Автоматизация модуль учета товаров

Страницы: 1 2 3

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ. 13

АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ. 15

1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ». 15

1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности. 15

1.1.2 Организационная структура управления предприятием. 17

1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия. 18

1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации. 23

1.2.1.  Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов. 23

1.2.2.  Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание  26

1.2.3.  Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи. 31

1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации. 35

1.3.   Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ». 36

1.3.2.   Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи. 44

1.3.3.   Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи  46

1.4.   Обоснование проектных решений. 47

1.4.1.  Обоснование проектных решений по информационному обеспечению.. 47

1.4.2.   Обоснование проектных решений по программному обеспечению.. 49

1.4.3.   Обоснование проектных решений по техническому обеспечению.. 51

II Проектная часть. 53

2.1.   Разработка проекта автоматизации. 53

2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации. 53

2.1.2.  Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание. 59

2.1.3.  Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации. 62

2.2.   Информационное обеспечение задачи. 65

2.2.1. Информационная модель и её описание. 65

2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации  67

2.2.3. Характеристика результатной информации. 68

2.3.   Программное обеспечение задачи. 69

2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) 69

2.3.2. Характеристика базы данных. 71

2.3.3.  Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) 77

2.3.4.   Описание программных модулей. 78

2.4.   Контрольный пример реализации проекта и его описание. 80

III Обоснование экономической эффективности проекта. 86

3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности. 86

3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта. 88

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 90

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.. 92

ПРИЛОЖЕНИЕ. 94

ВВЕДЕНИЕ

 

Жесткие экономические условия, современные условия ведения бизнеса, динамическая конкурентная среда, всячески способствуют повышению требований к организации управления деятельностью торговых предприятий.

В условиях современной рыночной экономики автоматизация бизнес-процессов определяет эффективность управления предприятием и его конкурентоспособность на рынке, позволяет сокращать издержки и получать максимальную прибыль. Посредством автоматизации осуществляется оптимизация всех ключевых управленческих, финансовых, производственных и иных бизнес процессов, что дает руководству новые возможности в реализации стратегических целей компании, обеспечивает точность планирования и высокую эффективность контроля [9].

В сфере торговли – это особенно важно. Это обуславливается широким применением учетных пакетов и программ, благодаря внедрению которых принимаются более объективные решения по управлению, снижается трудоемкость обработки деловой информации, повышается оперативность ее обработки и достоверность.

В условиях современной экономической ситуации в России автоматизация учета продаж в организации является одной из актуальных задач. Безусловно, программный комплекс не заменит грамотного специалиста, но позволит оценить текущее положение предприятия, его ресурсы и перспективы развития торговой деятельности, сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности.

Таким образом, в настоящее время развитие систем программного обеспечения в области автоматизации продаж является актуальной задачей, так как внедрение информационных систем продаж в деятельность предприятий создает неоспоримые конкурентные преимущества. В настоящее время развитие торговых систем связано с развитием продаж через сеть Интернет, интеграцией платежных систем, идентификацией товара с использованием QR-кодов. Также информационные системы учета продаж должны обеспечивать решение стандартных задач по учету операций, формированию аналитической  отчётности [1].

Цель выпускной квалификационной работы – проектирование и разработка автоматизации учета продаж спортивных товаров.

Для достижения поставленной цели необходимо реализовать следующие задачи:

• изучить технико-экономическую характеристику предприятия;
• изучить программное и аппаратное обеспечение, используемое в технологии продаж спортивной продукции;
• рассмотреть бизнес-процессы предприятия по реализации спортивных товаров;
• разработать автоматизированную информационную систему учета продаж спортивных товаров;
• провести обоснование экономической эффективности проекта.

Объект исследования – торговое предприятие ООО «УТ».

Предмет исследования – автоматизация учета продаж спортивных товаров.

Практическая значимость выпускной квалификационной работы состоит в том, что разрабатываемая система универсальна и может быть применена не только на исследуемом предприятии, но и в торговых организациях любого рода деятельности.

