Доклад на тему «Документооборот бизнес-процессов»

Содержание

1. Понятие автоматизации бизнес-процессов в системе документооборота (СЭД)
2. Преимущества автоматизированного документооборота бизнес-процессов
3. Список использованной литературы

Понятие автоматизации бизнес-процессов в системе документооборота (СЭД)

За тривиальным термином “документооборот” скрывается множество проблем, которые менеджеры и управленцы во всех отраслях бизнеса испытывают ежедневно. Сегодня каждая концепция управления бизнесом диктует автоматизацию документооборота: проанализировать труднодоступные и неполноценные результаты операций практически невозможно, а управление без анализа теряет всякую смысловую нагрузку.

Проблемы не автоматизированного бизнес-процесса документооборота организации могут повлиять как на работу отдельного сотрудника, так и в последствии на репутацию компании в целом – достаточно небольшой оплошности в виде потери документа или малейшего искажения информации.

Среди подобных проблем не автоматизированного документооборота часто встречаются:

— высокая стоимость обработки каждого документа;

— частая потеря документов;

— утечка информации;

— искажение информации;

— задержки в принятии решений;

— медленное движение документов – переоцененная загрузка персонала;

— репутационные и юридические риски. [3]

Для организации взаимодействия участников бизнес-процессов, представленных в документарном виде можно применить механизмы управления документооборотом. В связи с современной тенденцией перехода от традиционного «бумажного» документа к электронной форме представления документов – САД можно трансформировать в систему электронного документооборота (СЭД), решающей задачи управления многими бизнес-процессами.

Наиболее простые и часто применяемые бизнес-процессы, реализуемые в документной форме, предъявляют свои требования к механизму функционирования СЭД: оперативность; достоверность; конфиденциальность; эргономичность; экономичность; информационная достаточность. [4]

Основными задачами при использовании СЭД в управлении бизнес-процессами являются: упорядочение и ускорение; контроль за ходом выполнения; оптимизация и упрощение; получение возможности гибкого реагирования на изменения условий функционирования бизнес-процессов; документирование событий и последующий арбитраж; анализ эффективности.

Практика автоматизации бизнес-процессов в системе электронного документооборота (СЭД) начинается с оценки логики документооборота компании. Логика документооборота в целом зависит от сферы бизнеса, учитывая специфику бизнес-процессов организации, однако есть общие бизнес-процессы электронного документооборота, которые применимы практически в каждом бизнесе: утверждение документов, сбор отзывов по документам, подготовки документов, согласования, исполнение (внутренние документы и документы для контрагентов) [1]

Более детально бизнес-процесс документооборота организации могут выглядеть следующим образом: прием документов, поступающих в организацию; их первичная обработка; составление, согласование и оформление; операции с исходящими документами; отправка исходящих и направление в дело внутренних документов; предварительное рассмотрение документов; регистрация документов и распределение; информационно-справочная работа; составление, согласование и оформление документов; подобные операции с внутренними документами.

Преимущества автоматизированного документооборота бизнес-процессов

Автоматизированный документооборот открывает новые горизонты перед организацией, в частности помогает ускорить проведение работ, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, тактических, так и стратегических решений. [3]

 Рассмотрим, что из себя представляют бизнес-процессы электронного документооборота и какие преимущества стоит ожидать от процесса автоматизации:

Прозрачность работы: бизнес-процессы документооборота организации в этом случае позволяет менеджменту контролировать статусы документов на каждом этапе их изменения. Помимо контроля и существуют все возможности управления: в частности становится просто и быстро вызвать любой требуемый документ с полной информацией о его истории.

Централизованное управление взаимоотношениями с клиентами и поставщиками за счет хранения и ведения файловой истории. Например, при возникновении инцидента достаточно пары кликов, чтобы поднять историю блока документов и проследить корреляцию.

Возможность удаленного доступа, что позволяет избежать торможение в процессах.

Безопасность информации и документов выводится на качественно другой уровень: поскольку управление электронным документооборотом централизованно, база данных позволяет делать резервные копии документов, что значительно снижает возможность потери информации, как случайно, так и умышленно.

“Бережливое производство”, а также экономия времени и пространства. То есть автоматизация документооборота дает возможность избавиться от, например, бесконечных, и главное – ненужных распечаток, что есть ни что иное как потеря ресурсов. Документы и файлы могут быть безопасно удалены по истечении срока их хранения, в зависимости от статуса и актуальности информации. Автоматизация документооборота на уровне корпоративной культуры без сомнения отвечает самым эффективным и принятым по всему миру моделям стратегического управления – такие перемены в компании окажут положительное воздействие на отношение сотрудников к статусности компании, смогут выше оценить HR-бренд организации, а значит, работать с большей отдачей.

