Меню Услуги

Совершенствование документационного обеспечения системы управления персоналом туристского предприятия ООО «Отель Истра Холидей»

Страницы:   1   2   3   4

Узнай стоимость написания такой работы!

Ответ в течение 5 минут!Без посредников!

Содержание

  • Введение
  • Глава 1. Теоретические основы организации документационного обеспечения системы управления персоналом современного предприятия
  • 1.1. Сущность и структура документационного обеспечения системы управления персоналом предприятия
  • 1.2. Требования к документационному обеспечению системы управления персоналом предприятия
  • 1.3. Современные подходы и методы организации документационного обеспечения системы управления персоналом предприятия
  • Глава 2. Анализ документационного обеспечения системы управления персоналом на примере ООО «Отель Истра Холидей»
  • 2.1. Общая характеристика туристского предприятия и его структуры
  • 2.2. Анализ системы управления персоналом туристского предприятия
  • 2.3. Анализ организации документационного обеспечения системы управления персоналом предприятия
  • Глава 3. Разработка предложений по совершенствованию документационного обеспечения системы управления персоналом туристского предприятия
  • 3.1. Совершенствование технологии создания, оформления и хранения документов по личному составу предприятия
  • 3.2. Разработка операционных карт документооборота входящих, исходящих и внутренних документов предприятия
  • 3.3. Закрепление разработанных предложений в инструкции по документационному обеспечению системы управления персоналом
  • Заключение
  • Список использованных источников и литературы

 

Введение

Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что в современных условиях проблема документационного обеспечения системы управления связана с постоянным изменениями во внешней и внутренней среде предприятия, что вызывает необходимость совершенствования системы управления и как следствие её документационного обеспечения.

Предприятию, нацеленному повысить качество управления и решить поставленные задачи, необходимо создать систему документационного обеспечения управления для совершенствования организации работы с документами и дальнейшей автоматизации данного процесса.

Рациональная организация документационного обеспечения управления (ДОУ) обеспечивает не только качество работы аппарата управления, но и эффективность управления в целом.

Организация работы с документами является неотъемлемой частью процесса принятия управленческого решения, влияющего на оперативность управления. Процесс принятия управленческого решения состоит из получения и передачи информации, зафиксированного в документе. Если на предприятии отсутствует отчётливая организация работы с документацией, то в последствии появится документ низкого качества, как по оформлению, так и ценности информации, содержащейся в нём, что приводит к ухудшению эффективности управления и принятию неверных управленческих решений.

Документы являются носителями информации, побуждающей к действию и обеспечивающей деятельность организации в целом. Управление указанной деятельностью возложено на специалистов, которые организуют технологический процесс документирования и работу с документами на основе использования современных информационных технологий. Организация и осуществление ДОУ требует специальных знаний, навыков и умений.

Немаловажную роль в ДОУ играет автоматизация делопроизводственных процессов, которые повышают производительность труда, сокращают временные затраты работников, а также повышают эффективность документационного обеспечения процессов управления в организации. Инфраструктурой управления предприятием являются информационные коммуникации и информационные технологии.

Большинство процессов ДОУ в организации в современных условиях осуществляется самостоятельно с минимально необходимым государственным регламентированием. Именно это обстоятельство определяет высокие требования к специалистам по управлению персоналом в области документационного обеспечения управления персоналом.

Для обеспечения системы ДОУ, способствующей максимальной эффективности деятельности организации, а также организации документооборота необходимо обеспечить профессиональное обучение кадров для реализации поставленных управленческих задач [17].

Масштаб организации значительно влияет на эффективность ДОУ, поскольку из-за масштаба предприятия и численности его сотрудников, зависит взаимосвязь структурных подразделений, а также слаженная работа системы управления персоналом.

Чем крупнее организация и чем больше количество подразделений она имеет, тем более насущным для нее является проблема обеспечения эффективных средств коммуникаций. Одним из самых важных факторов успешного развития предприятий является качество его управления. В организации меньшего масштаба с небольшим объёмом документов возможно совмещение нескольких функций в одном структурном подразделении или выполнение работы отдельными сотрудниками.

