Страницы: 1 2
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ………………………
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ОСНОВ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВОВ…
1.1 Система организации архивного дела ………………
1.2 Основные направления работы архивов………………
1.3 Хранение и учет архивных документов…
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ И РЕАЛИЗАЦИЯ ОСНОВНЫХ НАПРАВЛЕНИЙ АРХИВА СУДА ……
2.1 Органы, осуществляющие организационное и материально-техническое обеспечение деятельности судов………
2.2 Обеспечение сохранности документов в структурных подразделениях суда………
ГЛАВА 3 АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА СУДА.
3.1 Доступ к архивным документам и их использование…
3.2 Использование документов архива суда……………
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ………………………..
ПРИЛОЖЕНИЕ ………………………………………………………
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы исследования: Архив – это неотъемлемая часть системы сохранения историко-культурного наследия страны. Информационный потенциал архивов необходим для обеспечения растущих информационных потребностей общества, задач государственного устройства, развития науки и культуры, защиты конституционных прав граждан. От правильной организации работы архива напрямую зависит возможность удовлетворения не только повседневных, но и перспективных информационных потребностей – как отдельных граждан, так и государства в целом. Таким образом, изучение и оценка тенденций развития архивной отрасли, их влияния на деятельность архивных учреждений, оценка эффективности организации деятельности государственных архивов как основной части архивной системы страны имеет немаловажное значение.
Основными задачами архива являются: комплектование документами; учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного материала, использование документов, хранящихся в архиве; подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ; осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве суда.
В работе архива, сложно расставить приоритеты, так как все виды работ взаимообусловлены:
— без правильной организации комплектования архива невозможно сформировать полноценную и объективную работу;
— без проведения мероприятий по обеспечению сохранности документов накопленный и постоянно пополняющийся массив документов может быть утрачен;
— без полноценного использования архивных документов теряется смысл в самом хранении документов.
Таким образом, от правильной организации работы архивов зависят как перспективы пополнения Архивного фонда Российской Федерации, так и возможность информационного обеспечения государства, общества, граждан.
Вместе с тем, в настоящее время существует ряд проблем, снижающих эффективность работы. В значительной мере это связано с нерешенностью вопроса о разграничении полномочий в сфере архивного дела, утратой ведомственной системы подчинения, тенденцией к оптимизации штатной численности без учета нагрузки сотрудников, снижением статуса учреждений архивной отрасли, материально-техническими и кадровыми проблемами архивов. Это определяет актуальность темы исследования, поскольку выявление актуальных проблем позволит определить направления их решения и, соответственно, повысить эффективность работы государственных и муниципальных архивов в современных условиях.
Целью исследования является оценка эффективности организации работы архивов на современном этапе.
Задачи исследования:
— определить место государственных и муниципальных архивов в системе архивных учреждений, выявить взаимосвязь с другими элементами системы;
— выявить динамику в организации работы государственных и муниципальных архивов, приоритеты планирования при выполнении отдельных видов работ;
— исследовать нормативно-правовую базу, регламентирующую работу архивов;
— исследовать основные направления деятельности государства в архиве суда.
Объект исследования: деятельность государства в архивном деле.
Предмет исследования: организационно-правовые и методические принципы работы архивов.
Основными методами исследования являлись: метод наблюдения, метод опроса, математические методы, используемые для выявления и оценки количественных изменений показателей деятельности учреждений, метод анализа, метод синтеза.
Основными источниками для проведения исследования являются законодательные и иные нормативные правовые акты, составляющие архивное законодательство.
В частности, Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», (далее ФЗ №125)[1], Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, о Федеральном архивном агентстве, об уполномоченных органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дел и т.д. Анализ данных источников позволит установить взаимосвязь, характер и форму взаимодействия учреждений архивной системы.
Следует отметить, что, несмотря на существующие исследования, данная тема нуждается в дальнейшей проработке по нескольким причинам.
Во-первых, по мере реализации архивного и смежного законодательства выявляются практические проблемы, что, в свою очередь, предполагает необходимость его оценки и выявления направлений совершенствования. Кроме того, систематические изменения условий деятельности архивов определяют необходимость постоянного пересмотра принципов организации их деятельности.
