Автоматизация рабочего места менеджера отдела продаж ООО Икс 5 Технологии. Часть 2

Страницы: 1 2 3

2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

2.1 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»

2.1.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи

На рынке программных средств существуют готовые разработки для решения поставленной нами задачи автоматизации учета товарно-денежного оборота. Приведем краткое описание этих разработок, а также выясним их основные преимущества и недостатки на основании следующих характеристик:

– функциональность системы;

– гибкость и расширяемость;

– быстродействие;

– надежность и безопасность;

– простота эксплуатации и поддержки системы;

– материальные и временные затраты на внедрение.

Наиболее популярными системами автоматизации торговой и складской деятельности предприятий в России, являются программы «1С:Торговля и склад», «1С:Бухгалтерия».

«1С:Торговля и склад» предопределена для учета любых видов торговых операций. Благодаря гибкости и настраиваемости система способна выполнять все функции учета – от ведения справочников и ввода изначальных документов до получения всевозможных ведомостей и аналитических отчетов.

«1С:Торговля и склад» автоматизирует работу на всех этапах деятельности предприятия и позволяет:

– вести раздельный управленческий и финансовый учет;

– вести учет от имени нескольких юридических лиц;

– вести партионный учет товарного запаса с вероятностью выбора метода списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней);

– вести раздельный учет собственных товаров и товаров взятых на реализацию;

– оформлять закупку и продажу товаров;

– производить автоматическое начальное заполнение документов на основе раньше введенных данных;

– вести учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, детализировать взаиморасчеты по отдельным договорам;

– выполнять резервирование товаров и контроль оплаты;

­ вести учет денежных средств на расчетных счетах и в кассе;

– вести учет товарных кредитов и контроль их погашения;

– вести учет переданных на реализацию товаров, их возврат и оплату;

При применении программы «1С:Торговля и склад» пользователь имеет возможность:

– задать для каждого товара необходимое количество цен разного типа, хранить цены поставщиков, автоматически контролировать и оперативно изменять уровень цен;

– работать с взаимосвязанными документами;

– выполнять автоматический расчет цен списания товаров;

– быстро вносить изменения с помощью групповых обработок справочников и документов;

– вести учет товаров в различных единицах измерения;

– получать самую разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денег;

– автоматически формировать бухгалтерские проводки для «1С: Бухгалтерии».

Система «1С:Торговля и склад» имеет ряд недостатков:

1. Требует больших денежных затрат на приобретение.
2. Установить систему «1С:Торговля и склад» может не любой пользователь.
3. Для работы с системой персонал должен пройти специализированные курсы.

Таким образом, произведя анализ существующих программных разработок, мы пришли к следующему выводу: на рынке программного обеспечения уже существует множество программных разработок, которые направлены на решение сходных задач, однако их применение для конкретного предприятия ООО «ИТ Икс 5 Технологии» является нецелесообразным.

Предприятию требуется программное обеспечение, учитывающее особенности его структуры, специфику функционирования, позволяющее выполнять определенные функции учета, актуальные на данный момент, а также позволяющее производить гибкую настройку и расширение функционала в случае необходимости в будущем.

«1С:Бухгалтерия» – это универсальная бухгалтерская программа, позволяющая осуществить как простой, так и сложный учет. Она имеет возможность быть настроена самим бухгалтером на особенности бухгалтерского учета на своем предприятии, на любые изменения Законодательства и форм от-четности. «1С» может использоваться на любых предприятиях, в торговле, в бюджетных организациях, на заводах и т.д. Программа отличается удобством в работе, легкостью освоения, быстротой проведения операций. В ней есть возможности для ведения учета для одной организации на нескольких компьютерах и на одном компьютере для нескольких организаций [21].

