Автоматизация расчетов с поставщиками и подрядчиками на примере ООО «Рост-М»

1  2  3  4

Содержание

Введение
1. Аналитическая часть
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности
1.1.2. Организационная структура управления предприятием
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению
2. Проектная часть
2.1. Разработка проекта автоматизации
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации
2.2. Информационное обеспечение задачи
2.2.1. Информационная модель и её описание
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации
2.2.3. Характеристика результатной информации
2.3. Программное обеспечение задачи
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
2.3.2. Характеристика базы данных
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)
2.3.4. Описание программных модулей
2.4. Испытания разработанного решения
2.4.1 Перечень объектов и функций, подлежащих испытаниям
2.4.2 Методы проведения испытаний
2.4.3 Проведение проверочных испытаний и их результаты
3. Обоснование экономической эффективности проекта
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта
Заключение
Приложения

Введение

В процессе ведения расчетов с поставщиками и подрядчиками возникает необходимость обработки, систематизации и хранении достаточного объема информации, который способен увеличиваться из года в год. В следствии чего возникает актуальная проблема, которая обращена на автоматизацию бухгалтерской отчетности, так как хранить большой объем информации стало уже сложно на бумажных носителях, но большинство организаций еще используют такой метод.
Автоматизация учета в хозяйствующих субъектах и подготовка финансовой отчетности в условиях рыночной экономики России является одной из труднейших задач, поскольку ежедневно может происходить от десятков до сотен фактов хозяйственной деятельности, которые должны найти отражение в учете.
Рассматривая процесс ведения бухгалтерского учета внутри организации или хозяйствующего субъекта, основной оценкой финансово-хозяйственной деятельности со стороны государства является бухгалтерская (финансовая) отчетность, налоговые декларации и т.д., которая имеет верные результаты при вводе информации.
Актуальность работы заключается в повышении эффективности процесса документооборота и отчетности с помощью применения информационных систем и технологий.
Объектом исследования является компания ООО « Рост ¬ М».
Предметом исследования является процесс автоматизации расчетов с поставщиками и подрядчиками.
Целью работы является автоматизация процесса расчетов с поставщиками и подрядчиками.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Дать технико-экономическое описание организации.
2. Охарактеризовать комплекс задач и обосновать необходимость автоматизации.
3. Проанализировать программные продукты и выбрать стратегию автоматизации.
4. Провести обоснование проектных решений.
5. Разработать проект автоматизации.
6. Дать описание информационному обеспечению задачи.
7. Описать программное обеспечение задачи.
8. Описать контрольный пример реализации проекта.
9. Обосновать выбор методики расчёта экономической эффективности проекта.
10. Рассчитать показатели экономической эффективности проекта.
Отметим, что методологическую основу исследования составили следующие методы: диалектический, метод структурного анализа, логический, сравнительный, исторический, хронологический, статистический, социологический, метод системного анализа, экономические методы.
Практическая значимость исследования состоит в том, что автоматизации расчетов с поставщиками и подрядчиками, помогут предприятиям повысить эффективность работы.

1. Аналитическая часть

1.1 Технико–экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

Компания ООО «Рост-М» является одним из известных представителей на рынке металлопроката в России.
В настоящее время Общество с ограниченной ответственностью Рост-М занимает достойное место в торговле металлопрокатных изделий по всей России.
Целью общества являются получение прибыли, а также удовлетворение материальных и иных потребностей членов.
Согласно Уставу ООО «Рост-М» основным видом деятельности является: оптово — розничная торговля.
Динамика основных показателей финансово-хозяйственной деятельности Рост-М представлена в таблице 1.
Анализ динамики выручки позволяет определить, какие изменения произошли в деятельности организации за исследуемый период. В 2018 году выручка компании в действующих ценах увеличилась на 51,6% и составила 6251 тыс. руб., в 2019 году она снизилась на 17% и составила 5191 тыс. руб., а в 2020 году по сравнению с 2017 выручка увеличилась на 25,9%, или 1068 тыс.руб.
Таким образом, в 2018 году выручка «Рост-М» в сопоставимых ценах по сравнению с 2017 годом увеличилась на 31,2%, что в абсолютном выражении составило 1245 тыс. руб. Однако, в 2012 году произошло снижение выручки в сопоставимых ценах на 367 тыс. руб. или на 7%. Но в 2019 году по сравнению с 2017 выручка в сопоставимых ценах увеличилась на 878 тыс. руб. или на 21%.
Динамика основных показателей финансово -хозяйственной деятельности ООО «Рост-М» за 2018-2021 годы представлена в таблице 1.
Таблица 1
Динамика основных показателей финансово-хозяйственной деятельности ООО «Рост-М» за 2018-2021 годы (тыс. руб.)