Структура работы включает введение, три главы, три параграфа в первой главе, два параграфа во второй главе, два параграфа в третьей главе, заключение, список использованных источников, приложение.
ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОСНОВЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВОВ
Система организации архивного дела
Архив — учреждение или структурное подразделение учреждения, организации, предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.
Современная система архивов России представлена четырьмя типами: государственные архивы, ведомственные архивы, негосударственные архивы, муниципальные архивы.
Государственные архивы представлены двумя видами: архивы федерального уровня и архивы субъектов Российской Федерации. Федеральные государственные архивы включают исторические, т.е. не комплектующиеся, архивы и комплектующиеся специализированные архивы.
Государственные архивы субъектов Федерации в целом также представлены аналогичными подвидами архивов.
Задачи гос. архива:
— комплектование и учет документов;
— обеспечение их сохранности;
— обеспечение систематизации документов, формирования научно-справочного аппарата к ним;
— обеспечение использования документов в научных и практических целях;
— ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения, археографии;
— контроль и руководство ведомственными архивами.
Ведомственный архив — архив, находящийся в непосредственном подчинении ведомства, хранящий до передачи в гос. архив ведомственные архивные документы. В зависимости от объема хранящихся документов он создается как самостоятельное структурное подразделение ведомства или как подразделение в составе службы документационного обеспечения управления ведомства.
Задачи ведомственного архива:
— комплектование документами, законченными делопроизводством;
— учет и обеспечение сохранности документов;
— создание к ним научно-справочного аппарата;
— использование хранящихся в архиве документов;
— оказание методической и практической помощи структурным подразделениям ведомства в работе с документами;
— подготовка и передача в гос. архивы документов по истечении срока их хранения в ведомственном архиве.
В зависимости от компетенций организации, ведомства могут создаваться следующие ведомственные архивы:
— центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта РФ, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководством органа власти;
— центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности независимо от их территориального расположения;
— объединенный архив, осуществляющий хранение документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
— архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.
В зависимости от состава хранящейся документации ведомственные архивы могут быть общими, хранящими документы на бумажной основе, научно-техническими, аудиовизуальными, электронными. Преобладают общие ведомственные архивы.
Ведомственные архивы являются первой ступенью хранения архивных документов, передавая их по истечении срока хранения в государственные архивы.
Негосударственные архивы включают не менее шести видов: архивы приватизированных предприятий, архивы банков и других коммерческих структур, архивы партий, профсоюзов и общественных движений, архивы официально зарегистрированных частных фондов, архивы творческих объединений, архивы религиозных конфессий.
Муниципальные (районные и городские) архивы представлены архивами органов местного самоуправления и кооперированными архивами, в основном концентрирующими документы местных учреждений, организаций, предприятий по личному составу. Районные и городские архивы могут осуществлять временное хранение документов государственной части Архивного фонда РФ до передачи их на постоянное хранение в соответствующие учреждения Рос. архива.
В соответствии с законодательством Российской Федерации 19 федеральным органам исполнительной власти и организациям (в том числе академиям наук Российской Федерации, имеющих государственный статус) предоставлено право депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности.
Архивное дело в судах судебной системы Российской Федерации — судебная деятельность обеспечительного характера, осуществляемая работниками аппаратов судов под руководством судей, которая направлена на комплектование, хранение, учёт и использование документов, образующихся входе осуществления судопроизводства и судебного делопроизводства. Из этого определения следует, что архивное дело в суде:
- это один из видов судебной деятельности. По своему предназначению эта деятельность носит обеспечительный характер. Она призвана удовлетворить потребности судебных органов, иных органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и иных субъектов, чья деятельность тем или иным образом связана с архивными делами, в информации, содержащейся в архивных документах;
- эта деятельность осуществляется специалистами (главным специалистом, старшим специалистом 1 разряда и т.д.) аппаратов судов, обеспечивающими деятельность архива суда под руководством председателя соответствующего суда;
- эта деятельность — совокупность действий, направленных на организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Суд и его структурные подразделения являются источниками комплектования архива суда и обязаны обеспечить сохранность архивных документов.
