1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации
-
-
- Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов
-
Научное исследование было праведно на базе данных, которые непосредственно представлены в свободном доступе на самих сервисах организаций создателей в интернете [11-20], версий в демонстрационном режиме, а также непосредственно за счет взаимодействия с теми, кто СЭД возглавляет.
Из-за того, что важнейший устанавливающий критерий в подборе СЭД для производственного учреждения считается такой показатель, как ценовая категория, то проведем анализ того, сколько стоят наиболее распространённые по своему типу системы, которые являются лидерами, непосредственно на самом рынке в РФ.
В то же время будут проанализированы такие системы, которые отвечают соответственно самым наименьшим запросам производственного учреждения. Из-за того, что сами системы не соответствуют минимальным запросам, то естественно они не могут быть применены в данном случае на закрытом акционерном обществе.
Рисунок 8 — Российский рынок СЭД
Таблица 7
Стоимость СЭД
| Босс-Референт | Евфрат-Документооборот | Дело | Мотив | PayDox | DocsVision | DIRECTUM | LanDox | Corporate Business | |
| Стоимость лицензий для одновременной работы 100 пользователей, использующих полный функционал системы | 1 155 000 | 753 500 | 837 500 | 558 800 | 480 000 | 830 500 | 1 068 512 | 927 712 | 556 000 |
| Стоимость обучения 2-х администраторов | — | 4 950 | 8 738 | 6 930 | 13 200 | 66 000 | 3 960 | — | 9 900 |
| Стоимость технической поддержки за 1 год | 231 000 | 150 700 | 56 348 | 27 133 | 0 | 49 500 | 213 705 | 18 562 | 9 900 |
| Стоимость обновления системы | — | — | 15 125 | 68 750 | 77 000 | — | — | 5 500 | |
| Стоимость реализации дополнительных функций «под заказчика» | — | — | 55 000 | 33 000 | 33 000 | 44 000 | 22 000 | 44 000 | 27 500 |
| ИТОГО: | 1 386 000 | 891 150 | 957 586 | 640 988 | 594 950 | 1 067 000 | 1 115 842 | 990 274 | 608 800 |
На основании таблицы 7, приведенной выше, выбор системы для ЗАО «НакалПром» сужается до 3 систем:
− «Мотив»
— «CorporateBusiness»
− «PayDox»
Эти системы находятся в пределах стоимости, заданной предприятием.
Ниже представлено сопоставление требований к функционалу системы электронного оборота документов, непосредственно на базе чего будет подобрана соответствующая система. Её введение в использование будет наиболее действенным методом организации оперативного менеджмента непосредственно для нашей компании.
В то же время применяются такие параметры:
0- не осуществлена возможность,
0,5- осуществление посредством не собственной программы, второстепенно программы создателя или неполноценное осуществление возможностей,
1 — была осуществлена возможность.
Таблица 8
Регистрация и ввод документов
| Corporate Business | PayDox | Мотив | |
| Ведение РК документов | 1 | 1 | 1 |
| Ведение номенклатуры дел | 1 | 1 | 1 |
| Присоединение файлов | 1 | 1 | 1 |
| Сканирование документов | 0,5 | 0,5 | 0 |
| Совместимость ПО, обеспечивающим распознавание образов документов | 0,5 | 0,5 | 0 |
| Регистрация документов из электронной почты | 0 | 1 | 0 |
| Регистрация на основе существующего документа | 0 | 0 | 1 |
| Сопровождение бумажных и электронных документов | 0,5 | 0,5 | 0,5 |
| Контроль заполнения обязательных полей в РК | 1 | 1 | 1 |
| Проверка на дублирование при регистрации | 0 | 1 | 0 |
| Использование справочников | 1 | 1 | 1 |
| Добавление новых справочников | 0,5 | 1 | 1 |
| Создание и изменение словарей и справочников | 0 | 1 | 1 |
| Поддержка иерархических справочников | 1 | 1 | 1 |
| Обработка документов, имеющих ссылки, перекрестные ссылки | 1 | 1 | 0 |
