Автоматизация документооборота в организации ООО Сокол. Часть 3

Страницы: 1 2 3 4

II ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1.  Разработка проекта автоматизации 2.1.1.Этапы жизненного цикла проекта автоматизации

Жизненный цикл (ЖЦ) в современных АИС – это полностью контролируемый непрерывный процесс, который может выполняться с самого момента утверждения требований для создания АИС, и до изьятия ее с эксплуатации.

Основным нормативным положением для регламентации разработки жизненного цикла, считают сертифицированный международный документ с разработки ISO 12207 Международной организации стандартизации программ, ИС (ГОСТ 34).

Планирование и анализ требований включает в себя изучение документации, консультации со специалистами по данной предметной области, рассмотрение условий, при которых система будет использоваться, описание функций, выполняемых системой, и выявление возможных ограничений при разработке системы.

При проектирование системы должны быть выполнены работы по моделированию функциональных требований к проектируемой системе и работы по разработке логической и физической модели данных системы.

Далее следует осуществить выбор программных средств, для решения поставленных задач, описание структуры входных и выходных данных и разработку структуры и интерфейса отдельных модулей программы.

При внедрение системы должна быть выполнена начальная (ориентировочная) реализация интерфейса подсистемы, заполнение справочников, входящих в базу данных системы, и реализация одного из алгоритмов представления системы.

Бумажная работа включает в себя работу по оформлению пояснительной записки к работе, расчет экономических затрат на разработку системы и оценку технико-экономических показателей системы, разработку графической части.

На рисунке 14 показана каскадная модель ЖЦ которая характеризуется разбиением процесса разработки определенного программного средства сразу на некоторые этапы. Стоит отметить, что все их переходы между этими этапами к следующему будут реализовываться только после завершения предшествующих (рисунок 16)[4].

 

Рисунок 16 – Структура каскадной модели

Рассмотрим некоторые положительные свойства этой модели ЖЦ:

–       на каждом этапе создается законченный набор документации;

– все этапы создания АИС, должны быть реализованы строго последовательно, тогда они дают возможность спланировать конкретные сроки.

Рассматриваемый подход прекрасно зарекомендовал себя при реализации проектирования АИС самой разной сложности, при которых можно на начальных этапах разработки АИС практически точно выполнить описание всех требований.

Теперь рассмотрим спиральную модель построения АИС.

При рассмотрении такой структуры рассматривался упор на некоторые исходные этапы описанной выше каскадной модели [14]:

• анализ проблемы построения;
• проектирование АИС.

Непосредственная реализация для указанных технических фаз также выполняется при помощи прототипов (рисунок 17).

Прототипы – это действующие модули АИС для реализации всех ее отдельных функций. Создание прототипов также может осуществляться часто и за несколько целых итераций, которыми являются воображаемые витки спирали.

 

Рисунок 17 – Структура спиральной модели

Все такие итерации могут соответствовать также созданию некоторого этапа АИС (прототипа), где уточняются новые цели, характеристики программного осуществления, а также оценивается суммарное качество имеющихся результатов.

Спиральная модель ЖЦ АИС имеет свои достоинства, например [8]:

• заказчики могут влиять на разрабатываемую для них АИС на всех этапах; ЖЦ.

– в модели могут воплощаться полностью все преимущества рассмотренного В качестве еще улучшенной структуры ЖЦ можно рассматривать такую

 

модель, что показана на рисунке 18:

Рисунок 18 – Структура улучшенной спиральной модели АИС

Инкрементная модель ЖЦ АИС является классическим прототипом для инкрементного поведения при создании ПО.

Стоит отметить тот факт, что в ней обьединены также элементы последовательной модели при использовании итерационной структуры Боэма для модернизации приведенной выше каскадной модели.

Каждая из последовательностей может сама проектировать специальный необходимый инкремент АИС.

Самой главной реализацией указанного подхода считают специальную технологию экстремального программирования, что ориентировано также на малые приросты в их функциональности (рисунок 19).

Рисунок 19 – Структура функционирования для инкрементной модели

При использовании этого метода внимание уделяется немногим основным процессам, которые содержаться в бизнес-процессе. Цель такого внедрения – как можно быстрее запустить систему, избежав при этом, сложностей инжиниринга.

На этапе внедрения в соответствии с утвержденным регламентом необходимо:

• создать технический проект (разработчики ИС);
• утвердить технический      проект      (разработчики      ИС,       конечные пользователи);
• составить план      внедрения      ИС      (разработчики      ИС,      конечные пользователи).

