АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ВЕДЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ И ОТЧЕТНОСТИ В ЗАО «НАКАЛПРОМ»

Страницы: 1 2 3 4 5

Содержание

Введение 9

1. Аналитическая часть 14

1.1 Технико–экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» 14

1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности 14

1.1.2 Организационная структура управления предприятие 21

1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия 23

1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации 26

1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов 26

1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание 32

1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи 33

Рисунок 9 — Контекстная диаграмма (IDEF0) 34

1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации 35

1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» 38

1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи 38

1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи 40

1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи 41

1.4 Обоснование проектных решений 43

1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению 43

1.4.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению 44

1.4.3 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению 48

2. Проектная часть 52

2.1 Разработка проекта автоматизации 52

2.1.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации 52

2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание 54

2.1.3 Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации 57

2.2 Информационное обеспечение задачи 58

2.2.1 Характеристика нормативно–справочной, входной и оперативной информации 58

2.2.2 Характеристика результатной информации 59

2.3 Программное обеспечение задачи 60

2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) 60

2.3.2 Характеристика базы данных 64

2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) 65

2.3.4 Описание программных модулей 66

2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание 70

3. Обоснование экономической эффективности проекта 76

3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности 76

3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта 76

Заключение 82

Список использованных источников 84

Приложение 88

Введение

В процессе осуществления своей деятельности каждая организация формирует документооборот. Документооборотом называют движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Все внутренние и внешние процессы в организации отражаются в документах. Документ представляет собой письменное свидетельство о чем-либо. В документах отражаются:

1. Движение денежных средств.

2. Учет персонала.

3. Движение товарно-материальных ценностей.

4. Управление организацией.

5. Отчеты по итогам направлений деятельности.

Когда бизнес-процессы организаций стали осуществляться с применением компьютерной техники, документы стали создаваться и обрабатываться в электронном виде. Редактирование документов осуществляется с помощью текстовых редакторов и процессоров. Входящий поток документов организации представляет собой бумажные документы. Для повышения эффективности хранения и обработки их оцифровывают и в дальнейшем обращаются к ним с помощью компьютеров. От масштаба предприятий зависит объем документооборота. С повышением количества документов, повышается сложность их обработки. В связи с этим появляется необходимость в управлении документооборотом.

Поскольку документооборот организаций представлен не только бумажными версиями документов, но и электронными, управление документооборотом включает в себя, помимо прочего, обеспечение перемещения копий документов между персоналом организации, то есть электронный документооборот.

Организовать электронный документооборот на предприятии можно разными способами. Например, с помощью создания файловых хранилищ на сервере организации или с использованием внутренних каналов передачи информации. Однако, такая организация электронного документооборота будет оптимальной при низком объеме документооборота и масштабе деятельности организации. При дальнейшем развитии появляется необходимость во внедрении схемы, позволяющей провести упорядочивание и бумажных, и электронных носителей документов. Для этого применяются различные виды систем электронного документооборота.

Системы электронного документооборота (СЭД) представляют собой программное обеспечение, позволяющее осуществить организацию работы с электронными копиями документов и осуществлять взаимодействие между персоналом организации. Аналогичные зарубежные системы обозначаются аббревиатурой EDMS (Electronic Document Management Systems) — системы управления электронными документами.

Электронный документ является набором данных, сохраненным на компьютере. В СЭД для каждого документа создается карточка с атрибутами, которые включают: название документа, его автора, дату создания и т.д. С помощью атрибутов пользователи системы осуществляют быстрый поиск по документам.

Электронные документы объединяет электронный документооборот, который является способом работы сотрудников с документами, при котором большая часть документов представляют собой электронные носители и хранятся централизованно.

Управление документооборотом на предприятии ведется в течении всего жизненного цикла: с момента создания документа или поступления до передачи конечному адресату или уничтожению документа по истечению срока его хранения. Документы сопровождают все бизнес-процессы организации, их создают и обрабатывают с помощью информационных систем или с помощью различных приложений. Однако только СЭД основаны на едином подходе к процессу управления документооборотом на протяжении всего жизненного цикла.