| Создание своих РК (графический дизайнер) | 1 | 1 | 0 |
| Наличие шаблонов создаваемых документов | 0 | 1 | 0 |
| Ведение истории работы с документами | 1 | 1 | 0 |
| Суммарный балл | 11 | 15,5 | 9,5 |
Таблица 9
Маршрутизация и контроль исполнения
| Corporate Business | PayDox | Мотив | |
| Поддержка последовательной и параллельной маршрутизации документов и задач | 1 | 1 | 1 |
| Работа с типовыми маршрутами (регламенты) | 1 | 1 | 1 |
| Работа со свободными маршрутами | 0,5 | 1 | 0,5 |
| Возможность изменения (расширения и сокращения) маршрута движения | 0,5 | 1 | 1 |
| Наличие визуального редактора процессов обработки документов | 0,5 | 0 | 1 |
| Автоматическая блокировка документа, взятого на редактирование | 0 | 1 | 0 |
| Уведомление сотрудников о поступлении в их адрес документов и задач (системные либо по эл. почте) | 0,5 | 1 | 1 |
| Автоматизация процесса приема/отказа поручений к исполнению | 0 | 1 | 0 |
| Настройка напоминаний и уведомлений о приближении, нарушении сроков исполнения документов, предупредительный контроль | 1 | 1 | 0,5 |
| Оперативный контроль за рассмотрением документов | 1 | 1 | 1 |
| Контроль за рассмотрением, исполнением документов и поручений в распределенной организации | 1 | 0 | 0 |
| Суммарный балл | 7 | 9 | 7 |
Таблица 10
Аналитика и управление
| Corporate Business | PayDox | Мотив | |
| Поиск по всем атрибутам РК | 1 | 1 | 1 |
| Осуществление различных видов поиска в одном запросе (логический поиск) | 0 | 0,5 | 0 |
| Наличие полнотекстового поиска по РК к документу | 1 | 1 | 1 |
| Поддержка морфологии русского языка | 0 | 0 | 1 |
| Наличие шаблонов поиска с иерархическим или классифицируемым их хранением | 0,5 | 0,5 | 0,5 |
| Обеспечение оперативной модификации шаблонов поиска | 1 | 1 | 1 |
| Наличие в системе генератора отчетов | 0,5 | 0,5 | 0,5 |
| Получение отчетов и справок по исполнительской дисциплине | 1 | 1 | 1 |
| Возможность создания и сохранения шаблонов отчетов с помощью визуального редактора | 0 | 0 | 0,5 |
| Суммарный балл | 5 | 5,5 | 5 |
Таблица 11
Архив
| Corporate Business | PayDox | Мотив | |
| Списание в архив | 1 | 1 | 1 |
| Ведение архивов | 0,5 | 0,5 | 0,5 |
| Поиск по архиву | 0.5 | 1 | 0,5 |
| Ведение архивных хранилищ электронных образов документов | 0,5 | 1 | 0,5 |
| Ведение отдельной архивной базы документов | 0 | 0,5 | 0 |
| Обеспечение учета, контроля движения и сроков хранения дел и документов в архиве | 0 | 0 | 0 |
| Обеспечение оптимизации хранения данных | 0,5 | 0,5 | 0,5 |
| Суммарный балл | 3 | 4,5 | 3 |
Таблица 12
Информационная безопасность
| Corporate Business | PayDox | Мотив | |
| Гибкое разграничение прав доступа (группы доступа, роли) | 1 | 0,5 | 0,5 |
| Наличие программных средств контроля целостности документов | 0,5 | 0,5 | 0,5 |
| Организация резервного копирования базы данных (в том числе по расписанию) | 1 | 1 | 1 |
| Применение средств шифрования | 0 | 0,5 | 0 |
| Применение сертифицированных средств криптозащиты | 0 | 1 | 0 |
| Применение ЭЦП | 1 | 1 | 1 |
| Суммарный балл | 3,5 | 4,5 | 3 |
Таблица 13
Общие характеристики
| Corporate Business | PayDox | Мотив | |
| Полнофункциональный клиент | 1 | 0 | 0 |
| Полнофункциональный тонкий клиент | 0 | 1 | 1 |
| Поддержание территориального распределенного режима работы | 0 | 1 | 0 |
| Наличие API (application programming interface) | 1 | 0 | 0 |
| Демонстрационная версия | 0 | 1 | 1 |
| Суммарный балл | 2 | 3 | 2 |
Как показано в таблицах, все представленные системы стараются идти в ногу со временем и поэтому обладают почти всеми необходимыми функциональными возможностями.