Программа «1С:Бухгалтерия» предназначена для учета наличия и движения средств предприятия, т.е. ведения синтетического и аналитического учета, подготовки отчетности и первичных документов. «1С:Бухгалтерия» обеспечивает: ручной и автоматический ввод проводок; возможность корректировать план счетов, настраивать аналитический учет; анализ финансовой деятельности предприятия.

Программа представлена с большим набором форм бухгалтерской отчетности – главная книга, журналы-ордера, книги продаж и покупок и т.д. Кроме этого программа позволяет создавать и произвольные отчеты, отражающие особенности ведения учета на предприятии.

Исходя из этого можно сделать вывод о том, что хотя платформа 1C является наиболее прогрессивной с точки зрения адаптации базы данных под существующие в организации бизнес процессы, однако использование типовой конфигурации будет являться нерациональной, поскольку функциональной разработки является избыточным для данной организации и не отражает некоторые специфические его работы.

 

2.1.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи

 

Существует четыре основных варианта стратегии автоматизации:

– комплексная автоматизация;

– кусочная (хаотичная) автоматизация;

– автоматизация по участкам;

– автоматизация по направлениям [2].

Кусочная автоматизация предполагает под собой приобретение предприятием без конкретного стратегического плана отдельных фрагментов информационной системы, которые не способны оказать реальной пользы предприятию в целом. Дальнейшее развитие информационной системы предприятия связано с новыми, значительными затратами.

Автоматизация по участкам предусматривает автоматизацию отдельных производственных участков, объединенных по набору выполняемых функций.

Этот способ автоматизации выбирается при условии, если существуют участки, где применение автоматизированных систем дает значительный экономический эффект, например за счет сокращения персонала [4].

Автоматизация по направлениям подразумевает под собой автоматизацию отдельных направлений деятельности компании. В этом случае компания получает полную автоматизацию работы, например, кадровой службы, производства, бухгалтерии или логистики. Такой подход к автоматизации вполне нормален и в дальнейшем интеграция уже автоматизированных направлений в рамках всего предприятия не будет связана с серьезными препятствиями [18].

В рамках выбранной нами задачи производится автоматизация отдельного направления деятельности банка – прием платежей от физических лиц. В данном случае уместнее использовать стратегию автоматизации по направлениям деятельности, так как наша система автоматизации затронет лишь одно направление.

 

2.1.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи

 

Существует несколько способов приобретения информационных систем для автоматизации бизнес–процессов в организациях:

– Покупка готового решения;

– Заказ разработки у сторонних разработчиков;

– Разработка собственной системы [14].

Рассмотрим детально каждый из способов на предмет его применения к автоматизации поставленной задачи. При покупке готового решения необходимо выбрать такое решение, которое полностью будет соответствовать схемам ведения бизнеса в банке. Это очень сложно, так как производители систем автоматизации пытаются угодить всем потенциальным клиентам и их системы получаются перегруженными лишним функционалом, за который приходится платить, либо система представляет собой каркас для построения решения под конкретного потребителя. Оба эти варианта не подходят для решения поставленной задачи, так как приобретение готовой информационной системы для автоматизации по направлениям является не выгодным с точки зрения вложения денег в систему автоматизации.

Также напомним, что проведенный нами анализ показал, что на рынке  программных продуктов не существует ИС, целиком удовлетворяющей требованиям исследуемого нами банка. Заказ разработки у сторонних разработчиков позволит получить информационную систему, удовлетворяющую бизнес–правилам банка в настоящий момент. Однако при изменении бизнес–процессов в банке возможно потребуется ее переработка, что выльется в лишение затраты на реинжененринг имеющейся ИС.

Разработка собственной системы предполагает наличие у банка специалистов, способных провести анализ бизнес–процессов, разработать и внедрить систему их автоматизации. Так как автоматизируется одно небольшое направление деятельности банка, имеющимся работникам не составит особого труда провести весь комплекс работ по проектированию, разработке и внедрению системы автоматизации.

