Содержание
Введение
1 Анализ предметной области, существующих исследований и подходов к решению проблем
1.1 Необходимость автоматизации работы: значимость в современных условиях
1.2 Анализ систем-аналогов
2. Постановка задачи автоматизации рабочего места в компании
2.1. Красткая характеристика объекта автоматизации
2.2. Анализ и выявление проблем в области системы автоматизации в отделе
3. Совершенствование автоматизации рабочего места сервис-инженера отдела ИТ и оценка эффектианости
3.1 Выбор средств разработки
3.2 Входные и выходные данные
3.3 Разработка структура данных
3.4 Описание программы
3.5 Тестирование и отладка разработанной конфигурации
3.6 Экономическое обоснование проекта
Заключение
Список использованных источников
Введение
Актуальность работы обусловлена тем, что в современных рыночных условиях эффективная деятельность любого предприятия возможна лишь при условии автоматизации всего спектра деятельности предприятия. Особенно это касается такой специфической области как управление ИТ-отделом. Автоматизация позволяет снизить издержки, повысить эффективность работы, достичь возможностей, недоступных ранее при использовании бумажного документооборота. Польза от автоматизации деятельности ощущается в том случае, если автоматизируется вся деятельность предприятия, весь комплекс его задач.
Таким образом, использование информационной системы поднимает деятельность предприятия на качественно иной уровень, что дает неоспоримый экономический эффект.
Целью данного проекта является совершенствование автоматизации обработки задач ИТ-отделом компании.
Объектом работы является ИТ-отдел организации ООО «ЯЛКО».
Предмет – способы автоматизации рабочих мест.
Задачи исследования:
— Анализ предметной области, существующих исследований, и подходов к решению проблем;
— Постановка задачи автоматизации рабочего места в компании
— Совершенствование автоматизации рабочего места сервис-инженера отдела ИТ и оценка эффективности.
Из анализа деятельности предприятия выявляется очень много недостатков построения существующей системы организации контроля выполнения поставленных задач в отделе ИТ. Прежде всего, это касается того, что хранилища документов представляют собой бумажные хранилища, поиск информации в которых может быть проведен только вручную, что является очень неудобным и затруднительным процессом. Также неудобно построено получение оперативных остатков, составление отчетов, подготовка реестров документов.
Анализ поставленной задачи приводит к выводу, что ее решение традиционными средствами учета c использованием бумажных документов невозможно. Следовательно, стратегия решения задачи – это автоматизация всех процессов, относящихся к подзадаче постановки задачи конкретным исполнителям, а также контроль их выполнения.
Автоматизированную информационную систему обработки задач ИТ-отдела предполагается реализовать как конфигурацию для системы 1С: Предприятие 8.1. Выбор этой системы обусловлен, тем, что эта система является, во-первых, наиболее типичной системой решения задач автоматизации учета, а во-вторых, наиболее популярной на российском рынке.
«1С: Предприятие 8.1» является гибкой настраиваемой системой, с помощью которой можно решать широкий круг задач в сфере автоматизации деятельности предприятий. Специфические алгоритмы конфигурации описываются в системе «1С: Предприятие 8.1» при помощи программной компоненты Конфигуратор в программных модулях, содержащих тексты на встроенном языке системы 1С: Предприятие 8.1. Система позволяет решать очень широкий круг задач. Безусловно, огромная функциональность этой системы, ее гибкость и настраиваемость, удобство поиска и отбора информации, предоставляемая аналитическая отчетность позволят нам создать мощную, практичную и удобную систему планирования и учета продаж.
Теоретико-методической основной исследования являются современные подходы и разработки в области автоматизации деятельности предприятия.
Научная новизна заключается в том, что нами была разработана программа, которая включает в себя особенности работы исследуемого предприятия.
Практическая значимость заключается в возможности внедрения выводов и предложений данной работы на исследуемом предприятии.