Информационной базой работы послужили труды отечественных и зарубежных ученых, информация, предоставленная предприятием

I. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»

1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

 

Торговое предприятие ООО «УТ» на данный момент занимает значительную долю рынка продаж спортивных товаров.

Основным конкурентным    преимуществом компании   является возможность предоставления комплекса по продажам спортивных товаров (включая этапы от заявок клиентов до их удовлетворения).

Бизнес-стратегия фирмы заключается в максимизации прибыли и минимизации издержек. Пути реализации бизнес-стратегии ООО «УТ» приведены в таблице 1.

Таблица 1. Пути реализации стратегии компании ООО «УТ»

 

Фундаментальными аспектами деятельности предприятия являются качество предоставляемых услуг, высокий уровень подготовки специалистов, безупречное обслуживание, надежность и гарантийные обязательства. Компания стремится к увеличению клиентской базы и расширению спектра взаимоотношений с покупателями и партнерами по всем направлениям деятельности.

Преимущественными показателями деятельности организации являются:

• Обороты.
• Прибыльность.
• Кредиторская задолженность.
• Величина клиентской базы.
• Процент возврата товара.
• Сроки удовлетворения заявок клиентов.

Миссия      предприятия:      обеспечение        возможности       для граждан полноценного использования товаров спортивного назначения.

Схема бизнес-архитектуры предприятия приведена на рисунке 1.

Рисунок 1.  Схема бизнес-архитектуры предприятия

Параметры прибыльности предприятия определяются платежеспособным спросом населения, наличием и количеством конкурирующих компаний, качеством продукции, внешними факторами (курсы валют, таможенное и налоговое законодательство, нормативные акты в области защиты прав потребителей).

1.1.2 Организационная структура управления предприятием

Организационная структура фирмы ООО «УТ» – линейная:

• руководителю верхнего уровня подчиняется нижний уровень;
• основопологающие функции управления выполняются директором;
• четко выраженная иерархия.

Организационная структура управления приведена на рисунке 2.

Рисунок 2.  Организационная структура управления предприятием

Директор осуществляет руководство всеми видами деятельности предприятия. Проводит организацию работы и взаимодействия сотрудников. Организует производственно-хозяйственную деятельность предприятия, стремясь к высоким экономическим показателям, к наращиванию уровня и качества обслуживания. Принимает решения по глобальным вопросам деятельности предприятия и распределяет выполнение частных производственно-хозяйственных функций по корпоративным отделам.

Заместитель директора — осуществляет организацию и обеспечение эффективной экономической деятельности предприятия, направленной на повышение производительности труда, качества обслуживания, достижение оптимальных результатов. Контролирует своевременность представления отчетности о результатах экономической деятельности в вышестоящие органы. Руководит структурными подразделениями экономического блока предприятия, отделом продаж спортивных товаров.

Бухгалтерия в лице главного бухгалтера и его помощника — осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Обеспечивает своевременное составление бухгалтерской отчетности на основе данных первичных документов и бухгалтерских записей, представление ее в установленном порядке в соответствующие органы.

Отдел технического обслуживания (ТО) и ремонтных работ курирует вопросы оказания соответствующих услуг физическим и юридическим лицам. В структуру данного отдела входят специалисты, в функции которых входит организация технически правильной эксплуатации и своевременного ремонта спортивного оборудования.

Отдел продаж включает в себя менеджеров по работе с физическими и юридическими лицами.

Менеджер по продажам – выполняет деятельность по продажам спортивных товаров. Принимает входящие звонки, консультирует клиентов, обрабатывает заказы на поставку товаров спортивного назначения. При работе с юридическими лицами — участвует в тендерах, аукционах. Ведет делопроизводство в части продаж и работы с клиентами, оформляет отчетность для бухгалтерии.

Специалисты отдела складского учета — организуют деятельность склада, проводят          внутреннюю инвентаризацию продукции, производят выдачу проданного товара покупателям.

1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия

Схема программной архитектуры ООО «УТ» приведена на рисунке 3.

Рисунок 3. Схема программной архитектуры

Особенности функционирования программного обеспечения описаны в таблице 2.

