Автоматизация процесса ведения документации и отчетности. Часть 3

Страницы: 1 2 3

3. Обоснование экономической эффективности проекта

3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности

Любая коммерческая организация стремится увеличить свою прибыль. Данное увеличение достигается различными способами, одним из которых является модернизация информационно-технической базы предприятия.
Внедрение системы электронного документооборота «PayDox» во многом способствует увеличению прибыли организации за счет автоматизации процессов документооборота.
В свою очередь, это значительно снижает степень загруженности персонала выполнением рутинных операций, что приводит к сокращению временных затрат на выполнение работ каждого из сотрудников. А также сокращается степень потребления бумаги при внедрении этой системы.
Основной задачей проведения экономического исследования по внедрению СЭД «PayDox» является определение показателей экономической эффективности.
Целью проводимых расчетов является определение сроков окупаемости внедряемой системы.

3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта

К основным затратам относятся затраты, связанные с подготовительными работами на внедрение программного продукта (анализ рынка, разработка технической документации, обучение персонала), непосредственно покупка СЭД, а также пуско-наладочные работы (приведение в соответствие технических средств).
Совокупность основных затрат на внедрение СЭД «PayDox» приведена в таблице 3.1.

Таблица 3.1

Затраты на внедрение СЭД «PayDox»

Основной статьей расходов при внедрении программного продукта является покупка программного обеспечения данного продукта. Затраты на приобретение лицензий СЭД «PayDox» для одновременной работы 100 пользователей, использующих полный функционал системы составляет 695 891,16 руб. В данную сумму входит серверная часть продукта и конкурентные лицензии, а также стоимость технической поддержки на 1 год.
Кроме основного программного продукта для функционирования системы необходимо наличие дополнительного программного обеспечения (MS SQL Server). Данное ПО уже имеется в наличии у организации, соответственно затрат на его приобретение не требуется.
Сопровождением программного продукта занимаются обученные по направлению «Администрирование СЭД «PayDox»» сотрудники ЗАО «НакалПром». Вследствие чего, все затраты на сопровождение системы ограничиваются обучением сотрудников администрированию продукта. Стоимость обучения 2 администраторов составит 16 400 руб.
Работы по внедрению СЭД будут организованы силами специалистов отдела ИТТ, в сроки, установленные ЗАО «НакалПром» (2 мес.). 74 541,16 руб.
Затраты на оплату труда работников занятых во внедрении проектного решения включают в себя заработную плату сотрудников, участвующих непосредственно в установке и отладке системы, а также сотрудников, проводящих обучение.

ЗФОТВ=17000*2*(1+1/12)*(1+0,015)+ 17000*2*(1+1/12)*(1+0,015)=74 541,16 руб.
где ОВi — оклад j-го сотрудника, участвующего во внедрении проектного решения, руб./мес.; ОВi =17 000.
ТОВПji — общее время на внедрение проектного решения, затрачиваемое j-м сотрудником, мес.; ТОВПji= 2 мес.Д- коэффициент дополнительной заработной платы работников, занятых внедрением проекта; kД= 1/12.У — региональный коэффициент. kУ =15%.
Дополнительного приобретения компьютеров или других КТС не требуется, следовательно, затраты равны 0.
Суммировав все вышеперечисленные статьи расходов, получаем, что стоимость внедрения СЭД «PayDox» составляет 695 891,16 рублей.
Внедрение системы электронного документооборота вызывает ряд предсказуемых эффектов, которые делятся на 2 группы: прямые и косвенные.
Начнем с оценки прямой экономии средств. Она включает стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников.
Максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги можно подсчитать, исходя из данных по закупке офисной бумаги на предприятии. В месяц в ЗАО «НакалПром» закупается 10 пачек бумаги (2 коробки), из них, в среднем, тратится 84%, что составляет 8,4 пачки/мес. В среднем, 1 пачка стоит 140 руб. Итак, получим месячные расходы на бумагу: 8,4*140=1176 руб./мес.
Теперь оценим стоимость сбереженного рабочего времени.
По данным статистических исследований средний % рабочего времени, которое сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов — 60%. (таблица 3.2). [Экономическая эффективность внедрения системы электронного документооборота PayDox]

