Автоматизация учета и обработки заявок пользователей. Часть 5

Страницы 1 2 3 4 5

1. Экономический раздел
   1. Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности

Под оценкой экономической рентабельности ИС принято понимать процесс, включающий в себя обоснование, измерение, определение того, насколько нужным и эффективным в экономическом плане стало для компании внедрение ИС. При всем этом, полезность рассматривается в виде обычного денежного эквивалента той разницы доходов/расходов компании в результате инвестиций в новую ИС.

Методом подсчета эффективности ИС можно назвать способ или средство для проведения полноценной оценки ИС. Такие способы обычно состоят как из формальных, так и неформальных процедур, при этом неформальными являются не основанные на цифровых данных, субъективные и быстрые процедуры оценки. Формальные же более рациональные, объективные, базирующиеся на простых данных механизмы оценки.

Сегодня внедрение современной ИС – дело достаточно дорогое. Нахождение компаний в рыночном секторе требует, как минимум, анализа возможных экономических последствий, а лучше – полной оценки эффективности каждого шага в процессе преобразования системы управления компанией. 

Оценить экономическую эффективность ИС – дело сложное и трудоемкое, требует множества не только технических, но и экономических навыков. И лишь совокупность этих двух составляющих позволит привести к достоверному и точному результату анализа.

Следует учитывать также и тот факт, что внедрение информационных систем проходит несколько этапов:

— проектирование и формулировка требований;

— приобретение информационных систем;

— внедрение информационных систем;

— сопровождение использования ИС.

Специалисты разработки, продвижения и сопровождения ИС должны уметь проводить предварительную экспертизу нового проекта. Также их задачей является постоянный мониторинг системы на совпадение внедряемых технологий и стратегий развития компании. И процесс оценки затрат и достигаемого эффекта должен быть непосредственно процессом – процедурой, которую важно проводить на протяжении всего этапа разработки и внедрения системы, чтобы потом реально влиять на продолжение роста.

Критерий оценивания экономической эффективности — минимум затрат. При этом считается, что чем больше участков управленческих работ автоматизировано, тем эффективнее используется техническое программное обеспечение.

Таким образом, исходя из всего выше сказанного, можно сделать вывод, что процесс оценки экономической эффективности информационных систем сложен и неоднозначен. Подходить следует индивидуально в каждом конкретном случае, но опираясь на определенные методики, что позволит исключить «человеческий фактор» и снизить погрешности ввиду отсутствия каких либо данных.

В нашем случае, т.к. система создается не для продажи, а для реализации на одном предприятии, нужно рассчитать экономическую эффективность исходя из снижения затрат на производство. Во время ее расчета нужно сравнить результаты обработки данных, полученные при стандартном бизнес-процессе и после установки разработанной системы. Прямая эффективность автоматизированной обработки демонстрируется в показателе уменьшения экономических стоимостных затрат на обработку данных. В процесс оценки прямой эффективности с единиц стоимости проводятся две группы показателей – снижение трудозатрат и снижение стоимости.

Для расчета изменения трудозатрат на обработку данных применяется такая система параметров:

1. Абсолютный показатель уменьшения трудозатрат на обработку информации

ΔТ=Т₀-Т₁ (4.1.1)

где Т₀ является годовой трудоемкостью обработки данных в базисном варианте;

Т₁ определяется как годовая стоимость обработки данных в проектируемом варианте.

1. Параметр снижения трудозатрат

K_т=(ΔТ/Т₀)*100 (%) (4.1.2)

1. Величина снижения трудозатрат, показывающая рост производительности труда в обработке данных.

Y_т=Т₀/Т_1в (4.1.3)

К показателям стоимости обычно относят абсолютное уменьшение стоимости (ΔC), параметр относительного уменьшения стоимости затрат (К_C), индекс уменьшения стоимости затрат (Y_C):

1. Параметр снижения стоимости затрат 

ΔС=С₀-С₁ (4.1.4)

где С₀ определяется как годовая стоимость обработки данных в базисном варианте;

С₁ является годовой стоимостью обработки данных в проектируемом варианте.