Таблица 2. Особенности функционирования программного обеспечения

 

Распределение автоматизированных рабочих мест (АРМ) по подразделениям предприятия приведен в таблице 3.

Таблица 3.  Перечень распределения АРМ по подразделениям предприятия

 

На рисунке 4 приведена принципиальная  схема   технической архитектуры автоматизированной системы предприятия.

Рисунок 4. Принципиальная  схема технической  архитектуры

На рисунке показано, что с сервера баз  данных, по каналам  связи

передается информация на рабочие места, где в свою очередь сотрудники формируют отчет и распечатывают его на принтере.

Состав технической  архитектуры:

Основной сервер компании  состоит из:

1. Патч –панель:TrenolnetTC–P24C6.
2. Маршрутизатор: TrenolnetTeg–s24r.
3. Сервер: IBM3650.
4. Дисковый массив IBMDS 3400(объем 16 Терабайт).

5.ИБП APC Symetra RM.

6. Модем ADSL D–Link DSL–2500U.

7.Wi–Fi– точка  доступа D–LinkDFL–900AP+.

8. Система защиты ProxyServerUserGate.

Основные параметры локальной  сети фирмы ООО «УТ» приведены в таблице 4.

Таблица 4.  Основные параметры локальной сети предприятия

 

Технические характеристики сервера IBMх3650, используемого в работе специалистов предприятия приведены в таблице 5, характеристики  рабочей станции специалиста приведены в таблице 6.

Таблица 5.  Технические характеристики сервера IBMх3650

 

Таблица 6. Технические характеристики  рабочей станции  специалиста отдела  по работе с клиентами Kraftway CredoKC 38

 

Уровень зрелости ИТ-инфраструктуры компании – стандартизованный. Каждый из основных бизнес–процессов имеет свои средства автоматизации, реализована система Active Directory в соответствии с организационной структурой предприятия, с использованием которой применяются доменные политики, система разграничения доступа. Вместе с тем ряд технологических операций выполняются вручную, существует зависимость состояния системы от уровня квалификации администратора. Также отсутствует единая информационная база предприятия – каждый из его сегментов автоматизирован по отдельности, что предполагает необходимость выполнения  работ по получению  сводной информации из разнородных  прикладных  программных комплексов.

1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации

1.2.1.  Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Процесс управления продажами спортивных товаров в ООО «УТ» включает в себя следующие бизнес-процессы:

• Обработка заявок на поставку и техническое обслуживание спортивных товаров.
• Обработка данных по продажам спортивных товаров.
• Формирование аналитической отчетности в части реализации товаров спортивного назначения.

В деятельности ООО «УТ» имеется собственная специфичность, которая заключается в том, что при учете продаж, ремонте и обслуживании приходится иметь дело, ни только с учетом собственных товарно-материальных ценностей, но так же и с техникой, поступающей от клиентов для проведения ремонтных работ. Это отражается в специфике ведения документации, а именно, специалистам приходится работать как с документами стандартной технологии складского учета, так и с документальным оформлением заказов на ремонт техники.

В рамках данной работы было проведено изучение технологии учета заказов на поставки спортивного оборудования. Проведем анализ данного бизнес-процесса, определим задачи автоматизации.

На рисунке 5 приведена контекстная диаграмма бизнес-процесса учета заявок на поставку спортивного оборудования.

Рисунок 5. Контекстная диаграмма бизнес-процесса учета заявок на поставку спортивного оборудования

Диаграмма декомпозиции основного бизнес-процесса приведена на рисунке 6.

Рисунок 6. Диаграмма декомпозиции основного бизнес-процесса

Диаграмма декомпозиции мониторинга поступления заявок приведена на рисунке 7.

Рисунок 7. Диаграмма декомпозиции мониторинга поступления заявок

В обязанности менеджера по работе с заявками клиентов по данному процессу входит:

• расчет суммы заказа в рублях;
• выявление скидки в зависимости от клиентской истории и объема заказа;
• формирование итоговой оптовой цены;
• формирование промежуточных данных о расчетах.