Тенденция увеличения наблюдается у показателя, как себестоимость. В 2019 году себестоимость реализованной продукции возросла на 38,5%, а в 2020 году составила 21,8%. Данное изменение произошло в результате перерасхода средств на сырье и материалы, готовую продукцию, что связано с увеличением цен на закупаемую продукцию.
Коммерческие расходы общества с ограниченной ответственностью за анализируемый период увеличились, как по сумме, так и по уровню. В 2019 году по сравнению с 2018 годом они увеличились на 14,5% и составили 2499 тыс. руб., что по уровню составляет 40% от общего объема выручки. В 2020 году коммерчески расходы в сумме снизились на 153 тыс. руб. и составили 2336 тыс. руб., а их уровень в 2020 году составил 45%. Также, в 2020 году по сравнению с 201 коммерческие расходы увеличились по уровню на 56,7%
За 2018-2020 годы сальдо межу прочими доходами и расходами «Рост-М» было отрицательным, при этом оно с каждым годом уменьшалось. Интенсивное снижение прочих расходов общества было обусловлено тем, что в последнее время для осуществления своей деятельности активно привлекаются заемные средства, а также уменьшены свои расходы на выполнение социальной миссии.
Рентабельность оборота за 2018-2020 годы снизилось на 6 процентных пунктов и в 2019 году составила 6,2%. Это свидетельствует о том, что в 2019 году 100 рублей выручки приносили обществу с ограниченной ответственностью «Рост-М» 6,2 рубля прибыли. А в 2020 году этот показатель снизился на 5,4 процентных пункта и составил 0,8 рубля прибыли со 100 рублей выручки.
Наличие и уменьшение суммы чистой прибыли, как источника средств для расширенного воспроизводства, является плачевным условием для любой организации, функционирующей в условиях рыночной экономики.
Чистая прибыль за исследуемый период ООО «Рост -М» варьируется. Рост чистой прибыли свидетельствует о том, что такие сферы деятельности организации, как торговля и оказание услуг работают удовлетворительно. По итогам 2020 года чистая прибыль общества с ограниченной ответственностью «Рост-М» составила 53 тыс. руб.
Дальнейший анализ экономической деятельности предприятия будет строиться на показателях прибыли и рентабельности за 2018 — 2020 гг., на основании бухгалтерского баланса (прил. №1), данные сгруппированы и оформлены в таблице 2.

Таблица 2
Показатели прибыли и рентабельности ООО «Металл-Контраст» за 2018- 2020 годы, тыс. руб.

Исходя из проведенных расчетов можно сделать следующие выводы:
Товарооборот в 2019 г. к 2018 г. увеличился на 1280 тыс. руб., или на 112,5%, в 2020 г. по сравнению с 2019 г. товарооборот возрос еще на 1260 тыс. руб. или на 111%, а в динамике, то есть сравнивая 2020 и 2018 года можно сказать, что товарооборот вырос на 2540 тыс. руб. или 124,9%.
Себестоимость покупных товаров в 2019 г. по сравнению с 2018 г. увеличилась на 1352 тыс. руб. или 125%, в 2012 по отношению к 2019 гг. себестоимость возросла на 628 тыс. руб. или 109%, тогда как в 2020 г. по сравнению с 2010 г. показатель увеличился на 1980 тыс. руб. или 137%.
Валовой доход 2019 г. по отношению к 2018 г. снизился на 420 тыс. руб. или составил 82%, сравнивая 2020 с 2019 г. можно сказать, что валовой доход увеличился на 538 тыс. руб. или 128%, сравнивая 2020 и 2018 гг. можно сказать, что показатель увеличился на 118 тыс. руб. или 105%.
Сравнивая издержки обращения 2019 г. с 2018 г. можно сказать, что они увеличились на 248 тыс. руб. или 107%, в 2012 г. по отношению к 2019 г. так же возросли еще на 67 тыс. руб. или на 102%, в 2020 г. по отношению к 2010 издержки обращения выросли на 315 тыс. руб. или 108,5%.
Анализируя прибыль от продаж можно сказать, что в 2019 г. по сравнению с 2018 г. она снизилась на 320 тыс. руб. или составила 72%, тогда как в 2020 г. она увеличилась по сравнению с 2019 г. на 565 тыс. руб. или 169,9%, в общем, за 2020-2018 года показатель возрос на 245 тыс. руб. или 121,7%.
Чистая прибыль 2019 г. по отношению к 2018 г. сократилась на 353 тыс. руб. или 62%, в 2020 г. по сравнению с 2019 г. увеличилась на 540 тыс. руб. или 192%, в 2020 г. по сравнению с 2018 г. чистая прибыль возросла на 119,9%, или 157 тыс. руб. составив тем самым 1125 тыс. руб.
Так же, важное значение имеют показатели ликвидности и платежеспособности предприятия, ведь они служат критерием оценки финансового состояния предприятия в краткосрочной перспективе. Термин «ликвидный» предусматривает беспрепятственное преобразование имущества в средства платежа. Чем меньше время, необходимое для превращения отдельного вида активов, тем выше его ликвидность. Таким образом, ликвидность предприятия — это его способность превратить свои активы в денежные средства платежа для погашения краткосрочных обязательств.
В ходе исследования был проведен анализ хозяйственных и экономических показателей деятельности предприятия. При проведении анализа хозяйственно-экономической деятельности было выявлено, что предприятие имеет положительную динамику товарооборота. А показатели ликвидности, несмотря на динамику увеличения, имеют уровень, ниже рекомендуемого нормативами.