1 Анализ предметной области, существующих исследований и подходов к решению проблем
1.1 Необходимость автоматизации работы: значимость в современных условиях
Анализ поставленной задачи приводит к выводу, что ее решение традиционными средствами учета c использованием бумажных документов невозможно. Прежде всего, такой вывод следует из анализа количества операций, которые необходимо выполнять. Количество таких операций может достигать такого количества, что ручное их оформление становится просто невозможным. Также очень тяжело хранить и осуществлять поиск информации об услугах и их свойствах, клиентах и проведенных операциях с ними в бумажном виде. Нет необходимости описывать преимущества и удобство поиска информации, например, о клиенте в удобной и быстрой информационной системе по сравнению с поиском такой информации в папках бумажных документов. Точно также и поиск информации о любой выполненной операции можно найти в журнале электронных документов со всеми подробностями ее выполнения быстро и удобно.
Еще одним неоспоримым преимуществом использования автоматизированной информационной системы является безопасность хранения информации. При хранении информации на бумажных носителях потеря любого бумажного документа была невосполнимой. Такая потеря могла произойти как в результате действий злоумышленников, так и в результате действия непреодолимых сил. При хранении информации в электронном виде существующие методы обеспечения безопасности хранения информации и ее дублирования делают такое хранение абсолютно надежным.
Таким образом, можно выделить следующие основные преимущества использования автоматизированной информационной системы на основе вычислительной техники для решения задачи построения системы автоматизации работы ИТ-отдела:
— повышение удобства поиска и отбора данных из справочников хранения статической информации и журналов выполненных операций;
— повышение скорости поиска и отбора информации, а также оформления операций;
— обеспечение безопасности хранения информации;
— обеспечение многопользовательской работы.
1.2 Анализ систем-аналогов
Целью дипломной работы является создание системы автоматизации работы ИТ-отдела компании.
В широком смысле информационная система есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» даёт следующее определение: «информационная система — совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств». В любом случае основной задачей автоматизированной системы является удовлетворение конкретных информационных потребностей пользователей в рамках конкретной предметной области. Современные автоматизированные системы де-факто немыслимы без использования баз данных и программного обеспечения, позволяющих получать информацию из баз данных.
Необходимость использования автоматизированной системы вызвана большим объемом информации по проектам и стандартам, используемым на предприятии, по количеству оформляемых документов, по количеству решаемых задач и подзадач. Поддержание такого количества информации в бумажном виде становится уже невозможным, а поиск – очень затрудненным. Поэтому и требуется перевести информацию фирмы в электронный вид. Информационные ресурсы, переведенные в электронную форму, приобретают новое качество, которое обеспечивает им более широкое распространение и эффективное использование. Используя автоматизированную систему, пользователь получает возможность не только находить нужные данные, просматривать документы и создавать аналитические отчеты.
Задача автоматизации предприятия, включающая в себя автоматизацию складского учета, продаж, бухгалтерии, документооборота и других сфер деятельности реализована в различных готовых системах учета. Примером реализации подобной комплексной автоматизации предприятия может являться система «1С: Предприятие 7.7. Комплексная поставка».
«1С: Предприятие 7.7. Комплексная поставка» представляет следующие возможности:
Модифицируемость. Программные продукты системы «1С: Предприятие» поставляются с типовыми конфигурациями. Типовые конфигурации реализуют наиболее общие схемы учета и могут использоваться в большинстве организаций. Программные продукты системы «1С: Предприятие» могут быть адаптированы к любым особенностям учета на конкретном предприятии. В состав системы входит Конфигуратор, который обеспечивает:
— настройку системы на различные виды учета;
— реализацию любой методологии учета;
— организацию любых справочников и документов произвольной структуры;
— настройку внешнего вида форм ввода информации;
— настройку поведения и алгоритмов работы системы в различных ситуациях с помощью встроенного объектно-ориентированного языка;
— широкие оформительские возможности создания печатных форм документов и отчетов с использованием различных шрифтов, рамок, цветов, рисунков;
— возможность наглядного представления информации в виде диаграмм;
— быстрое изменение конфигурации с помощью «конструкторов».