1.2.2.  Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание

На основе проведенного анализа было принято решение разработать систему автоматизации продаж спортивных товаров.

Назначение задачи – автоматизация учета продаж спортивных товаров.

Экономическая сущность задачи – минимизация затрат на выполнение работ по приему, обработке заявок, заказов и продаж в ООО «УТ».

Организационная сущность задачи – комплекс мер для обеспечения полноценного использования информационной системы.

Периодичность использования ЭИС – постоянно.

Программное обеспечение:

• Операционная система – Microsoft Windows XP/7/8/10.
• Система программирования – Borland Delphi 7.
• Методы защиты информации – NOD32

Схематично      постановка          задачи        разработки         экономической информационной системы с учетом требований к функционированию показана на рисунке 8.

Рисунок 8. Постановка задачи автоматизации продаж спортивных товаров

Разрабатываемая информационная система по управлению продажами товаров спортивного назначения должна удовлетворять следующим требованиям.

Надежность: информационная система должна обладать возможностью восстановления работоспособности без значительных нарушений в работе в части организации продаж.

На рисунке 9 приведена контекстная диаграмма «Как будет».

Рисунок 9. Контекстная диаграмма «Как будет»

На рисунке 10 приведена диаграмма декомпозиции основного бизнес-процесса «Как будет».

Рисунок 10. Диаграмма декомпозиции основного бизнес–процесса «Как будет»

Как показано на рисунках 9–10, модернизация бизнес-процессов связана с разработкой и внедрением программного обеспечения в процесс деятельности менеджеров по продажам.

Требования к информационной безопасности: система должна иметь функционал разграничения доступа согласно должностным обязанностям сотрудников, исключать  утечки конфиденциальной информации.

Быстродействие: все основные автоматизированные функции должны осуществляться за приемлемое время. Время реакции системы на запрос пользователя не должно превышать 2 сек.

Эргономика.

Взаимодействие пользователей с системой должно осуществляться посредством визуального графического интерфейса. Интерфейс программного продукта должен быть понятным и удобным, не должен быть перегружен графическими элементами и должен обеспечивать быстрое отображение экранных форм. Навигационные элементы должны быть выполнены в удобной для пользователя форме.  Средства редактирования  информации должны удовлетворять принятым соглашениям в части использования функциональных клавиш, режимов работы, поиска. Ввод-вывод данных информационной системы, прием управляющих команд и отображение результатов их исполнения должны выполняться в интерактивном или автоматическом режимах. Интерфейс должен  обеспечивать удобный доступ к основным функциям и операциям информационной системы.

Интерфейс должен быть рассчитан на преимущественное использование манипулятора типа  «мышь», то  есть управление программой должно осуществляться с помощью набора экранных меню, кнопок, значков и других графических элементов, управляемых кнопками «мыши» с дублированием управления клавиатурой. Клавиатурный режим должен использоваться главным образом при заполнении и/или редактировании текстовых и числовых полей экранных форм.

Все надписи экранных форм, а также сообщения, выдаваемые пользователю (кроме системных сообщений) должны быть на русском языке.

Экранные формы должны проектироваться с учетом требований унификации:

• все экранные формы пользовательского интерфейса должны быть выполнены в едином графическом дизайне, с одинаковым расположением основных элементов управления и навигации;
• для обозначения однотипных операций должны использоваться идентичные графические        значки,       кнопки       и       другие       управляющие (навигационные) элементы. Должна быть проведена унификация терминов, используемых для описания идентичных понятий, операций и действий

пользователя;

• реакция системы на действия оператора (наведение указателя «мыши», переключение фокуса, нажатие кнопки) должна быть типовой для каждого действия над одними и теми же графическими элементами, независимо от их расположения на экране.

1.2.3.  Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи

 

В настоящее время для учета продаж спортивных товаров менеджер по продажам ООО «УТ» использует приложения MS Excel, MSWord, а также калькулятор для расчета курса рубля к доллару.