Поэтому ДОУ предприятия рассматривается сегодня, как важнейшая обслуживающая функция управления. От её рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением.

Таким образом, для любой организации важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как данный процесс прямо влияет на оперативность принятия управленческих решений и организацию работы системы ДОУ. Одной из основных проблем ДОУ является выбор методов автоматизации. Перед решением этой проблемы необходимо выполнить следующие задачи: сокращение информационных потоков до оптимального минимума; обеспечение упрощения процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов. Наиболее распространенное решение поставленных задач заключается в автоматизации отдельных рабочих мест (АРМ) внутри организации. Для эффективной деятельности системы ДОУ и в целом аппарата управления большое значение также имеет определение оптимальной численности делопроизводственного персонала, которая, прежде всего, зависит от объема работ, выполняемых этим подразделением.

Целью выпускной квалификационной работы является разработка предложений по совершенствованию документационного обеспечения системы управления персоналом туристского предприятия.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

  • раскрыть сущность и структуру системы документационного обеспечения системы управления персоналом предприятия;
  • рассмотреть требования к документационному обеспечению системы управления персоналом предприятия;
  • исследовать современные подходы и методы организации документационного обеспечения управления персоналом предприятия;
  • провести анализ документационного обеспечения системы управления персоналом на примере туристского предприятия ООО «Отель Истра Холидей»;
  • разработать предложения по совершенствованию документационного обеспечения системы управления персоналом туристского предприятия.

Объект исследования – система управления персоналом туристского предприятия.

Предмет исследования – документационное обеспечение системы управления персоналом предприятия и направления его совершенствования.

Гипотеза исследования состоит в том, что применение средств автоматизации документационного обеспечения системы управления персоналом, определение схемы движения различных видов документов и закрепление их в оперограммах, приведет к сокращению трудозатрат на документационное обеспечение управления персоналом, следовательно, и к повышению эффективности функционирования системы управления персоналом предприятия в целом.

Научно – теоретической основой исследования послужили труды отечественных учёных, таких как: Бахарев, А.Р., Барихин А.Б., Басаков М.И., Вакуленко Р.Я., Гринберг А.С., Дёмин Ю.М., Захарова Т.И., Казанцева В.Г., Кирсанова М.В., Кузнецова Т.В., Пешкова Г.Д., Аксенов Ю.М., Рогожин М.Ю., Смурнов Е.С. и др.

Информационной основой исследования послужили официальные документы различных государственных органов, отражающие и регламентирующие те или иные аспекты построения, функционирования и организации работы систем управления персоналом, законодательные и нормативные акты, регламентирующая и распорядительная документация организации, материалы первичного учета и отчетности финансово-хозяйственной деятельности, нормативно-справочные материалы и материалы периодической печати по теме исследования.

Методической основой исследования стали следующие, широко апробированные и доказавшие свою эффективность методы: анализ и синтез, обобщение, систематизация и классификация, изучение источников и документов, наблюдение.

Научная новизна работы заключается в том, что автором впервые на практике был предложен и обоснован метод анализа системы документационного обеспечения управления, для малого предприятия, успешно применённый для поставленных задач.

Практическая значимость работы состоит в возможности применения разработанных автором положений не только на предприятии, где проводилось исследование, но и других подобных предприятиях туристской сферы.

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка используемых источников, и приложений.

Во введении обоснована актуальность данной темы, определены цель и задачи исследования, объект и предмет исследования выпускной квалификационной работы.

В первой главе рассмотрены теоретические основы организации документационного обеспечения системы управления персоналом современного предприятия.

Во второй главе работы проведён анализ документационного обеспечения системы управления персоналом на примере ООО «Отель Истра Холидей».

Узнай стоимость написания такой работы!

Ответ в течение 5 минут!Без посредников!

В третьей главе разработаны предложения по совершенствованию документационного обеспечения системы управления персоналом туристского предприятия.

В заключении подведены итоги и сделаны выводы проведённого исследования выпускной квалификационной работы.