Обеспечение сохранности архивных документов — совокупность действий, направленных на предотвращение утраты архивных документов, и на максимально возможное сохранение их в первоначальном виде и первоначальной форме. Данная обязанность возлагается на суд и его структурные подразделения в целях обеспечения хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Сохранность архивных документов указанные субъекты обязаны обеспечивать в течение установленных федеральным законодательством сроков хранения. Суды Российской Федерации, являясь органами государственной власти, участвуют в формировании Архивного фонда Российской Федерации.
Архивный фонд Российской Федерации — это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам, подлежащим постоянному хранению в соответствии с Российским законодательством. В настоящее время объем Архивного фонда Российской Федерации составляет более 500 млн. единиц хранения на различных носителях, или более 8,5 тыс. км архивных полок.
При каждом федеральном суде РФ действует архив, который отражает историю работы структуры с момента ее создания. Важнейшие направления работы архива суда – ведение учета и предоставление дел по запросу судей местного и прочих судов, сотрудников соответствующего аппарата, органов предварительного следствия, адвокатуры, прокуратуры, фигурантов судебных процессов, представителей СМИ и иных лиц и организаций. Организацию архивного дела регламентируют ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года. № 125-ФЗ[2], Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденная приказом Судебного департамента от 28 декабря 2005 года. № 157[3], а также ряд иных нормативных актов.
Судебный архив является структурным подразделением соответствующего органа, осуществляющим хранение, упорядочивание, учет и использование документов. Руководство над работой архива находится в компетенции председателя суда, а непосредственно деятельность ведут работники судебного аппарата.
Законодательство в области архивного дела включает в себя различные виды нормативных правовых актов и методических рекомендаций, которые в совокупности представляют собой сложный регулирующий механизм. Источником регулирования отношений в архивной сфере является Федеральный закон от 22 октября 2004 года. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Он в свою очередь имеет базовое значение для законов, принятых на уровне субъектов РФ, правил работы с архивными документами, перечней документов со сроками хранения и другими нормативными документами, утвержденными или согласованными с архивными органами. Все вместе они выражают суть юридического регулирования в архивной сфере и обязательны к применению учреждениями и организациями всех форм собственности. Нового в нормативно-правовом регулировании в сфере архивного дела в 2018–2020 годах, к сожалению, было немного.
В сфере организации документационного обеспечения основное внимание государство акцентирует на развитии ведомственного и межведомственного электронного документооборота. С этой целью утверждена Стратегия развития информационного общества в Российской
В соответствии с положениями этих документов долю ведомственного и межведомственного электронного документооборота к 2025 году планируется довести до 90 %. Работа в этом направлении идет, в 2018 году был утвержден паспорт национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации».
Основные изменения в области нормативного регулирования делопроизводства определило постановление Правительства РФ от 01 февраля 2020 года. № 71, которое обеспечило вступление в силу новых «Правил делопроизводства…» с 12 февраля 2020 года. Новые «Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» (далее – Правила) были утверждены приказом Росархива еще 22 мая 2019 года, и зарегистрированы Минюстом 27.12.2019 году. [Правила].
Как отмечает В.Ф. Янковая, новые Правила были приняты в связи с расширением в 2017 году полномочий Росархива, когда он получил право разрабатывать и утверждать правила делопроизводства в органах государства и местного самоуправления. Раньше такие полномочия были только у правительства. Сфера действия новых Правил расширена за счет органов местного самоуправления. Кроме того, по мнению В. Иритиковой, новые Правила были разработаны с целью «совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив».
Итак, новые Правила распространяются на федеральные органы государственной власти, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления. Санкций за несоблюдение Правил не предусмотрено, но федеральные органы государственной власти и иные федеральные органы должны согласовывать свои инструкции по делопроизводству с Росархивом. Если проект инструкции не будет соответствовать Правилам, Росархив ее не согласует, следовательно, руководитель госоргана не сможет ее утвердить. Аналогичный порядок установлен для госорганов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления. Отличие состоит в том, что они согласовывают инструкции с органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации. Все перечисленные органы создают документы, входящие в Архивный фонд Российской Федерации. Росархив, устанавливая обязательные требования к делопроизводству, обеспечивает поступление в архивы полноценных, качественных, юридически значимых документов. Положения Правил подходят и для коммерческих структур, хот. государство уже давно не устанавливает требований к делопроизводству в коммерческих компаниях, которые не готовы тратить на это время и деньги.