Кроме этого, нужно уточнить смету на внедрение ИС, которая может быть изменена непосредственно во время реализации данного процесса.

На      этапе      эксплуатации      ИС      необходимо      выполнять      следующую последовательность действий:

• выполнить вход в систему;
• определить нужную подсистему;
• заполнить справочные данные;
• заполнить документы;
• вывести отчетную информацию.

Стоит отметить, что эта последовательность является стандартизированной и при необходимости может незначительно изменяться.

В результате проведенного анализа ЖЦ можно сделать вывод, что для создания системы автоматизации ведения документации для отдела кадров ООО

«Сокол», нужно применить каскадную модель.

 

2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание

Рассмотрим основные риски, которые присутствуют при использовании ЖЦ (рисунок 20).

Первый риск – недостаточное определение свойств проектируемой системы автоматизации, может потребовать на последующих этапах, дополнительной разработки программ или хранилища информации, что приведет также к возрастанию финансовых рисков, которые связаны с проектом. Риск можно предотвратить при применении CASE-средств для построения модели бизнес-процесса.

 

Рисунок 20 – Риски, ожидаемые при выполнении ЖЦ

Риск под названием «Неправильное определение функций системы» предотвращается основательным анализом всех используемых вариантов таких функций. Также этот риск можно устранить реализацией повторного анализа выбора ИС.

Риски, которые кроются в разработке некорректного плана-графика процесса автоматизации, а именно, применение лишних ресурсов, их недостаточность. Этот риск является, в основном, финансовым можно его предотвратить с применением современных средств проектирования, а также устранить повторной корректировкой процесса автоматизации.

Риск в некорректной разработке АИС устраняется при использовании так называемого модульного тестирования.

Риск при внедрении предотвращается применением современного лицензионного стендового оборудования, а также может быть устранен двойным тестированием.

2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации

Для решения задач защиты конфиденциальной информации в ООО «СОКОЛ» , большое значение имеют меры организационного характера, способные объединить в комплексе все возможные способы и методы для защиты информации на основе действующих норм и правил.

Учитывая специфику деятельности, в ООО «СОКОЛ»  ответственно принимаются меры, используемые при решении задач защиты информации. Функции и задачи, решаемые ООО «СОКОЛ»  в различных сферах деятельности, в том числе организационно-правовые, требует постоянно совершенствовать систему защиты имеющейся конфиденциальной информации, а так же принимать новые нормативные акты и инструкции конфиденциальности для работников предприятия.

Для организации информационной безопасности разрабатываемого модуля, планируется оснастить ИС системой контроля доступа к данным, основанной на введении уникальных идентификационных паролей и системы соответствующих Логинов.

Для защиты от внутренних угроз мы определим группы пользователей разрабатываемой системы и назначим им соответствующие права доступа к папкам и модулям системы, определим требования к паролям и периодичности их изменения.

Для описания информационной безопасности разрабатываемого модуля, рассмотрим     методы      обеспечения     информационной      безопасности,      которые применяются в 1С:Предприятие 8.3.

В форме Настройки входа раздельно для внутренних и внешних пользователей Программы можно настроить такие параметры как: настройка и контроль сложности пароля, требование смены пароля по расписанию или вручную, смена пароля — периодически или по требованию, настройка и контроль повторяемости пароля, ограничение срока действия учетных записей.

На рисунке 21 представлена настройка для внутренних пользователей.

Рисунок 21 – Настройка входа пользователей

Аналогичная настройка предусмотрена для внешних пользователей.

Пароль должен отвечать требованиям сложности, программа проверяет, чтобы новый пароль: имел не менее 7 символов, содержал любые 3 из 4-х типов символов: заглавные буквы, строчные буквы, цифры, специальные символы, не совпадал с именем (для входа).

Минимальную длину пароля можно изменить, поставив флаг напротив одноименного поля и указав необходимую длину пароля (рисунок 22).

Рисунок 22 – Смена пароля

Предусмотрено две настройки смены пароля: периодическая или по требованию администратора. Для периодической смены пароля необходимо ограничить срок действия пароля. По истечении установленного срока Программа

предложит пользователю поменять пароль. Максимальный срок действия пароля после первого входа с новым паролем, по умолчанию 30 дней.

Минимальный срок действия пароля в течение которого пользователь не может сменить пароль, по умолчанию 1 день.

