Содержание
ВВЕДЕНИЕ
Глава 1. Аналитическая часть
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности
1.1.2. Организационная структура управления предприятием
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению
Глава 2. Проектная часть
2.1. Разработка проекта автоматизации
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации
2.2. Информационное обеспечение задачи
2.2.1. Информационная модель и её описание
2.2.2. Характеристика нормaтивно-спрaвочной, входной и оперативной информации
2.2.3. Характеристика результатной информации
2.3. Программное обеспечение задачи
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
2.3.2. Характеристика базы данных
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)
2.3.4. Описание программных модулей
2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание
Глава 3. Обоснование экономической эффективности проекта
3.1. Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности
3.2. Расчёт показателей экономической эффективности
Заключение
Список использованных источников
Приложения
Введение
Информационные технологии в бизнесе позволят не только увеличить производительность труда сотрудников, но и снизить издержки на выполнение бизнес-процессов, повысить качество оказываемых услуг и производимых товаров. Тем не менее, даже в настоящее время всеобщей автоматизации имеются компании, которые в составе своей деятельности имеют слабо автоматизированные бизнес-процессы. Обычно для таких процессов используется компьютерная техника, но большая часть операций по обработке информации и формированию выходных данных выполняется вручную.
В данной выпускной квалификационной работе рассматривается задача автоматизации учета постояльцев сети хостелов «Живем вместе». Актуальность темы работы заключается в необходимости создания возможности получения оперативной информации о занятости номеров в хостелах и общего повышения производительности труда сотрудников, отвечающих за учет постояльцев.
Объектом исследования выпускной квалификационной работы является предприятие ООО «Живем вместе».
Предметом исследования выступают бизнес-процессы учета постояльцев в сети хостелов «Живем вместе».
Цель ВКР – создать информационную систему для автоматизации учета постояльцев.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- Изучить деятельность компании ООО «Живем вместе»: рассмотреть основные показатели деятельности, организационную структуру, программную и техническую архитектуру.
- Исследовать и проанализировать текущую организацию бизнес-процессов учета постояльцев, выявить недостатки, которые предполагается устранить путем автоматизации.
- Проанализировать программное обеспечение имеющееся на рынке ПО и предназначенное для решения выявленных проблем.
- Выбрать и обосновать стратегию автоматизации выбранных задач.
- Обосновать проектные решения по информационному, программному и техническому обеспечению.
- Разработать проект автоматизации: выбрать стандарт организации жизненного цикла проекта, выделить его основные этапы, описать возможные риски реализации и мероприятия для уменьшения вероятность их возникновения.
- Реализовать информационную систему, удовлетворяющую обозначенным требованиями с помощью выбранных средств разработки.
- Протестировать работоспособность ИС на контрольном примере.
- Обосновать экономическую эффективность автоматизации учета постояльцев в компании.
Решение обозначенных задач позволит руководству компании иметь доступ к актуальной информации о занятости номерного фонда, а также увеличить производительность сотрудников предприятия, в должностные обязанности которых входит учет постояльцев и формирование соответствующих документов.
Глава 1. Аналитическая часть
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности
Хостел (англ. hostel «общежитие») – система размещения, предоставляющая своим постояльцам на короткий или длительный срок жильё, представляющее собой, как правило, спальное место без дополнительных удобств в комнате.
Сеть хостелов «Живем вместе» объединяет три объекта на 150, 120 и 100 мест соответственно. На каждом объекте имеются восьми- и шестиместные номера. Стоимость одного места в номерах различная. Для восьмиместных она составляет 160 рублей в сутки за одно место, а для шестиместных – 200 рублей в сутки.
Основной целевой аудиторией для компании являются предприятия с вахтовым методом работы сотрудников. Однако, небольшой процент клиентов являются частными лицами.
Постоянными клиентами сети хостелов являются 6 организаций, которые в среднем обеспечивают заполнение общежитий на 60, 45 и 30 процентов.