 

2.2 Обоснование проектных решений

 

Для более полного представления информационного обеспечения обратимся немного к теории. Обеспечение информацией управленческих структур производится, прежде всего, за счет организаций, специально занимающихся сбором данных (государственные органы статистики, научные центры различного типа). Большую роль в информационном обеспечении управленческих структур играют средства массовой информации, которые не только представляют большой массив информации, но и формируют на ее основе общественное мнение, воздействующее на управленческие решения [20].

Вторым важным направлением информационного обеспечения является формирование информационных данных для автоматической системы управления (АСУ). Вводимая в систему АСУ информация является необходимым элементом всей системы, без которой невозможно математическое, техническое, организационно–правовое ее функционирование. Информация, вводимая в систему, ее предмашинная обработка – основа современных автоматизированных информационных систем.

Третье направление информационного обеспечения связано с удовлетворением информационных запросов потребителей самого разнообразного типа: как организаций, учреждений, так и отдельных лиц. В этом случае в качестве информационного обеспечения выступают не только статистические данные, данные социологических опросов, данные архивов и пр. официальных учреждений, но и такие типы информации, как книжные и журнальные публикации, научные отчеты, диссертации и пр. Наиболее распространенной формой этого типа информационного обеспечения являются библиотеки, а в современных условиях все большее значение приобретают службы и центры анализа информации (например, в России – Всероссийский институт научной и технической информации, Всероссийский научно–технический информационный центр и др. информационные службы) [17].

Обобщив все вышесказанное, укажем, что под информационным обеспечением принято понимать совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации и информационных массивов. Саму структуру информационного обеспечения можно представить следующим образом (см. рис. 8):

 

Рисунок 8 ­ Структура информационного обеспечения системы

 

В нашем случае будут использоваться общепринятые и установленные международные, общесистемные и отраслевые классификаторы. Объекты в нашем случае классифицируются в соответствии с присущими им признаками. Признаки объектов делятся на основные и переменные. Основными являются признаки, однозначно определяющие классификационную группировку, в которую входит объект. Переменными являются семантические характеристики, не влияющие на отнесение объекта к классификационным группировкам.

Семантические характеристики могут быть обязательными и необязательными. Система классификации и созданные в соответствии с ней классификаторы должны однозначно определять принадлежность всех подлежащих классификации объектов и их семантических характеристик к классификационным группировкам.

Классификационные группировки должны быть вложенными, т.е. целиком входить одна в другую. Пересечение (неполное вхождение) группировок недопустимо. Каждый классифицируемый объект должен входить в одну классификационную группировку нижнего уровня иерархии.

Технологические классификаторы должны быть адаптированы к кругу конкретных задач. Связь классификационных кодов технологических классификаторов с общесистемным (используемым сервером) осуществляется посредством специальных таблиц соответствий классификационных кодов, при этом возможны переходы основных признаков объектов в переменные и наоборот.

При определении состава семантических характеристик объектов не включаются характеристики, значения которых могут быть получены путем автоматических вычислений на основе метрической информации и (или) значений других характеристик.

Система кодирования должна обеспечивать преобразование содержания объекта в соответствующее ему уникальное кодовое обозначение. Способ кодирования основывается на принятой системе классификации.

Символами, используемыми для кодирования, являются:

– арабские цифры 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9;

– буквы латинского алфавита от A до Z;

Коды, применяемые в процессе кодирования в рамках одного классификатора должны состоять из одинакового количества символов. Позиции кода определяют соответствующий уровень иерархии, т.е. принадлежность к классификационной группировке этого уровня. Каждая классификационная группировка должна иметь свой собственный уникальный код, однозначно определяющий все группировки, в которые она входит.

Отметим, что все входные и выходные документы будут соответствовать установленным требованиями формам. Все используемые при разработке решаемой нами задачи автоматизации  экранные формы будут соответствовать стандартным экранным формам, принятым в интерфейсе используемой среды разработки. Для построения экранных форм, необходимых для заполнения оперативной и условно – постоянной информации, нужно реализовать возможность внесения всех атрибутов сущностей, имеющихся в первичных документах.