Для смены пароля по требованию администратору необходимо установить флаг. Потребовать установку пароля при входе в карточке пользователя. При первом входе в Программу она потребует сменить пароль, заданный администратором, на свой.

Чтобы исключить создание пользователями повторяющихся паролей, включим настройку Запретить повторение пароля среди последних и установим количество последних паролей, с которыми будет сравниваться новый пароль.

В карточке пользователя, которая доступна в персональных настройках Программы, по гиперссылке «Установить ограничения» можно указать дополнительные ограничения на вход в Программу (рисунок 23).

Рисунок 23 – Ограничение входа на программу

Для защиты от несанкционированного доступа в Программу, можно установить ограничение для пользователей, не работающих в программе определенный период времени, например, 45 дней.

Стоит отметить, что наиболее слабым звеном в обеспечении защиты ИС является хранимая информация в АИС. Для этого рекомендуется выполнить комплекс следующих мер: выполнить настройку журналирования, настроить параметры безопасности информационной базы, применить ключ защиты.

При работе с конфигурацией будут использоваться такие методы: авторизация с помощью операционной системы, аутентификация в корпоративной ИС, в случае использования ЛВС – протоколы шифрования данных. Рассмотрим таблицу разграничения прав доступа для проектируемой АИС (таблица 4).

Таблица 4

Разграничение прав пользователей

Защита от внешних угроз реализована с помощью информации, которая указана в таблице 5:

Таблица 5.

Защита от внешних угроз

В результате,   можно сказать, что всем минимальным требованиям по обеспечении защиты информации данная ИС будет удовлетворять.

 

2.1.  Информационное обеспечение задачи

2.2.1.    Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Под входящей информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи, расположенная на различных носителях: первичных документов, машинных носителях, в памяти ПК.

С этой целью составляется перечень входной информации и состав реквизитов каждого вида входной информации, а также расположение реквизитов и описание полей входных документов.

Входная информация представлена следующими первичными документами, содержащими кадровую информацию:

При отбытии работника в командировку первичными документами будут: заявление на командировку, приказ начальника.

При болезни первичным документом будет больничный лист.

При выходе сотрудника в отпуск первичными документами будут заявление на отпуск и приказ начальника.

Для функционирования системы необходима следующая минимальная входная информация: список сотрудников со всеми реквизитами (код сотрудника, код подразделения, код отдела), текущие приказы на командировки, приказы на отпуска, больничные листки, ежедневное заполнение журнала учета рабочего времени.

Заполнение справочников необходимо произвести перед началом работы. Следует отметить, что пользователь справочников не создает, так как они создаются централизовано для предприятий, и изменяется только с разрешения вышестоящей организации, так как на всех APM справочники должны быть заполнены одинаково.

К нормативно-справочной информации для решения кадровых задач можно отнести следующие справочники: справочник инструктажа, справочник вида отпусков, справочник табельных номеров, справочник основания приказов, справочник дней (рабочих, календарных, праздничных и другие).

Нормативно-справочная информация (НСИ) включает в себя справочные сведения о видах предоставляемых документов кадровые данные о работнике, справочники структурных подразделений, должностей, видов работ, режимах деятельности и другие.

 

 

Многие данные в карточке персонального учета, представляют собой один из элементов заранее определенного списка. Подобные списки, содержащие разные значения какого-либо поля, являются справочниками, которые представляют справочную информацию и предназначены для стандартизации ввода и вывода данных в карточку персонального учета, при формировании приказов и отчетов. Заполнение справочников необходимо произвести перед началом работы.

При разработке конфигурации созданы такие информационные объекты (справочники): Должности; Отделы; Сотрудники.

Справочник «Должности» описывает должности персонала, который работает в ООО «СОКОЛ»  (таблица 6).

Таблица 6

Структура справочника «Должности»

Справочник «Отделы» предназначен для хранения данных об отделе, где работают сотрудники ООО «СОКОЛ»  (таблица 7).

Таблица 7

Структура справочника «Отделы»

Справочник «Сотрудники» – предназначен для хранения информации о сотрудниках ООО «СОКОЛ»  (таблица 8).

Таблица 8

Структура справочника «Сотрудники»

 

 

Входные данные могут вводится в систему двумя методами: вводом вручную, импортом/экспортом данных с других типов ПО.