В таблице 1 представлены общие показатели деятельности компании за 2019 год.
Таблица 1 Общие показатели деятельности за 2019 г.
1.1.2. Организационная структура управления предприятием
Организационную структуру компании можно представить в виде схемы, изображенной на рисунке 1.
Рисунок 1 – Организационная схема компании
Во главе учреждения стоит совет учредителей, в непосредственном подчинении у которого находится директор, бухгалтер, специалист по кадрам и начальник службы безопасности.
Директор отвечает за организацию работы хостелов, в непосредственном подчинении у него находятся управляющие хостелами. Бухгалтер отвечает за ведение финансового и налогового учета деятельности компании, проведение финансовых операций с поставщиками и клиентами компании (юридическими лицами). Специалист по кадрам ведет кадровый учет, отвечает за прием сотрудников, их увольнение, обучение. Начальник службы безопасности контролирует работу охранников, которые отвечают за охрану объектов и организацию порядка внутри самих хостелов.
Во главе каждого отдельного хостела находится управляющий, которому подчиняются все сотрудники: комендант, уборщицы, сантехник, электрик. Комендант отвечает за размещение клиентов на местах и учет размещений. Уборщицы следят за поддержанием порядка и соблюдением санитарных норм в комнатах.
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия
Архитектура информационной системы – концепция, определяющая модель, структуру, выполняемые функции и взаимосвязь компонентов информационной системы.
Аппаратная архитектура предприятия отображена на рисунке 2.
Рисунок 2 – Аппаратная архитектура предприятия
Компьютеры в своей деятельности используются управляющим и комендантами для учета клиентов и формирования отчетов о работе хостела.
Характеристики компьютеров:
- процессоры AMD A8-A10 с частотой 1,8-2,4 ГГц;
- 4-8 ГБ оперативной памяти;
- 500-1000 ГБ жесткий диск.
Компьютеры в каждом хостеле объединены в локальную сеть с помощью маршрутизатора. Также организована WI-FI сеть для подключения беспроводных устройств клиентов.
Программная архитектура включает совокупность всех программных продуктов, технологий, интерфейсов, которые используются на предприятии для выполнения выбранных бизнес-процессов.
Программная архитектура предприятия отображена на рисунке 3.
Рисунок 3 – Программная архитектура предприятия
На всех рабочих компьютерах конечных пользователей установлены операционные системы Microsoft Windows 10. Также используется следующее программное обеспечение:
- пакет офисных программа Microsoft Office 2013;
- веб-браузер Google Chrome;
- Антивирус Касперского.
Этого программного обеспечения достаточно для выполнения всех требуемых функций.
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов
Для выделения и анализа основных бизнес-процессов деятельности компании по учету постояльцев воспользуемся структурно-функциональным моделированием этой деятельности. В качестве основной методологии построения функциональных моделей выступает IDEF0.
Данная методология описания бизнес-процессов предполагает указание не только стандартных входов и выходов, но и дополнительных входов. Всего в данном стандарте выделяют три типа входа: первый так и называется вход, второй – управлением, а третий – механизмом.
Стандарт IDEF0 регламентирует с помощью входа (первый тип входных данных) показывать объекты, которые преобразуются в данном бизнес-процессе, это могут информационные и материальные потоки. С помощью управления (второй тип) показывают объекты, которые управляют выполнением бизнес-процесса. С помощью механизмов (третий тип) необходимо показывать объекты, которые непосредственно осуществляют данный бизнес-процесс: сотрудники, технические средства, информационные системы. На выходе бизнес-процесса показывают результат его выполнения.
На первом этапе построения IDEF0-модели система представляется как единое целое. Основная цель данного этапа – выявить входные и выходные данные, а также механизмы и правила для данной системы. Диаграмма данного этапа называется контекстной.