Новые Правила не распространяются на организацию работы с документами, которые содержат сведения, составляющие государственную тайну. К бухгалтерской, кадровой и другой специальной документации из Правил можно применять только общие принципы работы с документами, а также принципы подготовки документов к передаче на архивное хранение. Особенности работы со специальной документацией регулируют другие нормативные акты организации, например, инструкция по кадровому делопроизводству и др.
Согласно требованиям раздела «Общие положения» Правил, организация работы с обращениями граждан и организаций, запросами информации о деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, запросами о предоставлении государственных и муниципальных услуг должна соответствовать федеральным законам от 2 мая 2006 года. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», от 9 февраля 2009 года. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», от 27 июля 2010 года. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».
В Правилах 2019 г. по сравнению с Правилами 2009 года., детально прописаны процессы делопроизводства. И еще одна важная новация этого документа – правила работы с электронными документами не выделены в отдельный раздел, а распределены по всем разделам в соответствии с жизненным циклом документа.
Существенно изменилась структура Правил. По требованию Минюста России был исключен раздел с терминами, поскольку устанавливать терминологию может только федеральный закон или нормативный акт, который утверждает Правительство Российской Федерации.
Появился раздел «Контроль исполнения документов (поручений)». Для делопроизводства это, конечно, не новость, но в Правилах 2009 года. и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти 2005 года. Раздела о контроле документов и поручений не было.
Во многих государственных органах контроль исполнения документов и поручений еще несколько десятилетий назад передали из служб делопроизводства в другие подразделения, такие как инспекция при министре, контрольное и контрольно-аналитическое управление (департамент) и др. В настоящее время, когда везде используют систему электронного документооборота (СЭД), контроль исполнения возвращается в службы делопроизводства.
Именно по этой причине Правила дополнили новым разделом. В отличие от предыдущих Правил, новый документ не имеет приложений. В проекте Правил они были, но в процессе доработки, согласования, регистрации их пришлось исключить. Большое внимание в Правилах уделяется вопросам подготовки документов к передаче на хранение в архив, этому посвящен отдельный раздел. В нем отмечается, что экспертиза ценности документов проводится службой делопроизводства органа государственной власти или местного самоуправления совместно с экспертной комиссией данного органа на основе федерального законодательства и перечней типовых архивных документов. При этом участие представителей архивных учреждений федерального, регионального и муниципального уровней не оговаривается.
Традиционно основной акцент сделан на организации работы с электронными документами – во всех разделах новых Правил есть положения о работе с электронными документами. Специалисты обращают внимание на два основных аспекта.
Во-первых, это организация работы с так называемыми гибридными делами, то есть делами, часть документов которых на бумажном носителе, а часть – в форме электронных документов. В п. 6.26 Правил сказано, что если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов (т. е. дело «гибридное»), то бумажные документы необходимо оцифровать и включить в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, можно включить только документы, которые созданы или поступили в организацию на бумаге. В номенклатуру дел электронное дело и дело на бумажном носителе вносят как два тома с одним заголовком, индексом и сроком хранения.
Во-вторых, это раздел 4 «Управление документами в системе электронного документооборота», в котором обозначен состав обязательных сведений о документах, которые должны включаться в СЭД.
В Правилах 2009 года эти сведения вынесли в приложение № 1 и дали общим списком для входящих и исходящих документов, обращений граждан и т. д.
В новых Правилах эти сведения разделили в зависимости от документопотока. Выделили сведения для СЭД о входящих, исходящих, внутренних документах с отметкой о том, что их состав может меняться в зависимости от вида внутреннего документа. Также выделили сведения об обращениях граждан и ответах на них. Кроме того, в Правилах отмечается, что в субъектах Российской Федерации, в которых используется единая СЭД, можно разрабатывать и применять фактически типовую инструкцию по делопроизводству, которая установит единый порядок делопроизводства в органах исполнительной власти субъекта Российской Федерации и / или органах местного самоуправления.