С точки зрения организации документооборота в процессе жизненного цикла документа выделяют этапы, способные оказать значительное влияние на бизнес- процессы организации, которые сопровождает документ. Однако с точки зрения обработки документа в СЭД они не влияют на обработку документа в информационной системе. Поэтому их обозначают термином «управление документооборотом».

Согласно исследованиям, проведенным компанией «Gartner», системами электронного документооборота можно назвать те системы, которые поддерживают не менее трех из перечисленных ниже функций:

• управление документом, включая контроль перемещения документа, его истории изменений, безопасности;

• организации одновременной работы нескольких сотрудников с одним документом;

• хранение и обработки сканированных копий документов;

• формирование архива электронных документов, создание правил хранения;

• контроль за исполнением документов.

По функциональному принципу СЭД можно разделить на следующие категории:
• системы управления делопроизводством;

• системы формирования электронного архива;

• комплексные СЭД, которые включают перечисленные выше функции.

СЭД применяются не только в коммерческих организациях. Государственные структуры также обладают документооборотом, который может проходить несколько стадий согласования и должен быть утвержден рядом ответственных лиц. Поэтому внедрение СЭД в государственные организации позволит добиться следующих преимуществ:

1. Прозрачность процессов – в СЭД у пользователей есть возможность отслеживать этапы обработки документа, для того, чтобы сделать бизнес-процессы предприятия прозрачными и контролируемыми.

2. Повысить контроль за исполнением документов благодаря прозрачности движения документооборота на всех этапах обработки.

3. Сокращение временных затрат на выполнение рутинных процессов обработки документов.

4. Обеспечение конфиденциальности информации за счет обеспечения доступа к документу в соответствии с назначенными правами пользователей и протоколирования их действий.

5. Соответствие требованиям стандарта ISO 9000 за счет обеспечения прозрачности документооборота и информационного взаимодействия.

6. Простой процесс внедрения программного обеспечения и организации обучения за счет системы оповещений, с помощью которой можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников. Снижение временных затрат на сроки обучения новых сотрудников обеспечиваются с помощью быстрого поиска необходимой для работы информации. Также легко изменить маршрут прохождения и шаблоны документа.

7. Совершенствование корпоративной культуры, которое достигается благодаря оптимизации взаимодействия сотрудников и развитию горизонтальных связей, что способствует сплочению команды.

8. Рост конкурентных преимуществ за счет повышения скорости. Улучшение работы с клиентами достигается за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов.

Без объективной оценки текущего состояния дел (создания модели «КАК ЕСТЬ») и анализа планируемых изменений (создания модели «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ») создание СЭД для предприятия невозможно. Для решения данных задач применяется моделирование бизнес-процессов.

Актуальность работы заключается в повышении эффективности процесса документооборота и отчетности с помощью применения информационных систем и технологий.

Объектом исследования является компания ЗАО «НакалПром».

Предметом исследования является процесс документации и отчетности.

Целью работы является автоматизация процесса документации и отчетности предприятия.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Дать технико-экономическое описание организации.

2. Охарактеризовать комплекс задач и обосновать необходимость автоматизации.

3. Проанализировать программные продукты и выбрать стратегию автоматизации.

4. Провести обоснование проектных решений.

5. Разработать проект автоматизации.

6. Дать описание информационному обеспечению задачи.

7. Описать программное обеспечение задачи.

8. Описать контрольный пример реализации проекта.

9. Обосновать выбор методики расчёта экономической эффективности проекта.

10. Рассчитать показатели экономической эффективности проекта.

1. Аналитическая часть

1.1 Технико–экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»

1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

Объект нашего исследования ЗАО «НакалПром». Основное направление деятельности компании НАКАЛ — разработка, производство и продажа оборудования для термической обработки.

С 1992 г. производственное учреждение смогло добиться хорошего результата, и в собственной области является лидирующей компанией. В список постоянных заказчиков компании входят сотни производственных учреждений РФ, например, это Лукойл, Пермские моторы, ГКНПЦ, РЖД, Северсталь.