База данных будет представлена как единый файл файл–серверной СУБД Сама база данных будет расположена на ЭВМ, подключенным в локальную сеть банка с возможностью ограничения прав доступа пользователей к файлу. Это позволит работать с базой данных всем сотрудникам–операционистам, в чьи обязанности входит работа с внутрибанковскими платежами.

 

2.3 Информационное обеспечение задачи

 

Техническое обеспечение автоматизированной системы – комплекс технических средств, предназначенных для обеспечения работы автоматизированной системы [21].

Для реализации поставленной нами задачи к уже имеющимся в банке аппаратным средствам необходимы дополнительные технические элементы. Итак, для реализации поставленной задачи необходимы следующие элементы технического обеспечения:

– Персональные ЭВМ;

– Сетевые адаптеры для ЛВС;

– Сетевые коммутаторы для ЛВС;

– Кабель UTP 5e, пач–крод UTP 5e;

– Устройства вывода информации (монитор, принтер);

– Устройства ввода информации (клавиатура, мышь);

Персональная ЭВМ должна соответствовать следующим критериям:

– Иметь возможность для запуска подходящей операционной системы

(Windows XP);

– Иметь производительность, достаточную для запуска офисных приложений и баз данных;

– Интерфейсы для подключения большинства периферийных устройств.

Сетевые адаптеры для ЛВС должны соответствовать следующим характеристикам:

– поддержка протокола Fast Ethernet;

– возможность установки в слот расширения PCI;

– наличие программного обеспечения под используемую ОС;

Устройства вывода информации монитор должны соответствовать таким характеристикам, как:

– совместимость с используемым в ЭВМ интерфейсом (VGA, DVI);

– соответствие рекомендуемым требованиям установленной ОС;

Устройства вывода информации, принтер, должны иметь:

– совместимость с используемым в ЭВМ интерфейсом (USB, LPT);

– наличие программного обеспечения для установленной ОС;

– возможность печати на листах А4;

– невысокая стоимость эксплуатации.

Для нормальной работы подойдет любой средний процессор от Intel или AMD. Но идеальным выбором будет процессор x64, который сможет одинаково управлять как 32–битовой, так и 64–битовой ОС (почти все ОС выпускаются в обоих вариантах).

Что касается ОЗУ, то ее необходимо иметь хотя бы 512Мб, чтобы обеспечить достаточно памяти для типичной прикладной рабочей нагрузки. Если рабочая нагрузка выше средней, при запуске одновременно множество приложений, тогда нужно задуматься о покупке большего объема памяти, примерно на 1Гб. Вообще, инвестиции в дополнительные модули памяти сугубо индивидуальны, и необходимо удостовериться, что компьютер, который приобретается, имеет достаточно дополнительных слотов, чтобы позже добавить дополнительную память.

Видеокарта должна иметь 64Мб графической памяти. При использовании материнской платы со встроенным видео можно взять вариант с одним из чипсетов, которые Intel’s 945G express, ATI’s RS400 или RS480 family.

Накопитель на жестком диске потребуется самый обыкновенный, например, Integrated Drive Electronics (IDE) винчестер 7200 оборотов в минуту и кэшом в 2Мб. Но, выбрав Serial Advanced Technology Attachment (SATA) драйв с 8Мб кэша и Native Command Queuing (NCQ), ОС будет добавлена производительность, особенно если нужно работать с несколькими приложениями одновременно [22].

2.3.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

 

Нормативно-справочная информация представляет 6 таблиц-справочников базы данных [7].