В некоторых случаях система учета, принятая в организации, имеет уникальный характер. Тогда типовая конфигурация, входящая в состав программных продуктов системы «1С: Предприятие», может быть взята как образец для создания уникальной конфигурации, полностью ориентированной на особенности вашей организации. Конфигуратор, входящий в состав программных продуктов системы «1С: Предприятие», позволяет не только изменять элементы типовой конфигурации, но и создать собственную конфигурацию «с нуля». Такая разработка может быть выполнена силами сотрудников организации, в которой установлена система, или специалистами предприятия франчайзинговой сети фирмы «1С». Создание оригинальных конфигураций позволяет решать с помощью «1С: Предприятия» самые разнообразные задачи по автоматизации экономической деятельности.
Открытость. Программные продукты системы «1С: Предприятие» содержат разнообразные средства для связи с другими программами и аппаратными средствами. Средства импорта и экспорта информации через текстовые файлы, файлы формата DBF и XML позволяют легко организовать обмен данными с любыми системами. Сохранение печатных форм в форматах Microsoft Excel и HTML. Возможность экспорта данных в «Диспетчер контактов для малого бизнеса» Microsoft Office 2000. Программные продукты системы программ «1С: Предприятие» поддерживают современные средства интеграции: OLE, OLE Automation и DDE. Использование этих средств позволяет:
— управлять работой других программ, используя встроенный язык, например, формировать отчеты и графики в Microsoft Excel
— получать доступ к данным «1С: Предприятия» из других программ;
— вставлять в документы и отчеты объекты, созданные другими программами, например, размещать в отчетах рисунки и графики.
Технология создания внешних компонент (дополнительных программных модулей) разработана фирмой «1С» для решения специальных задач, в которых требуется более тесная и эффективная интеграция системы «1С: Предприятие» с другими программами и оборудованием. Эта технология включает в себя все необходимые сведения и набор примеров по созданию внешних компонент и их взаимодействию с «1С: Предприятием». Внешние компоненты могут разрабатываться пользователями программ системы «1С: Предприятие» и независимыми фирмами на языках MS Visual С++, MS Visual Basic, Borland Delphi.
Масштабируемость. Программные продукты системы «1С: Предприятие» способны «расти» вместе с организацией, в которой они работают. Спектр программных продуктов системы «1С: Предприятие» включает однопользовательские и сетевые версии; версии, работающие в архитектуре «клиент-сервер», а также дополнительную компоненту для организации обмена информацией между территориально удаленными филиалами организации.
Все версии полностью функционально совместимы, что позволяет легко перейти от использования программы на одном рабочем месте к многопользовательским и распределенным вариантам использования системы.
Информационно-технологическое сопровождение «1С: Предприятия». Пользователи, подписавшиеся на информационно-технологическое сопровождение (ИТС), регулярно и оперативно получают комплекс методических материалов, консультаций, ответов на вопросы, обновления программ и конфигураций, новые формы документов для программ семейства «1С: Предприятие», правовую поддержку по бухучету и налогообложению «1С: Гарант» и многое другое. Эта информация и материалы ежемесячно издаются фирмой «1С» на компакт-диске ИТС. Сервис-партнеры фирмы «1С» доставляют компакт-диск ИТС клиентам, устанавливают информационно-технологические компоненты на компьютер, выполняют обслуживание систем. Подписчики ИТС в рамках интернет-поддержки пользователей имеют возможность получать формы налоговой и бухгалтерской отчетности и обновления программ с web-сервера фирмы «1С».
Рассмотрим еще одну типовую систему, предназначенную для решения задач автоматизации учета: «ПАРУС-Предприятие 8».