1. Величина эффективности затрат:

K_c=(ΔС/С₀)*100 (%) (4.1.5)

1. Параметр изменения стоимости затрат 

Y_c=С₀/С₁ (4.1.6)

Кроме приведенных выше показателей рекомендуется также рассчитывать время окупаемости затрат на реализацию проекта автоматизированной обработки данных (Т_ок), рассчитываемый обычно в годах, частях года или месяцах года:

Ток = К_П /ΔC (4.1.7),

где К_П представляют затраты на реализацию проекта (проектирование и внедрение).

А также расчетный коэффициент рентабельности капитальных затрат:

Ер = 1/Ток (4.1.8)

1. 1. Расчёт показателей экономической эффективности проекта

Произведем сравнение суммы затрат для базового варианта и программы автоматизации. Стоимость накладных расходов не учитывается, т.к. для работы компьютера необходима только электроэнергия, а ее стоимостью в наших расчетах можно пренебречь. 

Исходные данные для расчёта приведены в Табл. :

Табл. Исходные данные

Тогда  операции технологического процесса при базовом и проектном варианте  за год и их  характеристики представлены в таблице 1.2 и таблице 1.3

Таблица 1.2

Базовый вариант

 

Таблица 1.3

Проектный вариант

Абсолютный показатель снижения трудовых затрат на обработку информации:

ΔТ=1275,99  — 266,60=1009,39 часов в год

Коэффициент снижения трудовых затрат

K_т=(1275,99-266,60)/1275,99*100%=79 %

Показатель снижения стоимостных затрат

ΔС=458587,26 — 96652,71=361934,55 рублей в год

Допустим, что затраты на разработку составят только заработную плату разработчикам. В проекте задействовано 2 сотрудника со средней заработной платой 70000 рублей, срок разработки – 1,5 месяца, следовательно, общая стоимость разработки – 70000*2*1,5=210000 рублей.

Срок окупаемости затрат на внедрение проекта машинной обработки информации:

Т_ок =210000/361934,55=0,58 год. (0,58*12мес=7 мес)

Окупаемость затрат на внедрение проекта составляет около 7 месяцев.

Расчётный коэффициент эффективности капитальных затрат составит:

Ер =  1 / Ток=1/0,58 =1.72

На рисунке 21 приведена диаграмма сравнения базового и проектного вариантов трудовых затрат, на рисунке 22 – стоимостных затрат.

 

Рис.21 Диаграмма сравнения базового и проектного вариантов трудовых затрат обработки информации.

 

Рис.22 Диаграмма сравнения базового и проектного вариантов стоимостных затрат обработки информации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате выполнения данной работы была достигнута цель автоматизации бизнес-процесса обращения пользователей в ИТ-отдел компании  ООО «ЭлектроПрофи» на основе программного продукта ELMA BPM.

В ходе выполнения работы были изучены основы сервисного подхода обслуживания пользователей ИС компании, проанализирована текущая схема работы ИТ-отдела по обработке поступающих заявок. Большинство процессов в компании происходит с помощью ИТ, часть процессов нуждается в доработке. Система приёма обращений от пользователей является неунифицированной, что приводит к потерям рабочего времени и части информации.

Анализ методологии ITIL показал, что в нём систематизирован передовой опыт управления IT-процессами. Из данной методологии были взяты две практки, являющиеся необходимыми для полноценной работы процесса по заявкам. Это процесс «Управление проблемами» и «Управление базой знаний». В системе ELMA BPM сделаны шаблоны этих процессов. 

На основе рекомендаций методологии ITIL о необходимости при оказании услуг иметь Соглашение об уровне предоставления услуг, был разработан Каталог услуг. Он позволяет унифицировать категории и типы услуг, вести нормирование типовых операций, что даёт возможность автоматически рассчитывать плановое время исполнения заявки.

Проведён обоснованный выбор системы BPMS с учётом текущей ситуации в стране и необходимостью импортозамещения. Была проведена регистрация в компании вендора системы (г. Ижевск, ELMA), получена бесплатная версия системы, на которой велась разработка прототипа.