На базе информации, которая была получена, сформирована соответствующая табл., которая называется «Комплексная оценка функциональных возможностей систем».
Совокупное оценивание работоспособности систем устанавливается в качестве совокупности всех баллов по каждой таблице.
Таблица 14
Комплексная оценка функциональных возможностей систем
| Corporate Business | PayDox | Мотив | |
| Регистрация и ввод документов | 11 | 15,5 | 9,5 |
| Маршрутизация и контроль исполнения | 7 | 9 | 7 |
| Аналитика и управление | 5 | 5,5 | 5 |
| Архив | 3 | 4,5 | 3 |
| Информационная безопасность | 3,5 | 4,5 | 3 |
| Общие характеристики | 2 | 3 | 2 |
| Суммарный балл | 31,5 | 42 | 29,5 |
На базе сводной табл.14 была создана соответствующая диаграмма «Итоговая оценка функциональных возможностей» (Рисунок 8).
Рисунок 8 — Итоговая оценка функциональности СЭД
Стабильность работы системы зависит непосредственно от суммарного балла – чем он выше, тем лучше система будет работать и выше шанс, что она имеет отношение непосредственно к «наилучшему» типу выбора СЭД для нашей компании.
Получается, что у PayDox оптимальные характеристики из любой рассмотренной системы и ее реализация для нашей компании станет наиболее действенным методом управления оперативного типа.
Автоматизационная стратегия
Такой термин, как «стратегия автоматизации» чаще всего говорит об избрании такой совокупности процесс в бизнесе, а также операций, которые выполняются непосредственно самим работниками, заказчиками и лицами, членами, поддерживающими компанию и находящимися во внешней среде, при работе с организацией для того, чтобы цели, которые были заранее поставлены, были достигнуты успешно.
Будет использована автоматизационная стратегия по соответствующий частям, представляющая непосредственно автоматизационный процесс по обороту документов определенных организаций, которые интегрированы в соответствии с функциональными особенностями. Данный метод избран по той причине, что ресурсы в области капиталовложений компании не являются в полной мере достаточными для того, чтобы можно было разрешить вопрос по осуществлению автоматизации документооборота полностью. Имеются места такие, в которых использование системы даст наибольший результат, к примеру, при уменьшении в компании численности работников; принцип работы, прочие обстоятельства становятся причиной использования автоматизированных СЭД.
-
-
- Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
-
Оборотом документов на предприятии является перемещение документов с момента их получения до момента их использования или последующей отправки.
Оборот должен соответствовать соответствующим правилам:
− точечный контроль прохождения документации, являющегося оперативным;
− оправданное документационное движение (для того, чтобы предотвратить переходы документации возвратного типа, организации прохождения, а также соответствующие действия с документации, не связанные с деловой потребностью);
− наивысшая согласованность в процессе движения документации, а также обработки главных документационных категорий. Номенклатура продуктов содержит следующее:
— Печи: электрического типа, а также газового;
-Специальное газоприготовительное оборудование (непосредственно для получения эндогаза);
— Камеры для осуществления сушки;
-Оборудование, использующееся непосредственно для нагревания материалов из композитов;
— Аммиачные диссоциаторы.
Документооборот в компании выполняется в соответствующей форме оборота документов между:
1) сотрудниками, которые осуществляют процесс анализа и осуществляют формирование необходимых данных или же непосредственно принимают соответствующие решения (глава организации, сотрудники и квалифицированные сотрудники);
2) пункты осуществления тех обработки документации непосредственно в самой компании (секретарь).
Различают 3 главных вида потоков информации – это непосредственно потоки документов:
Документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь, адресована руководителю (от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% — инженеру, бухгалтерии и конкретным исполнителям.
Документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых от одного сотрудника другому (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты, заказ-наряды на изготовление оборудования и т.д.).
