Автоматизация учета постояльцев сети хостелов «Живем вместе». Часть 2

1  2  3  4

1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»

1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи

В настоящее время на рынке готовых программных продуктов представлено большое количество разнообразных решений, предназначенных для автоматизации бизнес-процессов гостиниц. Были рассмотрены три программных продукта:

1. Контур.Отель;
2. TL: WebPMS;
3. Максибукинг.

Первый программный продукт – система Контур.Отель. Основные функциональные возможности программы:

• регистрация гостей в МВД;
• все бронирования в одном окне;
• настройка тарифов через календарь;
• управление номерным фондом;
• управление прямыми продажами;
• расчет курортного сбора;
• кассовый модуль

Стоимость использования сервиса – от 51 000 рублей в год (в зависимости от количества номеров).
Пример интерфейса системы Контур.Отель приведен на рисунке 7.

Рисунок 7 – Скриншот интерфейса системы Контур.Отель

Следующий программный продукт – система TL: WebPMS.
Ключевые особенности продукта:

• весь отель в одном личном кабинете. Заселение гостей, сбор информации о них, формирование закрывающих документов и отчетов в едином экстранете, главные данные о загрузке и состоянии номеров всегда на виду;
• быстрое создание брони. создание брони прямо во время разговора с гостем по телефону или у стойки;
• контроль за порядком в номерах. Номера разделяются по статусам: «Грязно», «Убрано», «Проверено», «Ремонт»;
• автозаполнение документов. Готовые документы можно отредактировать, если это необходимо.

Стоимость системы TL: WebPMS – от 3000 рублей в месяц.
Скриншот интерфейса системы TL: WebPMS приведен на рисунке 8.

Рисунок 8 – Скриншот системы TL: WebPMS

Следующий программный продукт, который будет рассмотрен — МаксиБукинг.
Облачная система для управления отелями, апартаментами, хостелами и другими объектами сферы гостеприимства. Представляет собой готовое решение – сайт и программу для отелей на единой платформе. Интуитивно простой интерфейс управления содержит все необходимые модули для успешной работы:

• модуль бронирования и оплат;
• синхронизацию с интернет-порталами по бронированию отелей;
• интерактивную «шахматку»;
• учет номерного фонда, клиентской базы;
• возможность настройки гибких тарифов;
• учет расчетов;
• блок отчетов и аналитики.

Стоимость программы – от 1500 рублей в месяц (зависит от количества номеров и срока подписки).
Скриншот интерфейса системы МаксиБукинг приведен на рисунке 9.

Рисунок 9 – Скриншот системы МаксиБукинг

Несмотря на хороший функционал, рассмотренные программные продукты не могут быть использованы для решения поставленной задачи не только в виду их большой стоимости, но и из-за наличия многих функций, которые не нужны.
Поэтому необходимо разработать новый программный продукт, который бы учел все достоинства исследованных программ и содержал только необходимый функционал.

1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи

При осуществлении автоматизации какого-либо бизнес-процесса, или его части, принято выделять несколько последовательных этапов, по мере прохождения которых решается задача автоматизации.
Первый этап – это анализ стратегии развития как всего предприятия, так и рассматриваемого бизнес-процесса.
В условиях высоко конкурентной экономической среды выигрывают конкурентную борьбу те предприятия, стратегии развития которых объединяются со стратегиями в сфере информационных технологий. Цель данного этапа – изучить необходимость автоматизации какой-либо задачи, а также проанализировать возможные изменения протекания данной задачи с течением времени (например, изменения входных или выходных данных).
Второй этап решения задачи автоматизации – это поиск и обработка всей информации, которая даже косвенным образом касается автоматизируемой задачи. Главной целью данного этапа является выявление перечня данных, которые необходимы для протекания автоматизируемого бизнес-процесса (или задачи).
Далее выдвигаются конкретные предложения для каждой задачи, выделенной для автоматизации, которые помогут достигнуть поставленной цели: снизить нагрузку на сотрудников, увеличить их производительность и т.д.
Система должна быть оптимизирована для использования её пользователями с определенной квалификацией, и иметь элементы, которые выполняют следующие функции:

1. получение данных;
2. обработка, анализ, сохранение и вывод (например, печать) данных.

Выделяют четыре возможных варианта стратегии автоматизации предприятия:

• кусочная (или хаотичная) автоматизация
• автоматизация по участкам;
• автоматизация по направлениям;
• комплексная автоматизации.