Более девяти тысяч метров квадратных — это площадь базы предприятия, где непосредственно находится соответствующее сварочное оборудование, а также прочее оборудование и иные устройства. Все это расположено непосредственно в имуществе предприятия, процесс производства выполняется прямо на месте производственного учреждения.

 

Рисунок 1 — Производственная база ЗАО «НакалПром»

На основе производственного учреждения в 2005 г. была сформирована лаборатория специального оборудования, которая является электротермическим, и в нем проходят соответствующие исследования режимов термической обработки, выполняется подбор технологии, а также проходят испытания новейшие решения, в частности, это технология азотирования и прочие новшества. 

НАКАЛ включает в себя следующие функции:

— Разработка соответствующего оборудования термического и химического, а также термического типа с температурой от плюс двухсот градусов до одной тысячи четыреста.

— Разработка линий обработки термической и функции нагрева (выполняются в автоматическом режиме).

— Разработка соответствующих ванн для закалки, инструменты, предназначенные для осуществления термической обработки, муфелей печного типа, а также реторт.

— Производство управленческих систем для регулирования процессов термического характера непосредственно на основе PLC.

— Надежная термообработка, а также химическая и термическая обработка на мощностях собственного типа.

Номенклатура продуктов содержит следующее:

— Печи: электрические, а также газовые;

-Газоприготовительное оборудование (для получения эндогаза);

— Аммиачные диссоциаторы;

— Камеры для осуществления сушки;

-Оборудование, предназначенное для нагревания материалов из композитов;

— Ванны для закалки, промывки, а также соляные ванны;

— Соответствующее непосредственно по ТЗ.

Специальное бюро конструкторского типа, где формируется качественное оборудование нестандартного типа, отвечающее запросам всех заказчиков, входит в производственное учреждение.

Кроме непосредственно самого производства оборудования, для того, чтобы клиенту были довольными, компания располагает службой оказания услуг сервиса (помощи), и в данной службе работают компетентные специалисты, которые их оказывают при выполнении работ по пуску и настройка, а также обслуживания непосредственно на печах электрического типа, которые поставляет сама организация.

Выпускаемое компанией НАКАЛ оборудование имеет все необходимые разрешительные документы

На данный момент темпы развития предприятия предельно высоки. Организация довольно интенсивно занимается продвижением своих товаров в другие страны. Произведённые печные установки применяются в некоторых европейских государствах, а также в Соединённых Штатах, Кувейте Объединённых Арабских Эмиратах.

Основные технико-экономические показатели деятельности предприятия ЗАО «НакалПром»   представлены в таблице 1.

Таблица 1

Основные технико-экономические показатели деятельности предприятия ЗАО «НакалПром»

Как показывают данные таблицы 1, ЗАО «НакалПром» является достаточно рентабельным предприятием. В анализируемом периоде отмечается рост прибыли от продаж, а так же увеличение рентабельности продукции и продаж организации.

Для анализа финансово-хозяйственной деятельности  предприятия ЗАО «НакалПром» рассмотрим динамику товарооборота предприятия, представленную на рисунке 2.

 

Рисунок 2 – Динамика товарооборота ЗАО «НакалПром»  за 2019-2021 год, тыс. руб

Данные рисунка 2 наглядно отражают тенденцию к снижению в величине товарооборота в анализируемом периоде: темп снижения за рассмотренный период составил 11,94%.

Теперь проанализируем данные действенности применения главных инструментов закрытого акционерного общества «НакалПром», которые проиллюстрированы таблицей 2.

Таблица 2

Показатели действенности применения главных средств производственного учреждения ЗАО «НакалПром»

Показатели таблицы 2 свидетельствуют об эффективности использования основных средств ЗАО «НакалПром»  в анализируемом периоде.  Так, показатели фондоотдачи более 100, что говорит о том, что на 1 рубль стоимости основных средств предприятия приходится более 100 рублей выручки. Тот же вывод подтверждают низкие значения обратного показателя фондоотдачи – фондоемкости. 