 

Глава 1. Теоретические основы организации документационного обеспечения системы управления персоналом современного предприятия

1.1. Сущность и структура документационного обеспечения системы управления персоналом предприятия

Документационное обеспечение системы управления персоналом является неотъемлемой частью управленческой деятельности, поскольку данный процесс состоит из установленного порядка и правил документирования, придерживаясь которых происходит совершенствование работы аппарата управления, форм и методов работы с документами, а также создание условий для наиболее эффективного функционирования организации.

Документационное обеспечение управления — это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций [33, c.41].

Документационное обеспечение системы управления персоналом непосредственно связано с созданием кадровых документов в соответствии с установленными требованиями и прохождением таких стадий, как: получение документов, обработка документации, регистрация документов по персоналу, организация движения документов внутри предприятия, включающая контроль их исполнения, согласование, хранение и отправку. Данные этапы содействуют развитию системы документационного обеспечения.

Система документационного обеспечения управления по своим целям, способам действия и задачам должна способствовать достижению цели системы управления предприятием. Система ДОУ призвана обеспечить решение следующих задач:

  • отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;
  • обеспечение рационального использования документов в деловой
    практике предприятия;
  • контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;
  • разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации.

Выбор организационной формы системы ДОУ зависит от решения руководителя самой организации. В основе документационного обеспечения системы управления для выполнения задач и функций организации лежит делопроизводство, имеющее по своему составу следующие формы:

  • централизованная форма предполагает осуществление всех операций, производимых с документами в одном подразделении;
  • децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводства операций между структурными подразделениями;
  • смешанная форма подразумевает синтез двух предыдущих форм, часть документационных операций выполнятся в одном подразделении, а остальная часть в других структурных подразделениях.

В условиях автоматизации управленческой документации функции системы ДОУ не ограничиваются созданием, учетом документов и контролем за их исполнением.

К первостепенным функциям системы ДОУ относятся:

  • информационная функция определяется потребностью в фиксировании информации с целью её сохранения и передачи;
  • организационная — способствует обеспечивать воздействия на коллективы людей с помощью документа;
  • коммуникативная – выполняет задачу передачи информации во времени и в пространстве;
  • управленческая – документ служит инструментом управления;
  • воспитательная функция дисциплинирует исполнителя с помощью документа и требует повышенного уровня образовательной подготовки.

Любой документ, создаваемый на предприятии, имеет информативное и эксплуатационное свойства, а также является элементом, входящим в систему документации. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности и единых требований к оформлению. Также существует унификация документов, приводящая документы к оптимальному единообразию по составу и формам. Основные составляющие документационного обеспечения управления представлены на рисунке 1.1.

Рис. 1.1. Схема составляющих элементов структуры документационного обеспечения.

 

Работа с документами требует специальных знаний и навыков. От того, как ведется организация документации зависит эффективность управленческой деятельности.

Существует многообразие видов документов, каждый из которых имеет свою особенность, содержание, порядок выполнения и правила работы с ним.

В управленческой деятельности классификация документов служит для эффективной организации системы документационного обеспечения [38, с.15]. Все управленческие документы делятся на два класса:

  • документы по общим и административным вопросам, затрагивающим вопросы общего руководства предприятием и его деятельностью. Такие документы имеют возможность составлять работники всех структурных подразделений;
  • документы по функциям управления, оформляемые работниками отдела кадров, финансовых органов и планирования. Все документы можно разделить на группы, классификация документов представлена в таблице 1.

Таблица 1. Таблица классификации документов по функциям управления

Признак классификации

документов

Виды документов
По способу документирования: Рукописные;

Электронные;

Графические;

Кино-, фотодокументы;

По сфере использования: Организационно – распорядительные;

Финансовые;

Научно-технические;

Отчётно-статистические;

По содержанию: Простые;

Сложные;

По месту составления: Внутренние;

Внешние;

По степени гласности: Открытые;

Для служебного пользования;

Документы коммерческой тайны;

Секретные;

По происхождению: Служебные или официальные;

Личные;

По юридической силе: Оригинал или подлинник;

Копия;

Заверенные копии;

Выписки;

По форме изложения: Индивидуальные;

Трафаретные;

Типовые;

Примерные;

Унифицированные;

По срокам исполнения: Срочные;

Несрочные;

По срокам хранения: Временного хранения (до 10 лет);

Долговременного хранения

(свыше 10 лет).