Таблица 3.2

Затраты рабочего времени на обработку документов

При использовании «PayDox»:
на поиск документов тратятся не часы, а секунды или минуты; ожидания документов не требуется — документы одновременно доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам
 процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в режиме реального времени
 время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще — карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам
 подготовка стандартных отчетов о движении документов делается одним нажатием кнопки.
 Отсутствие ключевых сотрудников в офисе в связи с командировками не останавливает работу с документами — «PayDox» обеспечивает возможность удаленной работы с документами, как через web-браузер, так и по электронной почте.
Средний % экономии времени на вышеперечисленные виды обработки документов при использовании «PayDox» — 30%.[Экономическая эффективность внедрения системы электронного документооборота PayDox] Соответственно, использование «PayDox» может экономить 30%*60%=18% рабочего времени.
До внедрения системы электронного документооборота «PayDox» на ЗАО «НакалПром» распространением и рассылкой документов занимались курьеры: в заводоуправлении — 1 человек, в производственных цехах — 2 человека. После внедрения — необходимость в данных сотрудниках была исключена.
Оценим ежемесячные затраты на сотрудников, работающих курьерами. Расчет произведен по формуле (3.1):

ЗПМ=∑ЗПМi
ЗПМi=ПЗПМi+СВМi, (3.1)

где ЗПМ — ежемесячные затраты, связанные с финансированием сотрудников;
ЗПМi — ежемесячные затраты, связанные с финансированием одной ставки;
ПЗПМ — полная ежемесячная зарплата сотрудника;
СВМ — ежемесячные страховые взносы в государственные внебюджетные фонды.
На статью «полная заработная плата» относится заработная плата сотрудников, которая является суммой основной заработной платы, дополнительной заработной платы, а также надбавки по районному коэффициенту. Расчет полной ежемесячной заработной платы производим по формуле (3.2):
ПЗПМ=ОЗПМ+ДЗПМ+НРКМ, (3.2)
где ПЗПМ — полная ежемесячная зарплата сотрудника;
ОЗПМ — основная ежемесячная зарплата;
ДЗПМ — дополнительная ежемесячная зарплата;
НРКМ — ежемесячная надбавка по районному коэффициенту.
На статью «дополнительная зарплата» относятся выплаты, предусмотренные законодательством за непроработанное время: оплата отпусков, оплата за выполнение государственных и общественных заданий и прочие. Ежемесячная дополнительная заработная плата равна 1/12 от основной заработной платы, так как отпуск работнику оплачивается исходя из среднего значения основной заработной платы за год. Расчет дополнительной заработной платы производится по формуле (3.3).

ДЗПМ=ОЗПМ/12, (3.3).

Основная заработная плата курьера в заводоуправлении ЗАО «НакалПром», в среднем, составляет 12 000 руб., в производственных цехах 9 000 руб. Подставляя данные значения в формулу(3.3), получим:
ДЗПМ1=12 000/12=1 000 руб.;
ДЗПМ2=9 000/12=750 руб.
Статья «надбавка по районному коэффициенту» содержит в себе процентную надбавку к заработной плате в зависимости от той местности, где используется система. Расчет надбавки по районному коэффициенту производится по формуле (3.4):

НРКМ=ОЗПМ*РК, (3.4)

Где РК — районный коэффициент.
Основная заработная плата курьера в заводоуправлении ООО «ПФК», в среднем, составляет 12 000 руб., в производственных цехах 9 000 руб. Районный коэффициент составляет 15%. Подставляя в формулу, получим:
НРКМ1=12 000*0,15= 1 800 руб.
НРКМ2=9 000*0,15= 1 350 руб.
Подставляя данные в формулу (3.2), находим полную ежемесячную заработную плату:
ПЗПМ1=12000+1000+1800=14 800 руб.
ПЗПМ2=9000+750+1350=11 100 руб.
К статье «страховые взносы в государственные внебюджетные фонды» относятся обязательные отчисления на социальные нужды по установленным законодательством РФ нормам органам государственного социального страхования, обязательного медицинского страхования, а также Пенсионному фонду РФ. Страховые взносы определяются в процентном отношении по затратам на оплату труда персонала. Расчет страховых взносов производится по формуле (3.5):

СВМ=ПЗПМ*ССВ, (3.5)