Система «ПАРУС-Предприятие 8», предназначенная для крупных, а также средних фирм, автоматизирует управление всеми сферами финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Функциональные возможности системы охватывают финансы и бухгалтерский учет, маркетинг и логистику, производственную деятельность, управление кадрами и расчет заработной платы. На базе «ПАРУСа» строятся автоматизированные рабочие места менеджеров и сотрудников различных подразделений и служб: финансовых, плановых и экономических; маркетинга, снабжения, производства, складирования и сбыта; бухгалтерии и персонала; АСУ и ИТ.
«ПАРУС» является тиражируемой основой для построения корпоративной информационной системы предприятия. Подобные системы ориентированы на поддержку всех этапов деятельности (жизненного цикла продукции) предприятия и должны функционировать многие годы. Поэтому пользователей все в большей степени заботит оптимизация затрат не только на приобретение и внедрение, но и эксплуатацию с последующим масштабированием информационной системы.
Многолетний опыт автоматизации и оптимизации процессов управления предприятием, накопленный «Корпорацией ПАРУС», показывает, что из взаимодействующих слагаемых, определяющих успех использования системы на этапе роста бизнеса, решающим является ее технологичность. Недостаточный учет этого фактора – при выборе системы – может привести к серьезным осложнениям в будущем:
— Успешный «пилотный» проект на 40 рабочих мест не масштабируется до 200 рабочих мест.
— Через полгода все возрастающее количество транзакций начинает существенно тормозить работу. Использование все более мощного аппаратного обеспечения не решает проблему.
— При децентрализованной обработке данных различия в методологии управления на предприятиях-филиалах приводит к критичным ошибкам бизнеса.
— Затруднен перенос БД на новую платформу.
— Обновление системы в холдинге: высокая трудоемкость («обход» рабочих мест) и необходимость останова части процессов ведет к прямым убыткам.
— Необходимость перевода рабочих мест на Интернет-интерфейс приводит к необходимости разработки приложения заново.
Рассмотрим еще одну систему: «Дебет Плюс» — высоконадежная автоматизированная система управления предприятием (АСУП)
«Дебет Плюс» представляет собой полнофункциональный программный комплекс, который обеспечивает всю необходимую функциональность для ведения учета на предприятиях малого, среднего бизнеса, а также вполне подойдет предпринимателю.
Высокая надежность программного продукта обусловлена тем, что система построена поверх платформ и компонентов, которые прошли долгий путь тестирования. Объем загрузки программы «Дебет Плюс» с официального сайта составляет более 1000 скачиваний в месяц. Система проходит регулярные тестирования, новые версии и исправления размещаются для загрузки со средней периодичностью каждые 3 недели.
Базовая конфигурация «Дебет Плюс»распространяется бесплатно и включает следующие модули:
— Учет ТМЦ;
— Учет банковских операций;
— Учет кассовых операций;
— Учет основных средств;
— Учет заработной платы;
— Учет кадров;
— Свод бухгалтерского баланса;
— Управленческий учет;
— CRM — управление взаимоотношениями с клиентами;
— Автотранспорт;
— Администрирование.
Функциональные возможности «Дебет Плюс» находят свое применение в таких областях как предоставление газотранспортных услуг, торговля импортными и отечественными товарами, предоставление коммунальных услуг населению и юридическим лицам, производство, предоставление услуг связи и другие.
Гибкая архитектура «Дебет Плюс» позволяет проводить глубокую адаптацию под требования клиентав процессе внедрения.
Ценовая политика компании «Дебет Плюс» ориентирована на доступность: стоимость решений «Дебет Плюс «существенно ниже, чем аналогичных зарубежных или отечественных решений. Это позволяет получить дополнительный экономический эффект при построении и модернизации АСУП.