 

Важнейшее место в ДОУ системы управления персоналом занимает система организационно-распорядительной документации. Этот вид документа позволяет фиксировать управленческие решения, взаимодействия, регулирования деятельности органов власти, предприятий, их подразделений и должностных лиц.

Функции системы управления осуществляются на основе использования документов, принадлежащих разнообразным системам документации. Независимо от этого, на предприятии используются документы, воспроизводящие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность [8].

Система управления персоналом любого предприятия сопровождается рядом действующих законодательных и других нормативных актов.

Они подразделяются на следующие группы:

  • организационные документы (устав предприятия, штатное расписание, учредительный договор, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, положения) [32, с.72];
  • распорядительные документы включают в себя: приказы, распоряжения, решения, постановления, указания);
  • информационно-справочные документы (протоколы, письма, акты, справки, докладные записки, и др.);
  • документы по личному составу (личные карточки работников, личные дела, трудовые книжки, приказы по личному составу, документы по аттестации сотрудников, трудовые договоры и др.);
  • документы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан и коллективов.

Наиболее важным элементом, требующим особого внимания в системе ДОУ является документирование управленческой деятельности. Отсутствие организованной работы с управленческой информацией на предприятии ведёт к неправильному пути решения управленческих задач [38, с.50].

Документирование управленческой деятельности организации подразумевает совокупность реализуемых в соответствии с установленными правилами процессов фиксации информации на бумаге или машиночитаемых носителях. Документирование управленческой деятельности представляет системообразующий элемент ДОУ предприятия. Документирование осуществляется выполнением важнейших операций с документами, представленных на рисунке 1.2.

Рис. 1.2. Схема операций по документированию

 

Создание управленческих документов позволяет решать следующие задачи:

— определение потребности в документировании управленческих ситуаций и фактов,

— установление типов и многообразия управленческих документов, используемых в определённых обстоятельствах;

— разработка проектов документов с учётом действующих нормативно- правовых актов;

Узнай стоимость написания такой работы!

Ответ в течение 5 минут!Без посредников!

— оформление документов в соответствии с требованиями государственных стандартов и методических рекомендаций о порядке придания им юридической силы.

Потребность в документировании управленческих ситуаций определена тем, что наличие законодательных актов указывают на необходимость письменного подтверждения фактов [46, c.15].

Гражданский и трудовой кодексы Российской Федерации включают наименования нескольких управленческих документов, наличие которых играет главную роль при документировании таких документов, как: трудовой договор, должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка и другие документы [2].

Кадрам ДОУ для распределения документов необходимо закрепить порядок документирования в локальных нормативных актах предприятия: в инструкции по делопроизводству и табеле форм документов, используемых предприятием [9].

Табель форм документов (Табель) содействует последовательности процесса формирования управленческих документов и даёт возможность применять только те формы документов, которые соответствует направлениям деятельности организации.

Форма табеля предназначена для сокращения количества используемых форм документов и упорядочения технологии их подготовки и применения.
Табель разрабатывается службой ДОУ, согласовывается с руководителем всех структурных подразделений и утверждается приказом руководителя организации. Примерная форма табеля документов, применяемых в организации изображена в таблице 2.

Таблица 2. Таблица формы табеля документов, применяемых в организации

Наименование

документа

Дата утверждения, наименования органа, утвердившего форму документа Периодичность

издания

Подразделение, ответственное за подготовку Примечание
1 2 3 4 5
         

 

Через службу ДОУ проходит множество разнообразных управленческих документов, так как данная служба взаимосвязана с Унифицированной системой организационно — распорядительной документации, применяемой при организации исполнительной и распорядительной деятельности аппарата управления [41, с.34].

Таким образом, проблема ДОУ в настоящее время не утрачивает актуальности в связи с возрастанием информационных потоков управленческой информации. Структура документационного обеспечения управления охватывает ряд важных вопросов, связанных с документированием и организацией работы с документами. Работа с документами значительно влияет на результат деятельности ДОУ и способствует успешной реализации управленческих функций планирования, организации, мотивации, контроля и координации. Деятельность кадров, основывающих систему ДОУ включает в себя широкий круг функций, задач и должностных обязанностей. Совершенствование работы документационного обеспечения системы управления персоналом в целом можно добиться путём автоматизации документационного процесса, таким образом, сократив трудовые и временные затраты персонала.