Где СВМ — страховые взносы;
ССВ — ставка страховых взносов.
Величина ставки страховых взносов составляет 34%.
Подставляя значения в формулу (3.5), получим:
СВМ1=14800*0,34=5 032 руб.
СВМ2=11100*0,34=3 774 руб.
Подставляя в формулу (3.1), получим:
ЗПМ1=14800+5032=19 832 руб.
ЗПМ2=11100+3774=14 874 руб., тогда
ЗПМ=19832+14874+14874=49 580 руб.
Учитывая, что в связи с внедрением СЭД будет исключена необходимость в курьерах, получим ежемесячную экономию в 49 580 руб.
Суммировав стоимость экономии средств на бумагу (1176 руб.) и на финансирование курьеров (49 580руб.), получим, что внедрение СЭД влечет за собой ежемесячную экономию в 50 756 руб.

Заключение

Использование информационных технологий для управления предприятием делает компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Целью дипломной работы является внедрение системы ведения документации и отчетности ЗАО «НакалПром».
В процессе выполнения работы были решены следующие задачи:
Был рассмотрен рынок существующих программных продуктов, предназначенных для автоматизации документооборота.
Выполнен анализ процессов документооборота на предприятии ЗАО «НакалПром». В результате чего выявлены проблемы существующих процессов работы с документами. Для решения данных проблем разработаны регламент и инструкция, которые содержат правила обработки и согласования документов на ЗАО «НакалПром», а также сформулированы требования, которым должна удовлетворять СЭД. На основе этих требований проведено сравнение систем автоматизации документооборота.
Проведенный сравнительный анализ систем электронного документооборота показал, что СЭД «PayDox» является наиболее подходящей системой для внедрения в ЗАО «НакалПром».
Для внедрения системы была выбрана стратегия перехода на новую систему оперативного управления деятельностью и разработан порядок внедрения, который включает следующие этапы: установка выбранной системы; первоначальная настройка системы, доработка и адаптация системы под требования ЗАО «НакалПром»; обучение персонала. В процессе доработки системы были выполнены программные настройки ASP-файлов.
Проведен расчет экономической эффективности внедрения СЭД «PayDox». На основании расчетов были получены следующие показатели эффективности инвестиционного проекта:
Чистый дисконтированный доход составляет 719015,51 руб.
Индекс доходности равен 1,03.
Срок окупаемости системы составил 14,2 мес.
Полученные показатели говорят о том, что инвестиционный проект рентабелен (ЧДД > 0 и ИД> 1) при сроке эксплуатации не менее 18 месяцев.
Результатом выполненной работы явилось тестовое внедрение в компании, запущено 20 мест СЭД «PayDox» в канцелярии и подразделениях с целью автоматизации централизованного учета документов и контроля исполнения поручений; база данных СЭД «PayDox» аккумулировала сведения более чем о 150 зарегистрированных документах за апрель-май 2020 г., их электронные копии и истории их исполнения.
В дальнейшем планируется приобретение 100 лицензий СЭД «PayDox» и внедрение системы в промышленную эксплуатацию.
Таким образом, цель дипломной работы достигнута.