В процессе ценообразования большая ответственность лежит непосредственно на менеджере по продажам, огромную роль играет именно человеческий фактор, так как специалист просчитывает цены вручную. В случае невнимательности менеджера по продажам или совершении им ошибки при расчетах, формируется неверная итоговая цена, которая не может быть предоставлена клиенту. В таком случае, все расчеты зачастую приходится начинать сначала, потому что выявить ошибку бывает довольно сложно. Если же ошибки расчета выявляются уже после предоставления счета клиенту, это может негативно сказаться на имидже компании ООО «УТ» и подорвать доверительные отношения с партнерами.

Таким образом, менеджеру по продажам ООО «УТ» приходится  использовать достаточно большое количество рабочего времени на рутинные вычисления, а также на постоянную проверку и контроль правильности расчетов. Из всего этого следует необходимость автоматизации процесса продаж. Разрабатываемая информационная система должна автоматизировать выполнение описанных выше процессов, а также искоренить указанные недостатки в работе менеджера по продажам.

На рисунке 11 приведена epc – диаграмма работы с клиентами по заключению договоров на поставку спортивного оборудования.

Рисунок 11.  EPC-диаграмма процесса заключения договора

Как показано на рисунке 11, при заключении договора специалисты приема оценивают параметры заявки от клиента, далее подготавливают проект договора, затем при наличии технической возможности производится заключение договора на запрашиваемую услугу ТО или ремонта бытовой техники.

Система должна быть легкоуправляемой, не требующей переобучения персонала. Помимо различных технических критериев, важным аспектом является экономическая целесообразность нововведения.

В настоящее время в условиях ООО «УТ» для хранения информации о продажах спортивных товаров используется Интегратор. Файл базы данных хранится на сервере (файловый сервер). В файле содержатся данные, которые логически представляются в виде таблиц, запросы для работы с информацией, формы для ее ввода и просмотра, отчеты для печати данных и процедуры для обработки данных. Для работы на каждой рабочей станции установлен Интегратор. Недостаток этой системы в том что, запрос выполняется на компьютере отдельного пользователя. Для этого все таблицы, в которых содержится необходимая информация, пересылаются пользователю, а затем уже из них выбираются необходимые записи. Такие условия требуют мощные вычислительные ресурсы компьютера пользователя, и увеличивают сетевой трафик, тратится большое количество времени для получения необходимой информации.

Менеджеры по продажам в течение дня обрабатывают большое количество информации. Тем не менее, для некоторых документов отсутствует автоматизированная обработка, это влечет за собой высокие  трудозатраты сотрудников.

Также большие потери рабочего времени и лишние трудозатраты возникают при поиске данных, когда необходимо вручную просматривать распечатанные документы хранящихся только в бумажном виде.

Специфика работы ООО «УТ» такова, что в технологии учета продаж, ремонта и обслуживания приходится иметь дело как с учетом собственных товарно-материальных ценностей, так и с техникой, поступающей от клиентов для проведения ремонтных работ. Таким образом, специалистам приходится работать как с документами стандартной технологии складского учета, так и с документальным оформлением оборота техники, поступающей от клиентов.

Схема документооборота в рамках технологии учета продаж в рамках оборота техники, принимаемой от клиентов, а также процесса ее реализации, приведена в таблице 7.

Таблица 7. Схема документооборота учета продаж

 

На основе полученных данных были выявлены области, где возможно внедрение          информационных технологий. В частности представляется целесообразным внесение следующих изменений в действующие бизнес процессы.

Совершенствование технологии работы специалистов предприятия связано с внедрением информационных технологий в следующие процессы:

• Технологии учета продаж спортивных товаров.
• Технологии приема заявок на поставку спортивных товаров.
• Технологии распределения заявок исполнителям.
• Технологии формирования аналитической отчетности в части реализации товаров спортивного назначения.

Внедрения программного обеспечения за счёт:

• Разработки базы данных, в которой содержалась бы информация необходимая специалистам для проведения обработки данных по продажам спортивных товаров.
• Разработки аналитической задачи по результатам мониторинга состояния отработки заявок на поставку спортивных товаров.
• Разработки аналитической задачи печати отчетности в рамках поставленных задач.

Страницы: 1 2 3