1.1.2 Организационная структура управления предприятие

Под организационной структурой управления предприятием понимается соотношение полномочий, функций, прав, обязанностей, ответственности между управленческими и производственными звеньями в процессе производства и реализации продукции, проявляющиеся посредством информационных связей между ними и воздействующие на результаты хозяйственной деятельности.
К организационным структурам предъявляется множество требований, таких как оптимальность, оперативность, надежность, экономичность, гибкость, устойчивость, но основным из них является то, что организационная структура всегда должна соответствовать стратегии предприятия [6].
В данном разделе описывается организационная структура ООО «РОСТ-М». На рисунке 1 наглядно рассмотрим организационную структуру исследуемой организации.
В подчинении у генерального директора находится исполнительный директор. Исполнительный директор следит за организацией работы и эффективного взаимодействия всех структурных подразделений организации, принимает меры по повышению эффективности работы. В подчинении у исполнительного директора находится: главный бухгалтер, специалист по кадрам, менеджеры продаж и начальник складских помещений.
Главный бухгалтер несет ответственность за формирование учетно-хозяйственно деятельности, ведение бухгалтерского учета, предоставление в декларации в налоговые органы, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности исполнительному директору.
Начальник складов занимается управлением всех складских помещений, контролирует сохранность товара на складах, руководит работами по приему, рациональному размещению, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей на складе, организация проведения погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением правил охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, документационное обеспечение как внутри подразделения, так и в связке с другими подразделениями компании.
Специалист по кадрам занимается обеспечением подбора и подготовки персонала, ведением кадрового учета и т. д., подчиняется исполнительному директору.
Все менеджеры продаж подчиняются исполнительному директору. Организационная структура ООО «Рост-М» представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 Организационная структура ООО «Рост-М»