Новые Правила, направлены на упорядочение делопроизводственных процессов и их нормативное регулирование в органах государственной власти. Это связано с тем, что развитие цифровых технологий, автоматизация делопроизводства, активное использование электронного документооборота ставят вопрос о необходимости унификации подхода к сходным процессам документационного обеспечения управления в различных органах государственной власти и местного самоуправления.
Практика показывает, что повышение эффективности управления только за счет технологических инноваций, например, внедрения «электронного правительства», системы межведомственного электронного документооборота оказалось недостаточным. Необходимо соответствующее локальное нормативно-методическое обеспечение.
Ведомства же зачастую не согласовывали свои инструкции по делопроизводству с Росархивом. Как отмечает А.И. Папков, из 72 действовавших в конце 2019 года федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации только в 35 удалось выявить нормативные акты по делопроизводству в справочно-правовой системе «Гарант». При этом ни один из них не соответствовал требованиям Методических рекомендаций по разработке инструкции по делопроизводству 2009 года.
К сожалению, в последнее время не наблюдается существенных изменений в области архивного законодательства. Происходят непрерывные перемены в обществе, государстве, технологиях. В таких условиях нормативное регулирование на уровне пошаговых инструкций становится бессмысленным, так как нормативно-правовые акты устаревают еще до их утверждения.
Итак, в настоящее время в России происходит развитие нормативно-правового регулирования, прежде всего в сфере делопроизводства, обеспечивающего практику использования электронных документов в деятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления, граждан и организаций. При этом вопросы хранения документов, в том числе и в электронном виде, выпадают из поля зрения государства. В связи с этим задача обеспечения преемственности процессов оперативного и архивного хранения электронных документов приобретает особое значение в условиях недостаточной разработанности технологических основ процесса и понимания связанных с этим трудностей, с одной стороны, и стремительного накопления электронных документов постоянного хранения (реестров, кадастров), хранение которых на бумаге практически невозможно, с другой.
1.2 Основные направления работы архивов
Направления деятельности архивов фактически заложены в самом определении понятия «архивное дело» — комплектование, хранение, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Состав документов, поступающих на хранение, и состав источников комплектования архива определяется профилем его комплектования, и обуславливает особенности работы архива. На федеральном уровне действуют такие государственные архивы, как: Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ), Российский государственный архив древних актов (РГАДА), Российский государственный исторический архив (РГИА), Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА), Российский государственный архив военно-морского флота (РГАВМФ), Российский государственный архив экономики (РГАЭ), Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ), Российский государственный военный архив (РГВА), Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИАДВ), Российский государственный архив научно-технической документации (РГАНТД), Филиал Российского государственного архива научно-технической документации (РГАНТД) в г. Самаре, Российский государственный архив фонодокументов (РГАФД), Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД), Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ), Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ). На уровне субъектов Российской Федерации количество и состав государственных архивов имеет отличия. В ряде областей функционирует один государственный архив, например, в Амурской, Архангельской, Белгородской, Владимирской, Ивановской, Калининградской, Ленинградской, Магаданской, Новосибирской, Омской, Орловской, Пензенской, Рязанской, Тульской, Челябинской областях. В Ярославской и Брянской областях создан один государственный архив, но имеющий в структуре несколько филиалов, в том числе, центр документации новейшей истории, а также центр документов по личному составу. По два государственных архива созданы в Астраханской, Костромской, Московской, Мурманской, Оренбургской, Сахалинской, Смоленской, Тамбовской, Тверской, Томской, Ульяновской областях. В большинстве – это государственный областной архив и архив новейшей истории (созданный на базе бывшего партийного архива). По три государственных архива действует в Волгоградской, Воронежской, Иркутской, Калужской, Курской, Липецкой, Новгородской областях. За исключением последней – это государственные областные архивы, архивы общественно-политической (новейшей) истории, документов по личному составу.
В соответствии с требованиями законодательства количество муниципальных архивов соответствует количеству муниципальных районов и городских округов, созданных на территории субъекта Российской Федерации. В связи с тем, что в законодательстве не конкретизировано требование о том, что муниципальный архив должен иметь самостоятельный статус, в настоящее время имеет место тенденция лишения муниципальных архивов самостоятельности, и включения их в структуру других подразделений администраций или муниципальные учреждения.
