Содержание
- Введение
- Глава 1. Теоретические основы документационного обеспечения управления персоналом в организации
- 1.1. Сущность и содержание документационного обеспечения управления персоналом организации
- 1.2. Методологические подходы документационного обеспечения управления персоналом
- Глава 2. Анализ организационно-экономической деятельности и документационного обеспечения управления персоналом ЖСК «Электромеханик»
- 2.1. Анализ финансово-хозяйственной деятельности ЖСК «Электромеханик»
- 2.2. Анализ документационного обеспечения управления персоналом ЖСК «Электромеханик»
- 2.3. Разработка рекомендаций по совершенствованию документационного обеспечения управления персоналом ЖСК «Электромеханик»и оценка их социально-экономической эффективности
- Заключение
- Список использованных источников
Введение
В современных социально-экономических условиях повсеместной трансформации организационно — управленческих алгоритмов принятия и реализации решений, поиска способов оптимизации путей управления человеческими ресурсами, особое значение приобретает решение многоплановой проблемы совершенствования документационного обеспечения управления персоналом.
Повсеместная компьютеризация процессов передачи информации в целом, вхождение России в мировое информационное пространство, усиление миграционных процессов, оказывающих неоднозначное влияние на процессы формирования рынка труда, движение персонала в организациях практически всех типов и форм, кризисные явления в экономике России актуализируют проблемы кадровых решений и документационного обеспечения управления персоналом в частности.
От руководящих работников требуется особое внимание к кадровому подбору, постоянному обеспечению условий для повышения квалификации работников, материально-техническому оснащению служб, обеспечивающих документационное управление персоналом как залог успешной финансово-экономической деятельности предприятий в усложняющихся условиях глобализирующейся рыночной экономики.
Актуальность темы настоящей дипломной работы обусловлена так же и недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления.
Решение проблемы оптимизации процессов формирования и движениякадровой документации в современных условиях позволит целенаправленно формировать трудовые ресурсы управляющих компаний, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям коммунальных услуг к информационным ресурсам управляющих организаций, согласно требования законодательства и с наименьшими затратами времени, труда, средств. Создание действенной системы документационного обеспечения управления персоналом является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций сферы ЖКХ, особенно учитывая специфику массового привлечения иностранной рабочей силы в низовые звенья этой сферы деятельности. Это послужило основанием для выбора темы исследования.
Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления изучали многие отечественные ученые: В.И. Андреева, И.Ю. Байкова, М.И. Басаков, В.В Галахов, И.Ю. Крылова, Т.В. Кузнецова, В.Ф. Янковская и многие другие. Однако многие теоретические разработки не затрагивали проблем совершенствования документационного обеспечения управления персоналом в сфере ЖКХ в их практической деятельности. В связи с этим необходимо дальнейшее изучение и совершенствование документационного обеспечения управления персоналом этой отрасли хозяйства, в этом так же выражается практическая значимость работы.
Объект исследования — документационное обеспечение управления персоналом организацииЖСК «Электромеханик» города Москвы.
Предмет исследования — пути совершенствования документационного обеспечения управления персоналом ЖСК «Электромеханик».
Целью выпускной квалификационной работы является разработка рекомендаций по совершенствованию документационного обеспечения управления персоналом ЖСК «Электромеханик» и оценка их социально-экономической эффективности.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- Рассмотреть теоретические основы документационного обеспечения системы управления персоналом и определить его место в системе управления персоналом.
- Проанализировать финансово-хозяйственную деятельность документационного обеспечения управления персоналом в организации ЖСК”Электромеханик”.
3.Разработать рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения управления персоналом в ЖСК “Электромеханик” и рассчитать социально-экономическую эффективность предложенных рекомендаций.
Работа осуществлялась исходя из общетеоретических принципов: научности, объективности, историзма, использованы диалектический подход и логические приемы — анализа, синтеза, дедукции, индукции, аналогии, обобщения. В ходе выполнения работы специальные методы познания — монографический, расчетно-нормативный, метод сравнительного правоведения, графический, изучения документов, параметрический, непосредственного наблюдения и другие.