Контекстная диаграмма деятельности по учету постояльцев, изображена на рисунке 4 (для построения диаграмм использовалось CASE-средство AllFusion Process Modeler 7).
Рисунок 4 – Контекстная IDEF0-диаграмма
В качестве входных данных для рассматриваемой деятельности выступают данные постояльца (документы, подтверждающие личность, чаще всего паспорт) и журнал учета постояльцев. Результатом работы являются записи в журнале учета и отчет о работе хостела.
Механизмами, выполняющими рассматриваемую деятельность, являются комендант и управляющий. Вся деятельность осуществляется в соответствии с регламентами учета постояльцев.
Следующий этап моделирования бизнес-процессов – декомпозиция контекстной диаграммы на блоки, составляющие моделируемую деятельность.
Диаграмма декомпозиции изображена на рисунке 5.
Рисунок 5 – Диаграмма декомпозиции
Учет постояльцев состоит из четырех основных бизнес-процессов:
- проверка документов;
- внесение данных о заселении;
- внесение данных о выселении;
- формирование отчетов о работе хостела.
Первые три бизнес-процесса выполняет комендант, последний – управляющий хостелом.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
Текущая организация учета постояльцев в компании не лишена ряда недостатков. Основным недостатком является использование в качестве журнала учета постояльцев электронных таблиц Excel. При большом количестве данных сотрудникам стало неудобно с ними работать: файлы долго открываются, сложно вести поиск нужной записи, большие трудозатраты на формирование отчетов.
Также к недостаткам стоит отнести разрозненность хранения данных: учет постояльцев в хостелах ведется в отдельных файлах, что не дает возможности руководству в любой момент времени оценить наличие свободных мест, что, в свою очередь, является важным при проведении переговоров с потенциальными клиентами, компаниями, занимающимися организацией работы вахтовым методом.
Поэтому возникла необходимость автоматизировать учет постояльцев в хостелах, то есть создание удобного способа ввода и просмотра данных о заселениях и выселениях постояльцев.
В качестве входных данных для автоматизируемого процесса выступают данные постояльцев, их заселений и выселений из номеров.
Выходными данными для автоматизируемого процесса являются данные о состоянии номерного фонда и отчет о работе хостела за определенный период.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи
Для обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи была составлена схема документооборота, возникающего при выполнении учета постояльцев (Рисунок 6).
Рисунок 6 – Схема документооборота
Комендант вносит записи в журнал учета о заселении постояльцев и о выселении, в дальнейшем, на основе этих данных управляющий формирует отчеты. После этого директор проводит анализ всех отчетов для принятия соответствующих управленческих решений.
Автоматизация рассматриваемых процессов позволит уменьшить трудозатраты, то есть снизить затраты рабочего времени сотрудников за счет повышения удобства ввода и поиска данных. А для руководства появится возможность в любой момент времени получать актуальную информацию о занятости номерного фонда хостелов.
Таким образом, экономия на трудозатратах составит до 56 часов в месяц.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации
В компании слабое внимание уделено вопросам информационной безопасности. Тем не менее, имеется документ, регламентирующий работу сотрудников с данными клиентов и информацией о деятельности компании. Этот документ называется «Регламент соблюдения правил информационной безопасности». Все сотрудники, принимаемые на работу, обязаны ознакомиться с его содержимым и оставить запись в соответствующем журнале.
Ответственный за информационную безопасность – начальник службы безопасности. В обязанности ответственного за информационную безопасность и защиту информации входит постоянный мониторинг наиболее опасных угроз:
- утечка данных;
- халатность служащих;
- вирусы;
- хакеры;
- кража оборудования;
- аппаратные и программные сбои.
При утечке данных нарушается конфиденциальность следующих информационных блоков: персональные данные; финансовые отчеты, детали конкретных сделок и договоров, интеллектуальная собственность организации.
Для защиты рабочих компьютеров сотрудников компании используется специализированное антивирусное программное обеспечение от лаборатории Касперского.