Кусочная автоматизация характеризуется отсутствием единой стратегии автоматизации предприятия. Какие-то процессы и работы автоматизируются хаотически, отдельными фрагментами различных информационных систем и программных продуктов, что в последствии приводит к значительным затратам для корректировки результатов такой хаотичной автоматизации.
Автоматизация по участкам предполагает автоматизацию отдельных производственных участков организации, имеющих общее функциональное значение, или выполняющих сходный набор функций. Данный вариант автоматизации выбирают, если внедрение информационных технологий на каком-то участке производства даст значительный экономический эффект (устранение потерь при производстве, сокращение количества сотрудников и т.д.).
Автоматизация по направлениям предполагает автоматизировать отдельные направления деятельности предприятия. Данная стратегия схожа со стратегией «По участкам», но затрагивает сразу несколько бизнес-процессов и гораздо большее количество сотрудников.
Комплексная автоматизация подразумевает полную автоматизацию всех подразделений и всех направлений деятельности организации.
Для данного проекта была выбрана стратегия автоматизации по участкам. Основная причина – четкое выделение границ автоматизируемого бизнес-процесса. Кроме того, данная стратегия автоматизации, по сравнению с другими, лучше всего подходит: кусочная автоматизация сама по себе носит негативный характер из-за своей хаотичности, автоматизация по направлениям невозможна по той причине, что учет постояльцев – это не направление деятельности организации, а один из бизнес-процессов. Комплексная автоматизация также не подходит для автоматизации рассматриваемого бизнес-процесса, исходя из её определения.
Выбранная стратегия автоматизации по участкам включает в себя следующие этапы:

1. анализ области деятельности предприятия;
2. анализ стратегии дальнейшего развития предприятия;
3. определение стратегических свойств разрабатываемой системы;
4. определение функциональности системы;
5. анализ существующих разработок;
6. выбор стратегии автоматизации;
7. выбор способа приобретения;
8. определение архитектуры;
9. формирование бизнес-плана решения задачи.

1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи

Под способами приобретения информационных систем понимают действия от момента принятия решения о необходимости автоматизации задачи с помощью ИС до момента, пока информационная система не будет внедрена на предприятии. Существует несколько способов приобретения информационных систем:

1. покупка готовой информационной системы;
2. разработка (самостоятельная и заказная);
3. покупка + доработка (самостоятельная или заказная);
4. аренда.

Покупка готовой информационной системы с точки зрения временных затрат на автоматизацию является самым выгодным способом приобретения ИС. Однако, для того, чтобы купить готовое решение, необходимо его выбрать. Выбранное решение должно полностью соответствовать не только требованиям, диктуемым организацией автоматизированной задачи, но и общей структуре бизнес-процессов всей организации. Данный вариант возможен, однако в большинстве случаев будет выбран программный продукт, который будет перегружен ненужным функционалом (который также будет включен в стоимость покупки).
Заказ разработки программного продукта автоматизации выбранной задачи у сторонних разработчиков позволит устранить проблему, описанную выше, и будет приобретена информационная система, полностью удовлетворяющая структуре бизнес-процессов организации. Однако, при изменении и реинжиниринге бизнес-процессов в будущем возможно потребуется переработка ИС, что выльется в итоговое увеличение стоимости приобретения ИС. Кроме того, если разработчик будет использовать редкие технологии для разработки ИС, то в дальнейшем поддержка ее работы и развитие будет значительно дороже. Самостоятельная разработка ИС позволяет выбрать средства и технологии разработки, наиболее подходящие для дальнейшей работы с ИС.
Покупка и доработка возможна, если требуется небольшой объем доработки, однако, стоит иметь в виду, что расширить функционал покупаемой системы можно только в тех пределах, которые были изначально предусмотрены разработчиком системы.
У варианта аренды ИС можно выявить следующие преимущества:

• улучшает инновационные возможности предприятия за счет взаимодействия и партнерства с поставщиками мирового уровня, имеющими большой интеллектуальный потенциал и богатый инновационный опыт;
• снижает затраты, необходимые на поддержание работы ИС за счет использования аппаратного обеспечения поставщика ПО;
• позволяет сосредоточиться на тех операциях, которые эффективно выполняются силами предприятия, и тех, которые стратегически целесообразно сохранить под ее контролем.

Однако, аренда ПО часто ставит деятельность компании в зависимость от стабильности работы поставщика, что может поставить под угрозу не только информационную безопасность данных компании, но и возможность ведения операционной деятельность вообще.
Поэтому в рамках данного проекта информационная система для автоматизации учета постояльцев в сети хостелов будет разрабатываться в формате индивидуального проекта под требования, диктуемые организацией бизнес-процессов компании. Такая разработка потребует введения должности системного администратора в штате сотрудников.