Информационной основой исследования явились: учебная, научная литература, нормативно-правовые акты по теме, материалы периодической печати, регламентирующая и распорядительная документация организации, материалы первичного учета и отчетности финансово-хозяйственной деятельности, интернет ресурсы.
Структура работы определена исходя из ее цели и задач и состоит из введения, двух глав, логически связанных между собой, заключения, списка использованных источников.
Глава 1. Теоретические основы документационного обеспечения управления персоналом
1.1. Сущность и содержание документационного обеспечения управления персоналом
Основная функция кадровой документации – это юридическое оформление и закрепление трудовых отношений между нанимателем и работником[1].
Любое юридическое лицо независимо от организационно-правовой формы в процессе осуществления хозяйственной деятельности обязано вести работу по оформлению, ведению и сохранению кадровой документации. Требования к ведению кадровой документации предусмотрены действующим трудовым законодательством. Состав кадровой документации зависит от меняющихся подзаконных актов в сфере труда, в частности, актов Минтруда и соцзащиты.
В большинстве организаций постановке кадровой документации не придают серьезного значения, в результате чего кадровый документооборот ведется с существенными нарушениями установленных требований[2].
Кадровая документация – это комплекс документов, обеспечивающих регулирование трудовых и связанных с ними отношений нанимателя и работника внутри организации.
Трудовые отношения работника и работодателя регулируются ТК РФ. Для оформления (документирования) трудовых отношений предназначена кадровая документация[3].
Первоначально термин “документация по личному составу” означал документы, отражающие данные собственно личного состава учреждения, т. е. его трудового коллектива. В документы по личному составу включали разнообразную по видам, разновидностям и объемам организационно-распорядительную и отчетно-статистическую документацию по кадрам. Постепенно круг таких документов стал перерастать границы прежнего понимания термина «документация по личному составу». С расширением функций кадровой службы расширился и круг кадровых документов. В настоящее время кадровую документацию составляют документы, отражающие функции кадровой службы[4].
На рисунке 1 представлена система кадровой документации. Существует несколько нормативных документов, закрепляющих состав кадровой документации. Так, в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, определено наполнение документации по личному составу[5].
Это различные виды документов, отражающих вопросы приема, перемещения, увольнения и учета работников, а также их награждения, аттестации, квалификации. К ним относятся и другие документы, которые характеризуют правовые, трудовые и другие взаимоотношения отдельных лиц с государственными и иными организациями, подтверждают трудовой стаж, оплату труда, изменения в должностном и социально-правовом положении работников, получение образования учащимися и т.д.[6].
Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (ГОСТ Р 7.0.8 — 2013). Кадровый документооборот — деятельность по организации движения кадровых документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив (ГОСТ Р 7.0.8 — 2013)[7].
Таким образом, можно говорить о том, что кадровый документооборот входит в круг задач кадрового делопроизводства.
Как правило, СЭКД (система электронного кадрового документооборота) включают в себя не только автоматизацию кадрового документооборота, но многие элементы автоматизации кадрового делопроизводства, поэтому в большинстве случаев мы можем говорить о системе электронного кадрового документооборота и делопроизводства (СЭКДД)[8].
Работа СЭКД строится вокруг одного базового понятия — кадровый документ[9].
Именно кадровый документ является «единицей информации» в СЭКД.
Система кадрового документооборота обеспечивает фундаментальные операции с документами:
- хранение;
- аудит;
- движение документов по исполнителям в организации;
- выполнение бизнес-процессов, к которым эти документы имеют отношение.
В организации, где внедрен кадровый ЭДО и используется система управления документооборотом, документ является и базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов — есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д., то есть все управление в организации осуществляется через документы. Как следствие, многие задачи, которые выполняются сотрудниками, точно так же привязаны к документам[10].
Любой документ в системе кадрового документооборота снабжается «карточкой», подобной, например, библиотечной. Состав информации о документе (атрибутов документа, полей карточки) определяется типом и видом документа, их доступность для просмотра и редактирования — правами доступа к документу и его состоянием в рамках бизнес-процесса[11].