1.2. Требования к документационному обеспечению системы управления персоналом предприятия

В процессе управленческой деятельности образуется большое количество документов. Подготовка любого управленческого документа осуществляется с соблюдением общих правил и требований, основанных на формах унификации и стандартизации документа.

В целях сокращения объёма применяемых в управленческой деятельности документов, снижения трудовых, временных и материальных затрат используется унифицированная система документации для унификации документов.

Целесообразно организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный согласно общим правилам и требованиям и применяемый в определённой сфере деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД) [12].

Стандартизация используется для применения единых требований и оптимальных правил по разработке и оформлению документов и многократному их использованию в делопроизводстве.

Правила оформления документа, порядок и требования состоят из:

  • содержания управленческих документов;
  • структуры управленческих документов;
  • стиля изложения управленческих документов;
  • оформления управленческих документов.

Содержание и структура текста документа в большей степени зависит от его функционального назначения и должна соответствовать всем правилам ГСДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления).

ГСДОУ – это научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций, определяющих и регламентирующих делопроизводственные процессы в организациях. Основные положения ГСДОУ распространяются на организационно-распорядительную документацию.

Учитывая все требования ГСДОУ содержание управленческого документа должно:

  • иметь достоверную и аргументированную информацию;
  • соответствовать содержанию норм законодательства и требованиям руководящих документов;
  • иметь обоснованность констатирующей части содержания;
  • конкретность и реальность части содержания;
  • излагаться кратко, лаконично, убедительно, ёмко, соответствуя всем правилам грамматики и русского языка [39, c.6].

Составление содержания управленческого документа производится с соблюдением общих синтаксических правил на основе:

  • унифицированных текстов форм, входящих в состав УСД;
  • унифицированных текстов документов, составленных для потребности отдельных организаций, учреждений этими предприятиями или соответствующими органами управления;
  • типовых нормативных документов (типовых инструкций, типовых правил, типовых положений, и т. п.), устанавливающих содержание определённых видов управленческих документов [13];
  • текстовых формуляров (образцов).

Типовая структура большинства управленческих документов содержит взаимосвязанные компоненты излагаемого вопроса, такие как: обращение к адресату, вводная часть, констатирующая часть, заключительная часть, предложения и выводы. Структура документа определяется разновидностью акта служебно-делового письменного общения.

В основном текст управленческого документа подразделяется на разделы, главы, статьи и параграфы. Если содержание документа состоит из одного предложения, то в первой её части излагается причина подготовки документам, а во второй – соответствующее управленческое решение. В отличие от стандартного текста, структура анкетных и табличных текстов значительно отличается способом представления текста. В анкетном тексте структура его расположения зависит от последовательности объектов, сопоставляемых между собой. Содержание примерной структуры унифицированных текстов нескольких видов документов управления в таблице 3.

В соответствии с установленными правилами и критериями управленческого документа текст следует излагать в официально-деловом стиле.

Официально- деловой стиль характеризируется официальностью, присутствующей между должностными лицами, адресностью, выражающейся в наличии отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) документа; тематической ограниченностью и нейтральным тоном изложения информации [34, с.32].

Оформление документов требует соблюдение правил, обеспечивающих их юридическую силу, качественное исполнение и возможность автоматизированной обработки документов [51].