Список использованных источников

1. Аладин, Н. А. Электронный документооборот для всех и для всего / Н. А. Аладин // Банковские технологии : справочник. – Москва, 2018. – С. 57-59.
2. Белая, Т. Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ / Т. Р. Белая // Делопроизводство : учебное пособие. – Москва, 2017. – С. 40-47.
3. Беленькая М. Н., Малиновский С. Т., Яковенко Н. В. Администрирование в информационных системах; Горячая линия — Телеком — М., 2021. — 400 c.
4. Васильков А. В., Васильков И. А. Безопасность и управление доступом в информационных системах; Форум — М., 2019. — 368 c.
5. Вдовенко Л. А. Информационная система предприятия; Вузовский учебник, Инфра-М — М., 2021. — 240 c.
6. Грекул В.И. Автоматизация деятельности предприятия розничной торговли с использованием информационной системы MicrosoftDynamics NAV; Бином. Лаборатория знаний — М., 2020. — 511 c.
7. дело : пособие. Москва, 2018. – С. 30-43.
8. Ивлев В. А., Попова Т. В. ABIS. Информационные системы на основе действий; 1С-Паблишинг — М., 2017. — 248 c.
9. Избачков Ю., Петров В. Информационные системы; СИНТЕГ — Москва, 2020. — 656 c.
10. Информационные системы — миф и действительность; Знание — М., 2016. — 986 c.
11. Информационные системы в экономике; Вузовский учебник — М., 2018. — 416 c.
a. Информационные системы в экономике; ИНФРА-М — М., 2021. — 240 c.
12. Информационные системы в экономике; Юнити-Дана — М., 2018. — 464 c.
13. Исаев Г. Н. Информационные системы в экономике; Омега-Л — М., 2020. — 464 c.
14. Корюкин, Ю. А. Сказка о потерянном времени / Ю. А. Корюкин //
15. Краус М., Вошни Э. Измерительные информационные системы; Мир — М., 2020. — 310 c.
16. Криницкий, Н.А.; Миронов, Г.А.; Фролов, Г.Д. Автоматизированные информационные системы; Наука — М., 2017. — 382 c.
17. Кузнецов, С. Л. Международные требования к системам автоматизации делопроизводства / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство : учебник. Москва, 2016. – С. 63-69.
18. Любарский, Ю.Я. Интеллектуальные информационные системы; Наука — М., 2018. — 232 c.
19. Любарский, Ю.Я. Интеллектуальные информационные системы; Наука — М., 2019. — 228 c.
20. Маглинец Ю.А. Анализ требований к автоматизированным информационным системам; Бином. Лаборатория знаний — М., 2020. — 742 c.
21. Мезенцев К. Н. Автоматизированные информационные системы; Академия — М., 2015. — 176 c.
22. Мезенцев К. Н. Автоматизированные информационные системы; РГГУ — Москва, 2018. — 176 c.
23. необходимый этап организации работы с документами в СЭД / Н. Б. Журавлева // Секретарское дело:учебник. Москва, 2018. – С. 92-95.
24. Персианов Вячеслав Венедиктович; Логвинова Екатерина Ивановна Информационные Системы (Специальность Доу).Учебно-Методическое Пособие; РГГУ — Москва, 2021. — 197 c.
25. Подолина, О. А. Автоматизация подготовки организационно-распорядительного документа: работа с его шаблоном / О. А. Подолина // Секретарское дело : пособие. Москва, 2018. – С. 20-21.
26. Подолина, О. А. Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота / О. А. Подолина // Секретарское дело:пособие. Москва, 2018. – С. 26-27.
27. Подолина, О. А. Жизненный цикл исходящих документов / О. А. Подолина // Секретарское дело : пособие. Москва, 2018. – С. 44-46.
28. Путькина Л. В., Пискунова Т. Г. Интеллектуальные информационные системы; СПбГУП — М., 2017. — 228 c.
29. Раннев Г. Г. Измерительные информационные системы; Academia — М., 2018. — 336 c.
30. Редько, В.Н.; Басараб, И.А. Базы данных и информационные системы; Знание — М., 2019. — 717 c.
31. Романов, Д. А. Роль документооборота в организации предприятия / Д. А. Романов // Правда об электронном документообороте : научный сборник. Москва, 2014. – С. 144-157.
32. Рубичев Н. А. Измерительные информационные системы; Дрофа — М., 2018. — 336 c.
33. Сенкевич Г. Е. Информационная система малого предприятия «с нуля». Самое необходимое; БХВ-Петербург — М., 2020. — 400 c.
34. Серова, Г. В. Основные объекты и принципы автоматизации
35. Управление компанией : пособие. Москва, 2019. – С. 63-66.
36. Хубаев Георгий Николаевич Информатика. Информационные системы. Информационные технологии. Тестирование. Подготовка к интернет-экзамену; Феникс — М., 2015. — 117 c.
37. Цапенко, М.П. Измерительные информационные системы; Энергоатомиздат — М., 2017. — 440 c.
38. Якобсон, И. «Локальное» решение электронного документооборота / И. Якобсон // Банковские технологии : учебник. Москва, 2018. – С. 17-24.
39. PayDox [Электронный ресурс] : виды документооборота // Справочная система. Москва, 2019. – Режим доступа: http://www.paydox.ru/Help/DoTour.asp?do=tour&l=ru

Страницы: 1 2 3