В практической части выполнены следующие мероприятия для решения поставленных задач:

1. Разработаны технические требования для проектируемой системы;
2. Разработана объектная модель бизнес-процесса;
3. Спроектированы 8 макетов и описания отчётов в системе;
4. Выполнено моделирование процессов;
5. Разработано 5 сценариев на языке С#, которые участвуют в процессах;
6. Выполнен расчёт показателей эффективности.

В результате выполнения работы получена автоматизированная система, готовая для работы специалистов. Был автоматизирован бизнес-процесс «Заявка в ИТ-отдел», спроектированы шаблоны процессов «Управление проблемами», «Управление базой знаний», разработан Каталог услуг, упрощен процесс формирования заявки и дальнейшей работы с пользователем, сокращены трудозатраты специалистов ИТ-отдела.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Ингланд, Р. Введение в реальный ITSM / Р. Ингланд. – М.: Лайвбук, 2010. — 132 с.
2. Бурков В.Н., Ириков В.А. Модели и методы управления системами предприятия. — М.: Юнити, 2010. – 408 с.
3. Руководство по библиотеке ITIL и ее место в современном ITSM. [Электронный ресурс] // URL: atlassian.com/ru/itsm/itil/ (Дата обращения:07.04.2022).
4. Процесс управления инцидентами. [Электронный ресурс] // URL:atlassian.com/ru/itsm/incident-management/ (Дата обращения: 07.04.2022)
5. Comindware — Современная low-code платформа для максимально быстрого построения цифровых решений для основных функций организации. [Электронный ресурс] // URL:comindware.com/ru/ (Дата обращения:08.04.2022).
6. Что такое Первая форма. [Электронный ресурс] // URL:1forma.ru/ (Дата обращения:08.04.2022).
7. Кулагин В., Сухаревски А., Мефферт Ю. Digital@Scale : Настольная книга по цифровизации бизнеса / Владимир Кулагин, Александр Сухаревски, Юрген Мефферт. М. : Интеллектуальная Литература, 2019. — 293 с.
8. Теория и практика цифровой трансформации. [Электронный ресурс] // URL: elma-bpm.ru/ journal/teoriya-i-praktika-cifrovoj-transformacii/ (Дата обращения:09.04.2022).
9. 2021: Ключевые вендоры российского рынка BPM-систем. [Электронный ресурс] // URL: https://www.tadviser.ru/ (Дата обращения:10.04.2022).
10. Лучшие BPM-системы 2021 года. [Электронный ресурс]  // URL: https://top10-bpm.ru/ (Дата обращения: 10.04.2022).
11. Системы для управления бизнес-процессами ELMA. [Электронный ресурс] URL: https://www.elma-bpm.ru/ (Дата обращения: 10.04.2022).
12. ГОСТ 34.602-89. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы. – М.: Стандартинформ. – 2009. – 19 с. 
13. Платформа ELMA BPM. Краткое руководство. [Электронный ресурс] URL: https://www.elma-bpm.ru/KB/help/elma_bpm_quick_start.pdf (Дата обращения 10.04.2022).
14. Что такое Управление знаниями. [Электронный ресурс] URL: https://www.atlassian.com/ru/itsm/knowledge-management (Дата обращения 16.05.2022).
15. Цифровая трансформация с помощью BPMS. [Электронный ресурс] URL: https://www.elma-bpm.ru/product/bpm/digital_transformation.html (Дата обращения 26.05.2022).