Функция управления в организации ООО «Рост-М» занимает первоочередное значение. Важно, чтобы не было лишних уровней управления, когда дело касается решения отдельных вопросов. Каждый сотрудник четко знает свои права и обязанности и добросовестно исполняет их. По результатам проведенного анализа, можно сделать вывод о том, что явных проблем в системе управления не проявляется. Существует понятное для всех сотрудников распределение управленческих функций.
Функциональная структура — это моделирования функций, выполняемых рассматриваемой информационной системой/объектом, путем создания описательного структурированного графического изображения, показывающего что, как и кем делается в рамках функционирования объекта и объектов, связывающих эти функции, с учетом имеющейся информации.
Функциональная модель сети процессов обработки информации должна создаваться в соответствии со следующим примерным перечнем требований:
— строится с точки зрения руководства предприятия. При таком подходе модель должна включать все процессы и их элементы, влияющие на производство конечной продукции;
— содержать процессы, определенные как обязательные в рамках требований соответствующей нормативно-технической документации;
— охватывать все стадии жизненного цикла продукции, относящиеся к сфере деятельности предприятия [7].
Функциональная модель создана с учетом функции оказания качественных услуг по продаже строительного материала. С помощью функциональной модели, мы, можем, наглядно посмотреть благодаря каким основным функциям реализовывается работа организации.
Функциональная модель ООО «Рост-М», представлена в виде дерева функций на рисунке 3.
На данной схеме отражены основные функции ООО «Рост-М». В рамках данной работы более подробно рассмотрим функции, которые входят в обеспечение основной деятельности фирмы, так как именно эти функции организации являются основополагающими в основном бизнес-процессе «Продажа строительного материла» в организации.
Рассмотрим основные функции, которыми управляет предприятие, более подробно.
Осуществление закупки товара: на данном этапе осуществляется составление списка для закупки строительного материала и последующее взаимодействие с заводами изготовителями. Исполнителем этой функции является исполнительный директор.
Исследование и анализ рынков сбыта продукции: на данном этапе происходит исследование конкуренции на рынке, проведение рекламных кампаний и исследование предпочтений потребителей. Исполнителем этой функции является зам. ген. директора, который имеет образование в сфере маркетинга.
Ведение бухгалтерского учёта: заключается в составлении отчётности по инвентаризации, составлении отчётности для налоговых органов, учёт движения материальных средств, начисление заработной платы сотрудникам, ведение баланса. Исполнителем этих функций является главный бухгалтер и бухгалтер.
Организация работы с персоналом: организация на данном этапе занимается обеспечением подбора и подготовки персонала, ведением кадрового учёта, осуществлением составления приказов об увольнении\принятии\отпуске, составление штатного расписания, повышение квалификации сотрудников, мотивация персонала. Исполнителем этих функций является специалист по кадрам.
Организация продажи продукции: на данном этапе происходит весь процесс продажи товара от планирования продаж до заключения договоров на поставку клиенту. Осуществляют эти функции менеджеры по продажам, которые сидят в офисе.
Ведение складского учёта: на этом этапе происходит прием стройматериала от заводов, его хранение в надлежащих условиях и отпуск конечному потребителю.
Организация доставки товара клиенту: составление необходимой документации, загрузка и выгрузка товара, подготовка экспедиции подробно отправке и приемке товара. Руководителем этих функций является начальник складов и кладовщик.

1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия

Программно-аппаратный комплекс – это набор технических и программных средств, работающих совместно для выполнения одной или нескольких сходных задач [31].
С помощью различного набора конструкций визуализируем нашу сеть, тогда результат будет виден на рисунок 2.

Рисунок 2 Визуализация сети
Для получения карточки инвентаризации необходимо выполнить подключение по WMI. Все происходит автоматически, если сеть настроена правильно.
В больших организациях с наличием IP-телефонии, большим количеством компьютеров, планшетов, ноутбуков, периферийного оборудования, серверного оборудования контролировать всю инфраструктуру сложно. Algorius Net Viewer в этом может помочь, в него можно импортировать начерченную в MS Visio схему предприятия для более наглядного представления инфраструктуры.
Располагаем и настраиваем все имеющиеся оборудование в соответствии с нашей гипотетической организацией, вымышленная виртуальная инфраструктура изображена на рисунок 2. Вполне очевидно, что так намного легче ориентироваться в сети предприятия.
Кроме того, так же есть возможность разбить все по слоям, чтобы видеть только самое необходимое, например возникли неполадки в сети в N кабинете, оставим только необходимый и логически связанный с этим кабинетом слой и получим следующее (рис. 3). Далее уже администратор сети анализирует доступность устройств, используя различные механизмы опроса.

Рисунок 3 Сеть предприятия

Рисунок 4 Отключение слоев

Также, есть возможность включить автоматический периодический опрос устройства и тогда, когда оно станет по какой-либо причине недоступным, администратору придёт уведомление на экран. Предусмотрена возможность отправки сообщения на почту, SMS на телефон и сообщение в Telegram. Также можно задать автоматические действия при появлении тех или иных инцидентов, например, в данному случае, можем вывести сотруднику на экран сообщение с просьбой сохранить рабочую сессию и выполнить перезагрузку или же перезапустить АРМ без уведомления сотрудника, но это не всегда приемлемо.
Такая картина — «прямо перед глазами» позволяет увидеть вектор инцидента, из-за которого возникла проблема. В нашем случае, пропал доступ к АРМ. Видно, что коммутатор работает, следовательно, проблема со стороны АРМа. Главный плюс в том, что большая часть администрирования и контроля находится у администратора под рукой и не возникает необходимости куда-либо ходить и проверять все вручную.
Администратор сети может в несколько кликов получить информацию об устройстве: узнать состояние TCP соединений по протоколам, вывести на экран все содержимое таблицы IP-маршрутизации, осуществить локальное подключение к удалённому компьютеру, просмотреть его файловую систему, выполнить сканирование портов и т.д.. На основе этой информации можно принять решение о защищённости сети в организации и предпринять соответствующие меры.

1  2  3  4