Благодаря 19-летнему опыту разработки и внедрения специализированных решений на сегодняшний день успешно внедрены и работают на многих предприятиях Украины следующие конфигурации «Дебет Плюс»:
- Дебет Плюс — ЖЭК (ОСМД / ОСББ);
- Дебет Плюс – Водоканал;
- Дебет Плюс – Ресторан;
- Дебет Плюс — Гостиничный комплекс;
- Дебет Плюс — Биллинг для интернет-провайдеров;
- Дебет Плюс — Биллинг услуг кабельного телевидения;
- Дебет Плюс – Бюджет;
- Дебет Плюс — Сельское хозяйство;
- Дебет Плюс – Производство;
- Дебет Плюс – ЭКСПО;
- Дебет Плюс – Банк.
Программный комплекс «Дебет Плюс» написан с использованием платформы Eclipse, точнее с использованием RCP (Rich Client Platform) платформы Eclipse. Для разработки используется язык Java Script. Приведенные характеристики обеспечивают возможность работы программы на разных операционных системах — Windows, Linux, Mac OS. В качестве СУБД могут использоваться разные продукты, как коммерческие (Oracle, MS SQL, DB2), так и бесплатные или Open Source (PostgreSQL, MySQL). Все оконные формы, пункты меню и панели инструментов описываются в XML-формате. Для формирования отчетов и печати документов используется Jasper Report и Open Office (MS Office). Система имеет модульную структуру, что позволяет дополнять уже готовую рабочую конфигурацию установкой дополнительных разработанных модулей.
Рассмотрев несколько из наиболее популярных и мощных готовых решений для автоматизации деятельности предприятия, тем не менее делаем вывод о необходимости разработки собственного программного продукта, который будет являться конфигурацией для системы «1С: Предприятие 8.1.», а значит вберет в себя все те положительные моменты, которые были перечислены выше, но при этом будет реализовывать именно ту функциональность, которая нам нужна.
При выполнении дипломного проекта нами сразу была взята ориентация на разработку собственного продукта, а не на использование одного из существующих. Такая установка была сделана исходя из того, что в собственной разработке всегда можно реализовать специфические, необходимые только на данном предприятии возможности. Не исключено, что требования к реализации таких возможностей появятся уже после разработки и внедрения системы, на этапе работы, если у заказчика появятся новые взгляды на необходимый функционал системы, предложения по улучшению или изменению логики поведения документов, требования к отчетам. Вполне могут возникнуть пожелания о разработке новых отчетов, или изменении существующих. Реализовать такие требования заказчика возможно лишь имея системы собственной разработки, так как готовые разработки поставляются как правило без исходных кодов программ и не могут быть модифицированы или дополнены.
Таким образом, перед нами не стоит выбор какую систему автоматизации приобрести для использования на нашем предприятии, а стоит выбор какую технологию программирования использовать для написания собственного программного продукта и какой выбрать язык и систему программирования выбрать под эту технологию. Подробнее выбор средства разработки описан в п. 3.1.
Выводы по главе
Введение автоматизированной системы учета заявок обеспечит уменьшение управленческих и накладных расходов, увеличит скорость движения заявок, уменьшит простои сотрудников, даст возможность формирования достоверной и полной информации обо всех проводимых операциях.
Важным аспектом является и то, что удобство работы с автоматизированной системой гораздо больше чем при работе с бумажными носителями. Обеспечение многопользовательского режима работы также является неоспоримым преимуществом использования АИС. Деятельность современно предприятия не может быть без автоматизации рабочего места и именно это мы рассмотрим во 2ой главе дипломной работы, а в третей решим задачи по разработки программного комплекса именно для исследуемого отдела.
2. Постановка задачи автоматизации рабочего места в компании
2.1. Красткая характеристика объекта автоматизации
Управление ИТ-отделом осуществляет ИТ-директор, ведущий специалист и глава IT-отдела компании, в его задачи входит разработка и реализация стратегии развития информационных технологий, обеспечение работы отдела в целом и развитие корпоративных продуктов.
Предметом исследования в дипломном проекте является процесс функционирования ИТ-отдела, возникающие в процессе этого функционирования взаимоотношения между ИТ-отделом и другими подразделениями компании, а также внутри самого отдела.