Любой кадровый документ может иметь один или несколько прикрепленных файлов — это могут быть как проекты новых документов, так и отсканированные образы существующих[12].
Любой кадровый документ может быть связан с другими документами, что обеспечивает целостность информационного поля организации.
Любой кадровый документ может быть найден по его атрибутам или, при наличии такой функциональности, по вхождению текста в прикрепленные файлы (полнотекстовый поиск)[13].
Таким образом организация кадрового документооборота на предприятии с применением СЭКД дает все необходимое для своевременного принятия решений, реагирования на ситуации и упорядоченной стабильной работы[14]:
- категоризация документов отдела кадров по типам и видам;
- снабжение каждого типа или вида документа любыми необходимыми атрибутами;
- заданные бизнес-процессы обработки кадровых документов;
- механизмы управления задачами и контроля их выполнения;
- надежное хранилище документов кадровой службы с возможностями атрибутивного и полнотекстого поиска[15].
Опишем, какие изменения принесет внедрение СЭКД в отделе кадров:
- процессы обработки кадровых документов могут частично измениться и стать более жесткими;
- количество бумажных документов сократится;
- выполнение задач станет более четким и управляемым;
- отчеты по работе с кадровыми документами и исполнительской дисциплине можно будет получать оперативно в любое время;
- сотрудники, работающие с кадровыми документами, должны будут обучиться выполнению всех действий в электронном виде[16].
Глядя на этот список можно подумать, что это не список изменений, а список преимуществ. В данном случае эти вещи, безусловно, близки, но при внимательном рассмотрении за каждым из пунктов стоит и некоторое ограничение или новое требование. К этому просто нужно быть готовым, затевая внедрение ЭДО, а кроме того, адаптация СЭКД под нужды заказчика позволяет автоматизировать документооборот с минимальными ограничениями[17].
Теперь о выгоде. Основная выгода от внедрения ЭДО — это повышение эффективности деятельности оргкадровой службы. Повышать эффективность деятельности отдела кадров можно двумя способами: уменьшая затраты и/или увеличивая результат. Как правило, СЭКД позволяет реализовать оба варианта. Образно говоря, внедрение ЭДО с использованием подходящей СЭКД дает кадровой службе возможность меньше тратить и больше зарабатывать. Как правило, СЭКД позволяет реализовать оба варианта. Образно говоря, внедрение ЭДО с использованием подходящей СЭКД дает отделу кадров возможность меньше тратить и больше зарабатывать.
Рассмотрим сначала возможности снижения затрат:
- Сокращение затрат на бумажные документы.
- Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников.
- Ускорение информационных потоков.
Теперь о результатах:
- Повышение управляемости отдела кадров за счет упорядоченности и прозрачности документопотоков.
- Повышение скорости и качества принятия решений.
- Повышение уровня исполнительской дисциплины и эффективности работы сотрудников, рабочих групп, организации в целом[18].
- Организация электронного документооборота с различных точек зрения.
Вне зависимости от размеров кадровой службы и объемов ее документооборота рекомендуется разработать:
- Положение о документообороте кадровой службы (регламентирует классический и электронный кадровый документооборот одновременно);
- Регламенты обработки документации в СЭКД (решают задачи регулирования отдельных процессов, выступают в качестве инструкций и учебных пособий).
Положение о документообороте отдела кадров
Положение о документообороте отдела кадров определяет требования как к документообороту организации в целом, так и к документообороту, организуемому посредством СЭКД[19].
При первом подходе производится актуализация уже имеющегося Положения о документообороте путем включения в него разделов, характерных для документооборота электронного, к примеру следующих:
- понятие электронного документа отдела кадров, его действительность;
- электронная цифровая подпись;
- придание документации юридической значимости;
- защита электронного документа;
- подлинность электронного документа;
- оригиналы и копии электронных документов, а также их заверение;
- Создание и отправка электронного документа;
- время и место создания и нахождения электронного документа;
- управление информацией и ее носителями.
Весь кадровый документооборот складывается из двух потоков:
документооборот по личному составу (личные карточки, приказы о приеме и увольнении, приказы о поощрении и взыскании, об отпусках и другие приказы);
документооборот по управлению персоналом (правила внутреннего распорядка, положения об отделах, отчетность по численности, составу работников).