Повышение удовлетворенности и эффективности сотрудников и руководителей: оптимизация ежедневных задач позволяет сотрудникам получать больше удовольствия от рабочего процесс, поскольку автоматизируются как правило рутинные функции. Для топ-менеджмента инвестиции в эффективную автоматизацию быстро окупаются еще и за счет освобождения времени сотрудников для более сложных и маржинальных задач.

Системы автоматизации делопроизводства и документооборота, создаваемые на основе современного ПО отечественных разработчиков, в достаточной мере обеспечивают решение типовых задач управления некоторыми бизнес-процессами крупных организаций, имеющих распределенную структуру.

Начальным условием широкого использования СЭД является наличие информационной инфраструктуры (сеть передачи данных, серверное оборудование, СУБД, Интернет/интранет, служба сопровождения, и пр.)

Для успешного решения типовых задач, для СЭД необходимы встроенные функции, эффективно обеспечивающие:

— коллективную работу с проектами документов, с поддержкой маршрутизации и версионности, включая и удаленные подразделения и предприятия;

— ввод, структуризацию и хранение документарной информации вместе с метаданными;

— передачу информации и метаданных (с требуемой целостностью) по различным каналам связи (интернет/интранет);

— обеспечение разграничения доступа, конфиденциальности и достоверности;

— учет эргономических и экономических факторов. [2]

Полноту функций обеспечивают смежные программные и интегрированные аппаратно-программные комплексы:

— сканирования документов (ввод документных приложений);

— защиты информации и доступа к бизнес-процессам (PKI);

— обеспечения аутентификации и целостности информации и событий(ЭЦП);

— обеспечения удаленного доступа к бизнес-процессам (web-клиент);

— выгрузки данных и подготовки выходных форм;

— специализированные сервисы.

Помимо решения технических задач по созданию аппаратно-программного комплекса СЭД решается задачи методического и организационного обеспечения деятельности СЭД:

— создается система обучения и повышения квалификации;

— создается опытно-адаптационная техническая служба и служба технической поддержки распределенной СЭД;

— создаются или модернизируются структуры и службы, использующие процессы реализованные через СЭД;

— создается нормативно-инструктивная база для обеспечения функционирования процессов.

Таким образом, широко используя СЭД в бизнес-процессах компании могут получить ряд конкурентных преимуществ: наличие механизма быстрой и эффективной реакции на меняющуюся бизнес-среду; снижение издержек и затрат на поддержку бизнес-процессов; имиджевые факторы и т.д.

В процессе внедрения СЭД на предприятии неизбежно возникновение проблем и рисков, приводящих к нарушению сроков запуска проекта, превышению бюджета, неполному достижению целей, стоящих перед СЭД или даже к полному срыву внедрения программы.

Специфика рисков при внедрении ЭДО, так же как и при внедрении любой информационной системы в масштабах всей организации обусловлена тем, что за относительно короткий срок необходимо перевести значительную часть сотрудников на новые и непривычные для них методы работы.

К основным рискам можно отнести:

• консервативность сотрудников;
• недостаточная компьютерная грамотность сотрудников;
• отсутствие регламентов на основные процессы;
• слабое техническое оснащение;
• отсутствие четкого управления проектом.

Чтобы предотвратить появление нежелательных проблем при организации электронного документооборота, необходимо детально спроектировать работу СЭД в компании, организовать ее поэтапное введение, обучить персонал и обеспечить ему оперативную поддержу в решении проблем, связанных с работой СЭД.

В целом, внедрение СЭД — это не просто инновация, это радикальный шаг к современному управлению информационными потоками. По данным CNews Analytics, отечественный рынок СЭД — один из наиболее активно развивающихся сегментов IT-индустрии [5].

Список использованной литературы

1. Башкова И.С. Принципы построения эффективной системы управления бизнес-процессами и документами / И. С. Башкова –Научный Вестник Крыма 1(6) -2017.
2. Всяких Е.И. Практика и проблематика моделирования бизнес-процессов; Книга по Требованию — М., 2018. — 246 c.
3. Громов А.И. Управление бизнес-процессами: современные методы. монография / А.И. Громов, А. Фляйшман, В. Шмидт. — Люберцы: Юрайт, 2017. — 367 c.
4. Маслова А. В. Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании. Эффективность автоматизации документооборота // Молодой ученый. — 2017. — №7. — С. 265-267. — URL https://moluch.ru/archive/141/39829/ (дата обращения: 26.09.2019).
5. Официальный сайт Агентства CNews Analytics (CNA) URLhttps://cnews.ru/reviews/free/