Таблица 3. Таблица сведений о примерной структуре унифицированных текстов нескольких видов управленческих документов

п/п

Вид документа Примерная структура документа
1 Положение об органе управления (министерстве и т.п.) Общие положения; основные задачи; функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения; контроль; проверка и ревизия деятельности; реорганизация и ликвидация
2 Положение о предприятии (структурном подразделении) Общие положения; задачи; функции; права; ответственность; взаимоотношения
3 Устав предприятия Общие положения; цели и задачи; права; производственно – хозяйственная деятельность;

имущество; управление; реорганизация и ликвидация

4 Инструкция по виду деятельности по (ДОУ) Общие положения; правила подготовки и оформления документов; организация документооборота; информационно – поисковая система по документам; контроль исполнения документов; составление номенклатуры дел; формирование дел и подготовка документов к передаче на архивное хранение; организация работы службы документационного обеспечения
5 Должностная инструкция Общие положения; функции; права; ответственность; взаимоотношения
6 Приказ (распоряжение) Констатирующая часть; приказная (распорядительная) часть
7 Протокол Вводная часть; основная часть
8 Акт Вводная часть; констатирующая часть
9 Договор Стороны договора; предмет договора; права и обязательства сторон; особые условия;

реквизиты сторон

10 Письмо Вводная часть; основная часть; заключительная часть; приложения

 

Среди большого многообразия видов управленческой документации, выделяют основные типы документов, используемых в делопроизводстве деятельности предприятия:

  • организационно – кадровая документация содержит: правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале), штатное расписание, устав организации, положения о структурных подразделениях, положения (инструкции, стандарты предприятия);
  • организационно-распорядительная документация (ОРД) представляет собой многочисленную по разновидностям группу кадровых документов,
    охватывающих вопросы организационно – правового обеспечения деятельности кадровой службы [40, с.65], схема ОРД продемонстрирована (в приложении 1).

Организационно — распорядительная документация включает три группы документов, регулирующих управленческую деятельность:

Узнай стоимость написания такой работы!

Ответ в течение 5 минут! Без посредников!
  • организационно – правовая документация (уставы, положения, инструкции, штатные расписания, правила,);
  • распорядительная документация (постановления, распоряжения, приказы, указания, решения);
  • информационно – справочная документация (акты, протоколы, докладные, письма, служебные записки).

Благодаря комплексу организационно – правовой документации по кадрам регламентируется порядок функционирования системы управления персоналом. В данный комплекс входят ряд персональных документов, выданных гражданам, соответствующими государственными органами и юридически подтверждающие сведения о работнике, стаже работы, об образовании, профессии, ими являются – трудовая книжка, паспорт, диплом, аттестат, свидетельство, военный билет, медицинская справка, направление на работу.

Распорядительная деятельность органов системы управления персоналом решает задачи подбора и найма кадров, перевода на другую работу и увольнения [47]. Распорядительный документ регулирует и координирует деятельность, что позволяет органам управления реализовать поставленные перед ним задачи. Основой для создания распорядительных документов служит:

необходимость управленческого воздействия;

создание правил и норм взаимоотношений;

обеспечение контроля за выполнением принимаемых управленческих решений.

Приказы по личному составу унифицированы по форме и содержанию и включены в Альбом унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты.

К таким приказам относятся следующие распоряжения:

  • о приёме работников на работу (форма Т-1, Т – 1а)
  • переводе работников на другую работу (форма Т-5; Т-5а);
  • предоставлении отпуска работнику (форма Т-6; Т-6а);
  • прекращении трудового договора с работниками (форма Т-8; Т-8а);
  • направлении работников в командировку (форма Т-9, Т-9а);
  • поощрении работников (форма Т-11; Т-11а).

На каждого сотрудника организации оформляется должностная инструкция, определяющая задачи, функции, права и обязанности сотрудника организации. Должностная инструкция1разрабатывается отделом кадров, согласовывается с юристом и утверждается руководителем предприятия [14].

Основополагающими разделами должностной инструкции являются:

  • общие положения;
  • должностные обязанности;
  • права;
  • ответственность.

Информационно – справочная документация имеет особую значимость по отношению к распорядительным и организационно – правовым документам. Эта группа документов не содержит поручений, они с одной стороны сообщают сведения о результате исполнения управленческого решения, более того фиксируют факт поручения документа [36, c.58].

Особенность справочно – информационных документов состоит в том, что в процессе документооборота предприятия они располагаются снизу-вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя структурного подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации.

К1справочно – информационным документам относятся: протокол, акт, справка, записки, уведомление.