При анализе деятельности ИТ-отдела следует учитывать то, что работа специалистов отдела является весьма сложной и напряженной. Прежде всего, это связано с тем, что современный уровень развития информационных технологий очень высок. Это касается как аппаратного обеспечения, которое является предметом работы инженеров-электронщиков, так и программного обеспечения, за которое отвечают инженеры-программисты и системные администраторы. Современные компьютеры, сервера, локальные и глобальные сети, информационные системы собственной разработки и приобретенные – это очень обширная и сложная область, требующая глубоких знаний сотрудников отдела. Все сотрудники являются высококлассными специалистами в своей области, что является залогом успеха решения тех сложных задач, которые стоят перед отделом. Но поддержание этой классности в очень быстро меняющемся мире информационных технологий, поиск оптимальных путей решения возникающих проблем, грамотная реализация найденных решений требуют от сотрудников ИТ-отдела значительных усилий.
Второй спецификой и трудностью работы ИТ-отдела является то, что сотрудники отдела нередко оказываются в центре многих проблем компании, решение которых лежит не в области деятельности какого-то одного подразделения компании, а на пересечении ответственности двух и более подразделений. Нередко бывает так, что решение проблем взаимодействия подразделений связано с технической возможностью решения таких проблем, определить которую, а также установить правила и протоколы взаимодействия может только ИТ-отдел.
Не меньшую трудность в работе ИТ-отдела создает то, что он нужен всем. Практически на каждом рабочем месте офисных работников компании, а также на многих местах на производстве установлены компьютеры и оргтехника. Все они объединены в локальную сеть со сложной архитектурой. Все сотрудники пользуются сетью интернет и электронной почтой, общесистемным и специальным программным обеспечением, среди которого как обще употребительные пакеты (например MS Office), так и специальное программное обеспечение. Работоспособность всего этого большое хозяйства поддерживается усилиями немногочисленного коллектива ИТ-отдела, вынужденного решать множество проблем, возникающих в ходе работы всех подразделений компании.
Таким образом, работа ИТ-отдела весьма сложна и трудоемка. Повысить эффективность работы отдела, увеличить отдачу каждого сотрудника, уменьшить производственные потери можно только благодаря автоматизации деятельности предприятия в целом и каждого его подразделения в отдельности. Автоматизация бизнес процессов современного предприятия является необходимым и обязательным условием его успешного функционирования. Трудно представить сегодня предприятие, на котором, ведется вручную, например, бухгалтерский учет. Но бухгалтерский учет — далеко не единственный пример приложения автоматизации на предприятии. Существующие информационные технологии позволяют автоматизировать деятельности практически всех уровней предприятия. Исходя из этого становится ясно, что автоматизация деятельности становится ключевой задачей, которую необходимо решить руководству для того, чтобы предприятие работало максимально эффективно. Тем более это касается такого подразделения, как ИТ-отдел.
Одной из основных проблем, возникающих при работе ИТ-отдела и анализе эффективности его деятельности является учет сделанной работы. Как это не странно, при полной загруженности сотрудников отдела иногда бывает весьма трудно сказать чем же они заняты конкретно. Это связано с тем, что информационные технологии — это весьма специфическая область, при решении задач в которой, заранее трудно определить их трудоемкость. Сам анализ проблемы неработающего компьютера или ошибки маршрутизации сети может занять времени и сил сотрудника во много раз больше, чем устранение этой проблемы. Нередко бывает так, что решение одной проблемы невозможно без решения целого ряда других проблем, которые в свою очередь требуют решения третьего набора проблем. Таким образом, решение одной на первой взгляд незначительной задачи выливается в целую программу деятельности, в которой задействованы многие сотрудники ИТ-отдела, а может и других отделов. Все это порождает проблемы объективной оценки деятельности ИТ-отдела и невозможности руководству отдела и компании оценить имеющийся ресурс отдела, невозможности правильно и четко планировать работу в области информационных технологий.