информационных систем — это особая группа наборов данных. Справочники предназначены для систематизации различной информации: типов, марок, возможных значений параметров и так далее. Результатом такой систематизации является то, что при вводе некоторой информации в систему пользователь может вводить те и только те значения, которые содержатся в соответствующей справке [6]. Это, во-первых, облегчает ввод, во-вторых, устраняет некоторые ошибки (опечатки), а в-третьих, упрощает последующий анализ.

Каталоги не предоставляются уже заполненными, поэтому вам нужно настроить их заранее. Кроме того, во время работы вам может потребоваться скорректировать исходные значения или добавить новые. Список использованных источников приведен в таблице 2.3.

Таблица 2.3

Перечень используемых справочников

 

Реквизитный состав справочников приведен в таблице 2.4.

Таблица 2.4

Реквизитный состав справочников

 

Справочники Должность, Тип документа, Тип клиента и Тип пользователя содержат только ключевое поле (код) и наименование.

В системе используются следующие входные документы:

• сведения о пользователях, поступающие от инспектора по кадрам организации;
• заявки, поступающие от клиентов;
• сведения о клиентах;
• список услуг, поступающий от директора организации.

Список пользователей содержит следующие сведения о пользователях системы:

• фамилия;
• имя;
• отчество;
• должность.

На основании данного документа формируется содержимое справочника Пользователи.

Экранная форма учета пользователей приведена на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2 Экранная форма учета пользователей

При учете услуги используются такие реквизиты, как ее описание и стоимость. Экранная форма учета услуг приведена на рисунке 2.3.

Рисунок 2.3 Экранная форма учета услуг

При учете заявок учитываются данные клиента, данные объекта, оказываемые услуги, документы. Экранная форма учета заявок показана на рисунке 2.4.

Рисунок 2.4 Экранная форма учета заявок

2.2.3  Характеристика результатной информации

В качестве выходных в разработанной системе учета работы с клиентами формируются следующие документы:

• список пользователей;
• список клиентов;
• список договоров;
• Отчет Заявка;
• Отчет Договор;
• Журнал учета заявок;
• Прайс-лист;
• Отчет по работе менеджеров.

Отчет Заявка содержит следующие реквизиты:

• Код заявки.
• Дата регистрации.
• Договор (Дата).
• Договор (Номер).
• Клиент.
• Название объекта.
• Адрес объекта.
• Описание объекта.
• Дата отправки последнего Email сообщения.
• Количество отправленных Email сообщений.
• Стоимость, руб.
• Зарегистрировал.
• Зарегистрированные документы.
• Услуги.
• Общая стоимость услуг.

Пример данного отчета приведен на рисунке 2.5.

Рисунок 2.5 Отчет заявка

Отчет Договор содержит все сведения по заключаемому договору, в том числе наименование клиента, предмет договора, стоимость, продолжительность.

Журнал учета заявок содержит:

• Код заявки.
• Дата регистрации.
• Договор (Дата).
• Договор (Номер).
• Клиент.
• Название объекта.
• Адрес объекта.
• Стоимость, руб.
• Зарегистрировал.

Пример журнала отчета заявок приведен на рисунке 2.6.

Рисунок 2.6 Пример журнала отчета заявок

Прайс-лист содержит наименование услуги, ее описание и стоимость. Пример прайс-листа приведен на рисунке 2.7.

Рисунок 2.7 Пример прайс-листа

Отчет по работе менеджеров содержит:

• Фамилия, Имя, Отчество менеджера.
• Телефон.
• Зарегистрировал(а).
• Количество Клиентов.
• Количество Заявок.
• Количество Документов.
• Количество Услуг.
• Сумма заявок, руб.

Пример данного отчета приведен на рисунке 2.8.

Рисунок 2.8 Отчет по работе менеджеров

2.3  Программное обеспечение задачи

2.3.1   Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

 

Диалог-это процесс обмена информацией между Пользователем и программной системой, осуществляемый через интерактивный терминал и по определенным правилам [12]. Компьютер и пользователь взаимодействуют с информационной системой в интерактивном режиме, управляемом программой.

Пользовательский интерфейс построен с использованием технологии WIMP (Window – window, Image – image, Menu – menu, Pointer — pointer). Используются основные элементы графического интерфейса: окна приложений, диалоговые окна, окна контекстного меню, иерархическое меню, компоненты ввода-вывода, значки панели инструментов, значки программ и так далее. Элементы графического интерфейса реализованы в виде утилиты и основных функций программы.

Основная функция разрабатываемой информационной системы – это учет заявок клиентов. Однако для ее реализации необходимо наличие других, второстепенных функций, которые позволяют полноценно функционировать информационной системе. Поэтому для более наглядного представления функции системы необходимо декомпозировать на составляющие его функции.

На рисунке 2.9 представлено дерево функций системы.