В соответствии со статистическими данными Федерального архивного агентства по состоянию на 1 января 2022 года, всего в Российской Федерации действует 2018 структурных подразделений органов местного самоуправления, осуществляющих функции в области архивного дела. Из них 1508 реализует полномочия только в области архивного дела, 501 реализует полномочия также в иных областях государственного (муниципального) управления, 1978 выполняет также функции муниципального архива.
Несмотря на отличия в статусе, организационных формах, составе документов и источников комплектования и других, требования к государственным и муниципальным архивам идентичны. Это оправдано тем, что и государственные, и муниципальные архивы осуществляют хранение документов Архивного фонда Российской Федерации. Вместе с тем, эффективность реализации архивами нормативных требований различна: как в разных регионах, так и в разных архивах. Одним из основных факторов в данном отношении является возможности учредителя и учреждения в вопросах материально-технического и кадрового обеспечения (как в отношении штатной численности, так и в отношении квалификационного уровня). При этом, если государственные архивы, являющиеся самостоятельными бюджетными или казенными учреждениями, наделены правом осуществлять приносящую доход деятельность, то муниципальные архивы, входящие в состав администраций муниципальных образований, не могут предоставлять платные услуги, в результате чего финансирование их деятельности ограничено возможностями муниципального бюджета, включая объемы фонда оплаты труда.
Таким образом, эффективность реализации государственным или муниципальным архивом своих функций напрямую зависит от:
финансовых возможностей, определяющих: возможность обеспечения нормативных условий хранения документов (оборудования архива в соответствии с нормативными требованиями, предъявляемыми к обеспечению светового, температурно-влажностного, охранного, санитарно-гигиенического режима, пожарной безопасности, оборудование средствами хранения, в том числе способствующими оптимальному использованию имеющихся площадей архивохранилищ, оснащение архивов оборудованием, обеспечивающим возможность создания страхового фонда и фонда пользования, улучшения физического состояния документов, включая их реставрацию и т.д.), возможность и перспективы приема документов на хранение (наличие достаточных площадей архивохранилищ), интенсивность и формы использования архивных документов (доступность научно-справочного аппарата и фонда пользования в электронном виде в сети Интернет (организации электронного читального зала), создания поисковых систем и баз данных для сотрудников архива, возможность публикации сборников архивных документов) и др.;
количества и компетенции сотрудников архива, поскольку даже при наличии соответствующей материально-технической базы архива недостаточность кадрового состава может обусловить невозможность реализовать все работы в полном объеме, а недостаточность квалификационного уровня не позволит обеспечить их необходимый качественный уровень (например, при проведении работ по реставрации документов, публикации документов и т.д.).
Планирование работы государственных и муниципальных архивов является основой их деятельности в соответствии с задачами перспективного развития архивной отрасли и возможностями конкретного архива. Направления развития архивной отрасли в Российской Федерации в целом определяются Концепцией развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года[4], проект которой подготовлен Федеральным архивным агентством на основании Концепцией долгосрочного социально-экономического развития Российской Федерации на период до 2020 года, Стратегией развития информационного общества в Российской Федерации, Стратегией инновационного развития Российской Федерации на период до 2020 года, государственными программами Российской Федерации «Информационное общество (2011–2020 годы)»[5], программой «Культура России (2012–2018 годы)».[6] В соответствии с определенными ориентирами Федеральное архивное агентство ежегодно направляет в субъекты Российской Федерации письма, содержащие рекомендации по планированию работы архивных учреждений на очередной год и отчетности за текущий год.— в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов: соблюдение нормативных требований пожарной безопасности; надежность охранного режима в случаях замены вневедомственной полицейской охраны на другие формы физической защиты зданий и помещений; незамедлительное информирование территориальных органов Минкультуры России, Росархива и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела обо всех фактах не обнаружения дел (документов) (предположительно по причине хищения); продолжение формирования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации (в бумажном и электронном форматах) и региональных реестров;
— в сфере комплектования: организацию внедрения в практику работы архивных учреждений всех уровней и организаций – источников их комплектования Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях; проведение анализа итогов паспортизации организаций –— в сфере использования архивных документов: оказание информационной поддержки подготовке и проведению юбилейных мероприятий, посвященных памятным датам отечественной и мировой истории организацию рассекречивания архивных документов согласно планам соответствующих межведомственных, ведомственных и архивных комиссий, информирование общественности о результатах этой работы, продолжение пополнения в этих целях Базы данных рассекреченных дел и документов федеральных государственных архивов; распространение практики организации электронного взаимодействия с отделениями ПФР и МФЦ;
— в сфере кадрового, организационного, научно-методического и информационного обеспечения: внедрение и расширение применения в деятельности архивных органов и учреждений принципов открытости, в том числе своевременное и регулярное предоставление информации для размещения на портале «Архивы России», а также на официальном сайте www.bus.gov.ru; Рекомендации Федерального архивного агентства в отношении государственных и муниципальных архивов имеют общий характер.