Протокол является документом, содержащим зафиксированную информацию хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаний, конференциях, совещаниях, и деловых встречах. Существуют два вида протокола: полные, фиксирующие все записи заседаний и краткие, указывающие только фамилию выступающего. Протокол оформляется на общем бланке организации и содержит реквизиты1(название вида документа, дату, заголовок, текст и подпись руководителя коллегиального органа).

Записки играют важную роль в документировании управленческой деятельности. Они предназначаются для передачи информации с одного уровня управления на другой, но являются непосредственными основаниями для издания распорядительных документов. Записки могут быть докладными, служебными и объяснительными [45, c.23].

В свою очередь актом является документ, составленный несколькими лицами (комиссией) для подтверждения установленных событий, фактов, действий. Акты, как правило, состоят из вводной и констатирующей части. В вводной части указывается основание – составлен комиссией в составе – присутствовали; в констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведённой комиссией работы. Прежде всего, все члены комиссии должны изучить суть вопроса, отражённого в акте, а также нормативные и законодательные документы, регулирующие данный вопрос [35, с.68].

В настоящее время ДОУ на предприятии регулируется действующим законодательством, распорядительными документами вышестоящих органов, правилами и указаниями архивного управления. Нормативно-правовая база делопроизводства содержит комплекс законодательных актов РФ, нормативных, правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, использования, обработки и хранения документации системы управления персоналом [46, c.28]. Нормативно-правовая база делопроизводства РФ изображена на рис.1.3.

Рис.1.3. Структура нормативно — правовой базы делопроизводства РФ.

 

К числу законодательных (нормативных, нормативно-правовых) актов, имеющих для организации документационного обеспечения управления первостепенное значение, относятся:

  • Конституция РФ, в которой установлена иерархия основных типов документов: законов, указов Президента Российской Федерации и постановлений Правительства Российской Федерации России. Согласно статье 90 Конституции РФ даётся полное описание процесса документирования деятельности Президента РФ [1].
  • Трудовой кодекс РФ;
  • Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» – данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации комплектования, учета, использования и хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства [4];
  • Федеральный закон от 09.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» и постановление Правительства РФ от 05.12.1991 № 35 (в ред. от 03.10.2002) «О перечне сведений, которые могут содержать коммерческую тайну» [5];
  • ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» — распространяется на уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки, кроме этого, новый национальный стандарт распространяется на электронные документы
    [26], структура элементов нормативно-правовой базы ДОУ представлена (в приложении 2);
  • ГЛАВАРХИВ СССР от 25 мая 1988 года N 33 «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)» – обеспечивает нормативное закрепление изменения, связанных с появлением негосударственных форм собственности и совершенствованием работы аппарата управления. Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД);
  • Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОКС, ОКУД, ОКПДТР, ОКПО, ОКИН)[18].

Основными локальными нормативными актами работодателя по вопросам ДОУ предприятия являются:

— инструкция по кадровому делопроизводству;

— положение о службе ДОУ организации;

— должностные инструкции персонала службы ДОУ;

— положение о персональных данных работника;

— положение о службе управления персоналом.

Порядок работы со специфическими для организации документами, как правило, регламентируется отраслевыми и ведомственными нормативно – методическими документами.

Перечисленные нормативно-правовые и методические документы служат базовыми источниками для разработки собственной инструкции по документационному обеспечению управления конкретного предприятия [37, с.29].

Таким образом, в системе документационного обеспечения существуют единые требования и правила оформления документов системы управления персоналом, которые установлены государственными нормативными актами, что обеспечивает их юридическую силу; качественное и оперативное создание и исполнение; организацию быстрого поиска и их распространение [11].

Основополагающую роль в решении проблем ДОУ играют нормативно-правовые акты, в частности, положение о службе ДОУ предприятия и инструкция по документационному обеспечению управления предприятием. Законы позволяют нормативно закрепить единые принципы и наиболее важные положения документационного обеспечения, в том числе, обязательность документирования деятельности всех предприятий, способы и формы документирования, электронное документирование, обмен документированной информацией удовлетворения потребностей в документации субъектов права и мер ответственности за нарушения.


Узнай стоимость написания такой работы!

Ответ в течение 5 минут!Без посредников!

Страницы:   1   2   3   4