Помимо этого в отделе кадров требуется хранить все заявления сотрудников, объяснительные и докладные, являющиеся основанием к различным приказам. Обязательными являются ведомости и некоторые формы документов, которые обычно связанны с финансовыми и зарплатными вопросами, например расчетный листок в утвержденной руководителем форме.
С учетом некоторых обстоятельств в разряд обязательных попадают:
- коллективный договор, в ситуации, при которой сотрудники или работодатель предложили его оформить;
- должностные инструкции, когда часть трудовых обязанностей не оговорена в договоре;
- положение о заработной плате и премировании, когда возникли изменения, связанные с расчетом и выдачей заработной платы, не определенные договором или штатным расписанием;
- другие положения, к примеру, связанные с проведением аттестации.
Специфика работы любого предприятия требует создания разнообразных документов и актов, перечень которых всегда утверждается приказом.
Процесс делопроизводства по кадрам состоит из четырех направлений работы:
- оформление личных дел и карточек;
- ведение книг или журналов для учета документов;
- Создание кадровых дел и номенклатуры дел;
- работа над факультативными (не являющимися обязательными согласно закону) актами.
Книги или журналы учета, которые необходимо оформлять:
- книга регистрации трудовых книжек, книга по учету бланков и вкладышей к ним;
- журнал для командировочных удостоверений;
- журналы для учета приказов и трудовых договоров (завести желательно, но не обязательно).
Все страницы в книгах и журналах пронумеровываются и прошнуровываются, скрепляются печатью.
Приказы и все другие кадровые документы необходимо укладывать в отдельные папки или дела[20].
В кадровые дела всегда включают:
- приказы по личному составу (о перемещении персонала, о поощрении, отпуске без содержания, продолжительной командировке);
- приказы по личному составу (о взыскании, очередном или учебном отпуске, краткосрочной командировке);
- нормативную документацию фирмы (положения, инструкции, контроль рабочего времени).
Отдельные дела можно завести для важной деловой переписки. Штатное расписание, графики отпусков или дежурств для удобства также можно скомплектовать в дела[21].
Завершающей и второстепенной обязанностью является создание факультативных документов, таких как должностные инструкции, положения о персонале и другие.
Информация во всех кадровых бумагах должна соответствовать учредительным документам организации. Чтобы избежать ошибок, возникающих при учете кадров, необходимо периодически перепроверять ряд документов, имеющих прямую связь между собой, данную проверку(необходимо начать с изучения штатного расписания. Данные в нем (должности, табельные номера, оклады) должны совпадать с информацией, используемой бухгалтером для начисления оплаты труда.
На основе штатного расписания должны быть заполнены трудовые договоры. Если при проверке обнаружилось, что трудовые договоры составлены неверно, то их надо переоформить.
Допустим, штатное расписание доработано, и в него внесены поправки, только позже, чем был заключен сам договор с работником. В этом случае к договорам подготавливают дополнительные соглашения.
При неукоснительном выполнении требований к кадровому учету данные приказов и других внутренних актов всегда совпадают с информацией в трудовых договорах и штатном расписании[22].
Ответственно и внимательно должна осуществляться вся работа, связанная с трудовыми книжками. Специалист-кадровик обязан хорошо изучить правила, определяющие порядок ведения и хранения трудовых книжек, и инструкции по их заполнению, а так же по возможности автоматизировать процесс кадрового учета[23].
В кадровом отделе должны находиться трудовые книжки всех сотрудников, которые были приняты и еще не уволены. В процессе составления необходимых отметок в трудовых книжках нельзя допускать ошибки, так как при расчете пенсии сотруднику могут не учесть рабочий стаж в фирме, где внесли ошибочную запись.
Первоочередным объектом внеплановой проверки любой фирмы всегда является делопроизводство по кадрам, документация по кадрам и соблюдение законодательства о труде. Ошибки, связанные с ведением кадрового учета в организации, искажают общую сумму заработной платы и налогов, которые заплатит предприятие-работодатель[24].