Определение приоритетных направлений и перспектив деятельности государственных и муниципальных архивов осуществляется на основе анализа уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела планово-отчетной документации, а также путем осуществления контроля за соблюдением законодательства об архивном деле: ведомственного – в отношении государственных архивов; деятельности органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления при решении вопросов, относящихся к вопросам местного значения – в отношении муниципальных архивов, входящих в структуру администраций муниципальных образований (на основании статьи 70 Федерального закона «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»)[7]; деятельности юридических лиц – в отношении муниципальных архивов, являющихся самостоятельными юридическими лицами, а также в отношении организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов (на основании Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (далее ФЗ № 294)).[8] Это позволяет не только обеспечить соблюдение архивного законодательства организациями, образующими документы Архивного фонда Российской Федерации, но и обеспечить контроль деятельности государственных и муниципальных архивов в вопросах их комплектования, включая организацию работы с источниками комплектования.
При этом следует отметить, что ответственность за несоблюдение законодательства об архивном деле не соотносима для организаций и документов разного уровня. Так, Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях предусматривает наказание в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц — от трехсот до пятисот рублей за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов. При этом в отношении отдельных категорий документов установлена значительно более жесткая ответственность.
Таким образом, основные направления работы государственных и муниципальных архивов определяются в плановом порядке исходя из перспектив и направлений развития архивной отрасли: на уровне Росархива, уполномоченным органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, конкретного архива. Вместе с тем, состав, характер и объемы выполняемых работ напрямую обуславливаются особенностями архива (статусом, профилем комплектования архива и т.п.), а также его материально-техническими и кадровыми возможностями. При этом нормативные требования к организации работы государственных и муниципальных архивов являются обязательными, независимо от объективных и субъективных факторов. Их нарушения влекут административную ответственность.
1.3 Хранение и учет архивных документов
Функциональное назначение архивов судов состоит в том, чтобы сохранить в целостности и сохранности информацию (сведения) о рассмотренных судебных делах и соответствующих материалах, а также значительного массива информации, носящего организационно-правовой характер, о содержании самой судебной деятельности, включающего сведения и вспомогательной направленности.
Вместе с тем, стадию архивного хранения и повседневного использования единиц архивного хранения необходимо представлять в качестве заключительной стадии в процессе организации и осуществления судебного делопроизводства. В связи с этим, отметим, что ее временной период длится гораздо дольше, чем непосредственное обеспечение документирования, применяемого в процессе рассмотрения судебного дела (судебного материала). Архивные документы являются системообразующим фактором индивидуальной и носящей уникальный характер для каждого суда информационной системы. Архивные фонды формируются на основании соблюдения норм и положений процессуального права, и, вместе с тем, следования правилам определения конкретных временных сроков хранения и результатам деятельности экспертных комиссий, входящих в структуру судов.
Какие-либо существенные количественные и качественные преобразования состава архивных документов основываются на учете момента их передачи в фонды соответствующих государственных архивов или процедуры уничтожения, имеющей прямую связь с констатацией факта утраты ими своей социальной значимости ввиду истечения временных сроков хранения[9]. При этом, доводы о перманентно преследующей угрозе уничтожения судебных документов кажутся вовсе не безосновательными. Все вышеизложенное в полной мере способствует формированию предпосылок для обоснования и выработки соответствующих реалиям настоящего времени подходов функционирования архивного дела. Архив суда включает в свой состав документы, нашедшие свое отражение на различных материальных носителях.