Перечень массивов справочной информации, необходимой для работы программы «Оптовая торговля», поля массивов, типы полей и ключи, уникально идентифицирующие каждую запись массива, приведены ниже (таблица 10­15):

− справочник «Менеджеры» содержит информацию о менеджерах, которые осуществляют продажу мужской и женской одежды, принимают товар;

Таблица 10

Справочник «Менеджеры»

 

 

— справочник «Единицы измерения» содержит информацию о единицах измерения продаваемых товаров, которые существуют на предприятии;

 

Таблица 11

Справочник «Единицы измерения»

− справочник «Цвета» содержит информацию о цвете товара;

Таблица 12

Справочник «Цвета»

 

 

— справочник «Товары» содержит информацию о товарах, поступающих и продаваемых компанией;

Таблица 13

Справочник «Товары»

 

 

— справочник «Поставщики» предназначен для хранения полной ин-формации о поставщиках, работающих с компанией;

 

Таблица 14

Справочник «Поставщики»

 

 

— справочник «Покупатели» предназначен для хранения полной ин-формации о покупателях товара компании.

 

Таблица 15

Справочник «Покупатели»

 

Оперативная информация представляет собой базу данных, в которой реализован механизм работы оптового торгового предприятия.

Перечень массивов оперативной информации, необходимой для работы программы «Оптовая торговля», поля массивов, типы полей и ключи, уникально идентифицирующие каждую запись массива, приведены ниже (таблица 16-19).

Таблица «Приходная накладная» содержит в себе информацию о принятом товаре на склад в магазине.

Таблица 16

«Приходная накладная»

 

Таблица «Приход» содержит в себе информацию о поставляемом товаре поставщиками по определенной накладной.

 

Таблица 17

«Приход»

 

Таблица «Расходная накладная» содержит в себе информацию о продажах товара юридическим лицам

Таблица 18

«Расходная накладная»

 

Таблица «Расход» содержит в себе информацию о продажах товара по определенной расходной накладной.

Таблица 19

«Расход»

 

Фрагмент схемы базы данных представлен на рисунке 9.

 

Рисунок 9 – ER-диаграмма модели данных

 

2.3.3 Характеристика результатной информации

 

Обработанная информация, подвергшаяся запросу пользователем системы «Оптовая торговля» представляет собой массив данных, в котором отображается необходимая запрошенная информация за определённый период времени по товарообороту на предприятии. Данная информация позволяет выводить приходные и расходные накладные за любой промежуток времени, товарные накладные, выписывать счета и гарантийные талоны при продаже товара.

В ходе разработки автоматизированного решения учета складских операций и реализации товара, результатными показателями являются печатные формы всех отчетов . Основным требованиям, предъявляемым к программному комплексу «Оптовая торговля» является формирование экранной формы и выходного документа на бумажном носителе. Выходной информацией задачи для пользователя являются отчеты по приходным и расходным накладным за определенный период, который изначально будет представлен в электронном виде, но по желанию пользователя, данный отчёт можно получить в форме бумажного документа (таблица 20).

Таблица 20

«Отчеты»

 

В таблице мы можем увидеть периодичность формирования отчетов.

По проектному решению выходные сообщения могут быть получены пользователем в любое удобное для него время. Но во время реального функционирования данной системы предполагается, что запросы для анализа остатков на складе торгового предприятия будут делаться ежедневно. Количество экземпляров выходного сообщения будет устанавливаться пользователем, который сможет самостоятельно определить количество копий благодаря интерфейсному решению разработчиков СУБД 1С. Получателями выходной информации станут директор и главный бухгалтер фирмы.

Система управления базами данных (СУБД) – это совокупность программных и лингвистических средств общего или специального назначения, обеспечивающих управление созданием и использованием баз данных [24].

Решение поставленной задачи будет выполняться не один раз, поэтому в процессе решения база данных будет постоянно пополняться новой информацией, которая в дальнейшем займет свое место при анализе товарооборота на предприятии. Перечень массивов, накапливаемый для последующих решений данной задачи, будет включать в себя все справочники, которые были определены в разделе «Нормативно-справочная информация».

Страницы: 1 2 3