Далее проанализируем эффективность использования трудовых ресурсов предприятия ЗАО «НакалПром»  (см. таблицу 3).

Таблица 3

Показатели эффективности применения персонала производственного учреждения ЗАО «НакалПром»

Данные таблицы 3 показывают, что труд на предприятии ЗАО «НакалПром» используется достаточно эффективно, при этом значение показателя выработки снижается в анализируемом периоде. Так же необходимо отметить несложность процесса закупки и продаж – основных, о чем свидетельствуют низкие значения показателя трудоемкости. 

Анализ себестоимости ЗАО «НакалПром» за 2020–2021 гг. представлен в таблице 4.

Таблица 4

Оценка динамики затрат ЗАО «НакалПром»

Графическое представление распределения затрат ЗАО «НакалПром»  за 2021 год представлена на рисунке 3.

 

Рисунок 3 – Структура затрат ЗАО «НакалПром» за 2021 год

Данные таблицы 4 и рисунка 3 показывают, что в структуре затрат компании наибольшая доля представлена материальными затратами – 44%, что обусловлено спецификой деятельности предприятия. Величина затрат на оплату труда по результатам 2021 года снизилась на 5,17%.

Анализ имущества предприятия ЗАО «НакалПром»  приведен в таблице 5.

Таблица 5

Анализ имущества предприятия ЗАО «НакалПром» за 2019-2021 гг.

Анализ имущества предприятия ЗАО «НакалПром»  показывает, что внеоборотные активы представлены исключительно основными средствами, объем которых в 2020 году значительно сократился: на 19,46% в сравнении с 2019 годом. В динамике оборотных активов отмечается увеличение: в 2020 году на 16,11% в сравнении с 2019 годом, в 2021 году отмечается снижение  на 1,87% в сравнении с 2020 годом. Наибольший рост отмечен в величине запасов, что обусловлено спецификой деятельности предприятия. 

Далее рассмотрим результаты анализа финансовой устойчивости ЗАО «НакалПром»  (см. таблицу 6).

Таблица 6

Анализ финансовой стабильности компании ЗАО «НакалПром» в период с 2019 по 2021 гг.

Анализ финансовой устойчивости ЗАО «НакалПром» показал, что в 2019 году положение предприятия характеризовалось как неустойчивое в силу отсутствия собственного капитала по причине полученных убытков.  В 2020-2021 годах показатели финансовой устойчивости низкие: коэффициент автономии показывает недостаточность собственного капитала, коэффициент финансового левериджа демонстрирует превышение величины заемного капитала над собственным капиталом. Анализ коэффициента краткосрочной задолженности показывает, что в 2019-2020 году заемный капитал предприятия представлен исключительно краткосрочными обязательствами, что свидетельствует о финансовой независимости предприятия от внешних кредиторов. В 2021 году положение с обязательствами изменилось: доля краткосрочной задолженности составила 67% от общей величины заемного капитала. 

1. 1. 1. Организационная структура управления предприятие

Организационная структура ЗАО «НакалПром» приведена на рисунке 4.

 

Рисунок 4 —  Организационная структура управления ЗАО «НакалПром»

Организационная структура ЗАО «НакалПром» линейно-функциональная.

ЗАО «НакалПром» возглавляет генеральный директор. Гендиректор руководит по действующему закону производственной, а также хозяйственной/финансовой и экономической деятельностью производственного учреждения, неся при это всю меру ответственности за возможные негативные следствия действий, сохранение, действенное применение собственности производственного учреждения, а также результаты ФХД деятельности. 

В непосредственном подчинении генерального директора находятся: отдел продаж, бухгалтерия, отдел маркетинга, группа логистики и служба сервиса. Генеральный директор организует работу и эффективное взаимодействие всех перечисленных структурных подразделений. 

Осуществление закупок входит в обязанности ПТК. ПТК  непосредственно подчиняется руководителю отдела. 