На рисунках 24 – 26 показаны экранные формы для ввода информации:

Рисунок 24 – Форма Должности

Рисунок 25 – Форма Отделы

Рисунок 26 –Форма Сотрудники 

 

В таблице 9 приведены данные о созданных справочниках:

 

Описание справочников

Таблица 9

 

 

2.2.2.  Характеристика результатной информации

Выходная информация – это информация, которая формируется на базе входной и нормативно справочной информации по учету кадров. Формируются те показатели, которые составляют содержание установленных форм, а также показатели, предназначенные для использования в других разделах учета (оплата отпускных, оплата командировочных, больничных и др.).

Первый выходной документ – это личная карточка которая заполняется по личным документам сотрудника, храниться в электронном виде и отображает основные сведения о работнике.

Рассмотрим реквизитный состав документов ИС, на основании которых формируется результатная информация (таблицы 10 – 11):

• документ Учет рабочего времени – для внесения данных о приходе и уходе с работы сотрудников,
• документ Табель – для отображения данных за отчетную неделю по учету рабочего времени сотрудников.

Стоит отметить, что данные документы используют табличные части для структуризации хранимой информации.

Таблица 10 Реквизитный состав документа «Учет отпусков»

 

 

Таблица 11

Реквизитный состав документа «Табель»

Внешний вид формы документа Табель, показанный на рисунке 26. Заметим, что форма для данного документа имеет табличную часть для удобной структуризации информации.

Рисунок 27 – Форма документа Табель

В таблице 12 описаны характеристики документов.

 

Таблица 12 Сводная таблица по результатной информации 

Автоматизация кадрового учета позволяет выдавать следующие виды выходных форм:

Отчет по больничным листам содержит информацию о количестве неотработанных дней сотрудником в связи с болезнью. Входной информацией здесь будет внутрисистемный Справочник Сотрудники и внесистемный документ Больничный лист, на основании которого будет внесена запись в журнал учета больничных листов.

Журнал содержит информацию: номер листка нетрудоспособности, название организации, выдавшей больничный лист, код сотрудника, код отдела, период нетрудоспособности, код причины нетрудоспособности, дата предъявления, количество дней всего.

Журнал учета отпусков содержит информацию об отпусках сотрудников (плановых и без содержания).

Входной внесистемной информацией здесь будет заявление, приказ. Входной внутрисистемной информацией здесь будет справочник Сотрудники. На основании заявления и приказа в журнал учета отпусков будет внесена информация об отпуске

 

(номер приказа, код сотрудника, код должности, вид отпуска, дата начала, окончание, количество дней, входящий номер заявления, всего).

Журнал учета командировок содержит информацию о количестве неотработанных часов за неделю, месяц и.т.д. в связи с командировкой. Входной внутрисистемной информацией здесь будет справочник Сотрудники, входной внесистемной информацией будет заявление о командировке и приказ, на основании которых будет выдано командировочное удостоверение и сделана отметка в журнале учета командировок.

Журнал содержит такие данные как: код сотрудника, код должности, номер приказа, дата и входящий номер заявления, дата убытия, дата прибытия, пункт назначения, подпись, количество дней всего.

Табель учета рабочего времени содержит информацию: код сотрудника, код отдела, код должности, количестве отработанных сотрудником дней, часов, количестве выходных, так же входной информацией в отчете по табелю будут внутрисистемные файлы: из отчета по отпускам – количество дней всего, отчета по командировкам, количество дней всего, отчета по больничным количество дней всего, а так же справочник Сотрудники.

Все журнальные формы формируются в отчет и выводятся на печать.

 

2.2.  Программное обеспечение задачи 2.3.1.Сценарий диалога

 

На основании рассмотренных данных можно создать последовательность работы пользователя с разрабатываемой системой (рисунок 27).

 

• Сотрудник отдела кадров

 

 

 

Рисунок 28 – Последовательность работы с АИС

В конфигурации предусмотрена работа одного пользователя, который выполняет основные функции по получению отчетных документов, вводу данных по заявлениям, больничным листам, приказам, командировочным, заполнению справочников и формированию результатных документов.

На рисунке 28 рассмотрен сценарий диалога, в котором описаны возможности разрабатываемого программного продукта.

 

 

 

 

 

Рисунок 29 – Сценарий диалога

Пункт Действия описывает действия с объектами конфигурации. Пункт Справочники используется для ввода исходных данных в базу.

Пункт    Документы    применяется   для    ввода   оперативной    информации    о деятельности отдела кадров.

Пункт    Отчеты    используется   для    вывода    результатной   информации    по документообороту.

Пункт Печатные форма применяются для вывода информации на печать в удобной форме.

Пункт Выход используется для закрытия конфигурации.

Страницы: 1 2 3 4