Рисунок 2.9 Дерево функций системы

Первый уровень представляет основную функцию разрабатываемой системы – учёт информации о клиентах, договорах. Подфункция учета клиентов разделяется в соответствии с наименованиями типов юридических форм, специализации и видов оплаты. Подфункция работы со справочниками системы предполагает разделение на ввод данных, получение содержания справочника, редактирование и удаление записей в справочнике.

Служебные функции содержат функции настройки доступа к ИС, а также авторизационных данных.

Сценарий диалога системы приведен на рисунке 2.10.

Рисунок 2.10 Сценарий диалога

Сценарии диалога для администратора системы и пользователя отличаются только возможностью редактирования списка пользователей у администратора. В остальном пункты меню, а также порядок регистрации клиентов, договоров, регистрации выполнения договора, заполнения и редактирования справочников одинаков.

2.3.3    Характеристика базы данных

Схема связи таблиц базы данных представлена на рисунке 2.11.

Рисунок 2.11 Схема связи таблиц базы данных

Характеристика таблиц базы данных представлена на рисунках 2.12 – 2.21 ниже.

Рисунок 2.12 Таблица Документ

Рисунок 2.13 Таблица  Должность

Рисунок 2.14 Таблица  Заявка

Рисунок 2.15 Таблица Клиент

Рисунок 2.16 Таблица Пользователь

Рисунок 2.17 Таблица Тип документа

Рисунок 2.18 Таблица Тип клиента

Рисунок 2.19 Таблица Тип пользователя

Рисунок 2.20 Таблица Услуга

Рисунок 2.21 Таблица Услуги

1.2.3   Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

 

Схема вызова программных модулей представлена на рисунке 2.22.

Рисунок 2.22 Схема вызова программных модулей

Описание программных модулей представлено в Таблице 2.5 и Приложении 1 (Листинг программных модулей).

Таблица 2.5

Описание программных модулей

 

2.3.5   Описание программных модулей

 

На рисунке 2.23 представлена блок-схема обобщенного алгоритма работы информационной системы. Дадим пояснения относительно данной схемы:

• после запуска пользователем клиентской части ИС, последняя пытается считать настройки из конфигурационного файла;
• если настройки соединения считать не удалось, то используются настройки соединения по умолчанию;
• затем клиентская часть создает клиентский сокет и пытается соединиться с сокетом сервера, соединение осуществляется посредством протокола TCP/IP;
• если соединиться с сокетом сервера не удалось, то выдается соответствующее сообщение об ошибке и приложение завершает работу;
• вызывается диалог авторизации;
• в случае успешной авторизации клиент запрашивает у сервера начальные данные (в зависимости от стартовой экранной формы клиентского приложения);

Рисунок 2.23 Блок-схема обобщенного алгоритма работы  информационной системы.

Впоследствии пользователь в ходе работы с клиентским приложением:

• может модифицировать данные ИС, просматривать их и запрашивать отчеты;
• клиентское приложение в случае каких-либо действий пользователя, требующих обновления данных, запрашивает эти данные у сервера, после чего отображает их и ожидает дальнейших действий пользователя;
• считается, что серверная часть ИС уже запущена и ожидает подключений клиентов.

Данный алгоритм не отражает стандартные действия приложений, не относящиеся к их бизнес-логике: создание приложения, обновление данных элементов управления и так далее, так как большинство этих действий обрабатывается уже существующими функциями, реализованными разработчиками C++.

2.4 Контрольный пример реализации проекта и его описание

В данном пункте рассмотрим пример работы ИС. Форма авторизации приведена на рисунке 2.24.

Рисунок 2.24 Форма авторизации

После авторизации пользователь видит главную форму программы, которая приведена на рисунке 2.25.

Рисунок 2.25 Главная форма программы

На этой форме приведен список зарегистрированных заявок системы. Добавление заявок осуществляется с помощью специальной формы —                  рисунок 2.26.

Рисунок .26 Добавление заявок

Нужно выбрать клиента, выбрать его тип, ввести дату договора, его номер, описание заявки, а также выбрать ее исполнителя.

После этого необходимо учесть услуги по данной заявке — рисунок 2.27.

Рисунок 2.27 Услуги по заявке

Услуги учитываются в Справочнике Услуги — рисунок 2.28.

Рисунок 2.28 Справочник Услуги

Аналогично происходит заполнение и других справочников системы, например, Клиенты- рисунок 2.29.

Рисунок 2.29 Справочник Клиенты

Администратор также управляет пользователями системы — рисунок 2.30.

Рисунок 2.30 Пользователи системы

Для каждой заявки возможно просмотреть ее содержание (рисунок 2.31), общую стоимость, услуги и отчет. Кроме того, возможно получение отчетов и вывод их на печать.

Рисунок 2.31 Содержание заявки

Страницы: 1 2 3 4