АУП  занимается обеспечение технической стороны функционирования ЗАО «НакалПром». В обязанности отдела входит:  ведение технического учета работы различного торгового оборудования;  составление технической отчетности;  анализ технических и экономических показателей работы;  планирование графиков ремонта оборудования;  осуществление контроля за соблюдением нормативных расходов материалов;  своевременное составление заявок на необходимые материалы или детали оборудования.

К функциям отдела маркетинга ЗАО «НакалПром» относятся следующие: 

1. Исследование рынков фирмы. Построение ИС маркетинга непосредственно в самой организации;

2. Формирование ценностного предложения целевым клиентам;

3. Конкурентное позиционирование компании и ее продуктов на целевых рынках;

4. Организация обратной связи с клиентами, оценка уровня их удовлетворенности;

5. Формирование лояльности клиентов к компании, развитие маркетинга партнерских отношений.

Общие функции маркетинга осуществляет руководитель отдела маркетинга — это управление, организация, планирование, прогнозирование и целеполагание, анализ, оценка, учет и контроль за осуществлением проводимой маркетинговой политики. 

Кроме того, в непосредственно подчинении генерального директора находятся директора подразделений, перечисленных на рисунке 4.

1. 1. 1. Программная и техническая архитектура ИС предприятия

Набором соответствующих инструментов технического, а также программного типа является непосредственно совокупность программ и аппаратов. Данные инструменты функционируют непосредственно для реализации 1-й или более 2-х и 3-х задач, имеющих между собой сходные особенности [31]. 

С помощью различного набора конструкций визуализируем нашу сеть, тогда результат будет виден на рисунке 5.

 

Рисунок 5  Визуализация сети

Для получения карточки инвентаризации необходимо выполнить подключение по WMI. Все происходит автоматически, если сеть настроена правильно.

В больших организациях с наличием IP-телефонии, большим количеством компьютеров, планшетов, ноутбуков, периферийного оборудования, серверного оборудования контролировать всю инфраструктуру сложно. Algorius Net Viewer в этом может помочь, в него можно импортировать начерченную в MS Visio схему предприятия для более наглядного представления инфраструктуры.

Располагаем и настраиваем все имеющиеся оборудование в соответствии с нашей гипотетической организацией, вымышленная виртуальная инфраструктура изображена на рисунке 6. Вполне очевидно, что так намного легче ориентироваться в сети предприятия.

Кроме того, так же есть возможность разбить все по слоям, чтобы видеть только самое необходимое, например, возникли неполадки в сети в N кабинете, оставим только необходимый и логически связанный с этим кабинетом слой и получим следующее (рисунок 7). Далее уже администратор сети анализирует доступность устройств, используя различные механизмы опроса.

 

Рисунок 6 – Сеть предприятия

 

Рисунок 7  Отключение слоев

Также, есть возможность включить автоматический периодический опрос устройства и тогда, когда оно станет по какой-либо причине недоступным, администратору придёт уведомление на экран. Предусмотрена возможность отправки сообщения на почту, SMS на телефон и сообщение в Telegram. Также можно задать автоматические действия при появлении тех или иных инцидентов, например, в данному случае, можем вывести сотруднику на экран сообщение с просьбой сохранить рабочую сессию и выполнить перезагрузку или же перезапустить АРМ без уведомления сотрудника, но это не всегда приемлемо.

Такая картина — «прямо перед глазами» позволяет увидеть вектор инцидента, из-за которого возникла проблема. В нашем случае, пропал доступ к АРМ. Видно, что коммутатор работает, следовательно, проблема со стороны АРМа. Главный плюс в том, что большая часть администрирования и контроля находится у администратора под рукой и не возникает необходимости куда-либо ходить и проверять все вручную.

Администратор сети может в несколько кликов получить информацию об устройстве: узнать состояние TCP соединений по протоколам, вывести на экран все содержимое таблицы IP-маршрутизации, осуществить локальное подключение к удалённому компьютеру, просмотреть его файловую систему, выполнить сканирование портов и т.д. На основе этой информации можно принять решение о защищённости сети в организации и предпринять соответствующие меры.

Страницы: 1 2 3 4 5