Поток исходящей документации (документопоток) представляет собой документы, отправляемые непосредственно во внешний мир (этими документами могут быть письма, а также ответы на соответствующие письма и так далее).
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи
Сейчас известно, что разно количество компаний функционируют довольно в сложной обстановке, вызванной эпидемией. По этой причине компании увеличивают продуктивность собственной работы по высшей степени. Основная цель повышения действенности компании — по максимуму качественное налаживание ее работы непосредственно на каждом уровне. Чтобы разрешить данную задачу, используют соответствующие знания трёх и более направлений, в частности, это логистика, а также процедура управления/менеджмента, бухучета и т.д.
Этот результат может быть достигнут, в частности, и непосредственно автоматизацией организационных бизнес процессов – важным компонентом любых новейших компаний, нужным для того, чтобы они успешно работали. Сейчас как известно, многие производственные учреждения применяют документооборот автоматизированного типа, к примеру, финансовый учёт, содержащий детальностью с разными документами в большом числе. Таким образом, очевидно, что вопрос обеспечения автоматизации операций являются для руководства важным вопросом для действенного ведения бизнеса.
Применение техники, которая осуществляет операции вычисления, предоставляется лёгкость, скорость определения необходимых данных и оформления документации, повышает действенность на действительно высоком уровне, предоставляя такие возможности, которые были недоступны раньше. Прежде всего, это касается подсистемы аналитической информации. В прошлую пору во время применения системы учёта документов (бумажных), принять данные о всех возможных операциях, провести рассмотрение самых распространённых услуг возможно было при поднятии соглашений и прочих документов. Но сейчас это стало намного проще для активного развития востребованности рыночных услуг.
Чтобы установить цели и главные назначения автоматизированного способа разрешения проблемы, важно проанализировать разные процессы, которые могут быть автоматизированы в пределах решения поставленной задачи. Для этого необходимо рассмотреть контекстную диаграмму деятельности ЗАО «НакалПром». Рис.9 иллюстрирует непосредственно контекстную модель.
Рисунок 9 — Контекстная диаграмма (IDEF0)
Чтобы разработать соответственно модель использовалась IDEF0, которая включает в себя соответствующие связи:
− вход;
− выход;
− осуществление механизма;
− процесс управления.
Если рассматривать наш случай, то вход – это ресурсы материального значения, обрабатывающейся непосредственно этой системой. Эти ресурсы включают:
— планы по работе;
— необходимые для работы материалы.
Данные ресурсы поступают в организацию от заказчика, после чего обрабатываются и на выходе системы преобразуются в следующие выходные связи:
— готовый продукт;
— отчёты;
— остатки материала.
Работа компании включает в себя несколько частей:
— разработка соответствующего проекта;
— создание подходящего продукта;
— последующая упаковка последнего;
— составление непосредственно отчёта.
В первоначальную часть входит непосредственно составление проекта с соответствующими процессами:
— подробное всестороннее рассмотрение соответствующей задачи;
— черчение;
— разработка необходимого проекта
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации
Информационная безопасность (ИБ) в нынешнее время является одним из необходимых аспектов в плане экономической безопасности современных организаций, характеризуя положение защищённости ее бизнес-среды. Защита информационных данных – это специализированное направление, которое предотвращает утечку, потерю данных, несанкционированных поправок ее потоков и иных воздействий, которые неблагоприятно влияют на стабильную деятельность организации и относящихся к ней экономических агентов (клиентов, поставщиков оборудования, инвесторов, государства и др.).
Организационные меры по защите данных включают в себя по сути все грани деятельности по предоставлению информационной безопасности на предприятиях: — организация работы; — защита, начиная от внешней безопасности и заканчивая защитой компьютеров и технический помещений, в которых они находятся. [2] Для защиты информации на предприятии предоставляются следующие организационные меры:
1. Разовые мероприятия: — создание научно-технической системы; — устраиваемые при проектировании, строительстве и оборудовании объекта; — организация безопасного пропускного режима; — проведение узкоспециальных проверок всех технических средств; — реализация и утверждение функциональных обязанностей должностных лиц; — разработка правил управления доступом к ресурсам системы.