1. Статья 1027. Договор коммерческой концессии ГК РФ (часть вторая) от 26.01.1996 N 14-ФЗ (ред. от 18.03.2019, с изм. от 03.07.2019) // Собрание законодательства РФ, 29.01.1996, N 5, ст. 410.
2. ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-2010 Информационная технология (ИТ). Системная и программная инженерия. Процессы жизненного цикла программных средств. – М.: Стандартинформ. – 2011. – 188 с.
3. ГОСТ Р 54147-2010 Стратегический и инновационный менеджмент. Термины и определения. – М.: Стандартинформ. –2011. – 48 с.
4. ГОСТ 34.602-89. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы. – М.: Стандартинформ. – 2009. – 19 с. 
5. ГОСТ 7.32—2017 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления. – М.: Издательство стандартов.  – 2018. – 27 с.
6. Р 50.1.028-2001 Информационные технологии поддержки жизненного цикла продукции. Методология функционального моделирования. – М.: – Издательство стандартов. – 2001. – 54 с.
7. Лисицин В. Г. Организационно-экономическое обоснование создания и внедрения сайта и программного продукта : учебное пособие / В. Г. Лисицин ; Дон. гос. техн. ун-т. — Ростов-на-Дону, 2013. — 84 с.
8. Маркетинг: Учебник / Соловьев Б. А., Мешков А. А., Мусатов Б. В. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2017. — 336 с.
9. Чернухина Г.Н. Организация торговли. — М.: Московский финансово-промышленный университет «Синергия», 2018. — 385 с.
10. Авдеева Е.А. / CRM-система как основа повышения конкурентноспособности организации / Авдеева Е.А , Чаплыгина А.У. // Концепт. — 2017. — №13. — С. 4-8.
11. Билалова Э.А. Способы продвижения бренда // Вестник науки и образования. — 2019. — №22(76). — С.58-61.
12. Динисенко И.А. Особенности и тенденции продвижения дополнительных профессиональных образовательных услуг // Сервис plus. — 2019. — №3. — С.41-50.
13. Ермакова К.Л. Использование инструментов маркетинга для продвижения фирмы / Ермакова К.Л., Штоколова К.В. // Политика, экономика и инновации. — 2018. — №5(22). — С.56-61.
14. Карпова М.К. Продвижение малого бизнеса в сети Интернет // Наука. Общество. Государство. — 2019. — №7. — С.124-129.
15. Лунева М. С. Автоматизация маркетинга и процессов продаж на предприятии / М. С. Лунева, Г. И. Курчеева // Телекоммуникационные
    технологии: Актуализация и решение проблем подготовки высококвалифицированных кадров в современных условиях — Хабаровск : Изд-во НИРиДО УМО : РИГ ХИИК (филиал) СибГУТИ, 2020. – С. 69-71.
16. Муратова Е.А. Интернет-продвижение образовательных услуг // Московский экономический журнал. — 2019. — №9. — С.78-83.
17. Романова В.А. Контекстная реклама как инструмент продвижения малого бизнеса на примере Яндекс.Директ / Романова В.А., Макарчук Ю.С. // StudNet. — 2019. — №4. — С.64-66.
18. Ускенбаева Р.К. / CRM система как необходимый компонент успешного бизнеса / Ускенбаева Р.К., Булегенов Д.А. // Молодой ученый. — 2016. — №10. — С.101-105.
19. Хворост В.С. Веб-сайт как инструмент продвижения компании в сети Интернет / Хворост В.С., Шутько Н.П. // Труды БГТУ. Серия 3: Физико-математические науки и информатика. — 2019. — №2. — С.93-99.
20. Лунева М. С. Анализ способов продвижения продуктов на рынке в сети интернет [Электронный ресурс] / М. С. Лунева, Г. И. Курчеева // Информационные технологии в образовании, науке и производстве = Information technology in education, science and industry : докл. 7 междунар. науч.-техн. интернет-конф., Минск, 16–17 нояб. 2019 г. — Режим доступа: http://www.bntu.by/mido-ntik7.html.
21. Музыкальная школа для взрослых и детей [Электронный ресурс] // Музыкальная школа RockStarsSchool. URL: https://rockss.ru/ (дата обращения 4.04.2020);
22. Самоучитель CSS [Электронный ресурс] / htmlbook.ru. URL: http://htmlbook.ru/samcss (дата обращения 15.03.2020).
23. Самоучитель HTML [Электронный ресурс] / htmlbook.ru. URL: http://htmlbook.ru/samhtml (дата обращения 20.03.2020).
24. Сервис для формирования схем и диаграмм [Электронный ресурс] // Draw.io. URL https://www.draw.io/ (дата обращения: 21.04.2020).
25. Яндекс.Директ – контекстная реклама на Яндексе [Электронный ресурс] // Яндекс Директ. URL: https://direct.yandex.ru/ (дата обращения 8.04.2020);

Страницы 1 2 3 4 5