Действительно, если вопросы хранения документов на бумажных носителях достаточно урегулированы, то нормативное и методическое сопровождение деятельности работников аппарата суда с электронными носителями нуждается в детальной проработке. С введением в тексты Инструкций по судебному делопроизводству в судах судебной системы Российской Федерации норм о работе с иными (небумажными) носителями, по сути, было осуществлено включение архивных подразделений судов в электронный документооборот. К примеру, в п. 10.2 «Инструкции по судебному делопроизводству» в областных и иных приравненных судах установлен порядок работы при оформлении уголовных и гражданских дел после их рассмотрения судом первой инстанции, а также дел об административных правонарушениях. В данном пункте, в частности, закреплено, что при использовании средств аудиозаписи и иных технических средств для фиксирования хода судебного заседания электронные носители информации (диски, дискеты, флеш-карты) должны быть вшиты в дело (приобщены к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписаны уполномоченным работником аппарата суда.
При этом установлено требование обязательности обеспечения сохранности электронного носителя от повреждений и порчи. Однако глава 16 исследуемого нормативного документа, именуемая «Порядок выдачи судебных дел и документов», не устанавливает порядок организации работы по предоставлению имеющихся в деле копий аудиозаписей. К тому же разрешение данного вопроса не только представляет собой текущую задачу, а требует всесторонней теоретической и организационно-практической проработки[10].
Необходимо заметить, что впервые с хранением «небумажных» материалов дел суды столкнулись вследствие длительного обеспечения сохранности приобщенных к уголовным делам постоянного срока хранения видеокассет и дискет в период 1990-х годов. В условиях отсутствия соответствующих рекомендаций по обеспечению их сохранности, а также возможности организации миграции данных пленочных форм на развивающиеся системы электронных носителей, включая их перемещение из одного формата в другой, данные носители информации утратили способность к ее воспроизведению.
Ныне действующие правила, по сути, восприняли прежний порядок – приобщенный к делу электронный носитель с каждым годом утрачивает способность к воспроизведению в упакованном конверте. Между тем, наиболее прогрессивным направлением, с нашей точки зрения, является формирование иной системы хранения документов в архивохранилищах судов, которая обеспечивала бы сохранность и миграцию электронных документов отдельно от смежных с ними бумажных носителей, со своевременным сохранением аутентичности, целостности и достоверности документов. С помощью системных возможностей Государственной автоматизированной системы РФ «Правосудие», исходя из заложенного в ней технического потенциала и постоянного совершенствования программного ресурса, вполне можно реализовать данную задачу. Несомненным достижением является издание ряда нормативных документов в данной сфере, в том числе Временного регламента перевода документов федеральных судов в электронный вид.
Современное судебное делопроизводство образует две сферы: традиционное (бумажное) делопроизводство и документы, образующиеся с использованием специализированных автоматизированных информационных систем ведения судебного делопроизводства. Вполне очевидным представляется наличие существенных особенностей в электронном и бумажном документообороте. Электронный документооборот не может быть копией бумажного. Таким образом, в целях обеспечения сохранности информации и создания гарантирующих условий для реализации законных прав и интересов граждан в ходе надлежащего фондообразования в судах подходы к комплектованию их архивов должны быть комплексными[11].
Исходя из вышесказанного, следует сформулировать итоговый вывод: необходимость применения новых подходов в ведении судебного делопроизводства в судах предопределена современными потребностями развития государственной информационно-технологической инфраструктуры. Со вступлением в силу федерального закона от 22 декабря 2008 года. № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» одной из характеристик современной судебной деятельности стало ее функционирование в рамках единого информационного пространства федеральных судов и мировых судей[12].
Таким образом, федеральное законодательство создает необходимые предпосылки для дальнейшего поступательного и выверенного ведомственного регулирования организации хранения и использования электронных документов, внимательного анализа имеющейся практики и выработки наиболее верных перспектив.
Страницы: 1 2