1.2. Методологические подходы к совершенствованию документационного обеспечения управления персоналом
Кроме положительных сторон ведения документации были выявлены и недостатки. Недостатками документационного обеспечения управления персоналом в организации являются отсутствие систематизации по целевому назначению, видам и срокам хранения, многие документы уже неактуальны, во многих папках отсутствует реестр. Также при изучении трудовых книжек сотрудников были найдены ошибки в заполнении[25].
Причинами отсутствия четкой системы хранения документации на наш взгляд могут быть:
— отсутствие сотрудника, отвечающего за регистрацию, хранение и распространение документов;
— текучесть кадров, влияние которой на организацию документационного обеспечения заключается в том, что сотрудники увольняются, и система документационного оборота не поддерживается, также прерывается контроль выполнения исполнения нормативных актов[26];
— отсутствие единого стандарта оформления долгосрочных нормативных документов, таких как Положения, Регламенты, а также краткосрочны; нет шаблона создания служебных записок, информационных писем;
— отсутствие электронного архива за прошлые годы. Сейчас в организации существует система хранения электронных документов, но в ней хранятся документы за последние три года[27].
Проведенное исследование и дальнейшая интерпретация результатов показали, что проблему документационного обеспечения управления персоналом необходимо рассматривать системно. Для этого предлагаем следующие рекомендации.
- Для каждой из папок сделать реестр документов. Создание реестра позволит упорядочить документы, обеспечит их быстрый поиск.
- Пользоваться разработанным нами перечнем документов, необходимых для ведения кадрового делопроизводства.
- Провести обучение сотрудников. Для этого можно пригласить специалиста со стороны, который будет проводить дополнительные курсы для персонала. Например, провести обучение бухгалтеров компании.
- Утвердить в организации единые стандарты оформления документов в виде шаблонов. Создание единых шаблонов позволит придерживаться единого оформления документов, не будет необходимости по-новому переоформлять документы, что в свою очередь снизит временные затраты сотрудников.
- Для хранения документов и удобства их переработки поддерживать ведение электронного архива и, возможно дополнить его документами прошлых годов[28].
В любой организации систематически проходят процедуры, связанные с документооборотом, которые нуждаются в постоянном контроле. Если определить какие составные части кадрового документооборота необходимо проверять, то значимую роль будут иметь такие характеристики и показатели, как:
— численность сотрудников в организации;
— количество командировок;
— количество сотрудников, обучающихся без отрыва от производства;
— количество структурных подразделений;
— предоставление льгот инвалидам, работающим родителям с малолетними детьми, пенсионерам и др[29].
Каждая из процедур и этапов деятельности управления персоналом должны попадать под внутренний контроль. Чтобы осуществить внутренний контроль по всем существующим этапам документооборота, следует установить процедуру проверки. При проведении проверки, для начала рекомендуется проверить порядок:
— приема, перевода и так же увольнения работников;
— учета рабочего времени;
— направления сотрудников в командировки;
— предоставление для сотрудников отпусков и так далее.
Должностные лица, с возложенными на них обязанностями по организации внутреннего контроля управления персоналом, должны изучать материалы проведенных проверок внешних контролирующих органов и на их основе принимать меры к своевременному улучшению качества контроля и его эффективности[30].
Важно не просто осуществлять контроль оформления уже прошедших событий, а проводить анализ и устранять риски, которые появляются при оформлении документов управления персоналом. Должностные лица, на которых возложена обязанность по проведению внутреннего кадрового контроля, обязаны нести ответственность за:
— разглашение профессиональной тайны, и также персональных данных сотрудников;
— обеспечение сохранности полученных документов;
— несоблюдение засекреченной информации, которая составляет коммерческую тайну компании.
В заключении необходимо отметить, что данные советы подходят для многих коммерческих организаций. Для лучшего понимания как реализовать это на практике требуется большее количество исследований и примеров совершенствования документационного обеспечения управления персоналом в уже созданных коммерческих организациях. Видение положительных и отрицательных сторон на примере других организаций поможет учесть определенные ошибки и улучшить документационное обеспечение управления персоналом.