1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение комплекса задач, которые поставлены перед проектом автоматизации организовано в виде реляционной базы данных, в которой хранится вся информация, необходимая для автоматизации учета постояльцев.
Реляционная модель хранения данных представляет объекты предметной области и взаимосвязи между ними в виде таблиц, при этом все операции над этой базой данных сводятся к манипулированию таблицами.
Входными данными для проектируемой информационной системы выступают данные о постояльцах, их заселениях и выселениях. По каждому постояльцу необходимо сохранить следующие данные:

• ФИО;
• номер телефона;
• данные документа, удостоверяющего личность.

При добавлении данных о заселении указывают номер и место в номере, на которое заселяется постоялец, а также дату заселения и срок (может быть продлен). При выселении фиксируется фактическая дата выселения.
Всего в информационной системе используется три справочника:

• сотрудники (они же пользователи ИС);
• номера;
• хостелы;

Выходными данными информационной системы являются данные о состоянии номерного фонда и отчет о работе хостела за определенный период.
Для каждого входного документа и справочных данных используются классификаторы, предназначенные для идентификации каждой записи.
Описание используемых классификаторов приведено в таблице 2.

Таблица 2 Используемые идентификаторы

1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Программное обеспечение – это совокупность программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.
В качестве языка программирования для реализации ИС учета постояльцев был выбран язык php.
PHP (PersonalHomePageTools – «Инструмент для создания персональных web-страниц») – является скриптовым языком программирования общего пользования, используемый для создания веб-приложений. В данный момент времени его поддерживают подавляющие большинство хостинг-провайдеров, и он стал одним из ведущих языком программирования, использующихся для разработки динамических веб-сайтов.
Популярность языка в создании веб-сайтов определяется наличием большого набора средств, предназначенных для разработки веб-приложений. Основные из них:

• автоматическое извлечение GET и POST-параметров, а также переменных окружения веб-сервера в предопределённые массивы;
• взаимодействие с очень большим количеством разных СУБД;
• автоматическая отправка HTTP-заголовков;
• работа с HTTP-авторизацией;
• работа с сессиями и cookies;
• работа с удалёнными и локальными файлами, сокетами;
• обработка файлов, загруженных на сервер.

Так же были рассмотрены языки программирования JavaScript и PERL.
PERL – язык программирования высокого уровня, который изначально разрабатывался для разнообразных приложений, что неизменно сказалось и на избыточности функционала и на сложности синтаксиса в сравнении с создававшимся для веб-приложений языком PHP.
JavaScript – язык программирования высокого уровня,
зарекомендовавший себя как более сложный и в то же время более быстрый язык программирования, однако по умолчанию не поддерживает работу с базами данных и больше подходит для frontend разработки.
В качестве системы управления базой данных была выбрана СУБД MySQL.
MySQL – разработка шведской компании MySQL AB. СУБД MySQL является программным обеспечением с открытым исходным кодом, распространяемым по лицензии GNU (GPL) и коммерческой лицензии для ситуаций, не подпадающих под действие лицензии GPL.
MySQL поддерживает реляционную модель данных, т. е. представляет собой реляционную СУБД.
Так же в рамках выбора СУБД были рассмотрены следующие продукты:
Oracle – разработка одноименной американской компании. Представляет собой передовой продукт с регулярным обновлением и поддержкой, и является эталоном надежности, однако в то же время является весьма требовательной к ресурсам и распространяется по платной лицензии.
Microsoft SQL-сервер – один из популярнейших продуктов от корпорации Microsoft, является довольно простым в использовании продуктов с регулярной поддержкой. При отличном взаимодействии с другими продуктами Microsoft, неплохой скорости и стабильности, приобрел все недостатки СУБД Oracle: высокую цену и требовательностью к ресурсам даже при тщательной настройке.
PostgreSQL – разработанная в Калифорнийском Университете система управления базами данных. Распространяется бесплатно, чем в данном конкретном случае выигрывает у предыдущих конкурентов, однако не слишком прозрачно документирована и вызывает множество вопросов в конфигурации, в чем уступает СУБД MySQL.

1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению

Техническое обеспечение – комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы. В первую очередь это вычислительные машины, периферийное оборудование, аппаратура, каналы передачи данных и линий связи. Документацией оформляются предварительный выбор технических средств, организация их эксплуатации, технологический процесс обработки данных, технологическое оснащение.
Разрабатываемая информационная система автоматизации учета постояльцев будет выполнена в виде веб-сайта, поэтому для работы в системе необходимыми условиями являются наличие доступа к сети интернет на компьютере и установленная программа для обзора интернет страниц (веб-браузер).
Минимальные значения технических характеристик компьютера:

• тактовая частота процессора не менее 1,8 ГГц;
• объем оперативной памяти не менее 4 Гб;
• периферийные устройства: VGA-монитор с разрешением не менее 1280х800 пикселей, клавиатура, мышь;
• подключение к сети на скорости не менее 10 Мб/с.

1  2  3  4