2. Не регулярно проводимые мероприятия: — распределение реквизитов разграничения доступа; — разграничение реквизитов доступа; — анализ системных журналов; — принятие мер по выявленным неполадкам и ошибкам; — экспертиза состояния и оценка конструктивности мер защиты информации; — пересмотр структуры и реорганизация СЗИ;
3. Мероприятия, проводимые по необходимости: — информирование или переобучение персонала; — реализованные при ремонте и модификации оборудования, ПО — проверка принимаемых на работу; — подготовка к работе с данными; — ознакомление с требованиями за нарушение правил защиты;
4. Постоянно проводимые мероприятия: — получение лицензий; — выполнение требований законодательства по защите персональных данных; — явный и скрытый контроль за сотрудниками; — контроль за осуществлением техники безопасности; — постоянно осуществляемая проверка состояния
Технические средства – механические, электромеханические, электрические, электронные, электронно-механические и тому подобные устройства и системы, которые выполняют работу независимо от информационной системы, образовывая различного рода преграды на пути дестабилизирующих факторов. Применение технических приемов и средств защиты информации является одним из аспектов комплексного обеспечения информационной безопасности. [3]
Система охранной сигнализации рассчитана на выявление несанкционированного проникновения на охраняемый объект и своевременного оповещения. Установка системы охранной сигнализации на предприятии позволит защитить объект от краж, вандализма и других правонарушений. В зависимости от типа предупреждения системы охранной сигнализации для офиса или офисного помещения можно поделить:
— автономная сигнализация;
— система с автоматическим информированием; • система с дистанционным управлением. Автономная система охранной сигнализации реагируя на тревожное происшествия, включает: звуковые и/или световые оповещения. В основном установка сигнализации этого типа, производится на объектах, где есть сотрудники службы безопасности, которые реагируют на сигнал тревоги; на объектах, где достаточно поднять шум, привлечь внимание окружающих и т.д. GSM сигнализация – охранная сигнализация со способностью оповещения, помимо включения сирен позволяет передавать голосовые и текстовые сообщения на телефонные номера, ранее введены в систему.
Такая настройка системы не приводит к значительному увеличению предполагаемой стоимости, но существенно расширяет оперативные возможности системы сигнализации. Пультовая охрана – это система охранной сигнализации, которая отправляет сигнал тревоги на пульт мониторинга, что позволяет частным службам безопасности или полиции реагировать на тревожные события. [3]
Типичная система охранной сигнализации включает: — панель управления приема сигналов от датчиков и управляющих исполнительных устройств (сирена, GSM-модуль и т.д.); — пульт управления (клавиатура) применяется для ввода команд управления системой, постановки и снятия с охраны, а также для получения информации о состоянии системы; — сигнализаторы (датчики), в зависимости от назначения осуществляют контроль над охраняемым помещением, дверьми, окнами; — оповещатели (сирены, строб-вспышки), информирующие о чрезвычайных ситуациях. Безопасность зданий и сооружений, а также располагающихся в них людей и имущества обеспечивается путем комплексного обеспечения помещений системой пожарной сигнализации.
Эффективность противопожарной защиты определяется качеством взаимодействия пожарной сигнализации с иными автоматическими приборами. Система пожарной сигнализации — это совокупность механизмов и программного обеспечения, предназначенного для благовременного выявления дыма и источника пожара, а также уведомления людей о пожаре и путях эвакуации.
При включении пожарных устройств информация о тревоге поступает на панель контроля, после чего генерируется сигнал, который запускает системы предупреждения и удаления дыма. Проектирование и установка противопожарного оборудования производиться исходя из потребности безопасности объекта, а также с учетом оценки условий эксплуатации и задач, установленных перед пожарной сигнализацией. В качестве средств выявления пожара или задымления используются автоматические дымовые пожарные сигнализаторы.
В каждой защищенной комнате должно быть фиксировано как минимум два таких устройств. На путях эвакуации располагаются ручные пожарные сигнализаторы, световые оповещатели («Выход»), статические или динамические указатели направления движения. Данные приспособления должны быть постоянно включенными.